ALCALDIA DE CONTRATACION

CÓDIGO:

RECF-65-01

OFICIO DE COMUNICACIÓN EXTERNA

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Bucaramanga, diciembre 23 de 2020

Señores

ALCALDIA DE CONTRATACION

Contratación

Asunto: Notificación Del INFORME DEFINITIVO AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD REGULAR, En Sitio de Trabajo, No 00147 de diciembre 23 de 2020,

SUJETO DE CONTROL: ALCALDIA DE CONTRATACION

Cordial saludo,

En cumplimiento de lo establecido por el artículo 56 de la Resolución No. 000230 de 2019, nos permitimos notificar por medio electrónico el INFORME DEFINITIVO No 00147 de diciembre 23 del 2020, resultante del proceso auditor adelantado a Ustedes. La confirmación del recibo de dicho documento deberá ser remitida a los correos adelante señalados.

Con los hallazgos de tipo administrativo según lo preceptúa el artículo 62 de la resolución ibídem; la Entidad deberá diseñar y presentar a la Contraloría General xx Xxxxxxxxx dentro de los Tres (3) días siguientes al recibo del informe definitivo, un plan de mejoramiento, el cual deberá ser remitido al correo electrónico del coordinador de la auditoria en formato Word o Excel y en PDF, debidamente suscrito por el representante legal, para la revisión y aprobación por arte de este Ente de control.

Una vez aprobado, el sujeto de control es responsable de cumplir con las fechas propuestas en cada acción de mejora. En caso de no ser aprobado, se concederá un término perentorio para que realicen las correcciones respectivas. Las comunicaciones relacionadas con este tema deberán ser remitidas a:

COORDINADOR DE LA AUDITORIA:	XXXXXX XXXXXX XXXXXXX
CORREO INSTITUCIONAL:	xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
COPIA DEL CORREO:	xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Finalmente, es resaltar que es responsabilidad del representante legal de la entidad auditada, informar a los presuntos responsables de los hallazgos Disciplinarios, Fiscales, Sancionatorios y/o Penales, resultantes del informe definitivo. La evidencia de dicha comunicación deberá ser remitida al correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

Cordialmente,

ORIGINAL FIRMADO

XXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX

Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

Proyectó: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx

¡De la mano de los Santandereanos...hacemos control fiscal!

Gobernación xx Xxxxxxxxx – Xxxxx 00 Xx. 00-00 Tel. 6306420Fax (0) 0000000 Bucaramanga Colombia xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Bucaramanga, diciembre 23 de 2020

Doctora

XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX

Alcaldesa Municipal CONTRATACION - Santander

REFERENCIA: Comunicación del Informe Definitivo AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EN SITIO DE TRABAJO vigencia 2018-2019.

La Contraloría General xx Xxxxxxxxx, con fundamento en las facultades otorgadas en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y en la Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019 de la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, conforme a lo determinado en el Plan General de Auditorias para la vigencia 2020, practicó AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EN SITIO DE TRABAJO a ALCALDIA DE CONTRATACION, vigencia

2018 – 2019 a los recursos públicos, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal como son la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, además de la evaluación de la efectividad, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades y procesos examinados.

La auditoría incluyó la comprobación que las operaciones financieras, administrativas y económicas que se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, se evalúo el Control Fiscal Interno.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría.

La administración, rindió la cuenta anual consolidada por las vigencias fiscales de los años 2018 – 2019, en el plazo previsto en la Resolución de Rendición electrónica de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría General xx Xxxxxxxxx.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de general aceptación contenidas en la Guía de Auditoria Territorial – GAT, compatibles con las políticas y procedimientos de Auditoria prescritos por la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

El proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, plan de desarrollo, tecnologías de la información y comunicación (TICS), quejas y denuncias, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, mediante el aplicativo Gestión Transparente, SIA y la documentación complementaria requerida, que allegó la Entidad. En el transcurso del proceso auditor, la revisión de los procesos anteriores son la base para el pronunciamiento de la vigencia analizada.

CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO

La Contraloría General xx Xxxxxxxxx como resultado de la Auditoria Gubernamental Con Enfoque Integral Modalidad Regular en Sitio de Trabajo adelantada, conceptúa que la gestión en el área (s), procesos (s), actividad (es) o asunto (s) auditados, cumple con los principios evaluados.

COMPONENTE DE GESTION Y RESULTADOS

Gestión Contractual

Durante la vigencia 2018 se suscribieron un total 125 contratos por valor de

$4.519.180.457,00 y en el 2019 138 contrato por valor de $6.175.317.781,91.

La Auditoría, a la ALCALDIA DE CONTRATACION, se desarrolla sobre la muestra de contratos seleccionados, verificando los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual, cruzando información con SIA, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales, realizado en cada proceso contractual.

Los principios adoptados por la entidad son los de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, así como las disposiciones generales establecidas en la primera parte del Código Contencioso Administrativo, las multas se incluirán en todas las tipologías contractuales, como también en la minuta contractual.

Distribución porcentual de la muestra de contratación auditada

NÚMERO TOTAL DE CONTRATOS VIGENCIA 2018

CANTIDAD

CONTRATOS SELECCIONADOS

VALOR CONTRATACIÓN

($)

VALOR CONTRATOS SELECCIONADOS

NÚMER

VALOR $

125

$4.519.180.457,00

$2.206.075.273

NÚMERO TOTAL DE CONTRATOS VIGENCIA 2019

CANTIDAD

CONTRATOS SELECCIONADOS

VALOR CONTRATACIÓN

($)

VALOR CONTRATOS SELECCIONADOS

NÚMERO

VALOR $

138

$6.175.317.781,91

$2.890.633.066

Como resultado de la auditoría adelantada para la vigencia 2018 – 2019, en términos generales los contratos de la muestra, se pudo determinar que están acordes a los procesos establecidos en la materia, en lo concerniente a las etapas precontractual, contractual y post Contractual.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad debe elaborar el plan de mejoramiento con las acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría territorial.

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder por cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y responsables de su desarrollo y seguimiento a su ejecución. Este documento debe ser remitido a la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, dentro de los TRES (3) días improrrogables al recibo del presente informe; debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019.

DICTAMEN INTEGRAL

CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 79.3 puntos vigencia 2018 y 83.8 puntos vigencia 2019, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría General xx Xxxxxxxxx conceptúa que la gestión adelantada por la entidad para el periodo auditado No es favorable para el 2018 y Favorable para la vigencia 2019.

2018

Tabla 1- Evaluación de la Gestión Fiscal

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

2019

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

Por lo anterior, y en concordancia con la Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019, de la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, NO FENECE, la cuenta vigencia fiscal 2018, por cuanto se emite Concepto de la Gestión fiscal NO FAVORABLE al obtener una calificación de 79.3. y para el 2019, obtiene una calificación de 83.8 lo que emite un concepto de la gestión fiscal FAVORABLE y por tanto se FENECE esta vigencia.

Atentamente,

ORIGINAL FIRMADO

XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX

Contralor General xx Xxxxxxxxx

Revisó: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Sub contralora delegada para el Control Fiscal Proyecto: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx -Profesional Universitario -e

CÓDIGO: RECF-13-01

FENECIMIENTO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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FENECIMIENTO No. 00101

Bucaramanga, diciembre 23 de 2020

NODO: COMUNERO

ENTIDAD: ALCALDIA – CONTRATACIÓN REPRESENTANTE LEGAL: XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX RESPONSABLE: XXXXX XXXXX XXXXXXXXX

VIGENCIA AUDITADA: 2019

LA CONTRALORIA GENERAL XX XXXXXXXXX, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y las establecidas en la Ley 42 del 26 de enero de 1993, la Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019, y

CONSIDERANDO

Que producto del ejercicio de AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EN SITIO DE TRABAJO, realizado a

ALCALDIA DE CONTRATACION y, en concordancia con la Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019, de la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, la cuenta rendida por la entidad vigencia 2019, se presenta una Opinión con Salvedades, sobre la aplicación de los principios de la Administración Publica, control fiscal y de la función administrativa, los documentos y anexos se presentaron de manera completa en la rendición de la cuenta de la vigencia pero en la auditoría realizada a esa entidad y de acuerdo a la calificación de la MATRIZ DE GESTIÓN FISCAL para cada una de las vigencias arrojando un resultado de 83.8 para 2019, por lo tanto, SE FENECE, la cuenta correspondiente a la ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACIÓN , cuyo responsable del manejo y representación legal durante la vigencia 2019 fue el señor XXXXX XXXXX XXXXXXXXX, por cuanto se emite Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: FENECER la cuenta rendida por LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACIÓN, para la vigencia 2019.

ARTICULO SEGUNDO: Envíese copia del presente acto administrativo a la entidad sujeto de control.

POR LA CONTRALORÍA GENERAL XX XXXXXXXXX,

CÓDIGO: RECF-13-01

NO FENECIMIENTO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NO FENECIMIENTO No. 0061

Bucaramanga, diciembre 23 de 2020

NODO: COMUNERO

ENTIDAD: ALCALDIA – CONTRATACIÓN REPRESENTANTE LEGAL: XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX RESPONSABLE: XXXXX XXXXX XXXXXXXXX

VIGENCIA AUDITADA: 2018

LA CONTRALORIA GENERAL XX XXXXXXXXX, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y las establecidas en la Ley 42 del 26 de enero de 1993, la Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019, y

CONSIDERANDO

Que producto del ejercicio de AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EN SITIO DE TRABAJO, realizado a

ALCALDIA DE CONTRATACION y, en concordancia con la Resolución Nº 000230 xx xxxxx 18 de 2019, de la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, la cuenta rendida por la entidad vigencia 2018, se presenta una Opinión con Salvedades, sobre la aplicación de los principios de la Administración Publica, control fiscal y de la función administrativa, los documentos y anexos se presentaron de manera completa en la rendición de la cuenta de la vigencia pero en la auditoría realizada a esa entidad y de acuerdo a la calificación de la MATRIZ DE GESTIÓN FISCAL para cada una de las vigencias arrojando un resultado de 79.3 para 2018, por lo tanto, NO SE FENECE, la cuenta correspondiente a la ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACIÓN , cuyo responsable del manejo y representación legal durante la vigencia 2018 fue el señor XXXXX XXXXX XXXXXXXXX, por cuanto se emite Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: NO FENECER la cuenta rendida por LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACIÓN, para la vigencia 2018.

ARTICULO SEGUNDO: Envíese copia del presente acto administrativo a la entidad sujeto de control.

POR LA CONTRALORÍA GENERAL XX XXXXXXXXX,

NODO COMUNERO

INFORME DEFINITIVO No. 000147 DEL 22-12-2020 AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD

REGULAR EN SITIO DE TRABAJO

ALCALDIA DE CONTRATACION

XXXXX XXXXX XXXXXXXXX EXALCALDE MUNICIPAL 2016-2019

XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX ALCALDE MUNICIPAL 2020-2023

TIEMPO DE EJECUCION

DEL 26 xx Xxxxx al 24 xx xxxxx de 2021

VIGENCIA AUDITADA: 2018-2019

BUCARAMANGA, SEPTIEMBRE DE 2020 EQUIPO DIRECTIVO

XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX

Contralor General xx Xxxxxxxxx

XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX

Contralor Auxiliar xx Xxxxxxxxx

XXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX

Sub. Contralora Delegado Para el Control Fiscal

XXXX XXXXXXX XXXXXX XXXX

Auditor Fiscal Nodo Comunero

EQUIPO AUDITOR

XXXXXX XXXXXX XXXXXXX

Profesional Universitario-e Contador Público Coordinadora de Auditoria

XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX

Profesional Universitario -E Economista

XXXX XXXXXXX XXXXXX XXXX

Auditor Fiscal Abogado

	TABLA DE CONTENIDO
		PAG.
1	RESULTADOS DE AUDITORIA	5
1.1.	OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA	7
1.2.	CONTROL DE GESTION	7
1.2.1	Gestión Contractual	8
1.2.1.1.	Muestra de Contratación	11
U1.2.1.2.	Evaluación de la Gestión Contractual	15
1.2.2.	Rendición y Revisión de la Cuenta	38
1.2.3.	Legalidad	39
1.2.4.	Gestión Ambiental	40
1.2.5.	Plan de mejoramiento	43
1.2.6.	Control Fiscal Interno (Evaluación del Control Interno)	49
1.2.6.1	Concepto Control Interno Contable	52
1.2.6.2	Recurso Humano	55
1.2.7.	Tecnología de la Informática y las comunicaciones	58
1.3.	CONTROL DE RESULTADOS	62
1.3.1.	Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos	62
1.4.	CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL	69
1.4.1.	Estados Contables	70
1.4.2.	Gestión Presupuestal	99
1.4.3.	Gestión Financiera	116
1.4.4.	Opinión de los Estados Contables	118
1.5.	Otros	119
1.5.1.	Seguimientos a Quejas y Denuncias	119
1.5.2	Patrimonio Cultural	120
1.5.3.	Beneficios de Control Fiscal	120
2	CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS	120
2.1.	Cuadro Numérico de Hallazgos	123
3	FORMA DE PRESENTACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO	123

INDICE DE TABLAS
	PAG.
Tabla 1- Evaluación de la Gestión Fiscal	6
Tabla 2 Resultado Control de Gestión	7
Tabla 3 Resultado Control de Gestión contractual	8
Tabla 4 Distribución porcentual de la muestra de contratación auditada	10
Tabla 5 Relación de contratos incluidos en la muestra auditada	13
Tabla 6 Resultado de la Revisión de la Cuenta	39
Tabla 7 Resultado de la Revisión de Legalidad	40
Tabla 8 Resultado de la Gestión Ambiental	41
Tabla 9 Resultado de la Revisión de la ejecución y la efectividad del plan de mejoramiento	43
Tabla 10 Resultado de la Revisión del Control Interno	48
Tabla 11 Resultado de la Revisión de la gestión de las Tics	58
Tabla 12 Cumplimiento de planes programas y proyectos	62
Tabla 13 Control Financiero	69
Tabla 14 Estados contables	70
Tabla 15 Gestión Presupuestal	99
Tabla 16 Gestión Financiera	116
Tabla 17 Cuadro Consolidado de Hallazgos	120
Tabla 18 Cuadro Numérico de Hallazgos	123

1. RESULTADO DE AUDITORIA

La Contraloría General xx Xxxxxxxxx con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con enfoque Integral modalidad regular en Sitio de Trabajo al tema del asunto, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.

Es responsabilidad de la entidad auditada el contenido de la información suministrada. La responsabilidad de esta Contraloría consiste en producir el Informe de Auditoría que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General xx Xxxxxxxxx.

Para emitir los respectivos conceptos de gestión y cumplimiento se aplicaron los criterios y procedimientos de auditoria y factores de calificación a los componentes y variables de la matriz EGF (MATRIZ DE EVALUACION Y GESTION FISCAL). Establecida por la GUIA DE AUDITORIA TERRITORIAL “GAT” de la Contraloría General de la República.

CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

Con base en la calificación total de 79.3 puntos vigencia 2018, y de 83.8 puntos para la vigencia 2019, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría General xx Xxxxxxxxx conceptúa que la gestión adelantada por la entidad para el periodo auditado es favorable.

2018

Tabla 1- Evaluación de la Gestión Fiscal

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL ALCADIA DE CONTRATACIÓN 2018
Componente	Calificación Parcial	Ponderación	Calificación Total
1. Control de Gestión	73.3	0.5	36.7
2. Control de Resultados	85.6	0.3	25.7
3. Control Financiero	84.7	0.2	16.9
Calificación total		1.00	79.3
Fenecimiento	NO FENECE
Concepto de la Gestión Fiscal	DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO
Rango	Concepto
80 o más puntos	FENECE
Menos de 80 puntos	NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL
Rango	Concepto
80 o más puntos	FAVORABLE
Menos de 80 puntos	DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

2019

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL ALCALDIA DE CONTRATACION 2019
Componente	Calificación Parcial	Ponderación	Calificación Total
1. Control de Gestión	80.1	0.5	40.0
2. Control de Resultados	88.8	0.3	26.6
3. Control Financiero	85.5	0.2	17.1
Calificación total		1.00	83.8
Fenecimiento	FENECE
Concepto de la Gestión Fiscal	FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO
Rango	Concepto
80 o más puntos	FENECE
Menos de 80 puntos	NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL
Rango	Concepto
80 o más puntos	FAVORABLE
Menos de 80 puntos	DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

1.1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la gestión, con forme a la normatividad vigente de cada una de las líneas propuestas por la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, en las áreas financiera y presupuestal, control interno contable y deuda pública, entre otras mediante la realización de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular en Sitio de Trabajo a la ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE CONTRATACION (Memorando de Asignación SDCF-IMRST- No. 00020 del 18 xx Xxxxx de 2020), con el fin de verificar la eficiencia y la eficacia del manejo de los recursos de la entidad Auditada, para las vigencias 2018 y 2019.

1.2 CONTROL DE GESTION

El control de gestión examina y valora integralmente la economía y eficiencia en la adquisición, manejo, custodia y administración de los bienes y servicios, por parte del ente auditado en términos de calidad, costo y oportunidad y se fundamenta en la calificación de los siguientes factores: gestión contractual, revisión y rendición de la cuenta, legalidad y el control fiscal interno.

El Municipio de Contratación, es una entidad territorial encaminada a la gestión social, eficiente y eficaz, cuenta con autonomía administrativa, financiera y presupuestal, se rige por normas públicas y en materia de contratación por la Ley 80 de 1.993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás normas que la modifican, reglamentan o complementan, con base en el proceso de auditoría practicado por esta Contraloría, se solicitó una muestra aleatoria de los contratos suscritos en las vigencias 2018 y 2019.

La Contraloría General xx Xxxxxxxxx, como resultado de la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular en sitio de trabajo practicada a la Alcaldía de Contratación, vigencias fiscales 2018 y 2019, emite un concepto DESFAVORABLE en el componente de Control de Gestión, de acuerdo con la calificación total de 71.6 para 2018 y para 2019 de 80.1, que se obtienen al ponderar los factores que se relacionan en la tabla 2 y ubicar dicha calificación en los rangos dispuestos para el concepto de gestión, de tener en cuenta que esta calificación es resultado de la gestión contractual, la legalidad y la gestión ambiental que no se califica.

2018

Tabla 2 Resultado Control de Gestión

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN ALCALDIA DE CONTRATACION 2018
Factores	Calificación Parcial	Ponderación	Calificación Total
1. Gestión Contractual	74.8	0.65	48.6
2. Rendición y Revisión de la Cuenta	100.0	0.02	2.0
3. Legalidad	64.6	0.05	3.2
4. Gestión Ambiental	72.5	0.05	3.6
5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)	1.4	0.03	0.0
6. Plan de Mejoramiento	67.4	0.10	6.7
7. Control Fiscal Interno	72.9	0.10	7.3
Calificación total		1.00	71.6
Concepto de Gestión a emitir	Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN
Rango	Concepto
80 o más puntos	Favorable
Menos de 80 puntos	Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

2019

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN ALCALDIA DE CONTRATACIÓN 2019
Factores	Calificación Parcial	Ponderación	Calificación Total
1. Gestión Contractual	83.8	0.65	54.5
2. Rendición y Revisión de la Cuenta	80.8	0.02	1.6
3. Legalidad	66.5	0.05	3.3
4. Gestión Ambiental	80.0	0.05	4.0
5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)	78.6	0.03	2.4
6. Plan de Mejoramiento	67.4	0.10	6.7
7. Control Fiscal Interno	75.5	0.10	7.6
Calificación total		1.00	80.1
Concepto de Gestión a emitir	Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN
Rango	Concepto
80 o más puntos	Favorable
Menos de 80 puntos	Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

1.2.1 GESTION CONTRACTUAL

Esta se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, tomando como base los informes, formatos, anexos y documentación complementaria solicitada en los Requerimientos realizados en trabajo de campo, así mismo la información reportada por la entidad en el software de SIA CONTRALORIA y SIA OBSERVA correspondiente a la vigencia fiscal 2018 y 2019.

Es responsabilidad de las entidades, la veracidad del contenido de la información suministrada al Grupo Auditor y la información subida en las plataformas electrónicas anteriormente citadas.

Es de aclarar; que el 7 de enero de 2020 la Organización Mundial de la Salud, identificó el nuevo coronavirus - COVID-19 y declaró este brote como emergencia de salud pública de importancia internacional; el 6 xx xxxxx de 2020 el Ministerio de Salud y de la Protección Social dio a conocer el primer caso de brote de enfermedad por coronavirus - COVID-19 en el territorio nacional. Que el 9 xx xxxxx de 2020 la Organización Mundial de la Salud, solicitó a los países la adopción de medidas prematuras con el objetivo de detener la transmisión y prevenir la propagación del virus, el 11 xx xxxxx de 2020 la Organización Mundial de la Salud - OMS declaró el actuar brote de enfermedad por coronavirus - COVID-19 como una pandemia', esencialmente por la velocidad de su propagación y la escala de trasmisión, que mediante la Resolución No. 0000380 del10 xx xxxxx de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social adoptó, entre otras, medidas

preventivas sanitarias de aislamiento y cuarentena de las personas, Que mediante Resolución 385 del 12 xx xxxxx de 2020, el ministro de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 xx xxxx de 2020.

Que Mediante la Resolución No. 182 del 16 xx xxxx de 2020, la Contraloría General xx Xxxxxxxxx establece la interrupción de términos de las actuaciones administrativas de la Contraloría General xx Xxxxxxxxx; ARTÍCULO SEGUNDO: “Los Jefes de cada dependencia deberán coordinar con el personal a su cargo para que los empleados laboren desde sus casas”.

Una vez aclarado lo anterior y al encontramos realizando la labor de Auditoria desde sitio de trabajo, así las cosas, no se realiza trabajo de campo para evaluar la ejecución de los contratos, este informe se realizó con base a la información que el sujeto de control rindió en la Plataforma SIA OBSERVA y SIA CONTRALORIAS.

Régimen jurídico aplicable

La Alcaldía de Contratación - Santander, se rige en sus procesos contractuales por legislación colombiana y por el régimen de contratación administrativa contenida en el Estatuto General de la Contratación pública - Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1082 de 2015, Ley 1882 de 2018 y demás normas aplicables a la contratación pública; normas orgánicas del presupuesto y demás normas civiles y comerciales aplicables a la materia, que lo modifiquen, complementen o reglamenten.

La Auditoria, se desarrolla sobre la muestra de contratos seleccionados, verificando los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual, reportada en SIA OBSERVA cruzando información con SIA CONTRALORIA, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales, realizado en cada proceso contractual.

De acuerdo con la información suministrada por la ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACION, en cumplimiento a lo establecido en la Resolución interna de rendición de cuenta, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación:

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados para este factor a la evaluación de gestión contractual a la muestra seleccionada de las vigencias fiscales de 2018 y 2019 se obtuvieron un puntaje de 74.8 puntos para 2018 y de 83.8 para 2019, lo que da una calificación Con Deficiencias para 2018 y Eficiente para 2019, resultante de ponderar las siguientes variables.

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL

ALCALDIA DE CONTRATACION

2018

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

VARIABLES A EVALUAR

Prestación

Contratos

Q Consultoría y Q

Otros

Contratos

Obr

Tabla 3 Resultado Control de Gestión Contractual 2018

	Servicios		Suministros
Cumplimiento de las especificaciones técnicas	75	2	100	1
Cumplimiento deducciones xx xxx	100	2	100
Cumplimiento del objeto contractual	83	2
Labores de Interventoría y seguimiento	50
Liquidación de los contratos
CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

Eficiente Con defici Ine

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

2019

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL ALCALDIA DE CONTRATACION VIGENCIA 2019
VARIABLES A EVALUAR	CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES								Promedio	Ponderación	Puntaje Atribuido
VARIABLES A EVALUAR	Prestación Servicios	Q	Contratos Suministros	Q	Contratos Consultoría y Otros	Q	Contratos Obra Pública	Q	Promedio	Ponderación	Puntaje Atribuido
Cumplimiento de las especificaciones técnicas	100	1	100	1	75	4	100	1	85.71	0.50	42.9
Cumplimiento deducciones xx xxx	100	1	100	1	100	4	100	1	100.00	0.05	5.0
Cumplimiento del objeto contractual	100	1	100	1	83	4	100	1	90.48	0.20	18.1
Labores de Interventoría y seguimiento	100	1	100	1	50	4	100	1	71.43	0.20	14.3
Liquidación de los contratos	100	1	100	1	50	4	100	1	71.43	0.05	3.6
CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL										1.00	83.8

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

Con el fin de evaluar la gestión desarrollada por la Alcaldía de Contratación - Santander, durante las vigencias 2018-2019, se seleccionó una muestra representativa de los contratos realizados por la entidad con el fin de verificar si la gestión contractual se realizó conforme a las disposiciones legales y lo más imperativo, determinar si con esta gestión fue satisfecha la necesidad pretendida y plasmada en la etapa previa a la celebración de

cada uno de los procesos contractuales.

Para este fin se realizó un balance entre las modalidades y tipologías contractuales con mayor incidencia en el valor total contratado durante las vigencia 2018 y 2019 y los aspectos especiales antes señalados, así como los criterios establecidos por la Contraloría General xx Xxxxxxxxx respecto al porcentaje y tamaño de la muestra, su representatividad, importancia relativa, entre otros, según la información registrada en aplicativo SIA CONTRALORIAS y el número total de contratos, lo cual permite seleccionar una muestra de contratos, que representan los siguientes valores porcentuales:

ANALISIS DE LA MUESTRA CONTRACTUAL SELECCIONADA VIGENCIA 2018 y 2019

La auditoría, se desarrolla sobre la muestra de contratos seleccionados, verificando los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual registrada en el SECOP, SIA OBSERVA, cruzando información con SIA CONTRALORIA, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales, realizado en cada proceso contractual.

De acuerdo con la información suministrada por la Alcaldía Municipal de CONTRATACION en cumplimiento de lo establecido en la Resolución interna de rendición de cuentas, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación.

1.2.1.1 Muestra de Contratación

De acuerdo con la información suministrada por la Alcaldía del Municipio de CONTRATACION - Santander, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución interna de rendición de cuenta, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación.

CUANTÍAS CONTRATACIÓN
	2018	2019
SALARIO MÍNIMO	781.242	828.116
PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD	5.662.978.255,45	5.280.328.594,85
PRESUPUESTO EXPRESADO EN SMLMV	7248.68	6376,31
MENOR CUANTÍA EN SMLMV	218.747.760	231.872.480
10% DE LA MENOR CUANTÍA	21.874.776	23.187.248

	2018		2019
CLASE DE CONTRATOS	CANTIDAD	VALOR $	VALOR $	CANTIDAD
Obra Pública	11	2,339,687,264.00	3,444,789,682.00	11
Prestación de Servicios	66	926,068,859.00	1,147,140,739.00	75
Convenios Inter Administrativos	2	64,072,451.00	80,000,000.00	2
Convenios Asociación	14	479,299,066.00	555,280,000.00	8
Suministros	31	690,923,494.00	859.840.938.00	38
Consultoría u Otros	1	64,069,500.00	124,266,425.00	5
TOTAL	125	4,564,120,634.00	6.211.317.784.00	139

	2018		2019
MODALIDAD	N°. CELEBRADO	VALOR	N°. CELEBRADO	VALOR
Directa	54	705,062,232.00	55	882,024,605.00
Mínima Cuantía	44	407,485,786.00	60	689,849,128.00
Selección Abreviada	4	323,415,521.53	8	1,058,751,044.00
Concurso de Mérito	1	55,900,248.00
Licitación Pública	2	2,004,055,685.2 5	5	2,909,413,007.00
Convenio Inter Administrativo	18	1,004,128,710.0 0	8	555,280,000.00
Otros	2	64,072,451.00	3	116,000,000.00
TOTAL	125	4,564,120,633.7 8	139	6,211.317.784.00

CONTRATOS PUBLICADOS
	2018	2019
SECOP	125	142
SIA OBSERVA	126	139

La diferencia encontrada en el 2018 se debe a que en el SIA OBSERVA no se encuentra publicado el proceso CAM-001-2019, teniendo en cuenta que este fue descartado.

La diferencia encontrada en la publicación en la vigencia 2019 se debe a que en el SIA OBSERVA no se publicaron los procesos MC-040, MC-031 y MC-032 toda vez que se declararon desiertos. Los procesos CI-003, CA-001 y MC-007 tampoco fueron publicados por no involucrar recursos y una Compra en la Tienda Virtual, para la adquisición xx xxxxxxx. Así mismo en el SECOP no fue publicada la LP-001-2018, pero si fue publicada en el SIA por haberse ejecutado en la vigencia 2019.

Tabla 4 Distribución porcentual de la muestra de contratación auditada

NÚMERO TOTAL DE CONTRATOS VIGENCIA 2018

CANTIDAD

CONTRATOS SELECCIONADOS

VALOR CONTRATACIÓN

($)

VALOR CONTRATOS SELECCIONADOS

NÚMER

VALOR $

125

$4.519.180.457,00

$2.206.075.273

En la plataforma SIA CONTRALORIA - RENDICION DE CUENTA, registran en el formato 201901 - F20-1ª, 125 contratos por valor de $4.519.180.457.00 de los cuales se escogieron (10) contratos por un valor de $2.206.075.273.00, que corresponden al 8% del valor total de la contratación y el 49% del total de contratos.

NÚMERO TOTAL DE CONTRATOS VIGENCIA 2019

CANTIDAD

CONTRATOS SELECCIONADOS

VALOR CONTRATACIÓN

($)

VALOR CONTRATOS SELECCIONADOS

NÚMERO

VALOR $

138

$6.175.317.781,91

$2.890.633.066

En la plataforma SIA CONTRALORIA - RENDICION DE CUENTA, registran en el formato 202001 - F20-1ª, 138 contratos por valor de $6.175.317.781.91 de los cuales se escogieron (10) contratos por un valor de $2.890.633.066.00, que corresponden al 47% del valor total de la contratación y el 7% del total de contratos.

Tabla 5. Muestra Seleccionada vigencia 2018 y 2019

2018

NÚMERO DEL CONTRATO

MODALIDAD DE SELECCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATISTA

(*)

FECHA DE SUSCRIPCIÓ N DEL CONTRATO

(AAAA/MM/D D)

FECHA INICIO DEL CONTRATO

(AAAA/MM/DD)

FECHA TERMINACI ÓN DEL CONTRATO

(AAAA/MM/DD)

CAM-001- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES

99.836.590

PRESTAMOS DE USO

7/02/2018

9/02/2018

29/12/2018

CAM-002- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

ALQUILER DE UN VEHÍCULO AUTOMOTOR

64.069.500

COOPERATIVA DE TRANSPORTAD ORES COOTRASARAVI TA LTDA

5/02/2018

15/02/2018

31/12/2018

CAM-003- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

COMPRA VENTA DE RECIPIENTES PARA ALMACENAMIEN TO

48.093.052

XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

28/02/2018

5/03/2018

8/03/2018

CAM-004- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

ADECUACION Y MEJORAMIENTO

DE PARQUE CENTENARIO

151.920.197

CONSCRI LTDA

23/03/2018

11/04/2018

11/07/2018

NÚMERO DEL CONTRATO

MODALIDAD DE SELECCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATISTA

(*)

FECHA DE SUSCRIPCIÓ N DEL CONTRATO

(AAAA/MM/D D)

FECHA INICIO DEL CONTRATO

(AAAA/MM/DD)

FECHA TERMINACI ÓN DEL CONTRATO

(AAAA/MM/DD)

CAM-005- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENT O PREVENTIVO

14.572.161

COOPERATIVA DE

TRABAJO ASOCIADO XXXXXXX CTA

8/08/2018

13/08/2018

13/09/2018

CAM-006- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

MANTENIMIENT O PREVENTIVO

38.683.740

SANTANDER

19/11/2018

21/11/2018

28/12/2018

CAM-008- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

COMPRA DE UN VEHICULO NECRO MOVIL

000.000.000

CONTRATACION

3/12/2018

11/12/2018

31/12/2018

CAM-009- 2018

SELECCIÓN ABREVIADA

COMPRAVENTA DE NOVILLAS DE VIENTRE TIPO DOBLE PROPOSITO

52.000.000

ORPORACION PARA EL

MANEJO DEL MEDIO AMBIENTE

Y LOS RECURSOS

19/12/2018

24/12/2018

31/12/2018

LP-001-2017

LICITACION

CONSTRUCCIO N PAVIMENTO EN CONCRETO RIGIDO DE LA CARRERA 6 ENTRE CALLES 8 Y 4 CALLE 4 ENTRE

1.412.000.03

CONSORCIO VIAS CONTRATACION 2017

12/01/2018

14/02/2018

14/06/2018

TOTAL

2.206.075.273

2019

NÚMERO DEL CONTRATO

MODALIDAD DE SELECCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATIST A

(*)

FECHA DE SUSCRIPCI ÓN DEL CONTRATO (AAAA/MM/D D)

FECHA INICIO DEL CONTRATO (AAAA/MM/D D)

FECHA TERMINACIÓN DEL CONTRATO (AAAA/MM/DD)

CD0012019

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALE S DE APOYO LA GESTION ADMINISTRATIV

139.920.000

XXXXXX ASESORES & CONSULTOR ES SAS

2/01/201

2/01/2019

31/12/2019

ICESAL0042019

CONVOCATORI A PÚBLICA

AUNAR ESFUERZOS PARA BRINDAR

UNA ATENCION INTEGRAL

210.000.000

HOGAR DEL ANCIANO DE CONTRATACI ON

1/04/201

8/04/2019

8/11/2019

CAM0032019

SELECCIÓN ABREVIADA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES LUBRICANTES Y GRASAS PARA LOS VEHICULOS DEL

FONDO DE MAQUINARIA

111.000.800

AQUILI NO CARRE ÑO NARANJ O

20/05/20

19/06/2019

23/12/2019

NÚMERO DEL CONTRATO

MODALIDAD DE SELECCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATIST A

(*)

FECHA DE SUSCRIPCI ÓN DEL CONTRATO (AAAA/MM/D D)

FECHA INICIO DEL CONTRATO (AAAA/MM/D D)

FECHA TERMINACIÓN DEL CONTRATO (AAAA/MM/DD)

LP0032019

LICITACIÓN PÚBLICA

MEJORAIMIENT O DE LA VIA MEDIANTE LA CONSTRUCCIO N

DE PAVIMENTO E

413.851.569

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO EL GUACAL CTA COOTRAGUAC AL CTA

25/10/20

25/10/2019

20/12/2019

LP0042019

LICITACIÓN PÚBLICA

CONSTRUCCIO N DE VIVIENDA

EN EL SECTOR RURAL

1.049.335.943

CONSORCI O CVSR 2019

6/11/201

9/12/2019

30/12/2019

CAM0042019

SELECCIÓN ABREVIADA

COMPRA DE UN VEHICULO TIPO CAMIONETA XX XXXXXX

160.554.270

COOPERATIVA DE DEPARTAMEN TO S Y MUNICIPIOS DE

COLOMBIA CODENCO

12/12/20

16/12/2019

30/12/2019

ICESAL0072019

CONVOCATORI A PÚBLICA

AUNAR ESFUERZOS EN LA PLANEACION ORGANIZACION COORDINACION Y

258.865.000

FUNDACION PINTANDO HUELLAS

9/12/201

12/12/2019

31/12/2019

CAM0052019

SELECCIÓN ABREVIADA

MEJORAMIENT O DE LA VIA MEDIANTE LA CONSTRUCCIO N

PAVIMENTO

206.253.102

COOPERATIV A DE TRABAJO ASOCIADO EL GUACAL

CTA

23/12/20

30/12/2019

30/01/2020

CAM0062019

SELECCIÓN ABREVIADA

CONSTRUCCIO N

DE ALCANTARILLA DO PARA LA CALLE 13

ENTRE CARRERA 6 Y

199.567.142

COOPERATIV A DE TRABAJO ASOCIADO EL GUACAL CTA

23/12/20

30/12/2019

2/03/2020

CAM0082019

SELECCIÓN ABREVIADA

COMPRA DE

DOTACION DE INSTRUMENTAL Y EQUIPO BIOMÉDICO

141.285.240

GENDA ADMINISTRAD OR ES

26/12/20

27/12/2019

31/12/2019

TOTAL

2.890.633.066

1.2.1.2. Evaluación de la Gestión Contractual

En términos generales revisada la información reportada EN LA PLATAFORMA DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA -SECOP EN LOS

PROCESOS- SIA OBSERVA relacionada con la muestra seleccionada vigencias 2018 y 2019 de la Alcaldía del Municipio de CONTRATACION, se pudo determinar que no están acordes a los procesos establecidos en la materia, en lo concerniente a las etapas precontractual, contractual y post Contractual, dejando la salvedad que la auditoria en el sitio de trabajo es de los registros reportados en las plataformas tomando como ciertos los reportes. Registrando a continuación las observaciones de tipo administrativas con posible incidencia disciplinaria a la contratación suscrita en las vigencias objeto de la auditoria en el sitio de trabajo:

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 1

SEGUIMIENTO INADECUADO DEL CONTRATO DE COMBUSTIBLE CRITERIO:

La Ley 1474 de 2011, Articulo 83 SUERVISIÓN E INTERVENTORIA CONTRACTUAL.

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

CONDICIÓN:

El municipio de Contratación representado legalmente por, Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, alcalde Municipal, suscribió el contrato CAM 001-del 2018, cuyo objeto es “Suministro de combustible, lubricantes y grasas para los vehículos del fondo de maquinarias y demás maquinaria pesada y vehículos que ingresen a la entidad por convenios comodatos, prestamos de uso, contratos y otros, destinados al mantenimiento de vías” de igual forma se suscribió el contrato CAM 003-2019 con el mismo objeto. Dentro de dichos contratos no se evidencia una bitácora de los vehículos, ni un seguimiento individual del gasto de combustible solo se evidencia en las facturas, los galones y precio totales suministrados, pero no se puede determinar a qué vehículos ni el consumo mensual de cada uno de ellos.

CAUSA:

Falta de seguimiento adecuado en el contrato de combustible, que permita establecer con claridad los vehículos y las cantidades suministradas a cada uno, al igual que las actividades realizadas.

EFECTO:

Afecta el ejercicio básico de la función pública, poniendo en riesgo los recursos públicos a invertir, por falta de seguimiento en la contratación.

Por lo anterior se establece una observación administrativa para incluir dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad y con incidencia Disciplinaria que se dará traslado al ente de control competente.

1PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
1PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Ley 1474 del 2011, Artículo 83. Articulo 34 Ley 734 de 2002
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente

informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “Para esta vigencia, en los contratos que actualmente se están manejando de suministro de combustible, en los informes se están llevando a cabo la respectiva bitácora donde se consigna la o/ los vehículos y su respetivo gasto de combustible de manera individual.”

Administración anterior: “Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, donde se manifiesta la Falta de seguimiento adecuado en el contrato de combustible, que permita establecer con claridad los vehículos y las cantidades suministradas a cada uno, al igual que las actividades realizadas, Nos permitimos manifestar que en el informe final de supervisión se especifica con claridad el seguimiento realizado al consumo de combustible de cada uno de los vehículos y maquinaria amarilla perteneciente al Fondo de Maquinaria de propiedad de la institución y de la maquinaria que ingreso por Comodato a préstamo de uso mediante convenio Interadministrativo; En estos términos se puede demostrar que la supervisión se encontraba a cargo del Ing. XXXXXXX XXXXXXXXXX en su condición de Secretario de Planeación Municipal, y como quiera que en la presente observación el “CRITERIO”, está relacionado con la supervisión, la cual no tiene nexo de causalidad con el señor XXXXX XXXXX XXXXXXXXX, en su condición xx xxxxxxx, para la fecha de los hechos, sino respecto de la supervisión contractual conforme al Art. 83 de la Ley 1474 de 2011, quien efectivamente llevo una bitácora de consumo para cada una de las maquinarias y vehículos del fondo de maquinaria, conforme a la relación presentada, por tal razón se solicita respetuosamente, sea revocada esta observación con incidencia disciplinaria.

Se anexa informe final de supervisión del CAM 001-del 2018 y CAM 003-2019.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

Si bien es cierto en su respuesta el sujeto de control, manifiesta que para la vigencia en curso, está teniendo más control, con respecto a las bitácoras para el registro de vehículos y consumo de combustible, también lo es que la sola manifestación de llevar un control, no justifica la negligencia con la que se venía supervisando el contrato de suministro, por otro lado la administración saliente, si aporta prueba sumario de convenio interadministrativo, donde se lleva un control estricto de los vehículos y cantidades de consumo de combustible, siendo parte integral de este informa los anexos de igual manera no es suficiente para modificar la calificación, razón por la cual se mantiene el Hallazgo Administrativo la incidencia Disciplinaria, y se previene para que sea incluido en el plan de mejoramiento.

1PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
1PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Ley 1474 del 2011, Artículo 83. Artículo 34 Ley 734 de 2000
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 2

NO SE REALIZÓ ADECUADAMENTE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR

Criterio:

Decreto 1082 del 2015

ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES POR PARTE DE LAS ENTIDADES ESTATALES

Artículo 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso.

Guía para la Elaboración de Estudios de Sector, Colombia Compra eficiente

Condición:

El municipio de Contratación representado legalmente por, Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, alcalde Municipal, suscribió el contrato CAM 002-del 2018, cuyo objeto es Arriendo de un vehículo automotor para el transporte de la primera autoridad del municipio y demás funcionarios de la administración Municipal. No realizó adecuadamente los estudios previos ni los estudios del sector, lo anterior con base en que se relacionan en los estudios previos específicamente en la descripción de la necesidad normas especiales del transporte escolar y que no tienen ninguna injerencia en el objeto acá contrato; dentro del mismo se mencionan situaciones como “…el presente estudio, va encaminado a establecer la necesidad de asegurar la ejecución de actividades dirigidas a combatir la deserción escolar, asegurar la existencia del estudiantado a las aulas de clase”. Como se puede ver se incluyeron temas que nada tienen que ver con la necesidad y normas que soportan el objeto contractual establecido.

Por otro lado, frente a los estudios del sector se evidencia que están dirigidos a la industria automotriz su crecimiento, variables, ventas etc., pero no se establecen estudios del sector frente al objeto a contratar que el arrendamiento de vehículo o rating, transporte especial.

Causa:

La falta de planeación y estudio del objeto a contratar, con el fin de desarrollar de una forma adecuada la contratación soportada en los estudios previos y del sector.

Efecto:

Afecta el ejercicio básico de la función pública, poniendo en riesgo los recursos públicos a invertir, por falta de seguimiento en la contratación.

1PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
1PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Decreto 1082 del 2015, Ley 734 de 2000
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta esta, en lo administrativo y para los nuevos procesos de contratación que se adelante en el municipio se realizaran los estudios del sector de acuerdo a los manuales de Colombia Compra y se indagará sobre el sector respectivo acorde a lo que se va a contratar. Para la realización de los estudios previos se tendrá cuidado en su elaboración y se verificara que la información que se ponga este acorde con lo que se va a contratar.”

Administración Saliente: “Con relación a la observación realizado por el grupo Auditor, se debe manifestar que dentro de los estudios del sector cargados en SECOP I, se da claridad que el arrendamiento del vehículo es para el transporte de la primera autoridad del municipio y demás funcionarios de la Administración Municipal; De igual forma revisado la MGA cargada en la

Plataforma de Departamento Nacional de Planeación – DNP, se puede visualizar que el proyecto fue planificado para realizar el proceso contractual para ARRENDAMIENTO DE UN VEHICULO AUTOMOTOR PARA EL TRANSPORTE DE LA PRIMERA AUTORIDAD DEL MUNICIPIO Y DEMAS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE CONTRATACION

SANTANDER; Cabe resaltar que dentro de los estudios previos, por error involuntario se escribió un párrafo en una parte de la justificación de las necesidades, haciendo referencia sobre el transporte escolar, pero dentro de la misma justificación se menciona que el arrendamiento del vehículo es para el traslado de la primera autoridad del municipio y demás funcionarios.

Ahora bien, en el respectivo estudio de conveniencia y oportunidad publicado en el SECOP, específicamente determina en la página 7; Por lo anterior solicitamos considerar, que los demás documentos como son los ESTUDIOS DEL SECTOR Y la MGA reportada al DNP, se justifica que el proyecto tiene como único objetivo el ARRENDAMIENTO DE UN VEHICULO AUTOMOTOR PARA EL TRANSPORTE DE LA PRIMERA AUTORIDAD DEL MUNICIPIO Y DEMAS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE CONTRATACION SANTANDER,

por lo que solicitamos sea revocada esta observación con incidencia disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación y se compromete a hacer los estudios del sector de acuerdo a los manuales de Colombia Compra Eficiente, y demás estudios del sector, con el fin de incurrir más en el actuar negligente, por otra parte la administración saliente si arrima prueba sumaria, no solo de supervisión sino de aplicación de manuales, lo cual no es suficiente para cambiar la calificación, es por esto que se mantiene el Hallazgo administrativo con alcance disciplinario, previniéndose para que sea incluido en el plan de mejoramiento, que más adelante suscribirá el sujeto de control.

2PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
2PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX	X
Alcaldesa Municipal
Normas presuntamente vulneradas:	Decreto 1082 del 2015, Ley 734 de 2000
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No 3

LA CONTRATACIÓN REALIZADA NO CUENTA CON TODOS LOS REQUISITOS TECNICOS ESTABLECIDOS POR LEY PARA ESTA CLASE DE SERVICIO CONTRATADO

Criterio:

Decreto 431 del 14 xx xxxxx de 2017.

«Artículo 2.2.1.6.4. Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial. Es aquel que se presta bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad, a un grupo específico de personas que tengan una característica común y homogénea en su origen y destino, como estudiantes, turistas, empleados, personas con discapacidad y/o movilidad reducida, pacientes no crónicos y particulares que requieren de un servicio expreso, siempre que hagan parte de un grupo determinable y de acuerdo con las condiciones y características que se definen en el presente Capítulo.

De otro lado y de acuerdo al concepto del ministerio de transporte No 20131340134441, el cual expuso:

“…..De las normas antes trascritas es preciso concluir, que por expresa disposición normativa, la habilitación (la cual lleva implícita la autorización para la prestación del Servicio Público de Transporte en esta modalidad), es otorgada por este Ministerio (a través de la Dirección Territorial respectiva) a una empresa de Transporte Público Terrestre Automotor en la modalidad de Especial, mediante el respectivo acto administrativo y por tanto, para efectos de la contratación del transporte para un grupo específico de personas (asalariado), funcionarios de lo Alcaldía Municipal de Chitagá, en el caso objeto de análisis, el Alcalde Municipal o en quien se delegue esta función, habrá de celebrar el respectivo contrato con una empresa de transporte público legalmente constituida y debidamente habilitada para prestar el servicio público de transporte en la modalidad en mención, para lo cual y según lo establecido en el artículo 22 del decreto en cita, el contrato en comento deberá en todo caso, constar por escrito….

….Aunado a lo anterior se tiene que según la normatividad vigente en materia de transporte público en la modalidad de Especial, cuando la empresa contratante, no cuente con equipos propios (transporte privado), para el transporte de sus funcionarios o empleados, deberá contratarlo únicamente con empresas de transporte público en esta modalidad de servicio, toda vez que si se recurre al alquiler de vehículos de servicio particular con los propietarios de los mismos, se estará en presencia de un servicio no autorizado, el cual y de conformidad con lo preceptuado en el artículo 21 de la Ley 1383 de 2010; modificatorio del artículo 131 de la Ley 769 de 2002, expresamente consagro lo relativo a la sanción de multo, los sujetos de sanción, los eventos en los que procede y el monto de la misma….” (negrilla fuera de texto)

Decreto 348 de 2015, artículo 53.

Obligación de gestionar la tarjeta de operación. Es obligación de las empresas gestionar las tarjetas de operación de la totalidad de sus equipos y entregarla oportunamente a sus propietarios o locatarios. La empresa deberá solicitar la renovación de las tarjetas de operación por lo menos con dos (2) meses de anticipación a la fecha de vencimiento. En ningún caso la empresa podrá cobrar suma alguna a los propietarios o locatarios de los vehículos, por concepto de la gestión de la tarjeta de operación. Dentro de los diez (10) días siguientes a la entrega de las nuevas tarjetas de operación, la empresa deberá devolver al Ministerio de Transporte los originales de las tarjetas de operación vencidas o

canceladas por terminación del contrato de administración xx xxxxx por mutuo acuerdo o de forma unilateral, o por cambio de empresa.

Decreto 1079 de 2015

Artículo 2.2.1.6.5.1. Obligatoriedad. De conformidad con los artículos 994 y 1003 del Código de Comercio, las empresas de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial deben tomar por cuenta propia para todos los vehículos que integran su capacidad transportadora, con una compañía de seguros autorizada para operar en Colombia, las pólizas de seguros de responsabilidad civil contractual y extracontractual que las ampare contra los riesgos inherentes a la actividad transportadora, así:

1. Póliza de responsabilidad civil contractual

2. Póliza de responsabilidad civil extracontractual

Decreto 348 de 2015

Artículo 45. Tarjeta de operación. La tarjeta de operación es el documento Único que autoriza la operación de transporte que se realiza a través de un vehículo automotor, convirtiéndose en el permiso para operar en la modalidad de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, bajo la responsabilidad de una empresa debidamente habilitada, de acuerdo con los servicios contratados.

Decreto 431 de 2017, artículo 27. Expedición y renovación de la tarjeta de operación. El Ministerio de Transporte expedirá la tarjeta de operación únicamente a los vehículos vinculados y a los de propiedad de las empresas de transporte debidamente habilitadas para la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, cuando se acredite el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 2.2.1.6.9.5 del presente decreto.

CONDICIÓN:

La Alcaldía de Contratación, suscribió el contrato CAM 002-del 2018, cuyo objeto es Arriendo de un vehículo automotor para el transporte de la primera autoridad del municipio y demás funcionarios de la administración Municipal

En el contrato se puede observar que se estableció como un contrato de arrendamiento de vehículo, tal como aparece en el contrato y como se determinó desde los estudios previos; Sin embargo, es precio mencionar que de acuerdo a las características del contrato suscrito cuyo objeto es “arrendamiento de un vehículo automotor para el transporte xxx xxxxxxx y demás funcionarios de la administración municipal”, en primer lugar la empresa ejecutora del contrato no está habilitada para prestar el servicio de arrendamiento de vehículo y en segundo término el vehículo ofertado no pertenece a la empresa ni hace parte de la capacidad transportadora de la misma, el vehículo que se utilizó para la prestación del servicio es particular y está a nombre de la fundación para la prosperidad en Colombia y tiene placas BZV088.

Es importante mencionar el concepto N° 20171340000271 del ministerio de transporte, el cual hace claridad de las diferentes situaciones que se pueden frente al contrato de “arrendamiento” o contrato de transporte suscrito entre el municipio y las empresas de servicio público de transporte.

El concepto en mención es claro al establecer que el contrato de arrendamiento de vehículo solo se pude suscribir con establecimientos de arrendamiento de vehículos legalmente constituidas y que tengan por objeto el desarrollo de tal actividad. Situación anterior que no se evidencia en el contrato suscrito ya que el objeto social y la habilitación obtenida por parte del ministerio es para operar bajo la figura de transporte especial.

Por último y reiterando lo anteriormente dicho el vehículo de placas BZV088 no pertenece a la empresa de trasporte público, este vehículo pertenece a un particular situación que no es dable cuando se habla del contrato de arrendamiento de vehículos o renting toda vez que la empresa arrendadora debe tener la propiedad, ya que al hacer el contrato de arrendamiento de vehículos se traslada es el uso y goce del mismo al arrendatario para que este disfrute y disponga del mismo, de otro lado estos vehículos deben cumplir todas las especificaciones y características que las normas indican.

CAUSA:

Desconocimiento de las normas que regulan el servicio público de transporte, arrendamiento y normas de contratación estatal; Así como la no planeación adecuada de la contratación de la entidad, evidenciando la improvisación y yerros en las diferentes etapas contractuales.

EFECTO:

Las inconsistencias en la contratación realizada conllevaron a que se pusiera en riesgo los recursos públicos del municipio toda vez que el vehículo que ejecuto el contrato no contenía las condiciones normativas para la prestación efectiva del servicio, las cuales están reguladas en las normas descritas anteriormente. Situación que al darse cualquier inconveniente en la prestación del servicio y en la que sufriera alguna alteración o lesión en la salud de los funcionarios que se transportaban, el municipio sería el llamado a responder frente a cualquier situación.

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXX XXXXXX XXXXXXXX Secretario de Gobierno		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Ley 734 del 2000. Ley 1474 del 2011, decreto 348 del 2015, decreto 431 del 2017,
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

“Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta esta se acepta esta, en lo administrativo, y para los nuevos procesos de contratación que se adelante en el municipio en la elaboración de los estudios previos para este tipo de contratos se tendrá en cuenta la normatividad mencionada al momento de la formulación de estos y se tendrá en cuenta lo mencionado en el informe de la auditoría para evitar caer en un error de planeación”

Administración saliente: “En estos términos se puede concluir que el proceso contractual realizado por SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA -CAM No. 002-2018 cuyo objeto consistía en ALQUILER DE UN VEHÍCULO AUTOMOTOR PARA EL TRANSPORTE DE LA PRIMERA AUTORIDAD DEL MUNICIPIO Y DEMÁS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

MUNICIPAL DE CONTRATACIÓN, cuyo proponente fue la empresa COOTRASARAVITA LTDA, si cumplía los requisitos exigidos para la prestación de dicho servicio y el vehículo entregado al Municipio de Contratación, estaba incluido dentro del parque automotor de la empresa transportadora mediante contrato de alquiler; por lo que muy respetuosamente solicitamos se revoque la observación con incidencia disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación y se compromete en los futuros procesos, a ajustarse a las normas para este tipo de contratos y no caer en los errores que se evidenciaron en este proceso de auditorías; por otra parte la administración saliente, si aportó pruebas sumarias de ajustarse al procedimiento, pero no demostró que el contratista cumplía con todos los requisitos para contratar, por tal razón se mantiene el hallazgo administrativo con la incidencia disciplinaria, y se previene para que sea incluido en el plan de mejoramiento, que será suscrito por la entidad.

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXX XXXXXX XXXXXXXX Secretario de Gobierno		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Ley 734 del 2000. Ley 1474 del 2011, decreto 348 del 2015, decreto 431 del 2017,
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No 4

NO SE REALIZO EN LOS ESTUDIOS PREVIOS UNA ESTIMACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATO

Criterio:

Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:

4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

CONDICIÓN:

Dentro del contrato CAM 003-2018 suscrito por el Municipio de Contratación, y cuyo objeto es compraventa de recipientes para el almacenamiento de residuos sólidos y residuos reciclables para el municipio de Contratación xx Xxxxxxxxx, se puede observar en los estudios previos en el numeral 10 análisis que soporta el valor del contrato, no se evidencia la justificación del valor del contrato, no se allegaron cotizaciones o estudio alguno que soporte el valor contratado

CAUSA:

No aplicabilidad de las normas contractuales, en especial las normas de planeación de la Contratación.

EFECTO:

Afecta el ejercicio básico de la función pública, poniendo en riesgo los recursos públicos a invertir, por la falta de planeación en la contratación.

3PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACI ÓN
3PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta esta, en lo administrativo y para los nuevos procesos de contratación que se adelante en el municipio en la elaboración de los estudios previos y del sector justificando el porqué de los valores, se anexarán cotizaciones a los expedientes contractuales.”

Administración saliente: “El presupuesto oficial para la COMPRA DE RECIPIENTES PARA EL ALMACENAMIENTO DE REIDUOS SOLIDOS Y REIDUOS RECICLABLES PARA EL MUNICIPIO DE CONTRATACION

SANTANDER fue por la suma de CUARENTA Y OCHO MILLONES CUATROSCIENTOS CUATRO MIL OCHENTA YTRES PESOS MCTE

($48.404.083,oo) de los cuales dentro del estudio técnico realizado por la CAS, establecieron como valor de los 871 caneca contramarcada con logos) para el almacenamiento temporal y presentación de los residuos sólidos orgánicos de una capacidad de 36 litros era por un valor de $36.582.000 y las 871 Bolsas en fibra con manijas contramarcado con logotipos para residuos reciclables generados en la vivienda por un valor de $4.093.700 y un IVA del 19% por valor de $7.728.382.

En estos términos se puede determinar que los estudios previos del proceso contractual para la COMPRA DE RECIPIENTES PARA EL ALMACENAMIENTO DE REIDUOS SOLIDOS Y RESIDUOS RECICLABLES PARA EL MUNICIPIO DE CONTRATACION

XXXXXXXXX, se estableció conforme a los estudios realizados por la CAS, que dieron origen al CONVENIO INTERADMINISTRATIVO firmado con la CAS.

Por lo anterior, muy respetuosamente solicitamos se revoque la observación con incidencia disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación, por otra parte, la administración anterior, arrima prueba sumaria, de que el proceso cumplió con todas sus etapas, pero de manera deficiente no dando lugar a variación en la calificación inicial, por lo tanto, se mantiene el hallazgo administrativo y la incidencia disciplinaria, y se previene para que sea incluido en el plan de mejoramiento, que se suscribirá por la entidad.

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No 5

DEFICIENCIAS EN LA LABOR DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO CRITERIO:

Ley 1474 de 2011 art. 86 y siguientes, omitir el cumplimiento de las funciones de interventoría.

artículo 26 de la Ley 80 de 1.993, que señala: “Artículo 26º.- Del Principio de Responsabilidad. En virtud de este principio: 1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”. (personal adicional sin evidencias de aprobación previa).

CONDICIÓN:

CAUSA:

Ausencia de un efectivo control, seguimiento y monitoreo de manera adecuada y oportuna por parte del supervisor.

Incumplimiento injustificado de las obligaciones de la interventoría, plasmadas en la relación contractual.

EFECTO:

Afecta el ejercicio básico de la función pública, poniendo en riesgo los recursos públicos invertidos, por la falta de seguimiento y monitoreo de la ejecución del contrato.

4PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIO N
4PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatorio

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta está y se tendrá en

cuenta para la elaboración del Plan de Mejoramiento.”

Administración saliente: “En estos términos se puede demostrar que la supervisión se encontraba a cargo del Ing. XXXXXXX XXXXXXXXXX en su condición de Secretario de Planeación Municipal, y como quiera que en la presente observación el “CRITERIO”, está relacionado con la supervisión, la cual no tiene nexo de causalidad con el señor XXXXX XXXXX XXXXXXXXX, en su condición xx xxxxxxx, para la fecha de los hechos, sino respecto de la supervisión contractual conforme al Art. 83 de la Ley 1474 de 2011, quien efectivamente realizó el informe de verificación de los repuestos suministrados para el arreglo de los vehículos objeto del contrato CAM 005-2018 suscrito por el Municipio de Contratación y cuyo objeto es prestación de servicio para el mantenimiento preventivo y correctivo incluido repuestos para la volqueta internacional referencia 4300SBA 4x2 modelo 2011 y la bomba de inyección para la camioneta Chevrolet Luv 4 x 2 modelo 2005 cilindraje de 3000. (Se anexa informe del registro fotográfico total suscrito por el supervisor).

Respetuosamente solicitamos se revoque la observación con incidencia Disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación, mientras que la administración saliente, arrima prueba sumaria, del apropiado suministro de repuestos para el parque automotor adscrito al municipio con algunas falencias en la información no dando lugar a la variación de la calificación inicial, se mantiene el hallazgo administrativo y la incidencia disciplinaria, y se previene para que se incluido en el plan de mejoramiento.

4PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
4PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No 6

EN LA FACTURACIÓN SE ESTABLECIO UN PORCENTAJE DE UTILIDAD QUE NO SE DESPRENDE DE ESTA CLASE DE CONTRATOS

CRITERIO:

la sentencia del Consejo de Estado Sección Tercera, Rad: 12037 del 19 de Julio de 2001,

M.P. Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, en la cual ha manifestado que el presupuesto oficial, debe señalarse en el pliego y debe atender necesariamente los conceptos de costo y calidad de los bienes, obras o servicios objeto del contrato estatal y que en efecto, el deber de señalar los factores determinantes para la escogencia del contratista, con el correspondiente valor que tendría cada uno de ellos al momento de la evaluación, prohíbe tomar en cuenta elementos no contenidos en la propuesta y faculta a la administración a realizar audiencias para la adjudicación del contrato; por lo tanto, la exigencia de incluir dentro xxx xxxxxx, la información relativa al presupuesto oficial del contrato, no afecta la objetividad de la selección. Por el contrario, entre más claras y precisas sean las condiciones contenidas en el pliego, mayor transparencia y objetividad tendrá el proceso de escogencia del contratista, porque así también las ofertas contendrán información suficiente para que la entidad escoja la oferta más favorable al desarrollo de los intereses públicos.

CONDICIÓN:

Dentro del contrato CAM 005-2018 suscrito por el Municipio de Contratación y cuyo objeto es prestación de servicio para el mantenimiento preventivo y correctivo incluido repuestos para la volqueta internacional referencia 4300SBA 4x2 modelo 2011 y la bomba de inyección para la camioneta Chevrolet luv 4 x 2 modelo 2005 cilindraje de 3000, se puede evidenciar en la factura de venta 2083 obrante a folio 199 del tomo dos de los documentos enviados, que en la misma se menciona como costos o incrementos del contrato el concepto de utilidad. Frente a esto es importante mencionar que, en Colombia, el concepto de Administración, Imprevistos, Utilidad –AIU–, se utiliza para la determinación del impuesto sobre las ventas en algunos servicios determinados. A continuación, se presenta la normatividad que rige el AIU en cada uno de los servicios y contratos en que es aplicable esta figura, el porcentaje mínimo de AIU, y las tarifas y bases para el cálculo del IVA y de la retención en la fuente.

Estatuto tributario de Colombia artículos Artículo 462-1 de ET, Artículo 468-3 numeral 4, Artículo 3 del decreto 1372 de 1992.

CONCEPTO

Servicios integrales de aseo y cafetería vigilancia, servicios trabajo temporal, los prestados por las cooperativas y pre

cooperativas de trabajo asociado CTA

Servicios de vigilancia y supervisión, conserjería, aseo y temporales de empleo, prestados por

personas sin ánimo de lucro

Contratos de construcción

NORMATIVIDA D

Artículo 462-1 de ET

Artículo 468-3 numeral 4 del ET

Artículo 3 del decreto 1372

de 1992

PORCENTAJE

MÍNIMO DE AIU

Mínimo el 10% del valor del contrato

No existe un porcentaje mínimo, es el que se pacte entre las partes

No existe un porcentaje establecido, es el que se pacte entre las partes, sin que sea inferior al que

comercialmente se use para contrato similares.

IMPUESTO A LAS VENTAS

16% del AIU

5% del AIU

16% con base en los honorarios o utilidad que

perciba el contratista, pactado en el contrato

RETENCIÓN EN

LA FUENTE

2% sobre el AIU

No se les practica por ser

entidades sin ánimo de lucro

2% del valor bruto

Como se puede ver claramente el concepto de AIU no es utilizado en los contratos de suministro como fue establecido en la factura de venta, razón por la cual no se puede tener en cuenta ningún valor por este concepto al establecer el valor del contrato.

Causa:

Deficiente seguimiento de la supervisión a los factores jurídicos, técnicos, financieros del contrato, y desconocimiento de las normas tributarias aplicables a los contratos estatales.

Efecto:

Afecta el ejercicio básico de la función pública, poniendo en riesgo los recursos públicos invertidos, por la falta de seguimiento y monitoreo de la ejecución del contrato.

5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntament e vulneradas:	Estatuto tributario de Colombia artículos Artículo 462-1 de ET, Artículo 468-3 numeral 4, Artículo 3 del decreto 1372 de 1992.Articulo 34 Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta está y se tendrá en cuenta para la elaboración del Plan de Mejoramiento.”

Administración saliente: “En estos términos no se estaría vulnerando el Estatuto Tributario, ni ninguna ley que haga alusión a dicho precepto, ya que es claro el concepto de Administración, Imprevistos, Utilidad –AIU–, se utiliza para la determinación del impuesto sobre las ventas en algunos servicios determinados; en ese sentido el contrato CAM 005 DE 2018, hacía referencia a la prestación de servicio para el mantenimiento preventivo y correctivo (incluido repuestos) del vehículo Volqueta International de propiedad del Municipio de Contratación.

Por ende, bajo el principio de autonomía de voluntad de las partes, la definición de la UTILIDAD fue establecida por el contratista, situación que no comporta responsabilidad o participación de la entidad territorial, como pretende ser cuestionado por el equipo auditor.

En estos términos solicitamos se revoque la observación con incidencia Disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación, la administración saliente, arrima prueba sumaria, del cumplimiento del lleno de los requisitos en la facturación, no ajustándose está a todos los requisitos legales, no dando lugar a variación en la calificación inicial, por tanto, se mantiene el hallazgo administrativo y la incidencia disciplinaria, y se previene para que se incluido en el plan de mejoramiento.

5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Estatuto tributario de Colombia artículos Artículo 462-1 de ET, Artículo 468-3 numeral 4, Artículo 3 del decreto 1372 de 1992.Articulo 34 Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 7

NO SE EVIDENCIA UNA PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN NI AJUSTE A LAS NORMAS DE PRESUPUESTO

Criterio:

El principio de anualidad del presupuesto ha sido consagrado en el artículo 346 de la Constitución Política respecto de la aprobación, y en el artículo 8.º inciso 1 de la Ley 819

de 2003 en lo referente a la ejecución, en los siguientes términos: “Reglamentación a la programación presupuestal. La preparación y elaboración del presupuesto general de la Nación y el de las entidades territoriales deberá sujetarse a los correspondientes xxxxxx fiscales xx xxxxxxx plazo de manera que las apropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, las asambleas y los concejos puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente” (cursiva nuestra). El principio de anualidad, se justifica en la necesidad de darle un importante grado de representación popular a la aprobación de los gastos contenida en el presupuesto.

el periodo de tiempo que abarca la vigencia presupuestal en Colombia lo encontramos en el artículo 14 del Estatuto Orgánico de Presupuesto que señala: “El año fiscal comienza el 1.º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año”

Condición:

Dentro del Contrato CAM 006-2019 suscrito por el Municipio de Contratación y cuyo objeto es “construcción de alcantarillado para la calle 13 entre carrera 6 y diagonal 12 y diagonal 12 entre carreras 13 y carrera 5, y reubicación de redes de acueducto y alcantarillado”, se puede observar que su planeación no fue concordante con el principio de anualidad del presupuesto, su planeación no estuvo ajustado a las normas que lo regulan, toda vez que sus estudios previos se iniciaron finalizando el mes de noviembre y la suscripción del contrato se realizó el 23 de diciembre de la misma anualidad, dentro de la carpeta contractual, como en el SECOP no se observa acta de inicio ni ningún otro documento de ejecución y cumplimiento del objeto contractual.

Causa:

Falta de planeación de la contratación estatal, desconocimiento de las normas presupuestales que rigen la materia.

Efecto:

Poner en riesgo los recursos públicos invertidos, por la falta de planeación del contrato. Por lo anterior se establece una observación administrativa para incluir dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad y con incidencia Disciplinaria que se dará traslado al ente de control competente.

5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Constitución Política respecto de la aprobación, y en el artículo 8.º inciso 1 de la Ley 819 de 2003, Articulo 34 de la Ley 734 de 2002.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente

informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta está y se tendrá en cuenta para la elaboración del Plan de Mejoramiento.”

Administración saliente: “Así las cosas, en relación con este proyecto no podía hablarse de vigencias futuras excepcionales, pues los recursos del mismo estaban presupuestados en la vigencia 2016, a tal punto que se suscribió contrato que suponía la existencia de CDP y registro presupuestal, por la totalidad del valor del proyecto, por lo que, al contrario, concluyó la Sala que se trata de vigencias futuras ordinarias”.

Teniendo en cuenta el principio de anualidad y planeacion, el acta de inicio del contrato CAM 006- 2019, quedo condicionada a la contratación de la interventoría; la cual fue contratada mediante el procedimiento de selección por mínima cuantía – MC No. 063 de 2019, el cual fue adjudicado mediante “COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN OFERTA”, del 31 de diciembre de 2019

En estos términos solicitamos se revoque la observación con incidencia Disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación, por el contrario, la administración saliente, no demuestra de manera fehaciente el cumplimiento de todos los rigores en la planeación, que hacen parte adjunta de este informe, pero no da lugar a variación alguna en la calificación, razón por la cual, se mantiene el hallazgo administrativo y la incidencia disciplinaria, y se previene para que se incluido en el plan de mejoramiento.

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Constitución Política respecto de la aprobación, y en el artículo 8.º inciso 1 de la Ley 819 de 2003, Articulo 34 de la Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 8

NO SE REALIZA UN SEGUIMIENTO ADECUADO DEL CONTRATO.

Criterio:

La ley 1474 del 2011, Artículo 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

Condición:

El municipio de Contratación representado legalmente por, Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, alcalde Municipal, suscribió el contrato ICESAL 007 del 2019, cuyo objeto es “aunar esfuerzos en la planeación organización coordinación y ejecución de los programas artísticos y culturales tradicionales del municipio en el marco de la versión 43 de las ferias y fiestas 2019 y la celebración del día del campesino, en el municipio de Contratación Santander” dentro del desarrollo del mismo se observa registros fotográficos de las diferentes actividades, sin embargo no se evidencia un seguimiento detallado de cada una de las actividades con sus respectivos soportes o facturas.

Causa:

Falta de seguimiento adecuado en el contrato, que permita establecer con claridad la ejecución de las actividades desarrolladas.

Efecto:

Afecta el ejercicio básico de la función pública, poniendo en riesgo los recursos públicos a invertir, por falta de seguimiento en la contratación.

5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	La ley 1474 del 2011, Artículo 83, Articulo 34 Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta está y se tendrá en cuenta para la elaboración del Plan de Mejoramiento.”

Administración saliente: “Dichas actividades se desarrollaron en su totalidad, dando cumplimiento al CONVENIO DE ASOCIACIÓN CON ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO DE RECONOCIDA IDONEIDAD No. ICESAL 007-2019, firmado con la FUNDACION PINTANDO HUELLAS.

En estos términos se puede demostrar que la supervisión se encontraba a cargo del Ing. XXXXXXX XXXXXXXXXX en su condición de Secretario de Planeación Municipal, y como quiera que en la presente observación el “CRITERIO”, está relacionado con la supervisión, la cual no tiene nexo de causalidad con el señor XXXXX XXXXX XXXXXXXXX, en su condición xx xxxxxxx, para la fecha de los hechos, sino respecto de la supervisión contractual conforme al Art. 83 de la Ley 1474 de 2011, quien efectivamente llevo un seguimiento de la ejecución contractual, de acuerdo al informe de supervisión final del 31 de diciembre de 2019, del convenio ICESAL 007 DE 2019, se puede verificar dentro del informe que la supervisión si realizó el seguimiento a cada uno de los pagos que realizó el Municipio de Contratación a la Fundación Pintando Huellas; De acuerdo a lo anterior se anexa en PDF el informe de supervisión final.

En los anteriores términos se justifica el cumplimiento del convenio y su seguimiento por parte de los supervisores.

Se solicita respetuosamente se revoque la observación con incidencia Disciplinaria”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación, por su parte la administración saliente, prueba de manera deficiente, que se ajustó a los protocolos exigidos y se anexa como parte de este informe no dando lugar a variación alguna en la calificación, es por esta razón que se mantiene el hallazgo administrativo y la incidencia disciplinaria, y se previene para que se incluido en el plan de mejoramiento.

6PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
6PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X

6PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
	A	D	P	F	S
Normas presuntamente vulneradas:	La ley 1474 del 2011, Artículo 83, Articulo 34 Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 9

NO SE EVIDENCIA LA CONVOCATORIA NI LA FORMA DE ELECCIÓN O SELECCIÓN DE LAS FAMILIAS BENEFICIARIAS

Criterio:

La Constitución Política Nacional establece como fines esenciales del Estado, entre otros, servir a la comunidad, promover la prosperidad general, asegurar la convivencia pacífica y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la norma de normas. Así mismo, designa a la familia como institución básica y núcleo fundamental de la sociedad y establece la obligación para el Estado y la sociedad de garantizar su protección integral.

Condición:

Dentro del contrato LP 004-2019 suscrito entre el Municipio de Contratación cuyo objeto es “Construcción de vivienda en el sector Rural del Municipio de Contratación”, no se evidencia los soportes de la convocatoria o la forma como el municipio selecciono a las familias beneficiarias del proyecto.

Causa:

La falta de planeación en la formación del proyecto, en consideración a que no media una selección de las familias de acuerdo a su vulnerabilidad entre el municipio, con el fin de priorizar las ayudas dando claridad en la forma ecuánime de elección de los beneficiarios.

Efecto:

No se benefician las familias con mayores condiciones de vulnerabilidad que necesitan construcción de vivienda rural, en razón a la no priorización mediante aspectos o reglas debidamente establecidas para la escogencia de los beneficiarios.

5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE OBSERVACIÓN
5PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
Normas presuntamente vulneradas:	Constitución Política Nacional, Artículo 34 Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Administración actual: “De acuerdo a la observación formulada se acepta está y se tendrá en cuenta para la elaboración del Plan de Mejoramiento.”

Administración saliente: “De acuerdo a lo anterior se puede demostrar que la Administración Municipal realizó el proceso convocatorio para la asignación de los subsidios de vivienda para el área rural del Municipio de Contratación (se Adjunta la documentación que sustenta dicho proceso).

Conforme a la información que desvirtúa la observación, respetuosamente solicitamos sea revocada con incidencia Disciplinaria.”

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

El sujeto de control acepta la observación, en cambio la administración saliente, logra demostrar con inconsistencias que, si se realizó el proceso convocatorio, para la asignación de los subsidios de vivienda en donde se evidenciaron dudas en la objetividad del proceso, anexos que hacen parte integral de este informe pero que no ameritan una variación en la calificación, es por esta razón que se mantiene el hallazgo administrativo y la incidencia disciplinaria, y se previene para que se incluido en el plan de mejoramiento.

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde Municipal.		X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X

PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S)	TIPO DE HALLAZGO
	A	D	P	F	S
Normas presuntamente vulneradas:	Constitución Política Nacional, Artículo 34 Ley 734 de 2000.
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

1.2.2 Rendición y Revisión de la Cuenta

La Rendición de la Cuenta es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas, sobre su gestión financiera, operativa de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal.

El equipo auditor comprobó a través de la información reportada a SIA AUDITORIA y SIA OBSERVA de conformidad con la Resolución N°000858 del 26 de diciembre de 2016, el cumplimiento de la presentación de la cuenta, verificando la oportunidad, la veracidad y la calidad de la información, confrontando esta con el proceso auditor, encontrándose varias debilidades dentro del proceso, por lo cual se tipificaron observaciones u hallazgos, que se describen en cada línea auditada.

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados por el equipo auditor, este factor obtuvo un puntaje de 78.6 en la vigencia 2018 y de 80.8 para la vigencia 2019, para una calificación de Con Deficiencias para 2018 y Eficiente para 2019, resultante de ponderar los siguientes valores:

Tabla 6 Resultado de la Revisión de la Cuenta 2018

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

Tabla 6 Resultado de la Revisión de la Cuenta 2019

TABLA 1-2
RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Oportunidad en la rendición de la cuenta	83.3	0.10	8.3
Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)	80.6	0.30	24.2
Calidad (veracidad)	80.6	0.60	48.3
SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA		1.00	80.8

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

1.2.3. Legalidad

La evaluación de la legalidad (contratación, tics y administrativa) así mismo la legalidad financiera (Cumplimiento normas contables, presupuestales y tributaria)

Es la comprobación del cumplimiento de las normas externas e internas aplicable al ente o asunto auditado en los componentes evaluados.

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados por el equipo auditor, este factor obtuvo un puntaje de 64.6 en la vigencia 2018 para una calificación Con Deficiencias y de 66.5 para la vigencia 2019 para una calificación Eficiente, resultante de ponderar los siguientes valores:

Tabla 7 Resultado de la Revisión de Legalidad 2018

TABLA 1 - 3
LEGALIDAD
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Financiera	76.9	0.40	30.8
De Gestión	56.5	0.60	33.9
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD		1.00	64.6

Con deficiencias

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

Tabla 7 Resultado de la Revisión de Legalidad 2019

TABLA 1 - 3
LEGALIDAD
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Financiera	77.8	0.40	31.1
De Gestión	58.9	0.60	35.4
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD		1.00	66.5

Con deficiencias

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

1.2.4 Gestión Ambiental

mitigación a los problemas ambientales, a través de acciones normativas adoptando planes de control.

La adecuada integración de los proyectos ambientales se enmarca en los procesos de planeación para promover la sostenibilidad ambiental, desde el punto de vista del consumo, se requiere a corto plazo la reducción del riesgo y la prevención de la degradación ambiental.

Como resultado de la Auditoría, el concepto de la gestión AMBIENTAL es Eficiente, teniendo en cuenta la calificación de 72.5 puntos en la vigencia 2018 y 80.0 puntos en la vigencia 2019. De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados por el equipo auditor a este factor dada la sumatoria de las siguientes variables.

Tabla 8 Resultado de la Gestión Ambiental 2018

TABLA 1-4 GESTIÓN AMBIENTAL
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.	75.0	0.60	45.0
Inversión Ambiental	68.8	0.40	27.5
CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL		1.00	72.5

Con deficiencias

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

2019

TABLA 1-4 GESTIÓN AMBIENTAL
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.	83.3	0.60	50.0
Inversión Ambiental	75.0	0.40	30.0
CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL		1.00	80.0

Eficiente

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Dando cumplimiento a la normatividad en materia ambiental, las actividades realizadas en el año 2018 y 2.019, por el municipio fueron:

Inversiones realizadas en acueducto y alcantarillado durante la vigencia auditada y estado de la misma.

• Año 2018. Adquisición de los insumos y elementos necesarios para la potabilización del agua; contratación del proceso de toma de muestras de agua con el fin de ejercer control y contra muestreo al agua que se brinda a la comunidad contrateña; compra de materiales necesarios para la prestación de los servicios de AAA brindados a través de la Unidad de Servicios.

• Año 2019. Adquisición de los insumos y elementos necesarios para la potabilización del agua; contratación del proceso de toma de muestras de agua con el fin de ejercer control y contra muestreó al agua que se brinda a la comunidad contrateña; compra de materiales necesarios para la prestación de los servicios de AAA brindados a través de la Unidad de Servicios.

• Año 2018. Ampliación de la red de alcantarillado en 60 ml, desde la intersección de la calle 8 con Cra 9, salida hacia la PTAP a efecto de ofrecer cobertura a los nuevos usuarios de esta vía.

• Año 2019. Inicio de la ampliación de las redes de acueducto y alcantarillado desde la intersección de la Cra 1 con calle 7, salida hacia el camino del cerro de la vieja, para atender la demanda de servicio por parte de usuarios de este sector y los lotes proyectados sobre esta callejuela.

SERVICIO DE ACUEDUCTO: el acueducto municipal se compone de tres captaciones así:

BOCATOMA Y ACUEDUCTO SAN XXXX: construida en el año 2015, cuenta con su respectiva captación lateral tipo azud, su conducción a desarenador en manguera de 4”, red de conducción hacia la PTAP en manguera de 3”, sus respectivos aéreos, purgas, aireadores, todo este equipamiento en muy buen estado y total funcionabilidad.

Se revisó la información reportada en la plataforma SIA contraloría formato 16A. En esta línea no se evidencio observación alguna

PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL

Según certificación expedida por la Alcaldía del Municipio de contratación Que la planta de beneficio animal del Municipio de Contratación, no se encuentra en funcionamiento, debido cierre ordenado por el INVIMA en el mes de septiembre del año 2019, decisión que fue tomada basada en vencimiento de Autorización Sanitaria Temporal.

De igual manera durante las vigencias 2018 y 2019 no se realizaron inversiones a la misma.

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos PGIRS

El Municipio de Contratación Santander cuenta con el documento denominado Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos – PGIRS, el cual fue adoptado mediante Decreto No. 092 de Diciembre 21 de 2016 “Por la cual se Adopta El Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos –PGIRS- en el municipio de Contratación, Santander”

En cuanto a reforestación mediante certificación el Municipio informa que durante las vigencias 2018 y 2019 no se realizaron proyectos de reforestación.

De igual manera el municipio de Contratación no adquirido durante las vigencias auditadas predios de importancia estratégica declarados de interés público para la conservación de los recursos hídricos.

Con relación a la PTAR el municipio no cuenta con Planta de Tratamiento de Aguas Residuales.

Se revisó la información reportada en la plataforma SIA contraloría formato 16A. En esta línea no se evidencio observación alguna.

1.2.5 Plan de Mejoramiento

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados por el equipo auditor, este factor obtuvo un puntaje de 67.4 en la vigencia 2018 y la vigencia 2019 para una calificación de cumplimiento parcialmente por cuanto las metas se encuentran cumplidas, pero no en su totalidad a la fecha, es de tener en cuenta que se califica un solo plan de mejoramiento por cuanto se realiza auditoria a dos (2) vigencias, resultante de ponderar los siguientes valores:

Tabla 9 Resultado de la Revisión de la ejecución y la efectividad del plan de mejoramiento

Vigencia 2018 y 2019

ADMINISTRACION CENTRAL PLAN DE MEJORAMIENTO
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento	81,3	0,20	16,3
Efectividad de las acciones	63,9	0,80	51,1
CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO		1,00	67,4

Calificación
Cumple	2
Cumple Parcialmente	1
No Cumple	0

Cumple Parcialmente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

De acuerdo al plan de mejoramiento aprobado de conformidad al informe DEFINITIVO de Auditoria regular N. 0091 del 15 xx xxxxxx de 2019 vigencia 2017, el cual fue aprobado con 17 hallazgos administrativos.

La Resolución No.000230 xx xxxxx 18 de 2019, expedida por la Contraloría General xx Xxxxxxxxx, la cual en su artículo 66 establece que se debe cumplir con el cien por ciento (100%) del Plan de Mejoramiento, sin embargo, un plan con un nivel de cumplimiento igual o superior al ochenta por ciento (80%) se entiende como “en cumplimiento”.

Es de tener en cuenta que se califica un solo plan de mejoramiento por cuanto a la vigencia 2018 no se realizó auditoria.

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA NO. 10

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO”

Criterio:

De Conformidad con la ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias, corresponde a la oficina de control interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que su juicio hayan subsanado las evidencias que fueron objeto de observación por parte de la Contraloría general xx Xxxxxxxxx, estas acciones deben estar evidencias, lo cual será soporte para darlas por cumplidas e informarlo en el proceso auditor y reportes de la plataforma SIA OBSERVA.

Condición:

Revisado el % de seguimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2017 su cumplimiento es deficiente que, de 18 hallazgos, solo 3 hallazgos se encuentran en el 100%, siete hallazgos están en el promedio del 80% y 7 hallazgos entre el 70 y 30% de cumplimiento, porque lo que deja el plan de mejoramiento incompleto.

ANALISIS DE CUMPLIMIENTO DE SEGUIMINETO PLAN DE MEJORAMIENTO
N°	HALLAZGO	% CUMLIMIENTO	OBSERVACIONES GENERALES
1	EXISTENCIA DE CUENTAS INACTIVAS O CONVENIOS POR LIQUIDAR A DICIEMBRE DE 2016 INDISPENSABLE PARA LA IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES Y SU RESPECTIVO AVANCE	80	Este hallazgo se trae de la vigencia 2016
2	FALTA AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, SELECCIÓN OBJETIVA Y DERECHO A LA COMPETENCIA	80
3	FALTA DE DEFINICION TIPO DE CONTRATO	80
6	FALTA DE GESTION ANTE LA CAS PARA CULMINAR PENDIENTES DEL PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL	80
7	EL MUNICIPIO NO REALIZO NINGUN PROCESO DE REFORESTACION EN LA VIGENCIA	50

ANALISIS DE CUMPLIMIENTO DE SEGUIMINETO PLAN DE MEJORAMIENTO
N°	HALLAZGO	% CUMLIMIENTO	OBSERVACIONES GENERALES
8	INCUMPLIMIENTO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO	70	Seguimiento de plan de mejora deficiente
10	DEBILIDADES EN EL MANEJO DE EXPEDIENTES LABORALES	90
11	INCUMPLIMIENTO DEL COMPONENTE TIC PARA LA GESTION	70
12	INCUMPLIMIENTO EN EL COMPONENTE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION	70
13	NO SE HA EJECUTADO, MONITORIADO NI ACTUALIZADO EL PLAN MUNICIPAL DE GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES	60
14	DEFICIENCIA EN EL MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS	60
15	DEFICIENCIA EN RENTAS	80
15	INCONSISTENCIAS ENPROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO	80
17	PENDIENTE POR SANEAR PASIVOS	60
18	INEXISTENCIA DEL INFORME DE CIERRE PRESUPUESTAL CONFORME LO DISPONE EL ESTATUTO ORGANICO DE PRESUPUESTO MUNUICIPAL	30	Falta de compromiso para el cumplimiento de hallazgo

Causa: incumplimiento al plan de mejoramiento vigencia 2017

Efecto:

Por lo tanto, en el proceso auditor se evidencio que el plan de mejoramiento reportado en el formato f22a, contiene observaciones aun sin cumplir y que deberán presentar cumplimiento de acuerdo a las acciones planteadas y no ser REITERATIVAS EN INCUMPLIMIENTO por las mismas, por ende, se tipifica una observación ADMINISTRATIVA y SANCIONATORIA.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXX XXXXX XXXXXXXXX- Exalcalde					X
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX- alcaldesa	X
XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX - jefe de control interno	X
Normas presuntamente vulneradas:	Ley 87 de 1993
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Respuesta dada por la Xxx XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Actual

De acuerdo a la observación formulada se acepta y se tendrá en cuenta en el plan de mejoramiento, así mismo se está realizando seguimiento en el formato_202009_f22a_cgs para el cumplimiento de estas.

Cabe aclarar que por medio del decreto número 01181 de 2019 del 6 de diciembre por el cual me nombran como jefe de control interno de la alcaldía municipal y me posicione en el cargo el 9 de diciembre.

Respuesta dada por el Xx. XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde

Revisada la observación realizada por el grupo Auditor, se puede determinar que por error en el reporte ante SIA OBSERVA, se llevó al formato F22 la información sin actualización:

ANALISIS DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Con relación al hallazgo No. 1: EXISTENCIA DE CUENTAS INACTIVAS O CONVENIOS POR LIQUIDAR A DICIEMBRE DE 2016 INDISPENSABLE PARA LA IMPLEMENTACION DE LAS NORMAS INTERNACIONALES Y SU RESPECTIVO AVANCE:

Cabe aclarar que existe una cuenta inactiva de la construcción del plan maestro de alcantarillado que no se puede cancelar debido a que existe u proceso jurídico con la EMAF y PAMAC generando que no se puede dar el 100% de cumplimiento para este hallazgo.

Con relación al hallazgo No. 2: FALTA AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, SELECCIÓN OBJETIVA Y DERECHO A LA COMPETENCIA.

Este hallazgo se cumplió en un 100% teniendo en cuenta que se cumplió la meta de verificar en cada uno de los procesos que las especificaciones técnicas no sesguen en algún momento el proceso contractual y que cada tipo de contrato se ajuste a la normatividad vigente; como soporte de cumplimiento se tiene cada uno de los expedientes contractuales que reposan en los archivos del Municipio de Contratación y cargados en SECOP I.

Con relación al hallazgo No. 3: FALTA DE DEFINICION TIPO DE CONTRATO.

Desde la etapa precontractual se realizó el seguimiento a cada uno de los procesos contractuales con el fin de dar claridad al objeto contractual y se dio cumplimiento a lo establecido en la ley 80 y sus decretos reglamentarios para establecer la modalidad de cada proceso contractual. (Soporte procesos cargados en SECOP I y expedientes contractuales).

Con relación al hallazgo No. 6: FALTA DE GESTION ANTE LA CAS PARA CULMINAR PENDIENTES DEL PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL.

Se realizaron todos los trámites ante la CAS, para la verificación y aprobación de los Planes Ambientales, así mismo se hizo seguimiento de los mismos. (Archivo Documental de la Unidad de Servicios Públicos de Contratación).

Con relación al hallazgo No. 7: EL MUNICIPIO NO REALIZO NINGUN PROCESO DE REFORESTACION EN LA VIGENCIA.

En cuanto a procesos de reforestación la Administración Municipal en conjunto con ambientalistas del municipio, realizamos reforestación en el área de nacimiento de la fuente hídrica que surte el agua al sector de bellavista, esto debido al incendio ocurrido en el cerro de Xxxxx Xxxxxxxxxxx.

Con relación al hallazgo No. 8: INCUMPLIMIENTO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO. Se realizó la revisión y seguimiento al plan de Mejoramiento de las vigencias anteriores,

Si nos damos cuenta para cumplir el plan de mejoramiento 2017 auditado en el año 2019 era casi imposible ya que el informe de hallazgos y el plan de mejoramiento arranco el 28 xx xxxxxx de 2019 hasta el 31 de diciembre de 2019, sin embargo, se logró el cumplimiento de muchos de los hallazgos.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

De acuerdo a los argumentos allegados por el Xx. XXXXX XXXXX XXXXXXXXX Exalcalde, al equipo auditor y revaluando nuevamente el plan de mejoramiento correspondiente a la vigencia 2017 de conformidad con el Informe definitivo N.00091 del 15 xx xxxxxx de 2019, se ACEPTA los argumentos dados, ya que como expuso el plan de mejoramiento fue aprobado el 28 xx xxxxxx de 2019 , razón por la cual la entidad no alcanzo el cumplimiento de la totalidad de las metas pero al analizar su cumplimiento y de acuerdo a lo observado en la presente auditoria se pudo evidenciar que la calificación otorgada por el mismo es baja de acuerdo a las correcciones realizadas de esta manera al hacer una nueva evaluación obtiene un porcentaje de 1.6 lo que da como resultado Cumplido, por lo tanto se desvirtúa la connotación sancionatoria y se mantiene la connotación administrativa con el objeto que sea incluida en el correspondiente plan de mejoramiento.

NÚMERO DEL HALLAZGO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

FECHA DE INICIACIÓN DE METAS

FECHA DE TERMINACIÓN DE METAS

% CUMPLIMIENTO

CALIFICACIÓN EQUIPO AUDITOR

EXISTENCIA DE CUENTAS INACTIVAS O CONVENIOS POR LIQUIDAR A DICIEMBRE DE 2016 INDISPENSABLE PARA LA IMPLEMENTACION DE NORMAS

INTERNACIONALES Y SU RESPECTIVO AVANCE

28/08/2019

31/12/2019

1.5

FALTA AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, SELECCIÓN OBJETIVA Y DERECHO A LA COMPETENCIA

28/08/2019

31/12/2019

100

FALTA DE DEFINICION TIPO DE CONTRATO

28/08/2019

31/12/2019

100

FALENCIAS EN LA GENERACION DE EVIDENCIAS DE LA EJECUCION

28/08/2019

31/12/2019

100

INCUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 2 DEL DECRETO 092 DE 2017

28/08/2019

31/12/2019

100

FALTA DE GESTION ANTE LA CAS PARA CULMINAR PENDIENTES DEL PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL

28/08/2019

31/12/2019

100

NÚMERO DEL HALLAZGO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

FECHA DE INICIACIÓN DE METAS

FECHA DE TERMINACIÓN DE METAS

% CUMPLIMIENTO

CALIFICACIÓN EQUIPO AUDITOR

EL MUNICIPIO NO REALIZO NINGUN PROCESO DE REFORESTACION EN LA VIGENCIA

28/08/2019

31/12/2019

INCUMPLIMIENTO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO

28/08/2019

31/12/2019

FALTA DE ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL TRABAJO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

28/08/2019

31/12/2019

100

DEBILIDADES EN EL MANEJO DE EXPEDIENTES LABORALES

28/08/2019

31/12/2019

100

INCUMPLIMIENTO DEL COMPONENTE TIC PARA LA GESTION

28/08/2019

31/12/2019

100

INCUMPLIMIENTO EN EL COMPONENTE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

28/08/2019

31/12/2019

100

NO SE HA EJECUTADO, MONITORIADO NI ACTUALIZADO EL PLAN MUNICIPAL DE GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES

28/08/2019

31/12/2019

DEFICIENCIA EN EL MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

28/08/2019

31/12/2019

1.5

DEFICIENCIA EN RENTAS

28/08/2019

31/12/2019

INCONSISTENCIAS ENPROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

28/08/2019

31/12/2019

PENDIENTE POR SANEAR PASIVOS

28/08/2019

31/12/2019

INEXISTENCIA DEL INFORME DE CIERRE PRESUPUESTAL CONFORME LO DISPONE EL ESTATUTO ORGANICO DE PRESUPUESTO MUNUICIPAL

28/08/2019

31/12/2019

100

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX- Alcaldesa	X
XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX - Jefe de Control Interno	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

1.2.6 Control Fiscal Interno

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados para este factor por el equipo auditor, se obtuvo un puntaje de 72.9 puntos en la vigencia 2018 y un puntaje de 75.5 para 2019, teniendo en cuenta que esta evaluación se hace en la auditoría realizada en sitio de trabajo, para una calificación de Con Deficiencias resultante de ponderar las siguientes variables.

TABLA 1-7 CONTROL FISCAL INTERNO
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)	77.4	0.30	23.2
Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)	71.0	0.70	49.7
TOTAL		1.00	72.9

Tabla 10 Resultado de la Revisión del Control Interno 2018

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Con deficiencias

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

2019

TABLA 1-7 CONTROL FISCAL INTERNO
VARIABLES A EVALUAR	Calificación Parcial	Ponderación	Puntaje Atribuido
Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)	76.7	0.30	23.0
Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)	75.0	0.70	52.5
TOTAL		1.00	75.5

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Con deficiencias

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

CONTROL INTERNO

La Ley 087 de 1993 y la Ley 489 de 1998 señalan que todas las entidades públicas tienen la obligación de contar con un sistema de control interno que garanticen el cumplimiento y satisfacción de las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Para la realización de la evaluación del sistema de control interno, el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP; es la entidad encargada de establecer la coordinación y lineamientos en materia de Control Interno, definiendo el aplicativo MECI, mediante el cual se debe rendir el informe ejecutivo anual de la evaluación del sistema de control interno, hasta el 28 de febrero de cada vigencia según lo ordenado en el Decreto 1027 de 2007.

En cuanto al funcionamiento del Control Interno en la Alcaldía del Municipio de Contratación en el formato f-99 presento el siguiente informe a 2018 y 2019:

Decreto número 1499 de 2017, por medio del cual se modifica el Decreto número 1083

de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 que se deben integrar los sistemas.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG en su versión actualizada se define como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio

MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete (7) dimensiones, entre las cuales se encuentra el Talento Humano como corazón del Modelo; MIPG incorpora el ciclo de gestión PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) y, adicionalmente, incluye elementos propios de una gestión pública moderna y democrática: La información, la comunicación, y la gestión del conocimiento y la innovación. El control interno se integra, a través del MECI, como una de las dimensiones del Modelo, constituyéndose en el factor fundamental para garantizar de manera razonable el cumplimiento de los objetivos institucionales

La Alcaldía de Contratación, mediante resolución N. 017 de enero 28 de 2018, adopto el modelo de integración de Planeación y gestión MIPG. Faltando su aplicabilidad en su totalidad.

AUDITORIAS REALIZADAS

Durante las vigencias auditadas se evidenciaron las actas de aprobación del plan de auditorías, con sus informes respectivos faltando por realizar un seguimiento de mejoras a las debilidades presentadas en cada una de las secretarias.

INFORMES PORMENORIZADOS

El jefe de Control Interno, debe de publicar en la página de la Entidad, los informes pormenorizados de conformidad con el Art 9. De la Ley 1474 de 2011.

SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGO

La Alcaldía del Municipio de Contratación, cuenta con el mapa de riesgos, pero debe de realizarse un seguimiento periódico por parte de Control Interno, con los respectivos cortes 30 xx xxxxx, 31 xx xxxxxx y 31 de diciembre, el cual deben a la vez de publicarse en la página web.

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA NO.11 INCUMPLIMIENTO AL PLAN GENERAL DE AUDITORIAS

Presentar informe detallado de las actividades que realizo el responsable de control interno en la vigencia 2018 Y 2019 en el que se menciones (-Plan General de Auditorias vigencia 2018, Cumplimiento del Mismo; Planes de mejoramiento internos suscritos y Seguimiento a los planes de mejoramiento internos de la vigencia auditada.

Criterio: Ley 1753 de 2015 Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017

Condición: La alcaldía Municipal de Contratación dio cumplimiento al plan anual de auditoria vigencia 2018 y la vigencia 2019 no obstante se observa que no se realizó la auditoria programada al sector agropecuario.

Causa: Incumpliendo el 100% de ejecución de las Auditorias programadas vigencias 2018

-2019

Efecto: Posible deficiencia en la planeación para lograr los resultados propuestos dentro de la Gestión para la vigencia.

Se denota que deficiencia en el sistema de control interno desde la aplicación del ciclo PHVA, que le permite establecer un plan de auditorías basado en procesos y riesgos para la medición del cumplimiento de mejora continua, dentro del ejercicio del sistema del control interno basado en sus roles para garantizar una mejor efectividad de las auditorías internas de la entidad, no se evidencia auditorias en materia contable, gestión contractual, recurso humano, seguridad salud en el trabajo, archivó; por donde se determina una observación administrativa para que tomen la respectivas acciones de mejora.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX- Alcaldesa Municipal	X
XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX - jefe de control interno	X
Normas presuntamente vulneradas:	Ley 87 de 1993 y Decreto Nro. 1499 del 11 septiembre de 2017.
Cuantía:

A: Administrativa x D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables

Respuesta dada por la Xxx XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal

“De acuerdo a la observación formulada se acepta y se tendrá en cuenta en el plan de mejoramiento, cabe aclarar que por medio del decreto número 01181 de 2019 del 6 de diciembre por el cual me nombran como jefe de control interno de la alcaldía municipal y me posicione en el cargo el 9 de diciembre”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación, por lo tanto, se confirma como hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX- Alcaldesa Municipal	X
XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX Jefe de Control Interno	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

1.2.6.1. Concepto Control Interno Contable

Teniendo en cuenta que la Ley 87 de 1993 en su artículo 12 determina que la oficina de control interno o quién haga sus veces debe verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido, La Oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Entidad.

El objetivo principal es evaluar el sistema de control interno contable a fin de dar cumplimiento a lo Dispuesto por la Resolución No. 048 de febrero 10 de 2004, Circular Externa No.042 xx xxxxxx de 2001, Numeral 5°, Ley 87 de 1993, y demás normas concordantes, con el fin de determinar la aplicación de la normatividad existente y validar el grado de efectividad de las recomendaciones realizadas para el mejoramiento de las deficiencias identificadas en el proceso contable.

Durante la auditoría realizada en sitio de trabajo, se pudo verificar que mediante Resolución 053 del 27 xx xxxxx de 2012, se crea, integra y se asignan funciones al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable como una instancia asesora del área contable y financiera de la Entidad.

De lo anterior se pudo evidenciar que durante la vigencia 2018, se levantó 1 acta de comité mediante las cual realizan modificaciones que afectan la parte financiera relacionada con el saneamiento de cuentas del balance: así:

2018

- Acta No. 1 del 11 xx xxxxx de 2018

La contadora informa que a partir de enero 2018 debe darse la aplicabilidad a las NIFF por lo tanto se está implementando en el Municipio de Contratación siguiendo los parámetros establecidos en la Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones, por la cual incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual está conformado por: el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; los Procedimientos Contables; las Guías de Aplicación; el Catálogo General de Cuentas; y la Doctrina Contable Pública.

El comité autoriza a la Tesorera del Municipio y a la Contadora a realizar ajuste por errores, ajuste por convergencia y reclasificaciones para la implementación de las NIFF a los estados financieros de la entidad.

- Acta No. 02 del 05 de julio de 2018

La Contadora informa que en los estados financieros del Municipio en el código 133712004 refleja un saldo de $131.085.887.47= que corresponde a una transferencia por cobrar de la Gobernación xx Xxxxxxxxx y a su vez en el código 240102007 una cuenta por pagar por el valor de $131.085.887.47= a favor de la EMAF E.S.P correspondiente a un saldo pendiente de giro del Departamento xx Xxxxxxxxx del convenio en mención. En la vigencia 2017 como consta en el Acta Numero 01 de fecha 23 de octubre se descargó un valor de $44.501.698.44 teniendo como soporte un acta de liquidación del Convenio interadministrativo No. 001 de 2011 celebrado entre el Municipio de Contratación y la EMAF E.S.P firmada el 5 de noviembre de 2013.

El comité autoriza a la Tesorera del Municipio y a la Contadora a realizar los ajustes a los estados financieros de la entidad reportados anteriormente.

OBSERVACION DE AUDITORIA No: 12

BAJO FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE

Criterio

Resolución No.119 de 2006, ordena que el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

Condición:

Durante el proceso de auditoria en Sitio de Trabajo, se pudo evidenciar que en el Municipio de Contratación el Comité de Sostenibilidad Contable no funciono de acuerdo a como lo exige la Norma toda vez que durante la vigencia 2018 solamente se levantaron

2 actas mediante las cuales informan de la aplicabilidad de las nuevas normas internacionales de contabilidad NIFF y un ajuste de un doble registro de una cuenta de la EMAF y la Gobernación xx Xxxxxxxxx, de igual manera se observó que durante la vigencia 2019 este no funciono, por cuanto no existe acta alguna.

Causa:

Que los estados financieros no se estén actualizando y ajustando de acuerdo a los cambios que se presente durante la gestión realizada por la administración durante cada vigencia.

Efecto:

El municipio puede presentar valores irreales con subestimaciones, incertidumbres o sobreestimaciones y hacerse acreedor a sanciones por parte de las entidades que ejercen control sobre el mismo, por tal motivo se configura una observación de tipo administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
XXXXX NEL XXXX XXXXXXXXX Contador Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO

Respuesta Administración Actual

“Respuesta: Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, La Administración Municipal acepta la observación y será incluida en el plan de mejoramiento.”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

La entidad acepta la observación con el compromiso de hacer la corrección, por tal motivo se Confirma como Hallazgo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X
XXXXX NEL XXXX XXXXXXXXX Contador Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

De acuerdo al Formato F-99 diligenciado en la Plataforma SIA, el Sistema de Control Interno Contable se encuentra en un nivel ADECUADO con una calificación de 3.83 para la vigencia 2018 y de acuerdo a las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos de control, aunque presenta fallas en cuanto a que todavía no se encuentran documentado las políticas Contables en su totalidad, de igual manera la entidad no cuenta con un software que integre la información financiera, reflejado de la siguiente manera:

Para el 2019 en el Informe de Control Interno Contable, diligenciado en el Formato F-99 diligenciado en la Plataforma SIA se encuentra de igual manera con una calificación 3.89 en un nivel de ADECUADO como en la vigencia anterior de acuerdo a la siguiente imagen.

FALTA QUE LA ENTIDAD ESTABLEZCA PROCESO Y PROCEDIMENTO EN EL AREA CONTABLE. LA ENTIDAD NO CUENTA CON DOCUMENTOS ESTABLECIDOS PARA LA REALIZACION DE PROCESOS.SEGURIDAD DE SOPORTES CONTABLES. IDENTIFICACION DE PROCESOS

De otra parte, se pudo observar que en cuanto a la implementación de los procesos es baja y los estados financieros no son tomados en su totalidad para la toma de decisiones, por cuanto no manejan indicadores financieros.

1.2.6.2. Recurso Humano

La Alcaldía de Contratación – Santander, mediante Decreto N. 026 del 21de marzo 2019. ” Por medio del cual establece la planta de personal de la alcaldía de Contratación”, conformada por 6 directivos: 1 de elección popular, 1 Periodo fijo, 4 Libre nombramiento y remoción, 9 en provisionalidad: 2 profesionales, 5 técnicos y 2 Asistenciales

(C) Denominación Del Cargo	(N) Carrera Administrat iva Y/o Empleado Oficial	(N) Provisionali dad	(N) Libre Nombramie nto	(N) Supernume rario	(N) Total Area Misional	(N) Total Area Administra tiva	(N) Planta Autiorizada	(N) Planta Ocupada	(N) Personal Vinculado	(N) Personal Desvincula do
DIRECTIVO	0	0	6	0	0	6	6	6	6	0
ASESOR	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
PROFESIONAL	0	2	0	0	2	0	2	2	2	0
TECNICO	0	5	0	0	5	0	5	5	5	0
ASISTENCIAL	0	2	0	0	2	0	2	2	2	0

Fuente: Información reportada SIA CONTRALORIA

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA NRO. 13

NO SE CARGO Y ACTUALIZO EN LAS VIGENCIAS 2018 Y 2019 LA. INFORMACIÓN DEL PERSONAL EN LA PLATAFORMA DEL SIGEP.

Criterio:

Decreto 2842 de 2010, ley 190 de 1995 en su artículo 1, Decreto Ley 019 de 2012 su artículo 227 reporte al Sistema de información y gestión del empleo público- SIGEP -

Condición:

Revisada la documentación enviada por la oficina de Recursos humanos observamos que no se evidencia el registro de la hoja de vida del jefe de la oficina de control interno al SIGEP.

Causa:

Ocasiona que no se tenga el conocimiento de la idoneidad, cumplimiento de los requisitos académicos y la experiencia laboral del funcionario a vincularse como jefe de la oficina de control interno.

Efecto:

El posible incumplimiento tendiente a preservar la moralidad de los empleos en la función pública. e incumpliendo los principios mínimos.

NO obstante se verifico la plataforma del SIGEP Hojas de vida sigep y se evidencia que a la fecha falta vincular persona de la entidad a la plataforma vulnerando “De otra parte, y frente a la obligación de reportar Información de la hoja de vida en el SIGEP, la Ley 190 de 1995, señala en su “ARTICULO 227. REPORTES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO –SIGEP.

Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.”

De acuerdo al 2842 de 2010, los objetivos del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) son: registrar y almacenar información en temas de organización institucional y personal al servicio del Estado; facilitar los procesos, seguimiento y evaluación de la organización institucional y de los recursos humanos al interior de cada entidad, consolidando la información que sirva de soporte para la formulación de políticas y la toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional.

Igualmente, permitir el ejercicio del control social, suministrando a los ciudadanos la información en la normatividad que rige a los órganos y a las entidades del Sector Público, en cuanto a su creación, estructura, plantas de personal, entre otros.

Obligaciones relacionadas con la actualización del SIGEP:

- Los servidores públicos deben diligenciar sus hojas de vida en el SIGEP en cumplimiento de lo establecido en Ley 190 de 1995, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 2842 de 2010, y las normas que lo reglamentan o modifiquen, en especial el artículo 2.2.17.10 del Decreto 1083 del 2015, los cuales establecen que toda persona que sea nombrada en un empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado debe, previamente a su posesión o antes de la celebración del contrato, consignar en el sistema administrado por el DAFP la información requerida.

- De conformidad con el instructivo expedido por el DAFP, se exhorta a los servidores públicos a actualizar la hoja de vida en el SIGEP, una vez hayan sido dados de alta en la entidad por el jefe de recursos humanos o de contratos, respectivamente.

- De conformidad con el artículo 11 del Decreto 2842/10, la información registrada y su actualización en las hojas de vida y en la declaración de bienes y rentas deben ser confirmadas por el jefe de recursos humanos o de contratos o quienes hagan sus veces.

- Tal como lo establece el artículo 4, numeral 6 Decreto 2842/10, el DAFP debe hacer seguimiento a la operación, registro, actualización y gestión del SIGEP, así como al cumplimiento que les corresponde a las entidades públicas.

Operación del SIGEP

De acuerdo a lo estipulado en el Artículo 7° del Decreto 2842 de 2010, son responsabilidades de los representantes legales de las instituciones públicas que se integren al SIGEP y de los jefes de control interno. Las entidades y organismos a quienes se aplica el presente decreto son responsables de la operación, registro, actualización y gestión de la información de cada institución y del recurso humano a su servicio. Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de manera oportuna y que esta sea veraz y confiable.

Disposiciones generales

- Artículo 10° del Decreto 2842 de 2010 el formato único de hoja de vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública.

- Están obligados a diligenciar el formato único de hoja de vida, con excepción de quienes ostenten la calidad de miembros de las Corporaciones Públicas:

1. Los empleados públicos que ocupen cargos de elección popular y que no pertenezcan a Corporaciones Públicas, de período fijo, xx xxxxxxx y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión.

2. Los trabajadores oficiales

3. Los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato

Por lo anterior se configura una observación de tipo administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX- Alcaldesa Municipal	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX – Secretaria General y de Gobierno	x
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Respuesta dada por la Xxx XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa

“Durante la vigencia 2020, la Administración Municipal ha exigido a los contratistas y funcionarios el registro en el SIGEP, así mismo se está completando la información faltante en esta plataforma. Se tendrá en cuenta su recomendación para ser incluida dentro el Plan de Mejoramiento”

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación, por lo tanto, se Confirma como hallazgo de tipo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX- Alcaldesa Municipal	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX – Secretaria General y de Gobierno	x
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

1.2.7 Tecnologías de la Información y comunicaciones TICS

Como resultado de la Auditoría, el concepto de evaluación de este factor es Con Deficiencias, teniendo en cuenta para las vigencias 2018 y 2019 una calificación de 75.0 puntos obtenidos y la puntuación de las siguientes variables.

Tabla 11 Resultado de la Revisión de la gestión de las Tecnología de la Informática y las comunicaciones

TABLA 1-5 TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
VARIABLES A EVALUAR	Puntaje Atribuido
Cumplimiento aspectos sistemas de información	75.0
CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN	75.0

Calificación
Eficiente	2
Con deficiencias	1
Ineficiente	0

Con deficiencias

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal Grupo Auditor

El Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), expone la planificación estratégica de las tecnologías de información y la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea del Municipio de Contratación, para el período comprendido entre los años 2016 — 2019, de manera que se garantice el cumplimiento de sus objetivos y funciones, establecidos en las

normas y regulaciones vigentes, y la articulación de los lineamientos definidos en el Plan de Desarrollo Municipal, el Plan de Desarrollo Departamental y el Plan de Desarrollo Nacional.

Mediante el PETI la administración pretende asegurar la viabilidad y operatividad de las políticas de seguridad de la información, el acceso y buen uso de los recursos tecnológicos existentes que permitan el mejoramiento continuo de los procesos de atención y la satisfacción de los usuarios internos y externos.

Busca direccionar y facilitar la disposición e implementación de Tecnologías de información y Comunicaciones (TIC), mediante el uso de tecnología actualizada, ajustada a las necesidades y presupuesto de la administración municipal

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No.14

NO SE DA CUMPLIMIENTO X XXX 1581 DE 2012 POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Criterio:

Con respecto al avance en el cumplimiento de los principios y deberes, así como de la Responsabilidad Demostrada, establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas concordantes, se precisa lo siguiente:

1. Darles cumplimiento a las disposiciones establecidas en la ley de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) va mucho más allá de realizar el mero registro de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD – de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La estructura de esta ley permite establecer que los requerimientos para realizar el Registro Nacional de Bases de Datos corresponden sólo a un artículo (Art. 26) de los treinta que componen la mencionada norma (Ver Imagen No. 1).

De esta forma es importante destacar que, a partir del artículo 4 hasta el artículo 26, corresponde a principios y deberes que el sujeto obligado debe acatar de manera obligatoria

Condición:

La entidad presenta falencias en la aplicación de norma, actualmente se encuentra inscrita en el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS realizada ante LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, inscripción publicada en la página web.

La Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (que absorbió al Decreto 1377 de 2014 y al Decreto 886 de 2015) aparecen una serie de DEBERES que el sujeto no está cumpliendo por cuanto no se evidenciaron en la página web y en la certificación solicitada de cumplimiento de la Ley, estos son:

• Haber nombrado o designado al Oficial de Protección de Datos Personales y haberle indicado las responsabilidades y tareas que la ley le asigna a esta persona.

• Contar con un Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento.

• Se debe contar con un inventario de Bases de Datos tanto físicas como automatizadas. Este inventario debe contar con la estructura como lo define la ley de protección de datos personales.

• Como la Alcaldía realizó el registro de sus bases de datos, deben estar las evidencias de las actividades anuales de Capacitación a sus funcionarios y contratistas del 2019, tal y como lo establece la ley de protección de datos personales.

• Debe presentar el Protocolo de respuesta ante incidentes de seguridad.

• Debe demostrar las políticas y procedimientos para la Gestión de Encargados del Tratamiento.

• Debe presentar el Plan anual de Auditoría al Sistema de Protección de Datos Personales. Teniendo en cuenta que la Alcaldía realizó el registro de sus bases de datos en enero de 2019, debe presentarle a la autoridad, no sólo el plan sino también el informe de la auditoría realizada en el primer año del sistema.

Causa:

La inobservancia de la norma y la falta de implementación de procedimientos enfocados al cumplimiento hace que la entidad se encuentre desactualizada adicionalmente se observa que en su página web no se evidencia el cumplimiento de sus deberes.

Efecto:

La entidad presenta riesgo de sanciones por incumplir la normatividad legal vigente. Configurándose una observación de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X

Normas presuntamente vulneradas:	Ley 87 de 1993 y Decreto Nro. 1499 del 11 septiembre de 2017.

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR EL ENTE AUDITADO

Respuesta Administración Actual

“Respuesta: La administración municipal tendrá en cuenta su recomendación para ser incluida en el Plan de Mejoramiento para el cumplimiento de la Ley de Tratamiento de Datos Personales”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X

Normas presuntamente vulneradas:	Ley 87 de 1993 y Decreto Nro. 1499 del 11 septiembre de 2017.

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

1.3 CONTROL DE RESULTADOS

1.3.1Cumplimiento de Planes – Programas- Proyectos Tabla 12 Cumplimiento de planes programas y proyectos

PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados para este factor por el equipo auditor, se obtuvo un puntaje de Cumple para una calificación 85.6 resultante de ponderar las siguientes variables.

Vigencia 2018

Tabla 23 Cumplimiento de planes programas y proyectos

TABLA 2-1 CONTROL DE RESULTADOS
FACTORES MINIMOS	Calificación Parcial	Ponderación	Calificación Total
Eficacia	89.6	0.20	17.9
Eficiencia	91.3	0.30	27.4
Efectividad	80.0	0.40	32.0
coherencia	82.4	0.10	8.2
Cumplimiento Planes Programas y Proyectos		1.00	85.6

Calificación
Cumple	2
Cumple Parcialmente	1
No Cumple	0

Cumple

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal Elaboro Grupo Auditor

Vigencia 2019

De acuerdo con los criterios y procedimientos aplicados para este factor por el equipo auditor, se obtuvo un puntaje de Cumple para una calificación 88.8 resultante de ponderar las siguientes variables.

TABLA 2-1 CONTROL DE RESULTADOS
FACTORES MINIMOS	Calificación Parcial	Ponderación	Calificación Total
Eficacia	90,4	0,20	18,1
Eficiencia	91,9	0,30	27,6
Efectividad	85,9	0,40	34,4
coherencia	88,2	0,10	8,8
Cumplimiento Planes Programas y Proyectos		1,00	88,8

Calificación
Cumple	2
Cumple Parcialmente	1
No Cumple	0

Cumple

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal Elaboro Grupo Auditor

Evaluación de Planes, Programas y proyectos (PLAN DE DESARROLLO) Cumplimiento de Planes — Programas- Proyectos

El DNP define el Plan de desarrollo como el instrumento de planificación que orienta las acciones de las administraciones departamentales, distritales y municipales durante un período de gobierno.

El Plan de desarrollo tiene su origen en la Ley 152 de 1994, ley orgánica del Plan de desarrollo, la cual establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan.

Para las vigencias 2016 y 2019, para la elaboración del Plan de Gobierno se tuvo en cuenta el programa de Gobierno, inscrito en la Registraduría Municipal del Estado Civil, teniendo en cuenta las políticas públicas nacionales de acuerdo a la ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo y programas de orden nacional y departamental que por competencia los municipios deben de ejecutar.

El Plan de desarrollo del municipal de Contratación - Santander periodo 2016-2019, se denominó “Tenacidad y servicios para grandes resultados” aprobado mediante Acuerdo N° 006 del 31 xx xxxx de 2016, durante el cuatrienio no hubo ajustes al plan de desarrollo.

Compuestos por 6 estrategias:

1. Turismo Mundial: Cultural histórico, religioso y de naturaleza.

2. Contratación una gran empresa: Nuevos emprendimientos e incentivos productivos.

3. Seguridad alimentaria y dignidad al campesino: productividad en el campo

4. Contratación a una hora de la vía central: pavimentación y mejoramiento de las vías.

5. Mejor educación xx Xxxxxxxxx: fortalecer el modelo de educación salesiana y promover nuevos contagios ciudadanos.

6. Asamblea Municipal constituyente: mejorar la gobernabilidad para unir al pueblo y darle poder al ciudadano.

4 dimensiones:

1. Dimensión Social

2. Dimensión económica

3. Dimensión ambiental

4. Dimensión institucional EJECUCION PLAN DE DESARROLLO:

El presupuesto del Plan de desarrollo para el cuatrienio fue de $00.000.000.000, el cual se ejecutó $00.000.000.000 equivalente al 94%, aclarando que la información de la vigencia 2019 está reportada al mes de septiembre.

PLAN DE DESARROLLO

DESCRIPCION

PRESUPUESTO CUATRIENIO

2016

2017

2018

2019

TOTAL EJECUTADO

PROYECTADO

EJECUTADO

PROYECTADO

EJECUTADO

PROYECTADO

EJECUTADO

PROYECTADO

EJECUTADO A SEPTIEMBRE

TOTAL INVERSION CUATRIENIO

00.000.000.000

0.000.000.000

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PLAN BASICO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

De conformidad con lo señalado en el artículo 311 de la Constitución Política, al municipio como entidad fundamental de la división político - administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir con las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes. La Ley 388 de 1997 nos indica que el ordenamiento del territorio municipal comprende un conjunto de acciones político-administrativas y de planificación física concertadas, emprendidas por los municipios o distritos y áreas metropolitanas, en ejercicio de la función pública que les compete, dentro de los límites fijados por la Constitución y las leyes, en orden a disponer de instrumentos eficientes para orientar el desarrollo del territorio bajo su jurisdicción y regular la utilización, transformación y ocupación del espacio, de acuerdo con las estrategias de desarrollo socioeconómico y en armonía con el medio ambiente y las tradiciones históricas y culturales.

En el año 1997 el gobierno nacional expidió la ley 388 de 1997, conocida como la “Ley de Desarrollo Territorial”, para diferenciarla de la “Ley de Ordenamiento Territorial” (Ley 1454 de 2011), que establece un mandato para que todos los municipios del país formulen sus respectivos Planes de Ordenamiento Territorial.

El municipio de Contratación –Santander, mediante Acuerdo número 009 del 18 de septiembre del 2001, adopta el Esquema de ordenamiento territorial. Pero en el año 2017 se inicia el proceso de actualización Contrato de consultoría CMA-002-2017, cuyo objeto es “Consultoría para realizar revisión general del esquema de ordenamiento territorial del municipio de Contratación-Santander”. Contrato que a la fecha se encuentra suspendido mediante acta N.02 de fecha 10 de octubre de 2020 según consulta del SECOP.

Es de aclarar, que este contrato no quedo dentro del análisis de la muestra en esta auditoría, por lo tanto, se solicita a la Administración, tenerlo en cuenta como una

observación y realizar los ajustes necesarios de acuerdo a las normas establecida de contratación, el cual será objeto de revisión en la próxima auditoria

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA NRO. 15 INCUMPLIMIENTO A LAS METAS DE PLAN DESARROLLO

Criterio:

Ley 388 de 1997, Acuerdo N° 006 de 2016

Condición:

PLAN DE DESARROLLO 2016-2019
EJES TEMÁTICO S	PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
EJES TEMÁTICO S	PRESUPUE STO CUATRIENI O	PROYECT ADO 2016	EJECUTAD O 2016	PROYECT ADO 2017	EJECUTAD O 2017	PROYE CTADO 2018	EJECUTA DO 2018	PROYECTA DO 2019	EJECUTAD O 2019	% DE EJECUC IÓN A 2016- 2019
Educación	536000000	23400000 0	$139,638,00 0	23752421 5	$145,853,84 1	2225612 58	$75,583,5 48	230125152	$91,824,863	100
Salud	8046820000 .00	19702541 25	$2,011,705, 000	2210233	$2,076,535, 433	1970458 256	$2,257,44 9,379	198457856	$1,900,860, 842	100
Agua potable y saneamient o básico	1165024000 .00	34273212 5	$291,256,00 0	33256212 5	$277,299,97 9	2562568 97	$266,634, 193	235265125	$80,193,942	100
Deporte y recreación	428624000. 00	12025421 5	$107,156,00 0	12512512 2	$118,728,96 5	1002352 36	$108,372, 300	125485758	$28,950,000	100
Cultura	480088000. 00	15424582 0	$120,022,00 0	12365412 5	$277,778,67 0	1235687 78	$301,090, 845	88251245	$94,784,426	100
Servicios públicos diferentes a acueducto, alcantarillad o y aseo	440104000. 00	12023653 3	$110,026,00 0	12011141 2	$87,541,713	1023201 54	$104,511, 409	45852123	$42,494,391	100
Vivienda	547902512. 00	50000	$0	45265125 8	$0	4520125 4	$5,999,55 0	50000000	$1,045,627, 654	100
Agropecuari o	187383112. 00	68000000	$80,534,000	5000000	$59,672,000	5425852 3	$67,792,1 11	60124589	$61,959,615	100
Transporte	2061327029 .00	60232145 8	$490,589,00 0	45898565 7	$483,507,24 5	5412635 89	$2,444,68 2,673	458756325	$624,457,39 9	91.67
Ambiental	504070573. 00	3215	$3,000	1000000	$10,000,000	4521523 5	$62,934,4 80	457852123	$0	87.5
Centros de reclusión	22239861.0 0	4521236	$5,000,000	6254125	$4,999,827	6251235	$4,999,99 9	5213265	$0	80.65
Prevención y atención de desastres	169527779. 00	45125123	$30,423,000	42152326	$30,660,015	4112510 0	$51,117,5 50	41125230	$18,676,586	80
Promoción del desarrollo	50606589.0 0	14253215	$15,000,000	11451123	$0	1245112 6	$12,000,0 00	12451125	$37,850,000	75

Atención a grupos vulnerables - Promoción Socia	1224541188 .00	41251223 2	328,408,000	14545121 5	$409,281,08 3	4511265 26	$475,864, 544	215451215	$294,398,91 5	66.67
Equipamient o	305372772. 00	75120123	$69,607,000	20312545 1	$203,462,49 3	1254123 6	$251,517, 627	14585962	$25,000,000	66.67
Desarrollo comunitario	429048636. 00	5412123	$5,900,000	4001256	$5,000,000	4151230 21	$5,000,00 0	4512236	$8,000,000	66.67
Fortalecimie nto institucional	1274831558 .00	41212512 3	$353,767,00 0	38545689 7	$346,378,20 0	3521254 15	$385,613, 176	125124123	$428,692,45 9	50
Justicia y seguridad	493828480. 00	12415212 3	$140,724,00 0	12345712 0	$137,392,01 2	4152311 26	$446,044, 597	124125485	$127,866,70 7	66
TOTAL	145125326. 00		$4,299,758, 000	14512532 6	$4,674,091, 476		$7,327,20 7,981		$4,911,637, 799

La alcaldía Municipal de Contratación dio cumplimiento al plan de desarrollo en su totalidad entre las vigencias 2018 y 2019

En el proceso auditor se denoto que teniendo el cierre del cuatrienio quedaron metas de los diferentes ejes temáticos que no se cumplieron y en algunos casos fue nula la ejecución, certificar cuales no se cumplieron y si la actual administración las incluirá en el plan de desarrollo, informar si al finalizar la vigencia 2019, realizaron ajustes al plan de desarrollo anexando el acto administrativo de aprobación por parte del concejo municipal.

PLAN DE DESARROLLO 2018 - 2019

Fuente: Reporte-PI

Comportamiento de la inversión por sectores en la vigencia 2016 -2019:

ITEM	PROYECTADO 2018	EJECUTADO 2018	PROYECTADO 2019	EJECUTADO 2019	%AVANCE DE CUMPLIMIENTO 2016 - 2019
ALIMENTACION ESCOLAR	$ 12,451,256.00	$ 15,090,804.00	$ 12,451,258.00	$ 62,000.00	100.00
EDUCACION	$ 120,125,124.00	$ 60,492,744.00	$124,125,236.00	$ 91,762,863.00	87.00
SALUD	$2,154,235,101.00	$2,517,449,379.00	$ 1,951,215.00	$1,900,860,842.00	87.00
AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO	$ 266,451,235.00	$ 266,634,193.00	$124,125,123.00	$ 80,193,942.00	67.00

ITEM	PROYECTADO 2018	EJECUTADO 2018	PROYECTADO 2019	EJECUTADO 2019	%AVANCE DE CUMPLIMIENTO 2016 - 2019

CULTURA	$ 285,124,123.00	$ 301,090,845.00	$320,124,125.00	$ 94,784,426.00	77.50
RECREACION Y DEPORTE	$ 100,125,326.00	$ 108,372,300.00	$ 10,215,236.00	$ 28,950,000.00	85.00
OTROS SECTORES DE INVERSION	$ 1,125,123.00	$ 4,318,077,716.00	$ 1,222,023.00	$ 2,715,023,726.00	75.00

Fuente: Ejecución FUT Y SIEE

En el cuatrienio no hubo ajustes al plan de desarrollo y estas fueron las metas que tuvieron 0 en evaluación de resultados

Y que, de las anteriores, 6 de estas se encuentran relacionadas en el Plan de desarrollo 2020- 2023, meta 46, 47, 205,192,72,27 de la siguiente manera:

Causa: En la ejecución de las metas del plan de desarrollo resaltadas en verde no se encuentran relacionadas en el plan de Desarrollo 2020-2023

Efecto: Posible deficiencia en la planeación de metas del plan de desarrollo

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	x

Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatorios

La respuesta del sujeto de control se anexa para que forme parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables:

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

Respuesta dada por la Xxx XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal

“De acuerdo a la observación formulada, se tendrá en cuenta para la elaboración del Plan de Mejoramiento”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación, por lo tanto, se Confirma como hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal	X

Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

1.4 . CONTROL FINANCIERO y PRESUPUESTAL

La Contraloría General xx Xxxxxxxxx como producto de su proceso auditor, estableció que, en la Alcaldía de Contratación, en el componente de Gestión Financiero y Presupuestal, obtuvo una calificación de 84.7 puntos, en la vigencia 2018 y de 85.5 para la vigencia 2019, que equivale a un concepto FAVORABLE, resultante de ponderar los siguientes factores y referidos en las siguientes tablas:

Tabla 13 Control Financiero 2018

Factores minimos

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ALCALDIA DE CONTRATACION

2018

Calificación Parcial

Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables	90.0		0.70	63.0
2. Gestión presupuestal	66.7		0.10	6.7
3. Gestión financiera	75.0		0.20	15.0
Calificación total			1.00	84.7
Concepto de Gestión Financiero y Pptal		Favorable

Rango

80 o más puntos Menos de 80 puntos

Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Concepto Favorable Desfavorable

2019

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor

Tabla 14 Estados contables

Como resultado de la Auditoría, el concepto de evaluación de este factor es de los estados contables dando una opinión Con Salvedades teniendo en cuenta la calificación de 90.0 puntos en la vigencia 2018 y de 90.0 puntos en la vigencia 2019 para una opinión de Razonabilidad Con Salvedades, para ambas vigencias, obtenidos y la puntuación de las siguientes variables.

2018

TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES
VARIABLES A EVALUAR	Puntaje Atribuido
Total inconsistencias $ (millones)	2240388853.0
Indice de inconsistencias (%)	8.7%
CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES	90.0

Calificación
Sin salvedad o limpia	<=2%
Con salvedad	>2%<=10%
Adversa o negativa	>10%
Abstención	-

Con salvedad

Matriz de Gestión Fiscal Grupo Auditor

2019

TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES
VARIABLES A EVALUAR	Puntaje Atribuido
Total inconsistencias $ (millones)	944481130.0
Indice de inconsistencias (%)	4.2%
CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES	90.0

Calificación
Sin salvedad o limpia	<=2%
Con salvedad	>2%<=10%
Adversa o negativa	>10%
Abstención	-

Con salvedad

Matriz de Gestión Fiscal Grupo Auditor

Análisis Estados Financieros

1.4.1 ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

Al comparar los activos corrientes frente a los pasivos corrientes se observa que para el para el 2018 cuenta 16 pesos del activo por cada $1 peso del pasivo y para el 2019 cuenta con 5 pesos del activo por cada 1 peso del pasivo, lo anterior indica que la ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACION, cuenta con buen respaldo para financiar sus pasivos a corto plazo pues tiene la liquidez suficiente para responder con futuras obligaciones.

El sistema contable de la Alcaldía de Contratación, se rige por lo reglamentado por el Sistema General de Contabilidad Pública, el cual comprende el conjunto organizado de políticas, principios, normas y procedimientos, estructurados lógicamente en el Plan General de Contabilidad Pública que, al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por la entidad, generan la conformación necesaria para la toma de decisiones.

La Alcaldía de Contratación maneja y procesa las operaciones contables a través del software financiero y contable TRANSFOR, una vez evaluado este sistema podemos observar como la información es procesada y genera reportes que no son consolidados en el paquete de contabilidad e interactúa con el paquete de presupuesto. Las cifras fueron tomadas de los libros de contabilidad con corte a 31 de diciembre de 2018 y 2019.

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 16

BAJA APLICABILIDAD DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NICSP)

Criterio:

• El Municipio debe dar aplicabilidad a la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

• Resolución 469 del 19 xx xxxxxx de 2016, que modificó la Resolución 358 que regula el Control Interno Contable,

• Resolución 470 del 19 xx xxxxxx de 2016 incorpora el Marco Normativo y con Resolución 693 del 06 de diciembre de 2016 regula el aplazamiento de la aplicabilidad de las Normas en el Municipio de Contratación los cuales a 31 de diciembre de 2018 y 2019 los estados financieros deben presentarse con las convergencias de cada uno de los grupos de acuerdo a los ordenado por la Contaduría General de la Nación.

Condición:

Con Resolución 100 xx xxxx 20 de 2016 se crea el Comité de Convergencia para la implementación del Nuevo Marco Normativo para la regulación contable y la aplicación

del proceso de implementación de las NICSP, durante el año 2017 se contrató una empresa que asesoro y oriento dicho proceso y se presentó el respectivo ESFA en el plazo autorizado por la CGN., los estados financieros de 2018 y 2019 presenta debilidades de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, específicamente en lo que tiene que ver con los Identificación de los bienes durante las vigencias 2018 y 2019, la socialización de las políticas contables y la convergencia de cada uno de los grupos que conforman los estados financieros, de igual manera no se encuentra depurado la totalidad de los mismos especialmente el grupo 17; de acuerdo a lo observado en la revisión de los estados financieros

Causa:

Se pudo evidenciar los Estados Financieros a 2018 y 2019 que no se encuentra la totalidad de la implementación de las Normas Internacionales NIIF.

Efecto:

Puede conllevar al Municipio a recibir sanciones por el incumplimiento en la aplicabilidad de las Normas, al presentar estados financieros que no muestran la realidad de la información financiera, por tal motivo se configura una Observación de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXX NEL XXXX XXXXXXXXX Contador Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que formen parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

“Respuesta: Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, donde se manifiesta, Se pudo evidenciar que los Estados Financieros a 2018 y 2019 que no se encuentra la totalidad de la implementación de las Normas Internacionales NIIF.

En cuanto a las NIIF se implementó el nuevo marco normativo de regulación contable, Manual de políticas contables, se realizaron avalúos de los bienes muebles e inmuebles los cuales fueron incorporados al ESFA (Estados Financieros de Apertura), y a partir de la fecha se ha venido trabajando bajo las normas NICSP.”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación con el compromiso de que continuará con las acciones misionales respecto de las normas internacionales de Información Financiera, por lo tanto, se Confirma la presente observación como Hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXX NEL XXXX XXXXXXXXX Contador Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

ANALISIS DE INDICADORES FINANCIEROS QUE REFLEJAN LA SITUACIÓN ECONOMICA DEL MUNICIPIO DE CONTRATACION

ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACION
SITUACION FISCAL COMPARATIVA
	Cifras en miles de pesos
	2018	2019
ACTIVO CORRIENTE	4,733,531,316	3,495,965,136
PASIVO CORRIENTE	30,015,299	652,105,410
SUPERAVIT FISCAL	4.703.516.017	2.843.859.726
Fuente: Estados Financieros

Al observar el comportamiento del Activo Corriente y del Pasivo Corriente durante las vigencias 2018 y 2019 del Municipio de Contratación, estos presentan un Superávit Fiscal de $4.703.516.017 para el 2018 y para el 2019 lo presenta de $2.843.859.726 disminuyendo en un (-45%), situación está que muestra que la Alcaldía financieramente se encuentra débil para adquirir compromisos toda vez que las obligaciones se encuentran clasificadas como activo no corriente, lo que muestra que en esta última vigencia hubo mayor inversión.

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

ALCALDIA MUNICIPAL DE CONTRATACION
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
	Cifras en miles de pesos
	2018	2019
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO	10%	14%
TOTAL, ACTIVOS	25,736,403,612	22,540,303,045
TOTAL, PASIVOS	2,638,427,592	3,114,214,132
Fuente: Estados Financieros SIA Contraloría

El cuadro anterior refleja el nivel de endeudamiento que para la vigencia 2018 fue del 10% y para la vigencia 2019 fue del 14% lo que indica que el Municipio, aunque cuenta con créditos no afecta su situación financiera pues su saldo de deuda es bajo y teniendo en cuenta que lo más representativo corresponde a las provisiones para pensiones que realiza el Municipio para futuras pensiones.

BALANCE GENERAL

El Balance General a 31 de Diciembre de 2018 y 2019, presentados por la Administración Municipal en la rendición de cuenta, se encuentran clasificados y presentados de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice: “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.”

El Balance General es una de las herramientas con que cuenta la administración municipal donde se refleja la información de las transacciones efectuadas por la entidad y la razonabilidad de las cifras con base en los estados financieros firmados por el Alcalde Municipal de Contratación la contadora Pública y la Tesorera, reportados en el sistema de SIA Contraloría; encontramos la siguiente información financiera:

Con base en la información contable de la vigencia 2018 y 2019, el análisis financiero de Alcaldía Municipal de Contratación, presenta una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que sus activos aumentan en tanto que los pasivos disminuyen e incluye un análisis de la información contable de la vigencia 2018 2019 y se hace un comparativo con las vigencias de las dos vigencias.

ALCALDIA DE CONTRATACION

Estado de Situación Financiera Comparativa

Código	CUENTAS	AÑO 2019	% PART	AÑO 2018	% PART	VARIACION ABSOLUTA	VA R IA C I ON R ELA T IV A
	ACTIVO
	CORRIENTE (1)	3,495,965,136	16	4,733,531,316	18	- 1,237,566,180	-26
11	Efectivo y Equivalentes al Efectivo	2,538,117,523	11	3,454,694,964	13	- 916,577,441	-27
13	Cuentas por cobrar	944,481,130	4	1,265,469,869	5	- 320,988,739	-25
19	Otros activos	13,366,483	0.06	13,366,483	0.05	-	0
	NO CORRIENTE (2)	19,044,337,909	84.49	21,002,872,296		- 1,958,534,387	-9
16	Propiedades, planta y equipo	12,824,869,125	57	14,545,037,364	57	- 1,720,168,239	-12
17	Bienes de beneficio y uso público	2,259,248,341	10.02	2,240,388,853	9	18,859,488	1
19	Otros activos	3,960,220,443	17.57	4,217,446,079	16	- 257,225,636	-6
	TOTAL ACTIVO (3)	22,540,303,045	100.00	25,736,403,612	100	- 3,196,100,567	-12
	PASIVO					-
	CORRIENTE (4)	652,105,410	20.94	30,015,299	1.14	622,090,111	2073
21	Depósitos y exigibilidades					-
24	Cuentas por pagar	628,017,497	20.17	30,015,299	1.14	598,002,198	1992
25	Beneficios a los Empleados	24,087,913	1	0		24,087,913
26	Otros Bonos y títulos emitidos					-
	NO CORRIENTE (5)	2,462,108,722	79	2,608,412,293	99	- 146,303,571	-6
23	Operaciones de Financiamiento e Instrumentos Derivados	412,812,876	13	500,000,000	19	- 87,187,124	-17
25	Beneficios a los Empleados	2,049,295,846	66	2,108,412,293	80	- 59,116,447	-3
	TOTAL PASIVO	3,114,214,132	100	2,638,427,592	100	475,786,540	18
	PATRIMONIO (7)	19,426,088,913	86	23,097,976,020	90	- 3,671,887,107	-16
31	Patrimonio de las Entidades del Gobierno	19,426,088,913	86	23,097,976,020	90	- 3,671,887,107	-16
	TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO (8)	22,540,303,045	100	25,736,403,612	100	- 3,196,100,567	-12
Fuente: SIA Contraloría y Estados Financieros

Se hace un comparativo del Balance General del Municipio de Contratación a 31 de diciembre de 2018 y 2019, no sin antes aclarar que los estados financieros de la vigencia 2018 fueron presentados sin comparación toda vez que sus valores fueron los ESFA de acuerdo a lo ordenado por la Contaduría General de la Nación con el fin de dar aplicabilidad a las Normas Internacionales de Contabilidad NICSP y así poder observar el comportamiento de las cuentas que lo conforman y su evolución financiera, así:

El Activo que se encuentra conformado en corriente y no corriente, presentó una disminución 14% que equivale a (-$3.196.100.567) para el 2019 con relación a la vigencia 2018, ocasionado por la disminución del saldo que queda en el Efectivo relacionado con las cuentas bancarias de igual manera por la cuenta de cuentas por cobrar correspondiente a lo recibido por las transferencias de la última doceava parte de la vigencia 2018 y 2019 de igual manera disminución en el activo no corriente en lo que tiene que ver con la propiedad planta y equipo y los dineros que se encuentran en el Fonpet correspondiente a lo ahorrado para futuras pensiones.

En cuanto al Pasivo presenta un aumento del 18% para el 2019, se encuentra clasificado en corriente y no corriente este movimiento es ocasionado por el aumento de los beneficios a empleados en lo correspondiente a la provisión para pensiones.

Patrimonio en el 2018 presenta un valor de $00.000.000.000 y para el 2019 de

$00.000.000.000, presento una disminución del del -16% con relación a la vigencia 2018 ocasionado por la convergencia aplicada y por el resultado del ejercicio de un déficit acumulado, de igual manera por la disminución de la propiedad del Municipio y los Bienes de Beneficio y Uso Público que su valor es incierto por cuanto no se ha realizado la depuración de este grupo.

COMPORTAMIENTO DEL ESTADO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE CONTRATACION

CUENTAS	2019	2018
TOTAL, ACTIVO	22,540,303,045	25,736,403,612
TOTAL, PASIVO	3,114,214,132	2,638,427,592
TOTAL, PATRIMONIO	19,426,088,913	23,097,976,020

Fuente: SIA Contraloría y Secretaria de Hacienda Grafica No. 1: Estado de Situación Financiera

Fuente: - SIA Contraloría y Secretaria de Hacienda

Las cifras anteriores nos muestran el comportamiento del Estado de Situación Financiera, durante las vigencias 2018 y 2019, en el cual se observa la evolución de los activos correspondiente a los dineros que el Municipio le queda en Bancos que no se invirtieron durante las vigencias, y en cuanto a los pasivos se han venido disminuyendo durante las vigencias comparadas en cuanto a los compromisos y deudas y el mayor valor corresponde a las provisiones que el Municipio realiza para futuras pensiones, con relación al Patrimonio este se observa disminución durante la vigencia 2019 debido al

saneamiento y reclasificación y valoración de los bienes que tiene el municipio y por un déficit acumulado que viene de vigencias anteriores.

CUENTAS DEL ACTIVO:

EFECTIVO

EFECTIVO –EQUIVALENTE DEL EFECTIVO CODIGO CONTABLE 1110

A 31 de diciembre de 2018 el saldo del grupo 11 - Efectivo, presenta un valor de

$3.454.694.964 y para el 2019 queda un saldo de $2.538117.523 que equivale al 13% y 11% del total del activo; conformado por los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro y en fondos disponibles para el desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública.

Actualmente el Municipio maneja 21 cuenta corriente en el Banco Agrario de Colombia y Bancolombia 2, 49 cuenta de ahorros distribuidas en el Banco Agrario de Colombia, Coomuldesa, Banco Popular, Davivienda, Idesan, todas las cuentas son activas a diciembre 31 de 2019. Las cuentas bancarias en su totalidad se encuentran depuradas y conciliadas de acuerdo a los procedimientos y políticas contables.

Es de resaltar que, a la fecha del trabajo de campo en sitio de trabajo, el Municipio no registra Cuentas Inactivas de convenios de vigencias anteriores, por cuanto durante la vigencia 2017 realizaron saneamiento a las mismas.

En la actualidad se encuentran 2 cuentas embargadas, las cuales están en proceso para que el banco realice su reintegro ya que son fondos específicos inembargables.

RENTAS POR COBRAR

Se encuentra representados por los impuestos que el Municipio tiene adoptados y de los cuales el recaudo es invertido para gastos de funcionamiento, correspondiente a Impuesto Predial Unificado, de Industria y Comercio, entre otros de vigencia actual y vigencias anteriores del cual muestra en sus estados financieros una deuda a favor del Municipio, así:

La desagregación de las cuentas por cobrar presentadas en el Balance de Comprobación individual a 31de diciembre de 2018 y 31 de diciembre de 2019 es la siguiente:

RENTAS POR COBRAR

1,258,021,203.53

11,113,597,002.36

11,427,137,075.60

944,481,130.29

El rubro más representativo el impuesto predial adeudado por los contribuyentes del Municipio, y la transferencia del Fonpet causado y pendiente de recaudo, las demás transferencias corresponden a la causación de la última doceava del SGP vigencia 2019.

El Municipio de Contratación cuenta con un manual de cobro Administrativo, Persuasivo y Coactivo fue aprobado en la vigencia 2013 donde tiene establecidos los procedimientos para el cobro de la cartera, según certificación expedida por la tesorera del Municipio para las vigencias 2018 y 2019, y mediante Acuerdo No. 018 de noviembre 30 de 2018 se actualiza el Código xx Xxxxxx del Municipio.

Impuesto Predial

Es un tributo de carácter municipal que grava la propiedad inmueble tanto urbana como rural. Este tributo es autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986 en concordancia con el artículo 1 de la Ley 44 de 1990, a este impuesto se le incorpora la sobretasa ambiental autorizada por el artículo 44 de la ley 99 de 1993, que corresponde a un 15% del impuesto predial.

SALDO BALANCE DE COMPROBACION

SALDO ANTERIOR 2018

DEBE

HABER

SALDO SIGUIENTE 2019

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO

300,160,001

81,526,616

140,882,085

240,804,532

01-Predial Unificado Vigencia Actual

60,185,373

81,520,744

94,024,829

47,681,288

02-Predial Unificado Vigencias Anteriores

141,542,762

5,872

25,719,995

115,828,639

I.P.U. Difícil Recaudo

98,431,866

0.00

21,137,261

77,294,605

Fuente: Balance de Comprobación

Los anteriores son los valores que refleja en los estados financieros el Municipio de Contratación durante las vigencias 2018 y 2019 donde se puede observar que el recaudo que disminuye durante las últimas vigencias.

Gestión de Cobro de Cartera

• Según lo establece el Estatuto Tributario y xx Xxxxxx Municipal y manual de Cobro Administrativo de esta entidad, se inició de manera masiva una gestión de cobro persuasivo utilizando como herramienta principal el medio de comunicación de la emisora comunitaria del municipio donde se hace la invitación a todos los contribuyentes, se le reseño mediante cartas y facturas a los contribuyentes del impuesto predial vigente, a toda el área mediante la radicación del recibo de servicios públicos de los diferentes de 2018 y 2019 .

• Se socializo través de la emisora La Voz de la Fe, la importancia del pago y los beneficios por pronto pago del impuesto predial municipal, esto atendiendo a la garantía que genera esta estrategia como medio masivo de comunicación; así mismo se indicó la implicación de no pago; lo que genero un impacto positivo en el recaudo; esto se realizó en diferentes pautas a través de todo el 2018-2019.

De otra parte, en cuanto a la actualización de los predios de los contribuyentes se evidenció que la última actualización que realizo el Municipio fue durante la vigencia 2009.

De igual manera el software de recaudo de impuesto predial no efectúa los cálculos por deterioros estipulados en las políticas contables.

ESTADO DE CARTERA POR EDADES DE IMPUESTO PREDIAL

VIGENCIA 2018

VIGENCIA ACTUAL	1 AÑOS	2 AÑOS	3 AÑOS	4 AÑOS	5 AÑOS	MAS 5 AÑOS	TOTAL
CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL
60,185,373.00	50,711,148.00	45,682,784.00	64,430,898.00	48,026,090.00	23,346,582.00	7,777,126.00	300,160,001.00

VIGENCIA 2019

VIGENCIA ACTUAL	1 AÑOS	2 AÑOS	3 AÑOS	4 AÑOS	5 AÑOS	MAS 5 AÑOS	TOTAL
CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL	CAPITAL
47,681,288.00	31,279,926.00	49,109,929.00	47,186,028.00	29,554,927.00	25,481,648.00	10,510,786.00	240,804,532.00

Grafica No. 2 Estado de Cartera 2018-2019

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipio

Según el gráfico anterior la cartera de Impuesto Predial del Municipio de Contratación en términos generales es crítica por cuanto el mayor porcentaje, se encuentra clasificado en el rango mayor a 3 años en un porcentaje representativo de igual manera las vigencias anteriores y la vigencia actual está en un porcentaje alto y las demás edades se encuentran con porcentajes muy bajos.

De igual manera mediante certificación expedida por el tesorero del Municipio durante las vigencias 2018 y 2019 no se dio de baja cartera tanto de impuesto predial como de industria y comercio.

Mediante certificación expedida por el tesorero del Municipio durante las vigencias 2018 y 2019 no se realizaron prescripciones por concepto de impuesto predial e industria y comercio.

INFORME EJECUTIVO DE GESTION COBRO DE IMPUESTO PREDIAL Y DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

De acuerdo a lo observado en la información allegada por parte de la entidad en cuanto a la gestión realizada para el cobro de dichos impuestos las deudas más antiguas se encuentran en cobro coactivo y las de menor edad se encuentran en cobro persuasivo.

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 17

DEBILIDAD EN EL RECAUDO Y COBRO COACTIVO DE IMPUESTO PREDIAL DE VIGENCIAS ANTERIORES Y DE VIGENCIA ACTUAL.

Criterio:

Este tributo es autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986 en concordancia con el artículo 1 de la Ley 44 de 1990, El municipio debe dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad que crea los impuestos en cuanto su recaudo para posterior ejecución de la gestión municipal.

Condición:

Durante el trabajo de campo se pudo observar que el Municipio de Contratación en cuanto al recaudo de impuesto predial presentado en estados financieros y al comparar las vigencias 2018 con 2019 se evidencia que el recaudo es menor durante ambas vigencias, ocasionado esto baja gestión de recursos necesarios para los gastos de funcionamiento que ocasiona el ente territorial, de igual manera la baja también es ocasionada por la desactualización catastral que maneja el municipio. que la última fue en el año 2009.

Causa:

Bajos ingresos de impuesto predial por la desactualización catastral y la baja gestión en el recaudo de este tributo

Efecto:

Puede conllevar al Municipio a recibir menos ingresos al ser mal calificado por la baja gestión de recaudo. Por tal motivo se configura como una observación de tipo administrativo para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad con el fin de hacer el seguimiento a la gestión de recaudo por cuanto esta administración debe responder desde la vigencia 2013 en adelante.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX GUATEROS XXXXXXXX Tesorera Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que formen parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

“Respuesta: Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, me permito dar respuesta a su observación donde se evidencia que las vigencias 2018-2019 el recaudo por impuesto predial fue muy bajo.

En la vigencia 2020 se implementaron campañas por medio de emisora comunitaria, oficina al campo, volantes invitación al pago de impuesto predial adjuntándolos en los recibos de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, cumplimiento al Decreto 678 de 20 xx Xxxx el cual la Entidad se acogió para así generar beneficios a los contribuyentes”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación con el compromiso de que continuará con las acciones misionales respecto al recaudo y cobro de la cartera de Impuesto Predial toda vez que informan de la gestión que están haciendo durante la vigencia 2020 y que se era reflejada en la siguiente auditoria, por lo tanto, se Confirma la presente observación como Hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX GUATEROS XXXXXXXX Tesorera Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Es un tributo establecido y autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986, con modificaciones posteriores de la Ley 99 de 1990; para efectos del impuesto de industria y comercio entiéndase por actividades de servicio toda tarea, labor o trabajo ejecutado por personas naturales, jurídicas, sociedades de hecho, jurídicas y demás sociedades de derecho público privado sin que medie relación laboral con quien lo contrata, que genere una contraprestación en dinero o especie, dedicadas a satisfacer necesidades de la comunidad.

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 18

FALTA DE CONTROL EN EL RECAUDO DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO E INEXISTENCIA DE BASE DE DATOS DE ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES.

Criterio:

Condición:

Durante el trabajo de campo se pudo observar que el Municipio de Contratación en cuanto al recaudo de impuesto de Industria y Comercio presentado en estados financieros y al comparar las vigencias 2018 con 2019 se evidencia que solamente registran lo recaudado durante la vigencia y mediante certificación expedida por la Tesorera del Municipio no manejan cartera por este tributo, lo que muestra que no existe una base de datos de los establecimientos de comercio que existen en el municipio con el fin de poder llevar un control de los recaudos de acuerdo a lo adeudado.

Causa:

Bajos ingresos de impuesto de Industria y Comercio por la no existencia de una base de datos.

Efecto:

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX Tesorera Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que formen parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

“Respuesta: Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, La Administración Municipal acepta la observación y será incluida en el plan de mejoramiento”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación con el compromiso de que continuará con las acciones misionales respecto al recaudo y cobro de la cartera de Impuesto de Industria y Comercio, por lo tanto, se Confirma la presente observación como Hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX Tesorera Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

ACTIVO NO CORRIENTE:

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Uno de los Activos representativos es la Cuenta PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, la conforman los terrenos tanto urbanos como rurales, construcciones en curso, edificaciones, muebles y enseres y equipos de comunicación, son los grupos de mayor

participación junto con los Bienes de Beneficio y Uso Público de los cuales hasta el 2018 las propiedades venían desactualizadas y para el 2019 presenta una disminución del - 12% ocasionada por la convergencia de la aplicabilidad de las NIFF, de igual manera en los Bienes de Beneficio y Uso Público.

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 19

INCONSISTENCIAS EN EL GRUPO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Criterio:

Los grupos que conforman los estados financieros se deben presentar de acuerdo a la Resolución 533 de 2015 y Resolución 484 de 2017 en cuanto a que los saldos que maneja cada grupo deben estar saneados y presentar cifras reales.

Condición:

Durante el proceso de auditoria en sitio de trabajo y al verificar las subcuentas que conforman la propiedad planta y equipo, se pudo observar que presenta las siguientes inconsistencias:

a. El Municipio no ha realizado la actualización catastral desde la vigencia 2009 con el fin de poder contar con saldos reales de los predios que posee.

b. Adquirió Equipos de Cómputo por valor de $5.570.792 y una Placa tallada en Piedra por valor de $6.000.000 y no se evidencia el ingreso a los estados financieros.

c. La última toma de inventarios físico de propiedad planta y equipo se realizó en la vigencia 2016.

d. Dentro del grupo 16 de propiedad planta y equipo en terrenos urbanos y rurales se observan predios que pertenecen al grupo 17.

e. La entidad no cuenta con un manual de inventarios con el fin de tener los procedimientos requeridos para dar o no de baja elementos devolutivos.

f. Las propiedades no se encuentran actualizadas en su totalidad por cuanto la alcaldía debe iniciar los procesos legales ante los juzgados a que haya lugar.

g. De igual manera en cuanto a las construcciones y mejoras a los predios del municipio deben ingresar a los estados financieros como mayor valor.

Causa:

Con el fin de dar aplicabilidad a las Normas Internacionales de Contabilidad se debe contar con cifras reales con el fin de presentar estados financieros que tengan credibilidad.

Efecto:

Que los estados financieros con relación a este grupo presenten cifras sobreestimadas de elementos que no cuentan con soportes. Por lo anteriormente expuesto se eleva una observación administrativa con el fin de que se adopten acciones de mejoramiento.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX Xxxxxxxxx Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que formen parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

“Respuesta: Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, Que la Administración tiene programado hacer un inventario de propiedad planta y equipo valorizado con el fin de establecer las inconsistencias por contabilidad y con eso ingresar los bienes adquiridos por la Administración Municipal en la Contabilidad.”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación con el compromiso de la identificación de la propiedad planta y equipo de la entidad y hará la actualización de los bienes de propiedad de la entidad, por lo tanto, la misma, se confirma como hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX Xxxxxxxxx Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

OTROS ACTIVOS

Se presenta en esta cuenta la Reserva financiera actuarial es el concepto de mayor representatividad la cual constituye los recursos líquidos de que dispone la Alcaldía para financiar su pasivo pensional - El valor de la reserva financiera se encuentra conformado por los recursos que la entidad tiene en el Fondo Nacional de Pensiones Territoriales - FONPET administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Fiduprevisora.

XXXXX PASIVO PENSIONAL - FONPET

La ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales y estableció que a partir del año 2001 los departamentos y municipios deben transferir a este fondo (FONPET), el 20% del Impuesto de registro (artículo 2, numeral 8 Ley 549/99) y el 5% de los ingresos corrientes de libre destinación. Con relación a los recursos que el Municipio maneja en el FONPET con el fin de poder responder a futuras pensiones.

11. RECURSOS FONPET

Informe del manejo del pasivo pensional de la entidad (ley 549 de diciembre 28 de 1999).

RECURSOS FONPET
Cifras en miles de pesos
CONCEPTO	2016	2017	2018	2019
Recursos Fonpet Ministerio de Hacienda – Sin situación de fondos (Saldo a diciembre 31)	7.151.786.592,52	4.173.500.625,75	4.224.979.229.89	3.967.753.593.86

Nota de acuerdo al Decreto 630 de 2016 CAPITULO III ART. 6, 7 Y 8 para que los Municipio puedan acceder a los recursos los se debe realizar el cubrimiento en el 125% en todos los sectores Educación, Salud y Propósito General.

Mediante certificación expedida por la Tesorera informa “Que el Municipio de Contratación, identificado con NIT 890.206.058-1 en la vigencia 2018-20'19 el Municipio ha estado por encima del 125% de ahorro de acuerdo al reporte del FONPET”.

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 20

IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS QUE EL MUNICIPIO MANEJA EN EL FONPET

Criterio:

y el 5% de los ingresos corrientes de libre destinación. Con relación a los recursos que el Municipio maneja en el FONPET con el fin de poder responder a futuras pensiones.

Condición:

Se pudo observar que el Municipio de Contratación, en cuanto al manejo de los recursos que tiene en el Fondo Territorial de Pensiones FONPET a través del Ministerio de Hacienda presenta las siguientes inconsistencias:

1- Teniendo en cuenta que los recursos del Municipio son muy bajos se debe hacer gestión para reclamar los recursos que se encuentran como excedentes en el Fondo Territorial de Pensiones como se observa en el reporte del Ministerio de Hacienda a 31 de diciembre de 2018 y 2019 este sobrepasa el tope exigido por la Ley 549 de 1999.

2- De igual manera se pudo observar que el Municipio cancela cuotas partes pensionales y pensiones a personas que laboraron en el mismo de los cuales se debe hacer gestión para que sean asumidos por el FONPET teniendo en cuenta que estas personas debieron estar incluidas dentro del cálculo actuarial de pensiones de acuerdo a las liquidaciones que se realizaron en la fecha.

El Municipio debe dar cumplimiento a la normatividad que establece el manejo de los recursos que gira por el ahorro al Fonpet para cubrir los pasivos pensionales a las personas que laboran o que han laborado en vigencias anteriores y a la fecha, de igual manera debe hacer las gestiones necesarias para retirar recursos del desahorro con el fin de hacer inversión social.

Causa:

La carga pensional que tiene asumida el Municipio con las personas que han laborado en vigencias anteriores.

Efecto:

Que a futuro el municipio por falta de gestión puede llegar a que le reduzcan los ingresos que recibe del gobierno nacional. Por lo anteriormente expuesto se eleva una observación administrativa con el fin de que se adopten acciones de mejoramiento dentro de un plan que suscribirá posteriormente.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Observación
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX Xxxxxxxxx Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

La respuesta del sujeto de control se anexa para que formen parte integral del presente informe, sin embargo, se extractan algunos apartes para conocer la postura de los presuntos responsables

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL

“Respuesta: Con relación a la Observación realizada por el grupo Auditor, Durante la vigencia 2018-2019 se retiraron recursos del fonpet para cubrir gastos de Inversión y Funcionamiento.

De igual manera La ley 549 estable que cuando se supera el 125% de los recursos en el Fondo podrán realizar desahorros siempre y cuando se hayan realzado el cálculo actuarial por tal motivo en la vigencia 2018-2019 el Municipio si pudo realizar desahorro al fondo de fonpet, por los tanto solicito se revoque el hallazgo administrativo”.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL

La entidad acepta la observación, aunque no en su totalidad por cuanto si debe hacer gestión con el fin de que las cuotas pensionales que tiene el municipio las debe asumir el fonpet y no afectar recursos que pueden cubrir otras obligaciones por tal motivo, la misma, se Confirma como Hallazgo de tipo administrativo para incluir en el plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad.

Presunto(s) Responsable(s)	Tipo de Hallazgo
Presunto(s) Responsable(s)	A	D	P	F	S
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX Alcaldesa Municipal 0000-0000	X
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX Xxxxxxxxx Municipio	X
Normas presuntamente vulneradas:
Cuantía:

A: Administrativa D: Disciplinaria P: Penal F: Fiscal S: Sancionatoria

RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN FIDUCIAS

El saldo de esta cuenta 190802 Encargo Fiduciario Fiducia de inversión, corresponde a Recursos Entregados en Administración del Plan Departamental de Aguas vigencias futuras aprobadas mediante acuerdos 025 de noviembre 12 de 2009 en el cual compromete el 70% de los recursos que recibe del Sistema General de Agua Potable y Saneamiento Básico, el saldo que asciende a la suma de $412.949.019 a 31 de diciembre de 2019 de acuerdo al siguiente reporte:

Los soportes de los formatos por medio del cual se observa los dineros que el municipio ha ahorrado en dicha fiducia forman parte de la respuesta a la información solicitada.

SALDO A 31 DE DICIEMBRE

2018

DEBE

HABER

SALDO A 31 DE DICIEMBRE

2019

RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

430,166,085.49

15,993,209.22

33,220,275.87

412,939,018.84

Encargo fiduciario - Fiducia de administración

430,166,085.49

15,993,209.22

33,220,275.87

412,939,018.84

Encargos fiduciarios-Consorcio FIA

430,166,085.49

15,993,209.22

33,220,275.87

412,939,018.84

El anterior reporte nos muestra el valor de lo que ha girado el Municipio durante las vigencias 2018 y 2019 como participación al Plan Departamental de Aguas mediante Convenio de Cooperación Financiero No. 00001867 de 2009.

CUENTAS DEL PASIVO

CORRIENTE

Se encuentra conformada por las cuentas por pagar y las obligaciones laborales y de seguridad social el cual se observa sin movimiento de una vigencia a otra.

NO CORRIENTE

Se encuentra conformada por las operaciones de crédito público, las cuentas por pagar, las obligaciones laborales y de seguridad social, con el fin de cumplir su cometido estatal.

Esta cuenta representa el valor de las obligaciones de la entidad que se originan en la contratación de empréstitos y en los contratos de arrendamientos financieros, que se adquieren con residentes y que tienen pactado un plazo superior a un año.

OPERACIONES DE CREDITO PÚBLICO DEUDA PÚBLICA

Según la información reportada a la Contraloría mediante certificación de la Tesorería el Municipio de Contratación a diciembre de 2018, el MUNICIPIO DE CONTRATACION Santander, tenía un saldo de Deuda Pública por la adquisición de un crédito con IDESAN por valor de QUNIENTOS MILLONES DE PESOS ($500.000.000) M/CTE., y a diciembre 31 de 2019 el MUNICIPIO DE CONTRATACIÓN queda con un saldo de deuda pública por valor de CUATROCIENTOS DOCE OCHOSIENTOS DOCE OCHOSIENTOS SETENTA Y SEIS MILLONES DE PESOS ($412.812.876) M/CTE; para proyecto de

mejoramiento de 100 viviendas rurales en la veredas el Centro, La Aguadita, el Guayabal, Santa Xxxx, El Tigre, El Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxx Xxxxx, La Xxxx, La Palestina, Hoya Grande, San Xxxxx, Las Cruces y Vivienda Urbana del Municipio de Contratación, presento la siguiente amortización

VIGENCIA

NO. DEL CRÉDITO

DETALLE

VALOR AMORTIZACIÓN

VALOR

2018

111CR081300700

ADQUISICION DE TERRENOS ADECUACION DE LOS MISMOS CONTRUCCION VIVIENDA DE INTERES SOCIAL MUNICIPIO

CONTRATACION

25.130.774

2019

111-CR-08-18-

023-00

PROYECTO DE MUORAMIENTO DE

1OO VIVIENDAS RURALES EN LAS

VEREDAS EL CENRO, LA AGUADITA,

EL GUAYABAL, 5ANTA XXXX EL TIGRE, EL PEDREGAI, XXXX XXXXXXX XXXXX, LA XXXX, PALESTINA, HOYA GRANDE, SAN XXXXX Y LAS CRUCES Y VIVIENDA URBANA EN EL

MUICIPIO DE CONTRATACION

87.187.124

CUENTAS POR PAGAR

Se encuentra valorada en 30.015.299, para el 2018 presentando un aumento del 199% con relación al 2019 que equivale al 1.14,% y 20% del total de los pasivos que queda con un saldo de $628.017.497 y se encuentran clasificadas a corto plazo, por los dineros que corresponden a proyectos de Inversión que no se han legalizado a la fecha y por la adquisición de Bienes y Servicios para cumplir la misión de la administración Municipal, las cuentas por pagar se encuentran representadas de la siguiente manera:

BENEFICIOS A EMPLEADOS

Corresponde a las obligaciones que la administración adquiere para con los funcionarios que desempeñan las labores con el fin de cumplir la misión para la cual fueron contratados por la Alcaldía Municipal para el 2018 y 2019.

Este grupo incluye las cuentas representativas de las obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas legales, así como las derivadas de la administración

del sistema de seguridad social integral en cuanto a Pensiones porque las demás obligaciones laborales se encuentran al día. El saldo a 31 de diciembre de 2018 fue de $ 2,108,412,293y para el 2019 fue de $ 2,049,295,846 con una disminución del -3% y una participación del 80% y 66% del total del pasivo.

SENTENCIAS LAUDOS Y CONCILIACIONES

OBSERVACION DE AUDITORIA N°21

NEGLIGENCIA DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN DECISION TOMADA EN DEMANDA EN CONTRA DEL MUNICIPIO

Criterio:

El Municipio debe iniciar acciones de repetición con el fin de recuperar dineros cancelados producto de acciones interpuestas en contra del mismo de vigencias anteriores.

Condición:

Durante el trabajo de campo se pudo observar que por este rubro el municipio de Contratación, canceló una demanda interpuesta por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. – FIDUAGRARIA S.A. contra el Municipio de Contratación, por la presunta obligación de pago a favor de FIDUAGRARIA S.A.

Mediante Comité de Conciliación reunido del cual se levantó el Acta No. 002 de julio 09 de 2018 con el fin de deliberar la posibilidad de presentar acuerdo en la diligencia a efectuarse en el Juzgado Promiscuo del Municipio de Contratación, el asesor jurídico del Municipio le propone a los integrantes de dicho comité que no deben llegan a ninguna conciliación con la entidad demandante por cuanto el municipio no tiene participación en la empresa de Unión Temporal denominada Asociación de Vivienda ASVICON creada para manejar los recursos de vivienda del Municipio de Contratación de la cual para su constitución tenía una participación del 40% y por este motivo le fueron embargadas las cuentas de ahorro que tiene en COOMULDESA y cancelar lo que la parte demandante quiso cobrar al no llegar a una conciliación por cuanto todos estuvieron de acuerdo.

Causa:

El día 06 xx xxxx de 2004, mediante documento privado se conformó la UNION TEMPORAL VILLA ASCON, teniendo como integrantes: ASOCIACION DE VIVIENDA POPULAR DEL MUNICIPIO DE CONTRATACION, representada legalmente por el señor XXXXXXX XXXXX XXXXX y con un porcentaje de participación de cincuenta (50%) porciento, (2) EL MUNICIPIO DE CONTRATACION, representado por el señor XXXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX y con un porcentaje de participación de cuarenta (40%) porciento, XXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXX con un porcentaje de participación xx xxxx (10%).

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ALCALDIA DE CONTRATACION

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