BOGOTÁ, D.C. 2017

INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCIÓN Y

BIENESTAR ANIMAL

MANUAL DE CONTRATACIÓN

BOGOTÁ, D.C. 2017

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO

3. NATURALEZA DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCIÓN Y BIENESTAR ANIMAL

4. RÉGIMEN APLICABLE A LA CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCIÓN Y BIENESTAR ANIMAL – IDPYBA

4.1. MARCO LEGAL

4.2. DE LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

5. OPERACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

5.1. EQUIPO DE CONTRATACIÓN

5.1.1. LOS EQUIPOS DE ESTRUCTURACIÓN CONTRACTUAL

5.1.2. COMITÉ DE CONTRATACIÓN

5.1.3. COMITÉS ASESORES, VERIFICADORES Y/O EVALUADORES.

5.2. AREA ENCARGADA Y CARGO RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

5.3. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES EN MATERIA CONTRACTUAL

6. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

6.1. ETAPA DE PLANEACIÓN

6.2. ETAPA PRECONTRACTUAL

6.2.1. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE INEXISTENCIA DE PERSONAL.

6.2.2. EXPEDICIÓN CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

6.2.3. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES E BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA.

6.2.4. ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES.

6.2.5. EVALUACIÓN DEL RIESGO.

6.2.6. PUBLICACIÓN SECOP

6.2.7. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.

6.3. ETAPA CONTRACTUAL.

6.3.1. LA MINUUTA DEL CONTRATO.

6.3.2. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO.

6.3.3. GARANTÍA ÚNICA.

6.3.4. INICIO DEL CONTRATO.

6.3.5. CLÁUSULAS DE LOS CONTRATOS

6.3.6. PAGO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES.

6.3.7. OBLIGACIÓN DE REPORTAR AL SISTEMA D INFORMACIÓN DISTRITAL DEL EMPLEO Y LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (SIDEAP).

6.3.8. CRITERIOS TÉCNICOS DE LA SERIE DE CONTRATOS.

6.3.9. SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS.

6.3.10. RESTABLECIMIENTO DE LA ECUACIÓN CONTRACTUAL O EQUULIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

6.3.11. MODIFICACIONES AAL CONTRATO.

6.3.12. CUMPLIMIENO Y PRESENTACIÓN DE INFORMES Y PRODUCTOS.

6.3.13. TERMINACIÓN NORMAL Y ANORMAL DE UN CONTRATO.

6.4. ETAPA POSTCONTRACTUAL

6.4.1. LIQUIDACIÓN.

6.4.2. CIERRE DEL EXPEDIENTE

7. RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.

7.1. CLÁUSULA DE MULTAS E INCUMPLIMIENTOS

7.2. CLÁUSULA DE CADUCIDAD.

8. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

8.1. OBJETO DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

8.2. QUIENES EJERCN SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

8.3. ACTIVIDADES DE LA SUPERVISIÓN.

8.4. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR.

8.5. ACTIVIDADES QUE LOS SUPERVISORES DEBEN ABSTENERSE DE REALIZAR.

8.6. DEBERES Y FACULTADES DEL SUPERVISOR EN LAS ETAPAS CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL.

8.7. FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON ASPECTOS PRESUPUESTALES DEL CONTRATO.

8.8. FUNCIONES DEL CONTRATO RELACIONADAS CON LOS PAGOS AL CONTRATISTA.

8.9. FUNCIONES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS GASTOS DE DESPAZAMIENTO.

8.10. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.

8.11. OBLIGACIONES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

8.12. MEDIDAS DE PREVENCIÓN QUE DEBEN TENER EN CUENTA LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES.

8.13. PROHIBICIONES O LIMITACIONES A LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES.

8.14. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE SUPERVISOR E INTERVENTOR.

8.15. PERSONAL DE APOYO A LA LABOR DE SUPERVISIÓN.

9. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.

9.1. PROCEDIMIENTO DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.

10. DISPOSICIONES FINALES.

1. INTRODUCCIÓN

El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, creado a través del Decreto No. 546 del 7 de diciembre 2016, es el ente encargado de velar por la protección de los animales a nivel Distrital, es el primer ente con esta naturaleza en el País y Latinoamérica, y su misionalidad está dirigida a buscar el bienestar de los animales, como seres sintientes.

Este Manual de Contratación, es el documento que establece y da a conocer a los partícipes del Sistema de Compras Públicas, los flujos de proceso, y organigrama con el propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual, en la celebración de los contratos que se necesitan para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos del Instituto de Protección y Bienestar Animal, creado mediante Decreto No. 546 del 07 de diciembre de 2016,

La implementación de este Manual facilitará la Gestión Contractual del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, y busca que la contratación que se lleve a cabo cumpla con los principios de la contratación Estatal, estipulados en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, y los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación, identificada como guía No. XXXXX- 00 expedido por Colombia Compra Eficiente.

Las orientaciones generales dadas en el presente documento de Contratación están orientadas a que los procesos de contratación adelantados por el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública, incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia , rendición de cuenta, manejo del riesgo y publicidad y transparencia, tal como lo señalado en los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente a través del documento y buscan que los funcionarios que intervienen en el proceso contractual cuenten con una herramienta de consulta que permita obtener mejores resultados, en la gestión administrativa y en la utilización de los recursos públicos a través de los contratos celebrados por la entidad.

El propósito del presente Manual de Contratación está orientado a que los procesos de contratación adelantados por el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública, incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia , rendición de cuenta, manejo del riesgo y publicidad y transparencia, tal como lo señalado en los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente a través del documento de Lineamientos Generales mencionado.

2. OBJETIVO

Adoptar el Manual de Contratación del Instituto de Protección y Bienestar Animal IDPYBA, y establecer las directrices y estándares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso de gestión contractual (planeación, estructuración, selección, contratación, ejecución, supervisión y liquidación y/o finalización), para satisfacer las necesidades y requerimientos producto de los proyectos de inversión y recursos de funcionamiento, cumpliendo de esta manera con lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones -PAA, y en armonía con el objetivo institucional de “Ejecutar procesos que apoyen la gestión institucional para el cumplimiento de la misión”.

3. NATURALEZA JURÍDICA DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCION Y

BIENESTAR ANIMAL – IDPYBA

De conformidad con el Decreto 546 de 2016, EL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCION Y BIENESTAR ANIMAL – IDPYBA, es un establecimiento público del orden Distrital con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y presupuestal, patrimonio propio, adscrito al sector Ambiente.

OBJETO. El Instituto Distrital de Protección y bienestar Animal – IDPYBA – tiene por objeto la elaboración, ejecución, implementación, coordinación, vigilancia, evaluación y seguimiento de planes y proyectos encaminados a la protección y el bienestar de la fauna xxxxxxxxx y doméstica que habita en el Distrito.

FUNCIONES. Para el cumplimiento del objeto, el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal – IDPYBA -, cumplirá las siguientes funciones:

1. Implementar, desarrollar, coordinar, vigilar, evaluar y efectuar el seguimiento a la Política de Protección y Bienestar Animal, efectuar la coordinación intersectorial e interinstitucional, generar los espacios de participación ciudadana y emitir los conceptos técnicos que las autoridades requieran para estos efectos.

2. Administrar técnica y operativamente todos los equipamientos públicos creados y destinados a la protección y el bienestar animal en la ciudad, que garanticen su adecuado funcionamiento.

3. Coordinar y promover con las Secretarías Distritales de Salud, Ambiente, Gobierno y Educación la realización de actividades relacionadas con el bienestar y la protección animal, en asocio con las organizaciones sin ánimo de lucro protectoras de animales, facultades de medicina veterinaria y Zootecnia, instituciones educativas oficiales y privadas, y demás instituciones interesadas, para la celebración de la Semana Distrital de la Protección y Bienestar Animal.

4. Crear, fomentar, coordinar e implementar programas de capacitación y educación con entidades Distritales, asociaciones defensoras de animales legalmente constituidas, la comunidad y demás entidades relacionadas con este proceso, con el ánimo de generar una cultura ciudadana, basada en la compasión, protección y cuidado hacía los animales.

5. Diseñar estrategias de articulación para el desarrollo de proyectos de interés común con las diferentes instancias y organizaciones de los gobiernos nacionales y distrital, con el fin de promover una sana convivencia entre la fauna y la comunidad.

6. Proponer y promover proyectos de investigación que contribuyan a generar conocimiento y hábitos de respeto de los ciudadanos hacia los animales.

7. Diseñar e implementar protocolos y procedimientos de atención para la captura, rescate, decomiso, conducción, recepción y confinamiento de animales, así como para su tenencia, incluyendo el protocolo de paseador de perros y promover su capacitación en concordancia con lo establecido en la Policía de Protección y Bienestar Animal y demás normativas vigentes.

8. Realizar conjuntamente con las entidades competentes, los operativos requeridos para la captura, el decomiso o el rescate de animales de que trata el presente Decreto.

9. Hacer parte del Consejo Distrital de Protección Animal y asumir la Secretaría Técnica.

10. Dar los lineamientos para la implementación del servicio de urgencias veterinarias en el Distrito Capital en coordinación con los demás sectores públicos con corresponsabilidades en el tema.

11. Diseñar herramientas y procesos de innovación y tecnología que mejoren las condiciones de vida de los animales.

12. Las demás que le sean asignadas y correspondan a su objeto.

4. RÉGIMEN APLICABLE A LA CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCION Y BIENESTAR ANIMAL – IDPYBA

4.1 MARCO LEGAL

Al Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, atendiendo su naturaleza jurídica, le resultan aplicables las normas de contratación pública previstas en la Ley 80 de 1993, La Ley 1150 de 2007 y demás normas reglamentarias aplicables en materia de contratación estatal.

Este Manual de Contratación y supervisión adopta los aspectos legales que están inmersos en las normas y la Ley.

EL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCION Y BIENESTAR ANIMAL – IDPYBA

en los procesos de contratación aplica la siguiente normativa:

- Constitución Política de Colombia.

- Ley 80 de 1993.

- Ley 1150 de 2007.

- Ley 1474 de 2011.

- Ley 1437 de 2011.

- Decreto Ley 1421 de 1993

- Decreto Ley 019 de 2012.

- Decreto 1082 de 2015.

- Ley 489 de 1998.

- Ley 734 de 2002

- Decreto 092 de 2017

- Manuales y Guías emitidos por Colombia Compra Eficiente.

- Demás disposiciones vigentes aplicables en materia contractual.

Adicionalmente, en materias no reguladas por las normas anteriormente descritas, se dará aplicación a las normas civiles y comerciales que le sean aplicables a las mismas.

4.2 DE LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN.

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios previstos en la Ley 80 de 1993, Constitución Política de Colombia, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, Ley 1437 de 2011, Ley 1450 de

2011, Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 0000 xx 0000, xxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx Compra Eficiente y las demás disposiciones vigentes.

Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. De igual manera, se tendrá en cuenta el deber de selección objetiva dentro de la contratación del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA, con el fin de obtener los resultados y el cumplimiento de l os objetivos de los procesos institucionales. Teniendo en cuenta lo anterior, y en cumplimiento de estos el IDPYBA tendrá en cuenta los siguientes lineamientos:

Particularmente, se tendrán en cuenta los siguientes principios en la contratación estatal al interior del Instituto: Transparencia, Selección Objetiva, Economía, Eficacia, Eficiencia y Publicidad

• PRINCIPIO DE PLANEACIÓN. Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades del IDPYBA.

• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. La Entidad busca garantizar la moralidad en la contratación y la imparcialidad de la Administración en la escogencia del contratista, al exigir que la misma se realice de acuerdo con unas reglas preestablecidas, claras, precisas, completas y objetivas. Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.

• PRINCIPIO DE ECONOMÍA. Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios. Es decir que toda la actividad contractual se realice con celeridad y eficacia, agilizando los trámites y optimizando los recursos de la Entidad.

• PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. Los servidores públicos del IDPYBA tienen el deber de buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y velar por su correcta y oportuna aplicación. Este principio somete disciplinaria, penal y fiscalmente, a todos los que intervienen en la actividad contractual para asumir las consecuencias de un eventual incumplimiento de las obligaciones a su cargo.

Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 del estatuto de contratación consagra que las entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de selección sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo.

Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos del IDPYBA, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar. Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos. Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones.

• PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA. Es una obligación del IDPYBA, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva.

Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes.

• PRINCIPIO DE PUBLICIDAD. Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando en el IDPYBA, por encontrarse publicados en el portal de contratación y en los diarios de amplia circulación en la oportunidad regulada por ley.

• PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO. El IDPYBA garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración. El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual de selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.

• SUPREMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por el IDPYBA en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación.

• ECUACIÓN CONTRACTUAL. En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.

• DE INTERPRETACIÓN DE LAS REGLAS CONTRACTUALES. En la interpretación de las normas sobre contratos estatales, relativas a procedimientos de selección y escogencia de contratistas y en la de la cláusula y estipulaciones de los contratos, se tendrá en consideración los fines y los principios de que trata esta ley, los mandatos de la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos.

ALCANCE. Este Manual de Contratación y Supervisión deberá ser aplicado por todos los funcionarios públicos y contratistas que presten servicios en el IDPYBA, y que participan en el proceso Gestión Contractual.

5. OPERACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACION

5.1 EQUIPO DE CONTRATACION

El proceso de Gestión Contractual al interior del IDPYBA, se estructura de la siguiente manera:

Equipo de Estructuración Contractual: Se establece para cada proceso contractual, con el fin de estructurar la necesidad establecida en el Plan Anual de Adquisiciones, PAA y elaborar los estudios y documentos previos (aspectos generales, jurídicos, financieros y técnicos conforme a los formatos establecidos) y el respectivo Pliego de condiciones o invitación dependiendo la modalidad de contratación a ser adelantada.

Esta estructuración previa conlleva la solicitud de cotizaciones, análisis de sector, matrices de riesgos, invitaciones, etc., que sirvan como reglamento de las contrataciones que se adelantan. Apoyará la proyección de respuestas, en cada uno de sus temas, a las observaciones que se produzcan en el proceso contractual.

Comités Asesores Evaluadores: Son equipos multidisciplinarios encargados de verificar y evaluar las propuestas o las manifestaciones de interés en los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía y recomendar el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación realizada. Se designan por cada proceso de contratación.

Comité de Contratación: Es la máxima instancia del proceso de Gestión Contractual, ante el cual se expondrán de manera puntual los aspectos de mayor relevancia en la materia, y se gestionará el seguimiento de las necesidades del PAA.

Subdirección de Gestión Corporativa/ Contratación: Equipo de profesionales encargados de apoyar y dirigir el Proceso de Gestión Contractual a cargo de la Subdirección de Gestión Corporativa de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 003 de 2017, que regula el manual de funciones del Instituto, con la finalidad por su característica transversal, en trabajar de manera armónica y coordinada con las demás dependencias del Instituto, para el cumplimiento de su misión y funcionamiento administrativo.

Dichos espacios y responsables se han establecido con el fin de atender las necesidades del servicio, teniendo como objetivo cumplir con transparencia, economía, eficacia y eficiencia los objetivos del proceso, sin perjuicio de la existencia de otros comités que sin pertenecer al proceso lo impactan directa o indirectamente.

5.1.1 LOS EQUIPOS DE ESTRUCTURACIÓN CONTRACTUAL.

Se crean para estructurar la necesidad y elaborar los estudios y documentos previos jurídicos, técnicos y financieros de todas las contrataciones; así mismo tendrán a su cargo los análisis de sector, las matrices de riesgos, la proyección de las invitaciones, la proyección de los proyectos de pliegos y pliegos de condiciones definitivos, entre otros, que sirvan como reglamento de las contrataciones que se adelantan.

La Subdirección a cargo de la contratación designará los integrantes de los equipos de estructuración al momento de iniciar los Estudios y Documentos Previos para todas las modalidades de selección, el cual estará conformado como mínimo por un número plural e impar, así:

1. Un servidor público del nivel profesional o superior, con formación de Abogado o particular contratado con título de Abogado, quien realizará el rol jurídico dentro del equipo.

2. Un servidor público del nivel profesional o superior, o particular contratado con título de formación profesional universitario quien realizará el rol financiero dentro del equipo. Este puede provenir de la Subdirección de Gestión Corporativa.

3. Un servidor público del nivel técnico o profesional o superior o particular contratado con conocimientos sobre el objeto materia de contratación, quien realizará el rol técnico dentro del equipo. Los Equipos de estructuración tienen las siguientes responsabilidades en cada proceso de acuerdo con el rol de sus integrantes:

a) Jurídico:

1. Aportar sus conocimientos, detallando en los estudios y documentos previos, la situación fáctica que da lugar a una u otra modalidad de selección, incluyendo los regímenes especiales, la aplicación de acuerdos comerciales y la convocatoria limitada a Mipymes.

2. Efectuar la preparación y consolidación de toda la documentación requerida para el curso del proceso de contratación.

3. Proyectar los estudios y documentos jurídicos requeridos.

4. Proyectar desde su rol, en la construcción de las invitaciones, proyectos xx xxxxxx, pliegos definitivos, entre otros.

5. Proyectar en la elaboración de los avisos, adendas y cualquier tipo de documentos contractuales.

6. Proyectar las respuestas jurídicas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos jurídicos que se presenten al proyecto xx xxxxxx y al pliego definitivo, de igual forma en las invitaciones.

7. Elaborar el estudio de garantías del proceso y definir los mecanismos de cobertura.

8. Apoyar en la construcción del análisis de riesgos.

9. Proyectar las actas de audiencias.

10. Elaborar las presentaciones para las audiencias.

11. Consolidar las respuestas a las observaciones, en los aspectos jurídico, administrativo, contable, técnico y financiero.

12. Mantener actualizado el expediente de contratación físico y electrónico en todas sus etapas, desde su inicio hasta la designación del Comité Asesor Verificador y/o Evaluador, organizándolo conforme a las TRD y procedimientos establecidos.

b). Financiero: Proveniente de la Subdirección de Gestión Coprorativa.

1. Aportar sus conocimientos financieros y económicos.

2. Efectuar la preparación administrativa, económica y financiera de toda la documentación del proceso contractual.

3. Apoyar en la elaborar los estudios y documentos previos desde el punto de vista administrativo, contable, económico y financiero.

4. Apoyar, en caso de ser necesario, la elaboración del Análisis del Sector (estudio xx xxxxxxx).

5. Apoyar el estudio de riesgos del proceso contractual adelantado, cuando sea requerido.

6. Remitir la documentación al abogado responsable del proceso de contratación, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos.

b) Técnico:

1. Aportar sus conocimientos en la definición de las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra requerida.

2. Efectuar la preparación técnica de toda la documentación conforme a los manuales procedimientos y guisas institucionales y las emitidas por la Agencia Nacional de Contratación.

3. Elaborar los estudios y documentos técnicos requeridos.

4. Elaborar el análisis del sector (estudio xx xxxxxxx) de bien o servicio a contratar.

5. Elaborar el estudio de riesgos del proceso contractual y solicitar los apoyos jurídico y financiero que se estimen pertinentes.

6. Suscribir los estudios y documentos previos requeridos.

7. Proyectar desde su rol, las invitaciones, proyectos xx xxxxxx, pliegos de condiciones definitivos.

8. Coadyuvar en la elaboración de los avisos, adendas y cualquier tipo de documentos contractuales que requieran su participación.

9. Elaborar las respuestas técnicas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten, para que sean consolidadas por el abogado responsable del proceso.

10. Gestionar la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal – CDP, conforme a los procedimientos establecidos.

11. Elaborar los estudios de precios xxx xxxxxxx que soportan la contratación, documentando para ello las cotizaciones, soportes y metodologías que dan cuenta del análisis de precios de estudios xxx xxxxxxx, garantizando que las cotización cumplen con el requisitos de comparabilidad y que incluyen todos los aspectos requeridos para la debida ejecución del fututo contrato.

5.1.2 COMITÉ DE CONTRATACIÓN

Al interior del INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCION Y BIENESTAR ANIMAL –

IDPYBA, se encuentra conformado el Comité de Contratación como instancia asesora de la Dirección General y de aquellos funcionarios en quienes se haya delegado la competencia para la celebración y expedición de actos de naturaleza contractual, conforme al reglamento que se expida para el efecto y que regule el respetivo comité.

El Comité de Contratación podrá invitar a las reuniones al Asesor de Control Interno, al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, a un profesional del Área Financiera, a un profesional designado (funcionario o contratista) del área solicitante de estructuración de la necesidad, según la temática de los casos y asuntos a tratar, así como a otros servidores públicos de la entidad o de otras entidades que tengan relación con los procesos de selección o cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz, pero no voto.

5.1.3 LOS COMITÉS ASESORES VERIFICADORES Y/O EVALUADORES

Se crean para la verificación y evaluación de los requisitos exigidos a los proponentes en las propuestas o manifestaciones de interés que se soliciten dentro de los procesos de licitación, selección abreviada, concurso de méritos y mínima

cuantía. Deberán elaborar el informe de evaluación o su equivalente y recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la verificación y evaluación efectuada conforme al procedimiento propio de cada una de las Modalidades de Selección por Convocatoria que sea adelantada.

Asimismo, la realización de las actividades propias de la etapa precontractual desde la Apertura formal del proceso hasta su adjudicación, esto incluye el análisis de las observaciones presentadas y la proyección de las respuestas respectivas presentadas por los oferentes o cualquier entre de control o veedurías.

El Ordenador del Gasto del IDPYBA, designará en la etapa de apertura del proceso o a más tardar en la recepción de propuestas, a los profesionales que integrarán el Comité Verificación y/o Evaluador, el cual podrá estar integrado por los mismos servidores que conforman los equipos de estructuración contractual; quienes deben contar con la competencia y la imparcialidad suficiente que les permita evaluar la calidad de las propuestas y no estar sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses consagrados en la Constitución y en la ley.

La oficina de Gestión Contractual velará porque los integrantes de los Comités Asesores Verificadores y/o Evaluadores no estén incursos en inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses.

En caso de presentarse inhabilidad, incompatibilidad, conflicto de intereses o recusación contra todos, algunos o uno de los miembros del Comité, se procederá al respectivo análisis, y de ser encontrado procedente, la dirección reasignará al profesional incurso en dicha situación. En caso de impedimento el servidor enviará dentro de los tres (3) días siguientes a su designación, escrito motivado a su supervisor o jefe inmediato, para la toma de la respectiva decisión.

El Comité, deberá estar conformado por un número plural e impar, así:

Los integrantes del presente comité, tendrán las siguientes responsabilidades en cada proceso de contratación que sea adelantado, de conformidad con el componente específico que ostenten, así:

a) Jurídico:

1. Verificar y analizar los documentos jurídicos habilitantes presentados por los proponentes de conformidad con los requisitos mínimos exigidos en el pliego de condiciones o invitación, de conformidad con la Modalidad de Selección que sea adelantada. Es esta etapa podrá realizar las averiguaciones que estime conveniente para aclarar y tener certeza sobre los aspectos que le generan duda.

2. Finalizada su verificación deberá proyectar la misma en el formato respectivo. Además, procederá a consolidar todos los informes generados por los demás

integrantes de conformidad con su competencia para que sean publicados en el SECOP, por parte del responsable. Esta actividad está en cabeza del Abogado del proceso y será este quien velará porque la publicación de los diversos documentos que se generen en esta etapa, sean debidamente publicados en el SECOP por parte del Técnico del área de contratación.

3. Elaborar las respuestas a las observaciones jurídicas que sean presentadas, conforme a su competencia, que se generen como producto de la publicación de los informes de evaluación. De igual forma consolidar las repuestas de los demás componentes (financiero y técnico) para ser publicadas.

4. Proyectar el análisis y respuesta de las reclamaciones y/o recursos que se presenten a los informes de verificación o evaluación que se produzcan y colaboración con los demás integrantes del comité de conformidad con su especialización en la materia y su competencia.

5. Proyectar los documentos que se requieran de conformidad con la Modalidad de contratación adelantada, las resoluciones, actas de audiencias y minutas contractuales u otro tipo de documental que se requiera para soportar las actividades desarrolladas.

6. Mantener actualizado el expediente de contratación físico y electrónico en todas sus etapas, desde su designación hasta la adjudicación del contrato, y enviar al archivo de gestión de acuerdo a las TRD y procedimientos establecidos.

c) Financiero:

1. Verificar y analizar los documentos habilitantes financieros presentados por los proponentes de conformidad con los requisitos mínimos exigidos en el pliego de condiciones o invitación, de conformidad con la Modalidad de Selección que sea adelantada. En esta etapa podrá realizar las averiguaciones que estime conveniente para aclarar y tener certeza sobre los aspectos que le generan duda.

2. Evaluar y asignar puntajes de acuerdo con los factores de ponderación definidos en los pliegos de condiciones y sus adendas si hubo lugar a ellas.

3. Proyectar su informe de verificación y remitir al componente jurídico del Comité para su consolidación.

4. Elaborar las respuestas a las observaciones financieras (contables y económicas) que sean presentadas, conforme a su competencia y remitirlas al componente jurídico para su consolidación y posterior publicación.

5. Apoyar en el análisis y respuesta de las reclamaciones y/o recursos que se presenten a los informes de verificación o evaluación que se produzcan.

c). Técnico

1. Verificar, analizar y calificar los documentos habilitantes y calificables técnicos presentados por los proponentes de conformidad con los requisitos mínimos exigidos en el pliego de condiciones o invitación, de conformidad con la Modalidad de Selección que sea adelantada. Es esta etapa podrá realizar las averiguaciones

que estime conveniente para aclarar y tener certeza sobre los aspectos que le generan duda.

2. Proyectar su informe de verificación y calificación y remitir al componente jurídico del Comité para su consolidación.

3. Elaborar las respuestas a las observaciones técnicas que sean presentadas, conforme a su competencia y remitirlas al componente jurídico para su consolidación y posterior publicación.

El Comité podrá reunirse tantas veces lo requiera, para adelantar su labor multidisciplinaria encomendada.

5.2 ÁREA ENCARGADA Y CARGO RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN:

Estudio de las necesidades de la Entidad Estatal: Será responsabilidad del jefe de la dependencia solicitante del bien o servicio que se pretende contratar.

Estudios del Sector y Estudio xx xxxxxxx: Estará a cargo del jefe de la dependencia solicitante del bien o servicio que se pretende contratar, con la asesoría del Grupo de Gestión Contractual en el aspecto legal.

Estimación y Xxxxxxxxx de los riesgos: Estará a cargo del jefe de la dependencia solicitante del bien o servicio que se pretende contratar, con la asesoría del Grupo de Gestión Contractual en el aspecto legal.

Definición de los requisitos habilitantes: Estarán a cargo del jefe de la dependencia solicitante del bien o servicio que se pretende contratar, con el apoyo del Grupo de Gestión Contractual en el aspecto legal.

Definición de los criterios de evaluación de propuestas: Estará a cargo del jefe de la dependencia solicitante del bien o servicio, con el apoyo del Grupo de Gestión Contractual en el aspecto legal.

Selección de contratistas: Estará a cargo del jefe de la dependencia solicitante del bien o servicio que se pretende contratar, con fundamento en la ley, en el presente Manual de Contratación y los parámetros internos de la entidad.

Manejo de los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de gestión documental: Estará a cargo de los Grupos de Gestión Contractual y Gestión Documental del Instituto.

Supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos: El jefe de la dependencia solicitante deberá señalar en el estudio previo el nombre y el cargo de

quien ejercerá la actividad de supervisión. En caso de guardar silencio sobre el particular, la supervisión recaerá en cabeza del jefe de la dependencia solicitante.

Comunicación con los oferentes y contratistas y publicidad en el SECOP: El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal dispondrá para las personas interesadas en los procesos de selección de contratistas y los oferentes, la dirección electrónica que se establezca en los pliegos de condiciones.

Para los contratos que se encuentren en ejecución, la comunicación entre el Instituto y los contratistas se llevará a cabo a través de los supervisores respectivos.

Además los documentos de los procesos contractuales que adelante el Instituto serán publicados en el SECOP, de conformidad con lo establecido en la ley.

Procedimientos presupuestales, financieros y de pago: Los que tenga previstos el Instituto, en los actos administrativos que se emitan sobre el particular y en el presente Manual.

Seguimiento a la ejecución y liquidación de los contratos: Esta actividad se encuentra a cargo del supervisor del contrato, en los términos que se establezcan los actos que la modifiquen, en los actos administrativos que emita el Instituto sobre el particular y en el presente Manual.

Trámite de procesos sancionatorios contra contratistas y manejo de controversias y solución de conflictos: En el evento en que se configure un incumplimiento contractual, el Instituto dará aplicación a las disposiciones constitucionales y legales vigentes, tales como el artículo 29 de la Constitución Política, el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, así como las que las reglamenten o sustituyan.

Información y buenas prácticas de la Gestión Contractual:

Dentro de las buenas prácticas que adelanta el Instituto para la Gestión Contractual, se encuentran las siguientes:

- Existencia de un Comité de Contratación como instancia asesora de la Dirección General.

- Existencia de procesos y procedimientos que señalan el flujograma de actividades propias de la contratación los cuales hacen parte integral del presente Manual.

- Utilización de medios electrónicos para la comunicación entre las personas interesadas en la contratación y como mecanismo de participación ciudadana en la gestión contractual de la Unidad.

- Simplificación de trámites en la Gestión Contractual.

- Identificación xxx xxxx de riesgos de la Gestión Contractual.

5.3. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES EN MATERIA

CONTRACTUAL

La contratación del Instituto de Protección y Bienestar Animal estará sujeta al régimen legal de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses, en los términos previstos en el Estatuto General de la Contratación Estatal y las demás disposiciones legales vigentes.

El Instituto resolverá mediante acto administrativo la manifestación de conflicto de interés que se presente en los términos previstos en el artículo 40 de la Ley 734 de 2002, ya sea reasumiendo su competencia o designando un funcionario ad-hoc facultado para intervenir en el respectivo proceso.

6. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACION 6.1.ETAPA DE PLANEACIÓN:

Esta etapa de planeación parte por identificar, programar y ejecutar las actividades programadas en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual se convierte en uno de los medios en los que se refleja el ejercicio de planeación, así mismo implica una proyección de las condiciones del negocio jurídico a celebrar, lo que permite identificar además de las condiciones técnicas del objeto a contratar, los aspectos relacionados con el trámite , los términos técnicos y temporales, las condiciones del proceso de contratación y de ejecución del contrato propiamente dicho y así lograr la eficiencia en la utilización de los recursos públicos comprometidos.

Además son etapas que antecede cualquier contratación y que determinan el éxito de las Modalidades de Selección, sus causales y los contratos que se deriven de estas, son el presupuesto fundamental de la contratación pública, materializándose en los Estudios y Documentos Previos y demás documentos que se estructuran para satisfacer de manera objetiva las necesidades que se contemplan en el Plan Anual de Adquisiciones – PAA de toda Entidad Pública. La planeación para la adquisición tanto de bienes como de servicios, se debe realizar de una manera ordenada, sistemática y comprometida, con los objetivos y metas establecidas por la entidad estatal y en cumplimiento a su misión. Las principales actividades que se realizan en esta etapa son:

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

Es un instrumento gerencial de planificación y programación para las entidades públicas, y al mismo modo, un mecanismo para que los interesados en contratar con el Estado, conozcan las necesidades tanto de bienes como de servicios que la administración desea satisfacer. Es el plan de acción al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de anual de adquisiciones al cual se refiere el

artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que la modifique o sustituya.

El Plan Anual de Adquisiciones será elaborado de manera conjunta por las diferentes áreas del Instituto. Dichas dependencias señalarán la necesidad a satisfacer. Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, las dependencias verificarán las necesidades propuestas con el plan de acción y de gestión y en el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los presupuestos de funcionamiento e inversión por dependencia, de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación.

Antes de iniciar cualquier trámite encaminado a la suscripción de un contrato se verificará por el área que requiere el objeto a contratar, que la satisfacción de la necesidad se encuentre incluida o se incluya en el Plan de Adquisiciones, para proceder a la aprobación de los estudios previos.

El Plan Anual de Adquisiciones será aprobado para cada vigencia por el Comité de Contratación, quien además establecerá las cuantías a tener en cuenta por los ejecutores del mismo. El plan anual de adquisiciones del IDPYBA debe ser publicado antes del 31 de enero de cada anualidad.

El IDPYBA, a través de la Oficina Asesora de Planeación, deberá elaborar el PAA de manera coordinada, uniforme, clara y organizada, de conformidad con la línea o parámetros establecidos por el Ordenador de Gasto de la entidad (misión y visión) con el apoyo de las dependencias de contratación, presupuesto y los subdirectores de cada área.

Se debe tener en cuenta que la aprobación del PAA se hará únicamente por los miembros del Comité de Contratación, los cuales mediante aprobación manuscrita avalaran la versión final del PAA para que se proceda a los trámites respectivos.

Realizado lo anterior, se garantiza a los particulares, que su participación en las diversas Modalidades de Contratación que sean adelantadas, de modo tal que se brinden condiciones de competencia similares y objetivas, buscando una mayor participación de interesados y lograr así compras inteligentes y coordinadas, las cuales cumplirán con los fines estatales y la adecuada destinación de los recursos públicos. Para los efectos de la elaboración, publicación, actualización y seguimiento del PAA, el IDPYBA tendrá en cuenta:

• CONTENIDO DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El PAA debe contener la

lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir la entidad durante el año, indicando la necesidad, el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad utilizando el clasificador de bienes y servicios e indicando el valor estimado del

contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual se iniciará el proceso de contratación, o el plazo del contrato y estará integrado al Presupuesto y al Plan de Acción Institucional.

• RESPONSABILIDAD DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Corresponde al

Director, al Subdirector de Gestión Corporativa, al Subdirector de Atención a la Fauna, al Subdirector de Gestión del Conocimiento y Cultura Ciudadana, al Asesor de Planeación y a los responsables de las demás áreas involucradas en la ejecución de proyectos, determinar y planear con la debida antelación, cada una de las necesidades que se pretenden satisfacer durante la vigencia fiscal correspondiente, quienes serán responsables de la correcta planeación y ejecución de cada uno de los proyectos que tengan a su cargo. Corresponde al Director designar a un funcionario o contratista que haga seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.

• EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Cada una de las oficinas

responsables del plan, se encargará de la ejecución del presupuesto asignado; si por ajustes posteriores se ve la necesidad de modificar el plan aprobado, el área interesada deberá tramitar su correspondiente ajuste, ante el Área de Planeación siguiendo el mismo trámite requerido para su aprobación. El funcionario o contratista de la Oficina Asesora de Planeación, o de la Oficina de Gestión Financiera deberá publicar las modificaciones en el SECOP.

• ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El PAA se debe

actualizar cuando: (i) Haya ajustes en el tiempo propuesto para adelantar la Modalidad de Selección, en su valor (cambio de recursos) o tipo de modalidad a ser adelantada; (ii) Exista la necesidad de incluir nuevas necesidades de adquisición de bienes y/o servicios; (iii) Exista la necesidad de reprogramar, eliminar o modificar una necesidad; y (iv) Se modifique el presupuesto anual de adquisiciones (aumentando o disminuyendo).

La publicación se realizará en el SECOP cada vez que se produzca un ajuste y/o modificación. Se debe tener en cuenta que la publicación obligatoria del PAA, está establecida en dos oportunidades, la primera, antes del 31 de enero y la segunda, hasta antes del 31 de julio, de cada vigencia.

• PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: el IDPYBA publicará

su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones que se le realicen al mismo, en la página web y en SECOP, en la forma que disponga Colombia Compre Eficiente.

• NO OBLIGATORIEDAD DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El Plan Anual

de Adquisiciones no obliga al Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal – IDPYBA, a efectuar los procesos de adquisición que en él se enuncian.

En ningún caso se podrán adquirir bienes o servicios no incluidos en el Plan de Adquisiciones. Cuando se presenten necesidades sobrevinientes o cambios en las mismas deberá llevarse a cabo la modificación, incluirse en el Plan de Adquisiciones y publicarse en la página del SECOP.

6.2. ETAPA PRECONTRACTUAL.

Comprende desde la formulación del Plan de Adquisiciones, la etapa precontractual es el periodo preparatorio que precede la celebración del contrato y durante la cual se deben elaborar los documentos propios de dicha etapa y definir los siguientes aspectos por parte de la dependencia que requiere el bien, obra o servicio a contratar.

DOCUMENTO DE ANÁLISIS DEL SECTOR TENIENDO EN CUENTA LOS DECRETOS REGLAMENTARIOS, CIRCULARES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS APLICABLES

Una vez definida la necesidad, e identificado el bien, obra o servicio que satisface tal necesidad, utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, se deberá analizar el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y análisis del riesgo.

Este análisis es obligatorio en todos los procesos contractuales que adelante el Instituto y será proporcional al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el proceso de contratación

ESTUDIOS PREVIOS.

Los estudios previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato y se constituyen en la base para que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de la necesidad de la entidad y puedan presentar sus ofertas de bienes o servicios.

Su elaboración está a cargo del área en la cual surge la necesidad o dependencia solicitante en coordinación con el Grupo de Gestión Contractual y Grupo de Gestión Financiera y deberán ser suscritos por parte del jefe de la dependencia solicitante.

CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS:

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Se debe indicar de manera clara y detallada las razones que justifican la contratación y la causa de la misma, se describirán todas aquellas necesidades que se pretenden satisfacer con el bien o servicio a contratar y cuál es la forma o las formas de satisfacerla de igual manera se debe especificar es el esperado con la contratación a celebrar para justificar y soportar la inversión de los recursos públicos.

EL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES,

El objeto de debe definir de manera precisa, concreta, clara y detallada. Es de anotar, que el objeto debe ser lícito y física y jurídicamente posible.

El objeto a contratar, es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad determinada

El plazo, es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato, en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista

Las obligaciones de las partes, deberán estar debidamente justificadas desde los estudios y documentos previos, los cuales, serán esencialmente definitivos para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual pactado.

LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS

En este aspecto se debe señalar la modalidad de selección que se utilizará para la adquisición de los bienes y servicios, la cual debe ser de aquellas señaladas por las Leyes, Decretos y Circulares o demás disposiciones legales vigentes.

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican el contrato que se dispone a celebrar, y precisarse, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes

Se debe determinar la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y su cuantía, determinarán la manera en que deba seleccionarse al contratista.

EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.

El valor estimado del contrato corresponde o hace referencia al costo económico o lucrativo que tendrá el bien o servicio objeto del contrato que se pretende celebrar,

Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se debe incluir la forma como se calcularon y soportar los cálculos efectuados para su estimación.

Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los siguientes:

Cotizaciones.

El estudio de costos puede efectuarse mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o condiciones xx xxxxxxx en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del técnico encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos).

Es importante tener en cuenta las otras formas de calcular el presupuesto, como valores históricos con IPC, valores de otras entidades, factor multiplicador, entre otras, las cuales pueden ser usadas para verificar los precios o condiciones xx xxxxxxx.

Condiciones Comerciales.

Se debe tener en cuenta la forma de pago, el tiempo de entrega del producto o servicio, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido.

Forma de Pago.

Adicional a lo anterior, frente a las formas de pago debe precisarse si se realizará o no entrega de anticipo o pago anticipado, debiéndose definir los porcentajes y determinando cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, mensual, pago único, bimestral entre otros).

Para la inclusión de pagos de anticipos en los contratos o convenios que celebre el Instituto, la dependencia solicitante deberá analizar dicha posibilidad previamente con el Grupo de Gestión Financiera y Contable.

Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales.

Cuando se estén elaborando los estudios previos se debe tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable

Es importante tener en cuenta que el valor de los contratos deberá contemplar todos los valores de los impuestos a que haya lugar.

Sondeo o estudios xx xxxxxxx:

Para la elaboración del estudio xx xxxxxxx se podrá acudir a uno o varios de los siguientes mecanismos, entre otros:

- Solicitar información de precios a empresas, personas naturales o jurídicas que suministren el tipo de bienes o servicios requeridos

- Solicitar cotización en almacenes xx xxxxxx o grandes superficies, suministrando la información básica requerida de manera que los bienes tengan características que sean comparables.

Por visita de servidores públicos a almacenes xx xxxxxx o grandes superficies, para adquisición de bienes de características técnicas uniformes. Con base en los resultados de la comparación de precios levantarán un acta en la que consten las características de los bienes y su valor unitario.

- En forma complementaria, por comportamiento histórico en la entidad para los mismos bienes o servicios.

- Por determinación de los precios pactados por otras entidades oficiales para los mismos bienes o servicios

Designación del Supervisor.

Es necesario señalar la persona que llevará a cabo la supervisión del contrato que se pretende realizar, el cual deberá dar cumplimiento a lo establecido en la Ley, tal definición se realizara desde la estructuración de los estudios previos.

CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

De los criterios habilitantes

La dependencia solicitante establecerá los requisitos habilitantes tanto en los estudios previos como en los pliegos de condiciones o en la invitación pública, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del proceso de contratación; b) el valor del contrato objeto del proceso de contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y

(d) el conocimiento de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

En el análisis del sector se indicará la procedencia y conveniencia de los requisitos habilitantes y su razón de ser, circunstancia que conlleva a que por ningún motivo se podrá hacer uso exclusivo de la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.

Los criterios habilitantes son: jurídicos, organizacionales, financieros y técnicos, y son de obligatorio cumplimiento por parte de los proponentes que participen en el proceso de selección.

Estos no son objeto de calificación y son determinantes para que el proponente pase o no pase a la etapa de evaluación y asignación de puntaje dentro del proceso respectivo.

Análisis del riesgo y la forma de mitigarlo.

Para la estimación de los riesgos en los estudios previos, se debe elaborar la matriz de la Tabla 1 del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado por Colombia Compra Eficiente

Al estructurarse los estudios previos, el comité estructurador realizará un análisis de los riesgos aplicables a cada proceso de selección.

EXIGENCIA DE GARANTÍAS:

El análisis de garantías deberá realizarse de conformidad con lo establecido en los decretos reglamentarios aplicables.

- Clases de garantías Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:

1. Contrato de seguro contenido en una póliza.

2. Patrimonio autónomo.

3. Garantía Bancaria.

Las Garantías deben cubrir los siguientes eventos:

• Seriedad de la oferta: La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente

desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta.

El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en la subasta inversa y en el concurso de méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado del Proceso de Contratación. Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv se aplicarán las siguientes reglas:

a) Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta.

b) Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta.

c) Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta. Ampara la no suscripción del contrato en los términos y condiciones que dieron lugar a la adjudicación; la no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses; el retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de propuestas; la no suscripción del contrato sin justa causa por el adjudicatario y la falta de otorgar la garantía de cumplimiento exigida para amparar el cumplimiento de las obligaciones del contrato resultante del proceso.

▪ Buen manejo del anticipo y Correcta Inversión del Anticipo: Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal con ocasión de: (i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido del anticipo; y (iii) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo. Debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo, ya sea este en dinero o en especie.

▪ Pago Anticipado: La garantía de pago anticipado debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.

▪ Cumplimiento de las obligaciones contractuales: Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios derivados de:

a) El incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista.

b) El cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista.

c) Los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales.

d) El pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria. La garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato.

El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato a menos que el valor del contrato sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv, caso en el cual la Entidad Estatal aplicará las siguientes reglas:

1. Si el valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato.

2. Si el valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor del contrato.

3. Si el valor del contrato es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato.

4. Colombia Compra Eficiente debe determinar el valor de la garantía única de cumplimiento del Acuerdo Marco de Precios de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en este.

▪ Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Este amparo debe cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado. Esta garantía debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.

▪ Calidad y correcto funcionamiento de bienes y equipos: Ampara la calidad de los bienes objeto del contrato y el incumplimiento de las normas técnicas establecidas para los respectivos equipos. El valor lo debe determinar la entidad de acuerdo con la naturaleza del contrato, el objeto, el valor y las obligaciones pactadas, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos. (art. 2.2.1.2.3.1.16 del Decreto 1082 de 2015).

▪ Calidad del Servicio: Ampara a la entidad por la mala calidad del servicio prestado. El valor se determina de acuerdo con la naturaleza del contrato, el objeto y las obligaciones pactadas. En los contratos de interventoría la vigencia xxx xxxxxx debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del contrato principal en cumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011 y artículo 2.2.1.2.3.1.15 del Decreto 1082 de 2015.

▪ Responsabilidad Civil Extra Contractual: La Entidad Estatal debe exigir en los contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los Riesgos del contrato, el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.

La Entidad Estatal debe exigir que la póliza de responsabilidad extracontractual cubra también los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro propio con el mismo objeto y que la Entidad Estatal sea el asegurado.

El amparo de responsabilidad civil extracontractual debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.2.3.2.9 del Decreto 1082 de 2015 y no debe ser inferior a:

1. Doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) smmlv.

2. Trescientos (300) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv.

3. Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv.

4. Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv.

5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv.

La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.

▪ Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción. Esta garantía debe estar vigente un término no inferior a 5 años contados a partir de la fecha en la cual la entidad recibe a satisfacción la obra. El valor de esta garantía se debe determinar en los pliegos de condiciones de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones.

La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato Restablecimiento de la Garantía. Cuando con ocasión de las

reclamaciones efectuadas por la Entidad Estatal, el valor de la garantía se reduce, la Entidad Estatal debe solicitar al contratista restablecer el valor inicial de la garantía.

Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Entidad Estatal debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso. La Entidad Estatal debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación, el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

▪ Efectividad de las garantías: El IDPYBA hará efectivas las garantías que amparan los contratos en la forma establecida en el artículo 2.2.1.2.3.1.19 del Decreto 1082 de 2015 así:

1. Por acto administrativo en el cual se declare la caducidad del contrato y se ordene el pago de la cláusula penal o de los perjuicios cuantificados al contratista y al garante. El acto administrativo de caducidad constituye el siniestro.

2. Mediante el acto administrativo por el cual la entidad impone multas, se ordenará el pago al contratista y al garante. El acto administrativo constituye el siniestro.

3. Por el acto Administrativo a través del cual la entidad declare el incumplimiento puede hacer efectiva la cláusula penal si se pactó en el contrato y ordenar su pago al contratista y al garante.

El acto administrativo es la reclamación para la compañía de seguros.

Garantía de oferente plural. Cuando la garantía debe ser presentada por una Unión Temporal o Consorcio o promesa de sociedad futura debe ser otorgada por todos sus integrantes. No obligatoriedad de garantías.

El Artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015 establece que en la contratación directa la exigencia de garantías no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos, así mimo la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 señala que las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

Por lo anterior, en los Contratos de Prestación de Servicios solamente se exigirá garantía cuando superen el 10% de la menor cuantía de la entidad.

CLÁUSULA DE INDEMNIDAD. En todos los contratos que celebre el IDPYBA se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerla indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del contratista. En los eventos de que no se establezca esta cláusula se deberá sustentar en los estudios previos la razón de su exclusión.

6.3. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE NO EXISTENCIA DE PERSONAL.

Para contratos de prestación de servicios de personal, deberá obtenerse el respectivo certificado de no existencia de personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos. En caso de requerirse dicha certificación, el subdirector responsable del Proyecto, tramitará dicha solicitud ante la Subdirección de Gestión Corporativa -Oficina de Gestión Humana, a fin de que ésta verifique la disponibilidad en planta del personal que requiere la dependencia solicitante del servicio.

De existir personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos, la Subdirección de Gestión Corporativa- Oficina de Gestión Humana adelantará el trámite correspondiente para suplir la necesidad manifestada por el área que solicita el servicio. Esta decisión, al igual que las observaciones correspondientes, deberá ser comunicada al abogado a cargo del proceso, a fin de que éste devuelva el proceso a la dependencia que requirió el servicio. En este evento, el Gerente de proyecto solicitará la anulación del proceso y finalizará la solicitud de contratación.

En el evento que la Subdirección de Gestión Corporativa – Oficina de Gestión Humana considere que efectivamente no existe personal disponible con los conocimientos y/o experiencia requeridos, se expedirá el certificado correspondiente, anexando al Expediente Único del Contrato EUC este documento y remitirlo posteriormente a la oficina de Gestión Contractual.

Adicionalmente, junto con el certificado de no existencia de personal, se adjuntará en la respectiva carpeta, la hoja de vida de la persona natural a contratar, debidamente acompañada de los soportes de estudio y experiencia pertinentes, que se hará llegar a la Oficina de Gestión Contractual.

6.4. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP).

La solicitud de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) correspondiente, el cual deberá ser tramitado y entregado por el Subdirector responsable del Proyecto a la Oficina de Gestión Contractual, para que ésta proceda a incluirlo en la carpeta del proceso, lo anterior de conformidad con el instructivo para la conformación y manejo del expediente único del contrato.

En el evento que la Subdirección de Gestión Corporativa considere que no es viable expedir un CDP para la contratación requerida, deberá informarlo al subdirector que requiere el trámite, para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.

Cuando se trate de las modalidades de selección que no se enmarcan dentro de la contratación directa, el certificado de disponibilidad presupuestal deberá ser tramitado por el Subdirector responsable del Proyecto que requiere el objeto a contratar y/o el servidor público encargado del proceso quien lo entregará junto con la carpeta completa a la oficina de Gestión Contractual antes del acto administrativo de apertura del proceso de selección.

Si en el término de dos (2) meses siguientes a la expedición del CDP, cuando se trate de contratación directa, el mismo no ha sido comprometido, la Oficina de Gestión Financiera podrá anular dicho CDP, lo cual deberá ser reportado por la misma, anulándose automáticamente el proceso y finalizará la solicitud de contratación. Si la necesidad de contratar persiste, el Gerente del proyecto deberá iniciar nuevamente el proceso, de acuerdo a los procedimientos vigentes relacionados.

6.5. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA.

La selección objetiva de los contratistas, a través de las modalidades de selección previstas para el efecto, será la regla general para la escogencia del proveedor de bienes, servicios u obra pública, salvo que la misma ley establezca un procedimiento diferente.

El objetivo de esta acción estratégica, es la puesta en marcha de los procedimientos de contratación establecidos en la ley y sus reglamentos, y en cumplimiento de la misma, la Entidad a través de sus diferentes dependencias, deberá:

a. Presentar oportunamente ante el responsable de efectuar los trámites de contratación, la solicitud de adquisición acompañada y soportada en los estudios previos y documentos relacionados con el proceso contractual a ejecutar.

b. Verificar en las solicitudes de adquisición radicadas en el plan de contratación.

c. Respaldar la adquisición solicitada con la debida disponibilidad presupuestal legalmente constituida.

d. Ajustar, cuando sea del caso, las especificaciones del bien, servicio u obra pública a adquirir al catálogo de bienes y servicios de la Entidad, en concordancia con el plan de desarrollo, el Presupuesto Orientado a Resultados PMR, las actividades contenidas en el Plan de Contratación y los proyectos de inversión del IDPYBA, en sus objetivos y metas.

e. Respetar las disposiciones legales y reglamentarias, así como los lineamientos establecidos en el presente Manual al respecto, de acuerdo con el objeto a contratar

y la cuantía de la adquisición. Para efectuar esta acción, es necesario tener en cuenta los principios y deberes que se desprenden del régimen de contratación y de la función administrativa.

6.6. ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES

▪ Determinación de Requisitos Habilitantes. En los pliegos de condiciones o en la invitación deben quedar claramente establecidos los requisitos habilitantes para lo cual se debe tener en cuenta:

- El riesgo del proceso de Contratación

- El valor del Contrato objeto del proceso de contratación

- El análisis del sector económico que corresponda

- El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde el punto de vista comercial

- El K de contratación en caso de contratos de obra

En todo caso se tendrá en cuenta lo normado en el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya.

▪ Deber de Análisis de la Entidad. el IDPYBA durante la etapa de planeación de la contratación debe hacer un análisis cuidadoso para conocer el sector relacionado con el objeto a contratar desde los aspectos legal, comercial, financiero, organizacional, técnico y de análisis de riesgo y dejará constancia de este análisis en los documentos del proceso.

6.7. EVALUACIÓN DEL RIESGO: Los estudios previos deben contener la evaluación del riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos de conformidad con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

Tipificación, Estimación y Asignación de los riesgos. Corresponde a todas las circunstancias que puedan alterar el equilibrio económico del contrato pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en el contrato, el riesgo es previsible en la medida que se pueda identificar y cuantificar; su tipificación, estimación y asignación en la futura contratación, sirve de soporte para que las partes tengan claridad desde el primer momento sobre las obligaciones y cargas que les corresponde desde el momento de la celebración del contrato.

La tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles se hará de acuerdo al objeto contractual. Tipificación es la identificación de los riesgos que pueden ocurrir durante la ejecución que pueden alterar su equilibrio económico; Estimación

corresponde a la cuantificación, tasación, valoración de los riesgos. Asignación permite determinar el responsable del riesgo previsible.

C. El interesado en celebrar contratos de obra con el IDPYBA debe acreditar su capacidad residual o K de contratación en la forma y con los documentos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.6.4 del Decreto 1082 de 2015. En los pliegos de condiciones se debe indicar la capacidad residual para cada proceso de contratación de obra pública para lo cual se tendrá en cuenta el tipo de obra pública, el valor y la vigencia del contrato y su cronograma de pagos en la forma y con la metodología establecida por Colombia Compra Eficiente.

6.8. PUBLICACIÓN EN EL SECOP. La Oficina de Gestión Contractual, en los procesos que corresponda, realizará la publicación de los estudios previos, del proyecto xx xxxxxx y sus anexos, xxx xxxxxx definitivo, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP- con mínimo 10 días hábiles de antelación a la fecha de la Resolución de apertura (en caso de que la modalidad de selección sea la Licitación Pública), Deben ser publicados los documentos del proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición; igualmente se publicará la oferta del adjudicatario del proceso de contratación.

La oficina de Gestión Contractual debe publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015.

• APERTURA

▪ Aviso de convocatoria. El aviso de convocatoria para participar en un proceso de contratación debe contener además de lo establecido para cada modalidad de selección la información contenida en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015.

▪ Acto administrativo de apertura

▪ Pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones deben contener como mínimo la siguiente información:

1. Descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto de contratación, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o con el tercer nivel del mismo.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación

3. Los criterios de selección incluyendo factores de desempate e incentivos cuando a ello hubiere lugar.

4. Las condiciones de costo y/o calidad que el IDPYBA tendrá en cuenta para la selección objetiva de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5. Las reglas que se aplicarán a la presentación de las ofertas, a su evaluación y a la adjudicación del contrato.

6. Las causales de rechazo.

7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos, si hay lugar o no a entrega de anticipo; si hay anticipo indicar su valor en el cual se deben tener en cuenta los rendimientos que pueda generar.

8. Los riesgos del contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

9. Las garantías que se exigirán en el proceso y sus condiciones.

10. Indicar si la Entidad y el contrato objeto de los pliegos están cubiertos por Xxxxxxx Xxxxxxxxx.

00. Los términos y condiciones de la minuta del futuro contrato.

12. Los términos de la supervisión del contrato o de su interventoría según el caso.

13. Plazo dentro del cual se expedirán adendas.

14. Cronograma del proceso contractual.

CONTENIDO DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES PARA ENAJENACIÓN DE

BIENES DEL ESTADO. Además de lo establecido en el artículo anterior y lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, los pliegos de condiciones deben indicar estipular las condiciones particulares que deben tener los posibles oferentes y lo siguiente:

1. Forma de pago del precio

2. Formalidades para suscribir el contrato de enajenación

3. Término para otorgar la escritura pública, si hay lugar a ella

4. Término para el registro, si hay lugar a ello

5. Condiciones de la entrega material del bien

6. La obligación para el oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

De conformidad con el artículo 2.2.1.2.2.1.9 del Decreto 1082 de 2015 la entidad puede enajenar el activo a pesar de que tenga cargas derivadas de impuestos y contribuciones, deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y administración inmobiliaria, caso en el cual debe manifestarlo en los pliegos de condiciones y el oferente aceptar esas condiciones asumir su pago.

▪ Audiencia de Riesgos y Aclaración de Pliegos. A solicitud de cualquier persona interesada en el proceso, se llevará a cabo Audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de las propuestas.

Esta audiencia será dirigida por el Director o su Delegado; Gestión Contractual, quien fijará lugar, fecha y hora para la misma, comunicará a los interesados y dispondrá lo necesario para su realización. En lo demás se estará a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Si el jefe de la entidad lo estima conveniente o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliegos de condiciones o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.

▪ Observaciones y Modificaciones a los Pliegos de condiciones. Las observaciones que se reciban serán analizadas por el Comité Evaluador y Asesor con la coordinación de un profesional de la Oficina de Gestión Contractual quien además proyectará para la firma del Director la adenda que adopte las modificaciones a que haya lugar y/o dictará la resolución que prorrogue el plazo de licitación o concurso según el caso y comunicará las decisiones adoptadas. Aprobada la actividad a contratar, Gestión Contractual en el plazo legalmente establecido proyectará la resolución de apertura de la licitación, concurso de méritos, o menor cuantía.

▪ Acto Administrativo de Apertura. La entidad ordenará la apertura del proceso de selección mediante un acto administrativo motivado que contenga:

a) El objeto de la contratación

b) La modalidad de selección

c) El cronograma

d) El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

e) La convocatoria para las veedurías ciudadanas

f) El certificado de disponibilidad presupuestal

g) Los demás asuntos que se estimen pertinentes acordes con la modalidad de selección.

▪ Publicación del Aviso. Gestión Contractual una vez reciba la resolución de apertura, dispondrá lo conducente a la oportuna publicación del aviso en la página Web de la entidad y en el SECOP. De igual manera la Asesoría Jurídica y de Gestión

Contractual, dispondrá lo pertinente para la consulta de los pliegos de condiciones y recibo de las propuestas.

▪ Observaciones a la evaluación. Los informes de evaluación de las propuestas deben permanecer en la Oficina Asesora Jurídica por el término de cinco (5) días para que los oferentes presenten observaciones si lo estiman pertinente.

▪ Oferta con valor artificialmente bajo. Si de la evaluación de las ofertas realizada por la entidad se establece que una oferta parece artificialmente baja, se debe requerir al oferente para que explique el valor ofrecido y las razones del mismo. El comité asesor y evaluador debe recomendar el rechazo de la propuesta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de ofertas.

▪ Audiencia de Adjudicación. Dentro de los tres (3) días siguientes a la respuesta a las observaciones del informe de evaluación la Oficina de Gestión Contractual proyectará la resolución de adjudicación. La adjudicación se realizará en Audiencia Pública en el evento establecido en el artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993.

▪ Adjudicación con oferta única. Cuando se haya presentado una sola oferta, el IDPYBA puede adjudicar el contrato siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y cumpla con los requisitos xxx xxxxxx de condiciones sin perjuicio de las disposiciones especiales establecidas para subasta inversa, concurso de méritos y procesos de convocatoria limitada a las Mipyme.

▪ Inhabilidades con ocasión de la presentación de otras ofertas. En los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.5 del Decreto 1082 de 2015, para efecto de establecer el oferente que debe ser inhabilitado, cuando se presenten ofertas en la situación descrita en los literales g) y h) del numeral 1 del artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y poder establecer la primera oferta que fue presentada, se debe dejar constancia de la fecha y hora de recibo de las ofertas con el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales.

▪ Factores de desempate. En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015.

▪ Notificación de la Resolución de Adjudicación. Corresponde a la Oficina de Gestión Contractual notificar la resolución de adjudicación al proponente favorecido informándole los requisitos que debe adjuntar para la legalización y ejecución del contrato; y comunicar tal decisión a los demás proponentes.

Cuando la licitación o concurso de méritos se declare desierta, las notificaciones se realizarán conforme lo establezca la ley.

Corresponde a la Oficina de Gestión Contractual, efectuar las notificaciones y comunicaciones a que hubiere lugar.

6.2.7. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

I. Licitación. Modalidad de selección de contratistas que debe utilizarse por regla general, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades. Procede cuando los bienes y servicios son diferentes a los de características técnicas uniformes, es decir de características técnicas complejas (obra pública o servicios intelectuales diferentes a los de consultoría) y el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía del IDPYBA.

La Licitación Pública procede:

• Cuando el valor del contrato a celebrar supere el valor establecido de la menor cuantía establecida para el IDPYBA, siempre y cuando no se trate de bienes o servicios de común utilización y de características técnicas uniformes, caso en el cual se adelantará por el sistema de selección abreviada por subasta inversa.

• Cuando el objeto del contrato involucre además del contrato de consultoría otras obligaciones principales, como por ejemplo la ejecución de proyectos que incluyan el diseño y la construcción de obra que supere la menor cuantía. Las cuantías de la entidad son determinadas por la Oficina Asesora Jurídica de acuerdo con el Presupuesto asignado al IDPYBA.

Normas que regulan la Licitación Pública. Artículo 30 de la ley 80 de 1993, artículo 9 de la ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto

1082 de 2015.

Audiencias en la licitación. En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las siguientes audiencias:

a) audiencia de asignación de riesgos

b) audiencia de adjudicación.

Si por solicitud de un interesado en la licitación es necesario adelantar audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, el tema debe tratarse en la audiencia de asignación de riesgos. En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad debe presentar el análisis de riesgos y hacer la asignación de riesgos definitiva. Se debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:

1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por el IDPYBA a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. el IDPYBA debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.

3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya señalado con anterioridad.

4. el IDPYBA puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación.

5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

6. El IDPYBA podrá utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este caso, señalará en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja. En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por el IDPYBA.

II. Selección Abreviada. Modalidad prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Cuando procede la selección abreviada:

- Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

- La contratación de menor cuantía.

- La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

- Declaratoria de desierta de la licitación pública.

- Enajenación de bienes de la entidad.

- Productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas.

- Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentren los programas de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas o grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a la población desplazada por la violencia entre otros.

La normatividad establece nueve (09) causales de Selección Abreviada, de las cuales solo se plasmarán para el IDPYBA las tres de mayor utilización para esta, así:

Bienes o Servicios de Características Técnicas Uniformes. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente, serán adquiridos por las Entidades públicas por medio de los siguientes procedimientos:

• Subasta Inversa. La cual podrá ser realizada por las Entidades Públicas a través de las siguientes modalidades, (i) Electrónica y (ii) Presencial. Siendo esta última la que utilizará por el IDPYBA, mientras la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente dispone de la infraestructura tecnológica necesaria para realizarla electrónicamente y en línea.

En este procedimiento solo se solicitarán requisitos habilitantes a los interesados en participar en el proceso; todo su procedimiento finalizará en Audiencia Pública. Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, el IDPYBA adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.

Según se disponga en los pliegos, el IDPYBA invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el Pliego de Condiciones.

Pliego de condiciones. En los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la entidad estatal debe indicar:

1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir:

a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con la Clasificación de Bienes y Servicios.

b) La identificación que se requiera

c) Las cantidades; d) la calidad mínima requerida.

e) Los patrones de desempeño mínimos.

2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

3. El contenido de cada una de las partes, si la adquisición se pretende hacer por partes.

Se utiliza para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización. Se entiende por bienes y/o servicios de características técnicas uniformes aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Se entiende por diseño o características descriptivas el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad.

En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica. el IDPYBA dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección.

La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones. En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los lances hasta la conformación de la oferta definitiva. Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances en la subasta.

En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica. El IDPYBA permitirá que el oferente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado.

Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado. De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso.

Procedimiento para subasta inversa. Además de las reglas previstas en la ley, las siguientes reglas son aplicables a la subasta inversa:

1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta;

b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.

2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.

3. el IDPYBA publicará un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.

4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.

5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.

6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.

7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

8. Al terminar la presentación de cada lance, el IDPYBA informará el valor xxx xxxxx más bajo.

9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, el IDPYBA seleccionará al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente decreto.

Información de los participantes en la subasta inversa. El IDPYBA estructurará la subasta inversa de manera que antes de la adjudicación, los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta.

Terminación de la subasta y adjudicación. La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante un período para la presentación de lances. el IDPYBA debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos.

• Acuerdos Marco. Son los procesos adelantados por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente frente a los bienes o servicios de mayor demanda por parte de las Entidades Públicas, enfocados en recursos de funcionamiento. El IDPYBA se hará parte, de acuerdo a la necesidad a contratar, en el acuerdo que más beneficio le ofrezca conforme al procedimiento establecido en la plataforma tecnológica de la Agencia.

Nota. Existe otro procedimiento consistente en la adquisición de productos mediante la adopción y adquisición de bienes por “Bolsa de Productos”, la cual no ha sido utilizada por el IDPYBA la fecha por la naturaleza de la misma, pero de llegarse a requerir se deberá adelantar el procedimiento establecido por la Agencia.

• Menor Cuantía. Esta causal se determina en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. Causal especial en la cual los oferentes deberán presentar una “Manifestación de Interés” y ser superior a diez se deberá efectuar un sorteo, esta favorabilidad en el citado sorteo se convertirá en factor habilitante de las ofertas que sean presentadas. En esta causal se establecerán criterios de evaluación de los oferentes.

Aspectos importantes de la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía:

1. El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publica mínimo cinco (5) días hábiles anteriores a la apertura del proceso.

2. Manifestación de interés por parte de los interesados en participar

3. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo establecido para su presentación salvo que se extienda mediante acto administrativo por un término igual al inicialmente previsto.

4. El informe de evaluación debe publicarse por tres (3) días hábiles en el SECOP

5. La adjudicación no se realiza en audiencia sino en acta motivada que realiza el comité Asesor y evaluador.

Pliego de condiciones. El pliego de condiciones deberá indicar las condiciones mínimas habilitantes, así como los aspectos susceptibles de valoración o comúnmente denominados aspectos ponderables.

• Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. En estos casos, el proceso se deberá adelantar dentro de los cuatro meses de declarado desierto y se deberá adelantar previo análisis de su necesidad por cualquiera de los procedimientos antes establecidos.

III. Concurso de Méritos. Modalidad prevista para la contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2.

Los proyectos de arquitectura se contratan de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifique, aclare, adicione o sustituya. La normatividad establece dos procedimientos, el Abierto y con Precalificación. El primero será el que el IDPYBA utilice en sus procesos de contratación, el cual, deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en la norma y en los pliegos de condiciones que se proyecte. Se establecerán Criterios de Evaluación de los profesionales propuestos y se adjudicará en Audiencia.

Procedimiento del concurso de méritos.

Además de las reglas generales previstas en la ley se aplicarán las siguientes reglas al concurso de méritos abierto o con precalificación:

1. el IDPYBA en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

2. el IDPYBA deberá publicar durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.

3. el IDPYBA deberá revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.

4. el IDPYBA revisará con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la entidad estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

5. Si el IDPYBA y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

6. Si el IDPYBA y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, la entidad estatal debe declarar desierto el proceso de contratación.

Nota: Cuando lo considere pertinente de acuerdo con la complejidad de la consultoría, el IDPYBA podrá acudir al procedimiento con precalificación de los oferentes. Lo cual deberá estar motivado en la etapa de planeación.

Precalificación para el concurso de méritos. En la etapa de planeación del concurso de méritos y cuando la complejidad de la consultoría lo amerite, el IDPYBA podrá hacer una precalificación de los oferentes.

Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos. Si el IDPYBA decide adelantar concurso de méritos con precalificación debe convocar a los interesados mediante un aviso publicado en el SECOP que contenga la siguiente información:

1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.

2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

3. Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

4. El tipo de sorteo que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

5. El cronograma de la precalificación.

Informe de precalificación. Luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, el IDPYBA adelantará la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación. La entidad estatal debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el SECOP por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación.

Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

Audiencia de precalificación. El IDPYBA efectuará una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia se dará respuesta a las observaciones presentadas al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley.

Si la entidad estatal establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de

precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.

Si la entidad estatal no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad a abrir el proceso de contratación.

El IDPYBA conforme se establece en el instructivo adjunto de estudios previos, podrá hacer uso, previa justificación en los estudios previos del proceso, de las figuras de Propuesta Técnica Detallada o Simplificada, dependiendo de la magnitud del proceso y de sí la Entidad cuenta con la metodología de trabajo para efectos del desarrollo del proyecto o requiere que sea el proponente quién la suministre y IDPYBA la evalúe dentro del proceso de selección.

IV. Contratación Directa. Modalidad que procede únicamente en los casos definidos expresamente en la Ley 1150 de 2007, Artículo 2, numeral 4°, permite la escogencia del contratista como un mecanismo excepcional, las causales son taxativas de interpretación restrictiva y no se puede extender por analogía ni interpretación.

El responsable del área que requiere la contratación formulará por escrito solicitud de contratación a la Oficina de Gestión Contractual y especificará el objeto, su conveniencia y oportunidad, anexará el proyecto de términos de referencia y el valor aproximado del contrato.

La Oficina de Gestión Contractual, revisará y verificará los estudios y documentos previos; si existieren ajustes por realizar indicará el plazo para que se realicen por el área responsable. De igual manera, la Oficina de Gestión Contractual solicitará al contratista la constitución de la garantía única, examinará la documentación, aprobará la garantía y verificará el cumplimiento de los requisitos de legalización. Surtido lo anterior, archivará el expediente y remitirá los documentos pertinentes al Supervisor.

El responsable del Presupuesto expedirá el registro presupuestal, proyectará las órdenes de pago y la relación de giro, para la firma del ordenador del gasto.

Corresponde a la Oficina de Gestión Contractual proyectar los actos administrativos a que haya lugar durante la ejecución del contrato, a instancias del Superior.

Urgencia Manifiesta. La Urgencia Manifiesta procede cuando: La continuidad del servicio exige el suministro de bienes o la prestación de servicios, o la ejecución de obras.

Cuando se presenten situaciones relacionadas con estados de excepción Cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre. No se requieren estudios previos, el acto administrativo que declara la urgencia manifiesta justifica la contratación.

Nota 1: El IDPYBA debe señalar en el acto administrativo de justificación de la contratación directa, además de las establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.4.1.del Decreto 1082 de 2015, las razones fácticas y de derecho que motivan contratar bajo esta modalidad. Este acto administrativo no es necesario cuando los contratos a celebrar son de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y de contratación empréstitos.

Nota 2. La Urgencia Manifiesta procede cuando: La continuidad del servicio exige el suministro de bienes o la prestación de servicios, o la ejecución de obras. Cuando se presenten situaciones relacionadas con estados de excepción Cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre. No se requieren estudios previos, el acto administrativo que declara la urgencia manifiesta justifica la contratación. Celebrado el contrato debidamente motivado, debe enviarse al órgano de control fiscal, así como el acto administrativo que declaró la urgencia manifiesta y el expediente que contiene todos los antecedentes precontractuales y contractuales.

Nota 3. Los contratos de prestación de servicios para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, requieren de la elaboración del acto administrativo.

V. Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión. Es la posibilidad que tiene el IDPYBA de celebrar contratos, bajo la modalidad de contratación directa, con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, previa verificación de la idoneidad y experiencia requerida.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones del IDPYBA, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Aplicará cuando el personal de planta es insuficiente o inexistente, y se requiere de este poyo para ejecutar en debida forma y cumpliendo con los fines estatales en las labores requeridas. En este caso, no es necesario que se hayan obtenido previamente varias ofertas.

VI. Mínima Cuantía. Modalidad prevista para la contratación de los bienes, servicios, consultoría y obra pública cuando el valor del contrato no excede del 10% de la menor cuantía de la Entidad. Las reglas están determinadas en los artículos

2.2.1.2.1.5.1 al 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado.

Nota 1: Si se exige capacidad financiera, se debe indicar en la invitación como se hará la verificación correspondiente y el documento idóneo para acreditarla. La oferta y su aceptación constituyen el contrato, en esta se deberá informar al contratista el nombre del supervisor del contrato. El único factor de ponderación es el precio. Hay libertad de exigir o no garantías. No se requiere la inscripción en el RUP.

De igual forma se podrán adquirir bienes bajo esta modalidad, por el procedimiento de Grandes Superficies en la Tienda Virtual de la Agencia de Contratación Colombia Compra Eficiente, siempre que no exceda del 10% de la menor cuantía.

La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos grandes superficies. Hay libertad de exigir o no garantías. La oferta y su aceptación constituyen el contrato. Verificar los requisitos exigidos en los artículos ya citados.

VII. Otros Tipos de Contratos no Sometidos al Régimen General de Contratación Pública.

1. Contratos Bajo el Decreto 092 de 2017 Contratos para el Impulso de Actividades de Interés Público. Esta normatividad reglamentó la celebración de contratos a los que se hace referencia en el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Nacional, el cual establece que el gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, podrá, celebrar contratos con Entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo. De la lectura del artículo 355, se desprende que el objeto de los contratos es impulsar programas y actividades de interés público acordes con los Planes de Desarrollo, es decir, que el Estado entrega recursos a un ente sin ánimo de lucro para adelantar sus programas.

Estos contratos deberán tener las siguientes características:

• Reconocida idoneidad. Es la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de la Entidad contratista. Dicha idoneidad debe ser evaluada mediante escrito motivado. Para lo anterior se deberán allegar las certificaciones de experiencia relacionadas. Para el caso de Entidades del sector salud, deben estar inscritas en el registro especial de personas que prestan servicios de salud, debidamente clasificadas y calificadas conforme a las Leyes vigentes.

• Su objeto. La actividad o programa de interés público que desarrolla la Entidad privada sin ánimo de lucro debe guardar correspondencia con el Plan de Desarrollo Nacional.

• No aplica en estos Contratos. (i) Cuando el contrato implica una contraprestación directa a favor del IDPYBA; (ii) Para realizar transferencias presupuestales; (iii) Para apropiaciones presupuestales; (iv) Para transferencias a personas naturales mediante subsidios de conformidad con los artículos 43, 44, 46, 51, 368; 13 y 46 transitorios, todos de la Constitución Política de Colombia (Madres cabeza de familia, niños, ancianos, para vivienda, servicios públicos); y (v) Para desarrollar un proyecto específico por cuenta del Instituto de Planificación Rural Agropecuaria IDPYBA, de acuerdo con las precisas instrucciones que esta última imparta.

• Garantías. El contratista deberá constituir garantías adecuadas de manejo y cumplimiento, la cuantía será determinada por el IDPYBA. Para los convenios con Entidades del sector salud se puede prescindir previo concepto favorable de la dirección seccional de salud.

• Supervisión. La ejecución y el cumplimiento del objeto del contrato se verificarán a través de un supervisor designado. Si se llegare a contratar una interventoría, sus costos se imputarán al presupuesto del contrato sin exceder el 5%.

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Se debe expedir con anterioridad a la suscripción del convenio.

• Incompatibilidades e inhabilidades. Las de orden Legal.

• Destinación de los Recursos. Solo podrán ser aplicados al cumplimiento del objeto del contrato.

• Constitución de las Entidades sin Ánimo de Xxxxx. Debe estar constituida como mínimo con seis (6) meses de antelación a la celebración del contrato y tener vigente el reconocimiento de su personería jurídica.

• Duración de las Entidades sin ánimo de lucro. No podrá ser inferior al término del contrato y un año más.

• Pago de Perjuicios y Terminación Unilateral. El IDPYBA podrá dar por terminado el contrato de manera unilateral y exigir el pago de perjuicios a que haya lugar. Se podrán incluir cláusulas exorbitantes.

• Otros requisitos.

(i)Declaración de no estar incurso en inhabilidad o incompatibilidad; (ii) RUT; (iii) Justificación de la necesidad y el costo beneficio del IDPYBA; (iv) Inscripción en el banco de proyectos (de haber lugar a ello); (v) Autorización del órgano competente de gobierno de la Entidad sin ánimo de lucro para poder contratar con el IDPYBA y por la cuantía del caso, en caso de ser necesario; (vi) Presentar la declaración de ingresos y patrimonio o declaración xx xxxxx para las Entidades que por disposición legal están obligadas a hacerlo; (vii) Documento que acredite la personería jurídica de la Entidad; (viii) Certificado xx xxx y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social; y (ix) Justificación técnica de la necesidad a satisfacer con el correspondiente estudio de riesgos.

▪ De los contratos Interadministrativos El contrato interadministrativo, es celebrado entre dos o más entidades públicas, con capacidad de tener relaciones interadministrativas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal. Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de celebrarse por contrato interadministrativo.

▪ Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se celebra entre la Nación y sus entidades descentralizadas, se deberán celebrar por escrito, sin importar su cuantía; se rige por las normas de derecho privado y por las especiales previstas en el Decreto 591 de 1991, y en sus efectos estarán sujetos a las normas civiles, comerciales y laborales, según la naturaleza de los mismos.

Dichos contratos, se celebrarán directamente y sólo se requerirá para su validez el cumplimiento de los requisitos propios de la contratación entre particulares y de los especiales previstos en el Decreto 591 de 1991, y además apropiación y registro presupuestal, y publicación en el Diario Oficial. Entiéndase por actividades científicas y tecnológicas las siguientes:

1. Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos, y conformación de sedes de investigación e información.

2. Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología.

3. Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica.

4. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica.

5. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras.

6. Cooperación científica y tecnológica nacional o internacional.

▪ Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Se entiende que no existe pluralidad de oferentes cuando: No existe más de una persona inscrita en el RUP Cuando solo exista una sola persona que pueda proveer el bien o servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial, o los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo del bien o servicio de conformidad con la ley.

▪ Contrato xx xxxxxxx pública o de encargo fiduciario: es un negocio jurídico en virtud del cual una entidad pública, llamada fiduciante o fideicomitente, le entrega la administración o el manejo de los recursos públicos vinculados a los contratos que tal entidad celebre, a otra llamada fiduciario (el cual debe estar autorizado por la Superintendencia Financiera), quien se obliga a administrarlos a nombre de la fiduciante o fideicomitente, de acuerdo con un objeto y un plazo determinado por la constituyente, en provecho de ésta o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. El contrato xx xxxxxxx que celebre la entidad pública, no implica por motivo alguno, transferencia de dominio sobre los bienes estatales, ni constituirá patrimonio autónomo de la respectiva entidad fiduciaria. A la fiducia pública le serán aplicables las normas del Código de Comercio sobre fiducia mercantil, en cuanto sean compatibles con lo dispuesto en la normatividad vigente.

▪ Contrato De Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso públicos, la Interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 de la Ley 80 de 1993 o aquellas que lo adicione, modifiquen o deroguen.

▪ Contrato De Arrendamiento: El contrato de arrendamiento es aquel por el cual dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de un bien mueble o inmueble total o parcialmente y la otra a pagar por este goce un precio determinado. El contrato de arrendamiento se rige por la Ley civil en los artículos 1973 a 2044 del Código Civil y por la Ley comercial en los artículos 518 a 524 del Código de

Comercio. Igualmente debe tenerse en cuenta La Ley 820 de 2003, que define los aspectos esenciales en materia de arrendamiento.

▪ De Compraventa: El contrato de compraventa es aquel contrato bilateral en el que una de las partes (vendedora - contratista) se obliga a la entrega de una cosa determinada en un en un mismo instante – (bienes para el desarrollo de la misión y visión de la entidad) y la otra (compradora – entidad estatal) a pagar por ella un cierto precio, con un solo pago determinado en dinero. Según la normatividad civil, la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Xxxxxxx se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.

Este contrato está regulado en la normatividad civil desde el artículo 1849 hasta el artículo 1934. Según la normatividad comercial, la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. Este contrato está regulado en la normatividad comercial desde el artículo 905 hasta el artículo 967.

▪ De Comodato o Préstamo de Uso: El contrato de comodato, llamado también préstamo de uso es un contrato que consiste en que una de las partes (comodante) entrega a la otra (comodatario) gratuitamente una especie mueble o inmueble con la facultad de usarla y con la obligación de restituir la misma especie después de terminado el uso. Este contrato está regulado en el Código Civil artículo 2200 y siguientes.

▪ De Donación: Es el contrato por medio del cual una de las partes (el donante) transfiere en forma expresa, gratuita e irrevocable uno o varios bienes muebles o inmuebles, a otra parte (la entidad pública) que los acepta. Según el artículo 1443 del Código Civil, define el contrato de donación como: “…Acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que acepta". La competencia para la aceptación y el ofrecimiento de las donaciones en el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA, es del (la) Director(a). Por prohibición constitucional, no podrá efectuar donaciones a particulares.

▪ De Intermediación de Seguros: Es aquel contrato que se celebra con una persona que, por su especial conocimiento de los mercados, se ocupa como agente intermediario (corredor - contratista), en la tarea de poner en relación a dos o más personas, con el fin de que celebren un negocio comercial, sin estar vinculado a las partes por relaciones de colaboración, dependencia, mandato o representación. Este contrato se encuentra regulado por el Código de Comercio en los artículos 1340 a 1346. Mediante este contrato la entidad, puede emplear intermediarios o corredores de seguros, para la contratación de pólizas y el

▪ manejo de programas de seguros que cubran los riesgos a los que se encuentran expuestos los bienes e intereses patrimoniales de la entidad, cuando estos no impliquen erogación a cargo de la entidad estatal y a favor del intermediario. La selección del intermediario de seguros se hará por concurso de méritos.

▪ De Mandato: El contrato de mandato es un negocio jurídico de gestión mediante el cual el mandatario (contratista) se encarga de adelantar negocios jurídicos o actos de comercio, por cuenta del mandante (entidad pública), con representación o sin ella. Se encuentra regulado por el Código Civil en sus artículos 2142 a 2199 y por el Código de Comercio en sus artículos 1262 a 1278. En materia Civil, es aquel por medio del cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. Este, a su vez, puede ser gratuito o remunerado. La remuneración es determinada por convención de las partes, antes o después del contrato, por la ley o por el juez.

Si el mandato comprende uno o más negocios especialmente determinados, se llama especial; si se da para todos los negocios del mandante, es general; y lo será igualmente si se da para todos, con una o más excepciones determinadas. El mandato comercial es un contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra y puede o no conllevar la representación del mandante. En el procedimiento de adquisición de bienes y/o servicios agropecuarios a través la Bolsa Nacional Agropecuaria, (BNA), así como en el procedimiento de selección abreviada de bienes y/o servicios de características uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos, se celebra un contrato de mandato comercial con el comisionista seleccionado, quien, en nombre propio, pero por cuenta del IDPYBA, realizará las negociaciones y/o operaciones necesarias en el mercado de compras públicas, en la condiciones de tiempo, modo y lugar que indique la entidad en el contrato.

▪ De Seguro: El contrato de seguros es aquel en donde una de las partes llamado asegurado (entidad), busca proteger un interés determinado de todos o algunos de los riesgos que pueden afectarlo para lo cual paga una prima de seguro a otra parte denominada asegurador (contratista) quien responde ante el asegurado cuando se concreta el riesgo estipulado en el contrato. Es obligación de las entidades estatales asegurar todos sus bienes e intereses patrimoniales y por lo tanto el IDPYBA deberá contratar a través del contrato de seguro las pólizas que amparen los diferentes riesgos. Está regulado en el Código de Comercio en el artículo 1036 y siguientes. Las pólizas son:

a). SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES: Ampara las

pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, bajo su responsabilidad, tenencia

y/o control, y en general los recibidos a cualquier título y/o por los que tenga algún interés asegurable, ubicados a nivel distrital.

b) SEGURO DE AUTOMÓVILES: Ampara los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal o aquellos daños a bienes o lesiones o muerte a terceros que causen.

c) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, como consecuencia de la responsabilidad civil extracontractual originada dentro o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios en todo el territorio nacional.

d) RESPONSABILIDAD CIVIL DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS: Con este seguro, se ampara el detrimento patrimonial del funcionario por perjuicios que cause a la entidad estatal o a terceros, siempre que sean consecuencia de cualquier decisión tomada por el asegurado en el desempeño de las funciones propias de los cargos relacionados en la carátula de esta póliza, sean declarados civil, fiscal o administrativamente responsables de detrimento patrimonial y hasta el importe de la suma asegurada.

Cubre los gastos u honorarios de abogados y costos judiciales en que incurran los asegurados para su defensa como consecuencia de cualquier investigación o proceso iniciado(s) por cualquier organismo de control, como procesos disciplinarios, Administrativos, Civiles, Penales, Responsabilidad Fiscal.

Las demás que decida el Instituto de conformidad con la necesidad del mismo.

▪ De Suministro: El contrato de suministro, es aquel en virtud del cual una de las partes, el suministrador (el contratista), suministra de manera periódica y pone a disposición de la otra parte, el suministrado (entidad pública), determinados bienes muebles y fungibles, a cambio de contraprestaciones periódicas.

Este contrato es definido en el Código de Comercio, desde el artículo 968 hasta el 980, como aquel por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

▪ De Transporte: El contrato de transporte es aquel por medio del cual una de las partes (Persona jurídica con autorización del Ministerio de Transporte – contratista) se obliga para con la otra, a cambio de un precio determinado, a conducir a personas, cosas o elementos de un lugar a otro, por determinado medio y en el

plazo fijado. Este contrato está regulado en el Código de Comercio, desde el Artículo 981 hasta el Artículo 1035.

▪ Contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro para impulsar programas y actividades de interés público Decreto 092 de 2017El contrato de impulso a programas y actividades de interés público, se encuentra desarrollado en el inciso 2º del artículo 355 de la Constitución Política, en el Decreto 777 de 1992 modificado por el Decreto 1403 de 1992, y consiste en la posibilidad de que la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios celebren contratos con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público y que apunten, lo podrán hacer con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad; dicho contrato deberá constar por escrito y sujetarse a los requisitos y formalidades que la ley de contratación exige entre Estado y particulares.

▪ Convenio Interadministrativo. El convenio interadministrativo, es el negocio jurídico en el cual están presentes dos o más entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos negociales, tiene su fundamento se encuentra en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

La coordinación implica que cada uno de los sujetos negociables va a realizar separadamente sus funciones, pero en cuanto sean concordantes para lograr un fin común; se trata de mantener una separación de competencias, pero para ejercerlas de tal manera que se logre evitar una duplicidad de funciones y esfuerzos e ineficiencias. En relación con esta clase de coordinación, es preciso hacer notar que esta debe ser voluntaria entre las partes y no alude al concepto de coordinación tradicional donde un superior jerárquico impone medidas para la integración de las partes.

LA COOPERACIÓN, en cambio, se refiere a una ayuda, un auxilio, la solidaridad entre los sujetos desde su ámbito competencial que ejecutan actividades que interesan mutuamente a las partes para alcanzar un fin común de forma más eficaz. Es decir, cada una de las partes ejerce sus propias competencias, que son diferentes pero que es necesario relacionar para efectos de realizar la función administrativa de una manera más eficiente.

LA COLABORACIÓN, por su parte, se refiere al apoyo que una entidad específica presta a otra, desde su propio ámbito de competencias, para que de esta manera se logre cumplir la función de la entidad apoyada, lo cual interesa también a quien presta el apoyo, pero, en todo caso, no es su propia función o competencia. En otras palabras, en la colaboración una entidad apoya a otra para que cumpla su propia competencia, pero cuyo cumplimiento interesa a la entidad que presta el apoyo. La

distribución de competencias puede darse simplemente cuando una competencia muy general es asignada a dos entidades y estas distribuyen competencias.

▪ Convenios, Acuerdos de Cooperación, Actas de Entendimiento o similares. Convenio es todo acuerdo de voluntades que suscriba el IDPYBA con entidades públicas, privadas o mixtas con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común. Están incluidos dentro del anterior concepto los acuerdos que celebre la entidad con organismos de derecho internacional, los convenios de cooperación, las cartas de acuerdo de colaboración, memorandos de entendimiento o cualquier figura que reúna las calidades establecidas independientemente del nombre que se les dé.

De conformidad con la Ley 1150 de 2007 indica que los convenios financiados con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, pueden someterse a los procedimientos y reglamentos de tales organismos en los siguientes casos: Cuando son totalmente financiados por el organismo internacional Cuando la financiación del organismo internacional es en sumas iguales o superiores al 50% a los recursos de contrapartida. Los contratos o convenios no contemplados anteriormente y que estén celebrados con recursos públicos deben someterse en su integridad al estatuto general de contratación.

▪ Iniciativas Comunitarias. La Iniciativa con Participación Comunitaria en Gestión de Riesgos es un instrumento de vinculación directa de las comunidades a los procesos de reducción de riesgos, a través de la financiación de propuestas presentadas por Organizaciones Sociales y Comunitarias y/o Entidades Sin Ánimo de Lucro de reconocida idoneidad.

El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal, podrá celebrar contratos, convenios de asociación y convenios solidarios con los cabildos, las autoridades y organizaciones indígenas, los organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles sin ánimo de lucro y asociaciones residentes en el Distrito Capital, para ejecutar las Iniciativas con Participación Comunitaria en Gestión de Riesgos de acuerdo a lo previsto en el Artículo 355 de la Constitución Política, el Decreto 092 de 2017 y la Ley 1551 de 2012.

La Iniciativa con Participación Comunitaria en Gestión de Riesgos debe contar con la viabilidad técnica, social, jurídica, económica y financiera, emitida por el Comité Asesor y Evaluador del IDPYBA. El Comité Asesor y Evaluador será designado por el Director General del IDPYBA mediante acto administrativo. Estará integrado por un número impar de profesionales para cada proceso.

2. Acuerdos de Cooperación Internacional. Es la posibilidad que tiene el IDPYBA de celebrar contratos o convenios con organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, organismo

de cooperación, asistencia o ayuda internacional. Procede cuando exista la posibilidad o haya manifestación de interés de las partes o de una de ellas, para asociarse, celebrar convenios o acuerdos de esta índole.

3. Asociaciones Público - Privadas – APP. Es la posibilidad que tiene el IDPYBA de vincular capital privado, para la provisión de bienes públicos y de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgos entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o servicio, se materializa mediante la celebración de un contrato con una persona natural o jurídica de derecho privado (inversionistas). Procede con aquellos contratos en los cuales las Entidades estatales encarguen a un inversionista privado el diseño y construcción de una infraestructura y sus servicios asociados, o su construcción, reparación, mejoramiento o equipamiento, actividades todas estas que deberán involucrar la operación y mantenimiento de dicha infraestructura. También podrán versar sobre infraestructura para la prestación de servicios públicos.

Sólo se podrán realizar proyectos bajo esquemas de Asociación Público- Privada cuyo monto de inversión sea superior a seis mil (6.000) SMLMV. Los contratos para la ejecución de proyectos de asociación público - privada, tendrán un plazo máximo de treinta (30) años, incluidas las prórrogas.

4. Contrato de Comodato o Préstamo de Uso Es la posibilidad que tiene el IDPYBA de celebrar contratos de comodato o préstamo en uso con el fin de administrar los bienes de su propiedad. Procede cuando exista la posibilidad de entregar bienes a título de comodato precario de conformidad con lo señalado en el Libro Cuarto, Título XXIX, artículos 220 a 2220 del Código Civil Colombiano y demás normas que las adiciones, modifiquen, complementen o sustituyan.

Trámite de los Procesos de Selección. El área solicitante, de acuerdo con la estructura organizacional y el Manual de Funciones, que requiera la apertura de procesos de selección, deberán solicitarlo oportunamente y por escrito a la Subdirección de Gestión Corporativa, con el lleno de los requisitos establecidos en la legislación y procedimientos vigentes; y deberá verificarse que no exista duplicidad de contratación.1

La Subdirección de Gestión Corporativa apoyará y hará un acompañamiento permanente a las áreas solicitantes, cuando sea del caso, con un abogado para la

1 Es importante verificar que no exista duplicidad en las necesidades contratadas al interior del IDPYBA, como de verificar con las demás entidades públicas del sector la necesidad a contratar. Este aspecto se podría entender por los entes de control como un detrimento patrimonial y falta de planeación en la consecución de las necesidades. Se exceptúa de esta duplicidad cuando se requiere la contratación de grupo de profesionales, aspecto que deberá estar debidamente justificado en los estudios y documentos previos del proceso adelantado.

revisión de los estudios y documentos previos y demás aspectos que se requiera, de acuerdo con la modalidad de selección y el objeto contractual.

En caso de requerirse la expedición de adendas y avisos modificatorios en los procesos de selección que se tramiten, se deberá tener en cuenta que éstas no podrán expedirse, ni publicarse en el mismo día previsto para el cierre del proceso.

Estas se podrán realizar, en los procesos de convocatoria, máximo hasta el día anterior al cierre del proceso establecido en el cronograma, salvo en la licitación, ya que su restricción es aplica dentro de los tres (3) días hábiles anteriores antes del día previsto para el cierre del proceso.

La publicación de éstas solo se podrá realizar en días hábiles y en horarios laborales, entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados.Los cierres y apertura de ofertas en los procesos de selección de contratistas diferentes a los de contratación de mínima cuantía, deberán adelantarse en audiencia pública.

Los documentos soporte del proceso deben estar suscritos por el ordenador del gasto (y los eventos de aprobaciones por quien administrativamente tenga la competencia). Con el propósito de fortalecer el principio y ejercicio del derecho de contradicción y defensa, en todos los procesos de selección que adelante el IDPYBA, en el cronograma del proceso deberá establecerse dicho término, una vez concluido el término de observaciones a las evaluaciones de propuestas, en las condiciones previstas para cada procedimiento.

Las actas de audiencias de adjudicación, se deberán publicar dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de expedición de las mismas.

Determinación de los Requisitos Habilitantes.

Son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes que se les exige para la participación en un proceso de selección y contratación, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor.

Los requisitos habilitantes serán exigidos por IDPYBA, bajo los mismos parámetros con que se incluyen en el certificado expedido por la Cámara de Comercio.

La determinación de los requisitos habilitantes depende de: (i) El riesgo del proceso de contratación; (ii) El valor del contrato objeto de contratación; (iii) El análisis del sector económico respectivo; (iv) El tipo del contrato; (v) El plazo del contrato; (vi) El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Los requisitos habilitantes serán, entre otros, los siguientes:

1. Experiencia

2. Capacidad Jurídica

3. Capacidad Financiera

4. Capacidad de Organización.

Estos serán certificados por las cámaras de comercio, con base en la información que presentan los interesados para su inscripción, renovación o actualización.

El IDPYBA deberá identificar y justificar los requisitos habilitantes exigidos a los proponentes en sus estudios previos definitivos y señalarlos en los pliegos de condiciones de los procesos de selección, los cuales serán probados con la información que de dichos proponentes conste en el certificado del Registro Único de Proponentes RUP, tal y como lo dispone el numeral 1 del artículo 5° y el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto - Ley 019 de 2012.

Los requisitos habilitantes y la información del Registro Único de Proponentes establecidos en los pliegos de condiciones deben ser coherentes, consistentes, suficientes y objetivos, de manera proporcional al objeto y al valor del contrato a celebrar, que procuren la escogencia, en el marco de la libre competencia, de los proponentes que puedan ejecutar exitosamente el objeto a contratar y los fines de Estado que la Entidad persigue. Es importante advertir que el IDPYBA, no debe limitarse a la aplicación mecánica de fórmulas financieras para verificar los requisitos habilitantes.

Tanto para la contratación directa (establecida en la Ley 1150 de 2007 o regímenes especiales) como para los procedimientos de selección por convocatoria pública, el IDPYBA en aplicación del deber de selección objetiva determinará en los estudios previos de cada uno de los contratos los siguientes requisitos habilitantes, los cuales aplican para todos los tipos de contratos y convenios (contratación Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, convenios de asociación Ley 489 de 1998 y contratos de impulso de actividades de interés público del Decreto 092 de 2017):

Los requisitos habilitantes para todos los procesos deberán contener, por lo menos:

a) Calidades para Participar: Establecer las calidades que deben cumplir los proponentes, es decir, sí deben ser personas naturales, personas jurídicas, entidades sin ánimo de lucro, con personería jurídica reconocida y vigente por parte de la autoridad competente, entidades públicas de qué tipo y orden; dependiendo del tipo de contrato a suscribir, el objeto y la modalidad de selección.

b) Capacidad Jurídica: Verificar la capacidad del proponente para ofertar bienes, obras o servicios y la capacidad de su representante legal (personas jurídicas) para celebrar contratos, y si requiere, autorizaciones para el efecto con ocasión de los límites a la capacidad del representante legal del interesado en relación con el monto y el tipo de las obligaciones que puede adquirir a nombre del interesado. La verificación jurídica consiste en realizar una revisión a las condiciones jurídicas del proponente y la propuesta, con el fin de establecer el cumplimiento exacto de los requisitos y documentos jurídicos contenidos en la invitación a contratar o en el respectivo pliego de condiciones, conforme al análisis económico del sector.

c) Capacidad Financiera: Consistirá en establecer y determinar las condiciones financieras con las que debe contar el futuro contratista del IDPYBA, para poder cumplir y asegurar las obligaciones que adquiera en la ejecución contractual, las cuales debe, en todo tipo de contrato o convenio, solicitar el IDPYBA de manera coherente, consistente, suficiente, objetiva y proporcional al objeto y al valor del contrato a celebrar.

d) Experiencia: Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección o de contratación, la cual será exigida y tomada por el IDPYBA de la verificación documental hecha por las Cámaras de Comercio en el RUP. El IDPYBA podrá exigir y verificar la experiencia acreditada que no se encuentre certificada por el RUP y que se requiera de acuerdo con el objeto a contratar. Para el caso del IDPYBA, se solicitará y tomará como experiencia certificada en el RUP o en la exigida en los estudios y documentos previos y pliegos de condiciones, lo siguiente: (i) Experiencia del proponente en la ejecución de proyectos que contengan actividades principales directamente relacionadas con el objeto del futuro contrato; y (ii) Experiencia del equipo de trabajo que contengan actividades principales directamente relacionadas con el objeto del futuro contrato (Para el caso de contratación de consultorías, convenios interadministrativos, de asociación o de impulso de actividades de interés público).

e) Verificación de los Requerimientos Técnicos: Consiste en la comparación de la propuesta del proponente con las especificaciones solicitadas por IDPYBA en los estudios previos, pliegos de condiciones o invitación y anexos técnicos.

f) Cofinanciación: Para el caso de la suscripción de convenios interadministrativos, de asociación, de impulso de actividades de interés público, u otros, IDPYBA podrá solicitar que el proponente o asociado aporte un porcentaje, en dinero o en especie, previamente definido en los estudios previos, como requisito habilitante o verificable, para la selección y ejecución.

Otros aspectos a tener en cuenta:

a) Conflictos de Interés. Los administradores, representantes legales, asesores, estructuradores, consultores, evaluadores, supervisores e interventores, y en general, todo servidor público y/o contratista y/o en general cualquier persona que preste sus servicios al IDPYBA, deberán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación del Instituto que impliquen conflicto de interés, o estén dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidades señaladas en la Ley. Para el proceso de gestión contractual los profesionales designados para conformar el comité Asesor Evaluador deberán suscribir un acta de conflicto de intereses.

Cuando el interés general propio de la función pública entre en conflicto con el interés particular y directo del servidor público, este deberá declararse impedido. Todo servidor público que deba adelantar o sustanciar actuaciones contractuales en el IDPYBA, podrá ser recusado si no manifiesta su impedimento por:

1. Tener interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión del asunto, o tenerlo su cónyuge, compañero o compañera permanente, o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Haber conocido del asunto, en oportunidad anterior, el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

3. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes arriba indicados, curador o tutor de persona interesada en el asunto.

4. Ser alguno de los interesados en la actuación administrativa: representante, apoderado, dependiente, mandatario o administrador de los negocios del servidor público.

5. Existir litigio o controversia ante autoridades administrativas o jurisdiccionales entre el servidor, su cónyuge, compañero permanente, o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, y cualquiera de los interesados en la actuación, su representante o apoderado.

6. Haber formulado alguno de los interesados en la actuación, su representante o apoderado, denuncia penal contra el servidor, su cónyuge, compañero permanente, o pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, antes de iniciarse la actuación administrativa; o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos a la actuación y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

7. Haber formulado el servidor, su cónyuge, compañero permanente o pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, denuncia penal contra una de las personas interesadas en la actuación administrativa o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

8. Existir enemistad grave por hechos ajenos a la actuación administrativa, o amistad entrañable entre el servidor y alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa, su representante o apoderado.

9. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

10. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa o su representante o apoderado en sociedad de personas.

11. Haber dado el servidor consejo o concepto por fuera de la actuación administrativa sobre las cuestiones materia de la misma, o haber intervenido en esta como apoderado, Agente del Ministerio Público, perito o testigo. Sin embargo, no tendrán el carácter de concepto las referencias o explicaciones que el servidor público haga sobre el contenido de una decisión tomada por la administración.

12. Ser el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, heredero o legatario de alguna de las personas interesadas en la actuación administrativa.

13. Tener el servidor, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, decisión administrativa pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe resolver.

14. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el interesado en el período electoral coincidente con la actuación administrativa o en alguno de los dos períodos anteriores.

15. Haber sido recomendado por el interesado en la actuación para llegar al cargo que ocupa el servidor público o haber sido señalado por este como referencia con el mismo fin.

16. Dentro del año anterior, haber tenido interés directo o haber actuado como representante, asesor, presidente, gerente, director, miembro de Junta Directiva o socio de gremio, sindicato, sociedad, asociación o grupo social o económico interesado en el asunto objeto de definición. En caso de impedimento, el servidor enviará dentro de los tres (3) días siguientes a su conocimiento la actuación con escrito motivado a su Superior.

La autoridad competente decidirá de plano sobre el impedimento dentro de los diez

(10) días siguientes a la fecha de su recibo. Si acepta el impedimento, determinará a quién corresponde el conocimiento del asunto, pudiendo, si es preciso, designar un funcionario ad hoc.

En el mismo acto ordenará la entrega del expediente. Cuando cualquier persona presente una recusación, el recusado manifestará si acepta o no la causal invocada, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su formulación.

Vencido este término, se seguirá el trámite señalado en el inciso anterior. La actuación administrativa se suspenderá desde la manifestación del impedimento o desde la presentación de la recusación, hasta cuando se decida.

b) Reglas de Subsanabilidad. En todo proceso de selección de contratistas del IDPYBA primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por el IDPYBA, en condiciones de igualdad, para todos los proponentes hasta la adjudicación o hasta máximo el plazo establecido en la solicitud de subsanabilidad que le haga la Entidad al proponente, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior. Sin perjuicio de lo anterior, será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización. En ningún caso el IDPYBA podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.

c) Oferta con Valor Artificialmente Bajo. Cuando de conformidad con la información a su alcance el IDPYBA estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique y justifique las razones que sustenten el valor por él ofertado.

Analizadas las explicaciones y soportes, el comité evaluador recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato ha dicho proponente. En desarrollo de lo anterior, el IDPYBA no establecerá límites inferiores a partir de los cuales presuma que la propuesta es artificialmente realizada.

En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, sólo será aplicable por el IDPYBA lo aquí previsto, respecto del precio final obtenido al término de la misma.

En caso de que se rechace la oferta, el IDPYBA podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. Para efectos de poder determinar sí una oferta contiene un valor artificialmente bajo, se deberá tener en cuenta y analizar, como mínimo las siguientes piezas precontractuales:

(i) El análisis del sector y el estudio xx xxxxxxx con que se estimó el valor oficial del proceso; (ii) El promedio y análisis de las ofertas económicas recibidas en el cierre del proceso o en la realización de la subasta y (iii) las explicaciones y razones que sustenten el valor por ofertado por el proponente, las cuales deben ser solicitadas por la Entidad, con base en lo ya expuesto.

d) Suspensión del Proceso Contractual. El proceso de contratación en cualquiera de sus etapas, podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, señalado en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio del IDPYBA se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar el normal desarrollo del proceso o del contrato.

Este término podrá ser mayor si el IDPYBA así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale. Se debe entender que esta etapa finaliza para los procesos por convocatoria pública con la aceptación de recomendación y la resolución de adjudicación del proceso adelantado.

Para los contratos bajo la modalidad de contratación directa con el memorando de solicitud de elaboración de contrato.

6.3. ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprende desde la elaboración, perfeccionamiento y ejecución del contrato hasta la terminación del mismo. El perfeccionamiento consiste en la suscripción que realizan las partes y su posterior numeración y fecha; para su ejecución se deberá expedir el respectivo Certificado de Registro Presupuestal y la constitución y aprobación de la Garantía Única que sea exigida, cumplidos estos aspectos, tanto el contratista, con el supervisor designado, suscribirán el respectivo Acta de Inicio del contrato.

6.3.1. La Minuta del Contrato. La minuta (requisito de perfeccionamiento) debe contener como mínimo las siguientes cláusulas:

a) Las partes del contrato: Teniendo en cuenta las facultades legales para comprometerse y contratar, estos aspectos deben ser debidamente acreditados con documentos vigentes.

b) El Objeto: Consiste en el bien o servicio a contratar.

c) Elementos esenciales del contrato: El valor, el plazo de ejecución, la forma de pago, las obligaciones pactadas, las especificaciones técnicas, la designación de su Supervisión o interventoría (dependiendo de su naturaleza), la Garantía Única (cuando aplique) y su respaldo presupuesta, es decir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP.

d) El sitio de entrega de los bienes o el lugar de ejecución del mismo.

e) Datos de contacto del contratista y la Entidad: dirección, teléfono, correo electrónico.

f) Sanciones (multas, incumplimiento y caducidad cuando aplique).

g) Cláusula penal pecuniaria.

h) Indemnidad

i) Clausulas excepcionales cuando aplique.

El contrato se perfecciona2 con la firma de las partes.

Es importante señalar que el mismo se debe elevar a escrito en medio físico o a través del uso de medios electrónicos acordes con la ley3 o la norma que la modifique, sustituya o aclare y debe ser firmado por parte del Ordenador del Gasto y por el Representante legal del contratista, o su apoderado si se trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural que demuestra la capacidad para obligarse.

Nota: Para los contratos de mínima cuantía NO aplican los elementos establecidos en este numeral, por lo que la carta de aceptación de la oferta será sucinta, conforme lo establecido en las normas pertinentes.

El abogado de la Subdirección del IDPYBA solicitante asignado al proceso será el responsable de elaborar la minuta del contrato, de acuerdo con los modelos de minutas establecido en la Entidad y publicados dentro del proceso de selección, sí fue por convocatoria pública, en el término del cronograma del proceso de selección..

En la minuta del contrato se designará el supervisor del mismo, con las facultades y obligaciones previstas en el presente documento y en la normatividad vigente,

2 Ley 80 de 1993. Artículo 41. Del Perfeccionamiento del Contrato. Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.

3 Ley 527 de 1999. por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

incluyendo cargo o tipo de vinculación con la Entidad y nombre y se entenderá culminada dicha designación con la firma del Acta de Inicio del contrato.

Nota: Una vez perfeccionado un contrato, el abogado designado, procederá a gestionar y estar atento del trámite de numeración, inclusión de fecha y de solicitar el Certificado de Registro Presupuestal, respectivo.

6.3.2. Certificado de Registro Presupuestal del Compromiso: El Certificado de Registro Presupuestal (requisito de ejecución) es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el responsable del presupuesto con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pagos pactados en el mismo, de acuerdo a los procedimientos presupuestales establecidos para el efecto.

El abogado responsable del proceso de la Subdirección de Gestión Corporativa estará atento y verificará que la Secretaria de Subdirección de Gestión Corporativa, remita la carpeta del contrato suscrito, fechado y numerado al Subdirección de Gestión Corporativa / Financiera, para la expedición del correspondiente Certificado de Registro Presupuestal, inmediatamente se suscriba el contrato por las partes.

Igualmente procederá a digitalizar el Contrato para que le sea entregada una copia al Contratista para la constitución de la Garantía respectiva y tramitara el Acta de Inicio para que sea publicado el Contrato en el SECOP, esta última actividad a cargo de la Técnico de Oficina de Gestión Contractual.

6.3.3. Garantía Única. De acuerdo con lo estipulado en los estudios previos, en los pliegos de condiciones o invitación y en la minuta contractual, el contratista deberá entregar en medio físico a el IDPYBA dentro del día hábil siguiente al perfeccionamiento del contrato, la Garantía Única exigida (requisito de ejecución), esta le será entregada al abogado del proceso para su trámite de aprobación.

Si el abogado en su revisión encuentra imprecisiones en la constitución de la misma, solicitará al contratista los ajustes correspondientes, quien procederá a su gestión y allegará el anexo respectivo; el abogado revisará nuevamente y aprobará la garantía tanto de la póliza matriz como de su anexo, y la pasará para la revisión del profesional de la Oficina de Gestión Contractual y al Subdirector de Gestión Corporativa para su aprobación.

Realizado esto se archivará conforme a la tabla de retención documental del proceso en el respectivo expediente. El IDPYBA deberá publicar, los contratos, adiciones, prorrogas, modificaciones, suspensiones, cesiones que se encuentren perfeccionados, al igual que la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta, declaratorias de siniestro ejecutoriadas, que se profieran en el curso de la ejecución

contractual, el acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral, cuando hubiere lugar a ello, de conformidad con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, y demás normas pertinentes.

La publicación en el SECOP de los actos y documentos a que se refiere el anterior párrafo deberá hacerse de acuerdo a las estipulaciones trazadas por el SECOP II.

El plazo general de su permanencia se regulará por la Tabla de Retención Documental.

Nota. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento - amparo de calidad del servicio - hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal. En este evento podrá darse aplicación al artículo 7° de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato.

6.3.4 Inicio del Contrato. Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, el abogado asignado al proceso de la Subdirección de Gestión Corporativa/ Contratación proyectará el Acta de Inicio de conformidad con el procedimiento establecido.

Todos los contratos deben ejecutarse a partir de su perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecución.

No podrá suscribirse el acta de inicio entre el supervisor y el contratista sin que previamente hayan sido aprobadas las pólizas correspondientes. El acta de inicio será elaborada por el supervisor de conformidad con el formato establecido para ello.

Esta acta será firmada por el Contratista y el Supervisor designado, con la suscripción del mismo. Si bien es cierto el acta de inicio no son obligatorias, para el IDPYBA como buena práctica y control se ha establecido para dar fe del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Se podrá presentar excepciones a esta regla, como en el caso de los acuerdos marco de precio o en otra tipificación de contratos de conformidad con su naturaleza. Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, el IDPYBA establece que los tres (03) días hábiles para su publicación se contabilizarán a partir del día siguiente a la suscripción del Acta de Inicio del contrato.

El supervisor debe de velar porque las condiciones iniciales del contrato se desarrollen y cumplan conforme a lo establecido en el mismo; de advertir cualquier cambio en dichas condiciones, deberá analizar estas y apoyarse en las áreas de administrativas del Instituto y encontrando viabilidad proceder a solicitar los ajustes y/o modificaciones a que haya lugar, con el visto bueno del ordenador del gasto, para mantener el debido desarrollo y ejecución del contrato.

6.3.5. Cláusulas de los contratos. Se incluirán las cláusulas que sean necesarias y convenientes para regular las relaciones contractuales. Se incluirán las que regulen las siguientes situaciones, dependiendo de la clase de contrato de que se trate:

1. Determinación del objeto del contrato, lugar de cumplimiento, así como el valor y la forma de pago, disponibilidad presupuestal incluyendo el rubro correspondiente.

2. Fundamento legal

3. Multas y penal

4. Garantías

5. Cesión del contrato

6. Excepcionales

7. Caducidad, en caso de que apliquen clausulas excepcionales al derecho común

8. Plazo del contrato

9. Prorroga, adición, suspensión, terminación

10. Inhabilidades e incompatibilidades

11. Obligaciones de las partes

12. Documentos que forman parte del contrato

13. Garantías exigidas

14. Liquidación del contrato cuando a ello hubiere lugar

15. Requisitos de perfeccionamiento y ejecución partes

16. Supervisión o Interventoría

17. Mecanismos alternativos de solución de controversias contractuales

18. Impuestos y gravámenes.

19. Indemnidad

El clausulado anterior es el mínimo que deberá contener la minuta de cualquier tipo de contrato.

Derechos de propiedad industrial o intelectual. En los contratos de compraventa o suministro de bienes muebles manufacturados que cuenten con una marca, y en los demás que versen sobre bienes respecto de los cuales, a juicio del IDPYBA, puedan existir derechos de propiedad intelectual o industrial, deberá pactarse que el contratista garantiza que no existe violación a dichos derechos y que se obliga a indemnizar la totalidad de los perjuicios que el IDPYBA pueda sufrir por razón de los reclamos judiciales o extrajudiciales de terceros en esta materia.

Subcontratistas. En los contratos deberá estipularse que el contratista será el único responsable frente a los subcontratistas y que, por lo mismo, estos no tendrán acción contra el IDPYBA, salvo en los casos previstos en la ley.

Archivo de documentos. Los documentos originales de los contratos reposarán en el Expediente Único del Contrato el cual se conservará en un archivo de gestión centralizado a cargo de la Subdirección de Gestión Corporativa y de Control Interno Disciplinario – Gestión Documental, en la cual establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los mismos.

Participación ciudadana. Las veedurías ciudadanas podrán desarrollar su actividad de participación durante la etapa precontractual, contractual y post- contractual, formulando recomendaciones escritas, conducentes y oportunas para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios.

Así mismo podrán intervenir en las audiencias que se realicen durante el proceso y los funcionarios deberán prestar la colaboración necesaria. La participación de las Veedurías Ciudadanas se efectuará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, en consonancia con la Ley 850 de 2003.

Cotizaciones al Sistema general de Seguridad Social para contratación no laboral. Para los contratos de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, de consultoría y asesoría que suscriba el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA con personas naturales, y cuya duración sea de un (1) mes o superior (3) meses, el supervisor del contrato deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con las reglas establecidas en el artículo 23 del De conformidad al Decreto 1703 de 2002, para los contratos que se suscriban con las mismas personas naturales por una duración menor a tres (3) meses, el IDPYBA debe verificar que el contratista se encuentre afiliado, ya sea en calidad de cotizante o beneficiario del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

En todo caso, siempre que según el contrato o los pliegos de condiciones el proponente o contratista esté obligado a acreditar la afiliación y pago de los aportes parafiscales (seguridad social integral, SENA, ICBF, cajas de compensación familiar, entre otros), será necesario el cumplimiento de este requisito para la realización de cada pago derivado del contrato estatal (artículo 23 de la Ley 1150 de 2007).

6.3.6. Pago de las Obligaciones Contractuales. Para el pago de las obligaciones contractuales, el IDPYBA exigirá al Contratista la presentación del informe de ejecución de actividades contractuales acompañada de la certificación de

cumplimiento de obligaciones contractuales expedida por el supervisor del contrato y demás requisitos pactados en el contrato.

6.3.7. Obligación de reportar al Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública: El profesional especializado de la oficina de Gestión Contractual, deberá reportar a la Alcaldía Mayor del Distrito Capital la información relacionada con los contratos de prestación de servicios suscritos por el IDPYBA, información que a su vez deberá ser presentada dentro de los siete (7) primeros días hábiles de cada mes, al Departamento Administrativo de Servicio Civil Distrital, a través del Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública.

6.3.8. Criterios técnicos de la serie de contratos. Los tipos documentales que conforman un contrato, se realizarán de acuerdo con los parámetros señalados por la Dirección de Archivo de Bogotá y bajo los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión- Gestión Documental.

6.3.9. Seguimiento a los Contratos. La dependencia que dio origen al contrato o convenio, hará seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales.

En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se le informará a la Oficina Asesora Jurídica para que adelante las acciones administrativas y judiciales que correspondan.

6.3.10 Restablecimiento de la ecuación contractual o equilibrio económico del contrato.

La ecuación contractual del contrato, tal como fue denominado en la Ley 80 de 1993 ó más comúnmente conocido como Equilibrio Económico del Contrato, consiste en el mantenimiento durante la ejecución del contrato, de la equivalencia entre obligaciones y derechos que se establece entre las partes al momento de la celebración del contrato o de la presentación de la propuesta. Debe concebirse como un derecho que se otorga en igual medida a las dos partes de la relación contractual, tanto al contratista como a la Entidad Estatal.

Tiene como finalidad preservar el principio de ecuación contractual durante la ejecución del contrato, garantizar que durante dicho término se mantengan las mismas condiciones económicas que las partes tuvieron en cuenta al momento de ofertar o contratar y propender por la satisfacción del interés general que se encuentra detrás de todo contrato.

Si la igualdad o equivalencia se rompe por causas o por riesgos que no se hayan asumido, no imputables a quien resulte afectado, la Administración en el menor

tiempo posible, adoptará los mecanismos necesarios para restablecer el equilibrio financiero del contrato, de tal manera que se mantenga la igualdad entre los derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar. Dichas medidas podrán ser adoptadas por la Administración a través de acuerdos con el contratista o en forma unilateral.

• Situaciones que pueden alterar la ecuación contractual o equilibrio

económico del contrato. El equilibrio económico de un contrato puede verse alterado durante su ejecución por factores exógenos a las partes del negocio; por actos o hechos de la administración contratante, como su incumplimiento o el uso de los poderes exorbitantes a ella conferidos; o por actos de la administración como Estado.

Esta situación ha dado lugar al desarrollo, tanto doctrinario como jurisprudencial, de las teorías de la Imprevisión y el Hecho del Príncipe, las cuales prevén los casos en los cuales surge para el contratista el derecho al restablecimiento de la ecuación contractual.

Podemos mencionar 2 causas del desequilibrio: a. Por actos de la administración como Estado, se presenta cuando la administración actúa como Estado y no como contratante. Allí se encuentra el acto de carácter general proferido por éste, en la modalidad xx xxx o acto administrativo (hecho del príncipe), y b. por factores externos y extraños a las partes. Se encuentran las circunstancias de hecho que de manera imprevista surgen durante las ejecuciones del contrato, ajenas y no imputables a las partes, que son manejadas con fundamento en la teoría de la imprevisión.

6.3.11. MODIFICACIONES AL CONTRATO. Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, por lo cual, el supervisor del contrato, deberá solicitar a la Subdirección de Gestión Corporativa con al menos cinco (05) días hábiles de antelación, la elaboración del documento respectivo señalando las razones técnicas, sociales, financieras o de cualquiera otra índole que originan el cambio, el análisis de conveniencia del mismo, así como sus consecuencias frente a la ecuación económica de contrato y su plazo de ejecución, si fuere el caso.

El Supervisor para la realización de estas actividades deberá contar con todos los antecedentes que le sean entregado por el Contratista, los cuales deberá ser por escrito y debidamente radicadas, en donde se indique de manera clara y precisa las razones o fundamentos que dan origen a la misma y este tenga los documentos necesarios para analizar, justificar y solicitar un procedimiento especifico.

El Abogado designado de la Oficina de Gestión Contractual siempre estará a disposición de sus áreas para apoyar y absolver las inquietudes que se presenten.

Es necesario resaltar que el contrato debe encontrarse en ejecución, y se debe verificar que la modificación requerida no altere la esencia del objeto del contrato ni sea fruto de un incumplimiento por parte del contratista. Dentro de las modificaciones al contrato, se pueden encontrar las siguientes:

a) Adición. Consistente en un incremento del valor pactado inicialmente en el contrato. Su procedibilidad depende de la justificación y necesidad de la misma, aspecto que deberá guardar relevancia con el principio de planeación de la necesidad que dio origen al Contrato.

El supervisor debe demostrar lo imperioso de la necesidad. En las adiciones se guardará coherencia frente a los recursos destinados en el contrato inicial, por esta razón no se podrá celebrar una adición que involucre proyectos diferentes a los que se encuentren incluidos en la ejecución dentro del alcance inicial del contrato (salvo que exista concepto del Asesor de Planeación sobre la destinación de estos recursos con rubros presupuestales diferentes). Las condiciones de procedibilidad de la Adición son las siguientes:

Las obras, bienes o servicios objeto de la adición deben contar con una disponibilidad presupuestal previa y suficiente (CDP); (ii) El valor no debe superar el límite máximo del 50% del valor inicial del contrato expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio de la excepción contenida en el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011 prevista para los contratos de interventoría; (iii) Las obras, bienes o servicios a adicionar deben tener relación con el objeto del contrato inicialmente celebrado; y (iv) Las obras, bienes o servicios nuevas deben ser indispensables para que el objeto del contrato que se va a adicionar cumpla la finalidad que motivó su celebración. Las adiciones deberán contar con el visto bueno del Subdirector del área supervisora del contrato, debido a la función de control que le asiste a estos cargos directivos del Instituto.

Nota 1. Los contratos de interventoría podrán adicionarse y prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Nota 2. El Artículo 13 de la Ley 1508 de 2012 señala que las adiciones y prórrogas de los contratos para proyectos de asociación público- privada de iniciativa pública no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado. En dichos contratos, las prórrogas en tiempo deberán ser valoradas por la entidad estatal competente. Las solicitudes de adiciones de recursos y el valor de las prórrogas en tiempo sumadas, no podrán superar el 20% del valor del contrato originalmente pactado.

b) Prórroga: La prórroga es la previsión en virtud de la cual se aumenta en su extensión del plazo de ejecución del contrato para la ejecución y cumplimiento de las obligaciones contratadas.

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surgen circunstancias que hacen imperativo modificar el plazo del contrato, las partes suscribirán el documento respectivo el cual deberá contener la respectiva justificación técnica. Este documento se deberá suscribir antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

Requisitos: (i) Razones y motivos que justifican la prórroga; (ii) Aval del supervisor o interventor; (iii) Visto bueno del Subdirector del área supervisora del contrato; y

(iv) Ampliación los plazos de los amparos constituidos en la garantía única por el período establecido en el documento que se suscriba.

Efectos Jurídicos: No tiene efectos presupuestales. Obliga al contratista a ampliar los plazos de la garantía única. El plazo prorrogado se cuenta para calcular el plazo total de ejecución del contrato.

Nota. Si por causas imputables al contratista se requiere prorrogar el plazo del contrato para lograr el fin del proyecto y evitar un perjuicio mayor para la entidad, todos los costos que se generen por esta prórroga serán por cuenta del contratista, incluyendo el valor del periodo adicional de Interventoría, el cual será descontado de las actas de obra y/o actas de liquidación (esto último para el caso de contratos de obra).

c) Cesión: Según el artículo 887 del Código de Comercio y 41 de la Ley 80 de 1993, la cesión consiste en la facultad que tienen las partes de un contrato, para hacerse sustituir por un tercero, en las obligaciones derivadas del contrato. Los contratos estatales se celebran en consideración a las calidades demostradas por el proponente (intuito personae) y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del IDPYBA.

Casos en que la cesión resulta procedente: I. Por inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente del contratista (Art. 9. Ley 80 de 1993). II. Por inhabilidad o incompatibilidad de uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal (Art.

9. Ley 80 de 1993: “En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal”, lo que implica además la prohibición de modificar la participación accionaria de las sociedades cuando se presentaron al proceso de selección como promesas de sociedad futura –Art. 7. Ley 80 de 1993).

III. Cuando por motivos de conveniencia, para satisfacción de los intereses de las partes o para la oportuna, eficaz y completa ejecución del objeto, en concordancia con los principios de economía, celeridad y eficacia de la labor administrativa contractual, las partes acuerden o convengan cederlo (arts. 26 y 3. Ley 80 de 1993).

La cesión no tiene efectos presupuestales, ya que, de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el contrato se ampara y respalda por el CDP y el CRP del contrato inicial.

Esto significa que no es necesario expedir nuevos Certificados de Disponibilidad Presupuestal ni realizar un nuevo Certificado de Registro Presupuestal. El cesionario o nuevo contratista, deberá aportar garantía única que ampare los mismos riesgos del contrato inicial. Esta garantía se someterá igualmente a aprobación del IDPYBA.

d) Suspensión: Es la interrupción temporal de la ejecución del contrato, se da por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. El término de suspensión nunca podrá ser contabilizado dentro del plazo de ejecución del contrato. Se tramitará mediante el Acta respectiva.

Nota. El objeto del contrato nunca podrá ser ajustado, modificado o cambiado, este aspecto incurriría en una falta al principio de planeación.

e) Otrosí Es un acuerdo que celebran las partes – entidad y contratista - para aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos. Mediante la celebración de un Otrosí no puede modificarse el objeto del contrato, ni desmejorar las condiciones de la propuesta adjudicada.

f) Reconocimientos que no implican modificación ni adición

I. Mayores Cantidades de Obra. Las mayores cantidades de obra son aquellas que se reconocen en los contratos pagados a precios unitarios cuando las cantidades de obra o ítems contratados exceden el estimativo inicial.

En los contratos de obra suscritos a precios unitarios, la mayor cantidad de obra supone que ésta fue contratada pero que su estimativo inicial fue sobrepasado durante la ejecución del contrato, surgiendo así una prolongación de la prestación debida que puede ser ejecutada con los planos y especificaciones originales, sin que ello implique modificación alguna al objeto contractual.

Por lo anterior, las mayores cantidades de obra no requieren la celebración de adiciones ni contratos adicionales, pero si contar con los Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal, con la suscripción del acta respectiva y con la aprobación de las garantías correspondientes.

En todo caso, cuando las mayores cantidades de obra superen el 15% del valor inicial del contrato, incluidas sus adiciones, el supervisor deberá informar al Director.

II. Ajustes y Reajustes. Según el artículo 4º de la Ley 80 de 1993, para la consecución de los fines del Estado, las entidades estatales deberán adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa.

Para ello utilizarán el ajuste y la revisión de precios, como mecanismos tendientes a mantener la ecuación financiera del contrato que, por tanto, podrán ser modificados, revisados y corregidos durante el plazo de ejecución del contrato para logar el cumplimiento de los fines propuestos.

La Entidad podrá, excepcionalmente, mediante documento modificatorio, acordar con el contratista ajustes o reajustes, si los mismos no fueron pactados en el contrato con el fin de mantener el equilibrio económico del mismo. Nota. Administración y Utilidad (AU) en contratos de obra pública. Para el caso de los contratos de obra pública, se establecerá como costos indirectos únicamente la Administración (A) y Utilidades (U).

Los riegos previsibles deberán ser incluidos por los oferentes y/o el contratista dentro del valor total de la oferta, conforme a la matriz de riesgos asignados en el proceso respectivo. Los riesgos imprevisibles se tramitarán conforme los dispone el artículo 27 de la Ley 80 de 1993.

6.3.12. Cumplimiento y Presentación de Informes o Productos El Supervisor será el responsable de verificar que el contratista de cumplimiento a la entrega de los bienes o la prestación del servicio pactado en el contrato, cumpliendo con los procedimientos y formatos respectivos y establecidos en el Sistema Integrado de Gestión, SGI.

6.3.13. Terminación normal y anormal de un contrato.

a) Terminación Normal. En general, los contratos finalizan al término del plazo pactado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos.

b) Terminación Anormal. Se presenta cuando factores externos afectan la debida ejecución del contrato. Podemos citar los siguientes casos: (i) Cuando las partes, de común acuerdo, terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato; (ii) Como efecto de la declaratoria de caducidad por incumplimiento del contratista; y (iii) Por declaratoria unilateral de la administración en ejercicio de sus facultades excepcionales.

Terminado un contrato no será posible revivirlo y lo único que procede es la liquidación del mismo si es de tracto sucesivo o el Acta de recibo a satisfacción si se pactó la entrega de un producto final; no se podrá recibir un producto en desarrollo, ya que el supervisor estaría incurriendo en una falta objeto posterior de investigación disciplinaria por lo ocurrido.

6.4 ETAPA POST-CONTRACTUAL Esta etapa inicia con la finalización o terminación del contrato y finaliza con su liquidación cuando los contratos son de tracto sucesivo o finalizan anormalmente.

6.4.1 Liquidación Por regla general, la liquidación procederá en los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo, entendidos éstos como aquéllos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y en los demás casos en que se requiera (Ej. terminación anormal).

Se excluye de la anterior regla, los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, cuya terminación sea normal y/o no se haya pactado en el contrato.

Durante esta etapa, las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado.

En el Acta de Liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía del contrato, con el fin de ajustarla a lo pactado en el mismo y si es del caso, avalar las obligaciones que deba garantizar con posterioridad a su terminación. Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual.

El supervisor designado proyectará dicha acta y pondrá en revisión de la oficina Financiera y de Contratación para su revisión final a cargos de los profesionales respectivos. De llegar a existir una condición pendiente de cumplir a cargo del contratista, será el supervisor el llamado a realizar el seguimiento respectivo para dar fe del cumplimiento de lo acordado, como por ejemplo la devolución de recursos públicos.

La Profesional Especializado Financiera, en su procedimiento deberá de adoptar los controles respectivos para garantizar la consignación y el recaudo de estos recursos, cuando haya lugar a ello.

Las formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos son:

a) De Mutuo Acuerdo. Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el plazo de cuatro (4) meses siguientes a la terminación del mismo.

b) Unilateral. Si transcurrido el plazo anterior, el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor y/o interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el IDPYBA, mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro de los dos (2) meses siguientes.

En todo caso, si vencidos los plazos establecidos anteriormente, y no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes, de mutuo acuerdo o de forma unilateral por parte de la entidad (30 meses o lo que establezca el contrato).

En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, el Ordenador del Gasto solo podrá proceder a la liquidación unilateral en relación con los aspectos que han sido objeto de acuerdo entre las partes.

Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o hace falta algún documento, se regresará al supervisor, a fin de completar, aportar

o certificar los aspectos faltantes en la misma, proyectando nuevamente el acta de liquidación. El acta de liquidación debe ser revisada por el abogado responsable del proceso y un profesional de presupuesto, antes de la firma de las partes y el supervisor.

Si no presentan observaciones, el supervisor procede a su envío para consideración y firma del Ordenador del Gasto y posteriormente se procederá a:

a) Firmada el acta de liquidación, el supervisor enviará para firma del Contratista, por los canales de correspondencia establecidos (cuando haya lugar a ello) o citándolo a las instalaciones del Instituto.

b) El contratista revisará el acta, y su aceptación se entenderá con la firma de la misma. Si el contratista se abstiene de suscribir el acta de liquidación, el IDPYBA podrá elaborar la Resolución declarando la liquidación de manera unilateral. Proferida la resolución de liquidación unilateral se debe proceder a su notificación, contra la cual procede el recurso de reposición.

Los saldos a favor de la Administración IDPYBA deberán ser consignados luego de la firma del acta. Copia de la consignación debe ser enviada al área financiera y será el supervisor el encargado de verificar este aspecto.

En el evento en que no se consigne el saldo correspondiente, el IDPYBA deberá iniciar los trámites pertinentes para su cobro a través de la acción ejecutiva, toda vez que el acta de liquidación presta mérito ejecutivo de conformidad con lo establecido el artículo 75 de la Ley 80 de 1993.

Para la liquidación de los contratos se deberá tener en cuenta los informes o actividades consagradas en las obligaciones del contrato son sus respectivos soportes, al igual que los certificados de pago a seguridad social o parafiscal, las órdenes de pago generadas (facturas, notas crédito, devoluciones, etc.) conforme a lo establecido en el contrato.

Para el caso de los Convenio Interadministrativos o de Asociación se deberá tener en cuenta los soportes que generaron modificaciones a las contrapartidas de estos, los cuales deben ser debidamente acreditados, de no lograrse dicha acreditación y cuando haya recursos públicos comprometidos, el cooperante deberá hacer la devolución en dinero de los aspectos que no estén debidamente acreditados.

6.4.2. Cierre del expediente. El supervisor del contrato deberá hacer seguimiento al cumplimiento y efectividad de las garantías pos-contractuales a que haya lugar, de los contratos que por su naturaleza así lo exija.

Una vez hayan vencido las garantías de mantenimiento, calidad y estabilidad de la obra según corresponda y dentro de los términos contractuales y legales, el Supervisor del contrato verificará que el contrato cuente con todos los soportes técnicos, financieros y jurídicos para la finalización del mismo, este es un aspecto relevante para los contratos de obra pública o estudios, para garantizar el cumplimiento para sus acciones, para el IDPYBA, no será de gran impacto en vista a que la misma no es una Entidad ejecutora.

Nota: En caso de que el supervisor del contrato se desvincule del IDPYBA, sin que se hayan verificado estos aspectos en los contratos que lo requieran, deberá entregar una relación de los contratos a cargo a su superior jerárquico para su reasignación, seguimiento y control.

7. RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

7.1. CLÁUSULAS DE MULTAS E INCUMPLIMIENTOS

En los contratos en los que se pacte cláusula de multas o incumplimiento, estas se impondrán de forma unilateral a través de acto administrativo, cuando el contratista incumpla parcialmente cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato y la prestación incumplida aun fuera necesaria, adelantando para el ello un procedimiento de “debido proceso” de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

En caso contrario, se declarará un incumplimiento. La cláusula en la que se pacte la multa, deberá contener la autorización expresa del contratista para descontar el valor de las multas de la cláusula penal pecuniaria o de cualquier suma que el IDPYBA le adeude, sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal o la garantía de cumplimiento del contrato.

Si esto no fuere posible se procederá al cobro coactivo de conformidad con lo previsto en el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. El valor de las multas será definido desde el Proyecto xx Xxxxxx de condiciones o el contrato, según el caso, sin IVA. En ningún caso se podrán imponer multas cuando el incumplimiento por parte del contratista haya cesado. Las multas solamente podrán ser impuestas dentro de la ejecución de los contratos. La exigibilidad de la cláusula penal garantiza para el IDPYBA la tasación anticipada de perjuicio. La imposición de multas no libera al contratista del cumplimiento de sus obligaciones contractuales, so pena de que se le inicie un nuevo procedimiento sancionatorio ante nuevos incumplimientos.

7.2 CLÁUSULA DE CADUCIDAD.

En los contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios públicos, explotación y concesión de bienes del Estado, obra, suministro y prestación de servicios, que celebre el IDPYBA, se incluirá la cláusula de caducidad y demás cláusulas excepcionales de conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 80 de 1993. Se prescindirá de la estipulación de la cláusula de caducidad y demás cláusulas excepcionales en los contratos expresamente contemplados en el parágrafo del citado Artículo.

Nota. Será el Supervisor del contrato, quien construya y acredite tanto el informe como las pruebas respectivas, cuando advierta que conforme al a un plan de trabajo establecido con los contratistas, estos incumplan y se genere un perjuicio para el Instituto. El supervisor de apoyará en el Abogado designado de la secretaria general, para surtir el procedimiento respectivo.

8. SUSPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

8.1. Objeto de la supervisión e interventoría.

Concepto y función que cumple:

El supervisor representa al Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA frente al contratista, para efecto del seguimiento, verificación y control de la ejecución del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. La actividad de supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo,

financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados.

La contratación estatal está ligada a la correcta administración e inversión de los recursos públicos, por esta razón, garantizar la vigilancia y control sobre la correcta y debida ejecución de sus contratos, es una función de la administración pública, inherente a la actividad contractual que adelanta, constituyéndose ésta en una obligación de la entidad contratante que se encuentra en la esfera del principio de responsabilidad propio de la contratación estatal.

De ahí surge la necesidad de que se establezcan formas para realizar la vigilancia y control a través de figuras como la interventoría y la supervisión para que desarrollen esta función en los aspectos técnicos, económicos y jurídicos que se presentan en la ejecución de un contrato. La Entidad utiliza estas formas de vigilancia y control para cumplir con esta función, los cuales se convierten en la garantía de la legalidad de la actuación de la administración en la ejecución de los contratos o convenios que ésta celebra.

La Supervisión e Interventoría, a través del control, vigilancia y seguimiento de las acciones del contratista, puede verificar y hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos o convenios. La Interventoría y la supervisión comparten el mismo fin, el cual consiste en asegurar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a cabalidad.

Teniendo en cuenta lo anterior, el objetivo de la Supervisión e Interventoría en la ejecución de los contratos o convenios celebrados por el IDPYBA, proporciona legalidad a la etapa de entrega y liquidación del proceso de adquisiciones, toda vez que vela por el cumplimiento de las condiciones pactadas y de esta manera contribuye con los objetivos de la Entidad a través del control y vigilancia en la ejecución de sus recursos y el cumplimiento de las metas propuestas con la contratación celebrada, procurando que los contratos se ejecuten con criterios de eficiencia y eficacia y con la observancia de las normas legales y reglamentos que le sean aplicables.

Ahora bien, pese a que el desarrollo de las actividades propias de la Supervisión e Interventoría tienen lugar durante la etapa de entrega y liquidación en el marco del proceso de adquisiciones, esta labor contribuye en todas las etapas de este proceso, puesto que, por medio del control, vigilancia y seguimiento, se aporta al proceso de mejora continua para futuros momentos de planeación de la contratación.

8.2. Quienes ejercen supervisión o interventoría.

Será supervisor del contrato o convenio respectivo, la persona que señale la dependencia solicitante en los estudios previos o quien designe la Directora General mediante memorando interno con base en lo señalado por la dependencia solicitante, quien es la que conoce técnicamente el objeto contratado.

El supervisor debe ser un funcionario del Instituto que conozca técnicamente el objeto del contrato, la importancia de la ejecución efectiva del mismo y que tenga la experiencia y perfil necesarios para llevar a cabo la correspondiente supervisión.

La dependencia solicitante deberá verificar que el supervisor que designe, cumpla las condiciones necesarias para el ejercicio de esta actividad.

Si por cualquier causa no se designa el supervisor en la forma prevista anteriormente, se entenderá que el supervisor del contrato es el jefe del área solicitante de la contratación y quien firma los estudios previos.

8.3 Actividades de la supervisión

La actividad de supervisión del contrato inicia con el perfeccionamiento del mismo, y se extiende hasta la verificación del cumplimiento de las obligaciones o acuerdos a que se hubiere llegado en el acta de liquidación del contrato. Esta actividad no puede ser transferida a persona distinta al designado, salvo la solicitud expresa de la dependencia solicitante dirigida a la Dirección del Instituto.

Una vez perfeccionado el contrato, el supervisor deberá:

- Verificar que el contrato o convenio cuente con el registro presupuestal correspondiente.

- Verificar que el contratista hubiere constituido las garantías previstas en el contrato y estas hayan sido debidamente aprobadas por la dependencia que tenga la obligación de la aprobación de las mismas.

- Suscribir el acta de inicio, en el evento en que la misma se haya pactado en el contrato o convenio.

- Suscribir el acta de entrega de bienes inmuebles cuando se trate de contratos de arrendamiento.

- Suscribir el acta de entrega de bienes muebles.

Velar porque la garantía este vigente durante la ejecución del contrato incluso hasta su liquidación

En los contratos de obra adjudicados por licitación pública, para ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los mismos, se debe contratar una persona natural o jurídica, independiente del Instituto y del contratista, con conocimientos técnicos especializados, el cual deberá ser seleccionado a través de concurso de méritos, quien tendrá la calidad de interventor del contrato.

8.4 Designación del supervisor.

La designación de supervisor será comunicada por escrito por Gestión Contractual, o a través de correo electrónico en el cual se adjuntará el memorando firmado por parte del ordenador del gasto, copia del contrato, registro presupuestal y aprobación de póliza si la hubiere.

El supervisor del contrato deberá hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, con el fin que verificar que el contrato se encuentre debidamente registrado y que el contratista xxxxxxx dentro del término señalado en el contrato, las pólizas solicitadas.

Teniendo en cuenta que la supervisión recae sobre el cargo situado en una dependencia, en el evento en que se presente la ausencia (vacaciones, permiso, comisión, licencia y retiro de la entidad), la supervisión recaerá automáticamente en el Jefe Inmediato del supervisor o en el funcionario que sea encargado de las funciones de ese cargo, en los casos en que se realice dicho encargo.

Por lo anterior, los supervisores cuando se vayan a ausentar de su cargo, ya sea por vacaciones, licencias, retiro definitivo, permisos, comisiones u otro, deberá realizar un acta de entrega a la persona que lo reemplazará en su ausencia, señalando los contratos a su cargo como supervisor con copia al Gestión Contractual y al Grupo de Gestión Financiera y Contable para su conocimiento. Por lo anterior, los supervisores cuando se vayan a ausentar de su cargo, ya sea por vacaciones, licencias, retiro definitivo, permisos, comisiones u otro, deberá realizar un acta de entrega a la persona que lo reemplazará en su ausencia, señalando los contratos a su cargo como supervisor con copia al Grupo de Gestión Contractual y al Grupo de Gestión Financiera y Contable para su conocimiento. De igual manera cuando se requiera modificar la supervisión de un contrato, el jefe de la dependencia respectiva, deberá remitir un memorando dirigido a la Dirección General señalando la nueva persona que ejercerá la labor de supervisión, a quien de la misma manera se le notificará mediante correo electrónico o de manera escrita enviado desde el Grupo de Gestión Contractual para su conocimiento.

Es responsabilidad del supervisor enviar los documentos de la ejecución de cada contrato, al Grupo de Gestión Administrativa y Documental del Instituto, para su respectiva incorporación al expediente Contractual, documentos tales como

informes, actas, listas de asistencia de reuniones, ayudas de memoria y demás que se hayan expedido durante la ejecución contractual, así como incorporarlos a la carpeta física del contrato.

La función de supervisión sólo cesará una vez expire el plazo de ejecución previsto en el contrato en aquellos casos en que no aplique la liquidación del mismo, o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato, en los casos en que está se requiera.

Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que continúen vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías, las cuales comprenden el mantenimiento preventivo de los bienes adquiridos, repuestos y demás actividades que se hayan contemplado dentro de estas garantías ofrecidas por el contratista. Así mismo, estará a cargo del supervisor adelantar las gestiones pertinentes relacionadas con la confidencialidad de la información

Igualmente, cuando se pacten cronogramas ya sea por la entrega de productos o para la realización de actividades con el contratista durante la ejecución del objeto del contrato, en el evento en que se deban modificar fechas, el supervisor deberá solicitar las modificaciones respectivas ante el Grupo de Gestión Contractual con el fin de que tramite la modificación, la cual deberá estar debidamente justificada.

El supervisor, cuando tenga dudas sobre los términos de ejecución del contrato o lo considere necesario para garantizar su normal ejecución, deberá citar a reuniones al contratista, al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual y a los funcionarios o interventores que tengan interés directo en la ejecución del contrato, o hayan participado en la elaboración xxx xxxxxx de condiciones y/o en la de la minuta del contrato. Así mismo, el supervisor deberá resolver todas las consultas que realice el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes.

El supervisor deberá revisar que los informes de los contratistas contengan como mínimo lo siguiente:

- Nombre completo del contratista.

- Número del contrato.

- Fecha de inicio del contrato: Fecha de expedición del registro presupuestal y fecha de aprobación de la póliza y/o acta de iniciación, si hay lugar a ella.

- Fecha de terminación del contrato: De acuerdo con la cláusula de plazo del contrato

- Periodo del informe: día, mes y año de inicio y de terminación del periodo.

- Objeto del contrato: Copiar textualmente la cláusula del contrato.

- Actividades desarrolladas en el periodo del informe: Referirse una a una a las actividades realizadas durante el periodo del informe resumiendo para cada una, la

gestión realizada, soportándola cuando a ello hubiere lugar, con la indicación de los documentos, archivos y/o gestión, resultado de las actividades desarrolladas9.

- Nombre y firma del contratista.

Cuando el supervisor manifieste su desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en el contrato, o con los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todos los reparos por escrito al contratista con copia al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, quien analizará junto con el supervisor, la procedencia de la aplicación del artículo 17 de la Ley 1150 de 2001 y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, teniendo en cuenta que la entidad tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones o declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato.

Cuando se aprecien graves irregularidades e incumplimientos en la ejecución de un contrato que amenacen su paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos, al Grupo de Gestión Contractual y al Director o Jefe de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, con el fin de iniciar las acciones correspondientes.

Igualmente, el supervisor deberá constatar, a la fecha de vencimiento del contrato, que éste se cumplió en su totalidad. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final, hasta tanto tenga certeza de su cumplimiento.

8.5. Actividades que los supervisores deben abstenerse de realizar durante el ejercicio de su actividad.

- Permitir la iniciación del objeto materia del contrato o convenio con antelación a la fecha estipulada en el mismo o sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución previstos. Esto es registro presupuestal y aprobación de garantía si hay lugar a ella, o acta de inicio si la misma se pactó en el contrato.

- Autorizar cambios a las condiciones pactadas en el contrato o convenio o impartir instrucciones que traigan como consecuencia mayores o menores cantidades de recursos, de obra o de elementos que impliquen modificación del valor o plazo contractual. En caso de requerirse modificaciones contractuales, el supervisor deberá solicitarlo previamente al ordenador del gasto y su trámite se adelantará por el Grupo de Gestión Contractual de la Unidad.

- Recibir a satisfacción bienes o servicios que no han sido ejecutados a cabalidad, antes del plazo estipulado en el contrato para ello, o que se encuentren por fuera de las estipulaciones contractuales o que no respondan a los estándares de calidad y oportunidad previstos en el contrato y ordenar el pago en dichas circunstancias.

- No Informar a la Dirección General los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento del mismo.

- Demorar injustificadamente la presentación de informes de supervisión, recibos a satisfacción, o trámites de pago que puedan afectar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de contratista o del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal.

8.6. Deberes y facultades del supervisor en las etapas contractual y postcontractual.

Sin perjuicio de los demás deberes y facultades previstas en el régimen contractual y las demás disposiciones legales sobre la materia, a continuación se presentan los principales deberes, actividades y facultades para el ejercicio de esta actividad.

En la etapa contractual

Al supervisor le corresponde la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan. Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes del contrato a suscribir, los derechos y obligaciones de las partes, la forma establecida en el contrato para el

reconocimiento de los derechos de contenido económico. Por tal motivo al supervisor le corresponde entre otras, realizar las siguientes actividades en la etapa contractual:

1. Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo contractual.

2. Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

3. Informar y coordinar con el jefe del área solicitante de la contratación, las diferentes actividades propias del ejercicio de la supervisión que requieran su intervención.

4. Vigilar la debida ejecución del contrato o convenio, para lo cual verificará el cumplimiento de las condiciones fijadas en el contrato, los estudios previos, los pliegos de condiciones, los planos y demás anexos o especificaciones técnicas.

5. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales vigentes definidos en el contrato, referente a los aspectos de seguridad, salud en el trabajo y ambiente cuando apliquen.

6. Controlar e inspeccionar la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos, productos y servicios. Solicitar al contratista las pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como realizar, en caso de requerirse, los ensayos o pruebas requeridas para verificar el cumplimiento del contrato o convenio.

7. Velar por el cumplimiento del cronograma previsto para la ejecución del contrato, efectuando controles periódicos y requerimientos al contratista, dentro de la oportunidad debida, así como recomendar los ajustes a los que haya lugar a efectos de obtener el cumplimiento del objeto contractual.

8. Informar al Subdirector del área respectiva, a la Dirección General y al Grupo de Gestión Contractual, en caso de incumplimiento total o parcial, x xxxx en el cumplimiento del contrato o convenio y recomendar la aplicación de las sanciones establecidas en el contrato y en la normatividad vigente tales como multas, cláusula penal pecuniaria o caducidad.

9. Solicitar dentro de la vigencia del contrato y de manera justificada, la suspensión, liquidación anticipada, adición y/o prórroga del contrato o convenio, esta solicitud deberá realizarse oportunamente, de manera que el Grupo de Gestión Contractual cuente con el tiempo suficiente para su trámite, aportando la documentación necesaria.

10. Rendir el informe de supervisión del contrato, con la periodicidad establecida y anexando los soportes respectivos. Tratándose de contratos de obra, se acompañará de las respectivas actas de obra, registro fotográfico y demás información que dé cuenta del porcentaje de ejecución.

11. Una vez efectuado el pago y sin perjuicio de la información que se remite al Grupo de Gestión Financiera, el supervisor deberá enviar al Grupo de Gestión Documental, todos los documentos que den cuenta de la actividad de supervisión, de ejecución y pago, con el fin de que sean integrados al expediente contractual respectivo.

12. Xxxxxxx, tramitar o resolver de manera oportuna, las consultas que presente el contratista.

13. Suscribir actas de inicio, de recibo parcial, de seguimientos, de terminación, de entrega y de recibo final y remitirlas al Grupo de Gestión Documental con el fin de integrar el expediente contractual.

14. Cuando dentro del contrato o convenio estén previstos comités técnicos, de supervisión o de seguimiento contractual, el supervisor del contrato deberá verificar que se cumplan las condiciones previstas en el contrato o convenio para su conformación, operatividad y remitir las actas respectivas al Grupo de Gestión Documental para que formen parte del expediente contractual.

15. En caso excepcional y previa verificación de las condiciones para su trámite, solicitar al Grupo de Gestión Contractual, la prórroga del contrato o convenio que posibilite la constitución de reservas presupuestales.

16. Solicitar al contratista los informes de ejecución o actas de obra, según sea el caso, de acuerdo con la periodicidad estipulada en el contrato, verificando que cumplan con los estándares de calidad y oportunidad previstos en el contrato o convenio y verificar que sean integrados al expediente contractual respectivo.

17. Solicitar al contratista los soportes de la correcta inversión del anticipo y/o de los demás recursos girados al contratista o terceros, según las estipulaciones del contrato y/o convenio, y en el caso de evidenciarse un posible incumplimiento, informar oportunamente al Grupo de Gestión Contractual.

18. Cuando el contratista deba reintegrar dineros por concepto de rendimientos financieros o devolver recursos, el supervisor solicitará al Grupo de Gestión Financiera el número de cuenta donde deben consignarse, hará seguimiento al reintegro respectivo y remitirá copia de la consignación a dicho Grupo.

19. En caso de evidenciarse un posible incumplimiento de obligaciones a cargo del contratista, y se concluya que es imposible obtener su cumplimiento a través de actividades ordinarias de supervisión, el supervisor deberá dar aviso oportuno de esta circunstancia al Jefe de la dependencia solicitante y al Grupo de Gestión Contractual, con el fin de ser evaluar la situación y tomar las medidas a que haya lugar.

20. Realizar el control financiero y contable de los recursos del contrato o convenio y remitir los soportes respectivos al Grupo de Gestión Financiera.

21. Verificar antes del autorizar el pago, que el contratista hubiere llevado a cabo los aportes a la Seguridad Social en Salud y Pensión, riesgos profesionales y parafiscales.

8.7. Funciones de supervisión relacionadas con aspectos presupuestales del contrato.

Registro Presupuestal.

Antes de iniciar la ejecución de cualquier contrato, el supervisor debe verificar la expedición del respectivo Registro Presupuestal. Nunca se podrá autorizar la prestación de ningún servicio o suministro de bienes sin cumplirse con este requisito.

El supervisor deberá verificar que se expidan los respectivos Registros presupuestales para las adiciones, modificaciones y cesiones de los contratos a su cargo. Para los casos de contratos que se ejecutan en más de una vigencia, por tener vigencias futuras, se debe verificar que el primer día hábil de cada vigencia se expida el respectivo Registro Presupuestal para garantizar que el contrato no se encuentre desamparado.

Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC)

Con el fin de realizar una correcta programación del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, los supervisores deben informar al Grupo de Gestión Financiera y Contable el plan de pagos del contrato y velar porque las solicitudes de desembolso se ajusten a lo programado. De igual manera deben reportar mensualmente, dentro de los 5 primeros días de cada mes las modificaciones del PAC para el mes siguiente.

8.8. Funciones de supervisión relacionadas con los pagos al contratista.

- Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y autorizar su pago.

- Verificar el pago de salud y pensión del contratista para el respectivo periodo.

- Expedir el recibo a satisfacción, previa revisión del informe y/o producto presentado por el contratista, con el respectivo pronunciamiento expreso sobre la calidad del servicio y/o informe y/o producto presentado o bien adquirido.

- Evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse por la demora en la remisión de los documentos necesarios para efectuar el pago de las obligaciones de orden económico.

- Elevar las consultas internas que sean necesarias para resolver asuntos que entorpezcan el flujo normal de los pagos.

- Radicar en el Grupo de Gestión Financiera y Contable, para efectuar los pagos a los contratistas, los documentos necesarios para que proceda el pago conforme a los demás documentos que de acuerdo con las cláusulas establecidas en cada contrato se requieran para hacer efectivo los pagos.

8.9. Funciones de supervisión relacionadas con los gastos de desplazamiento.

Para el pago de los gastos de desplazamiento, el supervisor debe verificar que la legalización de los mismos, se hubiere realizado dentro de los 5 días siguientes al regreso del contratista.

En la etapa postcontractual

- Presentar dentro del mes siguiente, la solicitud de liquidación ante el Grupo de Gestión Contractual, manifestando si el contrato fue cumplido a debida satisfacción y anexando el informe final de supervisión y el balance económico del mismo.

- Verificar que el contratista y Instituto den cumplimiento a los compromisos estipulados en las actas de liquidaciones y en las resoluciones que declaran el incumplimiento e informar a la Secretaría General, en caso de no darse cumplimiento a los mismos.

- Entregar las consignaciones de reintegro de dineros por concepto de rendimientos financieros o devoluciones de recursos, así como los documentos que prueban el cumplimiento de las demás obligaciones previstas en el acta de liquidación al Grupo de Gestión Documental, con el fin de integrar el expediente contractual respectivo.

- Llevar a cabo las gestiones necesarias para que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista, una vez le sea entregada por el Grupo de Gestión Contractual.

En la solicitud de liquidación, el supervisor del contrato deberá remitir los documentos que soportaron la ejecución del contrato, para que hagan parte del expediente contractual. Adicionalmente, la solicitud de liquidación deberá incluir:

- El análisis de las condiciones técnicas de los bienes recibidos o de los servicios prestados por el contratista.

- El Balance económico del contrato.

- Los demás documentos necesarios para la verificación de cumplimiento y liquidación del contrato.

Para efectos del trámite del último pago del contrato, el supervisor deberá verificar que el contratista que tenga documentos de la dependencia a su cargo los haya entregado previamente al Grupo de Gestión Administrativa y Documental del Instituto Distrital de Protección y Bienestar animal

8.10. Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión.

Dada la importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, podrá generarles responsabilidad civil, fiscal, penal y disciplinaria, tanto por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría o de asesoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de supervisión.

Cuando El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA sufra un

Responsabilidad Civil

Cuando el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión, quienes tenían a cargo estas labores responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.

Responsabilidad Penal

Cuando la acción u omisión del supervisor o interventor se constituya en delito, éstos podrán ser sancionados con penas que disponga la Ley para tal efecto. Es el caso, por ejemplo, del interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales.

Responsabilidad Disciplinaria

Cuando el supervisor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que impliquen incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de sanciones tales como: Destitución del cargo e inhabilidad para desempeñar cargos públicos entre 10 y 20 años, suspensión en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses, multa hasta de 90 xxxx xx xxxxxxx o amonestación escrita con copia a la hoja de vida, previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la defensa.

La Interventoría es externa, la ejerce una persona natural o jurídica independiente del IDPYBA y exclusivamente contratada para el efecto. La interventoría es una modalidad del contrato de consultoría definido en el artículo 32, numeral 2º de la Ley 80 de 1993. Es obligatorio que en todo contrato de obra celebrado como resultado de un proceso licitatorio se contrate una persona independiente de la entidad para ejercer el control, vigilancia y seguimiento en la ejecución de estos contratos. Sin embargo, cuando la complejidad de la contratación lo amerite o se requiera una Interventoría especializada, el IDPYBA podrá contratar interventorías externas, bajo la modalidad de Concurso de Méritos.

Por su parte la Supervisión la efectúa la Entidad a través del subdirector a cargo del proyecto, directivo de la dependencia a cargo o funcionario de planta designado, con el fin de apoyar la implementación de un proyecto a cargo de la Entidad o el cumplimiento de su misión institucional.

Lo anterior quiere decir, que es ejercida por el representante de la alta dirección, que aparezca en la cláusula de supervisión de la minuta del Contrato a supervisar o un funcionario de planta del nivel profesional.

Sin embargo, la entidad puede celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

El Directivo de la dependencia, podrá designar mediante comunicación escrita un servidor Público o contratista (preferiblemente a los contratados para liderar los procesos) que se denominara “apoyo a la supervisión” y que tendrá como función apoyar a este en la supervisión en la ejecución de las obligaciones contractuales que se deriven del contrato de prestación de servicios profesionales o apoyo a la gestión o relacionados con actividades logísticas o asistenciales.

En ningún caso el supervisor del contrato podrá delegar la supervisión de contrato en un tercero servidor público de la Entidad. En todo caso el ordenador del gasto podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al contratista, al anterior supervisor y a la Asesoría Jurídica y de Gestión Contractual. Es importante tener en cuenta que la contratación de la Interventoría o la designación del apoyo a la supervisión deben ser oportunas, de manera que se permita una adecuada labor de seguimiento sobre el contrato o convenio objeto de sus actividades.

La finalidad de la Supervisión y la Interventoría es vigilar y asegurar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a cabalidad, adoptando las medidas necesarias

para ello, con el único propósito de generar un aprendizaje continuo a nivel institucional que permita mejorar la concepción de los contratos y el diseño de los servicios que se encuentran en cabeza de la Entidad.

8.11. Obligaciones de la supervisión e interventoría.

La Supervisión e Interventoría deberá vigilar, controlar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos y convenios celebrados por El Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA, en los términos, condiciones y especificaciones pactadas con las circunstancias de tiempo, modo y lugar, condiciones técnicas y económicas señaladas en el pliego de condiciones, o anexo técnico, la oferta y evaluación de la misma y en el contrato, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen con su ejecución.

Por lo anterior las principales obligaciones de los supervisores e interventores son las siguientes:

1. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto del contrato o convenio, dentro de los presupuestos de tiempo, modo, lugar, calidad, cantidad e inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses del IDPYBA.

2. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

3. Dar a conocer los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión y cada uno de los Subsistemas que lo componen, incluyendo la política, misión, visión, objetivos estratégicos y de calidad, así como el aporte que tiene el contratista en el cumplimiento de estos.

4. Entregar copia cuando se requiera de los procesos, procedimientos, formatos, instructivos, manuales, guías y demás documentos asociados al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad que tengan relación con la ejecución del objeto contractual del contratista siguiendo los parámetros establecidos en el procedimiento control de documentos y registros.

5. Acompañar al contratista en la búsqueda de las soluciones pertinentes que aseguren la finalización de un contrato y/o convenio con éxito, facilitando la interacción entre él y el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA.

6. Estudiar y analizar los siguientes documentos entre otros: el contrato, la propuesta, el pliego de condiciones o anexo técnico y la evaluación técnica, y toda la documentación que se encuentra referenciada en el Expediente Único del Contrato, con el fin de controlar, vigilar y hacer seguimiento durante la ejecución del contrato

y, que este se desarrolle conforme a lo pactado y con las condiciones técnicas y económicas contratadas o convenidas.

7. Elaborar y suscribir oportunamente con el contratista u operador el acta de inicio, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio.

8. Coordinar con las dependencias de la Entidad que tengan relación con la ejecución del contrato o convenio, las acciones necesarias para el cabal cumplimiento del mismo.

9. Solicitar la asesoría, apoyo, acompañamiento o aclaraciones necesarias en cuanto a tiempo, modo, lugar, número de usuarios, materiales, pagos, legalización de bienes, entre otras que considere pertinentes, para cumplir a cabalidad la supervisión o Interventoría encomendada.

10. Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto y obligaciones contratadas o convenidas, efectuando visitas periódicas, de acuerdo al cronograma establecido para el efecto, al lugar donde se desarrolla el contrato o convenio, realizando seguimiento al cronograma de actividades presentado por el contratista u operador y por él aprobado (cuando sea del caso), revisando los documentos que se produzcan en la ejecución y/o los bienes que se entreguen.

11. Verificar que el contratista u operador, en la ejecución del contrato o convenio, de cumplimiento a la obligación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en los términos que, sobre el particular, establezca la normatividad vigente, como requisito para certificar el pago o desembolso.

12. Prestar colaboración al contratista u operador en todo aquello que dependa del IDPYBA, sirviéndole de canal de comunicación con las diferentes dependencias que la conforman.

13. Apoyar al contratista u operador orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones e informándole sobre los trámites y procedimientos de la Entidad.

14. Enviar por escrito al contratista u operador las indicaciones y recomendaciones necesarias, que contribuyan al cumplimiento del contrato o convenio y prestación efectiva del servicio. Estudia y da trámite a las sugerencias, consultas o reclamaciones del contratista a la mayor brevedad posible.

15. Informar de manera oportuna a la dependencia responsable, cualquier fenómeno que altere el equilibrio económico o financiero del contrato, con el fin que se estudie la situación y se adopten los mecanismos necesarios en caso de ser procedente, para lograr el restablecimiento del mismo.

16. Ejercer control en el plazo del contrato o convenio para gestionar oportunamente actos contractuales como modificaciones, tales como prórroga, adición, otrosí, cesiones o suspensiones.

17. Solicitar al contratista u operador la presentación de los informes de ejecución del contrato o convenio, con la periodicidad y exigencias establecidas en el pliego de condiciones y en el contrato, anexo técnico o la minuta.

18. Elaborar y enviar los informes de supervisión, con la periodicidad y con la información mínima exigida, que permitan conocer el avance, recomendaciones, dificultades en la ejecución del contrato o convenio.

19. Requerir por escrito al contratista u operador en caso de inejecución, ejecución indebida o deficiente del objeto y/u obligaciones contractuales, en procura de asegurar el cumplimiento satisfactorio de dichas obligaciones.

20. Realizar el seguimiento a los requerimientos hechos al contratista u operador con el fin de verificar si han sido acatados y por consiguiente existe un cumplimiento satisfactorio del objeto u obligaciones contractuales, o, por el contrario, persisten los incumplimientos.

21. Comunicar oportunamente al área responsable del proyecto cuando persistan deficiencias en la ejecución del contrato o convenio, cuando no sean tomados en cuenta, en forma reiterada, los correctivos y recomendaciones hechos por el supervisor del contrato o convenio, cuando no se cumpla el plan de mejoramiento acordado y en general cuando resulte manifiesta la falta de voluntad o la negligencia del contratista u operador, para lograr el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones convenidas a fin de tomar las medidas legales y/o contractuales a que haya lugar.

22. Elaborar y suscribir el acta de liquidación del contrato o convenio y efectuar el trámite de acuerdo con procedimiento establecido y dentro de los términos legales.

23. Hacer buen uso de las herramientas tecnológicas de la Entidad, incluyendo hardware y software, relacionados con la prestación del objeto contractual a supervisar.

24. Efectuar una vez finalizado el contrato la reevaluación de los proveedores y contratistas, de acuerdo a lo establecido en el instructivo de reevaluación de proveedores y contratistas

25. Llevar a cabo las demás actividades administrativas, técnicas o financieras que se requieran para cumplir a cabalidad con el desarrollo propio de la supervisión o Interventoría.

26. Cuando exista solicitud y aprobación de cesión del contrato o suspensión o cualquier modificación, realizar los trámites de las mismas en forma oportuna y coordinar en forma debida su implementación.

En los dos eventos, la persona que desarrolla estas actividades de control y vigilancia deberá conocer con precisión y detalle el alcance de sus funciones, cada uno de los elementos y características del objeto contractual, el ámbito jurídico, técnico y financiero dentro del cual debe desarrollarse el contrato y sus requisitos, las condiciones del contrato, tales como, plazo, calidad de los bienes a suministrar, de los servicios a prestar o de las obras a realizar, precio total o unitario, liquidación de cupos, forma de pago, requisitos para el pago, formas de comprobación de calidades y características de los bienes, los servicios, de los materiales empleados o de la medición de las cantidades según fuere el caso.

8.12 Medidas de prevención que deben tener en cuenta los supervisores e interventores. A continuación, se establecen las medidas mínimas que deben tener en cuenta los supervisores e interventores en relación con las obligaciones antes descritas, así:

- Modificar las condiciones contractuales inicialmente pactadas en el contrato o convenio, a través de modificaciones debidamente suscritas por las partes; el supervisor o interventor deberá abstenerse de suscribir documentos o dar órdenes verbales al contratista, que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio.

- Realizar por escrito y dejar constancia de las recomendaciones, instrucciones, sugerencias y/o requerimientos relacionados con el cumplimiento del objeto contractual, que el supervisor o interventor le haga al contratista, las órdenes verbales impartidas y acatadas por el contratista serán de exclusiva responsabilidad del supervisor o interventor.

- Responder oportunamente las solicitudes que el contratista realice, para evitar la ocurrencia del Silencio Administrativo Positivo.

- Diligenciar correctamente los formatos dispuestos por la Entidad en el ejercicio de las labores de seguimiento y control de los contratos o convenios.

- Solicitar asesoría en las diferentes dependencias d el IDPYBA en caso de necesitar apoyo jurídico, financiero, técnico, ambiental entre otros.

- Brindar información clara y oportuna al contratista, para lo cual debe conocer los procedimientos existentes en el IDPYBA.

- Verificar permanentemente los términos del contrato en lo relacionado con plazo, valor, para evitar el vencimiento del contrato y garantizar que el valor ejecutado no

sobrepase el pactado en el contrato, e igualmente que siempre estén cubiertos por las garantías respectivas.

- Solicitar con la debida anticipación de acuerdo a lo establecido en los procedimientos e instructivos, cualquier modificación que se requiera.

8.13. Prohibiciones o limitaciones a los supervisores e interventores. Además de los casos previstos en la ley, en el ejercicio de las labores de supervisión e Interventoría de contratos o convenios, están prohibidas las siguientes prácticas:

- Iniciar el contrato o convenio antes del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (firma de las partes) legalización (publicación si la requiere) y ejecución (registro presupuestal y aprobación de garantía única si la requiere) a los que se refiere la Ley 80 de 1993. Lo anterior aplica también para cesiones y cualquier tipo de modificación.

- Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo o entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o convenio sobre el cual se ejerce la labor de seguimiento y control.

- Delegar la supervisión o interventoría; solo quien es supervisor puede designar personas o equipos de apoyo a la supervisión, pero continuará al frente de la responsabilidad asignada. - Omitir la obligación de exigirle al contratista, como requisito para el pago, efectuar mes a mes los pagos de salud, pensión y parafiscales (cuando sea del caso).

- Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato o convenio; o exonerarlo del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.

- Transar divergencias o conciliar diferencias. En estas situaciones se limitará a adelantar las gestiones necesarias ante contratista y el ordenador del gasto, para que se obtengan los acuerdos y se suscriban los documentos a que haya lugar.

- Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio sin el lleno de los requisitos legales y normativos internos pertinentes.

- Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista o de la entidad contratista.

- Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio o constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los mismos.

- Permitir a terceros el indebido acceso a la información del contrato o convenio.

8.14. Consecuencias del incumplimiento de las obligaciones de supervisión e interventoría. Teniendo en cuenta que los supervisores o interventores de los contratos estatales actúan en representación de la Administración y son los encargados de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos, la ley ha

previsto cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función así:

- Responsabilidad Civil:

Los supervisores o interventores, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, cuando el Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal - IDPYBA sufra algún daño.

- Responsabilidad Penal:

Los supervisores o interventores, serán responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en el desarrollo de las actividades de supervisión o interventoría, se establezca la ocurrencia de alguno de los delitos tipificados en la ley y en materia de contratación estatal.

De acuerdo con el artículo 56 de la Ley 80 de 1993, para efectos penales el interventor se considera como un particular que ejerce funciones públicas en todo lo relacionado con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, por lo cual está sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.

En caso de declaratoria de responsabilidad civil o penal y sin perjuicio de las sanciones disciplinarias, los servidores públicos quedarán inhabilitados para ejercer cargos públicos y para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales por diez años contados a partir de la fecha de ejecutoría de la respectiva sentencia.

- Responsabilidad Fiscal:

Los supervisores o interventores, serán responsables fiscalmente cuando por acción u omisión de las obligaciones de supervisión o interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público.

- Responsabilidad Disciplinaria:

Los servidores públicos o particulares que desempeñen labores u obligaciones de supervisión o interventoría, están sometidos a lo establecido en el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002). Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.

8.15. Personal de apoyo a la labor de supervisión.

El IDPYBA podrá contratar personal de apoyo, profesional, técnico, tecnológico o asistencias y operativo, para el desarrollo de las labores de Supervisión a través de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que se requieran, sin que signifique la perdida de responsabilidad y el cumplimiento de sus obligaciones por parte del Supervisor designado.

9. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

En los contratos celebrados por el IDPYBA se acudirá en, primera instancia, a aquellos mecanismos que no impliquen trámites dilatorios y resulten demasiado onerosos para las partes, es decir, al arreglo directo. Corresponderá al Comité de Contratación autorizar el empleo de la cláusula compromisoria o el compromiso para la solución de controversias contractuales, en cada caso concreto y al Comité de Conciliación determinar e implementar el mecanismo de solución alternativo de conflictos, a adoptarse por parte del IDPYBA.

En caso de no llegar a un acuerdo sobre alguno de estos mecanismos, el juez del contrato será la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, por tanto, corresponderá a la Oficina Asesora Jurídica adelantar los trámites pertinentes.

• CLASES DE MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

- La Transacción Al respecto la definición dada por el Código Civil tiene dos sentidos: Es uno de los modos de extinguir, en todo o en parte, las obligaciones de conformidad con el Art. 1625. Por su parte, el artículo 2469 señala que la transacción es un contrato en el que las partes terminan extrajudicialmente un litigio pendiente o precaven un litigio eventual; es por ello que la transacción puede ser realizada en forma previa a su terminación, o bien en el marco de un proceso judicial, o de manera extrajudicial. Es en ese orden de ideas es que jurisprudencialmente a esta figura jurídica le imputan una serie de requisitos tales como: “a) La existencia actual o futura de discrepancias entre las partes acerca de un derecho o de una pretensión; b) su voluntad e intención de ponerle fin sin la intervención de la justicia del Estado, y c) La reciprocidad de concesiones que con tal fin se hacen”. La base de la transacción es la existencia de una controversia, una incertidumbre, en la cual se renuncia a la litis ya que las partes declinan de sus pretensiones mediante concesiones mutuas y regulación de intereses.

- La Conciliación En cuanto al mecanismo alternativo de resolución de conflictos de la Conciliación, esta se encuentra normativamente consagrada en la Ley 446 de 1998, Ley 640 de 2001 y el Decreto 1818 de 1998, entre otros preceptos normativos; ésta puede ser o bien en sede judicial, (ante el juez, cuando ya se está en medio de

un proceso de estas características), o extrajudicial (si se realiza antes o por fuera de un proceso judicial). Se trata de un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por si mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. Su procedibilidad esta admitida respecto de todos los asuntos susceptibles de transacción, desistimiento y aquellos que expresamente determine la ley.

El acta que versa sobre el acuerdo conciliatorio tiene los efectos de cosa juzgada y mérito ejecutivo de conformidad con la ley. Aunque el fundamento de la conciliación se identifica con la prevención de los litigios judiciales y con la descongestión de la administración de justicia, el acuerdo debe ser analizado con el fin de determinar si el mismo se ajusta a la ley, por lo tanto, el juez debe verificar si se cumplen los supuestos que la ley establece para aprobar el acuerdo conciliatorio prejudicial logrado entre las partes.

- El Arbitramento Por medio del pacto arbitral que comprende la cláusula compromisoria y el compromiso, las partes se obligan a someter las diferencias contractuales que eventualmente surjan con ocasión del contrato a la decisión de un tribunal de arbitramento, renunciando a dirimir el conflicto ante la jurisdicción contencioso administrativa. La decisión adoptada por el tribunal de arbitramento se denomina laudo arbitral y contra este procede el recurso de anulación.

El arbitraje puede ser en derecho, arbitral o técnico. Si nada se establece al respecto la decisión se proferirá en derecho.

- Cláusula Compromisoria Dentro de los mecanismos de solución directa de controversias contractuales se encuentra la posibilidad de pactar dentro de los contratos la cláusula compromisoria; esta disposición contractual permite a las partes contratantes desde el momento mismo de la suscripción del contrato, prever que sea un tribunal de arbitramento quien defina las diferencias que surjan durante el desarrollo del mismo, o que se acuda a los medios ordinarios de conciliación.

Así, el artículo 70 de la ley 80 de 1993 señala: “En los contratos estatales podrá incluirse la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las distintas diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación. El arbitramento será en derecho. Los árbitros serán tres (3), a menos que las partes decidan acudir a un árbitro único.

En las controversias de menor cuantía habrá un solo árbitro. La designación, requerimiento, constitución y funcionamiento del tribunal de arbitramento se regirá por las normas vigentes sobre la materia. Los árbitros podrán ampliar el término de duración del tribunal por la mitad del inicialmente acordado o legalmente establecido, si ello fuere necesario para la producción xxx xxxxx respectivo. (…)”

- Compromiso Este mecanismo alternativo, está previsto en el artículo 71 de la ley 80 de 1993. A diferencia de la cláusula compromisoria, en el caso del compromiso las partes contratantes a pesar de no disponer en el texto del contrato que las controversias serían dirimidas por un tribunal de arbitramento, tienen la facultad de celebrar un compromiso posterior mediante el cual las partes convienen acudir a un tribunal de arbitramento a fin de resolver las diferencias presentadas durante la ejecución del contrato.

El documento que formaliza el compromiso debe indicar el objeto del arbitramento, la designación de árbitros, el lugar de funcionamiento del tribunal de arbitramento y la forma de sufragar los costos que éste ocasione. Una de las causas principales por las cuales las partes contratantes deben acudir a los mecanismos de solución directa de controversias contractuales es la relacionada con la ecuación económica del contrato ó equilibrio contractual.

9.1. PROCEDIMIENTO DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. Si con posterioridad a la suscripción del contrato, se presentaran diferencias con ocasión de la interpretación, ejecución, cumplimiento y terminación del mismo, el IDPYBA y el contratista intentarán, en primera instancia, solucionar dichas diferencias mediante un Arreglo Directo, para lo cual deberá aplicarse el siguiente procedimiento:

1. El supervisor del contrato deberá identificar el desacuerdo con el contratista o su presunto incumplimiento.

2. Si el supervisor considera que hay incumplimiento del contrato por parte del contratista, deberá requerir a dicho contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones establecidas en el contrato.

3. No obstante, si aún no habido lugar al incumplimiento del contrato, pero existe un desacuerdo con el contratista que pueda poner en peligro la oportuna y adecuada ejecución del objeto contractual, el supervisor deberá reunirse a la brevedad con el contratista para tratar de solucionar de mutuo acuerdo las diferencias correspondientes. Los acuerdos alcanzados deberán constar por escrito en el acta de la reunión respectiva, los cuales sólo serán eficaces una vez el acta haya sido revisada y aprobada por el Comité de Contratación de la Entidad.

4. El acta aprobada por el Comité de Contratación deberá ser remitida a la oficina de Gestión Contractual, a fin de que esta área proceda a realizar las modificaciones y/o ajustes que se requieran al contrato.

5. Si no obstante lo anterior, el desacuerdo o el presunto incumplimiento persiste, el supervisor del contrato deberá remitir lo antes posible un informe del desacuerdo o