Contract

1. OBJETIVO

Revisar, dentro de los parámetros establecidos en el Contrato xx Xxxxxxxx, los documentos que soportan las solicitudes de emisión de pagarés provenientes de los Contratos con Proveedores remitidos por las entidades ejecutoras, para su diligenciamiento y trámite ante las entidades prestamistas.

2. ALCANCE

Este procedimiento cubre el estudio de los documentos presentados al Ministerio de Hacienda y Crédito Público por las entidades ejecutoras y los proveedores con el fin de dar trámite a los pagarés emitidos como respaldo de los desembolsos efectuados en virtud del Contrato suscrito por la Nación con proveedores. Igualmente cubre el registro del desembolso aprobado en el Sistema de Deuda Pública.

Este procedimiento no cubre el trámite y ejecución de desembolsos de créditos contratados por la Nación con Banca Multilateral, Banca de Fomento, Gobiernos Extranjeros y Banca Comercial.

3. NORMAS RELACIONADAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 Normas Relacionadas

Ley General de Presupuesto

Decreto 4712 del 15 de diciembre de 2008

Resolución 1081 del 30 xx xxxxx de 2009 Régimen cambiario del Banco de la República

3.2 Políticas de Operación

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

DGCPTN: Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional

SDP: Sistema de Deuda Pública: Base única de datos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional, la cual incluye las operaciones de crédito público, sus asimiladas y las operaciones de manejo de deuda, que celebren las entidades estatales con plazo superior a un año, aquellas contratadas con plazo inferior y que por efectos de la celebración de

operaciones de manejo superen dicho plazo y, aquellas que incluyan derivados, en este último caso independiente del plazo.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera: Es una herramienta modular, transversal y transaccional, a través de la cual las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación realizan su gestión financiera pública, de manera estandarizada, segura, conforme a la norma y en línea y tiempo real, que permite generar información consistente, confiable y oportuna.

5. DESCRIPCIÓN

No.	PROVEEDOR: ENTRADAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLE	EXPLICACIÓN	REGISTRO
A. Revisión y análisis
1	Entidad Ejecutora	Revisar la solicitud de desembolso PC	Analista de Desembolsos	Revisa la solicitud de desembolso remitida por la entidad ejecutora conjuntamente con los documentos soporte de la misma. Verifica que las condiciones de la solicitud de desembolso corresponden a las contempladas en el Contrato xx Xxxxxxxx. Este procedimiento se realiza cuando se han verificado los requisitos previos a la aprobación del endeudamiento por importaciones. Si no se cumplen los requisitos se devuelve la solicitud de desembolso a la entidad ejecutora para que realice los ajustes pertinentes,
2		Registrar en el SIIF	Analista de Desembolsos	Ingresa al SIIF y registra el desembolso Sin Situación de Fondos – SSF. Todos los contratos con proveedores se ejecutan Sin Situación de Fondos.
3		Elaborar pagaré	Analista de Desembolsos	Elabora el pagaré correspondiente al anticipo o al valor de las entregas de material previa la certificación del acta de entrega y documentos de importación. Prepara el memorando dirigido a la Secretaria General del MHCP para su revisión y firma del Señor Ministro de Hacienda y Crédito Público.

No.	PROVEEDOR: ENTRADAS	ACTIVIDAD	RESPONSABLE	EXPLICACIÓN	REGISTRO
		Aprobar el Desembolso	Analista de Desembolsos	Registra en el Sistema de Deuda Pública el cambio del estado del desembolso de proyectado a efectivo de acuerdo con la fecha de entrega del material. La fecha de efectividad del desembolso es la fecha que consta en el acta de entrega del material, fecha a partir de la cual empiezan a causarse los intereses.
4		Entregar el pagaré	Analista de Desembolsos	Elabora el acta de entrega del pagaré al proveedor y convoca a la reunión para la correspondiente entrega del título valor.
5		Declarar el Desembolso aprobado en el Banco de la República	Analista de Desembolsos	Genera en el SDP un número consecutivo de declaración e informa al Banco de la República el endeudamiento utilizando el Formulario No. 3A
6		Imputar el desembolso en el SIIF	Analista de Desembolsos	Efectúa la contabilización (Causación – Recaudo) del desembolso en el SIIF para su disposición a la entidad ejecutora.
7		Revisar informes	Analista de Desembolsos	Realiza seguimiento a la presentación de informes posteriores a los desembolsos cuando sea necesario.
8		Archivar documentos	Analista de Desembolsos	Archiva documentos enviados por la entidad ejecutora, copia del pagaré y de los oficios remisorios de los documentos.
9		Entregar archivo	Analista de Desembolsos	Entrega expediente a la secretaria para su archivo.
10					FIN DEL PROCEDIMIENTO

6. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA	VERSIÓN	DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO	ASESOR SUG
28-03-2017	1	Teniendo en cuenta la nueva estructura para el proceso Mis 3.3 se realiza la articulación de las actividades adelantadas por la Subdirección de Financiamiento con Organismos Multilaterales y Gobiernos y se actualiza el procedimiento de acuerdo a la estructura documental del SUG	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx

7. APROBACIÓN

ELABORADO POR:	REVISADO POR:	APROBADO POR:
Nombre: Xxxxxxx Xxxxxxx Cargo: Asesor Dependencia: Grupo de Desembolsos Fecha: Marzo 28 de 2017	Nombre: Xxxxxx Xxxx Cargo: Coordinador Grupo de Desembolsos Dependencia: Grupo de Desembolsos Fecha: Marzo 28 de 2017	Nombre: Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Cargo: Subdirectora Dependencia: Financiamiento con Organismos Multilaterales y Gobiernos Fecha: Marzo 28 de 2017