PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA UPM (Acuerdo Marco E1905 para la adquisición de equipos con sistema operativo IOS o MacOS, de equipos portátiles ultraligeros, portátiles táctiles, portátiles convertibles, de tabletas, portátiles...
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA UPM
(Acuerdo Marco E1905 para la adquisición de equipos con sistema operativo IOS o MacOS, de equipos portátiles ultraligeros, portátiles táctiles, portátiles convertibles, de tabletas, portátiles gaming, Mini PC, NAS sobremesa, de discos duros externos y servicios asociados)
Instrucciones para el trámite de contratos basados en el Acuerdo Marco E1905.
Antecedentes
Con fecha 10 de enero de 2023, la UPM se ha adherido al Acuerdo Marco del Consorcio de Servicios Universitarios de Cataluña (CSUC) número E1905 para la homologación de proveedores para la adquisición de equipos con sistema operativo IOS o MacOS, de equipos portátiles ultraligeros, portátiles táctiles, portátiles convertibles, de tabletas, portátiles gaming, Mini PC, NAS sobremesa, de discos duros externos y servicios asociados. Con esta adhesión se pretende racionalizar y hacer más eficiente la contratación administrativa de la Universidad.
Este AM permite la compra contra el catálogo de los distribuidores homologados de modo que al precio de catálogo se le aplica un descuento mínimo marcado en el AM, sin embargo, cuando se solicitan las ofertas, los proveedores pueden mejorar estos precios pero no empeorarlos. Por tanto, el precio que aparece en los catálogos se debe considerar un tope máximo.
Una vez adherida a este sistema de contratación, no podrán adquirirse los bienes objeto de este contrato fuera de este procedimiento, salvo los bienes cuyo valor estimado sea igual o inferior a 5.000 euros, IVA excluido, sin ser necesario, en este caso, pedir autorización previa de compra fuera del AM. No obstante, si se van a realizar varias compras inferiores a 5.000 euros fuera de AM a un mismo proveedor y la suma supera 5.000 euros en un mismo proyecto, misma Escuela/Facultad/Vicerrectorado/Campus, ya habría obligación de comprar a través del AM.
Los lotes de este AM y las empresas homologadas para las adquisiciones en cada lote, se recogen a continuación. Los detalles se deben consultar en el portal de compras (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/)
Lotes |
Descripción |
lote 1 |
Equipamiento con sistema operativo Mac OS y iOS. |
lote 2 |
Equipos Portátiles ultraligeros. |
lote 3 |
Equipos Portátiles táctiles. |
lote 4 |
Equipos Portátiles convertibles y tablets |
lote 5 |
Equipos Portátiles Gaming. |
lote 6 |
Equipos mini PC. |
lote 7 |
Discos Duros Externos y servidores NAS de sobremesa. |
Lotes |
Empresas Homologadas |
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1 |
ASSECO |
INETUM ESPAÑA, S.A. |
k-Tuin Sistemas Informáticos, S.A |
Servicios Microinformática SA |
|
2 |
ABAST SYSTEMS & SOLUTIONS, SL. |
Pista Cero S.L. |
PONT REYES INFORMÁTICA, S.L. |
Servicios Microinformática SA |
TELEFÓNICA SOLUCIONES DE INFORMÁTICA |
3 |
ABAST SYSTEMS & SOLUTIONS, SL. |
BECHTLE DIRECT, S.L. |
Pista Cero S.L. |
Servicios Microinformática SA |
TELEFÓNICA SOLUCIONES DE INFORMÁTICA |
4 |
ABAST SYSTEMS & SOLUTIONS, SL. |
ASSECO |
Pista Cero S.L. |
Servicios Microinformática SA |
TELEFÓNICA SOLUCIONES DE INFORMÁTICA |
5 |
ABAST SYSTEMS & SOLUTIONS, SL. |
ASSECO |
Pista Cero S.L. |
Servicios Microinformática SA |
TELEFÓNICA SOLUCIONES DE INFORMÁTICA |
6 |
ABAST SYSTEMS & SOLUTIONS, SL. |
BECHTLE DIRECT, S.L. |
Pista Cero S.L. |
PONT REYES INFORMÁTICA, S.L. |
TELEFÓNICA SOLUCIONES DE INFORMÁTICA |
7 |
BECHTLE DIRECT, S.L. |
INETUM ESPAÑA, S.A. |
k-Tuin Sistemas Informáticos, S.A |
Pista Cero S.L. |
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Para la adquisición de los bienes objeto de este AM será necesario tramitar un contrato basado en este AM. Existen 2 tipos de procedimiento a seguir en función del importe de licitación (IVA excluido) de la adquisición;
Procedimiento para compras hasta 50.000 euros (IVA excluido).
Procedimiento para compras superiores a 50.000 euros (IVA excluido).
En todos ellos, el órgano de contratación del contrato basado será el Vicerrector de Asuntos Económicos.
Los contratos basados se ejecutarán con sujeción a los pliegos administrativo y de prescripciones técnicas del AM E1905 y de acuerdo con estas instrucciones.
Los proveedores homologados siempre podrán mejorar los precios y descuentos que hayan ofrecido en este proceso de homologación, pero nunca podrán ofrecer precios superiores ni descuentos inferiores a los homologados. De la misma forma se podrán mejorar los servicios prestados por los proveedores, pero no dejar de ofrecer los presentados y homologados.
El catálogo de productos, proveedores homologados, precios, descuentos aplicables y contactos está accesible en el portal de compras:
No se pueden solicitar ofertas de productos de distintos lotes en un mismo contrato basado en este AM.
1.2. Esquema de los pasos a seguir para la adquisición en compras inferiores a 50.000 euros:
1º Solicitud de ofertas a los proveedores homologados.
El solicitante de la compra, debe enviar al menos a 3 proveedores homologados (salvo que el producto se oferte por un número inferior de proveedores homologados), una solicitud de oferta mediante un correo electrónico tipo que se adjunta como Anexo 1 a estas instrucciones.
2º Remisión de oferta económica.
La empresa homologada deberá cumplimentar y remitir una oferta económica, según el Anexo 2 a estas instrucciones, y la declaración responsable de vigencia de los requisitos de capacidad y aptitud para contratar, según Xxxxx 3 a estas instrucciones. Las empresas homologadas ya disponen de los anexos 2 y 3 por lo que no es necesario remitírselos en las peticiones de ofertas.
En todos los contratos basados financiados a través del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR) en ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), el adjudicatario deberá aportar el Anexo A DECLARACIONES RESPONSABLES EN EL MARCO DEL PLAN DE RECUPERACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y RESILIENCIA.
Guardar los correos remitidos, las ofertas o desistimientos recibidos y las declaraciones responsables, que se deberán aportar a la sección económica o a la XXX (en caso de realizar la compra con fondos de proyectos gestionados por la XXX) en formato PDF.
3º Elaboración del expediente de gasto por la sección económica del órgano solicitante. (esta fase no se realiza para compras a través de la XXX)
Una vez recabadas las ofertas económicas por el solicitante y resto de documentación indicada en el punto anterior, identificada la oferta más ventajosa (mejor relación calidad precio), se acudirá a la sección económica que gestione su presupuesto para que se elabore el correspondiente expediente de gasto.
4º Pedido a través del portal de compras.
Identificada la mejor oferta y con el expediente de gasto (solo con la mejor oferta en las compras a través de la XXX), el solicitante entrará en el portal de compras de la UPM para finalizar la compra.
El procedimiento está disponible en el Anexo 5 a estas instrucciones.
5º Comunicación de la adjudicación a la empresa seleccionada.
Se efectúa por el Órgano de Contratación una vez recibido el pedido efectuado en el portal de compras mediante envío de correo electrónico desde xxxxxxxx.xxxxx@xxx.xx
6ª Ejecución del contrato.
El contratista tendrá la obligación de realizar la prestación o entrega de bienes en las condiciones establecidas en el contrato y los pliegos del Acuerdo Marco.
Los plazos máximos de entrega de los equipos se establecen en una semana para pedidos de menos de 10 equipos, dos semanas para pedidos de entre 10 y 50 equipos y cuatro semanas para pedidos superiores a 50 equipos, independientemente de la ubicación de la Entidad, y sin perjuicio de poder solicitar la reducción de dichos plazos al efectuar la solicitud de oferta. Todos estos plazos se utilizarán siempre que los usuarios dispongan de equipos en stock para su suministro.
Para poder asegurar el suministro y cumplir con los tiempos establecidos de entrega, el proveedor deberá certificar la existencia en stock de los equipos cuando se haga la propuesta.
Para poder asegurar al máximo el cumplimiento del suministro de los equipos, el proveedor deberá certificar a la hora de hacer el pedido, que la reserva del material se ha realizado y por tanto no habrá ningún problema para utilizar los equipos en los plazos acordados.
Una vez recibido el equipamiento, el contratista remitirá la factura a través de FACE utilizando los códigos DIR3 indicados en la adjudicación, y la Universidad procederá al pago al recibir la orden de conformidad del investigador.
1.3. Esquema de los pasos a seguir para la adquisición en compras superiores a 50.000 euros:
1º Inicio de la compra.
El responsable del contrato cumplimentará el Anexo 1, en el que indicará los bienes y servicios, en su caso, que desea adquirir y se lo entregará a la sección económica de su Centro de Gasto o a la unidad de expedientes de contratación de la XXX (xxxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xx) para compras a través de ésta.
2º Remisión al Servicio de Contratación de la solicitud de apertura del contrato basado.
Esta unidad elaborará el expediente de gasto y remitirá al Servicio de Contratación un correo electrónico adjuntando la solicitud de apertura del expediente que figura como Anexo 4 de estas instrucciones y el Anexo 1.
3º El Servicio de Contratación efectuará la invitación a todas las empresas homologadas en el AM y se procederá a la apertura de las ofertas en la mesa de contratación.
A la vista de las ofertas presentadas, la Mesa de Contratación identificará la oferta más ventajosa.
En todos los contratos basados financiados a través del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (MRR) en ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), el adjudicatario y resto de participantes en el procedimiento, deberán aportar los Anexos A, B y C, DECLARACIONES RESPONSABLES EN EL MARCO DEL PLAN DE RECUPERACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y RESILIENCIA.
4º Pedido a través del portal de compras.
La Mesa de Contratación comunicará al responsable del contrato la oferta más ventajosa y efectuará el pedido a través del portal de compras.
El procedimiento está disponible en el Anexo 5 a estas instrucciones.
5º Comunicación de la adjudicación a la empresa seleccionada.
Se efectúa por correo electrónico por el Órgano de Contratación una vez recibido el pedido efectuado en el portal de compras.
6ª Ejecución del contrato.
El contratista tendrá la obligación de realizar la prestación o entrega de bienes en las condiciones establecidas en el contrato y los pliegos del Acuerdo Marco.
Los plazos máximos de entrega de los equipos se establecen en una semana para pedidos de menos de 10 equipos, dos semanas para pedidos de entre 10 y 50 equipos y cuatro semanas para pedidos superiores a 50 equipos, independientemente de la ubicación de la Entidad, y sin perjuicio de poder solicitar la reducción de dichos plazos al efectuar la solicitud de oferta. Todos estos plazos se utilizarán siempre que los usuarios dispongan de equipos en stock para su suministro.
Para poder asegurar el suministro y cumplir con los tiempos establecidos de entrega, el proveedor deberá certificar la existencia en stock de los equipos cuando se haga la propuesta.
Para poder asegurar al máximo el cumplimiento del suministro de los equipos, el proveedor deberá certificar a la hora de hacer el pedido, que la reserva del material se ha realizado y por tanto no habrá ningún problema para utilizar los equipos en los plazos acordados.
Una vez recibido el equipamiento, el contratista remitirá la factura a través de FACE utilizando los códigos DIR3 indicados en la adjudicación, y la Universidad procederá al pago al recibir la orden de conformidad del investigador.
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