DOCUMENTO INFORMATIVO SOBRE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
DOCUMENTO INFORMATIVO SOBRE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Contratos de la Asociación Centro de Estudios Xxxxx Xxxx xx Xxxxxxxx con terceros:
A. HOSTEUROPE
1. Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a Hosteurope. GoDaddy Iberia S.L.U., como encargado del tratamiento, para tratar por cuenta de Asociación Centro de Estudios Xxxxx Xxxx xx Xxxxxxxx, en calidad de responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio que en adelante se especifican.
El tratamiento consistirá en Hosting y correo electrónico.
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la entidad Asociación Centro de Estudios Xxxxx Xxxx xx Xxxxxxxx como responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad Hosteurope. GoDaddy Iberia S.L.U. la información disponible en los equipos informáticos que dan soporte a los tratamientos de datos realizados por el responsable.
3. Duración
El presente acuerdo tiene una duración anual, renovable.
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable los datos personales, y suprimir cualquier copia que mantenga en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
✓ Utilizar los datos personales a los que tenga acceso sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
✓ Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tra- tamiento.
Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el encargado informará inmediatamente al responsable.
✓ No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la auto- rización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legal- mente admisibles.
✓ Xxxxxxxx el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
✓ Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidenciali- dad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
✓ Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
✓ Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos per- sonales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
✓ Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) Datos de la persona de contacto para obtener más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguri- dad de los datos personales. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los da- tos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mi- tigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
✓ Poner disposición del responsable toda la información necesaria para de- mostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro au- ditor autorizado por él.
✓ Auxiliar al responsable de tratamiento a implantar las medidas de seguri- dad necesarias para:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
✓ Destino de los datos
El responsable del tratamiento no conservará datos de carácter personal relativos a los tratamientos del encargado salvo que sea estrictamente necesario para la prestación del servicio, y solo durante el tiempo estrictamente necesario para su prestación.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Facilitar al encargado el acceso a los equipos a fin de prestar el servicio contratado.
b) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
c) Supervisar el tratamiento.
B. HOSTEUROPE
1. Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a Mailchimp. The Rocket Science Group., como encargado del tratamiento, para tratar por cuenta de Asociación Centro de Estudios Xxxxx Xxxx xx Xxxxxxxx, en calidad de responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio que en adelante se especifican.
El tratamiento consistirá en Envío de boletines por correo electrónico.
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la entidad Asociación Centro de Estudios Xxxxx Xxxx xx Xxxxxxxx como responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad Mailchimp. The Rocket Science Group. la información disponible en los equipos informáticos que dan soporte a los tratamientos de datos realizados por el responsable.
3. Duración
El presente acuerdo tiene una duración anual, renovable.
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable los datos personales, y suprimir cualquier copia que mantenga en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
✓ Utilizar los datos personales a los que tenga acceso sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
✓ Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tra- tamiento.
Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el encargado informará inmediatamente al responsable.
✓ No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la auto- rización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legal- mente admisibles.
✓ Xxxxxxxx el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
✓ Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidenciali- dad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
✓ Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
✓ Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos per- sonales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
✓ Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) Datos de la persona de contacto para obtener más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la segu- ridad de los datos personales. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los da- tos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mi- tigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
✓ Poner disposición del responsable toda la información necesaria para de- mostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro au- ditor autorizado por él.
✓ Auxiliar al responsable de tratamiento a implantar las medidas de seguri- dad necesarias para:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
✓ Destino de los datos
El responsable del tratamiento no conservará datos de carácter personal relativos a los tratamientos del encargado salvo que sea estrictamente necesario para la prestación del servicio, y solo durante el tiempo estrictamente necesario para su prestación.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Facilitar al encargado el acceso a los equipos a fin de prestar el servicio contratado.
b) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
c) Supervisar el tratamiento.
ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL
Este documento ha sido diseñado para tratamientos de datos personales de bajo riesgo de donde se deduce que el mismo no podrá ser utilizado para tratamientos de datos personales que incluyan datos personales relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad (artículo 5.2) de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva).
A tenor del tipo de tratamiento que ha puesto de manifiesto cuando ha cumplimentado este formulario, las medidas mínimas de seguridad mínimas que debería tener en cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
INFORMACIÓN QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES
Todo el personal con acceso a los datos personales deberá tener conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales y serán informados acerca de dichas obligaciones. La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:
- DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO
o Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales, a tal fin se evitará: dejar los datos personales ex- puestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, docu- mentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.), esta consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de video- vigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procede- rá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión.
o Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) du- rante las 24 horas del día.
o No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción.
o No se comunicarán datos personales o cualquier información per- sonal a terceros, se prestará atención especial en no divulgar da- tos personales protegidos durante las consultas telefónicas, co- rreos electrónicos, etc.
o El deber xx xxxxxxx y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Se informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente:
o Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) po- drán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida.
Para el derecho de acceso se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al tratamiento de los datos.
Para el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento.
Para el derecho de supresión se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida.
Para el derecho de portabilidad los interesados deberán comunicar su decisión e informar al responsable, en su caso, sobre la identidad del nuevo responsable al que facilitar sus datos personales.
El responsable del tratamiento deberá informar a todas las personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de
cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el procedimiento en que se atenderán dichos derechos.
- VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
o Cuando se produzcan violaciones de seguridad DE DATOS DE CA- RÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Pro- tección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas viola- ciones de seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos personales. La notificación se reali- zará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección: xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xx
- CAPTACIÓN DE IMÁGENES CON CÁMARAS Y FINALIDAD DE SEGURIDAD (VIDEOVIGILANCIA)
o UBICACIÓN DE LAS CÁMARAS: Se evitará la captación de imáge- nes en zonas destinadas al descanso de los trabajadores.
o UBICACIÓN DE MONITORES: Los monitores donde se visualicen las imágenes de las cámaras se ubicarán en un espacio de acceso restringido de forma que no sean accesibles a terceros.
o CONSERVACIÓN DE IMÁGENES: Las imágenes se almacenarán du- rante el plazo máximo de un mes, con excepción de las imágenes que sean aportadas a los tribunales y las fuerzas y cuerpos de seguridad.
o DEBER DE INFORMACIÓN: Se informará acerca de la existencia de las cámaras y grabación de imágenes mediante un distintivo informativo donde mediante un pictograma y un texto se detalle el responsable ante el cual los interesados podrán ejercer su de- recho de acceso. En el propio pictograma se podrá incluir el tex- to informativo. En la página web de la Agencia disponen de mo- delos, tanto del pictograma como del texto.
o CONTROL LABORAL: Cuando las cámaras vayan a ser utilizadas con la finalidad de control laboral según lo previsto en el artícu- lo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, se informará al trabaja- dor o a sus representantes acerca de las medidas de control es-
tablecidas por el empresario con indicación expresa de la finali- dad de control laboral de las imágenes captadas por las cámaras.
o DERECHO DE ACCESO A LAS IMÁGENES: Para dar cumplimiento al derecho de acceso de los interesados se solicitará una fotogra- fía reciente y el Documento Nacional de Identidad del interesa- do, así como el detalle de la fecha y hora a la que se refiere el derecho de acceso.
No se facilitará al interesado acceso directo a las imágenes de las cámaras en las que se muestren imágenes de terceros. En caso de no ser posible la visualización de las imágenes por el in- teresado sin mostrar imágenes de terceros, se facilitará un do- cumento al interesado en el que se confirme o niegue la existen- cia de imágenes del interesado.
MEDIDAS TÉCNICAS
IDENTIFICACIÓN
o Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tra- tamiento de datos personales y fines de uso personal se reco- mienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador.
o Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administra- ción para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los da- tos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modifi- car el sistema operativo.
o Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La con- traseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y le- tras.
o Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca).
o Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evi- tando que queden expuestas a terceros. Para la gestión de las
contraseñas puede consultar la guía de privacidad y seguridad en internet de la Agencia Española de Protección de Datos y el Insti- tuto Nacional de Ciberseguridad. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán anotadas en lugar común y el acce- so de personas distintas del usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA
A continuación se exponen las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales:
o ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y DISPOSITIVOS: Los disposi- tivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tra- tamiento de los datos personales deberán mantenerse actualiza- dos en la media posible.
o MALWARE: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y datos personales. El sis- tema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica.
o CORTAFUEGOS O FIREWALL: Para evitar accesos remotos inde- bidos a los datos personales se velará para garantizar la existen- cia de un firewall activado en aquellos ordenadores y dispositi- vos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
o CIFRADO DE DATOS: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera xxx xxxxxxx donde se realiza su tratamien- to, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se debe- rá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
o COPIA DE SEGURIDAD: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distin- to de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.
Las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual. Considere que cualquier incidente de
seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y prevéngase contra el mismo.
Si desea más información u orientaciones técnicas para garantizar la seguridad de los datos personales y la información que trata su empresa, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) en su página web xxx.xxxxxx.xx, pone a su disposición herramientas con enfoque empresarial en su sección «Protege tu empresa» donde, entre otros servicios, dispone de:
- un apartado de formación con un videojuego, retos para respuesta a incidentes y videos interactivos de formación sectorial,
- un Kit de concienciación para empleados,
- diversas herramientas para ayudar a la empresa a mejorar su ciberseguridad, entre ellas políticas para el empresario, el personal técnico y el empleado, un catálogo de empresas y soluciones de seguridad y una herramienta de análisis de riesgos.
- dosieres temáticos complementados con videos e infografías y otros recursos,
Además INCIBE, a través de la Oficina de Seguridad del Internauta, pone también a su disposición herramientas informáticas gratuitas e información adicional pueden ser de utilidad para su empresa o su actividad profesional.