HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN XXXXXXX EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CONVOCATORIA PÚBLICA – 001-2023
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
OBJETO DEL CONTRATO
“LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE REVISORÍA FISCAL PARA EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN XXXXXXX E.S.E. MUNICIPIO DE ROLDANILLO DEPARTAMENTO XX XXXXX DEL CAUCA PARA
EL PERIODO DEL 24 XX XXXXXX DE 2023 AL 23 XX XXXXXX DE 2025”
AGOSTO DE 2023
CAPITULO I
INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES
La Junta Directiva del Hospital Departamental San Xxxxxxx de Roldanillo Xxxxx
E.S.E. en ejercicio de la competencia atribuida por la ley 100 de 1993, Decreto No 1876 de 1994, Decreto No 410 de 1971, Decreto ley No 1298 de 1994, Decreto, 1018 de 2007, Decreto No 019 de 2012, Circular Conjunta emitida por la Superintendencia Nacional de Salud – Junta Central de Contadores de Colombia No 122 SNS No 036 JCC del 21 de Septiembre del año 2001, Ley No 43 de 1990 y demás normatividad aplicable y vigente.
En virtud de lo anterior CONVOCA a los Contadores Públicos interesados en presentar su hoja de vida y propuesta técnica, metodológica y económica para elegir y designar al REVISOR FISCAL
OBJETO
Contratar la prestación de servicios de Revisoría Fiscal que permita el desarrollo de las actividades contempladas en las disposiciones normativas vigentes propias de la materia, de acuerdo a la descripción y especificaciones que se establecen en la presente convocatoria.
PRESUPUESTO OFICIAL
Para la ejecución de este contrato el Hospital Departamental San Xxxxxxx E.S.E. cuenta con un presupuesto de NUEVE MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y SIETE MIL PESOS MCTE ($9.737.000) IVA incluido, según certificado de disponibilidad presupuestal N°1375 del 16 xx xxxxxx de 2023, , asignado al rubro presupuestal N°2120202008 Servicios Prestados a las Empresas y Servicios de Producción.
PLAZO CONTRACTUAL
El contrato tendrá duración a partir de la firma del acta de inicio y hasta el 23 xx xxxxxx de 2025.
Cada año subsiguiente, mientras dure el período para el cual se seleccionará el Revisor Fiscal por parte de la Junta Directiva de la Hospital Departamental San Xxxxxxx E.S.E. se contratará dicho servicio y se presupuestará el rubro correspondiente para el pago de los honorarios.
FORMA DE PAGO
El HOSPITAL pagará al CONTRATISTA la prestación del servicio en forma mensual, previa presentación de la cuenta de cobro con sus anexos correspondientes y con visto bueno por parte del supervisor designado para el contrato.
IMPUESTO Y DERECHOS
El contratista deberá pagar por su cuenta todos los derechos, impuestos, y los gastos legales en que incurra para la legalización del contrato y dar cumplimiento a las leyes, ordenanzas, acuerdos y reglamentos aplicables que existan sobre el particular.
SUPERVISIÓN
La vigilancia del contrato estará a cargo del Gerente de la E.S.E Hospital Departamental San Xxxxxxx de Roldanillo Xxxxx.
FACULTADES DEL SUPERVISOR: El supervisor del presente contrato está facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y será responsable por mantener informada a la E.S.E de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
DEBERES DEL SUPERVISOR: Son deberes del supervisor los que a continuación se describen, sin que los mismos se entiendan de forma taxativa: 1) Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato. 2) Adelantar las acciones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiese lugar. 3) Adelantar revisiones periódicas sobre los servicios prestados. 4) Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que se presenten durante la ejecución del contrato. 5) Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del contrato. 6) Realizar el procedimiento de liquidación del contrato una vez finalizado el mismo, siguiendo los parámetros establecidos en el Estatuto de Contratación de la E.S.E y el Manual de Contratación.
PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR: Será prohibiciones del supervisor las siguientes: 1) Adoptar decisiones que impliquen la modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. 2) Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista. 3) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. 4) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el
contrato. 5) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. 6) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. 7) Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato. 8) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
CONDICIONES DE LOS PARTICIPANTES
En el presente proceso podrán participar todas las personas naturales o jurídicas que cumplan con las calidades exigidas en los términos de referencia, y que ofrezcan la prestación del servicio en las condiciones técnicas y de elegibilidad que se describen a continuación:
Tener capacidad legal para contratar conforme a las normas legales y constitucionales.
No encontrarse incurso en causal de inhabilidad e incompatibilidad, según lo señalado legal y constitucionalmente.
Cuando el proponente sea una persona Jurídica deberá acreditar que su duración no será inferior al plazo ofrecido para la ejecución del contrato y un (1) año más, a partir de la fecha prevista para la terminación del contrato respectivo.
Estar debidamente facultado o autorizado mediante documento para presentar la oferta y celebrar el contrato, en los casos que se requiera dicha autorización.
Si se presentaren propuestas en la modalidad de Unión Temporal o Consorcio, será requisito indispensable que cada una de las personas que lo integran cumpla individualmente con todos y cada uno de los requisitos exigidos en los literales anteriores.
Los proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal para lo cual señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del proyecto, los cuales no podrán ser modificados sin la autorización previa de la E.S.E.
Los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos, y su responsabilidad, solidaria frente a la E.S.E, de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. De igual manera, deberán indicar su porcentaje de participación, y designar la persona que para todos los efectos los representará. Además, deben anexar Acta mediante la cual se constituyen como Consorcio o Unión Temporal.
Acreditar los documentos solicitados en la presente convocatoria.
OBJETIVOS DE LA REVISORÍA FISCAL:
El control y análisis permanente para que el patrimonio de la entidad sea adecuadamente protegido, conservado, utilizado y que las operaciones se efectúen con la máxima eficiencia posible.
La vigilancia permanente para que los actos administrativos al tiempo de su celebración y ejecución se adecuen al objeto social de la entidad y a las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, de manera que no se cometan irregularidades en detrimento de terceros y de la propia entidad.
La inspección constante en el manejo de los libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivo en general, para asegurar que se guarden y conserven adecuadamente los documentos soportes de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la entidad como fundamento de la información contable de la misma.
La emisión de certificaciones e informes sobre los estados financieros, balance, situación financiera y el estado de pérdidas y ganancias, el resultado de las operaciones, se presenten forma fidedigna y de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas.
La colaboración con las entidades gubernamentales de regulación y control.
CARACTERÍSTICAS DE LA REVISORÍA FISCAL: La revisoría fiscal que se pretende debe tener las siguientes características:
INTEGRALIDAD: Su acción debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración, y ejecución, su responsabilidad y acción deben ser permanentes.
COBERTURA TOTAL: Su acción debe ser total, de manera que ningún aspecto o área de operación de la entidad este vedado al revisor fiscal
INDEPENDENCIA DE ACCIÓN Y CRITERIO: El revisor fiscal debe cumplir con la responsabilidad que le asigne la Ley y su criterio debe ser personal, basado en las normas legales, en su conciencia social, y en su capacidad profesional. En todo caso su gestión debe ser libre de todo conflicto de interés que le reste independencia y ajeno a cualquier tipo de subordinación respecto de los administradores, que son precisamente los objetivos pasivos de su control.
FUNCIÓN PREVENTIVA: La vigilancia que ejerce el revisor fiscal debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos ilegales o no se persista en conductas ajenas a la licitud o a las órdenes de los órganos superiores.
FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL
• Cerciorarse de que las operaciones que se celebran o cumplan por cuenta de la E.S.E., se ajusten a las prescripciones de los Estatutos, a las decisiones de la Junta Directiva.
• Dar oportuna cuenta, por escrito a la Junta Directiva, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la E.S.E.
• Colaborar con las entidades públicas que ejerzan la inspección y vigilancia de la
E.S.E. y rendir los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
• Velar por que la contabilidad de la E.S.E. se lleve regularmente, así como las actas de las reuniones de la Junta Directiva de la E.S.E.
• Inspeccionar asiduamente los bienes de la E.S.E. y procurar que se tomen en forma oportuna las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
• Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores de la E.S.E.
• Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe Correspondiente.
• Solicitar, mediante oficio, al presidente de la Junta Directiva de la E.S.E. o al Gerente de la misma, que convoque a la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario en asuntos de relación directa con sus funciones.
• Cumplir las demás atribuciones que le señalen la ley o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva.
• En lo que no contemplen los Estatutos, el Revisor Fiscal actuará conforme a las prescripciones del Código de Comercio.
• Las demás funciones que sean asignadas por las normas vigentes que regulan la materia.
FUNCIONES DE AUDITORIA: Al revisor fiscal le corresponde dictaminar sobre los estados financieros para cual deben practicar una Auditoria Integral que corresponde:
Auditoría Financiera: Con el fin de determinar si a su juicio los estados financieros se preservan de acuerdo con las normas y principios de contabilidad aplicada a la ESE.
Auditoría de Cumplimiento: Determinar si la ESE ha cumplido con las disposiciones legales que le sean aplicables en el desarrollo de sus operaciones.
Auditoría de Gestión: Pendiente de evaluar el grado de eficiencia y eficacia tanto en los logros de los objetivos previstos como en el manejo de los recursos disponibles.
Auditoria de Control Interno: Encaminada a revisar y evaluar sistemáticamente los elementos y componentes que lo integran para informar a la Junta Directiva y al Gerente, si el control interno ejecutado al interior de la E.S.E. ha sido diseñado específicamente para proporcionar seguridad razonable sobre la efectividad y eficiencia de las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información financiera, y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Auditoria del Sistema: La denominación del control sistemático de todo procedimiento de información a través de los diversos aplicativos que tenga la E.S.E.
Auditoria de Garantía de Calidad: Encaminada a revisar y evaluar sistemáticamente los elementos y componentes de la misma para informar a la Junta Directiva y al Gerente, según corresponda si el programa de garantía de calidad se ha diseñado para garantizar su efectividad y eficiencia en la presentación de los servicios y realizar seguimiento y evaluación del mismo con base a los resultados, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos y proponer los ajustes pertinentes.
Cumplir las demás atribuciones asignadas por la ley o los estatutos, y los que siendo compatibles con los anteriores, le encomiende la Junta Directiva.
La función de revisoría fiscal se cumplirá sin menoscabo de las funciones de control fiscal por parte de organismos competentes señalados en la ley y los reglamentos.
PAPELES DE TRABAJO
El revisor fiscal deberá mediante papeles de trabajo dejar constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional, tales papeles que son propiedad exclusiva del Revisor Fiscal, se prepararan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos por la ley, dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Los papeles de trabajo debidamente clasificados y comentados, evidenciaran que:
El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige la primera norma de auditoría.
Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de auditoría.
Se encuentra soportada las bases para preparar el informe, el alcance de trabajo y a la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.
Cualquier información o cifra contenida en el informe de revisor fiscal deberá estar respaldada por papeles de trabajo.
DICTÁMENES DEL REVISOR FISCAL: El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los balances generales deberá expresar por lo menos:
Si ha obtenido la información necesaria para cumplir sus funciones.
Si en el curso de la revisión se siguieron los procedimientos aconsejados por la técnica de Interventoría de cuentas.
Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y decisiones de la Junta Directiva y el Gerente
Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y en su opinión el primero se presenta en forma fidedigna de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera, al terminar el periodo revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho periodo.
Las reservas de salvedades que tengan sobre la fidelidad de los estados financieros.
Sin perjuicio de lo demás que deba contener, el informe que xxxx rendir el revisor fiscal a la Junta Directiva deberá expresar:
Si los actos de administradores de la entidad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la Junta Directiva y el Gerente.
Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas se llevan y se conservan debidamente.
Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la Entidad o de terceros que estén en poder de la entidad.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES: El Revisor Fiscal, responderá por:
Los perjuicios que ocasiones a la Entidad o a terceros, por negligencia o dolo en cumplimiento de sus funciones.
Autorizar balances con inexactitudes graves, o rinda a la Junta Directiva informes con tales inexactitudes.
Guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su función y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes.
RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA EJERCER EL
CARGO DE REVISOR FISCAL: No podrán ser Revisores Fiscales y por tanto no podrá ser proponente, ni ser propuesto en esta convocatoria:
Quien se encuentre bajo algunas de las causales de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios.
Quienes sean empleados de la Entidad.
Quienes estén ligados por matrimonio o parentesco del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad o sean socios de los funcionarios o niveles directivos, asesor o ejecutivo, auditor o contador de la misma Entidad.
Quien haya sido elegido como Revisor Fiscal, no podrá desempeñar en la misma entidad, ningún otro cargo durante el periodo respectivo, ni dentro del año siguiente a su retiro.
Cuando un contador público sea requerido para actuar como Auditor Externo, Revisor Fiscal, Interventor de cuentas o árbitro en controversia de orden contable, se abstendrá de aceptar tal designación si tiene con alguna de las partes, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, o si median vínculos económicos, amistad íntima, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones.
Cuando un Contador Público haya actuado como empleado de la entidad no podrá aceptar cargos o funciones de revisor fiscal de la misma Entidad, por lo menos dos
(2) años después de haber cesado en sus funciones.
Quienes tengas sanciones vigentes por organismos de control, tribunales éticos de la profesión, Superintendencia de Sociedades o Bancarias por irregularidades en ejercicio de la profesión.
CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
APERTURA DE LA SELECCIÓN
La apertura de la selección se hará mediante publicación de la convocatoria en la página WEB de la E.S.E Hospital Departamental San Xxxxxxx xxxxx://xxxx.xxx.xx el día diecisiete (17) xx xxxxxx del año 2023.
CONSULTA DE LOS TÉRMINOS
Los términos de condiciones podrán consultarse desde el día diecisiete (17) xx xxxxxx de 2023, a las 9 a.m. hasta el día veintidós (22) xx xxxxxx del año 2023 a las 9 a.m., en la página Web: xxxxx://xxxx.xxx.xx
PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA
El proponente deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones y anexos de la convocatoria, los cuales constituyen la única fuente de información para la preparación de la propuesta; por lo tanto, ésta deberá ajustarse íntegramente a las condiciones, sometiéndose a cumplirlo estrictamente e incluyendo en ella el total de especificaciones técnicas exigidas.
La firma y presentación de una propuesta será considerada como prueba evidente de que el proponente ha examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones; que ha comparado estos documentos entre sí y que ha obtenido de la E.S.E aclaraciones satisfactorias antes de presentar su propuesta, que considera suficiente la información suministrada por parte de la E.S.E, la cual le permite presentar una oferta completa y equitativa, basada en la evaluación de todos los factores incidentes en su ejecución.
Las propuestas deberán ser presentadas por escrito, en idioma español, legajadas y foliadas, tanto el original como la copia, debidamente cerrados y rotulados en su parte exterior respectivamente como “original”, y “copia”, la cual contendrá la misma información y copia de los documentos que contenga el original.
Deberán contener un índice o tabla de contenido, que permita localizar adecuadamente la información solicitada en el pliego de condiciones, especificando los números de página donde se encuentran los documentos requeridos.
Cuando exista alguna discrepancia entre el original de la propuesta y la copia, prevalecerá el texto original.
Los sobres deberán identificarse de la siguiente manera:
Estarán dirigidos a la E.S.E Hospital Departamental San Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xx.00-00 y se identificará el objeto de la Convocatoria.
Se indicará el nombre, dirección, teléfono y fax del proponente, con el fin de que sea posible devolver la propuesta sin abrir, en caso de ser presentada extemporáneamente.
Si el sobre o paquete fuere entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en los literales anteriores, la E.S.E. no asumirá responsabilidad alguna, de igual manera, en caso de extravío de la propuesta o cuando haya sido abierta con anterioridad.
No se aceptarán propuestas dejadas en un lugar diferente al señalado, ni enviadas por correo, ni las que por cualquier causa lleguen con posterioridad a la fecha y hora señalada para el cierre presente proceso de Selección.
El proponente sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, y la E.S.E no será responsable, en caso alguno, de dicho costo cualquiera que sea el resultado de la Selección.
DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LAS PROPUESTAS
x. Xxxxx de presentación de la propuesta para la ejecución del contrato de Revisoría Fiscal la cual deberá contener el alcance de la revisoría, con indicación de la metodología y las actividades a desarrollar, valor de los honorarios.
La carta de presentación de la propuesta, deberá ser firmada por el proponente, si este es una persona natural. Si el proponente es una persona jurídica, la carta de presentación deberá ser firmada por su representante legal, indicando al pie de la firma el nombre, cargo y documento de identidad. En el caso de Consorcio o Unión Temporal será firmada por el representante designado.
La no firma de la carta de presentación de la propuesta, será motivo de su rechazo y se considerará que no existe oferta.
Si la propuesta es presentada por persona Jurídica, se deberá anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal, en el cual conste: inscripción, matrícula vigente, objeto social y facultades del Representante Legal. El certificado no deberá ser anterior a treinta (30) días calendario de la fecha de cierre del presente proceso.
En el evento en que el Representante Legal tenga alguna limitación para contratar, deberá anexar la autorización del órgano competente para comprometer a la sociedad Consorcios y Uniones Temporales: En caso de
Consorcio o Unión Temporal los proponentes indicarán dicha calidad, para lo cual anexaran el documento de constitución, donde se establezca los términos y extensión de la participación, la designación de la persona que los representará y señalarán las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, conforme lo establece el parágrafo 1° del artículo 7" de la Ley 80 de 1993. En caso de que el documento de constitución no indique si la propuesta se presenta en consorcio o unión temporal se entenderá que es en consorcio.
b. Formato hoja de vida de la Función Pública, con sus respectivos soportes académicos y de experiencia de cada uno de los profesionales que integran la propuesta. Debe incluirse fotocopia de Tarjeta Profesional y Título universitario.
c. Fotocopia de cédula de ciudadanía.
d. Copia de la libreta militar o Certificado de haber definido su situación militar en caso del oferente se hombre menor de 50 años.
e. Certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de selección según el cronograma de la convocatoria.
f. Certificado de antecedentes fiscales expedidos por la Contraloría General de la Nación con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de selección según el cronograma de la convocatoria.
g. Certificado de antecedentes Judiciales expedido por la Policía Nacional con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de selección según el cronograma de la convocatoria.
h. Certificado de medidas correctivas expedido por la Policía Nacional con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de selección según el cronograma de la convocatoria.
i. Certificado en línea de inhabilidades por delitos sexuales cometidos contra menores de 18 años. Ley 1918 de 2018, con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de selección según el cronograma de la convocatoria.
j. Certificado de deudores morosos alimentarios REDAM.
k. Fotocopia de título profesional como contador público.
l. Fotocopia de tarjeta profesional como contador público.
m. Certificado de capacitaciones en SARLAFT, Normas NIIF y Normas ISO.
n. Antecedentes vigentes expedidos por parte de la Junta Central de Contadores.
o. Declaración Juramentada de bienes y rentas y conflicto de intereses establecida por la Función Pública.
p. Certificar bajo la gravedad del juramento que el Revisor Fiscal Principal como el Suplente no se hallan incursos en alguna de las causales de inhabilidad y/o incompatibilidad establecidas en la Ley.
q. Certificaciones expedidas por las empresas con las que el proponente haya celebrado contratos, cuyo objeto sea el mismo o similar al de esta convocatoria, firmados y ejecutados durante los últimos cuatro (04) años. Las certificaciones deben mencionar, de manera expresa y clara, el objeto, cuantía y cumplimiento.
r. RUT Actualizado.
s. Certificación de cumplimiento de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscal para personas jurídicas nacionales. Lo anterior para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el proponente deberá allegar una certificación expedida por el revisor fiscal o el representante legal o el contador público certificado, según resulte aplicable, en la cual se certifique el pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. Únicamente se tendrán en cuenta las certificaciones emitidas al proponente y no a sus colaboradores.
NOTA 1: La propuesta deberá claramente mencionar el nombre de las personas que serían designadas como Revisor Fiscal Principal y como Suplente, anexando las hojas de vida y todos los demás requisitos de quien actuará como Principal y de quien obrará como Suplente.
NOTA 2: En el evento que por cualquier causa de fuerza mayor, el proponente tenga que sustituir a las personas designadas como Revisor Principal y Suplente, la Junta Directiva del Hospital se reserva el derecho de aceptar u objetar los candidatos que se le presenten.
PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y CIERRE DE LA SELECCIÓN
Las propuestas deberán presentarse por el proponente o por quien esté encargado para ello desde el día diecisiete (17) xx xxxxxx de 2023, a las 9 a.m. hasta el día
veintidós (22) xx xxxxxx del año 2023 a las 9 a.m. de forma presencial en la Ventanilla única del Hospital Departamental San Xxxxxxx E.S.E. en sobre original.
RETIRO DE LA PROPUESTA
Si un proponente desea retirar su propuesta, antes del cierre de la Selección deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona que firmó la Carta de Presentación de la oferta. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura de la urna, previa expedición de un recibo firmado por el solicitante.
CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA: Son causales de rechazo de la propuesta, las siguientes:
• No suscribir la carta de presentación de la propuesta, o que ésta sea suscrita por quien no tenga la capacidad jurídica para ello, o sin la autorización del órgano competente para tal efecto.
• Que el proponente se encuentre bajo causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar fijadas en la Constitución y la Ley
• Que la propuesta económica supere el valor del presupuesto oficial, o no sea presentada en pesos colombianos.
• La propuesta sea presentada con posterioridad a la hora y fecha fijada para el cierre del proceso.
• Que al momento de efectuar la evaluación se adviertan presuntas falsedades en la documentación presentada por los oferentes, previa evaluación de la Entidad.
• Cuando la propuesta o sus aclaraciones posteriores contengan información inexacta que induzcan a error a la Entidad para obtener un mayor puntaje.
• Cuando existiere incumplimiento de cualquiera de los requisitos exigidos para participar y/o documentos esenciales para la evaluación de la propuesta.
• Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo proponente (por si, o por interpuesta persona).
• Cuando el proponente sea socio de una firma que simultáneamente presente propuesta por separado, excepto en sociedades anónimas abiertas.
• Cuando la propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas exigidas y cuando no se cotice el total de los elementos solicitados.
• Cuando el objeto social o actividad mercantil no corresponda al objeto de la Selección o proceso de selección. Cuando se trate de Consorcios y Uniones Temporales, cada uno de los integrantes debe cumplir con estos requisitos.
• Cuando la propuesta sea presentada por una Unión Temporal y no determinen los términos y extensión de la participación de sus integrantes en la Constitución de la misma.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
La E.S.E cuenta con un plazo de un (1) día hábil contado a partir del cierre del plazo de la selección, para realizar la verificación de las propuestas, y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables.
La oficina Jurídica, examinará las propuestas presentadas y seleccionará la que ofrezca las mejores condiciones de oportunidad en la prestación del servicio, forma de pago y precio indicado en la propuesta.
El acta del comité señalará el adjudicatario del contrato y hará parte integral del contrato.
CRONOGRAMA DE CONVOCATORIA
ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR DE PUBLICACIÓN |
Publicación términos de condiciones | 17 xx xxxxxx de 2023 09:00 a.m | |
Cierre de convocatoria y presentación de propuestas | 22 xx xxxxxx de 2023 9:00 a.m | Original sobre sellado que deberá ser radicado en la Ventanilla Única de la E.S.E Hospital Departamental San Xxxxxxx |
Publicación Acta de cierre | 22 xx xxxxxx de 2023 | Página web de la entidad en el link: |
Apertura y Evaluación de propuestas | 22 xx xxxxxx de 2023 | Oficina de Gerencia |
Elección de Revisor Fiscal | 22 xx xxxxxx de 2023 | Junta Directiva del Hospital Departamental San Xxxxxxx E.S.E |
Suscripción de Contrato de Prestación de Servicios | 24 xx xxxxxx de 2023 | Gerencia del Hospital Departamental San Xxxxxxx de Roldanillo Xxxxx – Avenida |
CAUSALES PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO
No se presenten propuestas por parte de los proponentes.
Las propuestas presentadas por los participantes no cumplan con los requisitos establecidos en la Convocatoria.
Por motivos o causas que impidan la selección objetiva y se declarará en Acto Administrativo, en el cual se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.
En el evento que se declare desierto el proceso, se procederá a revisar los requisitos habilitantes, el contenido de los pliegos de condiciones y los requerimientos técnicos para identificar las causas que motivaron tal circunstancia y se harán los ajustes necesarios para realizar una nueva convocatoria.
CAPITULO III CRITERIOS DE SELECCIÓN
CONTENIDO DE LA PROPUESTA: Además de los documentos antes relacionados, el proponente debe presentar propuesta para el desarrollo del objeto de esta convocatoria así:
PROPUESTA TÉCNICA: El oferente deberá presentar una propuesta para la celebración de un contrato de prestación de servicios profesionales, a través del cual se ejerza la Revisoría Fiscal del Hospital con sujeción a los principios de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
METODOLOGÍA DE TRABAJO Y TIEMPO DISPONIBLE: En la metodología
deberá establecer los lineamientos básicos, obtención de evidencia, y formulación de documentos de trabajo relacionados con el objeto de la convocatoria además de la programación y planeación de las actividades a desarrollar y productos a entregar.
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS
REALIZADOS: El oferente deberá acreditar, mediante certificaciones, su experiencia general relacionada con el ejercicio de revisorías fiscales, en las que se demuestre la suscripción, desarrollo y ejecución de contratos cuyo objeto esté relacionado con tales funciones, realizados dentro de los cuatro (4) últimos años con otras entidades del sector público y/o privadas.
PERSONAL PROPUESTO Y DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA FORMACIÓN
ACADÉMICA Y EXPERIENCIA: El oferente debe indicar y anexar en su propuesta las hojas de vida de las personas que durante la ejecución del contrato actuarán
como Revisor Fiscal Principal y como Suplente, su formación académica y experiencia en el área contable. El proponente deberá garantizar los siguientes profesionales en cumplimiento de lo establecido en los presentes términos de condiciones.
NOTA 1: Si el proponente es el mismo que certifica la experiencia del personal propuesto, además de esta certificación, deberá anexar el contrato que suscribió con su contratante (entidad pública o privada) y que soporta dicha experiencia. Las certificaciones que acrediten la experiencia del personal propuesto, se considerarán expedidas bajo gravedad de juramento.
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE ADJUDICACIÓN DEL
CONTRATO: La evaluación consiste en el análisis comparativo de las propuestas sobre los aspectos jurídicos, técnicos y financieros de las mismas. Este análisis será estrictamente reservado y no admite intervención alguna de los oferentes. EL HOSPITAL podrá solicitar por escrito una vez cerrada la convocatoria y dentro del plazo señalado para la evaluación de las propuestas, aclaraciones y explicaciones sobre puntos dudosos de las ofertas sin que por ella pueda el proponente ADICIONAR O MODIFICAR las condiciones o características de su oferta.
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: Se realizará la evaluación y calificación de las propuestas presentadas. El cual tendrá en cuenta los siguientes parámetros a seguir en el proceso de evaluación de las propuestas:
Evaluación Requisitos Habilitantes (Cumple o No Cumple)
Consiste en la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos habilitantes de las propuestas y de los proponentes. Esta evaluación no da puntaje pero es necesario el cumplimiento de los requisitos para que la propuesta pueda ser considerada en la evaluación técnica. Su resultado será CUMPLE – NO CUMPLE.
FACTORES | PUNTAJE |
EXPERIENCIA GENERAL EN EL SECTOR PUBLICO O PRIVADO 20 PUNTOS | |
Experiencia relacionada en Entidades del Sector Público o Privado. | 5 puntos por cada año hasta llegar a 20 puntos |
EXPERIENCIA ESPECIFICA 30 PUNTOS DE 100 | |
Experiencia relacionada en el sector salud. | 5 puntos por cada año hasta 30 puntos |
PROPUESTA DE SERVICIOS 30 PUNTOS DE 100 | |
Propuesta Técnica | 30 puntos |
PROPUESTA ECONÓMICA 20 PUNTOS DE 100 | |
honorarios | 20 puntos |
CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, se oficiará a los oferentes que se encuentren en tal condición y se les solicitará acreditar una o más de las siguientes condiciones que considere que cumple para desempatar el proceso, y para su evaluación se deberán utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar al oferente favorecido, respetando en todo caso los compromisos internacionales vigentes.
1. Preferir la propuesta de la mujer cabeza de familia, mujeres víctimas de la violencia intrafamiliar o de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o, la de un proponente plural constituido por mujeres cabeza de familia, mujeres víctimas de violencia intrafamiliar y/o personas jurídicas en las cuales participe o participen mayoritariamente.
2. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361de 1997. Si la oferta es presentada por un proponente plural, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento 125%) en el consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
3. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite la vinculación en mayor proporción de personas mayores que no sean beneficiarios de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia y que hayan cumplido el requisito de edad de pensión establecido en la Ley.
4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite, en las condiciones establecidas en la ley, que por lo menos diez por ciento (10%) de su nómina pertenece a población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitanas.
5. Preferir la propuesta de personas en proceso de reintegración o reincorporación o de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o, la de un proponente plural constituido por personas en proceso de reincorporación, y/o personas jurídicas en las cuales participe o participen mayoritariamente.
6. Preferir la oferta presentada por un proponente plural siempre que: (a) esté conformado por al menos una madre cabeza de familia y/o una persona en proceso de reincorporación o reintegración, o una persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente, y, que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el proponente plural; (b) la madre cabeza de familia, la persona en proceso de reincorporación o reintegración, o la persona jurídica aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la madre cabeza de familia o persona en proceso de reincorporación o reintegración, ni la persona jurídica, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural.
7. Preferir la oferta presentada por una Mipyme o cooperativas o asociaciones mutuales; o un proponente plural constituido por Mlpymes, cooperativas o asociaciones mutuales.
8. Preferir la oferta presentada por el proponente plural constituido por micro y/o pequeñas empresas, cooperativas o asociaciones mutuales.
9. Preferir al oferente que acredite de acuerdo con sus estados financieros o información contable con corte a 31 de diciembre del año anterior, por lo menos el veinticinco por ciento (25%) del total de pagos realizados a MIPYMES, cooperativas o asociaciones mutuales por concepto de proveeduría del oferente, realizados durante el año anterior; o, la oferta presentada por un proponente plural siempre que: (a) esté conformado por al menos una MIPYME, cooperativa o asociación mutual que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la MIPYME, cooperativa o asociación mutual aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la MIPYME, cooperativa o asociación mutual ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural.
10. Preferir las empresas reconocidas y establecidas como Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo o Sociedad BIC, del segmento MIPYMES.
11. Utilizar el siguiente método aleatorio para seleccionar el oferente.
Método aleatorio: Si continúa el empate, se realizará sorteo con balotas, para lo cual los Representantes Legales (o apoderados) de las propuestas empatadas escogerán las balotas dentro de una urna y se adjudicará a aquel que obtenga la balota con el número mayor.
PARÁGRAFO: Conforme con el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 y los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012, El Hospital Departamental San Xxxxxxx E.S.E. de Xxxxxxxxxx Xxxxx garantizará el derecho a la reserva legal de toda aquella información que acredita el cumplimiento de los factores de desempate de: i) las mujeres víctimas de violencia intrafamiliar, ii) las personas en proceso de reincorporación y/o reintegración y iii) la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palenquera, Rrom o gitana.
En armonía con lo anterior, no se publicará para conocimiento de terceros la información relacionada con los factores de desempate de personas en procesos de reincorporación o reintegración o mujeres víctimas de violencia intrafamiliar o la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palenquera, Rrom o gitana, puesto que su público conocimiento puede afectar el derecho a la intimidad de los oferentes o de sus trabajadores o socios o accionistas.
CAPITULO IV ANÁLISIS DEL RIESGO
MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE RIESGOS | ||||||
RIESGOS | TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ASIGNACIÓN DEL RIESGO (%) | ESTIMACIÓN DEL RIESGO (%) | |||
No. | DESCRIPCIÓN | ESE | PROPONEN TE Y/O CONTRATIS TA | PROBABILI DAD DE OCURREN CIA | EFECTO EN EL CONTRATO | |
JURÍDICOS, LEGALES, | 1 | Sanciones por parte de los Entes competentes en el cual se evidencie irregularidades en las operaciones realizadas por la E.S.E, y cuya inspección | 50% | 50% | B | B | ||
FINANCIEROS | ||||||||
, XX | ||||||||
XXXXXXX, | ||||||||
SOCIALES, | ||||||||
AMBIENTALES , PREDIALES, ESTUDIOS y/o DISEÑOS, TÉCNICOS, | ||||||||
2 | Entrega extemporánea de informes y demás solicitudes realizadas por las Entidades | 50% | 50% | B | B | |||
OPERATIVOS, DE EJECUCIÓN. | ||||||||
3 | Idoneidad del contratista para la ejecución del objeto | 100% | B | B | ||||
Sanciones Judiciales | ||||||||
relacionadas con asuntos | ||||||||
4 | de seguridad social e | 100% | B | B | ||||
indemnizaciones laborales, | ||||||||
derivadas de la relación | ||||||||
laboral entre el contratista | ||||||||
y su talento humano | ||||||||
designado para la | ||||||||
Asignación del riesgo | Corresponde al porcentaje del valor del evento a presentarse que asume el asignado | |||||||
Estimación del riesgo | A = Alto; | M = Medio; | B = Bajo | |||||
GARANTÍAS EXIGIDAS EN EL PROCESO CONTRACTUAL
El contratista se obliga con la suscripción del contrato a adquirir las siguientes pólizas:
De cumplimiento: Por una cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato y la vigencia será igual a la del contrato y seis (06) meses más.