PROCESO CONTRACTUAL CÓDIGO PCPD03
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PROCESO
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CONTRACTUAL |
CÓDIGO |
PCPD03 |
PROCEDIMIENTO
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TERMINACION Y LIQUIDACION ANTICIPADA DE CONTRATO |
VERSIÓN |
3
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ELABORÓ: Profesional Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Profesional Oficina Asesora de Planeación |
REVISÓ: Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Jefe Oficina Asesora de Planeación |
APROBÓ: Secretario General |
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FECHA: 15/10/2014 |
FECHA: 01/12/2014 |
FECHA: 19/12/2014 |
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OBJETIVO |
Expedir el acta de terminación y liquidación anticipada de los contratos y/o convenios mediante el cumplimiento de la normatividad vigente para la liquidación o terminación de los contratos y/o convenios, con el fin de dar por terminada y liquidada anticipadamente una relación contractual y determinar si ésta se encuentran x xxx y salvo o existen obligaciones pendientes entre ellas.
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ALCANCE |
Inicia con la recepción de la solicitud de terminación y liquidación anticipada de convenio o contrato continua con la proyección de la minuta contractual y termina con la suscripción del acta de mutuo acuerdo, la remisión del memorando al supervisor y/o interventor del contrato o convenio y a la Subdirección Financiera y el archivo de la carpeta contractual. |
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AMBITO DE APLICACIÓN |
Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión. |
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DEFINICIONES |
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Acta de terminación y liquidación anticipada: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto y el Contratista en el cual se deja constancia de la terminación y liquidación del contrato en forma anticipada y en el cual se constituye el balance final o ajuste de cuentas, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional.
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NORMAS |
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REQUISITO LEGAL |
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO |
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Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. |
Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma.
Puntualmente el articulo 60 Ley 80 de 1993 relativo a la Liquidación de los Contratos. |
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Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introduce medidas para la eficacia y transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.” |
Aplica todo lo relacionado a las generalidades de la norma.
Puntualmente el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 relativo al plazo para la liquidación de los Contratos. |
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Código Civil |
Artículo 1602 de los contratos son ley para las partes. |
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Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo. |
Ordinal 2 Literal j) Artículo 64 relacionado con la Caducidad |
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Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” |
Artículo 217 del Decreto 019 de 2012 relacionado con la ocurrencia y contenido de la Liquidación de los Contratos Estatales |
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN |
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1. Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código PPMN01. 2. Los contratos o convenios que se terminen en forma anticipada, deben ser objeto de liquidación por las partes contratantes, independientemente si se trata de un contrato de prestación de servicios profesionales o de ejecución instantánea. 3. Una vez suscrita por las partes el acta de terminación y liquidación anticipada debe remitirse memorando a la Subdirección Financiera solicitando el pago del saldo a favor del contratista en caso que exista y la liberación de recursos que corresponda y con copia del Supervisor o Interventor del Contrato o Convenio. 4. El contratista una vez suscrita el acta de terminación y liquidación anticipada debe diligenciar el formato xx xxx y salvo, con el cual hace entrega del equipo de cómputo, puesto de trabajo, carnet y tarjeta de proximidad al Grupo xx Xxxxxxx Humano y a la Oficina de tecnologías, según corresponda.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO |
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id |
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? |
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO? |
ÁREA RESPONSABLE |
CARGO |
ÁREA PARTICIPANTE |
REGISTRO |
1 |
Recibir la solicitud de terminación anticipada de contrato o convenio |
Se recibe memorando junto con los soportes respectivos y demás Documentos Previos firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante. . |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
Dependencia Solicitante en la contratación |
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2 |
Repartir el trámite |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios reparte la solicitud de terminación anticipada al Profesional correspondiente a través del Sistema del Sistema de Gestión Documental y envía correo electrónico informando la asignación del trámite tanto al profesional responsable de éste como al profesional encargado de realizar el informe para la actualización del Plan de contratación y el Plan de adquisiciones.
El profesional reporta el trámite al profesional del Grupo de Recursos Físicos, así mismo incluye el trámite en una base de datos de Excel para realizar un control del reparto. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador |
Grupo de Recursos fisicos |
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3 |
Revisar la solicitud de terminación anticipada de contrato o convenio |
El Profesional responsable adelanta la revisión y análisis de:
Para complementar el desarrollo de esta actividad Ver el Manual de Contratación identificado con el código PPMN01 en el numeral 3.18 1 “Terminación y liquidación anticipada”.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Documentos soporte Acta de Incio PCFT04, Informe de supervisión PCFT05, Certificación de pago PCFT06 |
4 |
Solicitar documentos faltantes |
Si el Profesional encuentra que faltan documentos para dar trámite a la solicitud, éste los requerirá a la Dependencia Solicitante de la contratación y/o supervisor mediante correo electrónico. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, Supervisión del Contrato |
Profesional |
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5 |
Verificar el Estado Presupuestal de Contrato o Convenio |
El Profesional responsable verifica el estado presupuestal de contrato o convenio a través del SIIF, las cuentas presentadas por el contratista y el balance financiero presentado por el Supervisor del contrato convenio.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios y/o Supervisión del Contrato. |
Profesional |
Dependencia Solicitante en la Contratación |
Documento impreso del SIIF |
6 |
Elaborar el proyecto de Acta de terminación y liquidación del contrato o convenio |
El Profesional responsable proyectará el Acta de Terminación y liquidación Anticipada del Contrato o convenio. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
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7 |
Trasladar el acta proyectada a Revisión del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
El Profesional responsable pasa a revisión del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, el acta proyectada, junto con la carpeta contractual organizada. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
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8 |
Revisar del acta proyectada |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios adelanta la revisión del documento, de los documentos soportes y de la carpeta contractual.
Si el documento requiere ajustes se pasa al Profesional responsable para que realice las modificaciones que correspondan.
Si no requiere ajustes, se observa la actividad 10. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador |
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9 |
Ajustar el acta proyectada |
El Profesional responsable realiza los ajustes que corresponden y sugeridos por el Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
Una vez ajustada el acta se devuelve el documento al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para su visto bueno.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador |
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10 |
Trasladar el acta proyectada a aprobación de la Subdirección Administrativa |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios traslada a la Subdirección Administrativa el documento revisado y ajustado si fuere el caso, para su aprobación. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador |
Subdirección Administrativa |
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11 |
Aprobar o Desaprobar el documento proyectado y revisado |
Aprobación: La Subdirección Financiera revisa el acta proyectada y aprobado el documento lo remite para firma del Ordenador del Gasto.
Desaprobación: En caso que la Subdirección Administrativa considere necesario realizar ajustes al documento, ésta se devolverá a través del Personal técnico o asistencial de la Subdirección administrativa y la Secretaria del Grupo de Contratación de bienes y servicios al Profesional responsable del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para que éste realice las modificaciones que correspondan.
Una vez ajustado el acta proyectada trasladará el documento al Coordinador para su visto bueno, y se remitirá a su vez a la Subdirección Administrativa para su aprobación y posterior suscripción por parte del Ordenador del Gasto. |
Subdirección Administrativa |
Subdirector Administrativo |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
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12 |
Suscribir el documento por el Ordenador del Gasto |
El Ordenador del Gasto una vez revisado el documento, suscribe el acta y la remite al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para continuar con el trámite respectivo. |
Secretaría General |
Secretario General |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
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13 |
Xxxxx al contratista para suscripción del documento contractual |
Recibido el documento suscrito por el Ordenador del Gasto, el Profesional responsable cita al contratista para que se acerque al Grupo de Contratación a la suscripción del acta. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
Dependencia Solicitante de la contratación |
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14 |
Suscribir el Acta de Terminación anticipada y Liquidación por mutuo acuerdo |
El contratista una vez leída y aceptado el contenido del acta procede a suscribir el acta, en el formato denominada “Acta de Terminación anticipada y Liquidación por mutuo acuerdo”, identificada con código PSFT01.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Acta de Terminación anticipada y Liquidación por mutuo acuerdo, código PSFT01 |
15 |
Fechar el acta suscrita |
El Personal técnico o asistencial fecha el acta y remite por correo electrónico el documento al contratista, supervisor, Profesional responsable y Personal técnico o asistencial. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
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16 |
Registrar en la Base de Datos |
El Personal técnico o asistencial responsable de esta función escanea el acta y la remite al Personal técnico o asistencial responsable de esta función para que registre la información en la Base de Datos de Excel. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
técnico o asistencial |
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17 |
Publicar en el SECOP |
El Profesional responsable publica el acta suscrita por las partes y fechada en el SECOP. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Constancia de publicación en el SECOP |
18 |
Remitir el Acta de Terminación y Liquidación Anticipada del Contrato |
El Profesional responsable proyecta a través del Sistema de Gestión Documental el memorando remitiendo copia del acta al Supervisor del Contrato y a El Coordinador del Grupo de Presupuesto para solicitar la liberación de saldos y pago al contratista según corresponda.
El memorando se pasa a revisión del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través del Sistema de Gestión Documental.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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19 |
Revisar, aprobar y remitir el Memorando para solicitar la liberación de saldos y pago al contratista según corresponda. |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, revisa el memorando y una vez aprobado, en colaboración con el Personal técnico o asistencial responsable de esta función se radica a través del Sistema de Gestión Documental al Supervisor o Interventor del Contrato.
Este memorando se imprime, se suscribe por el Coordinador del Grupo de Contratación de bienes y servicios y lo remite al Profesional responsable para que lo archive en la carpeta contractual. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador |
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Memorando |
20 |
Archivar la carpeta contractual Expediente |
El Profesional responsable archiva el memorando en la carpeta contractual, y la entrega organizada del personal técnico o asistencial, conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo.
El personal técnico o asistencial revisa la carpeta contractual conforme a la lista de chequeo, a tabla de retención documental y a las normas de archivo, una vez está conforme la carpeta, procede a foliarla y a archivarla |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
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PUNTOS DE CONTROL |
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ID |
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA |
MÉTODO DE CONTROL |
FRECUENCIA |
RESPONSABLE |
REGISTRO |
1 |
Recibir la solicitud de terminación anticipada de contrato o convenio |
Se verifica que se reciba la documentación debidamente firmada y con todos sus soportes |
Cada vez que se radique un tramite |
Profesional |
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3 |
Revisar la solicitud de terminación anticipada de contrato o convenio |
Revisión de la vigencia del contrato, análisis del contrato y acta de inicio, revisión de la entrega de los informes y certificaciones de cumplimiento de las obligaciones a satisfacción por parte del supervisor y de la entrega de productos, según el caso, verificación de los pagos realizados al contratista y saldos, verificación del cumplimiento de los aportes a la Seguridad Social, lo anterior se revisa en el SIIF y las cuentas tramitadas y en los documentos que dan cuenta de los pagos de los aportes. |
Una vez |
Profesional |
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