CONVENIO MARCO DE COLABORACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL PODER JUDICIAL Y EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CONVENIO MARCO DE COLABORACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL PODER JUDICIAL Y EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Conste por el presente documento, el Convenio Xxxxx de Colaboración Interinstitucional, en adelante el CONVENIO, que celebran de una parte, EL PODER JUDICIAL, con RUC N° 20159981216, con domicilio legal en Av. Paseo de la República s/n, Xxxxxxx Nacional de Justicia, Cercado de Lima, provincia y departamento de Lima, debidamente representado por su Presidente, señor XXXXXX XXXXXXX XXXX, identificado con DNI N° 00000000, proclamado por Resolución Administrativa xx Xxxx Plena de la Corte Suprema de Justicia de la República N° 000025-2022-SP-CS-PJ de fecha 02 de diciembre de 2022, en virtud a las atribuciones contenidas en el artículo 82°, numeral 21, del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial aprobado por D.S. N° 017-93-JUS, a quien en adelante se le denominará EL PODER JUDICIAL; y, de la otra parte, EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, con RUC N° 20131370726, con
domicilio legal en Xxxxx Xxxxxx Xx 000, xxxxxxxx xx Xxxx, provincia y departamento de Lima, debidamente representada por su Jefe Institucional, señor XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX, identificado con DNI N° 00000000, designado mediante Resolución Suprema N° 003-2022-MC de fecha 31 xx xxxxx de 2022, y a quien en adelante se le denominará EL AGN.
Toda referencia a EL PODER JUDICIAL y EL AGN en forma conjunta, se entenderá como LAS PARTES. El presente Convenio Xxxxx se sujeta a los términos y condiciones siguientes:
CLÁUSULA PRIMERA: DE LAS PARTES
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
EL PODER JUDICIAL es un poder del estado regulado por la Constitución Política del Perú y el Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica el Poder Judicial, aprobado por Decreto Supremo N° 017-93-JUS, con potestad de impartir justicia, ejerciendo tal función a través de sus órganos jerárquicos, siendo en su ejercicio funcional autónomo en lo político, administrativo, económico, disciplinario e independiente en lo jurisdiccional, con
Fecha: 16.03.2023 16:16:39 -05:00 sujeción a la Constitución y las leyes, teniendo como una de sus atribuciones la de coadyuvar a la mejora de la impartición de justicia, requiriendo para ello coordinar y desarrollar un conjunto de actividades con otras entidades del Estado.
EL AGN es un organismo público ejecutor adscrito al Ministerio de Cultura y es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con lo establecido en la Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. EL AGN, es una institución con personería jurídica pública, descentralizada de carácter multisectorial, con autonomía técnica y administrativa, encargada de proponer y, en su caso, ejecutar la política de defensa, conservación, registro, archivo e incremento del patrimonio documental de la nación.
CLÁUSULA SEGUNDA: DE LA BASE NORMATIVA
Firmado digitalmente por XXXXXX XXXXXXX Xxxx Xxxxxxx FAU 20131370726 hard
Motivo: Doy V° B°
El convenio se rige por las siguientes normas:
Fecha: 03.04.2023 16:39:37 -05:00 2.1 Constitución Política del Perú, artículo 21°.
2.2 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
2.3 Ley N° 29565, Ley de creación del Ministerio de Cultura.
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx Xxxxxxx XXX 20131370726 hard
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 03.04.2023 16:28:57 -05:00
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXX Xxxxxx Xxxxxxxxx FAU 20131370726 hard
Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 04.04.2023 08:54:05 -05:00
2.4 Decreto Ley N° 19414 - Ley que declara de utilidad pública la Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación, y su Reglamento, aprobado mediante el Decreto Supremo N° 022-75-ED.
2.5 Decreto Legislativo N° 295, que aprueba el Código Civil.
2.6 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
2.7 Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
2.8 Decreto Supremo N° 005-2018-MC, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación.
2.9 Resolución Jefatural N° 104-2021-AGN/JEF, que aprueba la Directiva N° 007-2021- AGN/SG, Lineamientos para la elaboración, evaluación, suscripción y seguimiento de los convenios de colaboración interinstitucional y/o cooperación internacional en el Archivo General de la Nación.
2.10 Decreto Supremo N° 017-93-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial y sus modificatorias.
2.11 Resolución Administrativa N° 219-2017-CE-PJ (13.07.2017), mediante la cual se crea la “Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial” (CONAPJ).
2.12 Resolución Administrativa N° 00316–2022–CE–PJ (19.08.2022), mediante la cual se aprueba el Plan Anual de Trabajo de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial 2023.
2.13 Resolución Administrativa N° 000407–2022–CE–PJ (02.12.2022), mediante la cual se aprueba la Directiva N° 023-2022-CE-PJ denominada “Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial”.
Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.
CLÁUSULA TERCERA: DE LA DECLARACIÓN
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
El presente Convenio Marco se desarrolla dentro de la transparencia, modernización tecnológica y simplificación administrativa, principios que son reconocidos por las entidades participantes, garantizando el cumplimiento de los objetivos trazados.
Asimismo, EL PODER JUDICIAL declara que el presente convenio no afecta la
Fecha: 16.03.2023 16:17:03 -05:00 independencia e imparcialidad de los jueces y juezas en el ejercicio de la función jurisdiccional, garantizando así la correcta y transparente administración de justicia que ejerce este Poder del Estado.
CLÁUSULA CUARTA: DEL OBJETO
LAS PARTES acuerdan la necesidad de suscribir el presente CONVENIO, a fin de articular esfuerzos y dotar de recursos necesarios disponibles para lograr las metas y objetivos relacionados con las materias vinculadas a la gestión y protección del patrimonio documental archivístico.
Para el cumplimiento de dicho objetivo, LAS PARTES se comprometen a establecer un xxxxx xx xxxxx coordinación y colaboración para elaborar y ejecutar conjuntamente el Programa de Control de Documentos Archivísticos (en adelante PCDA), a ser aplicado en todas las Cortes Superiores de Justicia de la República, de manera progresiva.
CLÁUSULA QUINTA: DE LOS COMPROMISOS
LAS PARTES se comprometen a realizar acciones coordinadas en estricta observancia de las atribuciones que la ley y sus normas internas le confieren a cada una de ellas.
5.1 EL PODER JUDICIAL se compromete a lo siguiente:
5.1.1 Proponer una Corte Superior de Justicia como entidad piloto para elaborar el Proyecto del PCDA (versión 1).
5.1.2 Elaborar y ejecutar el Plan que comprenda la formulación del Cuadro de Clasificación del Fondo, las Fichas Técnicas de Series Documentales y la Tabla de Retención de Documentos en la Corte Superior de Justicia propuesta.
5.1.3 Al contar con el Proyecto PCDA finalizado (versión 1), difundir con las demás Cortes para obtener sus aportes y consolidarlo obteniendo la versión final del PCDA.
5.1.4 Compartir con EL AGN los avances realizados de acuerdo al Plan acordado, para las recomendaciones que pudieran realizar.
5.1.5 Otros que se generen como consecuencia de la ejecución del presente Convenio, previo acuerdo entre LAS PARTES.
5.2 EL AGN se compromete a lo siguiente:
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.03.2023 16:17:13 -05:00
5.2.1 Participar de talleres de sensibilización a funcionarios y servidores civiles respecto a la importancia del proceso de valoración, y eliminación documental, de conformidad a la normatividad archivística vigente.
5.2.2 Brindar asesoramiento técnico en normatividad archivística vigente respecto al proceso de valoración y eliminación documental.
5.2.3 Brindar asesoramiento técnico en la identificación de series documentales generados en la Corte Superior de Justicia propuesta.
5.2.4 Brindar asesoramiento técnico en la elaboración del Cuadro de Clasificación del Fondo, las Fichas Técnicas de Series Documentales y la Tabla de Retención de Documentos en la Corte Superior propuesta.
5.2.5 Participar de reuniones de trabajo de seguimiento del Plan en la Corte Superior de Justicia propuesta, para brindar recomendaciones sobre valoración documental y formulación del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA).
5.2.6 Otros que se generen como consecuencia de la ejecución del presente Convenio, previo acuerdo entre LAS PARTES.
CLÁUSULA SEXTA: FINANCIAMIENTO
LAS PARTES convienen en precisar que lo establecido en el presente Convenio Xxxxx, no supone ni implica el pago de contraprestación alguna entre las instituciones. Sin embargo, respecto a los gastos que pudieran generarse en los Convenios Específicos, estos serán asumidos por cada parte a cargo de su presupuesto, de conformidad con la normatividad vigente y disponibilidad presupuestal institucional, debiendo ser autorizados por los respectivos órganos competentes.
CLÁUSULA SÉTIMA: DE LOS CONVENIOS ESPECÍFICOS O PLANES DE TRABAJO
Para lograr un adecuado cumplimiento del objeto del presente Convenio Xxxxx y cuando la naturaleza de los actos requiera determinada formalidad, LAS PARTES se comprometen a suscribir Convenios Específicos o Planes de Trabajo que resulten necesarios para el logro de los fines comunes, los cuales pasarán a formar parte integrante del presente convenio. La suscripción de los Convenios Específicos que pudieran generarse, deberán ser previamente autorizados por los órganos competentes de cada institución y entrarán en vigencia a partir de su suscripción.
En caso el Convenio Xxxxx llegue a su término, los Convenios Específicos o Planes de Trabajo pendientes de ejecución y finalización seguirán en vigencia hasta su conclusión, salvo que se trate de casos fortuitos o de fuerza mayor que impidan su culminación.
CLÁUSULA OCTAVA: PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.03.2023 16:17:32 -05:00
8.1 LAS PARTES manifiestan que conocen, cumplen y se someten de forma expresa a la legislación peruana en materia de protección de datos personales, comprometiéndose a dar un uso debido a los mismos, que en la ejecución del convenio pudieran obtener, así también, guardando el secreto respecto a aquellos que hubieran podido conocer y adoptando las medidas que resulten más adecuadas para limitar el acceso a los mismos, por parte de terceros no autorizados.
8.2 Todo intercambio de datos personales y/o sensibles que se dé o pueda darse en la ejecución del CONVENIO, debe contar con todas las medidas de seguridad y confidencialidad adoptadas por LAS PARTES, respetando los principios y disposiciones establecidos en la Ley N° 29733 – Ley de Protección de Datos Personales, su Reglamento, la Directiva de la Seguridad de la Información y demás normas modificatorias, complementarias y conexas.
8.3 La obligación que asumen LAS PARTES en virtud de esta cláusula es indefinida y subsistirá aún después de concluido o resuelto el presente CONVENIO.
CLÁUSULA NOVENA: DE LA VIGENCIA Y MODIFICACIONES
El presente convenio marco entrará en vigencia a partir de la fecha de la última suscripción de las partes, y tendrá una duración de dos (02) años, el mismo que será prorrogado automáticamente por periodos similares siempre y cuando ninguna de LAS PARTES manifieste su intención de no renovarlo con treinta (30) días calendario previos a la fecha de vencimiento.
Cualquier modificación, restricción o ampliación que LAS PARTES estimen conveniente efectuar en el presente documento, se hará mediante la suscripción de la Adenda correspondiente, la misma que pasará a formar parte integrante de este Convenio y entrará en vigencia a partir de su suscripción por los representantes de ambas instituciones.
CLÁUSULA DÉCIMA: DE LA COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Para efectos de la implementación y ejecución del presente convenio, LAS PARTES
convienen a designar como coordinadores interinstitucionales a:
Por EL PODER JUDICIAL:
- El/la presidente/a de la Comisión Nacional de Archivos.
- El/la secretario/a técnico/a de la Comisión Nacional de Archivos.
Por EL AGN:
- El/la director/a de la Dirección de Archivo Intermedio.
- El/la director/a de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas.
Los coordinadores interinstitucionales designados serán responsables ante sus respectivas instituciones de las actividades que se acuerden y realicen para el cumplimiento del CONVENIO, así como de la ejecución, seguimiento, supervisión y evaluación de este último.
En caso LAS PARTES decidan variar o sustituir a sus coordinadores, la nueva designación deberá ser comunicada por escrito entre LAS PARTES.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: DEL USO DEL LOGO INSTITUCIONAL
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.03.2023 16:17:49 -05:00
La utilización del logo institucional de LAS PARTES, para el cumplimiento del objeto del convenio, debe ser solicitada y autorizada a través de sus respectivas oficinas de comunicaciones y/o las que hagan sus veces, para lo cual los coordinadores realizarán las acciones necesarias.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: DE LA LIBRE ADHESIÓN Y SEPARACIÓN
LAS PARTES suscriben el presente Convenio Xxxxx de manera libre y acorde a sus competencias, de conformidad a lo establecido en el numeral 88.3 del artículo 88 del Decreto Supremo N° 004-2019-JUS que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General; en consecuencia, cualquiera de LAS PARTES podrá declararlo concluido, previa notificación a la otra, con una anticipación de treinta (30) días hábiles, luego de lo cual la libre separación surtirá efectos.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: DE LA BUENA FE ENTRE LAS PARTES
LAS PARTES declaran que en la elaboración del Convenio no ha mediado dolo, error, simulación, coacción u otro vicio que pudiera invalidarlo.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: DE LOS MECANISMOS ANTICORRUPCIÓN
14.1 Es de interés de LAS PARTES que la ejecución del convenio se realice sin mediar, directa o indirectamente, ofrecimientos, promesas, otorgamientos, concesiones o autorizaciones de pagos ilegales, impropios, indebidos o dudosos, bajo cualquier modalidad y forma, a favor de funcionarios, agentes o empleados públicos, servidores o a terceras personas relacionados a cualquiera de estos, sea a través de una de LAS PARTES o de terceros, que pretendan (i) influenciar cualquier acto o decisión que tuviera por efecto o finalidad patrocinar, defender, proteger y/o promover, directa o indirectamente, los intereses de alguna de LAS PARTES; y/o
(ii) dificultar o intervenir en cualquier investigación o fiscalización de órganos, entidades, funcionarios, empleados o agentes públicos, vinculada a cualquiera de las acciones referidas en el literal (i) precedente.
14.2 En tal sentido, LAS PARTES declaran que, de acuerdo con sus políticas internas, como las de sus funcionarios, empleados, servidores y representantes, están orientadas a impedir cualquier práctica de corrupción, soborno, extorsión y/o fraude que atente contra las normas anticorrupción.
14.3 LAS PARTES declaran que tanto ellas como sus administradores, empleados, servidores, funcionarios, directivos, subcontratistas, apoderados, representantes en general y/o consultores, que participasen de cualquiera de las formas, que estuvieran vinculados o involucrados, de manera directa o indirecta, con las ejecuciones o actividades del convenio:
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.03.2023 16:18:10 -05:00
a. Ejecutarán, tanto en forma directa como indirecta, las obligaciones contenidas en el convenio de forma ética y sin contravenir las normas anticorrupción (las cuales conocen y de acuerdo a las que desarrollan sus actividades y/o prestan sus servicios).
b. No autorizarán y/o realizarán, a favor de cualquiera de los funcionarios, agentes, servidores o empleados públicos, pagos, promesas o entregas de presentes, dádivas, obsequios, o en general, cualquier artículo de valor pecuniario o moral, de cualquier tipo, directa o indirectamente, para que dichos funcionarios, agentes, servidores o empleados públicos sean influenciados a obtener, mantener o prestar cualquier negocio o servicio o garantizar, de cualquier manera, ventajas indebidas, de cualquier naturaleza, a favor de alguna de LAS PARTES.
14.4 Cualquiera de LAS PARTES deberá comunicar inmediatamente a LA OTRA PARTE, cualquier evento que razonablemente pudiera implicar una violación por parte de ella o de algún personal de LAS PARTES, de cualquiera de las normas anticorrupción.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: DE LA CONFIDENCIALIDAD
15.1 LAS PARTES se comprometen a guardar el secreto de toda información de carácter reservado a la que accedan y que sea convenida entre ellas.
15.2 Esta obligación de confidencialidad no será aplicable cuando:
- La contraparte disponga de la información antes que le fuera transmitida.
- Se trate de información que, a la fecha de suscripción del convenio o en forma posterior, sea de conocimiento público, sin que se hubiera incumplido el deber de confidencialidad.
15.3 LA PARTE que incumpla lo dispuesto en la presente cláusula, así como, los compromisos especialmente suscritos para este efecto, será directamente responsable de todos los daños y perjuicios que se originen como consecuencia del incumplimiento doloso o culposo de su obligación.
15.4 El cumplimiento de esta obligación alcanza a todos los funcionarios, servidores o empleados de LAS PARTES, cualquiera sea su modalidad de contratación, así como a los asesores externos. Dicho deber se mantiene vigente en cuanto a su cumplimiento inclusive después de culminado el CONVENIO.
15.5 Esta obligación es de plazo indefinido, manteniéndose vigente incluso, luego del vencimiento o de la resolución del convenio.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: DE LA SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.03.2023 16:18:44 -05:00
16.1 Toda discrepancia o controversia derivada de la interpretación o cumplimiento del convenio se solucionará mediante coordinación de LAS PARTES, siguiendo las reglas de la buena fe y común intención.
16.2 Para tal efecto, las comunicaciones serán realizadas de acuerdo a lo contemplado en la Cláusula Décima Primera y la solución de la discrepancia o controversia será materializada a través de un acta suscrita por LAS PARTES.
16.3 El punto de controversia será resuelto en un plazo de treinta (30) días calendario, prorrogable por una sola vez por un periodo similar.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉTIMA: DE LA RESOLUCIÓN DEL CONVENIO
El presente Convenio Xxxxx quedará resuelto antes de su vencimiento, en los siguientes casos:
a) Por mutuo acuerdo entre las partes.
b) Por caso fortuito o fuerza mayor que imposibiliten su cumplimiento.
c) Por incumplimiento de las obligaciones de cualquiera de las partes.
d) Por decisión unilateral de cualquiera de las partes.
En el caso de decisión unilateral, bastará cursar comunicación formal a la otra parte, con una anticipación de treinta (30) días calendario, quedando resuelto de pleno derecho el presente Convenio al día siguiente de transcurrido dicho plazo.
En caso de discrepancia por el motivo invocado, procede lo dispuesto en la Cláusula Décima Sexta del presente convenio. No obstante, la decisión de resolverlo no liberará a LAS PARTES de los compromisos previamente asumidos, ni impedirá la continuación y culminación de las actividades iniciadas o que estuviesen desarrollándose, como resultado de su ejecución.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: DE LAS COMUNICACIONES
18.1 Toda comunicación que deba ser cursada entre LAS PARTES puede efectuase de la siguiente manera:
- Comunicación por medio físico. La comunicación se entenderá válidamente realizada desde el momento en que el documento, correo certificado o comunicación notarial correspondiente sea entregado al domicilio del destinatario, el cual figura en la introducción del convenio.
- Comunicación por medio virtual. La comunicación se entenderá válidamente realizada desde el momento en que el correo electrónico, cursado entre quienes suscriben el convenio, así como entre los coordinadores designados por LAS PARTES, sea recibido y confirmado por el destinatario.
LAS PARTES podrán efectuar ambas formas de comunicación u optar por una de las mismas conforme a lo preceptuado en la presente cláusula.
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxxxx FAU 20159981216 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 16.03.2023 16:19:13 -05:00
18.2 Sólo se entenderán como válidas las comunicaciones, correspondencias, avisos o notificaciones y otros de la misma naturaleza que se efectúen en los domicilios señalados en la parte introductoria del presente CONVENIO, cualquier variación de los mismos deberá ser comunicada por escrito a la otra parte con una anticipación no menor de quince (15) días calendario.
18.3 Para efectos de operatividad de las actividades, los coordinadores designados establecerán los medios más adecuados para la comunicación y toma de decisiones.
En señal de conformidad con el contenido y alcance del presente Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional, los representantes de LAS PARTES lo suscriben digitalmente en la ciudad de Lima, entrando en vigor a partir de la fecha de la última suscripción.
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXX Xxxxxx XXX 20159981216 soft Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 20.03.2023 12:33:36 -05:00
Firmado digitalmente por XXXXXX XXXXXXX Xxxxxxx Xxxxxx FAU 20131370726 hard
Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 04.04.2023 10:36:19 -05:00
XXXXXX XXXXXXX XXXX Presidente PODER JUDICIAL DEL PERÚ | XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX Jefe Institucional ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN |