INVITACIÓN A COTIZAR N ° 2019- 0020
INVITACIÓN A COTIZAR N ° 2019- 0020
Objeto:
Contratar el suministro, mantenimiento de recursos tecnológicos y licencias de software, así como los servicios conexos a estos, para la operación de los programas, proyectos y espacios donde opera la Fundación EPM.
Fecha de envío: 3 xx xxxxx de 2019
Fecha de entrega de propuestas: 12 xx xxxxx de 2019 hasta las 4:00 p.m.
Tabla de contenido.
2. Objeto de la contratación 4
3. Alcance del objeto del contrato 4
5. Condiciones generales de la contratación 5
7. Requisitos legales de participación 6
7.2. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses 6
7.3. Autorización Datos Personales 7
8. Requisitos contractuales de participación 7
9. Especificaciones esenciales del objeto 7
11. Evaluación de las propuestas 11
11.1. Confrontación aritmética de los precios 11
11.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización 11
11.4. Verificación de la información 12
12.1. Evaluación económica de la propuesta 65 puntos 13
12.2. Experiencia especifica adicional solicitada 20 puntos 14
12.3. Tiempo de Garantía (T)- 15 puntos 15
13. Comparación de propuestas. 15
14. Aceptación de la oferta. 16
15. Condiciones de desempate 16
16. Terminación del proceso. 16
16.2. Definición de eliminación 17
16.3. Causales de eliminación 17
16.4. Reglas de subsanabilidad 18
18. Condiciones contractuales. 18
18.1.1. Póliza de Cumplimiento 19
18.1.2. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual. 19
18.2. Aclaraciones respecto de las Garantías y Seguros 20
19.1. Condiciones de las pólizas emitidas por compañías de seguros 21
27. Cláusula penal pecuniaria. 25
28. Cesión y subcontratación 25
29. Fuerza mayor y caso fortuito 25
31. Administrador del contrato 26
33. Renovación del contrato 27
34. Política de no discriminación 27
1. Descripción general.
Este documento contiene las condiciones bajo las cuales LA FUNDACIÓN EPM realiza el proceso de selección o escogencia de un contratista que, en las condiciones y con los requisitos que aquí se describen, ejecute los servicios y/o actividades que se determinan en el numeral 2 que define el “objeto de la contratación”. Los interesados deben verificarlas en su totalidad, y en caso de dudas, solicitar las aclaraciones que se consideren pertinentes.
Entre quienes participen en el proceso, con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que la solicitud de oferta señala, LA FUNDACIÓN EPM seleccionará a quien ofrezca las mejores condiciones para cumplir con el “objeto”.
En el evento en que el/los interesado(s) no se informe(n) y/o documente(n) debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales se contratará, no se considerará como excusa válida para la eventual formulación de posteriores reclamaciones.
Efectuada la selección y aceptada la oferta correspondiente mediante la comunicación respectiva al proponente favorecido, éste procederá a la formalización y legalización del contrato y una vez obtenida, LA FUNDACIÓN EPM y EL CONTRATISTA darán inicio a la ejecución del contrato con sujeción estricta a los términos pactados y siempre dentro del marco de la ley colombiana.
2. Objeto de la contratación.
Contratar el suministro, mantenimiento de recursos tecnológicos y licencias de software, así como los servicios conexos a estos, para la operación de los programas, proyectos y espacios donde opera la Fundación EPM.
3. Alcance del objeto del contrato.
El contratista deberá técnicamente garantizar la calidad de los materiales, plan de mantenimiento y garantía de cada uno de los lotes de bienes o servicios suministrados.
Durante la vigencia del contrato se pondrán requerir nuevos bienes o servicios de esta naturaleza o complementarios, por lo que las nuevas referencias deberán de ser previamente cotizadas y acordados los valores por las partes, siempre y cuando a los mismos se les haga validación de precios xxx xxxxxxx para el momento de requerir el bien o servicio.
Para este contrato se requiere ejecutar
Suministro de equipos tecnológicos, licencias de software, equipos de amplificación de sonido, equipos de proyección de video, tóner, impresoras y mantenimiento de impresoras, entre otros.
Diagnostico (de recursos tecnológicos)
Servicios de reparación (de recursos tecnológicos)
Capacitación ( Uso de instalación de hardware y software especializado)
Servicio de asesoría para adquisición de los elementos objeto del contrato
Insumos y repuestos (Discos duros, tintas de impresora, citas de impresora, memorias RAM)
Servicio post-venta (capacitaciones, mantenimientos y garantías)
Disposición final de equipos de residuos post consumo (RAEE)
4. Presupuesto disponible.
El presupuesto disponible para esta contratación corresponde a la suma de hasta CIENTO OCHO MILLONES NOVECIENTOS TRECE MIL TRESCIENTOS VEINTIOCHO PESOS M.L ($108.913.328) incluido IVA, que
incluye los pagos por los costos directos e indirectos y todos los impuestos, gravámenes y retenciones a que haya lugar.
El proponente no podrá exceder este valor en su oferta, so pena de rechazo de la misma de acuerdo con lo establecido en la presente invitación.
5. Condiciones generales de la contratación.
Persona a la que va dirigida la invitación a cotizar: | -Personas Jurídicas legalmente constituidas con registro ante la Cámara de Comercio. |
Empresa contratante: | FUNDACIÓN EPM |
Programa requeridor: | Servicios administrativos |
Fecha de envío: | 3 xx xxxxx de 2019 |
Fecha de entrega de propuesta: | 12 xx xxxxx de 2019 hasta las 4:00 p.m. |
6. Entrega de cotización.
La cotización deberá enviarse únicamente al correo xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx en formato PDF, debidamente firmada por un representante de la empresa, en el asunto del correo deberá indicar el número de la invitación a cotizar.
Se entiende que la cotización tiene una vigencia de sesenta (60) días.
La recepción de cotización por parte de LA FUNDACIÓN EPM no implica ningún compromiso de continuar con el proceso de contratación debido a que se trata de una solicitud de cotización no compromisoria.
Nota: la capacidad máxima de recepción de archivos adjuntos en el correo institucional es de 30 MB, para el correcto envío de su propuesta es importante que verifique el tamaño de los archivos a adjuntar y en caso de superar este límite utilizar alternativas web que reduzcan el tamaño y/o faciliten la transferencia de los mismos.
Las ofertas que se reciban después del plazo fijado para el cierre de la contratación no serán tenidas en cuenta para el proceso
7. Requisitos legales de participación.
Para participar del proceso, el proponente deberá adjuntar la siguiente documentación:
7.1. Personas Jurídicas.
- Acreditar su existencia y representación legal mediante certificado original expedido por la entidad competente de su domicilio principal, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días teniendo como referencia la fecha de cierre del presente proceso.
- La persona jurídica deberá tener una vigencia mínima del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
- Garantizar que el objeto de la sociedad u organización esté relacionado con el objeto de la presente invitación a cotizar.
- Enviar copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
- Enviar copia del RUT actualizado.
- Enviar el certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social integral, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que regulen la materia, expedido por el representante legal con visto bueno del contador (adjuntando copia de la cédula y copia de la tarjeta profesional del contador) o el revisor fiscal si le aplica, (adjuntando copia de la cédula y copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal). Tratándose de consorcios o de uniones temporales, el certificado debe ser aportado por cada uno de los integrantes de la forma asociativa respectiva.
7.2. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
El proponente deberá adjuntar el Anexo No 1 Formato de inhabilidades e incompatibilidades, debidamente suscrito por el Representante Legal en el que expresa que no se encuentra incurso dentro del régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, las normas que la modifican, complementan o aclaren, ni en conflicto de intereses para contratar con LA FUNDACIÓN, GRUPO EPM o su GRUPO DE INTERÉS.
Con la presentación de la oferta, declara que conoce las normas aplicables de soborno transnacional Ley 1778 de 2016 y manifiesta no haber cometido ninguna conducta o acto de corrupción transnacional u otras normas de lucha contra la corrupción, o cualquier acto relacionado como servidor y/o particular, y eleva el compromiso a observar y respetar las normas para evitar actuaciones relacionadas con las prohibiciones normativas, por acción, tolerancia o consentimiento.
Con la sola presentación de la oferta NO se entenderá que no se encuentra incurso dentro de dicho régimen, por tanto se hace necesario presentar el respectivo anexo, para su validación por parte de LA FUNDACIÓN EPM.
7.3. Autorización Datos Personales
El proponente deberá diligenciar, firmar y adjuntar el Anexo N°2 “Autorización de datos personales”, en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
8. Requisitos contractuales de participación.
8.1. Experiencia general.
Los proponentes que deseen participar en el proceso de contratación deberán acreditar experiencia general en ejecución de contratos de suministro de equipos de cómputo por un monto igual o superior al de la presente solicitud, por lo menos tres (3) contratos debidamente terminados (Cada uno debe ser igual o superior al valor del presente contrato) con entidades públicas o privadas en los últimos 4 años, tomando como base la fecha de entrega de las propuestas, para lo cual deberá enviar las certificaciones expedidas por la entidad contratante donde conste:
- Objeto del contrato.
- Descripción del trabajo realizado (opcional).
- Nombre del contacto y teléfono.
- Plazo contractual (opcional).
- Valor final del contrato
- Fecha de inicio.
- Fecha de terminación.
Si el proponente es plural, su experiencia corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de sus integrantes. Si un proponente adquiere experiencia en un contrato como integrante de un proponente plural, la experiencia derivada de ese contrato corresponde a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.
En caso de experiencia con la Fundación EPM, bastará con dejar claro y expreso en el contenido de la propuesta el número del contrato u orden de compra suscrita y ejecutada.
La Fundación EPM se reserva el derecho de verificar y/o solicitar información adicional en caso de así requerirlo para constatar la veracidad de la información contenida en los certificados.
9. Especificaciones esenciales del objeto.
Para la correcta formulación de la oferta, los proponentes interesados en participar en el proceso deberán tener en cuenta el Anexo No. 3 Formulario de precios, en el cual se detallan las especificaciones técnicas y cantidades, las cuales podrán aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades de LA FUNDACIÓN EPM, durante la vigencia del contrato.
No se aceptarán equipos clones (equipos ensamblados por terceros, no de fábrica).
La cantidad de todos los elementos a cotizar es UNO, dado que es un contrato de suministro la adquisición se realizará a necesidad.
En el Anexo No. 3 Formulario de precios, podrá encontrar la lista de elementos a cotizar, incluyendo los mantenimientos requeridos.
Todos los elementos deberán ser nuevos y cotizarse como tal.
El contratista deberá garantizar los requerimientos necesarios y el cubrimiento de planes de contingencia o reemplazo de recursos humanos, logísticos y técnicos.
Suministrar el registro requerido de forma integral.
Garantizar la calidad de los productos y/o servicios.
Atender las sugerencias hechas por LA FUNDACIÓN relacionadas con el objeto del presente contrato.
Suscribir las pólizas solicitadas en la presente solicitud.
Suministrar los bienes, prestar los servicios y entregar los productos y/o bienes en el lugar donde la Fundación así lo requiera de acuerdo a la Invitación a cotizar.
Además de todas las obligaciones consignadas en este documento, en la propuesta presentada por el contratista, sus adendas y aclaraciones.
LA FUNDACIÓN EPM podrá solicitar al contratista seleccionado, cotizaciones adicionales, no contempladas explícitamente en el Anexo N° 3 Formulario de precios. La aceptación o no de dichas cotizaciones deberá estar precedida por el trámite interno de aprobación, de conformidad con los procedimientos establecidos por LA FUNDACIÓN EPM; por lo tanto, se aclara que ningún elemento y/o trabajo adicional podrá ser ejecutado sin la respectiva aprobación del competente y sea comunicado por escrito al contratista por el administrador del contrato designado por LA FUNDACIÓN EPM.
Para los equipos de cómputo de escritorio y portátil se debe incluir una garantía extendida de tres años en sitio, la cual se enumera en el Anexo N°3 formulario de precios (dependiendo de la marca), para los demás equipos, las garantías mínimas de un año.
En caso que la garantía del producto a adquirir en la ejecución del contrato (Adquisiciones diferentes a las del anexo N°3) no cumpla con las especificaciones, debe ser aprobado por la Fundación EPM.
La gestión de la garantía en caso de daño de un equipo comprado dentro de la ejecución de este contrato debe ser tramitada por el contratista, previo reporte de la Fundación EPM.
Se debe hacer mantenimiento correctivo a diferentes equipos tales como: Cámaras fotográficas Profesionales, equipos de audio como cabinas, plantas y consolas, radios de comunicación, PC de escritorio y portátiles, Tablet, proyectores, etc. los cuales no son planeados sino a necesidad y serán cotizados y aprobados por la Fundación EPM ante el contratista.
Se debe hacer mantenimiento preventivo a Cámaras fotográficas Profesionales, radios de comunicación, proyectores de video (En el Anexo N° 3 formulario de precios, se especifican los equipos a realizar mantenimiento preventivo), si se presenta un mantenimiento preventivo a un equipo diferente, serán cotizados y aprobados por la Fundación EPM ante el contratista.
Los mantenimientos ya sean preventivos o correctivos deben hacerse en las instalaciones del contratista o centro de servicio de fabricante.
Los costes de transporte de los equipos ya sean para mantenimiento o entregas de pedidos, deben ser asumidos por el contratista.
El contratista deberá realizar disposición final de los equipos tecnológicos y garantizar la entrega del certificado de este, según ISO 14001, de todos los dispositivos (RAEE) que durante la vigencia del contrato sean dados de baja por la Fundación EPM.
Si en el periodo de validez de la garantía cualquier parte mostrara defectos debido al diseño, mala fabricación o materiales inapropiados, o no funciona o funciona mal, el contratista solucionará, reparará o reemplazará por su propia cuenta las partes necesarias y asumirá todos los costos que esto implique durante ese periodo.
El contratista será responsable por los equipos incluidos en el contrato hasta que sean entregados en el sitio acordado.
El proponente seleccionado, además de cumplir con las especificaciones técnicas relacionadas en el No. 43 Formulario de precios de la presente invitación a cotizar, deberá tener en cuenta los siguientes requerimientos:
9.1 Tiempo de garantía
El proponente deberá indicar por medio de un certificado el tiempo máximo de garantía por cada elemento cotizado y de igual forma indicar si tiene garantía extendida sin afectar su valor final incluyendo la definida para la evaluación del criterio “Tiempo de garantía”.
9.2 Servicio pos-venta
El proponente deberá indicar por medio de un certificado que servicios adicionales vinculará a la oferta, sin que esta sea afectada en su valor.
9.3 Tiempo de entrega
El proponente deberá indicar por medio de un certificado el tiempo máximo que tarda en entregar la contratación objeto (en días hábiles).
Tenga en cuenta que estos son los tiempos de entrega máximos:
8 días hábiles para entrega de cotizaciones.
8 días hábiles para entrega de productos ya nacionalizados.
45 días hábiles para entrega de productos importados.
3 días hábiles para la recolección de productos para mantenimiento o garantía.
20 días hábiles para mantenimientos correctivos
15 días hábiles para mantenimientos preventivos.
9.4 Personal relacionado y exigido para la contratación.
El personal asignado a la prestación del servicio objeto de esta invitación a cotizar podrá estar vinculado laboralmente con éste o ser subcontratado, no obstante la firma contratista debe garantizar el estricto cumplimiento a las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas que lo complementan y adicionan.
Ni el personal del contratista ni el subcontratado adquieren vinculación laboral, administrativa, ni de ninguna índole con LA FUNDACIÓN, por lo tanto, será a cargo del contratista el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones y prestaciones sociales a que el personal tenga derecho.
10. Formulario de precios.
El proponente deberá indicar, en el Anexo No.3 Formulario de precios, el precio unitario de cada ítem en pesos colombianos y sin decimales.
Todos los ítems deberán indicarse con sus precios ya que se calificará el costo de cada uno. Si se presentasen errores aritméticos en la propuesta, se harán por parte de LA FUNDACIÓN EPM, las correcciones del caso, tomando como definitivos y válidos los precios corregidos. Éstos serán la base de los que se consignarán en el contrato que se celebre con el proponente favorecido.
Se advierte expresamente que los precios cotizados por el proponente, deben considerar y contener el pago de todos los servicios y/o actividades debidamente terminados, de conformidad con las especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en materiales, elementos, insumos, equipos, herramientas, maquinaria, transporte, parqueaderos, retiro, cargue y disposición final de materiales, mano de obra, prestaciones sociales, dirección y administración, utilidad del proponente, transporte hasta el lugar indicado por LA FUNDACIÓN EPM y todos los gastos que puedan afectar el costo directo e indirecto de las mismas.
Al preparar su oferta, el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y que hayan de causarse por la ejecución del contrato, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley.
Nota 1: Es responsabilidad del proponente verificar, según el régimen de ventas al que pertenezca, si está obligado o no a liquidar IVA y bajo qué porcentaje. LA FUNDACIÓN EPM no se hará responsable por sobrecostos que se generen por la inobservancia de normas específicas de cada proponente.
Nota 2: Todos los costos que se requieran para el desarrollo del contrato deberán ser tenidos en cuenta en su totalidad dentro del valor de su propuesta (equipos, herramientas, maquinaria, materiales, transporte, mano de obra, entre otros). Si el contratista incurre en algún otro gasto necesario para cumplir el objeto del contrato deberá ser asumido por este.
Nota 3: Los precios cotizados deberán mantenerse durante la ejecución del contrato. En el evento en que el contrato supere la vigencia 2019, LA FUNDACIÓN EPM reajustará los precios unitarios cotizados en 2019 en un porcentaje igual al decretado por el gobierno nacional, para la variable IPC y/o salario mínimo, según corresponda.
Nota 4: El contratista deberá asumir el riesgo financiero del contrato, esto es, LA FUNDACIÓN EPM no acepta modificación en los precios inicialmente cotizados (Anexo N°3 Formulario de precios) por cambio en la TRM de la moneda de origen del bien.
Nota 5: Los productos que se coticen de manera adicional en la ejecución del contrato, podrán ser cotizados en dólares y se pagaran de acuerdo al valor de la TRM del día del pago
Nota 6: Esta propuesta no es obligatoria ni vinculante, por esta razón la Fundación EPM no se obliga a adjudicar el proceso. Así mismo todos los costos y gastos en que incurra el proponente con ocasión de la preparación y
presentación de la propuesta, oferta y/o cotización o cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el proceso de contratación, estará a cargo exclusivo del interesado y proponente, siendo de carácter aleatorio su resultado, por lo que no habrá lugar a reclamación o indemnización alguna, relacionada con la etapa precontractual o mera oferta.
Nota 7: Solo se aceptarán propuestas totales, no se adjudicara de manera parcial
Nota 8: Si se requieren elementos adicionales a los listados en la anterior tabla serán solicitados al contratista al cual se le adjudique el contrato previa cotización.
11. Evaluación de las propuestas.
LA FUNDACIÓN EPM examinará las propuestas para determinar si los proponentes están habilitados para presentarla de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si se ha suministrado la póliza o garantía requerida, si los documentos han sido debidamente presentados, si hay errores de cálculo, y en general si se ajustan a los documentos de la contratación.
Para la Evaluación de las propuestas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, se realizarán las respectivas operaciones matemáticas de cada uno de los integrantes por separado, ponderando los puntajes de acuerdo con su porcentaje de participación, y de esta manera obtener el total de cada concepto a evaluar.
En caso de que la información suministrada por el oferente presente inexactitudes o sea necesaria su ampliación, LA FUNDACIÓN EPM podrá solicitar información complementaria a la oferta durante el proceso de evaluación, para lo cual se otorgará un término al proponente para hacer entrega de la información solicitada, sin que con ella se pretenda mejorar o modificar sustancialmente la propuesta presentada.
Una vez que LA FUNDACIÓN EPM haya determinado qué propuestas se ajustan a los documentos de la contratación, procederán a su evaluación y comparación, bajo el siguiente procedimiento:
11.1. Confrontación aritmética de los precios.
LA FUNDACIÓN EPM verificará el precio de cada propuesta, efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades, con los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el precio total, prevalecerá el unitario, a menos que pueda LA FUNDACIÓN EPM, con certeza, determinar que el valor real se encuentra en el valor total, según se deduzca de la confrontación de los precios con los de los componentes de ese valor unitario, en los formularios diligenciados por el proponente, o en cualquier otra forma que dé certeza. En este caso el valor unitario será corregido para los efectos de evaluación de la oferta.
11.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización.
En la evaluación de la propuesta, se revisará y determinará si existen errores, omisiones o desviaciones en los precios de la propuesta, caso en el cual LA FUNDACIÓN EPM hará los análisis correspondientes.
Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se procederá a su corrección.
En el caso de discrepancias entre el valor total de un ítem y el producto de su precio unitario por la cantidad, se verificará que la cantidad sea la establecida en los términos de referencia. En caso contrario, se tomará como válida la cantidad establecida en los términos de referencia. Si la cantidad es correcta y hay discrepancia entre el valor total y el producto de la cantidad por el precio unitario, se tomará como correcto el precio unitario y se modificará el valor total, a menos que en opinión de LA FUNDACIÓN EPM haya un error obvio, como en el caso de colocación del punto decimal en el precio unitario, en cuyo caso se corregirá el precio unitario.
Si no es posible lo anterior y la desviación es sustancial se eliminará la propuesta.
Si el error u omisión en la cotización no es sustancial y es simplemente aritmético, se procederá a su corrección en los términos antes indicados.
- En caso de faltantes en un determinado ítem, se recurrirá en primer lugar a verificar si los precios del mismo pueden ser extraídos de la propia oferta; de ser así, el valor real del ítem será el valor corregido para efectos de evaluación de la oferta y de comparación con las demás, para la aceptación de la oferta.
- De no ser posible lo anotado en el párrafo precedente, se tomará como valor del ítem faltante para efectos de evaluación y comparación, mas no para aceptación de la oferta, el mayor valor cotizado para ese ítem por los demás proponentes, así sus propuestas hayan sido rechazadas. Luego se procederá, previo a la aceptación de la oferta, a determinar el precio con el proponente opcionado, el que de ningún modo será superior al considerado para comparación.
-Si existiere discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.
11.3. Descuentos.
Cuando algún proponente ofrezca descuentos condicionados a determinado evento, éstos no serán tenidos en cuenta en la evaluación y comparación de las propuestas. Pero si la propuesta que ofrece un descuento de este tipo, resulta favorecida, éste será tenido en cuenta para la aceptación de la oferta siempre y cuando sean favorables para LA FUNDACIÓN EPM.
11.4. Verificación de la información.
LA FUNDACIÓN EPM confirmará las referencias relacionadas en la propuesta que consideren necesarias, para lo cual consultarán directamente a la persona indicada o a otras que puedan suministrar información sobre los trabajos realizados.
LA FUNDACIÓN EPM se reserva el derecho de verificar tanto la información empresarial como la personal, y en caso de encontrarse falsedad en la misma, se descalificará la propuesta.
En todo caso el proponente deberá adjuntar y suministrar información veraz, siendo claro que de verificarse algún tipo de información espuria o falsa, la propuesta presentada se tendrá por no presentada y no se continuará con la evaluación de la propuesta.
12. Factores de evaluación.
Con el fin de garantizar la escogencia de la oferta más conveniente para LA FUNDACIÓN EPM y para los fines que se pretende satisfacer con la contratación, se tendrá en cuenta el siguiente factor, el cual será aplicado a las propuestas que cumplan con los requisitos técnicos, contractuales y económicos, verificados como ya se indicó en acápites anteriores.
FACTOR | PUNTAJE |
Valor de la propuesta | 65 |
Experiencia Específica adicional | 20 |
Tiempos de garantía | 15 |
12.1. Evaluación económica de la propuesta 65 puntos.
Para la evaluación económica de la propuesta se aplicará el siguiente procedimiento de calificación económica a las propuestas hábiles:
a) La Fundación EPM verificará que las ofertas económicas no contengan errores aritméticos y de ser procedente, efectuará la rectificación de la siguiente manera:
La rectificación de los errores aritméticos se efectuará sobre el precio total que resulte de multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes y el IVA (si aplica). Tanto para efectos de evaluación de la propuesta como para su eventual adjudicación, primará lo que digan las especificaciones técnicas, así se alleguen los análisis de precios unitarios.
Si existiere discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.
En caso de error en la suma de la lista de precios, el resultado total correcto será el que se obtenga de revisar dichas sumas.
b) Para la determinación de los puntajes económicos de las diferentes propuestas se seguirá el siguiente procedimiento:
El precio tendrá una asignación máxima de Sesenta y cinco (65) puntos, los cuales se le adjudicarán a la propuesta de menor valor. A las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula:
P= (Pm x 65)/Pi Donde:
P: Puntaje para el factor precio. Pm: Valor de la propuesta más baja. Pi: Valor de la propuesta evaluada.
65: Puntaje asignado a la propuesta que presente el menor precio.
12.2. Experiencia especifica adicional solicitada 20 puntos.
Se asignará un máximo de veinte (20) puntos al proponente que acredite un máximo de cuatro (4) contratos debidamente terminados (para ser tenido en cuenta que cada contrato deberá tener un valor igual o superior a
$54.456.664) con entidades públicas o privadas. El puntaje será el siguiente:
No. de contratos con valor igual o superior a $54.456.664 | Puntaje |
1 contrato | 5 puntos |
2 contratos | 10 puntos |
3 contratos | 15 puntos |
4 contratos | 20 puntos |
Para acreditar la experiencia específica adicional solicitada, el proponente deberá presentar certificaciones en contratos de mantenimiento de recursos tecnológicos ejecutados en los 3 últimos años (teniendo como referencia la fecha de entrega de la propuesta de la presente invitación a cotizar), para lo cual deberá enviar las certificaciones expedidas por la entidad contratante donde conste:
- Objeto del contrato.
- Descripción del trabajo realizado (opcional).
- Nombre del contacto y teléfono.
- Plazo contractual (opcional).
- Valor final del contrato
- Fecha de inicio.
- Fecha de terminación.
Si el proponente es plural, su experiencia corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de sus integrantes. Si un proponente adquiere experiencia en un contrato como integrante de un proponente plural, la experiencia derivada de ese contrato corresponde a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.
Nota: En el evento en que no sea posible allegar los respectivos certificados, será válido aportar copia del contrato y acta de liquidación. Si la experiencia es con LA FUNDACIÓN EPM, bastará con dejar claro y expreso en el contenido de la propuesta, el número del contrato u orden de compra suscrita y ejecutada. LA FUNDACIÓN EPM se reserva el derecho de verificar y/o solicitar información adicional, en caso de así requerirlo, para constatar la veracidad de la información contenida en los certificados.
No se tendrán en cuenta aquellas certificaciones en las que la información contenida no permita verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en este numeral y la entidad no pueda realizar la verificación o aclaración de ésta.
IMPORTANTE: Se establece como condición para la evaluación del criterio de Experiencia especifica adicional solicitada que los contratos aportados por el proponente deben ser diferentes a los aportados para acreditar las condiciones establecidas en el numeral 8.1 Experiencia específica y a los certificados y/o contratos que se hicieron valer como experiencia general, y que cumplan con el objeto y alcance antes descritos.
12.3. Tiempo de Garantía (T)- 15 puntos
Para la evaluación de este criterio, se debe diligenciar el anexo N°4 elementos garantia, esta garantia deberá ser diferente a la solicitada como requisito mínimo de un año descrito en el numeral 9 Especificaciones esenciales del objeto.
Este criterio tendrá una asignación máxima de quince (15) puntos, los cuales se le adjudicarán a cada elemento de la propuesta con mayor tiempo de garantía, a los ítems de las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula y posteriormente estos valores serán sumados y promediados.
P= (pi *15)/ pm Donde:
P: Puntaje para el factor.
Pm: Tiempo de la garantía más alta Pi: Tiempo de la garantía evaluada. 15: Puntaje asignado a la propuesta.
Nota: Teniendo en cuenta que en el anexo N°3 Formulario de precio se solicita la cotización de garantía extendida de tres años en sitio para los equipos de cómputo de escritorio y portátil, se aclara que esta se podrá tener en cuenta en la evaluación de este criterio, siempre y cuando la garantía mencionada NO genere un costo adicional para la Fundación EPM.
13. Comparación de propuestas.
Una vez que se determine con exactitud el puntaje individual de las ofertas, se procederá a su análisis global teniendo en cuenta los factores de evaluación que se señalan en este documento, con el fin de seleccionar en su conjunto, cuál es la más favorable para LA FUNDACIÓN EPM.
Ofrecimiento más favorable es aquel que teniendo en cuenta los factores de evaluación a los que nos hemos referido en este capítulo, resulta ser el más ventajoso para LA FUNDACIÓN EPM, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los documentos de la contratación.
Hechos los análisis del caso, se hará la comparación de las ofertas, mediante cotejo entre ellas, la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones que haya efectuado LA FUNDACIÓN EPM, o sus consultores o asesores en caso de que hayan sido designados para ello.
El resultado del proceso de evaluación no se publica en la página web de LA FUNDACIÓN EPM. Se indicará a cada proponente el resultado de su propuesta sin que se dé a conocer el resultado de la evaluación de las demás propuestas, la cual tiene carácter de reserva.
14. Aceptación de la oferta.
LA FUNDACIÓN EPM aceptará la oferta más favorable, que haya cumplido todos los aspectos técnicos, contractuales y los factores de escogencia en general, incluidos en esta invitación a cotizar, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con los análisis establecidos en este documento.
Para este contrato, LA FUNDACIÓN EPM asignará todas las zonas relacionadas en el formulario de precios a un solo proponente, no se aceptarán la presentación de propuestas parciales.
EL CONTRATANTE igualmente se abstendrá de aceptar ofertas cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción, para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.
15. Condiciones de desempate.
De presentarse un empate en las propuestas presentadas se realizará el siguiente procedimiento:
- El criterio de desempate será el precio
- De persistir el empate se preferirá a quien presentó primero la oferta, acorde a su hora de llegada.
16. Terminación del proceso.
Cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia de LA FUNDACIÓN EPM para la aceptación o declaración de desierto del proceso, o aparezca un vicio en éste que pueda generar una nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan, o cuando a juicio de LA FUNDACIÓN EPM el proceso resulte inconveniente, o incurran en alguna de las causales de eliminación, LA FUNDACIÓN EPM dará por terminado el proceso de contratación en el estado en que se encuentre sin que haya lugar al pago de indemnización.
16.1. Causales de rechazo
Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento de cualquiera de los requisitos de participación de esta solicitud de ofertas o por incumplimiento de requisitos legales.
16.2. Definición de eliminación.
Se entiende por “eliminación” la decisión de excluir del proceso una oferta cuando dentro de su análisis se detectan errores, faltas, incoherencias, o en general información no admisible, o cuando se presente alguna (s) de las causales descritas más adelante.
16.3. Causales de eliminación.
Podrán ser causales de eliminación de las ofertas, cuando no se ajusten a las exigencias del documento de condiciones o de la ley, o cuando se presente alguna o algunas de las siguientes causales, a menos que hubiere posibilidad de subsanarse conforme a lo previsto en esta solicitud de oferta:
a. Cuando un socio o empleado de quien presente oferta, o el mismo oferente haya participado en la elaboración de la oferta de otro oferente.
b. Cuando la oferta o sus aclaraciones contengan información inexacta o contradictoria.
c. Cuando la oferta se modifique por el oferente de manera unilateral o ante una solicitud de aclaración.
d. Cuando uno o varios precios presentados en la oferta presenten desequilibrios no justificados en relación con los precios normales xxx xxxxxxx.
e. Cuando los oferentes celebren acuerdos entre sí, con el fin de restringir o distorsionar la libre competencia o para que sea seleccionado uno de ellos o pongan en riesgo los derechos de LA FUNDACIÓN EPM.
f. Cuando el oferente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a servidores, de LA FUNDACIÓN EPM encargados del estudio y evaluación de las ofertas, o de la aceptación de la oferta.
g. Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del oferente desde la presentación de su oferta por cualquier causa que, a juicio de LA FUNDACIÓN EPM, limite seriamente la capacidad técnica, operacional o financiera del oferente.
h. Cuando el oferente no haya respondido requerimientos de información de LA FUNDACIÓN EPM en el plazo otorgado para ello, o los responda de manera insatisfactoria o inconsistente, o lo haga modificando la oferta.
i. Cuando el oferente se encuentre incluido en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-). Cuando el oferente sea una persona jurídica, esta causal se extiende a los socios o accionistas, Revisores Fiscales, Auditores Externos, miembros de junta directiva y representantes legales que tengan directa, o indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación o acciones.
j. Cuando el oferente o sus accionistas, asociados o socios, que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos o miembros de la junta directiva, hayan sido condenados en sentencia judicial en firme, por la comisión de delitos dolosos relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por la comisión de delitos dolosos relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o exista información pública con respecto a tales personas
que impacte legal y reputacionalmente al oferente, exponiendo a LA FUNDACIÓN EPM a un riesgo de carácter legal o reputacional.
k. Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio).
l. Cuando se presente oferta en forma individual y a la vez como integrante de una unión temporal o un consorcio; en este caso se eliminarán las dos ofertas.
m. Cuando la solicitud de ofertas permita la presentación mediante formas asociativas (tales como unión temporal o consorcio, entre otras) y se presente oferta como integrante de más de una de ellas, se considerará la que primero se haya recibido. Si se presentan al mismo tiempo, todas serán eliminadas.
n. Cuando la oferta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las partes durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de tribunales de arbitramento.
o. Cuando la información requerida en los formularios para la evaluación de la oferta, de acuerdo con lo previsto en las condiciones particulares sea consignada en forma indebida, incorrecta o parcial, salvo que sea subsanable.
16.4. Reglas de subsanabilidad.
Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta y en tal sentido primará lo sustancial sobre lo meramente formal. LA FUNDACIÓN EPM en el trámite de solicitud de ofertas, se reserva el derecho de pedir información o aclaraciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas, teniendo en cuenta las siguientes reglas:
Si se identifican inconsistencias, errores o ausencia de documentos para la acreditación de los requisitos de participación, dentro del término que se establezca en la comunicación en la cual se requiera al oferente para el efecto, se podrá solicitar la prueba del cumplimiento de los requisitos de participación.
Los errores de carácter matemático o aritmético que presenten las ofertas serán corregidos conforme a lo indicado en numerales anteriores.
17. Comunicación oficial.
El único medio oficial de comunicación entre LA FUNDACIÓN EPM y los proveedores será el correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx .En caso de requerir información adicional deberá ser presentada por este medio.
Se recibirán observaciones e inquietudes de parte de los interesados en participar hasta el 8 xx xxxxx de 2019 hasta las 4:00 p.m. LA FUNDACIÓN EPM tendrá hasta el 9 xx xxxxx de 2019 para dar respuesta con las respectivas aclaraciones y/o adendas modificatorias, si es del caso, que brinden respuesta a las observaciones e inquietudes recibidas.
18. Condiciones contractuales.
18.1. Garantías.
Para la póliza de Cumplimiento, con los amparos que deben incluir, el contratista deberá constituirlas según las condiciones del numeral 20. Garantías y seguros
18.1.1. Póliza de Cumplimiento.
Amparo de Cumplimiento.
Cobertura | Valor asegurado | Vigencia |
Amparo de cumplimiento | 20% del valor del contrato | Vigencia igual a la totalidad del plazo del contrato y seis (6) meses más. |
Amparo de salarios y prestaciones sociales.
Cobertura | Valor asegurado | Vigencia |
Amparo de salarios y prestaciones sociales | 20% del valor del contrato | Durante el plazo del contrato y tres (3) años más. |
Calidad
Cobertura | Valor asegurado | Vigencia |
Amparo de calidad | 20% del valor total de la obra | Un (1) año, que empezará a correr desde la fecha de aceptación final de las obras por parte del Contratante |
18.1.2. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual.
Cobertura | Límite asegurado | Vigencia |
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual | 200 SMLMV | Durante la totalidad de la duración del contrato, y 30 días más. |
Amparos obligatorios | - Perjuicios extrapatrimoniales - Contratistas y/o subcontratistas - Responsabilidad Civil Cruzada - Contaminación, polución, filtración accidental, súbita e imprevista - Responsabilidad civil patronal - Gastos médicos (sublímite 50%) - Vehículos propios y no propios (sublímite 60%) | |
SI el contratista tiene una póliza para amparar su actividad comercial de manera global, podrá aportar copia de dicha póliza y un certificado otorgado por la aseguradora donde especifique que se cubre el contrato que se celebra, y certifique el límite asegurado, la vigencia y las coberturas adicionales señaladas. Si la vigencia de dicha póliza termina con anterioridad al plazo de ejecución del contrato respectivo, el contratista se obliga a aportar la renovación de la póliza con el certificado que especifique el cubrimiento del contrato respectivo y mantener vigente dicha póliza durante todo el plazo del contrato y treinta (30) días más.
Cuando se opte por esta última opción a la póliza se deberá adjuntar el recibo o certificado de pago de la prima y en todo caso, su aceptación por parte de LA FUNDACIÓN EPM estará sujeta a la revisión de las condiciones otorgadas en dicha póliza y a que cubra el riesgo que se genera por la ejecución del contrato.
18.2. Aclaraciones respecto de las Garantías y Seguros.
1. Se aclara que el pago de la prima o valor de la garantía bancaria, que se cause con ocasión de esta solicitud de ofertas correrá por cuenta del oferente, así como la que se cause por las modificaciones en valor o vigencia del contrato y que impliquen el ajuste de la garantía y/o el seguro.
2. La modificación o ajuste de las vigencias de los amparos pos-contractuales será requisito previo para la entrega de las sumas que por cualquier concepto se encuentren pendientes de pago al CONTRATISTA.
3. Queda entendido y acordado por las partes que ni los valores asegurados de las garantías con las que debe contar EL CONTRATISTA y/o Proveedor de conformidad con esta cláusula ni las garantías en sí mismas, limitan o reducen la responsabilidad del CONTRATISTA y/o Proveedor o sus obligaciones.
19. Garantías y seguros.
El oferente o contratista deberá constituir a favor de LA FUNDACIÓN EPM las garantías de seriedad y cumplimiento en las condiciones que se enuncian a continuación.
Las garantías de seriedad y cumplimiento podrán ser amparadas mediante una póliza de seguros o una garantía bancaria, emitida por una compañía de seguros o un banco, respectivamente.
Las garantías se expedirán teniendo como asegurado/beneficiario de la misma a LA FUNDACIÓN EPM NIT: 811024803-3
La póliza de responsabilidad civil extracontractual y otros seguros que se exijan en la contratación solo podrán ser otorgados por compañías de seguros.
Cuando el oferente/contratista sea un consorcio o unión temporal, deberá aparecer como tomador y/o garantizado en la garantía, el consorcio o unión temporal, especificando el nombre, la razón o denominación social, y el NIT de quienes la conforman.
IMPORTANTE: En todos los casos en los que haya modificación del plazo y/o los precios del contrato, EL CONTRATISTA deberá modificar el valor y/o el plazo de las garantías y seguros respectivos según corresponda, en la proporción correspondiente a los nuevos valores y plazos. Igualmente, cuando se presenten modificaciones en el contrato que no impliquen variación del valor estimado o del plazo, EL CONTRATISTA deberá aportar la constancia de la comunicación a la compañía de seguros o al banco, según sea el caso, en la cual les notifica las modificaciones realizadas en el contrato.
19.1. Condiciones de las pólizas emitidas por compañías de seguros.
Las garantías de cumplimiento y amparo de salarios y prestaciones socialesque se soliciten dentro de las solicitudes de oferta con LA FUNDACIÓN EPM se suscribirán con base en un clausulado único diseñado a la medida de las necesidades de las empresas del Grupo EPM, denominado Póliza Matriz y que sólo puede ser expedido por las compañías designadas para este fin.
De conformidad con lo anterior, en lo que respecta a estas garantías otorgadas a través de seguros, el Contratista y/o Oferente conoce y acepta que LA FUNDACIÓN EPM es el titular del riesgo a ser asegurado mediante los seguros a los que se refiere esta cláusula y que, por lo tanto, está legalmente facultado para determinar las condiciones de aseguramiento que deben cumplir las pólizas por medio de las cuales será transferido este riesgo a las aseguradoras, y en los cuales asume la condición de tomador, asegurado y beneficiario. En consecuencia, el Contratista y/o Oferente conoce y acepta que las condiciones de aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre seguros y transferencia de riesgos dela FUNDACIÓN EPM son cumplidos por la Póliza Matriz que se ha negociado con las compañías de seguros Xxxxx Seguros Colombia S.A., Compañía Aseguradora de Fianzas S.A. (Confianza), Liberty Seguros S.A., y Seguros Generales Suramericana S.A. Por lo tanto, el Contratista/Oferente contratará los seguros a los que se refiere esta cláusula solamente con tales aseguradoras y bajo las condiciones del Programa Póliza Matriz, cuyas definiciones y condiciones se pueden encontrar en el siguiente link:
xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxx/Xxxxxxx/0/Xxxxxxxx%00X%X0%X0xxxx%00Xxxxxx%00Xxxxx%00XXX%000000- 2018%20.pdf
Para la expedición de la garantía mediante póliza de seguros, el oferente/Contratista deberá contactarse con el Programa Póliza Matriz, Vía correo electrónico a la dirección Xxxxxx.Xxxxxx.XXX@xxx.xxx.xx indicando el número del proceso de contratación o número del contrato al que pertenece su solicitud. Este es el medio por el cual se controla la recepción de la solicitud y de todos los documentos necesarios para la expedición de las pólizas.
Igualmente, en caso de dudas o requerimientos puntuales podrá encontrar atención en los siguientes canales:
- Dirigiéndose a las taquillas de atención ubicadas en la Dirección Seguros Corporativos de EPM, del Edificio EPM, ubicado en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-000, en Medellín.
- O vía telefónica, a los teléfonos (0) 000 0000 o (0) 000 0000.
Nota: El proceso de verificación de la documentación es de seis (6) días hábiles en el caso de las personas nacionales, o diez (10) días hábiles en el caso de extranjeros.
Para el trámite de las pólizas se deberán aportar, los siguientes documentos:
Para personas jurídicas nacionales:
- Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables.
- Declaración xx Xxxxx, último periodo gravable.
- RUT.
- Certificado de existencia y representación, con vigencia no superior a 3 meses.
- Listado de socios con una participación superior al 5%, incluyendo nombre o razón social, cédula o NIT.
- Hoja de Vida o record de obras (Experiencia del Contratista).
- Formulario SARLAFT (Formulario de conocimiento del Cliente del sector asegurador exigido por la Superintendencia Financiera, que se encuentra adjunto en el link de la página web).
- Cedula de ciudadanía del representante legal.
- Pagaré firmado en garantía a la aseguradora.
- Condiciones x Xxxxxx de contratación
- Nombre y NIT del oferente
Para personas jurídicas extranjeras:
- Es indispensable tener representación legal en Colombia o un apoderado que aporte los mismos documentos solicitados para las personas jurídicas nacionales.
- Poder o acuerdo de representación si es del caso.
- Hoja de Vida o record de obras (Experiencia del Contratista).
- Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables
- Documento que haga las veces del Certificado de existencia y representación en su respectivo país
- Documento de identidad del representante legal
- Contragarantía firmada por el oferente extranjero
- Condiciones x xxxxxx de contratación
- Nombre del oferente extranjero y nombre y NIT de su representante o apoderado en Colombia.
Para personas naturales:
- Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables, o Constancia de Ingresos (Honorarios laborales, Certificado de Ingresos y Retenciones o el documento que corresponda).
- Declaración xx Xxxxx del último período gravable disponible (Si declara).
- Copia del documento de identidad.
- RUT.
- Hoja de Vida o record de obras (Experiencia del Contratista).
- Formulario SARLAFT (Formulario de conocimiento del Cliente del sector asegurador exigido por la Superintendencia Financiera, que se encuentra adjunto en el link de la página web).
- Pagaré firmado en garantía a la aseguradora.
- Condiciones x Xxxxxx de contratación
- Nombre y RUT del oferente.
El oferente podrá indicar al Programa Póliza Matriz, con cuál aseguradora prefiere que se emita la póliza (de entre las que hacen parte del Programa). Si dicha aseguradora no pudiera otorgar el seguro, se tramitará su expedición con otra de las aseguradoras seleccionadas para este programa.
Siempre y cuando la información se aporte completa con la antelación prevista en líneas anteriores, con tres (3) días de antelación a la fecha de cierre para la presentación de ofertas, se le informará al oferente si la aseguradora indicada u otra de las que hace parte del Programa Póliza Matriz emitirá la póliza. En caso de que fuera declinada por todas, se le informará al oferente para que realice las gestiones para obtener una garantía bancaria a efectos de presentar su oferta. Este aviso no podrá ser generado si no se cumplen los plazos previstos para el envío de la información.
Se aclara que el pago de la prima que se cause con ocasión de las garantías correrá por cuenta del oferente, así como la que se cause por las modificaciones efectuadas las mismas.
Para que la póliza pueda ser adjuntada a la oferta, la póliza se entregará hasta el mismo día de cierre, hasta una hora antes de la hora fijada para el cierre de la presente solicitud de ofertas, siempre que se entregue el respectivo certificado de pago de la misma o se pueda verificar.
20. Terminación del contrato.
El contrato podrá ser terminado por:
1. Mutuo acuerdo entre LAS PARTES, de lo cual deberá quedar constancia por escrito.
2. El cumplimento exacto de las obligaciones, el objeto y alcance.
3. Por decisión de autoridad competente.
4. La ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible el cumplimiento de las actividades objeto del contrato.
21. Terminación unilateral del contrato.
LA FUNDACIÓN se reserva la facultad de dar por terminado el contrato en forma unilateral y de inmediato, sin que EL CONTRATISTA pueda reclamar indemnización alguna en su favor y sin perjuicio de las que pueda reclamar LA FUNDACIÓN en el evento de haya lugar a ello, cuando se presente alguna de las siguientes causales:
1. El incumplimiento total, parcial, tardío o defectuoso de cualquiera de las obligaciones que contrae EL CONTRATISTA con el contrato.
2. Cuando EL CONTRATISTA se disuelva o liquide o entre a concordato de acuerdo con lo estipulado en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
3. De infringir EL CONTRATISTA el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y xx xxxxxx de activos y presentar para LA FUNDACIÓN y/o el GRUPO EPM cualquier riesgo reputacional y/o de contagio, en especial terrorismo, fraude, corrupción e inhabilidades para contratar con el estado.
4. Cuando LA FUNDACIÓN determine que existe un riesgo reputacional para ella por relacionarse con EL CONTRATISTA, principalmente por haber determinado que este ha realizado o esté siendo investigado por conducta asociadas a lavado de activos o financiación al terrorismo.
5. Xxxxxse a cumplir o dejar de cumplir las observaciones hechas por LA FUNDACIÓN sin justa causa para ello.
6. Cuando pasados tres (3) días hábiles después de la confirmación de recibo exitoso de la aceptación de oferta por parte de EL CONTRATISTA, este no haya iniciado el respectivo trámite de las pólizas frente a Póliza Matriz, solicitadas por LA FUNDACIÓN de conformidad con el numeral 18 de la presente solicitud.
Para la aplicación de esta cláusula, bastará una comunicación escrita en tal sentido, dirigida por LA FUNDACIÓN a EL CONTRATISTA.
La declaración de terminación permitirá que LA FUNDACIÓN de forma inmediata contrate con un nuevo Contratista las labores objeto de esta solicitud.
22. Suspensión Temporal del Contrato.
La ejecución del contrato se suspenderá temporalmente, en caso de que se presenten circunstancias debidamente demostradas entre LAS PARTES, que impidan su continuación. En tal evento, LAS PARTES suscribirán un acta en la cual expresen las causales de su decisión, el estado del contrato en cuanto a su desarrollo y el término de duración de la suspensión, vencido el cual, LAS PARTES suscribirán un acta de reanudación del mismo.
23. Domicilio y Solución de controversias.
Como domicilio contractual la ciudad de Medellín y en caso de que surjan controversias entre ellas, se acudirá en primera instancia al arreglo directo entre las mismas y sólo si no se encuentra solución, se llevará el asunto a cualquier Centro de Conciliación de la ciudad de Medellín.
24. Confidencialidad.
EL CONTRATISTA deberá abstenerse de utilizar, explotar, emplear, publicar, divulgar o comercializar, parcial o totalmente la información que conoce, administra, opere o la que resulte de los servicios que prestará en ejercicio de las actividades que desarrolla para LA FUNDACIÓN, a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, en cualquier medio digital o análogo.
25. Exclusión de la relación laboral o contractual.
Ni el personal de EL CONTRATISTA, ni el subcontratado, adquiere vinculación laboral, contractual, administrativa, ni de ninguna índole con LA FUNDACIÓN, por lo tanto, estará a cargo de EL CONTRATISTA el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones y prestaciones sociales a que el personal tenga derecho.
LA FUNDACIÓN, podrá exigir en cualquier momento a EL CONTRATISTA la comprobación de todas las obligaciones establecidas en esta cláusula. Si EL CONTRATISTA no cumpliere con alguna de las obligaciones
indicadas, LA FUNDACIÓN podrá unilateralmente terminar el contrato de manera inmediata y sin indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA.
26. Perfeccionamiento del contrato.
El contrato se perfecciona con la emisión de la aceptación de oferta por parte de la Fundación y con la confirmación de recibo exitoso de la misma por parte del contratista. No obstante, la ejecución solo podrá iniciar cuando se verifique a satisfacción las condiciones de legalidad que se hayan solicitado en este documento, en otros documentos que hagan parte integrante de esta relación jurídica, o de las condiciones que sean propias de la clase de relación de que se trata (aceptación de garantías, paz y salvo de seguridad social integral, entre otras).
27. Cláusula penal pecuniaria.
De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, de manera anticipada y expresa, se estipula como cláusula penal, en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones por parte del contratista, por hechos imputables a él, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, sin necesidad que se demuestre que hubo perjuicios. Si los hay y no quedan cubiertos por este valor, la Fundación EPM podrá hacerlos efectivos por separado. El valor de dichos perjuicios se hará efectivo, a elección de la Fundación EPM, deduciéndolo de las sumas que existan a favor del contratista, que estuviesen pendientes de pago o de la garantía de cumplimiento o por vía judicial.
28. Cesión y subcontratación.
El contratista deberá comprometerse a responder contractualmente por el funcionamiento adecuado del objeto del contrato. Si el proveedor del producto es un tercero, el contratista no se podrá excusar por el incumplimiento del contrato. El nivel máximo de subcontratación es uno (1), es decir, el contratista no podrá subcontratar a una empresa y ésta a su vez a otra.
El contrato no podrá cederse sin autorización expresa y escrita de la Fundación EPM, la cual en los casos en que se justifique plenamente, podrá ser concedida por el funcionario competente para aceptar la oferta o firmar el contrato, según el caso.
El contratista será, en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados, subcontratistas, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra la Fundación EPM.
No habrá relación contractual, administrativa ni de ninguna índole entre la Fundación EPM y los subcontratistas y proveedores.
29. Fuerza mayor y caso fortuito.
El contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobada, por fuera del control del contratista y que no implique falta o negligencia de éste.
Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o de caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana.
En el caso de fuerza mayor o caso fortuito que afecte el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, el contratista tendrá derecho únicamente a la ampliación del plazo contractual pero no a indemnización alguna de la Fundación EPM.
Los inconvenientes de fuerza mayor o caso fortuito deberán informarse a la Fundación EPM por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días calendario siguientes, el contratista suministrará a la Fundación EPM todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito y la documentación certificada que la Fundación EPM pueda requerir.
30. Vigencia del contrato.
La vigencia del contrato estará comprendida desde la firma del acta de inicio o documento soporte y tendrá como fecha límite el 31 de diciembre de 2019.
En el caso que durante la ejecución del contrato, se presenten incumplimientos graves y sistemáticos de las obligaciones a cargo del contratista, LA FUNDACIÓN EPM le anunciará sobre la terminación del mismo, sin perjuicio de iniciar las acciones legales y contractuales pertinentes.
31. Administrador del contrato.
LA FUNDACIÓN EPM designará una persona encargada de la administración del contrato cuya función principal es el acompañamiento, control y enlace entre el contratista y LA FUNDACIÓN EPM.
No le está permitido en su calidad de administrador modificar el valor, plazo, especificaciones técnicas y demás información contenida en el contrato y sus documentos. LA FUNDACIÓN EPM no se hará responsable del pago por cualquier concepto en las modificaciones negociadas entre el administrador y el contratista que no se hayan realizado en debida forma según el procedimiento interno de LA FUNDACIÓN EPM.
32. Lugares de ejecución.
La fundación EPM define como puntos de entrega y recepción de equipos de acuerdo a la necesidad los siguientes:
• Edificio EPM: Xxx. 00 # 00-000
• Biblioteca EPM: Xxx. 00 # 00-00
• Parque de los deseos: Xx 00 # 00-00
00. Renovación del contrato.
Se podrá renovar el contrato hasta por tres (3) años, para continuar con el suministro y/o prestación de servicios contenidos en el pacto original. La renovación no impedirá el acuerdo entre las partes para hacer ampliaciones de plazo o adiciones de valor. Está sujeta a aprobación de LA FUNDACIÓN EPM de acuerdo con sus procedimientos internos.
34. Política de no discriminación
LA FUNDACIÓN EPM, impulsa el valor de la diversidad y se compromete a respetar las diferencias de personas con discapacidad física, inmigrantes, adultos mayores, diversidad sexual e identidad de género, apariencia física, cultura, idioma, condición social y económica, mujeres gestantes, estado civil, religión y origen étnico, con la finalidad de garantizar la igualdad en la comunidad.
El contratista seleccionado en el proceso de contratación, se comprometerá a seguir con la política establecida por LA FUNDACIÓN EPM, durante la ejecución de sus servicios, por lo tanto, queda prohibido el hostigamiento, acoso de cualquier tipo y presión tanto en las relaciones jerárquicas, compañeros de trabajo, clientes, proveedores y público en general.
35. Forma de pago.
LA FUNDACIÓN EPM específica que para el presente proceso de contratación, realizará el pago mensual proporcional a los mantenimientos y suministros entregados, en consideración a los precios unitarios de la propuesta económica, que hayan sido recibidas a satisfacción por el administrador del contrato.
LA FUNDACIÓN EPM hará los pagos al CONTRATISTA mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario del documento de cobro previa aprobación de los documentos requeridos.
Una vez se notifique al proponente su selección, el oferente tendrá tres (3) días hábiles para enviar al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx el certificado de la cuenta bancaria donde LA FUNDACIÓN EPM deberá consignar el pago de los bienes o servicios suministrados.
Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación y radicación en las instalaciones de LA FUNDACIÓN EPM del documento de cobro y solo se efectuarán cuando se dé visto bueno por parte del gestor del contrato, y EL CONTRATISTA haya presentado oportunamente el paz y salvo de aportes parafiscales, seguridad social y salarios.
Es requisito indispensable para efectuar los pagos, que EL CONTRATISTA acompañe al documento de cobro el certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social integral, acorde con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, y las demás normas pertinentes, expedido por el representante legal o el revisor fiscal si le aplica.
Es entendido que el oferente favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad de CONTRATISTA faculta expresamente a EL CONTRATANTE, para:
a) Revisar y verificar los pagos por los anteriores conceptos en las entidades correspondientes, durante la vigencia del contrato, según lo definido en el Art. 50 de la ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003.
b) Retener los pagos que EL CONTRATISTA tenga a su favor, en caso de presentar xxxx en los aportes a la seguridad social y parafiscales y/o en el pago a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo o a cualquiera de los ex trabajadores del mismo, por concepto de salarios, prestaciones sociales o cualquiera otra obligación de carácter laboral pendiente.
c) Pagar todos los conceptos laborales contemplados en el literal B de este numeral, como consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda con cargo a las sumas adeudadas a EL CONTRATISTA, sin que ello implique que EL CONTRATANTE se convierta en empleador y mucho menos que sustituya las obligaciones laborales a cargo del CONTRATISTA.
d) Exigir, a través de la interventora, las constancias de pago correspondientes a salarios, prestaciones sociales, seguridad social, parafiscales y cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a cargo del CONTRATISTA empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo contractual.
e) Retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de pérdidas debidas a suministros defectuosos no corregidos, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos. Cuando EL CONTRATANTE realice una retención, sin que medie justa causa, efectuará los pagos de los valores retenidos, actualizados con base en el IPC.