ANEXO 2
ANEXO 2
ESTUDIO PREVIO Y DE NECESIDAD PARA DETERMINAR LA CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA CONTRATACIÓN
“SOPORTE, MANTENIMIENTO, CAPACITACIÓN Y DERECHO DE ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN KACTUS-HR”
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER
La Oficina de Sistemas de la Dirección General xxx XXXX, es la dependencia encargada de garantizar la disponibilidad de información consistente, actualizada y confiable, necesaria para el cumplimiento de la misión institucional y la actualización de las plataformas y los bienes informáticos en la entidad.
El SENA mediante Contrato No. 00093 del 13 de octubre de 1999 suscrito con la firma Digital Ware S.A, quien tiene la exclusividad del sistema, adquirió el software de Recursos Humanos Kactus-HR, de cobertura nacional, para los módulos: Análisis de Cargos (AC), Nómina y Administración de Salarios (NM), Biodata (BI-manejo de hojas de vida), Gestión General (GN- Administración y Seguridad del sistema), Generación de Reportes, Cajero, Reclutamiento (RL), Selección (SL), Bienestar de Personal (BP), Capacitación, Evaluación del Desempeño (ED) y Educación.
Dado que el SENA no cuenta con los programas fuentes que le permitan realizar las adecuaciones necesarias para el normal funcionamiento del software en mención, se considera necesario y pertinente disponer de un contrato con Digital Ware S.A para el soporte, mantenimiento, capacitación y derecho de actualización sobre el sistema de Recursos Humanos Kactus-HR de cobertura nacional. Así mismo, se busca contar con personal experto de la mencionada firma para la elaboración de ajustes a los módulos en funcionamiento de tal forma que sean a la medida de la entidad y con más funcionarios capacitados en el manejo de este sistema o ampliar el conocimiento que ya se tiene del mismo.
Vale mencionar que un colapso del sistema, pondría en un riesgo alto e inminente la integración y coordinación de todos los recursos organizacionales y humanos propios xxx XXXX, al igual que los procesos estructurales y transversales que determinan un adecuado clima laboral, de productividad y de bienestar para todos los funcionarios adscritos a la entidad, tales como el reclutamiento y selección de personas, análisis y determinación de cargos, manejo de las hojas de vida, seguridad y capacitación, entre otros. Igualmente, el no funcionamiento del sistema afectaría de forma directa el pago de la nómina nacional, de los funcionarios y pensionados xxx XXXX, incluyendo los pagos de cesantías, aportes a la seguridad social y al Fondo Nacional del Ahorro, entre otros; y todos los demás
requerimientos propios y específicos establecidos por la Coordinación de Relaciones Laborales xxx XXXX, la cual vería impactada en su gestión estratégica y misional al interior de la institución, por una falla general del Sistema de Recursos Humanos Kactus-HR.
Teniendo en cuenta que el servicio de soporte, mantenimiento y actualización de Kactus-HR debe renovarse anualmente, el SENA requiere contar con este servicio que presta Digital Ware S.A, quien acredita su condición de propietaria del software y única empresa con el conocimiento y autorización para comercializar, licenciar y brindar servicios de consultoría, mantenimiento, soporte, actualización y capacitación del sistema de información.
Por lo anterior, el SENA ha contemplado la opción de tramitar vigencias futuras para garantizar el servicio permanentemente, en pro de obtener el ahorro en costos para la Entidad y disminución de trámites administrativos.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
Prestar el servicio profesional de soporte, mantenimiento, capacitación y otorgar el derecho de actualización del sistema de información de recursos humanos KACTUS-HR, al SENA.
2.1. Plazo
El plazo para la ejecución del contrato será de tres (3) meses quince (15) días contados a partir de la firma del Acta de Inicio suscrita por las partes, sin exceder el 30 de Noviembre de 2012.
2.2. Valor y Forma de Pago
El valor del contrato será de CIENTO DOS MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS ($102.350.699,oo) M/Cte incluido el IVA. Este valor genera un 4*1000 de Cuatrocientos nueve mil cuatrocientos tres pesos ($409.403,oo) M/Cte.
El anterior valor, se cancelará de la siguiente manera:
Un primer pago del cincuenta por ciento (50%) incluido el IVA, a la certificación de disponibilidad de los services pack para actualizar en el sistema las últimas versiones de los módulos que el SENA tiene licenciados actualmente, entrega de cronograma de actividades concertado con el supervisor y certificación de cumplimiento expedida por el Supervisor del contrato.
Un segundo pago del cincuenta por ciento (50%) incluido el IVA a la finalización del contrato, previa certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato sobre el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
2.3. Supervisión del Contrato
La supervisión del contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina de Sistemas ó por quien este delegue por escrito, quien actuará de conformidad con el artículo 4 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y lo previsto en la Resolución No. 965 del 17 xx xxxx de 2012, expedida por el Director General xxx XXXX.
2.4. Lugar de Ejecución
La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones del SENA Dirección Xxxxxxx (Xxxxx 00 Xx. 0 – 00), Xxxxxx, X.X – Xxxxxxxx.
3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
En virtud del contrato, DIGITALWARE S.A, se compromete para con SENA a:
1. Publicar los services pack disponibles en el mercado, para actualizar en el sistema las últimas versiones de los módulos que el SENA tiene licenciados actualmente, para que el SENA proceda a su instalación.
2. Xxxxxxx soporte sobre las pruebas que realice el SENA de los services pack nuevos a fin de no causar traumatismos e impactos en su implantación en el SENA.
3. Realizar los cambios al software aplicativo para que cumpla con las nuevas Leyes y sus Decretos Reglamentarios, formalmente emitidos. No se realizarán cambios a la aplicación por reglamentación específica contenida en Resoluciones, Circulares, anexos, y/o solicitud de informes emitidos por entidades de control, ni financieras, EPS, AFP, ARP, Cajas de Compensación, Superintendencias, Contraloría, Ministerio de Hacienda, etc.
4. Comunicar al SENA la actualización por nuevas versiones generadas por la evolución tecnológica y/o condiciones generales de las entidades de control que realice DIGITAL WARE S.A, bajo su propio criterio, para que el SENA proceda a autorizar su implantación, a través de la página web de Digital Ware S.A: xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
5. Entregar la documentación necesaria sobre las nuevas versiones y/o sobre las modificaciones realizadas al Sistema de Recursos Humanos Kactus-HR.
6. Guardar reserva total sobre la información interna xxx XXXX obtenida durante el desarrollo del contrato.
7. Atender requerimientos particulares xxx XXXX para satisfacer necesidades en el sistema, siempre que no signifiquen la transformación estructural de la aplicación.
8. Ejecutar xxxxxxxxx y eficazmente las trescientas (300) horas adicionales, previo acuerdo entre las partes.
9. Ejecutar el contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y en la propuesta.
10. Proveer los servicios de soporte técnico ofrecidos en la propuesta de acuerdo a la Guía de Solicitud de Xxxxxxx y Niveles de Escalamiento presentada por Digital Ware
S.A para tal fin.
11. Atender los requerimientos de los usuarios, de acuerdo a la complejidad de los mismos y a los niveles de escalamiento establecidos en la propuesta.
12. Dar respuesta telefónicamente o vía E-mail a las inquietudes que se le hayan presentado al usuario del sistema en un horario de 7:30 am a 5:30 pm de Lunes a Viernes. En el caso que se hayan agotado los dos (2) medios anteriormente mencionados, se brindará soporte presencial en las dependencias xxx XXXX y/o en las oficinas de DIGITAL WARE S.A. Los gastos en que se incurra para llevar a cabo el objeto del presente contrato fuera de Bogotá, serán asumidos por el contratante.
13. Reportar por escrito al SENA, cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados en el área de acción del sistema de recursos humanos Kactus- HR.
4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
El objeto que se requiere contratar corresponde a la prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el inciso 2º del artículo 1º del Decreto 2209 de 1998, el literal g) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, el articulo 3.4.1.1. de la Sección I del Capitulo IV y el numeral 2 del artículo 3.4.2.4.1 de la Subsección IV de la Sección II del Decreto 734 de 2012 se celebrara según la modalidad de CONTRATACIÓN DIRECTA.
4.1 Justificación del factor de selección
Por tratarse de una persona jurídica que provee el servicio y, por ser de acuerdo con la ley, nuestro proveedor exclusivo, se atenderá la modalidad de contratación directa. Por tanto no hay factores de selección a aplicar.
5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para establecer el valor del contrato a celebrar, la Oficina de Sistemas procedió a solicitar a Digital Ware S.A la cotización para la renovación del servicio soporte, mantenimiento, capacitación y derecho de actualización del Sistema de Información KACTUS-HR.
Lo anterior, teniendo en cuenta que mediante Contrato No. 0093 de 1999, el SENA adquirió a Digital Ware S.A el sistema de recursos humanos Kactus-HR y a partir de este se han venido suscribiendo contratos de mantenimiento y actualización cuyo valor se ha ajustado anualmente al IPC respectivo.
Digital Ware S.A, presentó propuesta económica con el siguiente detalle:
ÍTEM | VALOR |
Mantenimiento, disponibilidad de soporte y derecho de actualización del sistema de información KACTUS-HR | $43.233.361,oo |
300 horas a utilizar según necesidades xxx XXXX para desarrollos, capacitaciones y demás requerimientos que no se encuentren cubiertos dentro del mantenimiento. | $45.000.000,oo |
SUBTOTAL | $88.233.361,oo |
IVA | $14.117.338,oo |
TOTAL | $102.350.699,oo |
5.1 Presupuesto Oficial
Con fundamento en lo anterior, el presupuesto oficial de la presente contratación es de
CIENTO DOS MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y NUEVE
PESOS ($102.350.699,00) M/Cte incluido IVA, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 56112 del 25 de Julio de 2012, expedido por el Grupo de Presupuesto xxx XXXX.
6. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS
TIPIFICACION | ESTIMACION Alto/Medio/Bajo | Asignación Entidad/Contratista | |
1 | Eventos producto de cambios en la normatividad por parte del Gobierno Nacional y que representen impacto negativo para el contratista | Bajo | Entidad |
2 | Retraso en los pagos por parte de la entidad | Bajo | Entidad |
3 | Incumplimiento en el pago de salarios, prestaciones sociales o indemnizaciones laborales al personal que prestará los servicios durante la ejecución del contrato | Alto | Contratista |
4 | Reemplazo de personal que no acredite los requisitos mínimos durante la ejecución del contrato | Alto | Contratista |
5 | Accidentes por la prestación del servicio que afecten únicamente al personal del contratista | Bajo | Contratista |
6 | Daños materiales de bienes a terceros, con ocasión de la prestación del servicio | Medio | Contratista |
7. ANÁLISIS DEL RIESGO DE LA CONTRATACIÓN Y EN CONSECUENCIA EL NIVEL Y EXTENSIÓN DE LOS RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS POR EL CONTRATISTA
Pese a lo establecido en el Parágrafo 3 del Artículo 3.4.1.1. Sección I Capítulo IV del decreto 734 de 2012, en previsión del riesgo que puede generar este servicio para la Entidad, tal como un incumplimiento de las obligaciones adquiridas por el proveedor frente al SENA, o una eventual liquidación, el contratista se compromete a constituir a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato; ésta debe ser expedida por una compañía de seguros establecida legalmente en Colombia. Por tanto los amparos a incluir son:
a) De Cumplimiento: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más.
b) De Calidad del Servicio: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más.
Dado en Bogotá D. C., a los,
(ORIGINAL FIRMADO)
XXXXX X. XXXXXXXXX XXXXX
Jefe Oficina de Sistemas
Elaboró: Xxxxx Xxxxxxx X.
Oficina de Sistemas