DOCUMENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARTICULARES SUMINISTROS

DOCUMENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARTICULARES SUMINISTROS

Esta licitación estará sujeta a las CONDICIONES GENERALES DE SUMINISTROS publicadas en el PORTAL DE COMPRAS DEL RGCC junto con las CONDICIONES PARTICULARES expuestas en este documento.

1. Objeto del contrato

Alquiler y mantenimiento sin opción de compra de dos impresoras/copiadoras/escáner (Tipo 1) y de 6 impresoras/copiadoras/escáner (Tipo 2) para las oficinas centrales y la oficina deportiva del RGCC, durante un periodo mínimo de 48 meses.

El objeto del contrato incluye, asimismo, lo indicado a continuación:

 Puesta a disposición, montaje e instalación de los equipos multifunción que se recogen en el presente Pliego.

 Mantenimiento integral y a todo riesgo de los equipos anteriormente citados, así como el servicio de asistencia técnica para los mismos.

 Control de la calidad del Servicio y control del número de copias que se realizan.

 Software de gestión de la impresión y monitorización.

Total de unidades a contratar:

IDENTIFICACIÓN	COLOR	TAMAÑO MAXIMO PAPEL	UNIDADES A CONTRATAR
Tipo 1 (alto rendimiento)	SI	A3	2
Tipo 2 (rendimiento medio)	SI	A4	6

Nº de equipos y ubicación:

	Ubicación	Número
Tipo 1	Administración (General y Deportiva)	2
Tipo 2	Dirección, Administración, Mantenimiento, Secciones (2) y Clínica	6

2. Consumo estimado anual:

	Tipo 1		Tipo 2
B/N	190.000		120.000
Color	8.000		40.000

La duración del contrato se establece por un periodo mínimo de 4 años.

3. Solvencia:

a. Económica y financiera: volumen anual de negocios en el ámbito de las actividades correspondientes al objeto del contrato superior a 100.000 €, referido como máximo a los tres últimos ejercicios.

b. Técnica: Relación de al menos 5 contratos realizados por la empresa, de la misma o similar tipología, durante los últimos 3 años que incluya importe, fechas y destinatario de los mismos.

4. Prescripciones técnicas mínimas:

Se establecen los siguientes requisitos mínimos que todas las máquinas impresoras deben de cumplir:

	Tipo 1	Tipo 2
Tecnología de impresión	Láser / Tinta sólida	Láser / Tinta sólida
Resolución de impresión mínima	1200 x 1200 dpi	1200 x 1200 dpi
Memoria RAM	2 Gb	2Gb
Disco duro	150 Gb	150 Gb
Software OCR (reconocimiento óptico de caracteres)	Si	Si
Ampliación /reducción	Si	Si
Eliminación de páginas en blanco	Si	Si
Conectables a la red local del RGCC, para acceso e impresión remota	Si	Si
Solución de atascos a nivel de página	Si	Si

Volumen mensual mínimo de copias soportado	15.000	7.000
Drivers	Windows 7 o superior / Mac
Rendimiento	Velocidad de impresión:  45 ppm (A4)  30 ppm (A3)  40 ppm (A4R)  30 ppm (A5R) Resolución de impresión:  1.200 ppp x 1.200 ppp  600 ppp x 600 ppp Resolución de copia:  1.200 ppp x 1.200 ppp  600 ppp x 600 ppp	Velocidad de impresión:  30 ppm (A4)  20 ppm (A4R)  20 ppm (A5R) Resolución de impresión:  1.200 ppp x 1.200 ppp  600 ppp x 600 ppp Resolución de copia:  1.200 ppp x 1.200 ppp  600 ppp x 600 ppp
Escáner	Velocidad de escaneo: 70 ipm Escáner doble cara Dual Scan (lectura de las dos caras de una pasada) B/N y Color, con destino a correo electrónico, carpeta, SMB, FTP y USB Formatos de escáner: JPEG, TIFF, PDF, PDF Compacto	Velocidad de escaneo: 50 ipm Escáner doble cara Dual Scan (lectura de las dos caras de una pasada) B/N y Color, con destino a correo electrónico, carpeta, SMB, FTP y USB Formatos de escáner: JPEG, TIFF, PDF, PDF Compacto

Manejo de papel Formatos: X0, X0, X0, X0, y Sobres
Bandejas: 2 de A3 y 2 de A4
Capacidad: 2.000 hojas (A4) Capacidad: 250 hojas (A3)
Gramaje de papel: de 52 a 220 gr/m2 Formatos: X0, X0, X0, Sobres
Bandejas: 1 de A4
Capacidad: 500 hojas
Gramaje de papel: de 52 a 220 gr/m2

5. Gestión de usuarios.

Las máquinas deberán ser capaces de reconocer a los usuarios mediante usuario y contraseña, a través de su introducción en el teclado virtual en la propia máquina

6. Automatización de contadores y alertas.

Los licitadores deben incluir en su oferta un sistema automático de lectura de contadores de hojas impresas y de situación del nivel de consumibles de las máquinas.

El fabricante deberá garantizar que, en el caso de impresión a doble cara, sólo se contabilizarán en los contadores las caras realmente impresas, y que, aunque en el driver se haya seleccionado color, si la página sólo contiene negro, se contabilizará como B/N.

7. Requerimientos del software de gestión de la impresión

El software de gestión de la impresión será único y controlará todas las máquinas incluidas en el vigente contrato. Contará con:

 Monitorización de los equipos multifunción e impresión: se conocerá el estado de los equipos en tiempo real que además permitirá conocer de antemano las necesidades en cuanto a fungibles y componentes de las impresoras. El adjudicatario deberá suministrar las licencias necesarias para dicha función. Se deberá proveer de una herramienta que permita el seguimiento del control del consumo y de la facturación. Generará informes de seguimiento.

 Sistema de control que posibilite:

o Configuración por grupos y/o usuarios de permisos sobre las diferentes funcionalidades de los equipos: copiado, escaneado e impresión. En el caso

de los equipos tipo 1, se podrá también configurar la utilización del color para las funciones de copiado e impresión.

o Realizar informes de actividad con posibilidad de exportación a diferentes formatos como PDF o XLS.

o Definición de informes personalizados por usuario/Servicio/Dirección.

 Posibilidad de lanzar un documento para su impresión y disponer de la capacidad para recoger el trabajo en cualquiera de las máquinas incluidas en el ámbito del software de gestión de la impresión, previa validación del usuario con su tarjeta o mediante credenciales de usuario/contraseña.

8. Condición de nuevas de las máquinas ofertadas

Es requisito imprescindible que las ofertas presentadas se basen única y exclusivamente en equipos nuevos, no pudiendo presentarse ofertas con máquinas reutilizadas o descatalogadas. Los modelos presentados estarán vigentes, como mínimo, en el catálogo de productos para el año 2018.

9. Marca y modelo únicos

Todas las máquinas de un mismo tipo tendrán que ser, por motivos de polivalencia y simplificación de la gestión, de la misma marca y modelo.

10. Mantenimiento de los equipos

El adjudicatario se hará cargo del mantenimiento de los equipos instalados, en sus diversas modalidades, preventivo y correctivo.

11. Fases del proyecto

a) Identificación de responsables

Se nombrarán responsables del contrato por parte del RGCC y por parte de la empresa adjudicataria. Ambos responsables coordinarán las diferentes fases de la ejecución del proyecto y se transmitirán, durante la vigencia del contrato, cualquier duda, observación o iniciativa que surja.

b) Ejecución de prueba piloto

Una vez firmado el contrato, la empresa adjudicataria, en presencia de personal técnicamente cualificado del RGCC, hará las pruebas necesarias que acrediten el funcionamiento esperado de los equipos contratados.

Estas pruebas se realizarán con una unidad de cada uno de los tipos (1 y 2) en alguna de las dependencias del RGCC a las que van destinados los equipos.

En concreto, se comprobará el cumplimiento de las características técnicas de los equipos, conforme a la oferta presentada por el adjudicatario (cumplimiento de

características mínimas y cumplimiento de mejoras en las características realizadas en la oferta). Asimismo, se comprobará la correcta integración de los equipos con los sistemas informáticos del RGCC (gestión de usuarios a través del directorio de usuarios del RGCC y otras configuraciones solicitadas).

Se realizarán también pruebas de integración con las herramientas de monitorización y contabilización de copias.

Al finalizar la prueba piloto, y tras verificar el personal del RGCC que dicha prueba tiene resultados satisfactorios, se procederá a la firma de un acta de aceptación de la prueba.

En caso de que los resultados no fueran satisfactorios, se levantará también acta en la que se indicarán claramente los motivos por los que la prueba no resulta satisfactoria.

El adjudicatario entregará el plan de mantenimiento preventivo de equipos, y deberá acreditar que este es conforme con las especificaciones dadas por el fabricante. El plan de mantenimiento preventivo se entregará antes de finalizar la prueba piloto y será requisito indispensable para la firma del acta de aceptación de la prueba.

Esta prueba piloto deberá ejecutarse dentro de los 15 días naturales siguientes a la firma del contrato.

La planificación y puesta en marcha de la totalidad de equipos se hará tras la firma del acta de aceptación de la prueba.

c) Instalación de dispositivos y formación

Se incluye el servicio de Instalación de los nuevos dispositivos, configuración de acceso a lista de usuarios del RGCC e instalación de drivers en los ordenadores, según las indicaciones del personal técnico del RGCC.

Por cada equipo instalado, el adjudicatario deberá proporcionar formación a usuarios finales de las funcionalidades de la impresora, fotocopiadora y escáner, así como solución de pequeños atascos, carga y sustitución de consumibles, tanto físicamente en la multifunción como en software asociado en el PC.

Para el personal técnico existirá formación específica, profundizando en aspectos técnicos, de monitorización, gestión de usuarios e informes, parametrización y personalización en la implantación (estándares de impresión para cada departamento ej. Blanco y negro, doble cara, destino de los escaneados, etc.).

La formación a usuarios finales se hará en el momento de la instalación de cada equipo. La formación al personal técnico se hará durante la fase de instalación y como máximo el mismo día en que se finalice la instalación de todos los equipos.

Será responsabilidad del adjudicatario la retirada de cualquier material de embalaje que acompañe al equipo.

Asimismo, cuando el equipo a instalar sustituya a otro equipo, el responsable del proyecto por parte del RGCC podrá solicitar al adjudicatario la retirada del equipo anterior y su traslado a otras dependencias del RGCC.

d) Mantenimiento y asistencia técnica in-situ

El adjudicatario estará obligado a realizar sobre los equipos objeto del contrato:

 Suministro y gestión de consumibles de forma proactiva. Se determinará previamente la necesidad del suministro de nuevos consumibles y/o componentes de los equipos a través del servicio de monitorización, garantizando en todo momento que una máquina no quede parada como consecuencia de la falta de un consumible (se incluyen tóner, aceite, tambor, revelador, fusor y cualquier otro consumible necesario para el funcionamiento)

 Mantenimiento preventivo. El mantenimiento de los equipos multifunción de forma continua durante todo el periodo de vigencia del contrato, de manera que se encuentren en perfecto estado de funcionamiento y de limpieza, corriendo por cuenta del adjudicatario la reposición de cuantos elementos o piezas sean necesarias para el correcto funcionamiento de las mismas, bien sea como consecuencia del desgaste de sus elementos o de su rotura. El mantenimiento de los equipos multifunción se realizará in-situ en el lugar de instalación de la unidad y se realizará dentro de los plazos temporales máximos a que el adjudicatario se comprometa en su propuesta.

e) Cambios de ubicación.

Si durante la vigencia del contrato se precisara el cambio de ubicación de alguno de los equipos contratados, este cambio será solicitado y registrado a través de RGCC y realizado por parte del contratista sin cargo económico adicional. En este caso, el contratista modificará el documento de instalación y entregará una nueva versión del mismo, reflejando los cambios de ubicación realizados.

Los cambios de ubicación se realizarán en un plazo máximo de 8 días naturales.

f) Suministro de consumibles

Los suministros de todos los consumibles serán a cargo del adjudicatario. Esto incluye cartuchos de tóner/tinta, fusores y otros recambios fungibles durante la utilización de los equipos (papel excluido).

El dispositivo enviará automáticamente la solicitud de consumible al detectar el nivel bajo del mismo (servicio de monitorización)

Sin perjuicio de lo anterior, el adjudicatario proporcionará a los centros donde se instalen los equipos multifunción, un stock suficiente que garantice la disponibilidad de los equipos. Las unidades no consumidas serán devueltas al adjudicatario a la finalización del contrato.

g) Resolución de averías

Durante el periodo de duración del contrato, las averías serán resueltas por parte del contratista en el plazo máximo de 24 horas, de lunes a viernes, pudiendo llegar

a las 48 horas cuando se justifique como consecuencia de la necesidad de piezas de repuesto no disponibles.

En cualquier caso, no se podrán superar las 48 horas sin servicio de un equipo, por lo que en caso de alcanzar ese tiempo sin haber sido solucionada la avería, el adjudicatario sustituirá temporalmente el equipo averiado, hasta la reparación del mismo, y en su lugar instalará un equipo de características no inferiores al sustituido.

Los trabajos de mantenimiento y reparación de los equipos serán realizados a través del servicio técnico oficial del fabricante o servicio técnico certificado por el fabricante de los equipos instalados.

12. Confidencialidad y tratamiento de datos personales

Los licitadores se obligan a guardar absoluta confidencialidad sobre la información y documentación que el RGCC les facilite o a las que tengan acceso durante el procedimiento de licitación. En este sentido, se obligan a no revelar ni utilizar directa o indirectamente la información y conocimientos adquiridos, derivados de la presente licitación en otros servicios que no sean el objeto de la misma. Igualmente se comprometen a tomar las medidas necesarias, tanto respecto a sus empleados como a terceros que pudieran tener alguna relación con la presente licitación, para asegurar el cumplimiento de lo acordado en esta cláusula. Una vez finalizado el procedimiento de licitación destruirá toda información que sobre el mismo haya almacenado en cualquier soporte o haya reproducido por cualquier procedimiento

Los licitadores se comprometen a guardar el más absoluto secreto respecto de los datos de carácter personal a que tengan acceso durante el procedimiento de licitación y a observar todas las previsiones legales que se contienen en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de los Datos de Carácter Personal y Garantías de Derecho Digital [LOPD-GDD]. En particular, se comprometen a no aplicar o utilizar los datos de carácter personal tratados o aquellos a los que haya tenido acceso durante la licitación, con fin distinto al que figura en el presente, ni a comunicarlos o cederlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas. Una vez finalizada la licitación deberán devolver los datos al RGCC en el mismo soporte que se los remitió y no guardarán ninguna copia de los mismos.

13. PLAZO Y LUGAR DE ENTREGA.

Tras la adjudicación del contrato los equipos contratados deberán estar en funcionamiento en las siguientes fechas:

 Equipos Tipo 1: 00 xx xxxxxxx xx 0000

x Equipos Tipo 2: 1 de noviembre de 2019

El RGCC indicará al adjudicatario la ubicación exacta de cada equipo el mismo día de la instalación.

Lugar de entrega: en las instalaciones del Real Grupo de Cultura Covadonga. Avenida Xxxxx Xxxxxxxx nº 2. Gijón.

Horario de entrega e instalación: de 10:00 a 14:00 horas.

14. FORMA DE PAGO

 Existirá una cuota de amortización de cada máquina, que será la misma durante toda la duración del contrato.

 Se indicará un precio por copia en color y en B/N

 La facturación se realizará mensualmente en una única factura, en ella se especificará el coste de cada máquina.

15. DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA CONSULTAS:

Administración

16. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN SUJETOS A VALORACIÓN

a. Precio: 25 puntos a la mejor oferta. El resto de ofertas se valorarán mediante regla de tres simple.

b. Mejora de las características de las máquinas por encima de los mínimos requeridos y servicio: hasta 25 puntos (según criterio de la Mesa de Valoración del RGCC).

c. Otras mejoras y aportaciones tecnológicas que presente el licitador: 25 puntos (según criterio de la Mesa de Valoración del RGCC).

d. Patrocinio: 25 puntos. (5 puntos por cada 1.000 €/anuales de patrocinio durante la vigencia del contrato)

17. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS:

Hasta el día: 4 de febrero de 2019

A las 12 horas.

Las ofertas se presentarán a través de la plataforma de compras utilizada por el RGCC:www.rgcc/xxxxxxxxxxx.xxx

PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

La presentación de la oferta supone la aceptación de todas las condiciones recogidas en los pliegos: tanto las condiciones generales de suministros como las particulares de cada licitación (PCP).

DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA VALORACIÓN

 Modelo de proposición de precio

PRODUCTO	Unidades	Precio unitario	Total
Cuota de arrendamiento mensual TIPO 1	48		0
Cuota de arrendamiento mensual TIPO 2	40		0
Precio de copia en B/N	310.000		0
Precio de copia en Color	48.000		0

 Catálogo y/o Fichas Técnicas con las características de los equipos.

 Documentación sobre ahorro energético.

 Mejora de las características de las máquinas por encima de los mínimos requeridos y servicio

 Otras mejoras y aportaciones tecnológicas

 Propuesta de patrocinio