Contract
1. Objetivo
Brindar herramientas para el ejercicio de la función de interventoría o supervisión, en los aspectos técnicos, económicos, administrativos y jurídicos, que deben tenerse en cuenta en el marco de la ejecución de un contrato u orden contractual, correspondiente a los procedimientos:
PDE.VA-09 “Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios”
PDE.DA-07 “Contratación de Orden de Prestación Servicios”
La presente guía inicia con la recepción de la comunicación de legalización de orden contractual o contrato, y finaliza con el archivo del acta de liquidación (en los casos en que se requiera). Aplica para los interventores y supervisores de órdenes contractuales o contratos celebrados por la Universidad.
2. Responsable
Podrá ejercer la actividad de interventor o supervisor:
a) Un servidor público de la Universidad xx Xxxxxxxx. La función de supervisión e interventoría debe ser desempeñada por personal idóneo y con conocimiento en el área objeto del contrato u orden contractual.
b) Un tercero, que podrá ser persona natural o jurídica, para lo cual la Universidad xx Xxxxxxxx podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
3. Definiciones
3. 1. Acta de Liquidación: Documento en el cual se deja constancia de la forma en que se ejecutó un acuerdo de voluntades, así como de los ajustes y reconocimientos pendientes entre las partes a la fecha de expiración del plazo pactado, si a ello hubiere lugar.
3. 2. Medio escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras formas, que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario.
3.3. Supervisión: La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la Universidad cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Universidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
Elaboró | Aprobó | Validó | |||
Firma Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx | Firma Xxxxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxx | Firma Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | |||
Fecha | 12 de Noviembre de 2014 | Fecha | 12 de Noviembre de 2014 | Fecha | 25 de noviembre de 2014 |
3.4. Interventoría: La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la Universidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Universidad a través del supervisor.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Universidad.
4. Contenido
4.1 Aspectos Generales
La función de supervisión estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se ejercerá con plena autonomía en total coordinación con el Ordenador del Gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso contractual, en particular, la Dependencia de Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
4.2 Designación del supervisor, inicio y duración de la función de supervisión
La designación del supervisor se realizará mediante memorando del Vicerrector Administrativo y Financiero, en los términos solicitados por la respectiva dependencia desde el requerimiento de los bienes y/o servicios o ejecución de obra (Formatos FDE.VA-15. - FDE.VA-16 - FDE.VA-17 - FDE.VA-27.)
Para las ordenes de prestación de servicios profesionales o personales, el supervisor es designado de acuerdo a lo establecido en el FDE.VA-10 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad de Contratación Directa”.
El supervisor iniciará su actividad una vez se encuentre perfeccionado el contrato, esto es, suscrito, registrado y con aprobación de la póliza respectiva, si a ello hubiere lugar. No obstante, quien haya sido designado supervisor de un contrato por parte de la dependencia respectiva, deberá estar atento y realizar el seguimiento correspondiente para que el contrato se encuentre debidamente registrado y que el contratista xxxxxxx, dentro del término señalado en el contrato, los mecanismos de cobertura solicitados.
El Líder del Grupo de Contratación, remitirá al supervisor un memorando o correo electrónico en el cual informará su designación, el contrato u orden y las obligaciones a su cargo, las cuales debe ejercer a partir de la fecha de dicha aprobación o registro.
En todos los casos, el supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo de su vigencia. Esta función sólo cesará una vez expire el plazo, de ejecución previsto en el contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato - en los casos en que está se requiera.
En caso de que la supervisión y/o interventoría se a contratada, la actividad se iniciará con la firma del acta de inicio del respectivo contrato/orden.
4.3 Actividades de supervisión
4.3.1 En la etapa contractual
Al supervisor le corresponde la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan. Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes del contrato a suscribir, los derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.
Así mismo, le corresponde al supervisor desarrollar las actividades necesarias para evitar la ocurrencia de riesgos que puedan comprometer a la Universidad frente al contratista.
4.3.1.1 Funciones relacionadas con la ejecución del objeto contractual:
El supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista, cuando así se pacte en el contrato y dentro del término establecido en el mismo, las actas de inicio (FDE.VA-25), de recibo de bienes o prestación de servicios (FAD.11) y el Informe de Actividades / Constancia de Cumplimiento Orden de Prestación de Servicio (FDE.VA-13), según el caso.
Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que afecten alguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, el supervisor deberá solicitar oportunamente la adición, prórroga, modificación o cesión, con un término mínimo de cinco (5) días hábiles a la fecha en que se pretende que se realice la modificación del contrato según el caso.
Antes de hacer la solicitud, el supervisor debe tener en cuenta que la adición o modificación no puede cambiar sustancialmente el objeto inicial del contrato de forma tal que se termine convirtiendo en un nuevo contrato. Para efectos de solicitar una cesión de contrato, el supervisor deberá enviar junto con el memorando de solicitud de cesión, la carta presentada por el contratista, en la cual manifiesta su imposibilidad de seguir
ejecutando el contrato, toda la documentación del cesionario, y deberá evidenciar que el mismo cumple con igual o superior perfil al solicitado en el requerimiento.
El supervisor, cuando tenga dudas sobre los términos de ejecución del contrato o lo considere necesario para garantizar su normal ejecución, deberá citar a reuniones al contratista, al líder del grupo de Contratación y a los funcionarios o interventores que tengan interés directo en la ejecución del contrato, o hayan participado en la elaboración xxx xxxxxx de condiciones y/o en la de la minuta del contrato. Así mismo, el supervisor deberá resolver todas las consultas que realice el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes.
Para el caso de contratos u órdenes de prestación de servicios y/o ejecución de obra, el supervisor deberá revisar que los informes de los contratistas contengan como mínimo lo siguiente:
Nombre completo del contratista.
Número del contrato.
Fecha de inicio del contrato: Fecha de expedición del registro presupuestal y/o fecha de aprobación de la póliza y/o acta de inicio, si hay lugar a ella.
Fecha de terminación del contrato: De acuerdo con la cláusula de plazo del contrato
Periodo del informe: día, mes y año de inicio y de terminación del periodo.
Objeto del contrato: Copiar textualmente la cláusula del contrato.
Actividades contractuales: Copia textual de las actividades del contrato.
Actividades desarrolladas en el periodo del informe: Referirse una a una a las actividades realizadas durante el periodo del informe resumiendo para cada una, la gestión realizada, soportándola cuando a ello hubiere lugar.
Con el fin de determinar con precisión el cumplimiento y calidad del objeto contractual, el supervisor podrá solicitar a la dependencia o dependencias técnicas de la Universidad xx xxxxxxxx que considere competentes, la emisión de conceptos técnicos en tal sentido, siempre y cuando dichos conceptos hayan quedado señalados previamente en el contrato respectivo.
Cuando se aprecien graves irregularidades e incumplimientos en la ejecución de un contrato que amenacen su paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos, al Grupo de Contratación con el fin de iniciar las acciones correspondientes.
Igualmente, el supervisor deberá constatar, a la fecha de vencimiento del contrato, que éste se cumplió en su totalidad. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final, hasta tanto tenga certeza de su cumplimiento.
4.3.1.2 Funciones de supervisión relacionadas con aspectos económicos del contrato:
Antes de iniciar la ejecución de cualquier contrato, adicionar o modificarlo, el supervisor debe verificar la expedición del respectivo Registro Presupuestal. Nunca se podrá autorizar la prestación de ningún servicio o suministro de bienes sin cumplirse con este requisito.
El supervisor deberá realizar las siguientes funciones relacionadas con los pagos al contratista:
Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y autorizar su pago.
Verificar el pago de salud y pensión del contratista para el respectivo periodo.
Expedir el acta de cumplimiento FDA.VA-13 o Acta de recibo de bienes y servicios FAD.11, previa revisión del informe y/o producto presentado por el contratista.
4.3.2 En la etapa postcontractual
El supervisor suscribir el acta de terminación del contrato y su liquidación (FDE.VA-29) en los casos en que esta sea necesaria, una vez finalice el mismo y se expida el último recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.
Para efectos del trámite del último pago del contrato, el supervisor deberá verificar que el contratista haya entregado previamente todos los documentos al Grupo Contratación y estén archivados en el legajo del proceso.
En los contratos de prestación de servicios profesionales y personales, de conformidad con lo señalado en el Acuerdo 018 xx Xxxxx 18 de 2014, la liquidación no es obligatoria, razón por la cual, los supervisores de estos tipos de contratos, no suscribirán la liquidación del mismo, sin perjuicio del deber que les corresponde de elaborar la constancia de cumplimiento FDE.DA-13 de las actividades realizadas por el contratista.
4.4 Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión.
Dada la importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal, y disciplinariamente de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011 y el Acuerdo No. 002 de 2007 “Estatuto de Contratación de la Universidad xx Xxxxxxxx”.
4.4.1 Responsabilidad de los Servidores Públicos Universitarios
El servidor de la Universidad responderá disciplinaria, civil, patrimonial y penalmente, por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, en los términos de la Constitución y de la Ley. (Artículo 46 del Acuerdo 002 de 2007)
4.4.2 Responsabilidad de los Contratistas
Los contratistas responderán civil, patrimonial y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, en los términos de la Constitución y la Ley. Los consorcios y uniones temporales responderán por las acciones y omisiones de sus integrantes. (Artículo 47 del Acuerdo 002 de 2007)
4.4.3 Responsabilidad de los Consultores, Interventores y Asesores
Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil, patrimonial y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fuesen imputables y que causen daño o perjuicio a la Universidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales han ejercido o ejercen las funciones de consultoría, interventoría o asesoría. (Artículo 48 del Acuerdo 002 de 2007)
4.5 Seguimiento y Evaluación de Contratistas
Una vez terminada la ejecución del contrato/orden, el supervisor debe realizar la evaluación de desempeño del contratista, según lo establecido en el PDE.VA-12 “Seguimiento y evaluación de contratistas”. Los formatos a diligenciar, según el caso, son los siguientes:
FDE.VA-34 ““Evaluación de Desempeño del Contratista de Obra”
FDE.VA-35 “Evaluación de Desempeño de Proveedores de Servicios”
FDE.VA-36 “Evaluación de Desempeño de Contratistas de OPS”
FDE.VA-37 “Evaluación de Desempeño de Proveedores de Bienes”
5. Documentos de Referencia
NTCISO 9001:2005 Norma Técnica de Calidad. Fundamentos y Vocabulario
NTGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Púbica
Acuerdo No. 002 del 12 de Enero de 2007, Estatuto de Contratación
Ley 1474 de 2011 Ley Anticorrupción
Resolución 379 del 31 de octubre de 2013, “Por la cual se adopta el documento guía de Supervisión e Interventoría de la Universidad xx Xxxxxxxx”
6. Historia de Modificaciones
Versión | Naturaleza del Cambio | Fecha de Aprobación | Fecha de Validación |