PROCESO SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y DIH CÓDIGO: SAC-PR-001 VERSIÓN 001 PROCEDIMIENTO INGRESO Y CUSTODIA FINAL DE LA INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 10

PROCESO

SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y DIH

CÓDIGO:

SAC-PR-001

VERSIÓN

001

PROCEDIMIENTO

INGRESO Y CUSTODIA FINAL DE LA INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA

PÁGINA:

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Recibir y ofrecer custodia final a la información relativa a las graves violaciones de los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario en el marco del conflicto armado para ser puesta al servicio de los usuarios.

1. OBJETIVO

Inicia desde la recepción de la información, pasando por la verificación de las condiciones que garanticen su custodia final, hasta su ubicación para ser puesta al servicio de los usuarios.

2. ALCANCE

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.1

ACOPIO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y GRAVES VIOLACIONES AL DIH: Recopilación de archivos, valorados en contexto histórico, social, cultural y político, considerados de pertinencia para la conformación del Archivo de Derechos Humanos y graves violaciones al Derecho Internacional Humanitario con ocasión del conflicto armado interno en Colombia, a través del Centro Nacional de Memoria Histórica, haciendo uso de técnicas reprográficas, que garanticen la integridad de los fondos originales, con el fin de brindar testimonios para la reparación integral a las víctimas y fuentes documentales históricas para la construcción de la identidad cultural de la nación y la región, bajo preceptos de respeto por la autonomía institucional y la propiedad de los documentos a cargo de las organizaciones sociales y personas, así como de la integridad de la información seleccionada en perspectiva de no repetición de los hechos de violencia.2

4. DEFINICIONES

1 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.1.

2 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar.

	NOMBRE	CARGO	FECHA	FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ

4. DEFINICIONES

ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS: Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales acumuladas por personas, organizaciones sociales y entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional, las cuales testimonian y contribuyen a caracterizar hechos relativos al conflicto armado tales como: violaciones al DDHH y al DIH; acciones de exigibilidad y garantía de los DDHH; perpetradores de las violaciones de DDHH e infracciones al DIH y sus modus operandi; respuestas institucionales frente a violaciones a los DDHH y de las reclamaciones de reparación; impactos del conflicto en el contexto local, regional y nacional; y modos de vida, proyectos sociales y comunitarios, afectados por el conflicto armado interno en Colombia.3

CADENA DE CUSTODIA: Es un sistema que permite garantizar la autenticidad de los elementos físicos, y demostrar que se han aplicado para asegurar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos, desde que inicia hasta que termina la cadena.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a la explosión documental, principalmente de contenido científico- técnico. Presenta similitudes con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas de sus funciones, en especial el análisis documental de contenido, para lograr una mejor recuperación de la información, utilizando las nuevas tecnologías de la información.4

COLECCIÓN: Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo.5

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.6

3 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar

4 xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx

5 Consejo Internacional de Archivos Isad G 2000 página 13

6 Acuerdo 027-2006, Archivo General de la Nación.

4. DEFINICIONES

DOCUMENTO: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.7

DOCUMENTO BIBLIOGRÁFICO: Monografías, textos, revistas, colecciones, videos, tesis, conferencias, manuales, cintas magnetofónicas y en general todo aquel material cuyo contenido y características admitan referenciarlo.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.8

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares9

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos10

FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor11.

7 xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxxx

8 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo Xxxxxxx xx xx Xxxxxx, x.0.

0 Xxxxxxxx xx Xxxxxxxx. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La deﬁnición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos .

10 Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 - Archivo General de la Nación.

11 Consejo Internacional de Archivos Isad G 2000 página 14

realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo.

SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental.

4. DEFINICIONES

5. NORMAS LEGALES

1. Constitución Política de Colombia, Artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355 del 6 de Julio de 1991.

2. Ley 1592 del 3 de Diciembre de 2012, artículo 34. Por medio de la cual se introducen modificaciones a la Ley 975 de 2005 “por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz

acional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios” y se dictan otras disposiciones.

3. Ley 1448 del 10 xx Xxxxx de 2011, artículos 13, 144, 145, 147, 148. Ley de Victimas. 4. Ley 975 del 25 de Julio de 2005, artículo 56, 58. Ley de Justicia y Paz.

5. Ley 594 del 14 de Julio de 2000, artículo 28. Ley General de Archivos.

6. Ley 527 del 18 xx Xxxxxx de 1999. Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

7. Ley 489 del 30 de Diciembre de 1998, artículo 95, 96. Organización y Funcionamiento de las Entidades de Orden Nacional.

8. Ley 1437 del 18 de Enero de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 9. Decreto 4803 del 20 de Diciembre de 2011, artículos 5, 12. Estructura del Centro Nacional de Memoria Histórica.

10. Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011, artículos 186, 191, 192. Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.

11. Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012. Por el cual se reglamente el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica.

12. Acuerdo 047 del 5 xx Xxxx del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de

rchivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

13. Acuerdo 049 del 5 xx Xxxx del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”

el Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

14. Circular 005 de 2012 del Archivo General de la Nación. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en el marco de la Iniciativa Xxxx Xxxxx.

15. Directiva Presidencial 004 de 2012 expedida por la Presidencia de la República. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

5. NORMAS LEGALES

 La documentación que ingresa al proceso de Servicios de Información de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos y DIH, debe tener definidas las condiciones de acceso y reserva.

 La documentación recibida deberá estar soportada por el Inventario Documental de Material Bibliográfico y por el Inventario Documental si es de archivo.

 Toda inconsistencia encontrada en la entrega de documentación debe ser informada al responsable de la entrega de la información.

 Mínimo una vez al año deberá realizarse un cotejo físico y virtual de los inventarios documentales y bibliográficos.

 La ejecución del procedimiento debe garantizar el cumplimiento de la cadena de custodia documental desde la entrega por parte del tenedor de los documentos hasta la salvaguarda en el repositorio final.

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCIÓN
ID	(QUE) ACTIVIDAD	(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)	(QUIEN) RESPONSABLE	DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
		Recibe de procesamiento Técnico de Archivos y Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica el material bibliográfico y los documentos de archivo.
1	Recibir y verificar el estado de los fondos y las colecciones procesadas técnicamente.	Coteja acorde a lo entregado con base en el Inventario Documental de Material Bibliográfico, formato SAC-FT-003, si es de colecciones, o con base en el Inventario Documental si es de archivo, RAP-FT-007. Verifica que el material venga apto para la consulta de acuerdo a las siguientes características con el fin de garantizar su custodia, los cuales se muestran en la “Planilla de Control para la Recepción de Documentación en Custodia”, formato SAC-FT-004:  Rotulación.  Foliación, Paginación.  Encuadernación.  Características de Conservación, cuando aplique.  Información Completa vs Sistema de Información.  Definición de acceso y reserva.	Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología. Técnico en Gestión Documental.	Inventario Documental de Material Bibliográfico. SAC-FT-003 Inventario Documental. RAP-FT-007 Planilla de Control para la Recepción de Documentación en Custodia. SAC-FT-004

7. DESCRIPCIÓN

(QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN XXXXXX (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

¿Se recibe a conformidad la documentación?

SI: Continua con actividad 3. NO: Continua con actividad 2.

Devolver a procesos técnicos para ajustar la información.

En caso de presentarse inconsistencias en la información del material entregado devuelve los documentos que presentan inconsistencias a los procedimientos de Procesamiento Técnico de Archivos o Colecciones, para que realicen los ajustes pertinentes.

Esta solicitud se realiza por medio de comunicación oficial por correo electrónico.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Comunicación oficial por correo electrónico.

Ubicar la

documentación.

Ubica la documentación en los fondos y colecciones correspondientes del archivo y centro de documentación para ser puesta al servicio de los usuarios, como se describe en el procedimiento Prestación del Servicio de Información de Archivos

y Colecciones de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario SAC-PR-002.

Técnico en Gestión Documental.

No Aplica.

Aplicar Programa de Mantenimiento

Preventivo de Fondos y Colecciones.

Aplica el Programa de Mantenimiento Preventivo de Fondos y Colecciones y registra las actividades en la Planilla de

Seguimiento de Mantenimiento Preventivo de Fondos y Colecciones.

Técnico en Conservación.

Planilla de Seguimiento de Mantenimiento Preventivo de Fondos y Colecciones.

Ver Flujograma.

8. FLUJOGRAMA

9. PUNTOS DE CONTROL

No.

NOMBRE ACTIVIDAD

MÉTODO DE CONTROL

FRECUENCIA

RESPONSABLE

REGISTRO

Recibir y verificar el estado de los fondos y las colecciones procesadas técnicamente.

Coteja acorde a lo entregado con base en el Inventario Documental de Material Bibliográfico, formato SAC-FT-003, si es de colecciones, o con base en el Inventario Documental si es de archivo, formato RAP-FT-007.

Verifica que el material venga apto para la consulta de acuerdo a las características dadas con el fin de garantizar su custodia, los cuales se muestran en la

“Planilla de Control para la Recepción de Documentación en Custodia”, formato SAC-FT-004.

Cada vez que se recibe documentación de los procedimientos de Procesamiento Técnico de Archivos o Colecciones.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Inventario Documental de Material Bibliográfico SAC-FT-003

Inventario Documental. RAP-FT-007

Aplicar Programa de Mantenimiento Preventivo de Fondos y Colecciones.

Realiza mantenimiento preventivo periódico sobre las colecciones y fondos documentales de acuerdo al Instructivo de Conservación Preventiva.

Anual

Técnico en

Conservación.

Planilla de Seguimiento de Mantenimiento Preventivo de Fondos y

Colecciones.

 Procedimiento Prestación del Servicio de Información SAC-PR-002.

 Procedimiento Procesamiento Técnico de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica RAP-PR-004.

 Procedimiento Procesamiento Técnico de Colecciones de Derechos Humanos y Memoria Histórica RAP-PR-005.

 Principios de Acceso a los Archivos. Versión preliminar. Consejo Internacional de Archivos. Comité de Buenas Prácticas y Normas. Grupo de Trabajo sobre el Acceso. 2012. EXT

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No Aplica.

11. ANEXOS

12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO	DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS	FECHA DEL CAMBIO	VERSIÓN
No Aplica.	Elaboración del documento.	DD/MM/AAAA	001

PROCESO

SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y DIH

CÓDIGO

SAC-PR-002

VERSIÓN

001

PROCEDIMIENTO

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y DIH

PÁGINA:

1 de 17

Ofrecer los servicios de información de archivos y colecciones de Derechos Humanos y DIH a los usuarios internos y externos que la requieran, a través de los instrumentos disponibles para tal fin.

1. OBJETIVO

Inicia desde la recepción de las solicitudes de servicio y finaliza con la prestación del servicio, la respectiva evaluación y generación de informes.

2. ALCANCE

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.1

ANÁLISIS DE CONTENIDO: Consiste en asignar uno o varios encabezamiento de materia o términos normalizados como una forma de expresar por medio de una palabra o frase el asunto específico que trata un documento.

4. DEFINICIONES

1 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.1.

2 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar.

	NOMBRE	CARGO	FECHA	FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ

4. DEFINICIONES

BIBLIOGRAFÍA: Es una lista de publicaciones que trata o se relaciona con un tema específico.

CATALOGACIÓN: Es el proceso mediante el cual se transcribe la información que puede extractarse de un documento, tomando información como: títulos, autores, edición, datos de publicación, descripción física, temática, estado, etc. La catalogación es una tarea fundamental en el procesamiento de la información. Conjuntamente con esta actividad se realizaran otras tareas como la clasificación, indización y elaboración de resúmenes. CATÁLOGO: Catálogo en línea u OPAC (sigla en inglés de Online Public Access Catalog).

3 Tomado de Documento Política Pública de Archivo de Derechos Humanos, Septiembre 11 de 2013, Versión Preliminar

4 xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx

4. DEFINICIONES

COLECCIÓN: Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con fondo.5

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.6

COPIA: Reproducción exacta de un documento.7

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.10

5 Consejo Internacional de Archivos Isad G 2000 página 13 6 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.3. 7 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.4. 8 Acuerdo 027-2006, Archivo General de la Nación.

9 xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxxx

10 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.5.

4. DEFINICIONES

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares11

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO: Es el proceso mediante el cual una biblioteca puede obtener de otra materiales que no se encuentran en su acervo, con la finalidad de satisfacer las necesidades de sus usuarios. A su vez se corresponde con el mismo préstamo en términos de equidad, reciprocidad y respeto a las políticas de cada uno de los miembros.14

REGISTRO XX XXXXXX DE CUSTODIA: Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso xx xxxxxx de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo.

11 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La deﬁnición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos .

12 Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 - Archivo General de la Nación.

13 Consejo Internacional de Archivos Isad G 2000 página 14

14 xxxx://xxxxx.xxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx

4. DEFINICIONES

REFERENCIA: Es la asistencia personalizada (recibida de forma presencial, telefónica o virtual) brindada a los usuarios por personal del Centro de Documentación y archivo, para apoyarlos en la solución de sus dificultades y s de información para facilitar el uso de herramientas y acceso x xxxxxxx de información.

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA: es un grupo de datos que permiten identificar una publicación o parte de una publicación.

SALVAGUARDA: Medidas excepcionales conservación, amparo y protección que se utilizan para reducir el riesgo de la afectación sobre la memoria documental.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.15

XXXXXXX: Vocabulario controlado y estructurado, constituido por términos (palabras) que se establecen entre sí relaciones semánticas: de equivalencia, jerárquicas y asociativas. Se trata de un instrumento de control de carácter terminológico que permite convertir el lenguaje natural de los documentos en un lenguaje controlado, ya que se representa de manera única el contenido de los documentos, con el objetivo de ayudar a la indización como a la recuperación de los documentos.

USUARIO INTERNO: Es todo usuario que pertenece al CNMH y se encuentra activo en el sistema de información.

USUARIO EXTERNO: Todas las personas que requieran servicios de información de archivos y colecciones de DH y DIH y que no tienen ninguna vinculación laboral con el CNMH (víctimas, academia, centros de pensamiento, organizaciones sociales, organizaciones de víctimas y de derechos humanos, organismos del Estado y sociedad civil en general).

15 Acuerdo 27 de 2006 del Archivo General de la Nación, p.10.

 Constitución Política de Colombia del 6 de Julio de 1991, artículos 8, 15, 71, 72, 74, 209 y 355.

 Ley 1448 del 10 xx Xxxxx de 2011, artículos 13, 144, 145, 147 y 148. Ley de Victimas.

 Ley 594 del 14 de Julio de 2000, artículo 28. Ley General de Archivos.

 Ley 1437 del 18 de Enero de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2011. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

 Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 2244 del 28 xx Xxxxx de 2011. Por el cual se adicionan unas funciones al Centro Nacional de Memoria Histórica y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012. Por el cual se reglamente el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica.

 Circular 005 de 2012 del Archivo General de la Nación. Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel.

 Directiva Presidencial 004 de 2012 expedida por la Presidencia de la República. Expedida por la Presidencia de la República. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública



5. NORMAS LEGALES

 El préstamo externo para los usuarios internos aplica para el material bibliográfico del Centro de Documentación.

 Los funcionarios y contratistas del CNMH deberán presentar el paz y salvo debidamente aprobado por la Dirección de Archivo de Derechos Humanos en el momento de su retiro de la Entidad.

 Los documentos de archivo únicamente se prestarán para consulta interna, previo diligenciamiento del acuerdo de confidencialidad establecido por el CNMH.

 Para los préstamos interbibliotecarios los usuarios deben estar previamente registrados en el Centro de Documentación.

 El Archivo y el Centro de Documentación desarrollará anualmente una encuesta para identificar perfiles de usuarios, y las necesidades del servicio de estos.

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCIÓN

(QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

Recibir solicitud de la información.

Recibe la solicitud de información a través del canal virtual o presencial, registra la información básica del usuario, del documento y servicio requerido en el formato estipulado para este fin.

Técnico Documental.

Gestión

Solicitud de Información. SAC-FT-005

Ficha de Registro de Usuarios.

Identificar el tipo de servicio requerido por el usuario.

Identifica y selecciona el tipo de servicio requerido dando respuesta al usuario.

¿El usuario requiere servicio de referencia?

NO: Continua con actividad 3. SI: Continua con actividad 15.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Técnico en Gestión Documental.

Comunicación Oficial vía correo electrónico.

Acompañar la Consulta del Catálogo.

Acompaña la consulta en el Sistema de Información de Fondos y Colecciones en el catálogo que se encuentra a disposición de los usuarios vía internet.

En la sala de consulta se tienen dispuestos equipos de cómputo para búsquedas y consultas.

A través del sistema de información se podrán hacer las solicitudes de documentación.

Técnico Documental.

Usuario.

Gestión

No Aplica

7. DESCRIPCIÓN
ID	(QUE) ACTIVIDAD	(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)	(QUIEN) RESPONSABLE	DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
		En caso de requerirse los usuarios cuentan con la asesoría de un funcionario para la realización de búsquedas y consultas documentales. Si el material esta prestado, el funcionario xx xxxx debe consultar el sistema de información con el fin de identificar la fecha en la cual el documento será devuelto e informa al usuario. ¿El material documental solicitado se encuentra disponible en el CNMH? SI: Continua con actividad 4 NO: ¿El usuario requiere préstamo interbibliotecario? SI: Continua con la actividad 11. NO: Fin
4	Registrar material documental y bibliográfico solicitado.	Registra en el Sistema de Información el préstamo interno o externo realizado al usuario. Para la consulta y préstamo interno del material documental o bibliográfico el funcionario xx xxxx ubica el documento y se lo entrega al usuario, quien deberá entregar un documento de identificación vigente, y luego el funcionario registra en el Sistema de Información el préstamo interno.	Técnico en Gestión Documental.	No Aplica.

7. DESCRIPCIÓN
ID	(QUE) ACTIVIDAD	(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)	(QUIEN) RESPONSABLE			DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
		Para el préstamo externo de material bibliográfico, el usuario solicitante debe presentar un documento de identificación que permita validar su calidad de funcionario o contratista del CNMH.
5	Entregar la documentación al usuario.	Entrega la documentación requerida por el usuario para préstamo interno o externo. Para el préstamo externo, el Sistema de Información genera un documento con los datos xxx xxxxxxxx y la devolución, posteriormente el funcionario entrega el material bibliográfico y el documento de identificación presentado por el usuario. Para el préstamo interno, y en el caso que la solicitud sea de documentos de archivo el usuario deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad preestablecido por el CNMH.	Técnico Documental. Usuario.	en	Gestión	Acuerdo Confidencialidad usuarios Externos. SAC-FT-001 Acuerdo Confidencialidad Usuarios Internos. SAC-FT-002	de para de para
		¿El usuario solicita servicios de reprografía? SI: Continua con actividad 6. NO: Continua con la actividad 7.
6	Realizar reprografía de la información.	Consulta las restricciones de derechos de autor y los niveles de acceso del material solicitado; si el material no tiene restricciones se lleva a cabo el servicio de reprografía solicitado (digitalización, fotocopiado, etc.), en caso contrario se le informa al usuario el	Técnico Documental.	en	Gestión	Ficha de Registro de Usuarios.

7. DESCRIPCIÓN

(QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN XXXXXX (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

motivo por el cual no se puede realizar la reprografía de la

información.

Devolver el material.

El usuario deberá entregar los documentos en el Centro de

Documentación.

Usuario

No Aplica.

Verificar la integridad y autenticidad de la información entregada por el usuario.

Verifica que la información este completa y en las mismas condiciones en que fue prestada.

Cuando la documentación no cumple con los requisitos establecidos informa al Líder de la Sala de Consulta para que

aplique el Reglamento Interno del Archivo y Centro de Documentación del CNMH.

Técnico Documental.

Gestión

No Aplica

Registrar la devolución del material en el Sistema de

Información y ubicar en la estantería.

Registra en el Sistema de Información la devolución, y procede a situar la documentación de acuerdo con su ubicación topográfica.

¿El material fue devuelto oportunamente?

SI: Fin

NO: Continua con actividad 10.

Técnico Documental.

Gestión

No Aplica.

Aplicar establecida.

sanción

Genera y registra la sanción correspondiente en el Sistema de Información, y se le informa al usuario.

Cuando se cumpla la sanción se reactiva el servicio.

Técnico Documental.

Gestión

Registro de Sanción en el Sistema de Información. SIIF

7. DESCRIPCIÓN

(QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

Gestionar préstamo interbibliotecario.

Consulta si la solicitud xx xxxxxxxx interbibliotecario es viable y valida la existencia de un convenio vigente.

¿Existe convenio interbibliotecario?

SI: Continua con actividad 12. NO: Fin.

De no existir un convenio vigente se registra la solicitud en el sistema de información, en dado caso que se haya identificado la ubicación del material bibliográfico se le informa al usuario el

Centro de Documentación o biblioteca poseedor de la información y se finaliza el proceso.

Técnico en Gestión Documental.

No Aplica.

Tramitar préstamo interbibliotecario.

Si el material está en otra unidad de información y el usuario está registrado se diligencia en original y copia la Solicitud xx Xxxxxxxx interbibliotecario, formato SAC-FT-008, se entrega el original al usuario para que lo presente al Centro de Documentación o biblioteca respectiva.

Si el material es solicitado por otra unidad de información se recibe el original de la solicitud xx xxxxxxxx interbibliotecario, ubica el material, se entrega al usuario y se registra en el Sistema de Información el respectivo préstamo.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Técnico en Gestión Documental.

Solicitud xx Xxxxxxxx Interbibliotecario.

SAC-FT-008

7. DESCRIPCIÓN

(QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

Realizar el seguimiento al material en préstamo interbibliotecario.

Realiza seguimiento semanal del material prestado entre los centros de documentación o bibliotecas, con el fin de verificar que los usuarios hayan devuelto el material bibliográfico y actualiza el Sistema de Información.

¿El usuario devolvió el material bibliográfico en el plazo establecido?

SI: Fin

NO: Continua con actividad 14

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

No Aplica.

Cumplir la sanción establecida.

Cumple con la sanción establecida en el convenio interbibliotecario; y aplica la sanción al usuario de acuerdo con el Reglamento Interno del Archivo y Centro de Documentación del

CNMH.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Registro de Sanción en el Sistema de Información. SIIF

Gestionar servicios de referencia.

Identifica las posibles fuentes de información a utilizar, busca, selecciona y compila la información del tema solicitado con la cual da respuesta al usuario.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Técnico en Gestión Documental.

Listado de Entidades y Organizaciones Poseedoras de Colecciones de DDHH. SAC-FT-009

Realizar el seguimiento

al servicio de referenciación.

Realiza seguimiento semanal al cumplimiento de las solicitudes

de los servicios de referencia pendientes por respuesta, y revisa los contenidos de forma y de fondo de las respuestas dadas.

Profesional Especializado en

Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Reporte Estadístico de Seguimiento. SIIF

7. DESCRIPCIÓN

(QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

Evaluar el servicio y generar Informe.

Entrega a cada usuario la encuesta de satisfacción una vez se presta el servicio, y consolida la información registrada para su análisis.

Se genera informe de los servicios prestados y del grado de satisfacción de los usuarios.

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Evaluación de Satisfacción.

SAC-FT-006

Informe de Servicios Prestados y Satisfacción de Usuarios. SIIF

Ver Flujograma.

8. FLUJOGRAMA

9. PUNTOS DE CONTROL

No.

NOMBRE ACTIVIDAD

MÉTODO DE CONTROL

FRECUENCIA

RESPONSABLE

REGISTRO

Registrar la devolución del material en el Sistema de Información y ubicar

en la estantería.

Verifica periódicamente la devolución de los documentos por parte de los usuarios.

Semanal

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o Bibliotecología.

Sistema de Información.

Realizar el seguimiento al material en préstamo interbibliotecario.

Realiza seguimiento del material prestado entre los centros de documentación o bibliotecas, con el fin de verificar que los usuarios hayan devuelto el material

bibliográfico y actualiza el Sistema de Información.

Semanal

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o

Bibliotecología.

Sistema de Información.

Realizar el seguimiento al servicio de referenciación.

Realiza seguimiento al cumplimiento de las solicitudes de los servicios de referencia pendientes por respuesta, y revisa los contenidos de forma y de

fondo.

Semanal

Profesional Especializado en Gestión Documental y/o

Bibliotecología.

Sistema de Información.

 Principios de Acceso a los Archivos. Versión preliminar. Consejo Internacional de Archivos. Comité de Buenas Prácticas y Normas. Grupo de Trabajo sobre el Acceso. 2001. Ext

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No Aplica.

11. ANEXOS

12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO	DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS	FECHA DEL CAMBIO	VERSIÓN
No Aplica.	Elaboración del documento.	DD/MM/AAAA	001

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PROCESO SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y DIH CÓDIGO: SAC-PR-001 VERSIÓN 001 PROCEDIMIENTO INGRESO Y CUSTODIA FINAL DE LA INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y COLECCIONES DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA PÁGINA: 1 de 10

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