REGLAMENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
REGLAMENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
DICIEMBRE 7 DE 2017
REGLAMENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
CAPÍTULO I
FUNDAMENTO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Artículo 1.- El presente Reglamento establece el procedimiento, los principios y normas que regulan la convocatoria, selección y contratación de bienes y servicios, así como la conformación del Comité de Contrataciones y del Portal de Compras de OLADE.
Este instrumento, se fundamenta en la gestión eficiente de los recursos, la eficacia en la atención a las demandas de los Países Miembros, la transparencia en el desarrollo de los actos administrativos y la consolidación de una cultura de modernización y mejoramiento organizacional.
Las disposiciones establecidas aplican a todo proceso que emprenda OLADE para la adquisición de bienes y contratación de servicios, incluyendo los de consultoría, salvo las excepciones previstas en este Reglamento.
Artículo 2.- Se exceptúan del ámbito de aplicación de este Reglamento:
a) Los procesos de convocatoria, selección y contratación de personal local e internacional de planta por estar previstos en el Reglamento General y Reglamento Interno;
b) Las compras de insumos de cafetería, limpieza y de oficina que entren en la clasificación de bienes consumibles, las que se regirán por procedimientos internos de la Dirección de Administración, Servicios Compartidos y Finanzas;
c) Las adquisiciones requeridas para proyectos financiados con préstamos y cooperación internacional que cuenten con un procedimiento interno específico de selección y contratación de bienes y servicios; y
d) Los programas de prácticas de estudiantes o profesionales por no constituir vínculo laboral y estar regidos por procedimientos internos de la Organización.
Los procesos de convocatoria y selección en régimen de servicios técnico profesionales o servicios administrativos previstos en el Reglamento Interno así como los convenios específicos de cooperación que impliquen financiamiento, por parte de OLADE, podrán a juicio del/de la Secretario Ejecutivo ser conocidos por el Comité de Contrataciones.
CAPÍTULO II PRINCIPIOS
Artículo 3.- El contenido dispositivo del presente Reglamento se fundamenta en los siguientes
principios:
XXXXXXXXX: Se propone garantizar la realización de procedimientos ágiles, eficientes y tecnológicamente innovadores que impliquen ahorro de recursos, respondiendo a la oportunidad del caso.
IGUALDAD Y OBJETIVIDAD: Persigue garantizar el mayor número de oferentes calificados a fin de que la Organización pueda obtener las mejores condiciones para cubrir los requerimientos o necesidades, considerando todas las ofertas en las mismas condiciones de participación sin que medien preferencias y brindando un trato justo.
PUBLICIDAD Y TRANSPARENCIA: Implica socializar con las autoridades pertinentes de los Países Miembros los requerimientos de la Organización mediante el acceso oportuno y permanente a todas las fases del proceso de adquisiciones permitiendo a los/as oferentes conocer las normas, procedimientos, actos y decisiones tomadas al respecto, facilitando así el seguimiento y control.
USO EFICIENTE Y ECONOMICO DE RECURSOS: Busca optimizar y racionalizar los recursos de la Organización en beneficio de sus Países Miembros, prestando debida atención a consideraciones de economía, calidad, eficiencia y vigencia tecnológica.
PLANIFICACION DE LAS ADQUISICIONES: Plantea una adecuada previsión y coordinación entre necesidades y adquisiciones, valorando los beneficios del agrupamiento de bienes o servicios afines.
ORIGEN DE LAS OFERTAS: Implica que los recursos que la Organización emplea en la adquisición de bienes y servicios, sirvan además como elemento dinamizador de la economía de las entidades estatales de los Países Miembros, valorando la capacidad regional y promoviendo la generación de ofertas competitivas.
DEBIDO PROCESO: Garantiza que las acciones de la Organización, en materia de adquisiciones de bienes y servicios respondan a un proceder previamente establecido, evitando la discrecionalidad y facilitando el orden, control y seguimiento.
CAPÍTULO III DEFINICIONES
Artículo 4.- Para los fines del presente Reglamento se entenderá por:
Acta de Reunión: Relatoría o memoria de lo transcurrido en cada una de las reuniones del Comité de Contrataciones y de la Comisión Evaluadora.
Apertura de Ofertas: Acto en el cual el Comité de Contrataciones y/o su Comisión Evaluadora conocen las ofertas y demás información requerida en la fecha y hora indicada en la Convocatoria.
Bienes consumibles: Cosas, que en razón de sus características específicas, experimentan una destrucción natural en su primer uso.
Consulta: Comunicación remitida por el/la Oferente/Proponente conforme al procedimiento establecido y recibida por el Comité de Contrataciones, solicitando aclaración, interpretación o modificación sobre aspectos relacionados exclusivamente con el Pliego de condiciones y/o términos de referencias.
Convocatoria: Invitación formal pública o directa realizada por OLADE para cubrir requerimientos de adquisición de bienes o servicios.
Dictamen: Opinión escrita, verificada y aprobada por los/las integrantes del Comité de Contrataciones.
Habilitación: Autorización a cargo de OLADE que permite a un/una proveedor/a constar en el Registro de Proveedores, previo análisis de su condición jurídica y técnica.
Informe: Opinión escrita, verificada y aprobada por los/las integrantes de la Comisión Evaluadora.
Oferta / Propuesta: Documentos donde el/la oferente describe las condiciones técnicas y/o económicas de los bienes o servicios ofertados.
Plan Operativo Anual: Programa de Trabajo elaborado por el/Secretario/a Ejecutivo/a en correspondencia con el Presupuesto Anual y con el Programa de Trabajo Trienal de la Organización.
Pliego de condiciones y/o términos de referencias: Documentos elaborados por la Unidad Administrativa correspondiente, según metodología vigente, que establecen los requisitos, exigencias, facultades, derechos y obligaciones para los/las oferentes que participarán en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
Proveedor/a/Oferente: Persona natural o jurídica inscrita en el Registro de Proveedores para proponer a OLADE la contratación de sus bienes o servicios.
Reunión: Sesión del Comité de Contrataciones o de la Comisión Evaluadora.
Servicios de Consultoría: Servicios profesionales especializados, que tienen por objeto la asesoría, análisis, investigación, planificación, desarrollo o evaluación de estudios, programas o proyectos de OLADE.
Voto de calidad: Voto especial del Secretario Ejecutivo que define los resultados de la votación del Comité de Contrataciones.
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES
Artículo 5.- Las adquisiciones que se realicen en OLADE para cubrir requerimientos de bienes
y servicios objeto del presente Reglamento se regirán por el siguiente procedimiento general:
El jefe de la Unidad Organizativa que corresponda presenta a la aprobación del Secretario Ejecutivo la necesidad de adquirir un determinado bien o servicio ubicado dentro del ámbito del presente Reglamento, sustentando la necesidad técnica o administrativa, la disponibilidad de fondos y las características del bien o perfil profesional del servicio requerido.
El Secretario Ejecutivo es la autoridad competente para aprobar, en concordancia con el Plan Operativo Anual y la disponibilidad presupuestaria, la adquisición del bien o perfil profesional del servicio requerido. A tales efectos se solicita a la unidad organizativa que corresponda, la presentación de los pliegos de condiciones o términos de referencia.
A instancia del Secretario Ejecutivo, el Comité de Contrataciones habiendo analizado las particularidades del requerimiento, iniciará el proceso de Licitación Pública salvo que por las particularidades del caso aplique otra de las modalidades previstas en este Reglamento tales como la Contratación Directa y Lista Corta.
Para el caso de Licitación Pública, el Comité de Contrataciones publicará la convocatoria en el Portal de Compras de OLADE la que permanecerá abierta por el plazo que determine dicho comité mediante Acta de reunión.
Para la licitación, en la convocatoria se dejará constancia de la necesidad de que los interesados ingresen previamente sus datos en el Registro de Proveedores.
En los casos previstos de Contratación Directa y Lista Corta no se abrirá a Licitación Pública por lo que el documento que contenga la convocatoria únicamente se hará constar en el Catálogo Electrónico de Convocatorias para efectos de publicidad y transparencia con las autoridades de los Países Miembros. En estos supuestos el Comité de Contrataciones seleccionará proveedores habilitados en el Registro del Portal de Compras de OLADE.
Cumplido el término establecido el Secretario Ejecutivo convocará al Comité de Contrataciones para la apertura de ofertas, la evaluación correspondiente y la selección del adjudicatario entre los proveedores que aceptaron participar en el proceso.
Concluido el proceso de selección, tomando como base el informe de la Comisión Evaluadora, el Comité emitirá un dictamen a consideración del Secretario/a Ejecutivo, previo a la suscripción del contrato, de acuerdo a lo establecido en los reglamentos de OLADE.
En concordancia con lo establecido en el Reglamento General de OLADE, la Junta de Expertos, tendrá conocimiento de todos los contratos, convenios y empréstitos suscritos por OLADE, debiendo emitir concepto previo a la firma sobre aquellos que excedan el 25% del Presupuesto anual.
Una vez adquirido el bien o realizado el servicio, el Comité de Contrataciones realizará la evaluación del proveedor y de acuerdo a las causales establecidas en el presente Reglamento, de ser el caso, recomendará al Secretario Ejecutivo la inclusión en la lista de proveedores incumplidos. De ser requerida para una nueva contratación, el Comité podrá realizar una evaluación parcial del proveedor aun cuando no se haya culminado la actividad objeto del primer contrato.
CAPÍTULO V
MODALIDADES PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Artículo 6.- El presente Reglamento prevé como modalidades de contratación: Licitación Pública, Contratación Directa y Lista Corta. En ningún caso se utilizaran éstas dos últimas para evadir la realización del proceso de licitación pública, si la naturaleza del requerimiento no lo amerita.
Artículo 7.- La Licitación Pública es el proceso administrativo mediante el cual OLADE realiza un llamado público y abierto, convocando a los interesados a través del portal de compras para que formulen propuestas, entre las cuales seleccionará la más conveniente a los pliegos de condiciones y términos de referencias correspondientes.
Quedan automáticamente incluidos en este proceso los proveedores registrados cuyo perfil coincida con los requerimientos de la convocatoria, siempre y cuando hayan aceptado participar en la licitación.
Las Licitaciones podrán ser de etapa única cuando la comparación de las ofertas y la calidad de los oferentes se realizan en un mismo acto o de etapas múltiples cuando las ofertas técnicas y las ofertas económicas se evalúan en etapas separadas.
Artículo 8.- La Contratación Directa implica la realización de una invitación individualizada a determinada persona natural o jurídica habilitada en el Registro de Proveedores. Procede por aprobación del Secretario Ejecutivo, mediante informe motivado, previa asesoría del Comité de Contrataciones en los siguientes casos:
a) La especificidad del bien o servicio a adquirir dificulte la realización de un proceso de licitación.
b) La necesidad de cubrir el requerimiento requiera una oportunidad inmediata.
Artículo 9.- La Contratación mediante lista corta comprende una invitación a un máximo de cinco (5) y un mínimo de tres (3) proveedores habilitados en el registro que reúnan los requisitos contemplados en la convocatoria por razón de la especialidad de los bienes a adquirirse, de los servicios a prestarse o por exigencias de ámbito local o nacional.
Artículo 10.- Las adquisiciones que se realicen en OLADE para cubrir requerimientos de bienes y servicios objeto del presente Reglamento se regirán por las siguientes normas comunes:
a) Todo proceso de adquisición no excluido por las disposiciones de este Reglamento será conocido por el Comité de Contrataciones.
b) Si en el Proceso de Licitación Pública se presenta un solo proponente, la oferta será calificada y evaluada y, si ésta cumple los requisitos y criterios establecidos podrá ser objeto de adjudicación.
c) En el caso de que el proveedor no aceptare la invitación siendo el único postulante, de así estimarlo pertinente, se podrá repetir la misma modalidad de adquisición o iniciar otra de los previstas en este Reglamento.
d) Si no se presentaren ofertas, el proceso se declarará desierto y OLADE podrá realizar un nuevo proceso de licitación o iniciar otra de las modalidades previstas en este Reglamento.
e) Una vez adjudicado un contrato, el procedimiento será declarado desierto si el contrato no puede celebrarse por causas imputables al proveedor, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente por orden de prelación derivado del proceso de selección.
CAPÍTULO VI
PORTAL DE COMPRAS DE OLADE
Artículo 11.- Se crea el Portal de Compras de OLADE, como una herramienta informática de uso obligatorio para las adquisiciones sujetas al ámbito del presente reglamento, su administración está a cargo del Secretario Ejecutivo de OLADE a través del personal que este designe para tales fines.
El Portal de Compras de OLADE está integrado por el Registro de Proveedores; el Catálogo Electrónico de Convocatorias; el Observatorio de Contrataciones, el cual a su vez comprende el proceso de calificación de ofertas, la información sobre control y evaluación del contrato, así como la lista de contratistas incumplidores. El portal constituye el único medio empleado para realizar todo procedimiento electrónico relacionado con un proceso de contratación, de acuerdo a las disposiciones establecidas en el presente Reglamento.
Toda la información relevante de los procesos de contratación deberá ser publicada de manera oportuna en el Portal de Compras de OLADE. El Secretario Ejecutivo tendrá la facultad de determinar, mediante informe motivado al Comité de Contrataciones, el acceso restringido o
público de determinada información del portal procurando no afectar la transparencia del proceso.
El Portal de Compras de OLADE cuenta con un sistema de avisos y alertas cruzadas vía correo electrónico para las coincidencias que se establezcan entre oferta y demanda de bienes y servicios, entre OLADE y los proveedores registrados. Adicionalmente este código le permite al proveedor y a OLADE realizar sesiones de preguntas y respuestas para mayor información sobre la convocatoria.
Artículo 12.- Serán de acceso al público en general el catálogo electrónico de convocatorias, la inscripción en el Registro de Proveedores así como los resultados de la selección del contratista.
Será de acceso controlado la información contenida en el Observatorio de Contrataciones, la que podrá ser consultada por las autoridades de los Países Miembros designadas para tales fines, mediante la asignación de los respectivos permisos informáticos de accesibilidad.
Será de acceso restringido al Secretario Ejecutivo y a quien este designe la información contenida en el Registro de Proveedores incluyendo la lista de proveedores incumplidos.
Artículo 13.- Para todos los actos que se generen y desarrollen a través del Portal de Compras de OLADE, la hora oficial será la que marque el Portal.
Artículo 14.- Si por causas de fuerza mayor o caso fortuito se produjera una caída del sistema o suspensión del servicio que impida o limite la accesibilidad al Portal, los procesos que se encuentren en ejecución se suspenderán y se reiniciarán inmediatamente después de habilitado el servicio.
Artículo 15.- Se constituye el Registro de Proveedores como un mecanismo integrado al Portal de Compras de OLADE para la habilitación de las personas naturales y jurídicas, con capacidad para contratar con la Organización. La previa inscripción en el registro constituye un requisito necesario para participar en licitaciones de OLADE, más no garantiza ni obliga a la Organización a determinada contratación.
El registro de datos será realizado de manera directa por el proveedor de bienes y servicios accediendo al Portal de Compras de OLADE, la información ingresada quedará almacenada de manera permanente en el Registro de Proveedores a menos que el oferente la edite o elimine su perfil. Este registro se concibe como un elemento dinámico, de consulta y actualización automática y permanente en tiempo real.
Los proveedores serán responsables de la veracidad y exactitud de la información ingresada para su habilitación en el registro y deberán actualizar cualquier cambio o modificación en la oportunidad del caso.
Artículo 16.- La habilitación en el Registro de Proveedores de OLADE estará a cargo del Comité de Contrataciones previa verificación de la idoneidad legal y especialidad del proveedor, sobre la base de los datos por estos ingresados. A fines de garantizar la seriedad, singularidad del Portal y los intereses institucionales, OLADE se reserva la habilitación de proveedores registrados valorando criterios como capacidad jurídica y técnica.
Artículo 17.- No se habilitarán las inscripciones en el Registro de Proveedores de OLADE de:
a) Personas naturales o representantes legales de personas jurídicas que tengan vínculos familiares con los funcionarios de OLADE, dentro del cuarto grado de consanguinidad y/o segundo de afinidad.
b) Personas naturales o representantes legales de personas jurídicas que hayan tenido relaciones laborales anteriores y hayan sido desvinculados por haber afectado los intereses institucionales de la Organización.
Artículo 18.- Se considerarán como causales para la suspensión temporal del Registro de Proveedores, las siguientes:
a) Xxxxx sido invitado a cinco (5) convocatorias consecutivas sin aceptar participar en el proceso de licitación.
b) Incumplir las funciones contractuales por causa justificada que impliquen incapacidad relativa para el desarrollo de éstas u otras de similar carácter, de acuerdo al previo análisis del Comité de Contrataciones.
Una vez superadas las causas o los tiempos de sanción previstos en los procedimientos internos de OLADE, el Comité de Contrataciones rehabilitará al proveedor de forma automática y sin más trámite.
Artículo 19.- Se considerarán como causales para la suspensión definitiva del Registro de Proveedores, las siguientes:
a) Ingresar en el registro información falsa o adulterada;
b) Incumplir las funciones contractuales sin causa justificada de acuerdo al previo análisis el Comité de Contrataciones;
c) Incurrir en negligencia grave en el desempeño de sus funciones que implique perjuicios institucionales, técnicos o económicos a la Organización;
d) Presentar información que carezca de validez científica y técnica de acuerdo a los servicios contratados o de aplicabilidad dentro de los términos contractuales o del conocimiento científico y tecnológico existente a la época de su elaboración;
e) Generar perjuicios institucionales, técnicos o económicos en la ejecución de los contratos por causa de los estudios elaborados por los consultores;
f) Vulnerar las disposiciones del Convenio de Lima, de los Reglamentos, Resoluciones y de las disposiciones administrativas internas de la Secretaría Permanente;
g) Lesionar el prestigio institucional, incluyendo la dignidad de las autoridades de OLADE y/o funcionarios de la Secretaría Permanente;
h) Falsificar, suplantar, adulterar, divulgar, sustraer o usar indebidamente de documentos internos de OLADE o de la Secretaría Permanente;
i) Sustraer o realizar cualquier otra clase de atentado a los bienes de la Secretaría Permanente;
j) Acosar laboral o sexualmente a cualquier autoridad, funcionario, consultor de OLADE, debidamente probado por la persona afectada;
k) Hacer del conocimiento público por sí o por interpuestas personas, información clasificada o sensible que atañe a la Organización; y
l) Formular declaración pública alguna, por sí o por interpuestas personas, relacionada a aspectos de la Organización, sin previa autorización escrita del Secretario Ejecutivo.
La suspensión definitiva del Registro de Proveedores implicará la inclusión en la lista de contratistas incumplidos y la terminación anticipada del contrato.
La persona natural o jurídica que por alguna de estas causales sea incluida en la lista de contratistas incumplidores, no podrá vincularse nuevamente a OLADE en ninguna de las modalidades previstas en los Reglamentos.
Artículo 20.- El Observatorio de Contrataciones se conforma con el ingreso de la información relevante de todos y cada uno de los procesos de compras de bienes y servicios realizados por OLADE a partir de la vigencia del presente Reglamento, los que permanecerán publicados por un período de seis 6 años.
En correspondencia con los principios de publicidad, transparencia y debido proceso se entenderá como información relevante la siguiente:
a) Convocatoria
b) Pliego de condiciones y/o términos de referencia de servicios
c) Lista de Provedores participantes
d) Consultas, aclaraciones, ampliaciones o modificaciones de convocatorias
e) Ofertas /propuestas presentadas por los proveedores de bienes o servicios
f) Resultados de la calificación de ofertas
g) Contrato suscrito
h) Contratos complementarios o modificatorios de ser el caso
i) Cronograma y ejecución de actividades y/o entrega de productos
j) Actas de entrega recepción de productos (bienes o servicios)
k) Indicadores de control y evaluación de la contratación
l) Calificación y clasificación del/de la proveedor/a según evaluación
En el Observatorio de Licitaciones constará la lista de contratistas incumplidores con su motivación, información que por su grado de sensibilidad será de acceso restringido para el Secretario Ejecutivo de OLADE o quien este autorice.
CAPÍTULO VII
COMITÉ DE CONTRATACIONES
Artículo 21.- Se crea el Comité de Contrataciones concebido como el órgano administrativo encargado de asesorar al Secretario Ejecutivo en el cumplimiento de los criterios de economía, eficiencia y transparencia para los actos de adquisiciones de bienes y servicios que se realicen en la Organización. Tiene bajo su responsabilidad la preparación y sustanciación de los procedimientos de adjudicación de contratos, a fin de contribuir con el cumplimiento de los objetivos institucionales y asegurar la administración de los recursos propios y de terceros bajo la responsabilidad de OLADE.
Este Comité cuenta con una Comisión Evaluadora encargada de realizar el análisis y valoración de las ofertas presentadas en los procesos de adquisición y contratación.
Artículo 22.- En el marco de estas competencias el Comité tiene las siguientes funciones específicas:
a) Asistir al Secretario Ejecutivo en el diseño de políticas de adquisición y contratación, incluyendo de ser necesaria la elaboración de manuales e instructivos que complementen los procedimientos previstos en el presente Reglamento;
b) Asistir al Secretario Ejecutivo en el análisis y evaluación de la necesidad del requerimiento de bienes y servicios de acuerdo al Plan Anual de Trabajo y al Presupuesto de la Organización;
c) Conocer sobre todo proceso de adquisición no excluido por las disposiciones de este Reglamento;
d) Velar por la adecuada elaboración de las bases de las convocatorias que determinan los aspectos a cumplir por las partes que participan en los procedimientos de adquisición y contratación conforme a los Reglamentos de OLADE;
e) Generar recomendaciones para la optimización y racionalización de los recursos asignados a la adquisición de bienes y servicios que realice la Organización en el marco de la normatividad aplicable en la materia;
f) Asistir al Secretario Ejecutivo en la aprobación del procedimiento de selección previo a la adjudicación del contrato;
g) Asegurar el cumplimiento de las normativas y reglamentaciones sobre las adquisiciones de la Organización;
h) Proponer y observar los criterios que promuevan la simplificación administrativa en los procesos adquisitivos de bienes o servicios, optimizando los tiempos de respuesta;
i) Velar porque los bienes y servicios a adquirirse respondan a requerimientos de calidad, seguridad y diseño, en correspondencia con los objetivos institucionales, en estricto apego al ordenamiento legal correspondiente y demás disposiciones vigentes;
j) Realizar la evaluación del proveedor en correspondencia con el cumplimiento de las obligaciones y compromisos contractuales; y
k) Analizar y recomendar soluciones sobre irregularidades en el cumplimiento de los contratos de adquisiciones de bienes y servicios enmarcados en el ámbito del presente Reglamento.
Artículo 23.- El Comité de Contrataciones está integrado por los titulares de las Unidades Organizativas de OLADE. Este Comité es de carácter permanente y está constituido por siete (7) miembros:
1) Presidente: Secretario Ejecutivo de XXXXX o quien éste designe entre los funcionarios de la Secretaria Permanente.
2) Director de Administración, Servicios Compartidos y Finanzas: o su delegado.
3) Director de Integración, Xxxxxx y Seguridad Energética: o quien éste designe.
4) Director de Estudios, Proyectos e Información: o quien éste/a designe.
5) Director de Desarrollo Energético Sostenible: o quien este designe.
6) Supervisor del Contrato: o quien éste/a designe.
7) Técnico del área: responsable del seguimiento del proyecto o quien éste/a designe.
El Comité de Contrataciones, en sus reuniones, podrá solicitar la presencia de funcionarios invitados de la Organización, con conocimiento en la especialidad a tratar, sin derecho a voto.
Las votaciones en las sesiones del Comité de Contrataciones se realizarán, de ser necesario, como un mecanismo que complementa el proceso de selección a instancia del Secretario Ejecutivo.
Artículo 24.- Corresponde al Presidente del Comité de Contrataciones:
a) Definir los lineamientos de la política de licitaciones del Comité en correspondencia al Plan de Trabajo Anual y Presupuesto de la Organización;
b) Dirigir las reuniones del Comité de Contrataciones;
c) Aprobar la convocatoria y la agenda de la Reunión;
d) Convocar a las sesiones que realice el Comité; y
Artículo 25.- La Comisión Evaluadora del Comité de Contrataciones está integrada por tres (3) funcionarios conforme el siguiente detalle:
a) Funcionario encargado de la solicitud de compras o contratación de servicios, dependiendo de la naturaleza de las propuestas a ser evaluadas, el cual será responsable de elaborar el informe técnico de selección;
b) Representante Jurídico: funcionario designado por el Secretario/a Ejecutivo/ con formación jurídica, quien actuará en calidad de asesor/a legal;
c) Funcionario del área responsable del seguimiento del proyecto o de la adquisición relacionado con la contratación.
En el caso de que el financiamiento del contrato provenga de una fuente externa de cooperación que cuente con representante permanente en OLADE, éste deberá participar en esta Comisión.
En todas las sesiones de la Comisión Evaluadora se contará con un técnico responsable de la aplicación de los procedimientos de evaluación estándares previstos, como metodología de análisis para comparaciones de precios y proceso de selección.
La Comisión Evaluadora podrá solicitar asesoría sobre los aspectos técnicos o administrativos de los temas sometidos en la sesión.
Artículo 26.- La Comisión Evaluadora tiene a su cargo las siguientes funciones:
a) Analizar la documentación relativa a los actos de adquisiciones y contratación de servicios y emitir la opinión correspondiente;
b) Velar por el cumplimiento de las normativas y reglamentaciones sobre las adquisiciones de la Organización;
c) Aplicar criterios de evaluación y ponderación en función de los requerimientos establecidos en los pliegos de condiciones y términos de referencia;
d) Aplicar los procedimientos de evaluación estándares previstos; y
e) Remitir a la Presidencia del Comité el informe sobre el resultado de los procesos de comparación de precios, licitación pública, lista corta y contratación directa.
Artículo 27.- Las Reuniones y Actas del Comité y su Comisión se sujetarán a las siguientes reglas generales:
a) Deberán celebrarse reuniones para tratar procesos de selección de proveedores, analizar y recomendar soluciones sobre irregularidades en el cumplimiento de contratos de adquisiciones de bienes y servicios no excluidos por las disposiciones de este Reglamento y otros asuntos comprendidos en las atribuciones del Comité;
b) La Comisión Evaluadora sesionará previo a la Reunión del Comité de Contrataciones;
c) La Convocatoria, agenda de las reuniones y demás documentos correspondientes, deberán informarse a sus miembros, con al menos dos (2) días de anticipación a la fecha de su realización;
d) El quórum para la realización de las reuniones se dará con la totalidad de sus miembros completándose en caso de ausencia, con los suplentes respectivos;
e) De cada reunión se levantará un Acta firmada por los participantes, en la cual se dejará constancia del sentido de los acuerdos alcanzados y un resumen de los comentarios relevantes, acompañada del informe o dictamen según el caso; y
f) Estos documentos y los demás asociados al proceso de contratación y adquisición deberán constar en el Observatorio de Contrataciones en la oportunidad del caso.
CAPÍTULO VIII
CONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS PARA LAS CONTRATACIONES
Artículo 28.- En cada uno de los procesos que se implementen en la Secretaria Permanente para la selección y evaluación de adquisiciones de bienes y servicios, se definirán internamente, según el caso, los criterios que se requiera evaluar para garantizar la calidad y especificidad técnica acorde a la necesidad que se prevea cubrir.
Artículo 29.- Se debe respetar como límite de adjudicación un máximo de dos contratos por consultor/a o empresa de consultoría desarrollados simultáneamente, no sobrepasando cuatro contratos en el mismo año. Se tendrá en cuenta el resultado de evaluaciones anteriores para futuras contrataciones.
Artículo 30.- El supuesto establecido en el literal b) del Artículo 18 y los previstos en el Artículo 19 del presente Reglamento, constituirán fundamento suficiente para la terminación anticipada del contrato de adquisición de bienes o servicios que corresponda, incluyendo los de consultoría sin que medie indemnización alguna por parte de OLADE.
Artículo 31.- Para las contrataciones de servicios de consultoría se tendrán en cuenta las siguientes condiciones específicas:
El Secretario Ejecutivo, evaluará la necesidad de la contratación de consultores en virtud del área de asistencia y especialización, en concordancia con lo dispuesto en el presente Reglamento.
La selección y contratación de los instructores de capacitación virtual se regirán por las disposiciones previstas en el presente Reglamento para los servicios de consultoría.
Para la selección y calificación de consultores se tendrá en cuenta la idoneidad técnica profesional, experiencia específica en el área, disponibilidad inmediata y propuesta metodológica de ser el caso, entre otros criterios preestablecidos.
Dada la naturaleza de la relación contractual, la prestación de servicios de consultoría generará únicamente como contraprestación el pago de honorarios; por lo que el Consultor no tendrá derecho alguno a percibir los beneficios establecidos en la reglamentación interna de OLADE. Es responsabilidad del Consultor la contratación de seguros médico, de vida, social o cualquier otro que corresponda; no responsabilizándose OLADE por los riesgos que se generen durante el tiempo de realización de la consultoría.
En caso de que el Proyecto así lo requiera, podrán celebrarse renovaciones contractuales, las cuales se harán por períodos no superiores al contrato inicial, de mutuo acuerdo entre el Consultor y el Secretario Ejecutivo de OLADE, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria y en correspondencia con lo establecido en el presente Reglamento. No obstante cuando la contratación del consultor se financie con fondos de OLADE, la relación contractual entre la Organización y el consultor en ningún caso podrá superar dos años.
Dado que la obligación del Consultor se mide por resultados, no se requerirá fijación de jornadas, limitándose sus obligaciones a la realización de los servicios pactados en el cronograma de entrega de productos establecido en el Contrato. OLADE podrá, de ser requerido por el proyecto, asignar un espacio físico para el desarrollo de las actividades de la consultoría.
Dependiendo de las características contractuales al Consultor contratado que resida fuera del país Sede de la Organización, se le pagarán los pasajes aéreos en clase económica para concurrir al país Sede, así como para su retorno a su lugar de origen, Asimismo cuando el Consultor se traslade fuera de su ciudad de residencia o del país sede, en Comisión de Servicios, se le pagarán los pasajes por la vía más rápida, directa y económica y los viáticos con base al sistema aplicado en OLADE, o establecido por el(los) organismo(s) que financia(n) el Proyecto al cual el Consultor esté asignado.
Las disposiciones del presente Reglamento serán aplicadas teniendo en consideración las condiciones estipuladas por los organismos que financian el Proyecto al cual el Consultor está asignado. En caso de que el Convenio suscrito entre OLADE y el Organismo que financie el proyecto, prevea en su legislación interna un proceso de selección de consultores, específico, este primará por sobre el anteriormente descrito. Cuando existan condiciones divergentes o que no estén contempladas en el presente Reglamento, las mismas deberán constar en el instrumento contractual entre OLADE y el Consultor y tendrán plena validez.
El contrato del Consultor seleccionado que resida en el País Sede entrará en vigencia desde la fecha en que comience a desempeñar sus funciones, y del Consultor seleccionado que resida fuera del País Sede, desde la fecha en que firme el contrato. El Consultor necesariamente deberá firmar una cláusula de confidencialidad incluida en su contrato.
Los pagos pactados como honorarios se realizarán previa presentación de la correspondiente factura a nombre de OLADE, conjuntamente con el informe de actividades.
Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato mediante aviso escrito a la otra con la oportuna antelación, sin que haya derecho de indemnización a ninguna de las partes.
CAPÍTULO IX DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Artículo 32.- Hasta tanto entre en total funcionamiento el Portal de Compras de OLADE la
información sobre convocatorias seguirá publicándose mediante alertas en la página web de
OLADE y la información relevante sobre procesos de licitación se proporcionará previa solicitud de los Coordinadores Nacionales de OLADE.
CAPÍTULO X DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 33.- Cualquier asunto no contemplado o que se derive de la aplicación de este
Reglamento, será interpretado y resuelto por el Secretario Ejecutivo de OLADE conforme a los principios contemplados en el mismo y tomando en cuenta la necesidad de precautelar los intereses públicos y la debida ejecución del contrato.
Artículo 34.- Quedan derogados todos los Reglamentos, normas y disposiciones que se opongan o estén en contradicción a las contenidas en el presente Reglamento.
CAPÍTULO XI DISPOSICIONES FINALES
Artículo 35.- El presente Reglamento rige a partir de su aprobación en sesión de la XLVII
Reunión de Ministros de la Organización, a los 7 días del mes de diciembre de 2017.