Contract
1. OBJETIVO
Garantizar la devolución de los elementos asignados, retiro de accesos a Sistemas de Información, entrega de información a cargo y carné institucional, suministrados al colaborador que se desempeñe en la entidad, así como, la legalización de comisiones o autorización de desplazamientos y distintos créditos (servidores públicos) y que se encuentre en retiro definitivo, reestructuración, supresión de cargos y/o terminación de contrato.
2. ALCANCE:
Inicia con la comunicación de aceptación de la renuncia, comunicación del retiro del servicio, terminación de encargo, insubsistencia, destitución del servidor público, terminación de contrato de prestación de servicios, según aplique y finaliza con la verificación de la Lista De Chequeo Entrega Del Cargo.
Aplica a nivel Nacional, Regional y Zonal.
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Cuando se presente el retiro de un colaborador, se deberá atender a lo indicado en este procedimiento, por lo cual se describen a continuación, las causales de retiro del servicio contempladas por la normatividad:
a. Declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción.
b. Declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado xx xxxxxxx administrativa.
c. Renuncia regularmente aceptada.
d. Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez.
e. Invalidez absoluta.
f. Edad de retiro forzoso.
g. Destitución, como consecuencia de proceso disciplinario.
h. Declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono de este.
i. Revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5° de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen.
j. Orden o decisión judicial.
k. Supresión del empleo.
l. Las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.
m. Terminación de contrato de prestación de servicios.
x. Xxxxxxx
x. Encargo
En caso de ascenso o encargo, se deberá cumplir desde la Actividad No. 2 hasta la actividad No. 7.
Cuando se trate del retiro de un servidor público, se debe realizar el registro de la novedad en el SIGEP.
Como líderes de proceso el Director de Gestión Humana, Director Administrativo, Director de Información y Tecnología y el Director de Contratación fijan directrices sobre los temas de competencia incluidos en este procedimiento.
A nivel de los servidores públicos, el encargado de velar por el cumplimiento de las actividades descritas será el jefe inmediato (Director General, Subdirector General, Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora, Director Regional y demás Coordinadores que existan a nivel de la Sede de la Dirección General, Regional y Centro Zonal).
En caso de servidores públicos validar el plazo que se otorgará para el cumplimiento de las diferentes actividades derivadas del procedimiento, corresponde a 3 días hábiles luego de ser notificado de su retiro de la Entidad.
Dado el caso del incumplimiento con la entrega del cargo por parte del servidor público, se abrirá un proceso disciplinario.
En la descripción de actividades, se detallan los responsables para cada una, teniendo en cuenta que desde el mismo se están abordando los retiros tanto para Servidores públicos como para contratistas.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
No | Nombre de la Actividad | Descripción de la actividad | Responsable | Registro |
Inicio | ||||
1 | Comunicar el retiro | Comunicar al servidor público el retiro del servicio, con copia a: - Coordinador Administrativo, Gestión Humana, Asistencia Técnica y/o jefe inmediato, según el caso. - Coordinador Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano. - Analista o Referente de Nómina y Seguridad Social - Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo o referente de Seguridad y Salud en el Trabajo. - Enlace rol G58 - Coordinador de gestión de bienes - Coordinador o líder de Gestión documental - Almacenista - Fonbienestar - Cooperativa COOPICBF | Sede de la Dirección General: Dirección Gestión Humana Analista de Registro y Control Direcciones Regionales: Grupo Administrativo o Gestión Humana Referente Administrativo o Gestión Humana | Correo Electrónico Memorando |
Cuando se trate de retiro de contratistas, se debe comunicar al supervisor de contrato. | Servidor Público Contratista | |||
El Colaborador debe realizar la entrega de los elementos de acuerdo con lo establecido en la Guía Gestión de Bienes, en los numerales 5.2.5.6 - 5.2.5.7 y 5.2.5.12 “Inventarios individuales“, “Inventario por cambio de responsable y Entrega de inventarios”. | Formato Traslado Elementos Devolutivos | |||
2 | Entregar el puesto de trabajo | Para la entrega de los elementos, se deberá diligenciar el Formato “Traslado de Elementos Devolutivos”, en donde se trasladan los mismos al jefe inmediato o supervisor del contrato. | Servidor Público Contratista | |
El almacenista realiza la validación del inventario, en caso de existir inconsistencias en el mismo se crea una responsabilidad para el colaborador de hacer la reposición o el pago del elemento faltante. |
Realizar la entrega de archivos físicos, usuarios, back up e informe de los procesos a su cargo al jefe inmediato o supervisor de contrato como parte de la gestión realizada, este informe se deberá relacionar en el Formato Informe Final de Actividades. Se debe garantizar la entrega de expedientes, a partir de lo siguiente: 1. Expedientes de archivos organizados de conformidad con los procesos de gestión documental de la entidad. 2. Historias de atención (cuando aplique) 3. Historias Laborales (cuando aplique) 4. Sistemas de Información Misional al día (redireccionamiento de los procesos – cuando aplique) 5. Cierre de usuarios | Jefe inmediato | Formato Informe Final de actividades Formato Certificación de Cumplimiento Informe de Obligaciones por Prestación de Servicios – Honorarios. | ||||
3 | Entregar la información del Colaborador | Para esta actividad, tener en cuenta lo indicado en el X00.XX Procedimiento de Consulta y Préstamo de Carpetas del Proceso de Servicios Administrativos. | Servidor Público Supervisor de Contrato | Bases de datos Documentación | ||
Adicional al procedimiento de organización de archivos X0.XX. Para el caso de Director o Subdirector se deberá diligenciar el formato único Acta de informe de gestión contemplado en la Ley 951 xx xxxxx de 2005, se debe enviar al jefe inmediato, Oficina de Control Interno y una copia a la Dirección de Gestión Humana. | Contratistas | Lista de chequeo previo a la emisión del fallo en declaratoria de vulneración de derechos o adoptabilidad | ||||
Nota: El presente informe final de actividades aplica de manera exclusiva a los servidores públicos. En el caso de contratistas, de manera mensual se reconoce como informe de cumplimiento de actividades, lo registrado en el X0.X00.XX Formato Certificación de Cumplimiento Informe de Obligaciones por Prestación de Servicios- Honorarios. | Formato Único Acta de Informe de Gestión (Documento Externo) | |||||
4 | Diligenciar y enviar solicitud de Copia de Seguridad | Se debe diligenciar el formato F4.P2.GTI Formato de solicitud de copia de seguridad (Backup), indicando los archivos que deben ser respaldos, de acuerdo con lo indicado por el Jefe Inmediato o Supervisor de Contrato | Jefe inmediato Supervisor de Contrato | Formato de solicitud de copia de seguridad (Backup) | ||
Se debe enviar la solicitud mediante correo electrónico a XXX@xxxx.xxx.xx con el Formato de solicitud de copia de seguridad (Backup) diligenciado. | ||||||
5 | Garantizar una transferencia de conocimiento | Recibir el informe final de actividades, el cual deberá entregar y socializar con el servidor público que va a recibir el cargo o con su par, con el fin de garantizar la transferencia del conocimiento. | Jefe inmediato | Formato Informe Final de actividades | ||
6 | Evaluar servidores públicos a cargo | Evaluar a los servidores públicos que se encuentren a cargo de los Coordinadores y servidores públicos de Libre Nombramiento y Remoción, antes del retiro del cargo. Nota: Esta actividad se realiza únicamente para servidores públicos. | Coordinadores Servidores de Libre Nombramiento y Remoción. Servidor Público | Formato EDL Nuevo Sistema EDL 565 2016 (Documento externo) Formato Consolidador EDL 565 2016 (Documento externo) Formato periodo de prueba EDL 565 2016 (Documento externo) Formato Valoración de Provisionales |
7 | Verificar formatos de tratamiento de datos personales y compromiso de confidencialidad | Verificar en la Historia Laboral y en la carpeta del colaborador, que se hayan diligenciado los formatos de autorización de tratamiento de datos personales y de Compromiso de Confidencialidad de la Información, a partir de lo siguiente: Servidores Públicos: - F5.P21.GTH Formato Autorización de Tratamiento de Datos Personales. - F12.P21.GTH Formato Compromiso de Confidencialidad de Información. Contratistas: - F6.P2 ABS Formato De Autorización de tratamiento de datos personales Contratista. - F7.P2.ABS Formato Compromiso de Confidencialidad Información Contratista. En caso de no haberlos anexado a la Historia Laboral o carpeta respectiva, se deberán diligenciar. | Servidor Público Contratista | Formato Autorización de Tratamiento de Datos Personales Formato Compromiso de Confidencialidad de Información Formato De Autorización de tratamiento de datos personales Contratista Formato Compromiso de Confidencialidad Información Contratista |
8 | Realizar la entrega de carné, tarjeta de ingreso y distintivos del ICBF | Hacer entrega física de carné, y distintivo (chaleco- cuando aplique) en la Sede de Dirección General a la Dirección de Gestión Humana, quien llevará el control de la entrega de estos. En el caso de las Regionales, hacer entrega física de carne y distintivo (chaleco -cuando aplique), enviando memorando al Grupo Administrativo y/o Gestión Humana. Las dependencias mencionadas deberán destruir el carné. | Servidor Público Contratista | Carné Tarjeta de ingreso Distintivo (Chaleco-cuando aplique) |
9 | Realizar examen médico de egreso | Tramitar la realización del examen dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la efectividad del retiro con el proveedor médico contratado para tal fin. Salvo en las regionales donde no se cuente con el médico especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se deberá realizar dicho examen dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su notificación de retiro. En la Sede de Dirección General, los profesionales de la salud efectuarán programación y realización del examen médico de acuerdo con lo estipulado por la ley, previamente envío de notificación de retiro del servidor Se debe tener en cuenta lo establecido en el P18.GTH Procedimiento Para La Realización de Exámenes Médicos Ocupacionales. Nota: Esta actividad se realiza únicamente para servidores públicos. | Sede de la Dirección General: Dirección Gestión Humana Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo Direcciones Regionales: Referente de Seguridad y Salud en el Trabajo Servidor Publico | Examen médico de egreso |
10 | Realizar desafiliación de la Administradora de Riesgos Laborales | Realizar la desafiliación a la Administradora de Riesgos Laborales – ARL, la cual debe ser informada el mismo día para evitar la generación de notas débito. Este proceso debe solicitarse al Profesional SST o Referente SST cada vez que se presente retiro de un servidor público Nota: Es importante aclarar que el servidor público tiene cubrimiento durante todo el día en que se informó el retiro a la administradora. | Sede de la Dirección General: Dirección Gestión Humana Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo Direcciones Regionales: Referente de Seguridad y Salud en el Trabajo | Correo Electrónico o Certificado de desafiliación de la Administradora de Riesgos Laborales |
11 | Desactivar cuenta de correo y suspender los accesos a los Sistemas de Información | Para la actualización del directorio activo que se logra a través de la información de ingresos, retiros y traslados de los colaboradores, debe tenerse en cuenta el Procedimiento para La Activación, Actualización y Desactivación De Las Cuentas De Usuario Institucionales. El jefe inmediato o supervisor del contrato será el encargado de informar al Enlace autorizado por la DIT de cada Dirección, Oficina, Regional y Centro Zonal (Enlace con rol G58), cuando se deba desactivar la cuenta de correo del colaborador. Remitirse al P4.GTH Procedimiento para la Activación, Actualización y Desactivación de las Cuentas de Usuario Institucionales. | Sede de la Dirección General: Dirección de Gestión Humana Grupo de Registro y Control Enlace rol G58 Dirección Regionales: El Coordinador del Grupo Administrativo o de Gestión de recurso o de Gestión Humana Enlace con rol de G58 | Notificación a través de correo electrónico Acto administrativo de desvinculación del servidor público Formato Actualizaciones y Activaciones Masivas Formato de Solicitud de Servicios de Tecnología |
12 | Validar estado del crédito educativo ICETEX | Comunicar al servidor público xx xxxxxxx administrativa o de libre nombramiento y remoción el estado de créditos educativos activos en cartera. Si el servidor público figura con crédito activo se debe: 1. Hacer entrega de la certificación de estudios que acredite que dicho periodo o periodos fueron aprobados y obtuvo el promedio mínimo exigido y/o del diploma y acta de grado, del programa para el cual recibió el crédito educativo. 2. Hacer entrega de certificación de la prestación ininterrumpida del servicio de acuerdo con el reglamento operativo del Fondo Xxxxxx Xxxxxx y Fondo Educativo Funcionarios ICBF. 3. La Dirección de Gestión Humana verifica los documentos y emite certificación de aceptación de estos para iniciar proceso de condonación, si es del caso. En caso de que el servidor público no haya hecho entrega de la documentación antes señalada, no se dará el visto bueno en la lista de chequeo; se reiterará solicitud al servidor y se deberá determinar jurídicamente el proceso a seguir de condonación o cobro. Nota: Esta actividad se realiza únicamente para servidores públicos. | Servidor Público xx xxxxxxx administrativa o libre nombramiento y remoción beneficiario del convenio con el ICETEX. Grupo de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano- Dirección de Gestión Humana. Servidor Público | Memorando dirigido a la Dirección de Gestión Humana, con la entrega de documentos solicitados para la condonación Certificación de aceptación de documentos. Formato Lista De Chequeo Entrega Del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios |
13 | Validar estado crédito de calamidad domestica | Si el servidor público al momento del retiro cuenta con un crédito de calamidad doméstica vigente se debe: 1.Verificar con el grupo de nómina si se puede descontar el saldo de la liquidación, conforme autorización que haya dado previamente el servidor público. 0.Xx no ser posible realizar el descuento de Fonbienestar o de la Cooperativa COOPICBF en caso de que haya dado autorización el servidor público, se procederá a cobro pre jurídico o jurídico según corresponda. 0.Xx el descuento se hace efectivo, la Dirección de Gestión Humana efectuará reporte al responsable de la administración de los créditos. Nota: Esta actividad se realiza únicamente para servidores públicos. | Sede Dirección General: Dirección de Gestión Humana Grupo de Gestión xxx Xxxxxxx Humano y Grupo Nomina de la Dirección de Gestión Humana Direcciones Regionales: Grupo Administrativo o el de Gestión Humana Referentes Servidor Público | Correo electrónico Acto administrativo |
14 | Validar estado Crédito de Vivienda | Validar estado Crédito de Vivienda y en caso de que aun tenga saldo pendiente o en xxxx del crédito el servidor debe ser notificado sobre el monto que adeuda al programa de vivienda, enviarlo al grupo jurídico para formalizar un acuerdo de pago de ser necesario, entregar su Oficio de estado de cuenta, el número de la cuenta bancaria donde debe seguir consignado y realizar una actualización a los datos personales del deudor y codeudor antes de su retiro. Si el crédito fue otorgado antes del 30 xx xxxxx del 2000, son administrados por la Sede Dirección General, para los créditos de la Sede Nacional el cobro jurídico lo deberá hacer la Oficina Jurídica; en cuanto a los créditos otorgados a las diferentes Regionales por competencia territorial lo realizan las Regionales. Si el crédito fue otorgado después del 30 xx xxxxx del 2000, son administrados por la respectiva Regional, el cobro jurídico lo realizara la Regional donde pertenezca el crédito. Nota: Esta actividad se realiza únicamente para servidores públicos. | Sede de la Dirección General: Dirección de Gestión Humana - Grupo Jurídico - Abogados En las Regionales: Grupo Jurídico - Abogados Servidor Público | Carpeta del crédito de vivienda |
15 | Validar el estado de Fondos de empleados - Cooperativa | Solicitar el estado de cuenta ante Fondos de empleados – Cooperativa y en caso de que dichas entidades reporten saldo pendiente de alguna obligación, se debe descontar de la liquidación conforme indica la ley vigente y se debe recibir soporte del estado de cuenta y valores pendientes por descontar en la liquidación definitiva, que previamente hayan sido autorizados por el servidor público. | Sede Dirección General: Dirección Gestión Humana Grupo de Nomina y Seguridad social Direcciones Regionales: Grupo Administrativo o el de Gestión Humana Referentes Servidor Público | Soporte de estado de cuenta x xxx y salvo |
16 P.C | Verificar la Lista de Chequeo Entrega Del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios | Validar el cumplimiento del Formato Lista De Chequeo Entrega del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios entregada por el colaborador. | Jefe inmediato Supervisor de contrato | Formato Lista De Chequeo Entrega Del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios |
17 | Actualizar datos del servidor publico | Actualizar los datos del servidor público al momento del retiro en el SIGEP. | Servidor Publico | Registro en SIGEP |
18 | Enviar a la Historia Laboral | Enviar al archivo de Historias Laborales de la Sede o las Regionales, según corresponda el F1.P30.GTH Formato Lista De Chequeo Entrega Del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios y F2.P30.GTH Formato Informe Final de actividades. | Servidor Publico | Formato Informe Final de actividades Formato Lista De Chequeo Entrega Del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios |
Fin |
P.C.: Punto de Control
5. RESULTADO FINAL: Garantizar la entrega de cargo del colaborador o finalización del contrato de prestación de servicios del colaborador.
6. DEFINICIONES:
Evaluaciones médicas ocupacionales de egreso: Aquellas que se deben realizar al trabajador cuando se termina la relación laboral. Su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas. El empleador deberá informar al trabajador sobre el trámite para la realización de la evaluación médica ocupacional de egreso.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Código Sustantivo del Trabajo Decreto 1083 de 2015
Decreto 648 de 2017
8. RELACIÓN DE FORMATOS:
CODIGO | NOMBRE DEL FORMATO |
X0.X0.XX | Formato Traslado Elementos Devolutivos |
F2.P30.GTH | Formato Informe Final de actividades |
F6.P2.GTI | Formato para activación y actualización masiva de usuarios en Directorio Activo |
F1.P2.GTI | Formato de Solicitud de Servicios de Tecnología |
F1.P30.GTH | Formato Lista De Chequeo Entrega Del Cargo o Finalización del Contrato de Prestación de Servicios |
F4.P2.GTI | Formato de Solicitud de Copias de Seguridad |
F16.P1.P | Formato Lista de chequeo previo a la emisión del fallo en declaratoria de vulneración de derechos o adoptabilidad |
X0.X0.XX | Formato Traslado Elementos Devolutivos |
X0.X0.XX | |
X0.X00.XX | Formato Certificación de Cumplimiento Informe de Obligaciones por Prestación de Servicios – Honorarios |
N/A | Formato Único Acta de Informe de Gestión (Documento Externo) |
F5.P21.GTH | Formato Autorización de Tratamiento de Datos Personales |
F12.P21.GTH | Formato Compromiso de Confidencialidad de Información |
F6.P2.ABS | Formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales Contratista. |
F7.P2.ABS | Formato Compromiso de Confidencialidad Información Contratista. |
N/A | Formato EDL Nuevo Sistema EDL 565 2016 (Documento externo) |
N/A | Formato Consolidador EDL 565 2016 (Documento externo) |
N/A | Formato periodo de prueba EDL 565 2016 (Documento externo) |
N/A | Formato Valoración de Provisionales |
9. ANEXOS:
N/A
10. CONTROL DE CAMBIOS:
Fecha | Versión | Descripción del Cambio |
10/05/2018 | P30.GTH | Se actualizan las actividades de acuerdo con sugerencias de dependencias y Regionales, se relacionan formatos en el procedimiento. Se elimina como requisito de diligenciamiento para contratistas el F2.P30.GTH Formato Informe Final de actividades. |