Contract
Contrato de Espacio de Exhibición Registro como Expositor y Aceptación de los Términos y Condiciones de Participación | Exhibitor Registration and Acceptance of the Terms and Conditions for Participation | |||||||||
1. Datos Fiscales | 1. Company Information | |||||||||
Razón Social | RFC (anexar cédula ) Company Name | (Tax ID only for MEX) | ||||||||||
Dirección | Código Postal Address | Postal Code | ||||||||||
Ciudad | Estado | País City | State | Country | ||||||||||
Representante | Cargo Contact Person | Position | ||||||||||
Teléfono directo | Celular Office phone number | Mobile | ||||||||||
Correo electrónico | Página web E-mail | Website | ||||||||||
Tipo de empresa Type of company | Fabricante Manufacturer | Importador Importer | Distribuidor Distributor | Otro (describa) Other (describe) | ||||||
2. Grupos de Producto (marque los que apliquen) | 2. Product Groups (check all that apply) | |||||||||
Procesamiento de la Madera Xxxx Processing | Transformación de la Madera, Fabricación de Muebles Woodworking & Furniture Manufacturing | Materiales y Componentes Materials & Components | ||||||||
Panel a base xx xxxxxx Xxxx based panel production | Herramientas y maquinaria Tools & machinery | Herrajes, cerraduras, partes y accesorios Fittings, locks, built in parts, accessories | ||||||||
Tecnología para aserraderos Sawmill technology | Tecnología de superficies Surface technology | Productos para acabado Finishing products | ||||||||
Equipo para viveros – energía de la madera Nursery equipment - energy from Xxxx | Trabajo en madera sólida Solid woodworking | Madera en panel, hoja, chapa, aglomerado… Xxxx, board, sheet, chipboard | ||||||||
Tecnología forestal – seguridad y prevención Forestry – security and fire prevention | Químicos; logística Chemicals; logistics | Textiles y tapicería Textiles & upholstery | ||||||||
Otro (por favor describa) Other (please describe) | ||||||||||
3. Solicitud de Espacio de Exhibición El espacio se vende en incrementos de 9 m2. Indique la tarifa, el metraje, el tipo xx xxxxxx la ubicación preferida. El expositor comprende que la contratación de espacio no está condicionada a la obtención de una ubicación oconfiguración particular, y que la asignación definitiva de espacios se realiza conforme al mejor criterio del organizador. | 3. Exhibit Space Request Space is sold in 9 sqm increments only. Please check the rate of your choice and enter the required area in square meters, type ofspace, and desired location. The exhibitor acknowledges his participation cannot be conditioned to the assignment of any particular location, and that final space assignments are made at the discretion of the organizer. | |||||||||
Tarifas de Preventa/ Early Bird Rates (per sqm) | Incluye / Inclusions | |||||||||
Superficie libre - mínimo 54m2 Raw space - 54 sqm minimum MXN 1,400/m2 + IVA (+VAT) | - Incluye gafetes de expositor y mención en el directorio. NO incluye alfombra, construcción, mobiliario, ni servicios. - Includes exhibitor badges and directory listing. Does NOT include carpet, construction, furnishings or utilities. | |||||||||
Paquete Stand Básico - mínimo 18m2 Basic Xxxxx Package -18 sqm minimum MXN 1,780/m2+IVA (+VAT) | - Incluye alfombra estándar, mamparas divisorias, rótulo en vinil, contacto eléctrico de 110v, gafetes para el personal, mención en el directorio. - Includes hard wall xxxxx construction, lettering, carpet (show color), 1 electrical outlet, xxxxx staff badges, exhibitor directory listing. | |||||||||
Paquete Stand Equipado - mínimo 18m2 Premium Package - 18 sqm minimum MXN 2,400/m2+IVA (+VAT) | - Incluye alfombra estándar, mamparas divisorias, antepecho con rótulo en vinil, iluminación, mobiliario estándar, contacto eléctrico de 110v, gafetes para el personal, mención en el directorio. - Includes carpet (show color), hard wall xxxxx construction, signboard and lettering, lighting, standard furnishing, 1 electrical outlet, xxxxx personnel badges, exhibitor directory listing. | |||||||||
Tipo de stand: Xxxxx type | 1 lado abierto 1 open side | Esquina (mínimo 18 m2) Corner xxxxx (18 sqm min.) | Península (mínimo 36 m2) Peninsula (36 sqm min.) | Isla (mínimo 54 m2) Island (54 sqm min.) | ||||||
Mis 3 ubicaciones preferidas Top 3 xxxxx requests | 1. 2. 3. | |||||||||
m2 x MXN = + 16% IVA (area in sqm) (chosen rate/sqm) (subtotal) (+16% VAT) | ||||||||||
Deseo el descuento de PREVENTA del 10% y presentaré contrato firmado y anticipo del 20% antes del 30 xx xxxxx de 2018. I am interested in the Early Bird Discount (10% off by presenting space contract and 20% deposit by June 30, 2018) | Deseo el descuento adicional del 5% por PRONTO PAGO y presentaré contrato firmado y pago por el 100% antes del 30 xx xxxxx de 2018. I am interested in the Cash Discount (5% off by presenting space contract and 100% deposit by June 30, 2018). | |||||||||
Política de Pagos: Se asignará el espacio contra la presentación de un anticipo mínimo del 20%. Contratos presentados de 90 a 60 días antes del evento requieren un anticipo de 50%. Contratos presentados dentro de los 60 días previos al evento requieren un pago del 100%. Los pagos deben realizarse en la moneda en que fueron facturados, vía transferencia electrónica. El pago al 100% es requisito para su ingreso a montaje en el piso de exhibición. | Payment Policy: A 20% deposit is required with your contract in order to receive x xxxxx assignment. Contracts received from 90 to 60 days prior to the show require a 50 % advance payment. Contracts presented within 60 days prior to the show will require full payment. All payments must be made in the currency invoiced, via wire transfer. A 100% payment is required in order to enter the exhibition floor during set-up. | |||||||||
Cancelaciones: En el evento de cancelación parcial o total, el expositor deberá presentar aviso por escrito y se obliga a pagar las siguientes tarifas de cancelación: 1) 91 o más días antes de la exposición: 20% 2) De 90 a 61 días antes de la exhibición :50% 3) 60 días o menos antes de la exhibición: 100% | Cancellations: In the event of a partial or total cancellation, the exhibitor will do so in writing and will be obligated to the following cancellation fees: 1) 91 or more days prior to the exhibition: 20% 2) From 90 to 61 days prior to the exhibition: 50% 3) 60 days or less prior to the exhibition: 100% | |||||||||
Por este medio registro mi participación como expositor y manifiesto conocer y aceptar los Términos y Condiciones de Participación que se incluyen en el presente contrato. We hereby register to participate as exhibitors according to the supplied information. We acknowledge and accept the Terms and Conditions for participation included in this contract.
Nombre del Representante Legal y Puesto Firma / Signature Fecha/ Date Name of Legally Responsible Officer and Position | ||||||||||
Para uso interno Internal useonly | Por ventas: | Aprobado por: | Fecha: |
Fecha límite para registro en el directorio: 10 de diciembre de 2018 - Show Directory Listing Deadline: December 10, 2018
4. Datos para el Directorio de Expositores Provea su información de contacto comercial para nuestras distintas publicaciones | 4. Directory Listing Form Please provide the contact information you wish to publish in our various listings | |||||||||
Nombre comercial Company name | ||||||||||
Dirección | Código Postal Address | Postal Code | ||||||||||
Ciudad | Estado | País City – State | Country | ||||||||||
Contacto Comercial | Cargo Sales Contact Person | Position | ||||||||||
Teléfono directo | Celular Office phone number | Mobile | ||||||||||
Correo electrónico | Página web E-mail | Website | ||||||||||
Tipo de empresa Type of company | Fabricante Manufacturer | Importador Importer | Distribuidor Distributor | Otro (describa) Other (describe) | ||||||
Breve Descripción de la Empresa (Máximo 250 caracteres) | Short description of the company (in Spanish) (Maximum 250 characters) | |||||||||
Productos a Exhibir Provea una lista general de los productos a exhibir | Products to be Exhibited Please list the specific products you plan to exhibit | |||||||||
1 | 6 | 11 | ||||||||
2 | 7 | 12 | ||||||||
3 | 8 | 13 | ||||||||
4 | 9 | 14 | ||||||||
5 | 10 | 15 | ||||||||
Marcas a Exhibir Indique la marca o marcas de los productos a exhibir | Brands to be Exhibited Please list the specific brands you will show at the exhibition | |||||||||
Lanzamientos y Nuevos Productos Provea nombre y descripción del producto o línea que presentará en la exposición | New Products (in Spanish) Provide name and short description of new products you plan to launch during the event | |||||||||
Envíenos su logotipo en alta resolución para uso en material promocional | Please send us your Company logo in hi-res for our use in promotional material | |||||||||
Para conocer nuestra Política de Privacidad, por favor ingrese a xxx.xxxxxxxx.xx For details on our Privacy Policy, please check xxx.xxxxxxxx.xx | ||||||||||
TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL EVENTO EVENT TERMS & CONDITIONS
Contrato que celebran por una parte Hannover Fairs México, S.A. de C.V, a la cual en lo sucesivo se designará “Comité” y por la otra la empresa contratante conforme a los datos provistos en la primera página de este documento, y a quien en lo sucesivo se denominará “expositor” al tenor de las siguientes cláusulas.
Agreement entered into by and between Hannover Fairs Mexico S.A. de C.V., hereinafter referred to as "Committee" and as the other party the exhibiting company as per the information provided on page 1 of this contract, hereinafter referred to as "Exhibitor", which is celebrated in accordance with the following clauses.
CLAUSULAS:
I GENERALES
1. El Comité declara ser el organizador de la exposición denominada Magna ExpoMueblera Industrial, que se llevará a cabo en el Centro Citibanamex de la Ciudad de México, Xxxxxx, xxx 00 xx 00 de enero de 2019.
2. El firmante de este contrato por parte del Expositor declara contar con autoridad para contraer en su nombre las obligaciones que sederiven del presente contrato, conforme a los datos provistos en la página 1 del mismo.
3. El Comité Organizador proporcionará al Expositor un espacio dentro del piso de exhibición (en adelante denominado “stand”), mismo que será ubicado y delimitado en el plano de la exposición, tomando como base la solicitud de espacio detallada en la página 1 de este contrato. El expositor comprende que la contratación de espacio no está condicionada a la obtención de una ubicación o configuración particular, y que la asignación definitiva de espacios se realiza conforme al mejor criterio del organizador.
II CONDICIONES DE PAGO
4. El Expositor extenderá al Comité la cantidad correspondiente a la superficie en metros cuadrados asignada en el plano de la exposición, conforme a las tarifas y condiciones descritas en la primera página de este contrato, como pago por el derecho a utilizar los espacios contratados únicamente durante los días determinados por el Comité como días de montaje, exposición y desmontaje. La suma acordada tendrá que ser cubierta en su totalidad por el Expositor antes de la celebración de la exposición conforme a los siguientes plazos: a la presentación del contrato 20% del total; 90 días antes de la exposición se habrá cubierto el 50% del total; 60 días antes de la exposición deberá haberse cubierto el 100% del importe de participación. El pago deberárealizarse enla monedaenla que se realice lafacturación, yasetrate de pesos mexicanos o dólares americanos, aplicando un tipo de cambio previamente acordado con el Comité, y conforme a las instrucciones de pago que acompañan a la factura(s) respectiva(s). Los pagos tendrán que realizarse mediante transferencia electrónica o cheque certificado a favor de HANNOVER FAIRS MÉXICO,
S.A. DE C.V. El Expositordeberáasumir los costos ycuotas generados por la transferencia de fondos uotras formas de pago.
5. En el caso extraordinario de pagos realizados mediante cheque sin certificar, estos pagos se recibirán salvo buen cobro, y en caso de devolución el Comité se reserva el derecho de hacer efectivo el pago del documento, así como los cargos que como mínimo establece la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, o a su juicio dar por rescindidas las obligaciones derivadas de este contrato sin necesidad de procedimientos jurídicos.
6. A la firma y presentación de este contrato el Expositor se obliga a participar y cubrir el importe acordado. Las cuotas de cancelación descritas en la página 1 del presente contrato aplicarán aún en la ausencia de un anticipo. En el caso de que el Expositor no se presente a ocupar el espacio contratado en las fechas acordadas para montaje, estará de cualquier manera obligado a cubrir el importe total del espacio, yel Comité podrá disponer de este, conforme asu mejor criterio para conservar la buena imagen del evento.
7. En el supuesto de que el EXPOSITOR no hiciere uso del (los) STAND (s) contratado(s) perderá, en beneficio delComité,las cantidades que hubierecubierto,sinderechoareclamaciónobonificación alguna, y aplicarán cuotas de cancelación. En caso de que los productos a exhibir no quedaran instalados a más tardar a las 22:00 horas del día anterior a la iniciación del evento, el Comité Organizador podrá disponer del espacio sin responsabilidad alguna por su parte.
8. Cancelación de los stands contratados: Conforme a la política de cancelación descrita en la página 1 de este documento, en caso de cancelación el EXPOSITOR se obliga a las siguientes cuotas, expresadas como porcentaje del valor total del espacio contratado, y considerando la fecha en la que el Comité Organizador haya recibido el aviso respectivo por escrito:
91 o más días antes de la exposición: 20%
De 90 a 61 días antes de la exhibición: 50%
60 días o menos antes de la exhibición: 100%
III USO DEL ESPACIO DE EXHIBICIÓN
9. Acepta el Expositor que el espacio contratado se utilizará únicamente para exponer los productos descritos en las páginas 1 y/o 2 de este contrato. El Comité Organizador se reserva el derecho de reubicar a una empresa a su discreción.
10. Limitaciones de espacio: El expositor se limita a utilizar el espacio únicamente como se indica en el plano, sin rebasar los límites indicados. Cualquier actividad comercial opromocional del expositor fuera de los límites de su espacio de exhibición requerirán de permiso escrito por parte del Comité Organizador.
11. El expositor no está en condiciones de ceder, traspasar o enajenar los derechos a que se refiere el presente contrato, así como prestar o arrendar total o parcialmente el (los) STAND(s) contratado, comprometiéndose a exhibir exclusivamente productos fabricados o comercializados ordinariamente por el expositor. El Expositor se compromete a devolver el espacio tal como le fue entregado, sin alterar estructuras, mamparas, mobiliario o equipamiento que se le haya provisto como parte del servicio. Está prohibido en este sentido clavar, atornillar, aplicar adhesivos, pintar o perforar las mamparas, las columnas, el piso, la alfombra y el mobiliario. Queda prohibido el uso de tablaroca, adhesivos y pinturas permanentes , clavar o atornillar objetos de cualquier tipo en los pisos o columnas del edificio, realizar otro
CLAUSES:
I GENERAL DISPOSITIONS
1. The Committee declares to be the organizer of the exhibition named Magna ExpoMueblera Industrial to be held at: Centro Citibanamex in Mexico City, from January 16 to 19, 2019.
2. The signer of this agreement declares to have authorization of the Exhibitor to act on his behalf and bind the Exhibitor to the obligations arising out of this agreement, in accordance to the information provided in page 1 of this document.
3. The Organizing Committee grants the Exhibitor a defined space of exhibition, which will be identified and detailed in the corresponding floorplan (such space hereinafter referred to as the “Stand(s)”), based on the space request and information supplied in page 1 of this agreement. The exhibitor acknowledges his participation cannot be conditioned to the assignment of any particular location, and that final space assignments are made at the discretion of the organizer.
II CONDITIONS OF PAYMENT
4. The Exhibitor will pay the Committee an agreed amount corresponding to the space assigned, as payment for the right to use the Stand(s) solely and exclusively during the days designated by the Committee. The abovementioned amount shall be paid in its entirety before the exhibition takes place in accordance with the following payment schedule: a 20% deposit is required with the presentation of the contract; 50% of the total amount must be paid 90 days prior to the show; full payment is due 60 days prior of the show. Payments must be made in the currency the Exhibitor was invoiced, this being either Mexican pesos or US dollars applying a previously agreed upon exchange rate. The payments shall be made through wire transfer or certified check issued in favor of HANOVER FAIRS MÉXICO, S.A. DE C.V. as per instructions provided with the respective invoice. The exhibitor will assume all costs and fees generated by wire transfer services and other forms of payment.
5. In theexceptional case of payments made withregular checks,these always shall be received subject to collection; in the event of insufficient balance, the Committee reserves the right to enforce the payment of the documents, as well as additional fees foreseen as minimum in the General Law of Credit Instruments and Operations, or to alternatively rescind the obligations derived from this agreement without needing a judicial resolution thereof.
6. By signing this agreement, the Exhibitor is committed to payment and participation in the exhibition. Cancelation fees will apply even in the absence of advance payments, as described in page 1 of this agreement. In case of no-show, the Exhibitor remains obligated to payment of the total amount agreed upon, and the Committee, in order to preserve the good image of the event, reserves the right to use the Exhibitor’s space in accordance to its best judgement.
7. In the event that the Exhibitor does not make use of the Stand(s) contracted, the Exhibitor will lose in benefit of the Committee any and all amounts they might have produced, without any further recourse, claim or bonuses, and cancellation fees will still apply. In the event that the products to be displayed are not installed by 10:00 pm on the day before the start of the event, the Organizing Committee may use said space without liability on its part.
8. Cancellation of the contracted Stand(s). In accordance to the Cancelation Policy described in page 1, in case of cancellation the Exhibitor is obligated to the following cancellation fees, referenced to a) the total amount covered by this agreement and b) date of receipt of the Exhibitor’s cancelation notice:
91 or more days prior to the exhibition: 20%
From 90 to 61 days prior to the exhibition: 50%
60 days or less prior to the exhibition: 100%
III USE OF EXHIBIT SPACE
9. The Exhibitor accepts that the contracted space shall be used solely and exclusively to show the products described on the corresponding sections in pages 1 and 2 of this agreement. The Organizing Committee reserves the right to relocate an Exhibitor stand at its discretion.
10. Limitations of space: Exhibitor agrees to use its space solely as indicated in the exhibition floorplan. Any sales or promotional activities by the Exhibitor outside the boundaries of its stand will require express permission by the Organizing Committee.
11. The Exhibitor has no authority to assign, transfer or dispose of the rights referred to in this agreement, and lend or lease, in whole or in part, the Stand(s) hired, being obligated to only show products ordinarily manufactured or distributed by the same. The exhibition area is to be returned by the Exhibitor in the same condition as it was handed over, without altering structures, hard walls, furniture or equipment part of his service package. Likewise, it is prohibited to nail, screw, paint or perforate the screens; the use of drywall, nailing or screwing objects of any type on floors or columns of the building; perform other types of drilling; the use of loud speakers or sound equipment of any kind which might interfere with the participation of other exhibitors; light fire within the venue; use of flammable or toxic products; invade the
tipo de perforaciones, el uso de magnavoces y equipos de sonido que interfieran en la exhibición de las demás empresas; encender fuego en el área de exposición, utilizar productos inflamables o tóxicos, e invadir los pasillos y lugares de descanso, ya que el material a exponer deberá quedar instalado en las áreas designadas para tales fines.
12. El expositor se obliga a tener personal atendiendo su espacio de exhibición durante el horario del evento. El expositor para efectos de instalaciones, montaje y desmontaje se apegará al reglamento incluido en el Manual de Expositor, que es publicado y actualizado en forma electrónica a través de la página web del Comité Organizador.
13. El expositor se compromete a respetar el reglamento del evento y xxx xxxxxxx ferial. Como consecuencia de lo anterior el expositor se obliga a difundir el contenido de estos ordenamientos, entre su personal o a quien designe o contrate para satisfacer sus requerimientos o el cumplimiento de sus obligaciones durante el evento.
14. Al término del evento el expositor deberá desalojar sus materiales y productos dentro del horario establecido en el Manual del Expositor, comprometiéndose a entregar totalmente desocupado el stand a que se refiere el presente contrato, en las condiciones en las que lo recibió, conforme lo señala el reglamento. El Comité Organizador no asumirá ninguna responsabilidad sobre materiales o productos que permanezcan en el piso de exhibición una vez vencidos los horarios de desmontaje establecidos en el Manual del Expositor. Si el (los) STAND(s) no fuere (n) desalojado (s) en el tiempo establecido se le imputará el costo de horas extras de xxxxx xxx xxxxxxx, costos de almacenaje y traslado para el desalojo que el Comité Organizador hubiera efectuado, siendo necesario cubrir estos gastos para poder recuperar su mercancía, sin responsabilidad para el Comité.
15. El expositor manifiesta su deseo de participar enel referido evento y acuerda conocer ysujetarse a los términos y condiciones estipulados en el Reglamento de la Exposición que se publica y actualiza de manera electrónica en la página web del evento, y que deben considerarse parte integral de este contrato.
IV RESPONSABILIDAD DEL EXPOSITOR
16. El Comité cuenta con todos los permisos necesarios para la realización del evento. Sin embargo, es responsabilidad del expositor, sea persona física o moral, nacional oextranjera, cualquier trámite, permiso o autorización específicos requeridos por cualquier autoridad, Federal, Estatal o Municipal, en cualquier tema concerniente a su presentación individual en el evento, como puede ser el personal, relación con proveedores, uso de marcas, importación, exhibición y demostración de productos, equipos o servicios, etc.
17. El Comité Organizador se reserva el derecho de dar por rescindido el contrato, sin obligación alguna por su parte, en caso de que a juicio del Comité viole el expositor cualquiera de sus cláusulas, o las disposiciones del reglamento a que se ha hecho referencia y el cual se ha comprometido éste a respetar e implementar en forma íntegra.
V SEGURIDAD Y PREVENCIÓN
18. El Expositor exime al Comité y asume la total responsabilidad sobre cualquier daño a terceros que pudiera ser consecuencia de sus actividades en la exposición, incluyendo montaje y desmontaje. El Expositor se obliga a contratar los seguros pertinentes conforme a los riesgos relacionados con su participación en el evento.
19. Desde la hora de apertura y por la duración de la exposición, por razones de seguridad no podrá ningún expositor retirar los artículos expuestos sin previa autorización escrita y aprobada por el Comité. El Comité proveerá servicios de seguridad y vigilancia, pero no asumirá responsabilidad alguna sobre daños en propiedad del Expositor.
VI EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD
20. Dada la naturaleza del uso y disfrute de los stands en el presente contrato, ambas partes manifiestan que el Comité y el Expositor son partes contratantes totalmente independientes, por lo tanto no existe ningún nexo o relación obrero patronal, en el entendido de que el único responsable del personal contratado para la exhibición de sus productos o mercancías en cuanto al pago de salarios, prestaciones xx xxx, impuestos, derechos, seguro social, Infonavit, AFORE y demás obligaciones que se causenserán por cuenta del EXPOSITOR. Por lo que este acto se obliga a sacar en paz y a salvo al Comité de cualquier problema o controversia que se pudiera suscitar en este sentido, cubriendo todos los gastos que pudiera ocasionar tal circunstancia al Comité.
21. El Comité Organizador rehúsa responsabilidad o compromiso alguno en relación con las actividades, informaciones, productos y servicios ofrecidos por expositores y visitantes en el evento. El expositor declara comprender que todas las negociaciones sostenidas entreempresas participantes del evento son de naturaleza privada e independientes de la relación contractual que pudiera existir con el Comité y sus socios de negocio.
22. Causas de fuerza mayor: El Comité Organizador, caso de que existan circunstancias que así lo ameriten, podrá posponer o anticipar la iniciación del evento, así como prolongar o acortar la duración del mismo o variar su programa, horarios, localización, características o actividades, sin que ello implique responsabilidad de ninguna especie de su parte.
VII JURISDICCIÓN
23. Para todo lo relativo a la interpretación y cumplimiento del presente contrato las partes manifiestan expresamente su anuencia en someterse a los jueces y Tribunales de la Ciudad de México, así como los dispositivos legales a que se refiere el Código Civil vigente en lo relativo a obligaciones en general, y en especie, renunciando al fuero de cualquier otro domicilio presente o futuro.
halls and places of rest, since exhibit materials must always be installed within the designated areas.
12. The exhibitor shall be responsible to maintain personnel in the xxxxx at all times during the show hours. The Exhibitor, for purposes of installations, set-up and dismantling of exhibits, will adhere to the regulations included as part of the Exhibitor’s Manual, which is published and updated on the Committee’s website.
13. The Exhibitor undertakes the responsibility to respect the regulations of the exhibition and of the venue. As a result of the above, the Exhibitor is obligated to share the content of these regulations among their staff, delegates or designees hired to meet its exhibition requirements or fulfill their obligations during the exhibition.
14. After the closing of the exhibition, the Exhibitor must vacate their materials and products within the schedule established in the Exhibitor’s Manual, committing to deliver fully vacated the Stand(s) referred to in this contract, in the same condition it was handed over, as established by the exhibition regulations. The Organizing Committee accepts no liability with regards of the Exhibitor’s materials or products. If the Stand(s) is(are) not properly vacated on time, the Exhibitorshall be obligedto pay any costs the Organizing Committee might incur such as of overtime charges by the venue, storage and transportation expenses, being necessary to cover these expenses in order to recover their goods, without responsibility to the Organizing Committee.
15. The Exhibitor has expressed its desire to take part in the event and agrees to adhere to all the terms and conditions stipulated in the Exhibition Regulations, which are published and updated in the exhibition web site, and which become an integral part of this agreement, in the understanding that the Exhibitor has agreed to be bound by such regulations.
IV EXHIBITOR’S LIABILITY
16. The Committee declares to have all the necessary permits to hold the event. Nonetheless, the Exhibitor is solely responsible for any and all required permits or authorizations from local, State or Federal authorities pertaining the Exhibitor’s individual participation in the exhibition, such as but not limited to stand construction, staff, vendors, exhibits, use of trademarks, product demonstrations, special equipment and services, etc.
17. The Committee reserves the right to rescind the contract without any obligation on its part, in the event that, at the Committee’s discretion, there is any violation by the Exhibitor of its obligations hereunder or under any other document referred herein and which the Exhibitor has committed to honor and enforce in a proper manner.
V SECURITY, SAFETY & PREVENTION
18. The Exhibitor exempts the Organizing Committee of any liability pertaining to damages or losses to third parties resulting from the Exhibitor’s activities during the exhibition, including set- up and dismantling. The Exhibitor is responsible for providing sufficient insurance protection for any risks related to their presentation in the exhibition.
19. From the opening time and for the duration of the Exhibition, due to security reasons, no Exhibitor will be allowed to withdraw or vacate their items on display without the prior written authorization of the Committee. The Committee will provide security services during the event, but cannot assume any responsibility on the Exhibitor’s property.
VI EXCLUSION OF RESPONSIBILITY
20. Given the nature of the use and enjoyment of the Stand(s) under this contract, both parties state and agree that the Committee and the Exhibitor are totally independent contracting parties, therefore there is no link or labor management relations arising from this agreement, in the understanding that the personnel hired for the exhibition of the Exhibitor’s products or goods is the soleresponsibility of the Exhibitor, including the payment of wages, benefits, taxes, duties, social security, INFONAVIT, AFORE and all other labor obligations. Consequently, the Exhibitor will be obliged to hold the Committee harmless of any problems that may arise, covering all expenses in which the Committee may incur as a consequence of disputes derived from such circumstances.
21. The Organizing Committee cannot and does not assume any responsibility or liability for the actions,information, products andservices offeredbyexhibiting companies. Exhibitors and visitors acknowledge that all negotiations held among them are private in nature and independent of their contractual relationship, if any, with the Committee, the Committee’s sponsors or affiliates.
22. Force majeure. The organizing Committee, if there are circumstances that justify so, may postpone or anticipate the start of the event, as well as, extend or shorten its duration or vary their program schedules, location, features or activities, the foregoing without incurring in any liability whatsoever on its part.
VII JURISDICTION
23. For all matters concerning the interpretation and performance of this agreement, the parties expressly declare their consent to submit to the judges and courts of Mexico City, as well as to the legal provisions of the current Civil Code in force in Mexico City, waiving the jurisdiction of any other Court corresponding to their present or future addresses.