Contract

Si no maneja consecutivo coloque N.A.	COMITÉ/REUNIÓN: Reunión de finalización de mantenimiento y adecuación de escenarios parque zonal Sauzalito COD: 09-111 - contrato IDRD 0458 de 2021			DD	MM	AA
ACTA No.				9	1105	2021
LUGAR:	PARQUE ZONAL SAUZALITO SALÓN BOGOTÁ	HORA DE INICIO:	11:30 A.M.	HORA FIN:	12:20 M
ASISTENTES
NOMBRE		CARGO	DEPENDENCIA
Se adjunta listado de asistencia
ORDEN DEL DIA
1. Información general del proyecto		5. Preguntas y observaciones de la comunidad
2. Presentación equipo profesional
3. Información área técnica
4. Información del área social
TEMAS TRATADOS
1. Saludo – información general La T.S. Xxxxx Xxxx da la bienvenida a la comunidad, a la interventoría y administración del parque, quienes se encuentran presentes en la reunión de finalización de mantenimiento y adecuación de escenarios, del parque zonal Sauzalito, la cual tiene como objetivo dar a conocer las actividades de obra ejecutadas en el contrato IDRD No 0458 de 2021 Respecto a la información general del contrato se informa lo siguiente: ✓ CONTRATO: IDRD 0458 de 2021 ✓ ENTIDAD: CONSORCIO CCA PARQUES DEPORTIVOS ✓ OBJETO: Contratar mediante el sistema de precios unitarios fijos sin formula de reajuste el mantenimiento y adecuación de los escenarios administrados por el IDRD que sean sede de competencias y eventos deportivos. ✓ FECHA DE INICIO DEL CONTRATO: 00 XX XXXXX XX 0000 ✓ PRESUPUESTO INICIAL: ($8.157.367.400.oo) OCHO MIL CIENTO CINCUENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS SESENTA Y SIETE MIL CUATROSCIENTOS PESOS MONEDA CORRIENTE. ✓ ADICIÓN 1: 2.852.160.958.oo ✓ ADICIÓN 2: 1.226.500.000.oo ✓ PRESUPUESTO TOTAL: (00.000.000.000.oo) ✓ TIEMPO DE EJECUCIÓN: 4 MESES ✓ TIEMPO DE PRORROGA: 2 MESES ✓ TOTAL, DE EJECUCIÓN Y FECHA DE FINALIZACIÓN: 6 MESES – 11 DE SEPTIEMBRE DE 2021 2. Presentación de los funcionarios vinculados al proyecto Por parte de la supervisión del IDRD profesionales son: • Subdirección técnica de parques: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx • Apoyo supervisión: Ing. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Desde la Interventoría Xxx Xxxxx 000: - Director: Arq. Xxxx Xxxxxxx - Residente Social: Xxxxx xxx Xxxxxxx Xxxxxxxx - Residente interventoría: Ing. Xxxxx Xxxxx - Profesional Ambiental: Ing. Xxxxxx Xxxxxxxx - Profesional SST Ing. Xxxxxx Xxxxx

Por parte del contratista Consorcio CCA parques deportivos:

- Director: Ing. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

- Residente de obra: Arq. Xxxxxxx Xxxxxxx

- Profesional Ambiental: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

- Profesional SST: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx

- Residente Social: T.S. Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx

3. Información general del área técnica

El contratista, explica las actividades técnicas ejecutadas, las cuales fueron definidas con la entidad contratante, posteriormente de recorridos y diagnósticos. Las intervenciones realizadas fueron:

1. CANCHA DE TENIS

a. Instalación xx xxxxxx corta vientos en canchas de tenis

b. Lijada y retiro de material desprendido en muros de práctica, suministro de estuco plástico y pintura a tres manos de vinilo exterior en muro frontal y posterior con respectiva demarcación

2. ACCESO ESCALERAS

a. Demolición, rellenos, placa en concreto

b. Mantenimiento a sistema eléctrico

c. Mantenimiento de tubería de aguas lluvias

3. SALÓN ESGRIMA

a. Demolición de cuarto de almacenamiento

b. Instalación de 5 anclajes.

c. Instalación de 3 espejos

d. Instalación de luminarias tipo led y mantenimiento de sistema eléctrico.

e. Traslado de red eléctrica e instalación de tablero con totalizador y breakers

f. Instalación de piso caucho de 1 cm de espesor.

g. Pintura muro en pañete

h. Suministro de 2 bancas plásticas

i. Instalación de lockers en madera.

4. SALÓN DE PESAS

a. Demolición de pisos existentes

b. Fundida de placa contrapiso.

c. Mantenimiento red hidráulica.

d. Construcción xx xxxxxxx e instalación de rejillas en concreto

e. Instalación de piso caucho de 3 cm.

f. Instalación de 1 anclaje.

g. Instalación de puerta en aluminio.

h. Cambio de sistema eléctrico a luminarias tipo led herméticas.

i. Desmonte de reflectores existentes e Instalación de reflectores nuevos.

j. Mantenimiento de cubierta.

k. Suministro de 2 bancas plásticas.

Punto de acceso a salón

l. Demolición xx xxxxxxx en ladrillo

m. Fundida xx xxxxxxx en concreto con respectiva rejilla en concreto

n. Renivelación de placa en concreto existente

5. SALÓN DE BOXEO

a. Instalación de 10 estructura para instalación de sacos de boxeo.

b. Instalación de 2 estructuras para peras

c. Instalación de 2 estructuras de pasamanos

d. Cambio de sistema eléctrico a luminarias tipo led

e. Instalación de piso caucho de 1 cm de espesor.

f. Instalación xx xxxxxx

g. Construcción xx xxxxxxxx y sendero de acceso al salón.

h. Mantenimiento puerta acceso principal

i. Cambio xx xxxxxxx

j. Pintura de vigas y columnas

6. PISCINA

a. Pruebas de estanqueidad y presión sistema hidráulico

b. Retiro de enchape en mal estado y cambio de piezas

c. Emboquillado completo de enchape piscina semiolímpica y de niños

d. Retiro de accesorios existentes (copas, escaleras y luminarias)

e. Desmonte de desnatadores existentes y construcción de los nuevos

f. Cambio de tubería desnatadores

g. Demolición y construcción de rejillas de salida

h. Suministro e instalación de rejillas de piso

i. Rejillas para comunicación de piscina de adultos y piscina de niños ubicada en muro costado sur.

j. Relleno en concreto fluido

k. Demolición y excavación de placa en concreto para ubicación de nuevos inyectores, desnatadores, puntos de aspirado y rejillas de piso

l. Perforación tipo núcleos para pasos de tubería en muros de concreto

m. Suministro e instalación xx xxxxx para fijación de líneas xx xxxxxx para nadadores en sentido transversal y longitudinal

n. Suministro de 4 escaleras en acero inoxidable equidistante en los extremos

a. Terminación total de la geomembrana en piscina de adultos y piscina de niños

b. Fijación y sello en puntos con fijación, sellado y anclaje en todos los puntos de accesorios

c. Suministro e instalación de tubería PVC y tubería CPVC importada (agua caliente), con respectivos accesorios.

CUARTO DE MÁQUINAS

Suministro e instalación de todos los equipos de cuarto de máquinas:

- Bombas

- Tanques de protección y filtración xx xxxxxxx con su respectiva arena.

- Filtros

- Válvulas

- Registros de control

- Tubería de 6” de OVC y CPVC

- Tubería de desagüe x xxxxxxx existente

- Empalmes en todos los puntos de conexión entre calderas y accesorios de piscina en respectivos diámetros.

- Plano de conexiones hidráulicas con respectiva señalización en área de flujos de agua para adecuado manejo.

CUARTO DE MÁQUINAS – COMPONENTE ELÉCTRICO

a. Suministro e instalación de tablero eléctrico para manejo de bombas y equipos.

b. Traslado de tablero eléctrico y acometida

c. Cambio de cableado de acometida eléctrica desde el tablero principal a cuarto de máquina.

d. Conexión a los diferentes puntos eléctricos distribuidos a los equipos energizados del cuarto de máquinas.

e. Reemplazo de tubería PVC Conduit a tubería EMT eléctrica para alimentación de botón xx xxxxxx o alarma de la piscina.

f. Instalación de estructura metálica y cubierta plástica acanalada para protección de zona de acceso a cuarto de máquinas.

Respecto a la piscina, también se informa lo siguiente:

- El contratista de la piscina suministro todos los kit nuevos, de químicos y seguridad a los encargados de la administración de la piscina.

- La empresa XXXXX AMPERIUM, encargada del mantenimiento de la piscina, recibe los equipos en funcionamiento y perfecto estado, realizando pruebas de llenado, inducción y capacitación durante 2 semanas para el buen manejo y funcionamiento de la piscina. Durante este periodo se realizó llenado a 30 cm para verificación la estanqueidad y niveles de llenado corroborando que no existiera fugas de agua, lo anterior permitió proceder a su llenado total, con agua de carrotanque, suministrado por el contratista. Se garantiza la estabilidad de la membrana en la piscina de adultos y de niños.

- Mantenimiento de máquinas y calderas estará a cargo de la empresa XXXXX AMPERIUM

- Se hace entrega de manual de mantenimiento a la administración del parque.

4. Información del área social

En relación al componente social se informa a la comunidad que las actividades ejecutadas fueron:

• PROGRAMA DE DIVULGACIÓN correspondiente a invitaciones a reuniones y realizada mediante correo electrónico y a través de la administración, dicha metodología, teniendo en cuenta las condiciones de pandemia y la inactividad de los escenarios.

• PROGRAMA DE INFORMACIÓN, mediante el cual se realizó las siguientes reuniones, destinadas a la información del inicio, avance y finalización del contrato.

- Reunión inicio: información del inicio de las obras, en la que se presentó la proyección de las obras

- Reunión final: Desarrollada el día xx xxx para informar las actividades ejecutadas y oficializar la finalización del contrato, no obstante, se aclara que la puesta en servicio de los escenarios, depende del IDRD.

Se precisa, que con el fin de promover la información a la comunidad, el contratista realizó una presentación del avance del contrato, lo cual fue enviado a los correos electrónicos de los asistentes a la reunión de inicio y a la administración.

• PROGRAMA ATENCIÓN AL CIUDADANO: Se mantuvo activo los siguientes medios:

- Recepción de llamadas línea telefónica habilitada, al número 3015129653

- Recepción a través de correo de atención habilitado, al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx

• PROGRAMA DE SOSTENIBILIDAD Se hará entrega de los manuales de mantenimiento correspondientes a todas las actividades de obra realizadas.

5. Preguntas y observaciones de la comunidad: La comunidad asistente, expresa lo siguiente:

− Teniendo en cuenta el diagnóstico realizado al parque, se solicita información del motivo por el cual no fue intervenida la cancha de tennis R/ El contratista informa que de acuerdo al presupuesto destinado para el parque, no fue posible dar alcance al mantenimiento de la carpeta asfáltica, no obstante se invita a continuar con la solicitud ante la entidad, con el fin de poder ser incluida en un próximo contrato.

− Se solicita información del cronograma de puesta en funcionamiento de las piscinas y de quién depende R/ El contratista informa que a la fecha se encuentra pendiente la visita y revisión de procedimientos de GREEN AMPERIUM, quien es el operador de las piscinas, ellos deberán tener una capacitación del manejo de los nuevos equipos suministrados y realizarán mantenimiento a las calderas, a la fecha no se tiene exactitud del día en el cual se realizará esta actividad. Dicha información es reiterada por la administración, describiendo que el proceso figura como una actividad de entrega al contratista del mantenimiento y operación de las piscinas, quién realizará las pruebas finales del escenario.

− Se solicita definir, cuál era el alcance de la presente reunión, puesto que el operador de mantenimiento, siempre ha estado presente en el lugar y por tanto no es claro el motivo por el cual ellos a la fecha no ha recibido y no se ha hecho la actividad de capacitación y limpieza de las calderas R/ El contratista informa que el alcance de la presente reunión es socializar las actividades ejecutadas por el contratista y oficializar la finalización de las obras, esto teniendo en cuenta que en la reunión de inicio no se logró dar información de las actividades a ejecutar en las piscinas.

− Se solicita por los asistentes que se dé agilidad a la puesta en servicio de los escenarios ya que se presenta una afectación directa a las escuelas deportivas, quienes, no han podido recuperar las actividades deportivas con sus afiliados y adicional hay una afectación en la estabilidad económica de las personas que dependen de dichas escuelas, el mantenimiento tiene tiempos pertinentes para ejecutarse, por tanto, no se considera oportuno, que dicha intervención se hubiera realizado en plena reactivación económica R/ El contratista manifiesta que dicha situación es comprensible, no obstante la entidad debe ser responsable con los recursos naturales, siendo esto una responsabilidad ambiental del IDRD, motivo por el cual se debía adelantar una intervención correctiva, la cual fue definida en la ultima fase del contrato, ya que los recursos eran limitados y se debía ser muy minucioso en el mantenimiento a ejecutar, ya que, como lo menciona la comunidad, se habían realizado mantenimientos previos, que presupuestalmente no se pueden desconocer. El IDRD buscó la mejor opción que subsanará la filtración de agua, la cual era muy alta, usando los recursos existentes y asegurando que el tratamiento dado permitiera atender la situación por un largo tiempo.

− Se manifiesta por los asistentes que el tiempo de inactividad de las piscinas ha sido muy largo y requieren fechas exactas para el funcionamiento de las mismas, ya que, aproximadamente han sido 4 años de inactividad por contratos anteriores, por pandemia, por nuevo mantenimiento y demás situaciones que generan desespero en las actividades económicas. Requieren que el funcionamiento sea lo más pronto posible, la situación es desalentadora. Su necesidad es que se pueda aprovechar la temporada, por tanto, su expectativa es que sea a partir del 22 de noviembre R/ El contratista informa que es comprensible todo lo manifestado, no obstante, desafortunadamente no se dispone de información, correspondiente a fechas exactas de funcionamiento, en este espacio solo se da cumplimiento al derecho de información que la comunidad tiene con respecto a las actividades ejecutadas. La puesta en servicio depende directamente de la entidad y se recuerda que ante observaciones y/o solicitudes podrán realizarse directamente ante el IDRD. Se reitera que, a la fecha, la geomembrana ha cumplido con lo requerido, lo cual se ha evidenciado en las diferentes pruebas realizadas por el contratista, por tanto, a la fecha ya es apta para uso.

− Se indaga por los antideslizantes en la zona de acceso y el mantenimiento de la rampa R/ Se informa por el contratista que dicha actividad no fue realizada en el presente contrato.

− La administración del escenario manifiesta que se continuará con el trabajo mancomunado entre escuelas y administración, para poder llevar a cabo la programación adecuada, así mismo, informa que durante la intervención se ha realizado un trabajo de seguimiento exhaustivo con el fin de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera y conocer de cerca todas condiciones y requerimientos de la piscina. Este proceso es como el último paso para lograr que todo funcione adecuadamente y se espera que la reapertura sea pronto.

− El señor Xxxx Xxxx Xxxxxx propone que se realice una reunión con el contratista XXXXX AMPERIUM para poder definir o conocer con ellos la proyección de los procedimientos faltantes R/ La administración informa que la puesta en servicio, no solo depende del operador, sino se debe contar con la programación del IDRD, por tanto los lineamientos, también deben ser concertados con la subdirección, ya que es probable que se quiera realizar una actividad de reapertura o simplemente se proyecte estar presente en el momento de la puesta en servicio.

− El señor Xxxx Xxxx manifiesta que el proceso de mantenimiento ha sido una falta de respeto a las escuelas, refiere que el proceso de información ha sido deficiente y ha existido falta de humanidad con las necesidades de las escuelas deportivas R/ El contratista informa que esta situación podrá ser expresada directamente ante la entidad, ya que ni la administración ni el contratista pueden darle la respuesta a dicha observación. − El señor Xxxxxx indaga sí el uso del salón Bogotá va a ser temporal, ya que no es una estructura adecuada para el manejo de pesas R/ La administración informa que la adecuación del salón fue una solución temporal a las ligas, no obstante, puede llegar a cambiar, se aclara que la destinación y uso de los salones es definida por el IDRD, no por la administración, así mismo se recuerda que en el salón Bogotá no se realizará pesas, solo es para esgrima y boxeo. Respecto a la práctica de pesas se realizó la adecuación del domo con la construcción de la placa en concreto de 14 CM, la cual es adecuada para la necesidad de este deporte. Se realiza cierre de la reunión.
COMPROMISOS
TEMA	RESPONSABLE			FECHA LÍMITE PARA SU REALIZACIÓN
Elaborar acta y compartir con la administración	Prof. Social contratista			Noviembre 2021.
EVALUACIÓN Y CIERRE DE LA REUNIÓN
¿Se logró el objetivo?	SI	x	NO
Observaciones
Ninguna

Siendo las 12:20 m se da por terminado el comité/reunión, en constancia firman:

PRESIDENTE / DELEGADO / JEFE DEPENDENCIA / QUIÉN CONVOCA		SECRETARIO (S) Si en la reunión no se maneja esta delegación coloque N.A.
FIRMA		FIRMA	N.A.
NOMBRE	XXXXX XXXXXX XXXX XXXXX	NOMBRE	N.A.
CARGO	PROFESIONAL SOCIAL	CARGO	N.A.

XXXXX XXXXXX XXXX XXXXX

NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA EL ACTA: