MANUAL DE CONTRATACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÓN
CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES 3
1.3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR 4
CAPÍTULO III MODALIDADES DE SELECCIÓN 7
3.1.3. OBSERVACIONES A LOS TCC 8
3.1.6. RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE PROPUESTAS 10
3.1.7. CONSULTA DE LAS PROPUESTAS 10
CAPÍTULO IV CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO 13
4.1. PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS 13
4.2. PUBLICIDAD DEL PROCESO 14
4.3. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 14
4.4. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS EN INVITACIÓN ABIERTA Y CERRADA 14
4.5. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN 15
4.6. DECLARACIÓN DE FALLIDO DEL PROCESO DE SELECCIÓN 15
4.8. CONSECUENCIA DE LA NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y/O LEGALIZACIÓN DEL MISMO 16
4.10. VINCULACIÓN DE CONTRATISTAS 18
4.11. PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS 18
4.12. MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS 19
4.13. TERMINACIÓN DE UN CONTRATO 19
4.14. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 19
4.15. DOCUMENTOS PARA LA SUSCRIPCIÓN ACTAS DE SERVICIO O ACUERDOS DE OBRA QUE SE REALICEN EN EJECUCIÓN DE CONTRATOS MARCO 20
CAPÍTULO V. GARANTÍAS, RECLAMACIONES DE SINIESTROS Y EJECUCIÓN DE ACCIONES CONTRACTUALES Y LEGALES 20
5.2. DECLARACIONES DE SINIESTRO Y EJECUCIÓN DE ACCIONES CONTRACTUALES Y LEGALES 21
5.3. RECURSOS OBTENIDOS DEL SINIESTRO 21
CAPÍTULO VI INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN 21
CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES
1. RÉGIMEN LEGAL
De acuerdo con lo establecido en el artículo 59 de la Ley 1753 de 2015, el régimen de contratación aplicable para la celebración de contratos del Patrimonio Autónomo del Fondo de Infraestructura Educativa FFIE (“PA FFIE”) es el de derecho privado.
Los contratos a suscribir por parte del PA FFIE, estarán sujetos en su celebración, ejecución y liquidación al régimen del derecho privado conforme a la legislación civil y comercial colombiana y a las normas contenidas en el presente Manual de Contratación (el “Manual”) de acuerdo con lo que se establezca para el efecto en los términos de condiciones contractuales de cada convocatoria y/o en los contratos que suscriba el PA FFIE.
Igualmente, los órganos de gestión del PA FFIE o los particulares que participen en el proceso contractual, están obligados a observar los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso, y estarán sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
Hará parte del Manual toda norma o reglamentación que sea expedida para el desarrollo del Fondo de Infraestructura Educativa FFIE (“FFIE”) y para la administración de sus recursos a través del PA FFIE.
1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones del presente Manual se aplican a todos los procedimientos de contratación que adelante el PA FFIE, para el desarrollo y cumplimiento del Contrato xx Xxxxxxx No. 1380 de 2015 (el “Contrato xx Xxxxxxx”), así como sus actividades conexas y directamente relacionadas con estas.
PARÁGRAFO: Por estar sometidos a reglas especiales, no se aplicarán las disposiciones del presente Manual en todo lo relacionado con:
(i) Los contratos de términos y condiciones uniformes de servicios públicos.
(ii) Los actos o contratos que se ejecuten con recursos de la caja menor, en el evento de ser aprobada y creada por el órgano competente.
1.2. COMPETENCIAS
De acuerdo con lo estipulado en el Contrato xx Xxxxxxx, le corresponde al Comité Técnico elaborar los términos de condiciones contractuales (“TCC”) que regulan los procesos de contratación para seleccionar a los contratistas.
De conformidad con las facultades legales y con las estipulaciones del Contrato xx Xxxxxxx, le corresponde al Comité Fiduciario seleccionar a los contratistas, instruir la celebración de los contratos a los que haya lugar y autorizar los acuerdos de obra o actas de servicio que correspondan, a ALIANZA FIDUCIARIA S.A, en calidad de representante legal del CONSORCIO FFIE ALIANZA BBVA, quien actúa única y exclusivamente como vocera del PA FFIE.
1.3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
Se podrán celebrar contratos con las personas naturales y jurídicas consideradas legalmente capaces, así como con cualquier ente jurídico que tenga la capacidad de contraer derechos y obligaciones.
CAPÍTULO II DEFINICIONES
ACTA DE INICIO: Documento mediante el cual las partes darán cuenta del inicio del plazo de ejecución contractual.
ACTA DE CIERRE: Documento mediante el cual se formaliza el cierre de la ejecución contractual de los Contratos, los Contratos Xxxxx y las Actas de Servicio o Acuerdos de Obra suscritos en ejecución de los Contratos Marco.
ACTA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN: Documento mediante el cual se relaciona las Propuestas presentadas dentro del plazo establecido para tal fin en los TCC.
ADENDA: Es el documento mediante el cual se realizan modificaciones o aclaraciones o complementaciones a los TCC definitivos, el cual hace parte integral del mismo.
COMITÉ EVALUADOR: Grupo interdisciplinario de la Unidad de Gestión del FFIE que revisará y tendrá a su cargo la verificación de los factores jurídicos, técnicos y financieros de las Propuestas que se presenten, con estricta sujeción a las condiciones establecidas en los TCC, con el objeto de someterlos a consideración del Comité Técnico.
COMITÉ FIDUCIARIO: Es el máximo órgano directivo del PA FFIE encargado de cumplir las funciones determinadas en el Contrato xx Xxxxxxx, en el Manual Operativo y en el Manual.
COMITÉ TÉCNICO: Es el órgano encargado de revisar las evaluaciones y de recomendar al Comité Fiduciario, la selección de los proponentes a contratar por el PA FFIE, y en general de cumplir las funciones determinadas en el Contrato xx Xxxxxxx y en el Manual Operativo y en el Manual.
CONSORCIO FFIE ALIANZA BBVA: Consorcio creado mediante acuerdo consorcial suscrito entre ALIANZA FIDUCIARIA S.A. y BBVA ASSET MANAGEMENT S.A.
SOCIEDAD FIDUCIARIA el día 28 de septiembre de 2015, el cual, mediante la Licitación Pública LP MEN 18 de 2015, resultó seleccionado para suscribir el Contrato xx Xxxxxxx con el MEN para administrar y pagar los recursos del Fondo de Financiación de Infraestructura Educativa - FFIE.
El CONSORCIO FFIE ALIANZA BBVA, quien actúa única y exclusivamente como vocero y administrador del PA FFIE, es representado legalmente por ALIANZA FIDUCIARIA S.A.
DOCUMENTOS CONTRACTUALES: Es el conjunto de documentos en el que se determina el objeto de los contratos a celebrar con el PA FFIE y se establecen los requisitos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos, que deben cumplir los Contratistas durante la ejecución del contrato, así como los derechos y obligaciones de las partes. Dentro de los documentos contractuales se encuentran: el contrato, los TCC y sus anexos, la propuesta del Contratista, las garantías del contrato y los demás que se generen durante la ejecución del contrato.
DOCUMENTO DE FORMALIZACIÓN PARA LA TRANSFERENCIA DE RECURSOS: Es
el documento suscrito entre el PA FFIE y la entidad o entidades territoriales que estén obligadas con el MEN a transferir los recursos de cofinanciación necesarios para la ejecución de los proyectos de infraestructura educativa.
FIDUCIARIA: Es el CONSORCIO FFIE ALIANZA BBVA, conformado por ALIANZA FIDUCIARIA y BBVA ASSET MANAGEMENT S.A. SOCIEDAD FIDUCIARIA COLOMBIA.
FIDEICOMITENTE: Es el MEN.
FONDO FINANCIAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA - FFIE -: Cuenta
especial sin personería jurídica del MEN de conformidad con lo establecido en el artículo 59 de la Ley 1753 de 2015.
INVITACIÓN: Es el procedimiento para seleccionar a un Proponente, el cual puede ser puede ser de modalidad abierta o cerrada, de conformidad con lo previsto en el presente manual.
INTERVENTOR: Es el responsable de controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades
contratadas, teniendo como referencia, además de las condiciones pactadas en el contrato de interventoría, las cláusulas, los Términos de Condiciones Contractuales y demás documentos del contrato objeto de la misma.
INTERVENTORÍA: Es la labor de controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de referencia y las especificaciones del contrato celebrado dentro de los parámetros de costo, tiempo y calidad, conforme a la normatividad vigente.
JUNTA ADMINISTRADORA DEL FFIE: Xxxxxx encargado de la administración del FFIE según lo dispuesto por el artículo 59 de la Ley 1753 de 2015 y el Decreto 1525 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional.
LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: Procedimiento que podrá ser previsto en los Términos de Condiciones Contractuales y que deberá surtirse con posterioridad a la aceptación de la Propuesta.
PA FFIE: Es el Patrimonio Autónomo constituido en cumplimiento del Contrato xx Xxxxxxx, el cual se identifica con el código 57232 ante la Superintendencia Financiera que corresponde al tipo Administración y Pagos.
PROPUESTA: Consiste en el ofrecimiento que un Proponente presenta para celebrar un contrato.
PROPONENTE: Es el ente jurídico o persona que presenta Propuestas para celebrar un contrato.
SUPERVISOR: Persona designada por el PA FFIE que ejercerá funciones de verificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales y de seguimiento técnico, administrativo, presupuestal y financiero de los contratos que suscriba el PA FFIE.
SUPERVISOR DEL CONTRATO XX XXXXXXX: Funcionario designado por el Fideicomitente que ejercerá funciones de seguimiento técnico, administrativo, legal, presupuestal y financiero del Contrato xx Xxxxxxx.
TÉRMINOS DE CONDICIONES CONTRACTUALES (TCC): Documento que estructura los procedimientos y reglas para seleccionar a los Proponentes que participan en una Invitación, así como las condiciones y términos que deben tenerse en cuenta por los Proponentes para el cabal cumplimiento del Contrato que se llegue a suscribir.
UNIDAD DE GESTIÓN DEL FFIE (la “Unidad de Gestión”): Es una unidad integrada por el personal técnico y profesional idóneo que diseñará e implementará los esquemas necesarios para la ejecución del proyecto del Plan Nacional de Infraestructura Educativa de conformidad con lo establecido en el Decreto 1525 de 2015 del MEN.
CAPÍTULO III MODALIDADES DE SELECCIÓN
Las modalidades de selección de los contratistas del PA FFIE serán las siguientes:
1. Invitación Abierta.
2. Invitación Cerrada.
3. Selección Privada.
Sin perjuicio de las reglas que se describen en el presente Capítulo, en aquellos casos en los que la naturaleza y características particulares del contrato a celebrar lo exijan, podrá acudirse a una modalidad de selección prevista para cuantías mayores. Esta decisión deberá ser adoptada por el Comité Fiduciario.
La Unidad de Gestión del FFIE deberá preparar para la revisión del Comité Técnico y aprobación del Comité Fiduciario, de manera previa al inicio de las modalidades de selección, un documento de análisis que sirva de soporte para la contratación. Este documento contendrá: a) descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, b) descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar, c) los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, d) el análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación y e) un estudio xx xxxxxxx.
3.1. INVITACIÓN ABIERTA
Modalidad de selección mediante la cual se formulará invitación pública para que todos aquellos interesados en participar presenten sus Propuestas y, entre ellas, se seleccionará, de conformidad con lo previsto en los TCC que se elaboren de acuerdo con lo previsto en el presente Manual, a la persona con la que se celebrará el contrato.
3.1.1. PROCEDENCIA
Esta modalidad de selección ha sido prevista para aquellos casos en que el monto de la contratación sea igual o superior a 5.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) de la anualidad en la que se dé inicio al proceso.
3.1.2. TCC
Previo al inicio de cada Invitación, la Unidad de Gestión elaborará, para la revisión del Comité Técnico y aprobación del Comité Fiduciario, los TCC que soportan la necesidad y oportunidad de la contratación. Los TCC deberán contener como mínimo lo siguiente:
(i) Identificación y descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
(ii) Descripción del objeto a contratar, incluidas sus especificaciones técnicas y sus anexos cuando aplique.
(iii) Las condiciones de la precalificación, cuando ésta aplique.
(iv) Las obligaciones a cargo del futuro contratista.
(v) El valor estimado de la Invitación.
(vi) Las garantías que deberán constituir los Proponentes y los Contratistas.
(vii)Las condiciones de ejecución del contrato (plazo, lugar de ejecución, forma de pago, obligaciones a cargo de las partes, entre otras) Las condiciones para seleccionar al Proponente.
(viii) La obligación de los socios o accionistas de sociedades constituidas con la finalidad de celebrar y ejecutar el contrato, de responder solidariamente con la sociedad por el cumplimiento de los términos del contrato.
(ix) Las reglas de desempate y de aceptación de la Propuesta.
(x) Las causales de rechazo de las Propuestas o de declaratoria de fallida de la Invitación.
(xi) El proyecto de minuta del contrato a celebrar.
La Unidad de Gestión deberá remitir a la Fiduciaria con cinco (5) días hábiles de antelación a la publicación de los documentos, los TCC, sus anexos y el documento de análisis previo con el fin de que pueda realizar observaciones a los mismos dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de los mismos. Dichas observaciones serán materia de análisis del Comité Técnico quien, de considerarlo procedente, propondrá su inclusión al Comité Fiduciario.
3.1.3. OBSERVACIONES A LOS TCC
Una vez publicada la versión preliminar de los TCC, los interesados podrán presentar observaciones respecto de aquellos, de manera escrita, en las fechas establecidas en el cronograma de cada Invitación, a través del correo electrónico que se designe para el efecto en los TCC.
Las observaciones deberán ser respondidas oportunamente indicando las razones por las cuales se acogen o rechazan, y tales respuestas se publicarán en la página web xxx.xxxxxxx.xxx.xx o en la página web que se indique en los TCC. Aquellas observaciones que se acepten serán incluidas en los TCC mediante Adendas.
Las respuestas a las observaciones serán preparadas por el Comité Técnico y aprobadas por el Comité Fiduciario, este último dará la instrucción de publicación a la Fiduciaria. Para
estos efectos, las observaciones podrán agruparse para darles respuesta uniforme cuando se refieran a los mismos aspectos de los TCC.
3.1.4. CONTRATOS A CELEBRAR
ALIANZA FIDUCIARIA S.A, en calidad de representante legal del CONSORCIO FFIE ALIANZA BBVA quien actúa única y exclusivamente como vocera del PA FFIE, suscribirá, los contratos instruidos por el Comité Fiduciaria, y que se encuentren dentro del marco del objeto del Contrato xx Xxxxxxx. Siempre se entenderá que el Contratante es el PA FFIE.
En todos los contratos se incluirá como mínimo: (i) una cláusula de confidencialidad en el manejo de la información, la cual abarcará los aspectos referentes al secreto industrial o que justifiquen su inclusión, sin que ella se oponga a la obligación legal de transparencia,
(ii) una cláusula SARLAFT, (iv) una cláusula de pago de aportes a la seguridad social y parafiscales, y (iv) una cláusula de exclusión de la relación laboral con el Contratante.
La Fiduciaria llevará el inventario de los contratos suscritos a nombre del PA FFIE.
3.1.5. PROCEDIMIENTO
La Invitación Abierta se desarrollará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
(i) Publicación de la Invitación y los TCC en la página web xxx.xxxxxxx.xxx.xx o en cualquier otro medio de divulgación que se determine.
(ii) Las modificaciones a los TCC y al cronograma de la Invitación se realizará a través de Adendas, las cuales no podrán cambiar las condiciones que alteren la naturaleza del proceso. Se recibirán las Propuestas en la fecha, hora y lugar que señale la Invitación. Las adendas serán elaboradas por el Comité Técnico, y aprobadas por el Comité Fiduciario.
(iii) Surtido el proceso de evaluación de Proponentes se publicará el informe de evaluación por el término que se indique en los TCC, plazo durante el cual los Proponentes podrán formular las observaciones que consideren pertinentes y realizar las subsanaciones o aclaraciones a las que haya lugar conforme lo señalado en el informe de evaluación.
(iv) Se procederá al análisis de las observaciones formuladas por los Proponentes y se realizarán los ajustes y modificaciones a que hubiere lugar, los cuales se publicarán junto con las respuestas a las observaciones.
(v) El Comité Técnico revisará el resultado de las evaluaciones adelantadas por el Comité Evaluador y recomendará el orden de elegibilidad de los Proponentes de acuerdo con los TCC. El Comité Fiduciario podrá acoger o apartarse de manera justificada de dicha recomendación. El informe final de evaluación será publicado.
(vi) La decisión del Comité Fiduciario en relación con la modalidad de selección, será publicada y, conforme a la instrucción dada por el Comité Fiduciario, el Consorcio FFIE Alianza BBVA, como vocero y administrador del PA FFIE comunicará por escrito la aceptación de la propuesta al Proponente seleccionado.
(vii)En aquellos casos en que sólo se reciba una Propuesta, de resultar procedente en los términos de los TCC, se dará continuidad a la Invitación con ese único Proponente.
(viii) En caso de que la Invitación se declare la fallida, podrá aplicarse la modalidad de Selección Privada de conformidad con lo previsto en el presente Manual, previa instrucción del Comité Fiduciario.
3.1.6. RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE PROPUESTAS
Las Propuestas de las Invitaciones Abiertas serán recibidas en las instalaciones del MEN dentro del plazo señalado en los TCC y serán trasladadas a las oficinas de la Unidad de Gestión, quien es su custodio. La custodia de la información relacionada con el Sistema de Administración de Riesgos xx Xxxxxx de Activos y Financiación al Terrorismo (SARLAFT) estará a cargo de la Fiduciaria, siempre y cuando el proponente entregue la información SARLAFT en sobre separado al de la propuesta.
Sin perjuicio de lo anterior, el Comité Fiduciario del PA-FFIE podrá designar como sitio de recepción de las propuestas las oficinas de la Unidad de Gestión del FFIE.
3.1.7. CONSULTA DE LAS PROPUESTAS
Las Propuestas podrán ser consultadas en las oficinas de la Unidad de Gestión dentro del plazo de traslado a los Proponentes establecido en los TCC y de ellas podrá solicitarse copia x xxxxx del solicitante, salvo los documentos que tengan reserva legal.
La información relacionada con el SARLAFT deberá ser solicitada directamente a la Fiduciaria, quien será la encargada de evaluar dicha solicitud.
3.2. INVITACIÓN CERRADA
Modalidad de selección mediante la cual, previa definición de los requerimientos financieros, de organización y de experiencia específica requeridos para la ejecución del futuro contrato, adelantará un análisis xx xxxxxxx y, con base en los resultados, formulará invitación a mínimo tres (3) de los posibles interesados que se hayan identificado, de los cuales se seleccionará el Proponentes de acuerdo con lo previsto en los TCC.
En lo que no se encuentre expresamente regulado en esta modalidad de selección, se aplicarán las mismas reglas previstas para la Invitación Abierta siempre que resulten compatibles.
3.2.1. PROCEDENCIA
Esta modalidad será aplicable para los contratos cuyo valor sea superior a 1.000 SMLMV e inferior a 5.000 SMLMV de la anualidad en la que se dé inicio al proceso TCC
Previo al inicio de cada Invitación, la Unidad de Gestión, para la revisión del Comité Técnico y aprobación del Comité Fiduciario, elaborará los TCC que soportan la necesidad y oportunidad de la contratación.
3.2.2. PROCEDIMIENTO
La Invitación Cerrada se desarrollará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
Se identificarán en el mercado correspondiente como mínimo tres (3) interesados o proveedores, los cuales serán invitados a participar, mediante comunicación escrita enviada por el PA FFIE, previa instrucción del Comité Fiduciario con fundamento en la recomendación que realice el Comité Técnico, quienes indicarán los proveedores o interesados invitados.
La Invitación y los TCC serán remitidos por la Fiduciaria a los Invitados vía correo electrónico o a través del mecanismo que considere más expedito.
Las modificaciones a los TCC y al cronograma de la Invitación se realizará a través de Adendas, las cuales no podrán cambiar las condiciones que alteren la naturaleza de la modalidad de selección. Se recibirán las Propuestas en la fecha, hora y lugar que señale la Invitación. Las adendas serán elaboradas por el Comité Técnico, y aprobadas por el Comité Fiduciario.
(i) Surtido el proceso de evaluación de Proponentes se publicará el informe de evaluación por el término que se indique en los TCC, plazo durante el cual los Proponentes podrán formular las observaciones que consideren pertinentes y realizar las subsanaciones o aclaraciones a las que haya lugar conforme lo señalado en el informe de evaluación.
(ii) Se procederá al análisis de las observaciones formuladas por los Proponentes y se realizarán los ajustes y modificaciones a que hubiere lugar, los cuales se publicarán junto con las respuestas a las observaciones.
(iii) El Comité Técnico revisará el resultado de las evaluaciones adelantadas por el Comité Evaluador y recomendará el orden de elegibilidad de los Proponentes de
acuerdo con los TCC. El Comité Fiduciario podrá acoger o apartarse de manera justificada de dicha recomendación. El informe final de evaluación será publicado.
(iv) La decisión del Comité Fiduciario en relación con la modalidad de selección, será publicada y, conforme a la instrucción dada por el Comité Fiduciario, el Consorcio FFIE Alianza BBVA, como vocero y administrador del PA FFIE, comunicará por escrito la aceptación de la propuesta al Proponente seleccionado.
(v) En aquellos casos en que sólo se reciba una Propuesta, de resultar procedente en los términos de los TCC, se dará continuidad a la Invitación con ese único Proponente.
(vi) En caso de que la Invitación se declare la fallida, podrá aplicarse la modalidad de Selección Privada de conformidad con lo previsto en el presente manual, previa instrucción del Comité Fiduciario.
3.3. SELECCIÓN PRIVADA
Modalidad de selección a través de la cual se podrá contratar con la persona o el ente jurídico que cumpla con los requisitos previstos para ello, sin que medie proceso entre dos o más Proponentes.
3.3.1. PROCEDENCIA
Esta modalidad de selección procederá en los siguientes eventos:
(i) Contratos cuya cuantía sea igual o inferior a 1.000 SMLMV de la anualidad en la que se dé inicio al proceso.
(ii) Convenios que se celebren con entidades públicas.
(iii) Contratos que deban celebrarse ante la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que previamente hayan sido calificadas por la Junta Administradora del FFIE.
(iv) Contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión.
(v) Contratos que deban celebrarse ante la declaratoria de fallida de una Invitación Abierta o Cerrada.
(vi) Contratos de arrendamiento y comodato.
(vii) Contratos en los que solo se encuentra en el mercado una persona con capacidad para proveer el bien o servicio.
(viii) Contratos o acuerdos laborales.
(ix) Contratos en los que el PA FFIE deba adquirir bienes o servicios que se ofrezcan en el mercado en igualdad de condiciones a todos los consumidores o usuarios y se adquieran en forma individual.
(x) Cuando, en el marco de un esquema de cooperación nacional o internacional, el cooperante asuma la ejecución del proyecto de acuerdo con las condiciones señaladas por el MEN y por la Junta Administradora del FFIE para tal efecto.
PARÁGRAFO. De acuerdo con las directrices de la Junta Administradora del FFIE no podrán celebrarse mediante la modalidad de Selección Privada los contratos de ciencia y tecnología.
El Comité Fiduciario instruirá a la Fiduciaria para adelantar procesos de Invitación Abierta en las modalidades previstas para la Selección Privada, cuando lo considere necesario.
3.3.2. PROCEDIMIENTO
La modalidad de Selección Privada se desarrollará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
(i) Mediante comunicación escrita realizada por el PA FFIE, de acuerdo con las instrucciones del Gerente de la Unidad de Gestión del FFIE, se invitará a presentar Propuesta a aquella persona natural o jurídica o ente jurídico identificado, que de manera justificada, se encuentre en capacidad de acreditar el cumplimiento de las necesidades de contratación definidas por el Comité Fiduciario.
(ii) El invitado deberá presentar su Propuesta en las condiciones y plazos que para el efecto señale la comunicación escrita que se envíe.
(iii) La Propuesta será revisada y, de considerarla procedente, aprobada por el Comité Fiduciario con fundamento en la recomendación que realice el Comité Técnico. Una vez aprobada la contratación, el Comité Fiduciario dará la instrucción a la Fiduciaria con el fin de que adelante la suscripción del respectivo contrato.
(iv) La Unidad de Gestión del FFIE remitirá a la Fiducia la minuta del contrato a suscribir y los documentos requeridos del contratista seleccionado.
PARÁGRAFO. Para la contratación del personal de la Unidad de Gestión, se adelantará este tipo de contratación tanto para contratos laborales con el PA FFIE como para contratos de prestación de servicios. Para efectos de lo anterior, el Gerente de la Unidad de Gestión o quien éste designe, remitirán la instrucción para la celebración del respectivo contrato, en el cual indiquen entre otros los siguientes aspectos: objeto, plazo, remuneración u honorarios según aplique, forma de pago, supervisor si aplica y funciones a desempeñar.
CAPÍTULO IV CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
4.1. PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
La Fiduciaria apoyará los procesos contractuales de acuerdo con los TCC que previamente elabore la Unidad de Gestión y/o quien ejerza la asesoría y asistencia técnica, jurídica y
financiera del FFIE. Las actividades precontractuales, contractuales y de liquidación se adelantarán con apoyo y coordinación del Fideicomitente y la Unidad de Gestión del FFIE. En todo proceso contractual se deberá tener en cuenta que la decisión de selección del contratista y la determinación de los términos de la contratación serán responsabilidad exclusiva del Comité Fiduciario.
4.2. PUBLICIDAD DEL PROCESO
En cumplimiento del principio de transparencia y publicidad, con el objetivo de permitir a la ciudadanía en general el seguimiento del desarrollo de las Invitaciones adelantas por el Patrimonio Autónomo, la información de todos los documentos generados con ocasión de estos procesos serán publicados en la página xxx.xxxxxxx.xxx.xx, y permanecerán publicados durante el desarrollo de cada proceso de selección, de acuerdo con las instrucciones que para tal caso imparte el Comité Fiduciario.
4.3. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
El plazo de presentación de Propuestas será el establecido en el cronograma de los TCC.
4.4. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS EN INVITACIÓN ABIERTA Y CERRADA
En el marco de las modalidades de selección de Invitación Abierta e Invitación Cerrada, el Gerente de la Unidad de Gestión del FFIE, designará los miembros del Comité Evaluador, el cual tendrá a su cargo la evaluación técnica, jurídica y financiera de las propuestas que se presenten, con estricta sujeción a las condiciones establecidas en los TCC.
La selección de evaluadores se hará considerando las especificidades del proceso y para esta función se podrá contratar con recursos del PA FFIE a terceros que ejecuten dicha labor.
Durante el periodo de evaluación se podrán solicitar los documentos o aclaraciones que consideren necesarios con el fin de acreditar aquellos requisitos que habilitan al Proponente. En todo caso, los documentos o aclaraciones no podrán allegarse o presentarse con posterioridad a la fecha que se defina en los TCC. Adicionalmente, los documentos o aclaraciones no podrán acreditar nuevas condiciones a las presentadas al momento del Cierre de la Invitación y esta oportunidad en ningún caso podrá servir para acreditar requisitos que mejoren la oferta o las condiciones del Proponente.
Las evaluaciones técnicas, jurídicas, económicas y financieras deberán estar firmadas por los designados como evaluadores e incluir la recomendación al Comité Técnico.
Las Propuestas no serán objeto de rechazo por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que se requieran para verificar las condiciones del Proponente o que soporten el contenido de la Propuesta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en los respectivos TCC, a excepción de cuando se haya solicitado la aclaración o acreditación y éstas no sean aportadas o presentadas dentro del término establecido.
El informe de evaluación será publicado conforme con el cronograma establecido en los TCC de cada Invitación.
4.5. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Los procesos de selección adelantados por el PA FFIE no constituyen en ningún caso oferta vinculante, razón por la cual, mediante decisión motivada del Comité Fiduciario, se podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas ante circunstancias técnicas, económicas, orden de autoridad o razones de utilidad o conveniencia, hasta por el doble del término previsto inicialmente.
La decisión de suspender el proceso será informada a los interesados u oferentes según se trate, mediante comunicación publicada en la página web xxx.xxxxxxx.xxx.xx.
4.6. DECLARACIÓN DE FALLIDO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Se podrá declarar fallido un proceso de selección cuando las Propuestas no cumplan con las condiciones previstas en los TCC o cuando no se presente propuesta alguna. La decisión correspondiente será tomada por el Comité Fiduciario y será informada a los proponentes mediante comunicación publicada en página xxx.xxxxxxx.xxx.xx, señalando en forma expresa las razones que la motivan.
No se declarará fallido el proceso de selección, cuando sólo se cuente con una propuesta siempre que esta cumpla con los requisitos establecidos en los TCC o en la invitación a ofertar. En los TCC podrán señalarse condiciones especiales en relación con el valor de la adjudicación, para el caso del proponente único.
4.7. DERECHO DE RETRACTO
En caso de que, con posterioridad a la selección del contratista y en todo caso antes de la firma del respectivo contrato, el Comité Fiduciario del PA FFIE detecte error o inconsistencia en la evaluación que sirvió de fundamento para dicha selección, podrá retractarse de la misma, comunicando esta decisión al Proponente seleccionado e indicándole las razones en que sustenta la decisión, caso en el cual, corregido el error o la inconsistencia, si a ello hay lugar, se continuará con la decisión que corresponda.
4.8. CONSECUENCIA DE LA NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y/O LEGALIZACIÓN DEL MISMO
En el caso que el Proponente favorecido se niegue a firmar el Contrato respectivo o deje pasar el término fijado para su perfeccionamiento y legalización, o no constituya la garantía requerida para el Contrato en los términos señalados por los TCC o por el PA FFIE, el PA FFIE, previa instrucción del Comité Fiduciario, podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta presentada y/o adelantar las acciones judiciales que considere pertinentes.
PARÁGRAFO. La no suscripción de un Acta de Servicio o Acuerdo de Obra de conformidad con lo previsto en el respectivo contrato marco, se entenderá como un incumplimiento que afecta de manera grave y directa la ejecución de dicho contrato.
4.9. PROCEDIMIENTO SARLAFT
Para los fines previstos en la Parte I del Título IV, Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, para la celebración de un contrato, cada uno de los futuros contratistas, sean personas naturales o personas jurídicas, y para cada uno de los integrantes del ente jurídico y para el ente jurídico, se debe realizar el procedimiento de vinculación a Alianza Fiduciaria, entidad que ejerce la representación legal del Consorcio FFIE Alianza BBVA, quien a su vez es el vocero y administrador del PA FFIE.
En caso de que respecto de un Proponente no se agote satisfactoriamente el procedimiento de conocimiento del cliente (SARLAFT) establecido por el Consorcio FFIE Alianza BBVA, esta última se abstendrá de celebrar el contrato con dicho Proponente.
Una Propuesta podrá ser rechazada cuando:
Cuando el Proponente individual (persona natural o jurídica) como sus integrantes en el caso de Proponentes plurales, apoderados, representantes, accionistas, asociados o socios y miembros de junta directiva estén reportados o inmiscuidos en investigaciones de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionadas con actividades ilícitas, corrupción, soborno, lavado de dinero y delitos fuente o financiamiento del terrorismo, o fuesen incluidos en listas de control como las de la
ONU, OFAC o en otras listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción.
Cuando el Proponente individual (persona natural o jurídica) como sus integrantes en el caso de Proponentes plurales, apoderados, representantes, accionistas, asociados o socios y miembros de junta directiva estén reportados en el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo
– SARLAFT, en la lista Xxxxxxx, en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos (Lista OFAC), en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Banco Interamericano de Desarrollo BID-).
Cuando presente información falsa, inexacta o inconsistente registrada en el formulario SARLAFT que no esté acorde a los anexos y soportes suministrados.
En todos los contratos que celebre el PA FFIE, el contratista deberá manifestar que la información aportada verbalmente y/o por escrito, relacionada con el SARLAFT es veraz y verificable, y se obliga de acuerdo con la Parte I del Título IV, Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica, a:
Proporcionar toda la información a la que se refiere la Parte I, título IV, Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica, Numeral 4.2.2.2.1.3. Formularios, anexos y soportes que la Fiduciaria considere necesarios para controlar el riesgo xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo.
Actualizar una vez al año, la documentación e información aportada que exige el Patrimonio Autónomo FFIE para el conocimiento del cliente, dando cumplimiento a las disposiciones contenidas tanto en el Manual SARLAFT de Alianza Fiduciaria
S.A. y las Circulares de la Superintendencia Financiera de Colombia expedidas con posterioridad a la entrada en vigencia del referido Manual; así como, todos los demás documentos e información que el Patrimonio Autónomo FFIE estime pertinentes.
Suministrar la información necesaria para dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Resolución 060 referente al acuerdo entre los gobiernos de Colombia y EEUU para el cumplimiento fiscal internacional e implementar el intercambio automático de información respecto a la ley FATCA y Resolución 119 de 2015 referente al intercambio automático de información para efectos fiscales, de conformidad con el estándar de la OCDE, emitidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, para el programa de cumplimiento de intercambio de información fiscal, el cual establece la obligación de recolectar y reportar la información requerida. En consecuencia, CONSORCIO FFIE ALIANZA BBVA quien actúa única y exclusivamente como vocera y administradora del PATRIMONIO AUTÓNOMO DEL FONDO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA FFIE está
facultado legalmente para compartir los datos de este formulario y/o otra información
financiera respecto de sus cuentas, con la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales DIAN o con la autoridad competente definida por el Gobierno Nacional. En caso de incumplimiento por parte del Contratista de lo establecido anteriormente, dará lugar a la terminación anticipada del contrato que se celebre.
Igualmente, será causal de terminación anticipada de un contrato la inclusión del Contratista en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República, en el Sistema para la Administración del Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT o en la LISTA OFAC. En el evento que el Contratista sea una Estructura Plural, la presente causal se hará extensiva tanto a las personas naturales y/o jurídicas que lo conforman, como a los socios o accionistas respectivos.
4.10. VINCULACIÓN DE CONTRATISTAS
Los contratistas deberán vincularse a Alianza Fiduciaria S.A., para lo cual enviarán a la Fiduciaria el formato de vinculación debidamente diligenciado junto con los soportes exigidos para tal fin, para cumplir con SARLAFT.
Los contratistas deberán suministrar para tal fin la totalidad de los siguientes documentos:
Igualmente, el proponente se compromete a suministrar la información necesaria para dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Resolución 060 referente al acuerdo entre los gobiernos de Colombia y EEUU para el cumplimiento fiscal internacional e implementar el intercambio automático de información respecto a la ley FATCA y Resolución 119 de 2015 referente al intercambio automático de información para efectos fiscales de conformidad con el estándar de la OCDE, emitidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para el programa de cumplimiento de intercambio de información fiscal el cual establece la obligación de recolectar y reportar la información requerida. En consecuencia, el Patrimonio Autónomo FFIE está facultado legalmente a compartir los datos de este formulario y/o otra información financiera respecto de sus cuentas, con la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales DIAN o con la autoridad competente definida por el Gobierno Nacional.
4.11. PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS
La Fiduciaria previa instrucción del Comité Fiduciario se encargará de la suscripción de los contratos debiendo contar con los soportes necesarios para su perfeccionamiento y Legalización.
La Fiduciaria como vocera del PA FFIE realizará la validación de los documentos y condiciones exigidas para el perfeccionamiento y Legalización de los contratos dentro del plazo establecido en los TCC de la respectiva Invitación.
La Fiduciaria deberá remitir en copia física o en medio magnético, a la Unidad de Gestión del FFIE los contratos suscritos y sus anexos dentro de los dos (2) días siguientes a su perfeccionamiento o a su Legalización, lo que ocurra con posterioridad.
4.12. MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS
La modificación de los contratos que suscriba el PA FFIE deberá ser justificada, y la misma aprobada e instruida por el Comité Fiduciario a la Fiduciaria, salvo las excepciones que se indican a continuación:
(i) La decisión de suspender las Actas de Servicios o Acuerdos de Obra se tomará en acta suscrita por el Contratista, Interventor, Supervisor y el Contratante. Tratándose de contratos de interventoría el acta correspondiente deberá ser suscrita por el Contratista, el Supervisor y el Contratante.
(ii) Tratándose de contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, las instrucciones para la modificación provienen del Gerente de la Unidad de Gestión.
PARÁGRAFO: No se podrán adicionar los contratos y/o convenios por valor mayor al 50% del valor inicial del contrato y/o convenio.
4.13. TERMINACIÓN DE UN CONTRATO
La terminación anticipada de los contratos celebrados por el PA FFIE debe ser aprobada e instruida por el Comité Fiduciario.
En los contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión la terminación anticipada será aprobada e instruida por el Gerente de la Unidad de Gestión o la persona que para tal efecto designe.
4.14. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
La liquidación del contrato se efectuará dentro del plazo previsto para el efecto en los TCC y/o en el contrato. En el evento en que no se fije tal plazo en dichos documentos, dentro de los ocho (8) meses siguientes a la terminación o a la expiración del término de ejecución.
La liquidación de un contrato será previamente instruida por el Comité Fiduciario y aprobada por el Supervisor o Interventor del contrato según aplique.
Según lo indique el contrato, para la liquidación del mismo, el Supervisor o Interventor deberá remitir un informe final sobre la ejecución del contrato, en el cual deberá anexar un proyecto de su liquidación.
En los contratos de ejecución instantánea no será necesario realizar la liquidación prevista en el presente numeral.
La liquidación a que se refiere el presente numeral no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, cuando estos terminen por su plazo y su recurso se ejecute totalmente, para lo cual se expedirá una constancia de terminación.
4.15. DOCUMENTOS PARA LA SUSCRIPCIÓN ACTAS DE SERVICIO O ACUERDOS DE OBRA QUE SE REALICEN EN EJECUCIÓN DE CONTRATOS MARCO
Para la suscripción de los Acuerdos de Obra o Actas de Servicio, la Unidad de Gestión deberá enviar a la Fiduciaria, la siguiente documentación:
(i) La constancia de la priorización realizada por la Junta Administradora del FFIE, en los términos que establezca la reglamentación.
(ii) La instrucción correspondiente del Comité Fiduciario.
(iii) La constancia de viabilizarían técnica y jurídica correspondiente.
(iv) El documento de disponibilidad presupuestal.
(v) Que la Obra de Infraestructura Educativa tenga como fin la implementación de la Jornada Única.
(vi) Que la ET cuente con déficit.
En caso que la Junta Administradora del FFIE modifique los criterios de priorización, los documentos requeridos para la suscripción de Actas de Servicio y Acuerdos de Obra se ajustarán a lo indicado por la Junta Administradora.
CAPÍTULO V. GARANTÍAS, RECLAMACIONES DE SINIESTROS Y EJECUCIÓN DE ACCIONES CONTRACTUALES Y LEGALES
5.1. TIPOS DE GARANTÍAS
Para asegurar el cumplimiento de las obligaciones de los Proponentes o Contratistas podrá solicitarse las siguientes garantías: (i) contratos de seguro, (ii) fiducia mercantil de garantía o (iii) garantías bancarias o cartas de crédito standby.
Las condiciones sobre la suficiencia, tipo y la vigencia de las garantías deben ser aprobadas por el Comité Fiduciario, previa recomendación del Comité Técnico.
Es obligación del Proponente o del contratista mantener vigentes las garantías de acuerdo con lo dispuesto en los TCC o en el contrato.
Corresponde al Interventor o al Supervisor velar por la permanente actualización de las garantías constituidas por los contratistas, para lo cual, entre otras cosas, los podrá requerir directamente a fin de mantener las garantías vigentes durante la ejecución de los contratos, y remitir copia de la solicitud al PA FFIE.
5.2. DECLARACIONES DE SINIESTRO Y EJECUCIÓN DE ACCIONES CONTRACTUALES Y LEGALES
El Comité Fiduciario previa recomendación del Comité Técnico, dará las instrucciones a la Fiduciaria, que en su calidad de administrador y vocero del Patrimonio Autónomo FFIE, para que inicie la reclamación ante la aseguradora y/o la ejecución de las acciones contractuales y legales contra los contratistas incumplidos
Para lo anterior, debe previamente existir un informe del Supervisor y/o Interventor, en los términos que se determine en el Manual de Supervisión e Interventoría.
5.3. RECURSOS OBTENIDOS DEL SINIESTRO
Los recursos que hayan resultado de los procesos de reclamación ante las aseguradoras serán recibidos en la cuenta que determine el Comité Fiduciario para el efecto en el PA FFIE.
CAPÍTULO VI INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN
La Supervisión, entendida como el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico a la ejecución del contrato será ejercida por la persona designada por parte del Gerente del FFIE, o quien haga sus veces. Dicha labor podrá ser llevada a cabo directamente por integrantes de la Unidad de Gestión del FFIE o por una persona natural o jurídica externa idónea, cuando las circunstancias del contrato lo ameriten.
Cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado o cuando la complejidad o la extensión del contrato así lo justifiquen, se podrá contratar una persona natural o jurídica que realice la Interventoría al cumplimiento del contrato.
La Supervisión e Interventoría se deberá realizar de acuerdo con lo dispuesto en el Manual de Supervisión e Interventoría.