Contract
1. OBJETO Y ALCANCE
El Objeto del presente Manual de Contratación (en adelante Manual) es establecer las reglas, los procedimientos y las condiciones para la selección de Contratistas y la celebración, ejecución y liquidación de los Contratos dirigidos a la adquisición de los bienes y servicios, requeridos por CENIT Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S. (en adelante CENIT o la Empresa) para el desarrollo de su objeto social.
Este Manual aplica exclusivamente a todas las contrataciones que, para proveerse de bienes y servicios, deba tramitar y celebrar CENIT.
2. GLOSARIO
Para dar la necesaria precisión al sentido de los términos empleados en este Manual, en el Anexo 1 se establecen las definiciones de los mismos.
3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
Para efectos del presente Manual se entenderá que la persona con capacidad para contratar en representación de CENIT es el representante legal o el apoderado.
4. DESARROLLO
4.1. PROCESO DE CONTRATACIÓN
4.1.1. Planeación
La iniciación de un Proceso de Selección del Contratista debe estar precedida de una adecuada planificación del mismo, esto es, con base en la necesidad respectiva y siempre que aplique se debe: (i) precisar el objeto, alcance y el vehículo o instrumento comercial que representa el mejor negocio para el abastecimiento requerido; (ii) identificar los permisos, licencias y autorizaciones que se exijan; (iii) determinar los impuestos, tasas, contribuciones que apliquen; (iv) determinar el Presupuesto Base de la Contratación; (v) elaborar los Términos de Referencia, y, (vi) determinar el impacto socio-ambiental, los riesgos que se puedan derivar de la contratación respectiva y la forma de prevenirlos o mitigarlos.
4.1.2. Procesos de Selección
4.1.2.1. Contratación Directa
Se podrá contratar de manera directa, sin necesidad de realizar Concurso, cuando se presenten circunstancias que aconsejen la favorabilidad de este proceso, relacionadas con uno o varios de los siguientes aspectos:
• El conocimiento xxx xxxxxxx y de los proveedores
• El conocimiento de los precios xxx xxxxxxx.
• La falta de competitividad entre los proveedores para prestar el servicio o proveer los bienes, o la falta de disponibilidad de los mismos.
• Servicios especializados que por su naturaleza sólo se puedan encomendar a personas determinadas, considerando las condiciones de idoneidad de las mismas.
• La oportunidad del servicio o suministro.
También se podrá contratar directamente en los siguientes casos:
a. Cuando se presente una situación constitutiva de emergencia; entre otras se tendrán como tales, las siguientes: guerra, perturbación del orden público, desastre natural, riesgo inmediato de daños a la salud, medio ambiente y seguridad, riesgo de pérdidas de producción y/o lucro cesante, riesgo de suspensión de servicios básicos (alimentación, transporte, aseo, servicios públicos), atención de accidentes. En los eventos de Contratación Directa por Emergencia, no habrá obligación de cumplir con la gestión previa de planeación y se procederá a formalizar el contrato tan pronto como se supere la condición de Emergencia.
b. Cuando se trate de contrataciones urgentes dirigidas a prevenir o restablecer la imagen o buen nombre de CENIT, que se pueda ver afectada o se afecte por hechos sociales.
c. Cuando se trate de contratos relacionados con la gestión inmobiliaria, tales como servidumbre, arrendamiento, comodato, usufructo o compraventa de bienes inmuebles.
d. Cuando se trate de contratos de transferencia de tecnología.
e. Cuando se trate de contratos sujetos a Lista de Precios Unitarios o Acuerdo de Bases Económicas, cualquiera que fuera la cuantía de aquellas.
f. Cuando se trate de contratos sujetos a tarifas aprobadas por la autoridad competente del país de celebración de aquellos.
g. Cuando se trate de contratos de cuantía hasta 100 smlmv.
h. Cuando se trate de contratos que se deban celebrar en consideración a las calidades especiales de idoneidad de una persona, o que recaen sobre bienes y servicios protegidos por derechos de autor o propiedad industrial, y de contratos que tengan por objeto una actividad complementaria y subsiguiente de otra previamente desarrollada que por razones técnicas o jurídicas deba ser ejecutada por el mismo Contratista.
i. Cuando solo una persona resulte preseleccionada una vez surtido el trámite de Precalificación.
j. Cuando se trate de compra a fabricantes, distribuidores o representantes exclusivos.
k. Cuando se trate de los siguientes contratos relacionados con el suministro de hidrocarburos, derivados y productos, fuentes de energía convencionales y alternativas, componentes oxigenantes y biocombustibles; fletamento o arrendamiento xx xxxxx; transporte marítimo y fluvial; corretaje (brokerage) de transporte; almacenamiento de crudos y productos; certificaciones de transferencia de productos; de inspecciones de calidad y cantidad y de cobertura de riesgos financieros.
l. Adquisición de insumos estratégicos.
m. Adquisición de bienes o servicios necesarios para apoyar la participación de CENIT en contrataciones convocadas por otros.
n. Para la prueba o ensayo de bienes y servicios, con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías, posibles cambios de las mismas o en busca de mejores alternativas.
o. Como consecuencia de la declaración de fallido de un Concurso.
4.1.2.2. Concurso
Se aplicará cuando no procediere la Contratación Directa o cuando aún procediendo ésta, el Empleado Autorizado decidiere adelantar un Concurso. Al mismo se podrá invitar a personas determinadas o indeterminadas, conforme lo decidiere el Empleado Autorizado,
decisión que se sustentará en trámites de Inteligencia xx Xxxxxxx, o en análisis que consideren la complejidad o especialidad de la contratación, la competitividad xxx xxxxxxx, las calidades particulares de los eventuales proponentes, la preexistencia de trámites de Precalificación, entre otros aspectos.
4.1.3. Estructura de los Procesos de Selección
4.1.3.1. Procedimiento
La provisión de bienes y servicios se sujetará al siguiente procedimiento:
a. Preparación y aprobación del Presupuesto Base de Contratación y de los Términos de Referencia.
b. Verificación de existencia de disponibilidad presupuestal.
c. Aprobación del Empleado Autorizado
d. Formulación de la invitación directa o plural, con la entrega de los Términos de Referencia.
e. Aclaración de las reglas si fuere necesario.
f. Presentación de propuestas en la forma y oportunidad establecida en los Términos de Referencia; se podrán presentar por escrito en el lugar indicado en los Términos de Referencia, por correo certificado, por fax, por mensaje de datos y por medios electrónicos.
En Contrataciones Directas las propuestas se podrán presentar verbalmente; no obstante, se acordará una formula entre el proponente y CENIT para dejar registro de la misma.
g. Evaluación de la(s) propuesta(s) sea cual fuere el número de las recibidas.
h. Negociación. XXXXX tendrá siempre la facultad de surtir esta etapa.
Si se surte la etapa de negociación, se dejará constancia en un documento de los antecedentes de la negociación y del desarrollo y resultado de la misma.
i. Asignación del Contrato o declaración de fallido del Proceso de Selección por parte del Empleado Autorizado.
j. Comunicación de la asignación del Contrato al proponente seleccionado.
k. Celebración del Contrato.
Cuando el proponente a quien se le haya asignado el Contrato no acepte dicha decisión y/o no lo suscriba dentro del término previsto para ese efecto, CENIT podrá contratar con el proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea favorable; si éste tampoco suscribe el Contrato, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes proponentes respetando el orden de elegibilidad. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones que procedan al incumplido.
l. Verificación de cumplimiento de los requisitos necesarios para iniciar la ejecución del Contrato.
m. Inicio de la ejecución del Contrato.
De todo lo anterior se dejará el respectivo registro, a través de cualquier medio.
4.1.3.2. Suspensión y cancelación del Proceso de Selección
El Empleado Autorizado podrá suspender el Proceso de Selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas x xx xxxxxxx, o de fuerza mayor, caso fortuito, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión. La decisión de suspender el proceso será motivada e informada a los interesados y/o proponentes.
Si existen razones que así lo justifiquen, el Proceso de Selección podrá ser cancelado; esta decisión será informada a los interesados y/o proponentes.
5. CELEBRACION DEL CONTRATO
A menos que la ley exigiere expresamente que se cumpla con determinada formalidad, el Contrato se entiende celebrado cuando se produzca el acuerdo sobre la prestación y la contraprestación.
No obstante, por razones de seguridad jurídica, una vez celebrado el Contrato, el mismo se debe consignar por escrito.
6. EJECUCIÓN
Celebrado el Contrato y cumplidos los requisitos previstos para la ejecución del mismo conforme la legislación que le resulte aplicable, se iniciará su ejecución.
Del inicio de la ejecución del Contrato se podrá dejar constancia escrita en un acta de iniciación, si así lo consideran pertinentes las Partes.
6.1. Modificaciones al Contrato
Los representantes de las Partes podrán modificar el Contrato, previo análisis de las causas que la motivan y de las responsabilidades que incumban a ellas; si de dicho análisis se concluye que la modificación del Contrato obedece a causas atribuibles a una de las Partes, ésta asumirá los costos de tal modificación.
6.2. Suspensión de la ejecución
La ejecución del Contrato se podrá suspender total o parcialmente de común acuerdo, o unilateralmente por CENIT cuando se presenten causas que lo justifiquen, debiéndose fundamentar esa determinación.
6.3. Liquidación del Contrato
Vencido el plazo de ejecución del Contrato, iniciará la etapa de su liquidación si así lo hubiesen pactado las Partes.
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo Contrato.
Las Partes podrán pactar que si el Contratista no se presenta a la liquidación o no se llega a acuerdo sobre el contenido de la misma, ésta podrá ser practicada directa y unilateralmente por CENIT a través de un documento escrito, expedido por el empleado que designe el Empleado Autorizado, lo cual deberá ocurrir dentro del término que las Partes hubiesen acordado, contado a partir del vencimiento del plazo previsto para liquidar el Contrato de común acuerdo, y sin perjuicio de que en este plazo se logre el acuerdo.
7. DISPOSICIONES VARIAS
7.1. Modificaciones
Cualquier modificación al presente Manual deberá ser aprobada por la Junta Directiva de Cenit.
7.2. Utilización de medios electrónicos
En todos los trámites y actos regulados en el presente Manual, se podrán utilizar medios electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley.
7.3. Legislación aplicable
Los contratos celebrados por CENIT se regirán por la legislación especial que le sea aplicable, de conformidad con las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
Los contratos celebrados en el extranjero se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se haya celebrado, a menos que se deba cumplir en Colombia.
CENIT deberá evaluar el desempeño del Contratista; para el efecto, acatará las reglas que tenga vigentes.
7.5. Aprobación
El presente Manual fue aprobado por la Junta Directiva de la Empresa, en la ciudad de Bogotá D.C., a los 11 del mes julio de 2012.
8. REGISTROS – No aplica
9. ANEXOS – Glosario
ANEXO 1. GLOSARIO
Para efectos de este Manual de Contratación, los términos que a continuación se relacionan, usados en singular o en plural, tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se determine algo diferente.
ACUERDO DE BASES ECONOMICAS: Acuerdo suscrito por CENIT con proveedores de bienes y/o servicios, sobre los precios de los mismos durante un tiempo determinado.
En dicho Acuerdo se debe consignar: (i) su vigencia; (ii) que CENIT no se compromete con la adquisición de cantidades mínimas o determinadas; (iii) que el proveedor se obliga a suministrar los bienes o servicios a los precios establecidos en el Acuerdo de Bases Económicas si CENIT lo solicita durante su vigencia; (iv) las condiciones y especificaciones con sujeción a las cuales se deben proveer los bienes o servicios; (v) que se podrá terminar por decisión mutua de las Partes cuando los precios no correspondan a las condiciones xx xxxxxxx, o unilateralmente por CENIT por esa misma circunstancia o por razones de conveniencia o por incumplimiento de las obligaciones que adquiere el proveedor con ocasión del Acuerdo; y (vi) que en el evento de terminación unilateral por incumplimiento del proveedor, CENIT podrá abstenerse de celebrar futuros acuerdos comerciales con el proveedor incumplido.
La elaboración del Acuerdo debe estar precedida de trámites de Inteligencia xx Xxxxxxx que involucren la obtención de cotizaciones. La información podrá constar en medio documental (fax, correo electrónico, grabación magnetofónica o digital, entre otros).
El Acuerdo de Bases Económicas no constituye un contrato, por consiguiente, no genera
Acuerdo se consignen. El Acuerdo de Bases Económicas se desarrollará a través de solicitudes de servicios, trabajos o suministros que CENIT formule al proveedor.
ALIANZA ESTRATÉGICA: Acuerdo con personas que tengan intereses comunes a CENIT, dirigido, entre otros, a surtir procesos de contratación conjuntos, a adherirse a Acuerdos de Bases Económicas o a contrataciones vigentes, a suscribir acuerdos comerciales de cualquier índole, con el propósito de aprovechar ventajas u obtener beneficios.
CONCURSO: Proceso de Selección regulado en este Manual de Contratación, caracterizado por la convocatoria plural de interesados determinados o indeterminados, atendiendo especialmente la capacidad xxx xxxxxxx, para que en igualdad de oportunidades y condiciones presenten sus propuestas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable.
CONTRATACIÓN DIRECTA: Proceso de selección regulado en este Manual de Contratación, mediante el cual se contrata de manera directa a un proveedor en particular, atendiendo a los precios xxx xxxxxxx y con sujeción a una negociación integral, esto es, a una negociación que involucre los diferentes aspectos de la contratación y no sólo el económico, en tanto se asegure el mejor negocio y la satisfacción de la necesidad en las condiciones requeridas por CENIT.
CONTRATANTE: CENIT Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) con CENIT, a una determinada prestación, según las especificaciones y condiciones del Contrato, a cambio de una contraprestación.
CONTRATO: Acuerdo de voluntades contenido en uno o más documentos físicos o electrónicos, que da lugar a un vínculo jurídico entre CENIT y un Contratista, y que hace referencia de manera específica al objeto, el plazo, el valor, forma de pago y demás clausulas que las Partes convengan según el tipo y cuantía del negocio.
De manera enunciativa el término Contrato comprende cualquier forma contractual que refleje un acuerdo de voluntades generador de obligaciones.
CENIT Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S: Sociedad de Economía Mixta, creada por el Decreto 1320 de 2012, y constituida bajo la forma de Sociedad por Acciones Simplificada, mediante documento privado suscrito y registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá el 15 xx xxxxx de 2012.
EMPLEADO AUTORIZADO: Es el empleado que tiene competencia para comprometer a CENIT en negocios con terceros. Sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a quienes intervienen en la etapa de planeación y trámite de la contratación, el Empleado Autorizado responderá por la dirección del Proceso de Selección y del Contrato y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros empleados.
INTELIGENCIA XX XXXXXXX: Es el trámite y/o actuación que permite revisar la estructura, las características y las tendencias xxx xxxxxxx de bienes y servicios, así como, identificar los segmentos que representan la mejor oportunidad y/o el menor riesgo, conocer nuevos productos y/o servicios y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la provisión de bienes y/o servicios. Incluye el análisis de precios y/o tendencias de los mismos en el mercado y la evaluación de condiciones de capacidad de los eventuales proveedores.
Este trámite se podrá realizar entre otras, en forma verbal o escrita, estableciendo expresamente que no genera compromiso u obligación para CENIT, pues no corresponde a un Proceso de Selección.
LISTA DE PRECIOS UNITARIOS: Es el documento aprobado por el Empleado Autorizado, o aquél acogido y aceptado expresamente por el Empleado Autorizado, en el que se consigna el valor unitario de cada uno de los ítems (unidades de recursos, obras, trabajos, servicios, bienes) relacionados con una actividad, y que aplica durante un periodo determinado. Su elaboración debe estar precedida de la verificación de precios actualizados.
PRECALIFICACIÓN: Trámite dirigido principal pero no exclusivamente a preseleccionar a la(s) persona(s) que participará(n) en cualquier Proceso de Selección regulado en este Manual de Contratación.
La Precalificación se realizará mediante el análisis y verificación, entre otras, de la capacidad jurídica, técnica, operativa y financiera de los potenciales proveedores de bienes o servicios, a quienes se podrá convocar de manera pública o privada.
PRESUPUESTO BASE DE CONTRATACIÓN: Es el cálculo económico realizado por CENIT del valor de la contratación a tramitar. Debe incluir los imprevistos ordinarios, estimación de costos por ajustes e impuestos que apliquen.
PROCESO DE SELECCIÓN: Es cualquiera de los procesos de escogencia de contratistas regulados en este Manual de Contratación (Concurso o Contratación Directa).