SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL
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CONTENIDO
Contenido
2. CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES 5
2.1. ¿CÓMO ORGANIZAR LOS EXPEDIENTES? 5
2.2. ¿CÓMO ORDENAR LOS SOPORTES DOCUMENTALES ELECTRÓNICOS EN SECOP II? .7 2.3. ¿CÓMO CONFORMAR EL EXPEDIENTE CONTRACTUAL? 9
3. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA LISTA DE VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS PARA CONTRATACIÓN 13
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1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1. OBJETIVO
Dar lineamientos técnicos de Gestión Documental en la Secretaría Jurídica Distrital – SJD-, para el manejo, la conformación y organización de expedientes contractuales, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las plataformas transaccionales y de gestión.
1.2. ALCANCE
El Instructivo está diseñado para ser aplicado por los servidores, funcionarios y contratistas en la organización, conformación y conservación de los expedientes contractuales generados, sin importar el tipo de soporte documental (Físicos-Electrónicos), así como por los responsables de la administración de los archivos.
1.3. RESPONSABLE
Proceso de Gestión Contractual Proceso de Gestión Documental
1.4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
a. La apertura del expediente contractual comienza en el área donde surge la necesidad de la contratación, allí se deben elaborar los estudios y documentos previos con los respectivos soportes, con base en la necesidad manifestada por el área y de acuerdo con el Plan Anula de Adquisiciones –PAA-. Dichos documentos hacen parte integral del expediente contractual, los cuales pueden ser generados en soportes físicos y/o electrónicos. Es responsabilidad del área que realiza la apertura del expediente contractual indicar el tipo de soporte en la hoja de control.
b. Una vez realizada la apertura del expediente y elaborados los estudios y documentos previos, estos deben ser remitido a la Dirección de Gestión Corporativa ingresado a la unidad de conservación (carpeta) con su respectiva hoja de Control.
c. El expediente se remite a la Dirección de Gestión Corporativa, para realizar el trámite contractual pertinente.
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d. El Supervisor debe remitir todos los documentos producto de la ejecución contractual a la Dirección de Gestión Corporativa para ser archivados en el expediente; cada vez que se realice un pago y/o en caso de no pactarse contraprestación económica alguna, efectuado cada informe de supervisión.
e. El auxiliar de la Dirección de Gestión Corporativa diligenciará la Hoja de Control y aplicará los procesos técnicos de organización (ordenación, foliación, encarpetado y rotulación)
f. Las evidencias de la ejecución del contrato se organizan al interior del expediente de acuerdo con lo establecido en el presente instructivo y cronológicamente, permitiendo evidenciar la secuencia del trámite.
g. Se debe archivar por carpeta un máximo de 200 folios aproximadamente, es decir 200 hojas por carpeta.
h. Si el expediente es muy voluminoso y requiere armar varias carpetas por expediente, se les asigna un número consecutivo, sin interrumpir la foliación, indicando la cantidad de carpetas que conforman el expediente (n de n).
i. Todos los documentos producto de las etapas precontractuales, contractuales y post contractuales deben ser integrados al expediente. Para el caso de los documentos físicos la unidad de conservación corresponde a la carpeta; en caso de ser documentos electrónicos, estos serán realizados a través de la plataforma transaccional SECOP II y/o digitales, publicados en SECOP I y/o II.
En el SECOP se crea el proceso correspondiente por modalidad de contratación donde se elaborarán y/o publicaran respectivamente los documentos electrónicos y/o digitales y/o físicos
j. Dar cumplimiento a los lineamentos establecidos en la Circular No. 006 de 2019, expedida por la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital.
k. Cuando un expediente cuente con soportes, físicos y electrónicos corresponde a un expediente híbrido1; para guardar la integridad del expediente contractual híbrido, en la Hoja de Control se deberá indicar el tipo de soporte documental y la ubicación física o
1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 002 de 2014. Artículo 3. Definiciones. Numeral 7. Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.
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electrónica (No. Del proceso en SECOP) del mismo. Lo anterior, con la finalidad que al momento de la consulta se identifique claramente la ubicación de las unidades documentales (carpetas) que hacen parte integral del expediente contractual.
2. CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES
2.1. ¿CÓMO ORGANIZAR LOS EXPEDIENTES?
Para realizar la organización de los expedientes contractuales se requiere realizar los siguientes pasos:
Primer paso: Clasificación documental Contractual
⮚ La clasificación de los Expedientes Contractuales, se desarrollará de acuerdo a la Tabla de Retención Documental - TRD- que se encuentre aprobada y convalidada. A partir de la TRD se asigna la serie y subserie correspondiente. Para el caso de los soportes electrónicos los expedientes contractuales se identificarán de acuerdo al presente instructivo.
⮚ Las unidades documentales deben ser identificadas respetando los soportes o anexos que las conforman (tipos documentales), así como el tipo de soporte en el cual son generadas.
Segundo paso: Ordenación del Expediente Contractual
Todos los documentos que hacen parte del contrato, deben ordenarse al interior del expediente de acuerdo con lo establecido a continuación:
A. Expedientes Contractuales: Ordenación de Soportes Documentales Físicos (Papel)
⮚ En el inicio y final de la unidad de conservación (carpeta) se debe incluir una hoja en blanco tamaño oficio, papel bond 75 gramos, como barrera protectora contra deterioros mecánicos. Esta hoja no se folia en razón a que no contiene información ni hace parte integral del expediente.
⮚ Las unidades documentales (documentos) se ordenarán cronológicamente al interior de cada expediente, garantizando la integridad, completitud y veracidad del contenido del mismo.
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⮚ Con el objetivo de mantener la integridad del expediente, se debe diligenciar la hoja de control, en la cual se relacionan los tipos documentales que conforman cada contrato y/o convenio, se actualizará cada vez que se ingresa una unidad documental y los respectivos tipos documentales que la conforman. Las unidades documentales deben relacionarse en la hoja de control en orden cronológico, sin importar el soporte de producción (físico o electrónico).
⮚ Para la identificación de las unidades y tipos documentales en soportes electrónicos, se deberá referenciar en la hoja de control.
⮚ La hoja de control no se folia, al igual que la lista de verificación y control de documentos para contratación, en razón a que no hacen parte de la ejecución del mismo.
⮚ En cada unidad de conservación (carpeta) se pueden archivar máximo 200 folios, en dado caso de que el expediente exceda el máximo de 200 folios, se abrirá otra unidad de conservación, continuando con la foliación. Las Unidades de Conservación deberán estar marcadas consecutivamente, permitiendo identificar cuantas unidades de conservación conforman el expediente, ejemplo: 1 de 3, 2 de 3 y 3 de 3.
⮚ Para la marcación de las unidades de conservación y almacenamiento (carpetas y cajas) se diligenciará el formato de rótulo 2311520-FT-243, establecido por la Secretaría Jurídica Distrital.
⮚ Para el encarpetado, los documentos deben estar alineados en la parte superior y lado izquierdo a tamaño oficio, ubicados de forma homogénea en cada carpeta. En este sentido, se debe tener en cuenta que los documentos estén ubicados correctamente, guardando coherencia con el sentido de lectura del mismo y evitando múltiples perforaciones al soporte.
⮚ Los expedientes contractuales deben ser conservados de manera integral, por ello, se requiere anexar los soportes atendiendo las siguientes recomendaciones:
❖ Guardar planos, fotografías, discos ópticos o unidades de almacenamiento, entre otros en sobre de manila blanco de papel bond 75 gramos o bolsillo de papel bond blanco 75 gramos, debidamente identificado. Este sobre o bolsillo se ubicará al final de la unidad documental que lo remite o anexa. El sobre o bolsillo corresponde a un folio y se debe relacionar en la hoja de control indicando el contenido.
❖ Marcación de los discos ópticos y unidades de almacenamiento:
✓ Número de Contrato.
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✓ Nombre de Contratista.
✓ Asunto o contenido del soporte.
❖ Marcación del sobre o bolsillo de papel bond:
✓ Número de Contrato.
✓ Nombre de Contratista.
✓ Asunto o contenido del soporte.
✓ Cantidad de soportes (número entero, ejemplo: 3 CD’s, 8 fotografías, 1 USB, etc.)
✓ Número de radicado al cual pertenecen los soportes.
✓ Número de folio dentro del expediente.
B. Foliación de Expedientes en Soporte Físico (Papel)
⮚ Cada expediente se folia de forma independiente y consecutiva, sin importar la cantidad de unidades de almacenamiento (carpetas) que lo conforman.
⮚ La foliación se realiza en números arábigos enteros, con lápiz de mina negra la esquina superior derecha en sentido de lectura del documento. El número debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos o textos, por la cara recta del documento.
⮚ El consecutivo empieza desde el número uno (1) y se folia consecutivamente hasta el cierre del expediente, es de aclarar que la foliación de cada carpeta, por regla general debe terminar en el numero doscientos (200), en caso de que el expediente contractual lo conformen más de una carpeta se continua con la numeración.
⮚ Si es necesario anular algún tipo de foliación existente en los documentos a integrar al expediente, se debe trazar una línea oblicua (/) sobre el número que se va a anular y debajo de este se asigna el nuevo número de folio.
2.2. ¿CÓMO ORDENAR LOS SOPORTES DOCUMENTALES ELECTRÓNICOS EN SECOP II?
Cuando los procesos son desarrollados a través de la plataforma SECOP II, el expediente contractual es hibrido, es decir, está conformado por una parte física y otra electrónica, sin embargo, toda la documentación debe estar publicada en dicha plataforma.
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Colombia Compra Eficiente de manera conjunta con el Archivo General de la Nación estableció directrices respecto al expediente electrónico, mediante la Circular Externa Única del dieciséis
(16) xx xxxxx de 2019, así:
“El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación. El expediente electrónico del SECOP II cumple con los criterios para crear, conformar, organizar, controlar, y consultar los expedientes del archivo del proceso de contratación de acuerdo con el capítulo III del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación. Particularmente, cumple con los requisitos del proceso de gestión documental: producción, gestión y trámite, organización documental (clasificación, ordenación, descripción) Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente 23 transferencias documentales y preservación a largo plazo y las condiciones para la aplicación de los criterios de disposición final.
Los expedientes electrónicos de los procesos de contratación que genera el SECOP II están conformados por documentos electrónicos: formularios o plantillas generados a partir de la información diligenciada por la Entidad Estatal o el proveedor, e imágenes digitales de documentos producidos originalmente en físico que la Entidad Estatal o el proveedor cargan o publican en el SECOP II.
En los casos en que el documento original haya sido producido en físico, la Entidad Estatal debe conservar su original por el tiempo que indiquen sus Tablas de Retención Documental, e incorporar una copia electrónica del mismo al expediente electrónico.
De acuerdo a la Circular No. 006 del 31 xx xxxx de 2019, expedida por la Dirección de Gestión Corporativa los expedientes contractuales efectuados a través de la plataforma SECOP II, están integrados por cuatro componentes: “i) los documentos generados en soporte papel por la Entidad, ii) los documentos nativos electrónicos generados en aplicativos de la Entidad. iii) los documentos nativos electrónicos generados por el SECOP II y iv) los documentos digitalizados publicados en SECOP II.”
Por lo anterior, se deben cumplir con los siguientes lineamientos:
⮚ En la plataforma electrónica asignada para la gestión de procesos contractuales (SECOP II) se deberá identificar cada contrato generado por la Entidad, como aparece en el presente instructivo
⮚ Los documentos electrónicos elaborados en la plataforma electrónica SECOP II y anexados por el proveedor (proponente) y contratista y la Secretaría Jurídica Distrital conforman la parte electrónica del expediente del Proceso de Contratación. Razón por la cual, las unidades y
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tipos documentales que se generen en dicha plataforma deberán estar relacionados en la hoja de control que esta archivada en la parte física del expediente
⮚ La plataforma transaccional SECOP II organiza los documentos electrónicos en el expediente.
⮚ Los expedientes híbridos (físico y electrónico) generados a través de la plataforma transaccional SECOP II se clasifican en dicha plataforma bajo la única serie documental “procesos de contratación”, sin que esto afecte la clasificación que se da al expediente en la TRD de la Secretaría Jurídica Distrital.
2.3. ¿CÓMO CONFORMAR EL EXPEDIENTE CONTRACTUAL?
El proceso comienza en el área donde surge la necesidad de la contratación y se organiza inicialmente el expediente, en esta etapa se anexan los estudios previos, con sus soportes debidamente foliados para la conformación del expediente siguiendo las reglas establecidas anteriormente.
El expediente debe ser remitido a la Dirección de Gestión Corporativa por medio de memorando electrónico solicitando realizar los trámites pertinentes, con los siguientes documentos en el respectivo orden:
• Memorando Electrónico donde se remiten los estudios y documentos previos a la Dirección de Gestión Corporativa, es de resaltar que esta contratación debe estar aprobada por el Comité de Contratación e incluida en el Plan Anual de adquisiciones. Este documento se realiza a través de la plataforma electrónica SIGA, el cual genera electrónicamente un número de radicación y el cual se registra en dicha plataforma.
• Plan Anual de Adquisiciones
• Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si aplica)
• Estudios Previos
• Análisis de sector
• Matriz de riesgos
• Estudio xx Xxxxxxx, con sus soportes (si aplica) (En caso de realizar el estudio xx xxxxxxx a través de SECOP II, el estudio xx xxxxxxx debe referenciar el número de solicitud de información.)
• Solicitudes de cotización (si aplica)
• Cotizaciones u ofertas soporte del Estudio xx xxxxxxx (si aplica)
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Tenga en cuenta los procedimientos del Proceso de Gestión Contractual, para el trámite a desarrollar de acuerdo con cada modalidad de contratación.
Al ser recibido el expediente en la Dirección de Gestión Corporativa, se designa un abogado para llevar a cabo el trámite pertinente en cada proceso de selección, y se van organizando los documentos que hacen parte de este.
La carpeta se denomina con el número del proceso, así:
SJD-XX-XXX-XXXX
Consecutivo
Modalidad de la Contratación (Sigla)
Consecutivo
Las siglas a utilizar para identificar las modalidades de contratación, que corresponden a las subseries, son las siguientes:
• Licitación Pública: LP
• Selección Abreviada de Menor Cuantía: SAMC
• Selección Abreviada para la Adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa: SASI
• Concurso de Méritos: CM
• Selección de Mínima Cuantía: MC
• Contratación Directa: CD.
Una vez celebrado el contrato el expediente se identifica con la serie y subserie documental de acuerdo con la TRD, el número del contrato y el nombre del contratista.
• En caso que se declare desierto un proceso de selección se continuará con el número del proceso otorgado.
Una vez celebrado el contrato o convenio y realizado el trámite de expedición del Certificado de Registro Presupuestal y aprobación de las garantías, si se requiere, el profesional de la Dirección de Gestión Corporativa cuando sea necesario, proyectará memorando de designación de supervisión indicando el número del proceso registrado en la plataforma electrónica asignada
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para tal fin (SECOP I o II), para la consulta de todos los documentos en el portal de contratación, por parte del supervisor.
Designado el supervisor o cuando se declara desierto un proceso, el abogado entrega al Auxiliar Administrativo de la Dirección de Gestión Corporativa el expediente, quien debe realizar la respectiva foliación, diligenciamiento de la hoja de control.
Cuando el Supervisor y el contratista suscriban el acta de inicio, se debe remitir el original a la Dirección de Gestión Corporativa para que sea publicada y repose en el expediente contractual.
Quienes sean designados como supervisores deben remitir a la Dirección de Gestión Corporativa todos los documentos físicos producto de la ejecución contractual, una vez se realice cada pago o en el caso de no pactarse contraprestación económica alguna, efectuado cada informe de supervisión.
En caso que los contratos sean celebrados a través de la plataforma transaccional SECOP II los documentos electrónicos producto de la ejecución contractual se conservaran digitalmente como medio de consulta con el número de proceso en la mencionada plataforma, de acuerdo a lo establecido en el presente instructivo.
Cuando los contratos sean publicados a través de SECOP I, los documentos de la ejecución deberán ser remitidos a la Dirección de Gestión Corporativa.
Para el archivo de los soportes de pago, se debe tener en cuenta el siguiente orden:
⮚ Memorando de radicación de cuenta de cobro o factura, en caso de persona natural u oficio de radicación de factura e informe del contratista de la persona jurídica, unión temporal o consorcio.
⮚ Factura, si aplica.
⮚ Informe de Supervisión – Contratista
⮚ Informe de Gestión financiera
⮚ Soportes del Informe de Supervisión y Contratista físicos y en medio magnético, según sea el caso. Por ejemplo: Constancia de Pago al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones, y el Sistema General de Riesgos Laborales y las evidencias que acreditan la ejecución del contrato.
⮚ Orden de Pago.
Para mayor entendimiento se describen a continuación algunos documentos electrónicos y físicos de los expedientes contractuales realizados a través de SECOP II:
⮚ Los documentos y estudios previos son físicos, no obstante, son escaneados y publicados en el SECOP II.
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⮚ El proyecto xx xxxxxx de condiciones, el pliego de condiciones y la invitación pública se realizarán a través del SECOP II, son electrónicos, sus anexos, sus formatos y los avisos son documentos físicos, no obstante, son escaneados y publicados en el SECOP II.
⮚ Las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones, al pliego de condiciones y a la invitación pública son documentos electrónicos. Las respuestas a las mismas son documentos físicos que deben ser escaneados y publicados en el SECOP II.
⮚ Las manifestaciones de limitación de la convocatoria a Mipymes son electrónicos, su estudio y respuestas son físicas, no obstante, son escaneados y publicados en el SECOP II.
⮚ Las adendas son documentos electrónicos, si se requiere un anexo a la misma, estos documentos serán físicos y se escanearan y publicaran en SECOP II.
⮚ Las manifestaciones de interés en participar en el proceso son a través del SECOP II, la relación de las misma, es decir, la lista de proveedores, son documentos electrónicos
⮚ Apertura de sobres e informe de presentación de ofertas y las propuestas son electrónicos
⮚ El acto administrativo de apertura del proceso, de adjudicación y de declaratoria desierta; acta de audiencia de sorteo, de visita, revisión y asignación de riesgos y respuesta a observaciones, de adjudicación; la aceptación de condiciones, verificación de requisitos habilitantes y ponderación de las propuestas son documentos físicos y se escanearan y publicaran en SECOP II.
⮚ El contrato y las modificaciones al mismo están suscritos por las partes electrónicamente, se imprimirá la constancia y fechará, el cual reposará en el expediente contractual y el documento adicional al mismo si se requiere, será un documento físico, no obstante, es escaneado y publicado en el SECOP II.
⮚ Las garantías que amparan el contrato son remitidas por el contratista a través del SECOP II y aprobadas por la Entidad en la mencionada plataforma.
⮚ El Certificado de Registro Presupuestal es un documento físico.
⮚ El acta de inicio y de reinicio y acta de liquidación son documentos físicos, no obstante, son escaneados y publicados en el SECOP II.
⮚ Los informes de supervisión - del contratista son documentos electrónicos y los soportes de los informes pueden ser físicos, electrónicos o digitales, pero deben reposar en el expediente contractual.
⮚ La factura es un documento físico, el contratista la debe radicar en físico en la Secretaría Jurídica Distrital y publicarla a través del SECOP II.
Todos los documentos producidos durante la ejecución contractual deben estar relacionados en la hoja de control del expediente y archivado en la unidad de conservación que corresponda (carpeta o plataforma).
Todos los documentos físicos producidos durante la ejecución contractual deben estar archivados en original, pueden existir excepciones, las cuales deben estar justificadas.
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Al momento de recibir los documentos en la Dirección de Gestión Corporativa, el proceso de gestión documental debe insertar estos documentos al expediente contractual, siguiendo los lineamientos dados en este instructivo.
3. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA LISTA DE VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS PARA CONTRATACIÓN
⮚ Nombre o Razón social: Diligencie el Nombre de contratista que ejecutara el trabajo.
⮚ C.C o Nit: Diligencie el número de identificación del contratista que ejecutara el trabajo.
⮚ Directivo Área de Origen: Diligencie el Nombre del Directivo responsable de construir los estudios previos.
⮚ Contrato No (XXX-201X): Diligencie en este campo el número del contrato asignado por el responsable de la Dirección de Gestión Corporativa de asignar la numeración de los procesos contractuales.
⮚ Fecha (dd/mm/aaaa): Diligencie en este campo la fecha del contrato asignado por el responsable de la Dirección de Gestión Corporativa de fechar los procesos contractuales.
⮚ Abogado responsable del proceso de contratación (Corporativa): Diligencie en este campo el nombre del abogado al que el(la) Director(a) de Gestión Corporativa asigno el proceso contractual.
⮚ Etapa Precontractual:
Diligencie con una X si el documento relacionado en la columna fue Recibido, No Recibido o No Aplica.
En la columna Folios debe asociar el número de folios asociados al documento solicitado en caso de ser documento físico, si es electrónico indique que se encuentra en la plataforma transaccional SECOP II
⮚ Etapa Contractual:
Diligencie con una X si el documento relacionado en la columna fue Recibido, No Recibido o No Aplica.
En la columna Folios debe asociar el número de folios asociados al documento solicitado en caso de ser documento físico, si es electrónico indique que se encuentra en la plataforma transaccional SECOP II.
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⮚ Finalización del Contrato: Diligencie con una X si el documento relacionado en la columna fue Recibido, No Recibido o No Aplica.
En la columna Folios debe asociar el número de folios asociados al documento solicitado en caso de ser documento físico, si es electrónico indique que se encuentra en la plataforma transaccional SECOP II.
⮚ Firma Profesional que realizó la verificación: En este espacio el abogado responsable de adelantar el proceso contractual deberá firmar.
CONTROL DE CAMBIOS.
ACTIVIDADES O NUMERALES QUE CAMBIARON | CAMBIOS EFECTUADOS | FECHA DEL CAMBIO | VERSIÓN |
NO APLICA | Creación Documento | 21/12/2018 | 01 |
CUERPO DEL DOCUMENTO | Inclusión de lineamientos técnicos de Gestión Documental para el manejo, la conformación y organización de expedientes contractuales, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las plataformas transaccionales y de gestión. | 31/07/2019 | 02 |