Contract
PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PARTICULARS QUE REGIRAN LA CONTRACTACIÓ, MITJANÇANT PROCEDIMENT OBERT, DELS SERVEIS DE RECOLLIDA, TRASLLAT, CUSTÒDIA I DIGITALITZACIÓ, PER A PRESERVACIÓ, CONSULTA I DIFUSIÓ DELS DOCUMENTS HISTÒRICS CUSTODIATS PER FERROCARRILS DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA
1. Objecte de la contractació
És objecte d’aquest plec fixar els requeriments tècnics per a la recollida, trasllat i digitalització, per a preservació, consulta i difusió, dels documents històrics custodiats per Ferrocarrils de la Generalitat de Catalunya.
2. Volum i tipologia de la documentació
El volum dels fons d’FGC pendents de digitalitzar, objecte d'aquests treballs de digitalització és, aproximadament, de 754.000 imatges, contingudes en 1.000 arxivadors , 798 llibres i 136 paquets de plànols.
Els tècnics d’FGC podran determinar la prioritat per a la digitalització dels documents, incloent
la selecció dels documents que no han d’esser digitalitzats i aquells que han de passar per OCR.
Els fons contenen documents de formats i mides diferents que oscil·len entre els 21 x 15 cm i els 62 x 42 cm, enquadernats, en fulls solts o agrupacions del tipus quadernet.
Els fons a digitalitzar poden contenir documents fins una mida A1 o superior, aquests tindran un tractament d'acord amb les seves característiques físiques mitjançant el procediment tècnic més adequat.
A l’annex 1 d’aquest Plec s’adjunta una còpia de l’inventari de la documentació objecte d’aquest
concurs.
3. Localització i trasllat de la documentació
La documentació objecte del contracte haurà de ser recollida a les instal·lacions de l’empresa de custòdia documental on es trobin en el moment d’inici del contracte i en un temps màxim de 7 dies.
L’empresa adjudicatària haurà de fer-se càrrec del trasllat de tota la documentació a les seves instal·lacions per procedir a la digitalització. Aquestes hauran d’estar dotades dels sistemes de seguretat més adients per garantir la preservació de la documentació durant el període de custòdia, que s’allargarà fins el lliurament de la totalitat de la feina realitzada.
Els dipòsits de custòdia de la documentació hauran d’estar ubicats a Catalunya.
L’empresa adjudicatària, un cop finalitzats els treballs de digitalització, retornarà íntegrament la documentació a l’adreça que els responsables d’FGC indiquin.
4. Característiques del servei
4.1. Manipulació i tractament de la documentació
El processament tècnic es realitzarà a les instal·lacions de l’empresa adjudicatària la qual ha de
disposar dels equips necessaris per realitzar el treball d'acord amb els requeriments del present
plec. L’empresa adjudicatària dedicarà diàriament, com a mínim, una mitjana d’un equip de treball per a la digitalització així com d’un equip de treball per a la manipulació i tractament de la documentació.
L’empresa adjudicatària haurà de verificar l’inventari que se’ls facilitarà, detectar documents duplicats a la mateixa caixa i sanejar la documentació: renovació de suports i retirada de plàstics i objectes metàl·lics.
El personal que l’adjudicatari assigni per l’execució dels treballs, haurà d’actuar amb la màxima cura en la manipulació dels documents a digitalitzar, prioritzant en tot moment la seva conservació i integritat, i mantindrà el seu ordre dins de cada unitat documental.
Donada la importància dels documents, la fragilitat del material a digitalitzar i els diferents formats, la digitalització es realitzarà amb escàner aeri o zenital, adaptat amb un sistema que impedeixi el deteriorament dels documents enquadernats. Quan sigui necessari s’utilitzarà un vidre per evitar imatges deformades, bombades i amb reflexes. També s’evitaran les imatges excessivament torçades.
Les imatges han de ser rectes i orientades segons la direcció del text per permetre una lectura correcta. Han de tenir un marge de 2mm.
Els tècnics d’FGC controlaran l’estat de conservació dels documents lliurats per a la seva digitalització i al seu retorn comprovaran el seu estat.
4.2. Obtenció d’imatges
S’escanejaran totes les pàgines de cada document, incloent-hi les portades i contraportades.
El procés de digitalització s’ajustarà a la mida de l’original al 100%.
Les pàgines s’escanejaran en color i amb resolució mínima de 300 ppp (punts per polzada). Els fitxers tindran el perfil de color incorporat Adobe RGB (1998).
De cada document es lliuraran arxius en quatre formats (cinc en documents de gran format) que hauran de complir els requeriments següents:
a) per a preservació (Arxiu master)
- un arxiu per pàgina
- mesura original
- Format: TIFF (en documents de gran format caldrà que es generi també un arxiu Master en JPEG a 300 ppp)
- Resolució: 300 ppp
- Definició: TIFF 24 bits
- Compressió: sense compressió
b) per a consulta
- un arxiu per pàgina
- Mesura màxima: DINA3
- Format: JPEG
- Resolució: 150 ppp
- Definició: 24 bits
- Compressió: baixa però no es podran superar els 2 Mb.
c) per a consulta
- un arxiu per document(=carpeta)
- Format: PDF
- Resolució: 150 ppp
- Definició: 24 bits
- Compressió: baixa
d) per a consulta on line
- un arxiu per document
- Format: PDF
- Resolució: 150 ppp
- Definició: 24 bits
- Compressió: baixa
- Marca d’aigua (Segons apèndix. Ha d’anar al peu de la pàgina i centrada).
4.3. Estructura i codificació dels arxius
Es generarà una estructura lògica de directoris que mantingui l’estructura física del fons documental tractat. Així doncs, l’estructura de directoris estarà formada per tres nivells de directoris: un primer nivell corresponent al format (tiff, jpg o pdf), un segon nivell corresponent al codi de la unitat d’instal·lació i el tercer nivell corresponent al número de document. Aquest tercer nivell de directoris contindrà les imatges corresponents a cada document.
Els noms dels fitxers seguiran el patró següent:
CODI D’UNITAT D’INSTAL·LACIÓ_NUMERO DE DOCUMENT (5 dígits)_ NÚMERO D’IMATGE (4
dígits).extensió Ex:
TC_00001_0001.tiff TC_00001_0001.jpg
TC_00001.pdf
4.4. Sistema i suport físic de lliurament dels arxius digitalitzats
Els arxius es lliuraran en discs durs USB externs.
Alternativament, com a millora, els arxius seran carregats al núvol directament per l’empresa
digitalitzadora pel sistema establert pel proveïdor del núvol.
Els arxius s’estructuraran seguint les indicacions de l’apartat 4.3.
4.5. OCR
A les imatges dels documents mecanografiats se’ls aplicarà un reconeixement de caràcters (OCR) que pugui utilitzar simultàniament els diccionaris en català i castellà (i ocasionalment el francès) per tal de poder fer cerques per text lliure. L’OCR ha de ser d’una versió actualitzada (antiguitat màxima de 3 anys).
Només es passarà per el programa OCR aquells documents dels quals s’obtingui un resultat útil.
En principi es calcula que seran el 50% dels documents però el nombre pot variar en funció dels resultats del procés.
4.6. Metadades:
Es generaran metadades de preservació PREMIS que:
- S’incrustaran en els arxius pdf
- Es lliuraran en dos fitxers XML i Microsoft Excel
- S’inclouran a la base de dades
A més, els fitxers de format TIFF i JPG hauran d’incloure les metadades tècniques per defecte
del procés de captura.
4.7. Base de dades.
Es lliurarà una base de dades de les imatges digitalitzades amb link a les imatges en pdf i que inclogui les metadades.
Cada registre de la base de dades ha d’informar del volum total d’imatges compreses en el
directori corresponent a la unitat documental que es descriu.
4.8. Préstecs.
L’empresa adjudicatària haurà de fer arribar a FGC els documents que tingui custodiats quan els treballadors d’FGC els hi sol·licitin, per a la seva feina, o per atendre consultes de persones externes a FGC, a les quals FGC està obligada a respondre.
Si els responsables d’FGC ho consideren oportú la documentació a consultar podrà ser lliurada en suport electrònic: ftp o similar. El temps per a ser lliurada haurà de ser màxim 5 hores.
La petició de préstec o consulta de documentació i el seu lliurament haurà de fer-se sempre mitjançant la persona o persones autoritzades per FGC que li seran comunicades a l’empresa contractista.
Les peticions de volums físics seran sempre de capses senceres. FGC pot emprar el seu propi sistema d’identificació de cada capsa en les peticions a l’empresa contractista, la qual haurà d’establir, si és el cas, un sistema d’equivalència vàlid i fiable amb el seu propi sistema.
El termini màxim per al lliurament de la documentació sol·licitada dins de l’horari laboral d’FGC, serà abans de les 10 hores del dia laborable següent. La capsa serà lliurada a les oficines d’FGC a l’adreça: Xxxxxx xxxx Xxxxxx, 00, 00000 Xxxxxxxxx.
Al finalitzar els préstecs de les consultes, les capses hauran de recollir-se per part de l’empresa
contractista en un període màxim de 4 dies.
El nombre de préstecs durant el termini d’execució del contracte d’un any es preveu en 50.
5. Sistema de supervisió.
5.1. Proves prèvies
Abans de començar el treball definitiu de digitalització, l’empresa haurà de lliurar una prova de qualitat de 5 dels documents objecte del present Plec de Prescripcions Tècniques, seguint els requeriments de l'apartat 4.2., que servirà per determinar si els procediments utilitzats són els adequats.
El format físic de les proves serà lliurat en un disc dur o via ftp.
En cas que s’observi alguna incidència, l’empresa adjudicatària, de comú acord amb FGC, procedirà a introduir els canvis o modificacions necessaris per garantir la qualitat del resultat final.
5.2. Control de qualitat
El coordinador i/o el personal designat per FGC realitzarà trimestralment un control de qualitat sobre les imatges digitalitzades i sobre l’estat de conservació de la documentació original.
Una vegada realitzat aquest control per part d’FGC, es reportaran les incidències a l’empresa. Aquesta es compromet a corregir els problemes que puguin sorgir i a tractar la documentació amb molta cura donada la fragilitat i el seu valor històric. Aquest període de garantia de treball realitzat es perllongarà en el temps fins a un any i mig després de que el contracte hagi finalitzat.
Aquest control de qualitat quedarà reflectit en un informe aprovatori.
6. Lliurament i abonament dels serveis
El volum total de la feina es dividirà en períodes trimestrals. L’empresa lliurarà amb aquesta periodicitat els fitxers digitals segons les especificacions descrites en els diferents apartats del punt 4, perquè els responsables d’FGC puguin fer un control de qualitat periòdic. Així mateix l’empresa lliurarà, juntament amb els fitxers digitals, un informe sobre els controls de qualitat realitzats.
La facturació i l’abonament dels serveis es realitzarà trimestralment, un cop FGC hagi rebut els fitxers digitals i s’hagi emès l’informe aprovatori.
7. Personal
L’empresa adjudicatària està obligada a especificar les persones concretes que executaran les prestacions (nom i qualificació professional).
L’empresa adjudicatària designarà un coordinador del servei i del personal dedicat a la seva execució.
FGC nomenarà un coordinador dels treballs, que mantindrà la coordinació amb l’empresa
adjudicatària.
El coordinador i/o el personal que es designi atendran les consultes tècniques formulades pel coordinador o pel personal de l’empresa adjudicatària i realitzarà el seguiment del treball proporcionant les instruccions precises. Així mateix aquest coordinador comunicarà a l’empresa adjudicatària les modificacions que s’hagin de realitzar per a la seva correcció.
8. Seguretat i Confidencialitat
El desenvolupament del treball de digitalització i de captació de dades s’ajustarà a les normes de seguretat i de confidencialitat vigents.
Un cop els arxius d’imatges de cada trimestre hagin estat lliurats a FGC i l’empresa hagi rebut la conformitat amb la feina lliurada, l’empresa haurà d’esborrar les còpies d’aquests arxius del seus equips. No obstant, l’empresa adjudicatària podrà conservar una còpia dels arxius, amb les dades degudament bloquejades, mentre es puguin derivar responsabilitats de l’execució del contracte.