Contract

OBJETIVO	Establecer y definir un procedimiento que determine las actividades necesarias para la adquisición y ejecución de convenios y/o contratos de Asesoría y consultoría de Proyección Social.
ALCANCE	Este procedimiento involucra la formulación, presentación ante el contratante y ejecución de proyectos de asesoría o consultoría que benefician a empresas e instituciones públicas y privadas.
MARCO NORMATIVO	NTC ISO 9001:2015 Resolución 05 de 2016 de Proyección Social Decreto 1330 de 2019 del Ministerio de Educación Nacional Acuerdo 002 de 2020 del Ministerio de Educación Nacional
DEFINICIONES	Asesoría y consultoría: se entiende por este componente, los planes, programas, proyectos y actividades orientados a las aplicaciones metodológicas e instrumentales del conocimiento disciplinar y especializado en diferentes contextos. Solicitante: Empresa o Institución que solicita propuesta acerca de un proyecto que requiere contratar. Contratante: Empresa o Institución que ha decidido contratar a la Universidad de Manizales para ejecutar un proyecto. Documento de aprobación: Documento que el contratante envía para ser revisado y aprobado por el contratista, previo a la celebración de un contrato. Términos de referencia: Documento mediante el cual, el solicitante informa acerca de las condiciones técnicas y financieras del proyecto que requiere.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA	Sistema de planificación Plan de desarrollo 2018-2022

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.	Dirección de Proyección social Coordinador de Proyección Social de la facultad.	Identificación de convocatorias: Según el campo disciplinar, evaluar en conjunto con la facultad que tenga la experiencia y el conocimiento relacionado; las convocatorias provenientes xx xxxxxxxx y plataformas de contratación o solicitudes directas de cotización, para determinar si la Universidad cuenta con la capacidad instalada o viabilidad para presentar el proyecto que se esté solicitando. Nota: si la Universidad considera que no cuenta con la capacidad instalada o no es viable se abstiene de presentar el proyecto.
2.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección social de la facultad.	Revisión de términos de referencia: Revisar las condiciones técnicas y financieras de la ejecución del proyecto. Nota: Si se cumplen los términos de referencia, se continúa con el paso 3; de lo contrario finaliza el procedimiento.
3.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección social de la facultad.	Elaboración de propuesta: Identificar equipo de expertos para la formulación de la propuesta técnica, revisión de propuesta y formulación del presupuesto. Ver PSO-FOR-008
4.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección Social de la facultad. Secretaria general	Consecución de documentos legales: Verificar y actualizar los documentos legales exigidos en los términos de referencia. Nota: Los documentos legales se encuentran en una carpeta digital en el equipo de la Dirección de Proyección Social - Drive - Documentos legales

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección Social de la facultad.	Verificación final de los términos de la propuesta: Revisar el cumplimiento de todos los requisitos exigidos en la propuesta y de la viabilidad presupuestal.
6.	Rectoría	Revisión y aprobación de la propuesta: Xxxxxxx y firmar la propuesta Nota: Cuando el presupuesto supere los 500 salarios mínimos legales vigentes se solicita aprobación ante el Consejo Superior para que el representante legal pueda firmar la propuesta y sus anexos teniendo en cuenta que este tiene un límite en el valor que puede contratar.
7.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección Social de la facultad.	Entrega de propuesta: Radicar la propuesta ante el solicitante, teniendo en cuenta los términos exigidos. NOTA: Después de la recepción, el solicitante evalúa la propuesta. En caso de ser aprobada sin subsanaciones, se sigue con el paso 9; Si es aprobada con subsanaciones sigue con el paso 8; Si es rechazada, el procedimiento finaliza.
8.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección Social de la facultad.	Subsanar documentos: Consiste en dar pronta respuesta a la modificación de documentos y/o a la petición de documentación faltante. NOTAS: - Esta acción se realiza siempre y cuando el solicitante, considere que la documentación está incompleta o que no cumple con los parámetros exigidos por la misma. - Esta solicitud generalmente se realiza y se responde a través de correo electrónico y medio digital.

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
9.	Dirección de Proyección Social Coordinador de Proyección Social de la facultad. Asesor Legal de Proyección Social	Legalización de contrato o convenio: Revisar el documento de aprobación y el contrato enviado por el contratante. En esta revisión se verifican los parámetros de la propuesta, para confirmar que sean los mismos que se tenían estipulados en la convocatoria y en la propuesta técnica y financiera. Y se revisa el componente legal.
10.	Dirección de Proyección Social y/o coordinador de Proyección Social de las facultades	Flujo de trabajo: Registrar en Flujo de trabajo, lo que este requiere para el contrato o convenio.
11.	Secretaría General	Aprobación del convenio o contrato Revisar en el flujo, el convenio o contrato. Si considera que requiere ajustes, emitir observaciones para que sean enviadas al contratante (paso 12). Si las observaciones son aceptadas por el contratante, una vez se reciba el convenio o contrato actualizado, lo envía en físico a la Rectoría para su respectiva firma y legalización. Una vez el contrato sea firmado por el rector, continuar con el paso 13

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
12.	Dirección de Proyección Social	Envío de observaciones al contratante: Enviar al contratante las observaciones que emitió la Secretaría General. Esto para que sea actualizado el convenio o contrato. Si el contratante acepta los ajustes solicitados, una vez reciba el documento actualizado, lo entrega a la Secretaría General para su aprobación y realiza el paso 11. Nota: Si el contratante no acepta los ajustes solicitados, el procedimiento finaliza
13.	Dirección de Proyección Social Coordinador (a) del Proyecto	Registro de la información contractual en SECOP II Registrar en la plataforma SECOP II, la información y documentos que esta requiere. Nota: Este paso aplica en el caso de contratos y convenios con el sector público,
14.	Coordinador(a) del proyecto	Firma del acta de inicio En esta acta se define la fecha de inicio, la fecha de terminación, y debe ser firmada por ambos representantes legales, tanto el contratante como el contratista. Nota: En el caso del sector privado, el acta de inicio es remitida en físico y/o digital por la empresa contratante para la firma del representante legal, posteriormente se devuelve para la firma del representante legal y/o interventor del proyecto. En el caso del sector público, como indica el paso 13, la documentación se registra en SECOP II

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
15.	Dirección Administrativa y Financiera	Expedición de póliza de cumplimento y Centro de Costos Gestionar ante la aseguradora, la expedición de la póliza de cumplimiento que requiera el contrato o convenio, Gestionar la firma de estas por parte del Rector o representante legal. Asignar centro de costos para registrar la ejecución presupuestal del proyecto
16.	Coordinador(a) del proyecto	Preselección del equipo de trabajo: Preseleccionar el equipo de trabajo teniendo en cuenta el cumplimiento con los perfiles requeridos. Nota: En caso de contratos por prestación de servicios se selecciona el personal sin el proceso descrito en este paso.
17.	División de Desarrollo Humano	Proceso de selección de personal: Aplicar a los preseleccionados el proceso de selección (entrevistas y pruebas psicotécnicas)
18.	Secretaría General	Realizar el proceso de contratación con los seleccionados En el caso de contratos de obra labor, pasan por Seguridad Social En el caso de contratos de prestación de servicio, no pasan por Seguridad Social
19.	Equipo del proyecto	Revisión y construcción del plan de trabajo. Documentar el Plan de trabajo, el cual incluye entre otros, descripción detallada de cada una de las actividades con sus responsables, tiempos y presupuestos correspondientes para la ejecución del proyecto. Nota: El interventor valida este plan

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
20.	Coordinador(a) del proyecto	Trámites para la ejecución del Proyecto: Realizar las diferentes solicitudes de contratos, viáticos, compras de insumos, materiales, equipos, etc. Nota: Las solicitudes se realizan a través SIGUM: Flujo de trabajo.
21.	Area Financiera	Gestión Financiera: Gestionar viáticos, comprar de insumos, materiales, equipos y lo que e corresponda del proyecto.
22.	Secretaría General	Gestión de contratación: Gestionar el proceso de contratación según le corresponda
23.	Coordinador del Proyecto	Seguimiento a la ejecución del Proyecto: Realizar seguimiento constante a la ejecución del proyecto y atender cualquier necesidad que se presente. Mantener informada a la Dirección de Proyección Social
24.	Equipo del proyecto	Presentación de informe técnico de avance: Dependiendo de la duración del proyecto y lo establecido en el contrato, presentar este informe de manera periódica cada mes, dos meses, tres meses u otra periodicidad. En el mismo se informa entre otras lo siguiente. Esto a la fecha del informe: • Descripción general de las actividades • Avance de estas actividades • Lecciones aprendidas

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
		• Oportunidades de mejora NOTA: Debe ser aprobado por el interventor del proyecto (proveniente de la empresa contratante).
25	Equipo del proyecto	Presentación de informe financieros de avance: Dependiendo de la duración del proyecto o de lo establecido en el contrato, este informe se presenta cada mes, dos meses, tres mensuales, u otro). Se informa entre otras lo siguiente. a la fecha del informe: Xxxxxx en los cuales se ha incurrido durante la ejecución de las actividades del proyecto, tales como: • Pagos del personal • Compras • Viáticos, legalizaciones (si aplican), entre otras. Nota: Este informe debe ser aprobado por el interventor del proyecto (proveniente de la empresa contratante).
26	Dirección Administrativa y Financiera	Pagos parciales Teniendo en cuenta el acta de avance del proyecto se realizan los pagos definidos en el contrato, previa facturación por parte de la Universidad
27	Equipo del proyecto	Reuniones de seguimiento entre contratista y contratante. Durante estas reuniones se hacen revisiones de las actividades y los ajustes requeridos por parte del contratante.

PASO	RESPONSABLE/ DEPENDENCIA	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
28.	Equipo del proyecto	Presentación de informe técnico y financiero final. El paso 24 y 25 consolidado. Nota: Debe ser aprobado por el interventor del proyecto. (proveniente de la empresa contratante).
29.	Coordinador del proyecto	Trámite del acta de liquidación del contrato. Revisar el acta de liquidación del contrato y se firma por el rector.
30.	Dirección de proyección social Coordinador del Proyecto Coordinador de Proyección Social de la facultad	Análisis de resultados: • Analizar los resultados del proyecto o Logros o Lecciones aprendidas o Resultados financieros o Otros • Identificar oportunidades de investigación y de nuevos proyectos.
31.	Dirección de proyección social	Informar acerca de los resultados, al director de Investigaciones y Posgrados (Si se considera pertinente para posibles proyectos)

Flujograma

DOCUMENTOS ASOCIADOS:

NOMBRE DEL DOCUMENTO	CÓDIGO
Caracterización de procesos de Proyección Social	PSO-CRT-001

FORMATOS ASOCIADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO	CÓDIGO
Presentación de convenios y/o proyectos de asesoría y consultoría - desarrollo social	PSO-FOR-008