TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1. INFORMACIÓN GENERAL
Proyecto No | 00103570 y 00103568 |
Nombre Programa | Programa Integral Amazónico de Conservación de Bosques y Producción Sostenible |
Título Contratación | Asistente de Compras y Administración |
Tipo de contrato | Contrato de Servicios |
Ubicación | Quito - Ecuador |
Duración | 6 meses |
Banda Salarial | SB3 |
2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
El Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG)1 es la institución rectora que regula, norma, facilita, controla, y evalúa la gestión de la producción agrícola y ganadera del país; promoviendo acciones que permitan el desarrollo rural y propicien el crecimiento sostenible de la producción y productividad del sector impulsando al desarrollo de productores, en particular representados por la agricultura familiar campesina, manteniendo el incentivo a las actividades productivas en general. MAG lidera también la Agenda de Transformación Productiva de la Amazonía (ATPA)2. La Política Agropecuaria Ecuatoriana – Hacia el desarrollo territorial rural sostenible 2015 -2025, se centra en la reducción de la pobreza y el reposicionamiento de los pequeños y medianos productores,
1 Mediante Decreto Ejecutivo No. 6 de fecha 24 xx xxxx de 2017, se divide el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP) en dos Ministerios: Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) y Ministerio de Acuacultura y Pesca (MAP).
2Ver xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-0/
la diversidad cultural, las diferencias de género, la sostenibilidad ambiental, la organización de los productores, la calidad de sus productos y la articulación de actores en territorio. Esta Política propone un cambio de modelo agrícola guiado por un uso sostenible de tierras, aguas, recursos genéticos y otros recursos naturales utilizados para la alimentación y producción agropecuaria, entendiendo que las prácticas agrícolas que conservan recursos mejoran la oferta de servicios ambientales y aumentan la productividad.
Por su parte, el Ministerio del Ambiente (MAE) es la Autoridad Nacional Ambiental, ente rector de la gestión del cambio climático y de la biodiversidad en el país. Es responsable del diseño e implementación de políticas para la mitigación y adaptación al cambio climático, a través de la Subsecretaría de Cambio Climático, así como de la gestión sostenible de los bosques y la reducción de la tasa de deforestación en el país a través de la Subsecretaría de Patrimonio Natural.
Es en este contexto, y en consonancia con las prioridades nacionales establecidas en la Constitución de la República del Ecuador; el Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017; Plan de Acción REDD+: Bosques para el Buen Vivir 2016-2025; la Política Agropecuaria Ecuatoriana – Hacia el desarrollo territorial rural sostenible 2015 -2025; la Agenda de Transformación Productiva Amazónica (ATPA); la Estrategia Nacional de Biodiversidad (ENB) del Ecuador y su Plan de Acción 2016 – 2030; la Política para la Gobernabilidad del Patrimonio Natural para el Buen Vivir de la Sociedad (2013-2017); el Programa Nacional de Incentivos para la Conservación y Uso Sostenible del Patrimonio Natural; y, el Plan de Acción Nacional para la Exportación Verde; el MAE y el MAG recibirán asistencia financiera del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF por sus siglas en inglés) para el Proyecto “Manejo integrado de paisajes de uso múltiple y de alto valor de conservación para el desarrollo sostenible de la Región Amazónica Ecuatoriana”3, y del Fondo Verde para el Clima (GCF por sus siglas en inglés) para el proyecto “Promoción de Instrumentos financieros y de planificación de uso de suelo para reducir emisiones por deforestación”4,
3 Ver xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxx- use-landscapes-and
4Ver xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxx/-/xxxxxxx-xxxxxxxxx-xxx-xxxx-xxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxx-xxxxxxxxx-xxxx- deforestation
que en su conjunto -y potencialmente otros programas adicionales-5 constituirán el “Programa Integral Amazónico de Conservación de Bosques y Producción Sostenible” que abordará la relación entre bosques y producción agropecuaria sostenible, según las Unidades de Implementación que se mencionan a continuación:
1) Políticas e institucionalidad, que comprende planificación territorial, normativa y gobernanza;
2) Transición a sistemas de producción sostenible;
3) Manejo Forestal Sostenible, Conservación y Restauración; y,
4) Componentes operacionales transversales para la implementación del Programa.
El programa busca vincular los esfuerzos nacionales de contribución a la reducción de la deforestación con las agendas prioritarias nacionales y políticas de los sectores económicos del país, para reducir las causas y agentes de la deforestación, así como promover un manejo sostenible e integrado de los recursos naturales que promueva la reducción de la pobreza y un desarrollo humano sostenible.
Con estos antecedentes, el MAG y el MAE, como entidades ejecutoras de los proyectos que conforman el “Programa Nacional Integral Amazónico de Conservación de Bosques y Producción Sostenible” en Ecuador, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia implementadora del GEF y agencia acreditada ante el GCF, requieren la contratación de un/a Asistente de Compras y Administración , para brindar apoyo en la ejecución de las actividades descritas en ambos Documentos de Proyecto (ProDoc) aprobados.
3. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN
Apoyar a la ejecución de actividades adquisiciones, y demás tareas administrativas, financieras y operativas enfocadas al éxito del Programa. El/La Asistente de Compras y Administración actuará bajo la supervisión directa de el/la Asistente Técnico/a Administrativo/a Financiero/a y el/la Gerente del Programa.
5 Existe la posibilidad de complementar los recursos de este Programa desde otros donantes y proyectos actualmente en fase de formulación.
4. RESPONSABILIDADES
Entre las principales responsabilidades de el/la Asistente de Compras y Administración se encuentra la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos de adquisiciones, así como las regulaciones administrativas-financieras y contables, apoyo en las licitaciones, contrataciones, y pagos a proveedores.
Además, el/la Asistente de Compras y Administración trabajará en estrecha relación con las instancias correspondientes del MAG, MAE y del PNUD para apoyar los procesos de compra en colaboración al área de adquisiciones de PNUD.
Responsabilidades de adquisiciones y procesos de compra:
• Gestionar los procesos de adquisiciones, contratos, eventos, etc. previa aprobación por el MAG y MAE, bajo los procedimientos del PNUD, GEF Y GCF.
• Levantar y mantener actualizado el plan de adquisiciones bimensual y anual del Programa, en conjunto con el Asistente de Adquisiciones PNUD,
• Procesar la adquisición de bienes y servicios en el marco de los proyectos. Incluyendo la tramitación de solicitudes de cotizaciones, solicitudes de proceso de evaluación de ofertas, elaboración de informes, solicitudes de orden de contrato/ ordenes de compra/ LTAs, enmiendas, y solicitudes de pagos iniciales, intermedio y finales de servicios y obras, entre otros
• Preparar la documentación necesaria para las actas de entrega – recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes del programa.
• Manejar el sistema financiero de acceso externo ATLAS para apoyar en el monitoreo del avance presupuestario, solicitudes de pago, requisiciones y órdenes de compra.
• Brindar información constante sobre la temporalidad de las contrataciones o adquisiciones del proyecto.
• Consolidar información general sobre el avance de las adquisiciones de los proyectos e identificar insumos para los reportes mensuales, trimestrales y anuales.
• Implementar un sistema de control interno que asegura que los contratos y órdenes de compras estén vigentes y que los pagos intermedios se realicen dentro de los xxxxxx de tiempo estipulados en el contrato.
• Tomar acciones preventivas de seguimiento y monitoreo de los contratos emitidos del programa, informando a las Unidades de Programa de forma oportuna sobre las fechas limite de pagos intermedio y de finalización
• Tomar acciones correctivas sobre requisiciones y/o POs cargadas a cuentas o componentes erróneos.
• Provee soporte y asesoría a las Unidades de Programa y a socios de MAE y MAG en procesos de adquisiciones,
• Participa en reuniones sobre temas de adquisiciones y contrataciones a las que sea convocado(a).
• Prepara insumos y respuestas para el CAP (Contract, Asset and Procurement Committee) y el ACP (Advisory Committee on Procurement) para que las adquisiciones del Programa sean tramitadas y hace seguimiento permanente informando al Programa sobre cualquier anomalía o retraso.
• Mantiene en orden los archivos de los distintos procesos realizados en los que participa y los guarda con la estricta confidencialidad que requieren,
• Hace seguimiento al proceso de firmas físico y electrónico.
• Hace seguimiento a los procesos de firma de contratos, e informa a las Unidades de Programa con el fin de dar inicio a las actividades previstas
• Alimenta la base de datos de la SAC del PNUD.
• Elabora y mantiene actualizado un roster de posibles proveedores en el sector de mayor necesidad del Programa
• Participa en capacitaciones relativas al tema de adquisiciones, y contribuye a redes de conocimiento y comunidades de práctica
Responsabilidades de soporte al Asistente Técnico Financiero Administrativo:
• Dar eventualmente seguimiento a los procesos administrativos y financieros favoreciendo la ejecución del programa y revisando que se entreguen y cumplan en tiempo y forma.
• Apoyar según se requiera, con la preparación y gestión presupuestaria anual del programa y sus proyectos.
• Apoyar en el monitoreo de la ejecución del presupuesto de los proyectos y en la preparación de informes financieros.
• Apoyar en la elaboración y envío de informes financieros y técnicos.
• Apoyar en la gestión de la oficina, adquisición de material de oficina, mobiliario y equipo, arreglos de seguridad y supervisión de mantenimiento y limpieza.
• Llevar a cabo los procesos de adquisición de los equipos y materiales de oficina y mantener un control de inventario y suministros.
• Administrar a nombre del programa los vehículos asignados a los socios y entidades del Gobiernos, asegurando su correcto uso y mantenimiento,
• Colaborar en los temas relacionados a seguridad de la oficina, en calidad de punto focal de seguridad, remitiendo información relacionada a PNUD y UNDSS
• Supervisar la correcta administración del inventario del programa,
• Verificar que todos los procesos administrativos y financieros cumplan con las normas y procedimientos del PNUD previo al ingreso de los trámites respectivos.
• Apoyar en el levantamiento de un archivo exclusivo para uso de auditores y evaluadores externos que contenga la documentación necesaria como revisiones presupuestarias, informes combinados de gasto suscritos, actas de comité directivo, entre otros.
• Xxxxxxx eventualmente apoyo al personal del programa en los requerimientos administrativos generales tales como: organización logística de misiones, adelanto y liquidación de viáticos, compra de pasajes aéreos, entre otras tareas en coordinación con el Asistente Técnico Administrativo Financiero.
Responsabilidades de apoyo operativo:
• Elaborar comunicaciones y oficios necesarios para la operación del programa.
• Realizar gestiones necesarias para la ejecución de reuniones y talleres y facilitar los arreglos logísticos.
• Preparar actas de acuerdo, documentos ayuda memoria de reuniones, talleres u otros eventos desarrollados por el programa.
• Todas las actividades adicionales solicitadas por el/la Asistente Técnico/a Administrativo/a Financiero/a y la Gerencia del Programa en relación a la ejecución de los proyectos.
5. PERFIL REQUERIDO
El perfil requerido para la vacante será el siguiente:
Formación profesional:
• Titulo de tercer nivel en Ciencias Económicas – Administrativas – Financieras, Contabilidad, Economía, Auditoría, Negocios Internacionales, u otras carreras afines al objeto de esta contratación.
Experiencia profesional
• Al menos 3 años de experiencia profesional específica en el área de adquisiciones de organizaciones públicas o privadas, en las que haya desempeñado funciones técnicas en el manejo integral de compras y adquisiciones de bienes, servicios y/u obras civiles, en las distintas etapas del proceso; pre-contractual, contractual y post-contractual
• Se valorará experiencia en proyectos bilaterales y/o multilaterales, especialmente con organismos internacionales y/o instituciones gubernamentales.
Otros requisitos y conocimientos:
• Deseable nivel intermedio xx xxxxxx (hablado y escrito).
• Se valorará positivamente la experiencia en proyectos de conservación de biodiversidad y/o cambio climático y/o protección de bosques y/o producción sostenible.
Competencias:
Gestión del Conocimiento:
• Muestra conocimientos fundamentales de procesos, métodos y procedimientos
• Se esfuerza por mantener el conocimiento del trabajo actualizado a través del estudio autodirigido y otros medios de aprendizaje
• Demuestra habilidad para identificar los problemas y propone soluciones
• De forma completa y metódica recoge, verifica y registra los datos demostrando atención al detalle e identificando y corrigiendo errores por iniciativa propia.
• Transmite datos de archivo, crea y genera consultas, informes y documentos que utilizan bases de datos, hojas de cálculo, comunicaciones y otros paquetes de software con rapidez y precisión.
• Interpreta datos, saca conclusiones y / o identifica los patrones que apoyan el trabajo de los demás.
Orientación al cliente:
• Considera al personal de la Unidades requirentes del Programa y socios gubernamentales como “clientes” y mira las cosas desde el punto de vista de los clientes;
• Establece y mantiene asociaciones productivas con los clientes al ganar su confianza y respeto; identifica sus necesidades y las combina con las soluciones adecuadas;
• Supervisa actividades en curso dentro y fuera del entorno de los clientes para mantenerse informado y anticipar los contratiempos;
• Mantiene a los clientes informados de los avances o posibles eventualidades que podrían generarse;
Efectividad Operacional:
• Organiza y completa tareas múltiples con precisión mediante el establecimiento de prioridades, teniendo en cuenta las asignaciones especiales, interrupciones frecuentes, los plazos y los recursos disponibles.
• Planifica y organiza la carga de trabajo sin dejar de ser consciente de los cambios en las prioridades y las fechas límite.
• Demuestra habilidad para cambiar rápidamente de una tarea a otra para satisfacer las múltiples necesidades de apoyo.
• Establece, construye y mantiene relaciones de trabajo con el personal y los clientes para facilitar la prestación de apoyo.
Profesionalismo:
• Demuestra competencia profesional y dominio de la materia, así como eficiencia en el cumplimiento de compromisos, plazos y el logro de resultados;
• Demuestra persistencia ante problemas o desafíos complejos, por motivación profesional y no personal;
• Posee capacidad de trabajo bajo presión;
• Guarda la calma en situaciones estresantes;
• Xxxx decisiones informadas con transparencia.
Comunicación:
• Facilita y fomenta la comunicación abierta en el equipo, la comunicación efectiva.
• Posee excelentes habilidades comunicaciones e interpersonales;
• Escucha a los demás, interpreta correctamente los mensajes de otros y responde adecuadamente;
• Hace preguntas para aclarar y muestra interés en tener comunicación xx xxxxx vía;
• Adapta el idioma, el tono, el estilo y el formato para que coincida con la audiencia;
• Demuestra apertura en compartir información y mantener a las personas informadas.
Trabajo en equipo:
• Actúa como un(a) jugador(a) de equipo, trabaja en colaboración con colegas y facilita el trabajo en equipo para lograr los objetivos del Programa;
• Solicita insumos a otros valorando genuinamente sus ideas y experiencia;
• Muestra disponibilidad a aprender de otros;
• Apoya y actúa con base en la decisión final de su equipo, incluso cuando tales decisiones no reflejen completamente su propia posición;
• Comparte el crédito por los logros del equipo y acepta conjuntamente la responsabilidad por acciones tomadas en equipo.
Planificación y organización:
• Desarrolla objetivos claros que son consistentes con la planificación acordadas;
• Identifica actividades y tareas prioritarias;
• Ajusta las prioridades según sea necesario;
• Asigna la cantidad apropiada de tiempo y recursos para completar el trabajo;
• Prevé riesgos y genera contingencias en la planificación;
• Monitorea y ajusta planes y acciones según sea necesario;
• Utiliza el tiempo de manera eficiente.
Responsabilidad:
• Se apropia de sus responsabilidades y honra los compromisos;
• Desarrolla tareas a su cargo dentro del tiempo, costo y calidad establecidos; opera de conformidad con las normas y reglamentos del Programa;
• Maneja el conflicto adecuadamente.
• Demuestra ética, buen juicio, honestidad e integridad.
Creatividad:
• Busca activamente mejorar los procesos o servicios hacia el cliente interno y externo;
• Ofrece nuevas y diferentes opciones para resolver problemas o satisfacer las necesidades de los socios;
• Promueve y persuade a otros a considerar nuevas ideas;
• Toma riesgos calculados sobre ideas nuevas e inusuales;
• Piensa y ve más allá de los problemas;
• Se interesa por nuevas ideas y formas de hacer las cosas y no está limitado por el pensamiento actual o los enfoques tradicionales.
• Promueve su Auto-desarrollo y toma iniciativas.
• Crea sinergias a través de auto-control.
6. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN
El/la Asistente de Compras y Administración estará bajo la supervisión directa del/ de la Gerente de Programa y Asistente Técnico Administrativo Financiero. Su desempeño será calificado por MAG, MAE y PNUD.
7. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN, FORMA DE PAGO Y DURACIÓN:
El contrato de servicios (SC) será suscrito por el PNUD a pedido del MAE y MAG en el marco del Programa. Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida.
La persona contratada será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación). El PNUD no es agente de retención de impuestos.
El/la Asistente de Compras y Administración contratado/a recibirá un honorario mensual, de acuerdo al presupuesto estipulado en el Programa, previa presentación de factura y documento que certifique el pago al IESS.
Los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo a las actividades y requerimientos del Programa, serán cubiertos por este.
El período del contrato es de seis (6) meses a tiempo completo. Conforme la disponibilidad de recursos y de acuerdo al desempeño, el Programa podrá renovar el contrato según se requiera.
8. LUGAR DE TRABAJO Y HORARIO DE TRABAJO
La sede de trabajo será la ciudad de Quito, Ecuador, en las instalaciones designadas por MAE y MAG para el proyecto, con desplazamientos regulares a nivel nacional.
El/La profesional deberá laborar en un horario regular (8 horas) de lunes a viernes, y cuando sea necesario deberá laborar en horario extendido.
9. POLÍTICA DE DIVERSIDAD EN EL TRABAJO
El PNUD se compromete a lograr la diversidad dentro de su fuerza de trabajo e invita y alienta a postulantes cualificados, independientemente de su sexo, nacionalidad, discapacidad, orientación sexual, cultura, religión y origen étnico. Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad.