Documento de Términos y Condiciones de la Solución Gratuita de Factura Electrónica de la DIAN
Documento de Términos y Condiciones de la Solución Gratuita de Factura Electrónica de la DIAN
Los siguientes términos y condiciones contenidos en el presente documento electrónico, rigen la relación entre usted en adelante, “el usuario” y la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN -, en adelante DIAN y establecen los parámetros a seguir para el uso de la plataforma “solución gratuita de Factura Electrónica de la DIAN”, en adelante Solución Gratuita; lea atentamente todo su contenido y si está de acuerdo con el mismo, acéptelo, de conformidad con la guía de usuario y el acuerdo de firma de aceptación aquí previsto. Con ésta, el usuario se obliga a conocer y respetar los Términos y Condiciones de Uso vigentes.
El usuario manifiesta que es mayor de edad y que cuenta con todas las capacidades físicas, mentales y jurídicas para aceptar y obligarse; en tal sentido, se compromete obrar con el debido cuidado en la administración y utilización de sus dispositivos, cuentas y contraseñas de acceso a la Solución Gratuita.
I. Modificaciones de los Términos y Condiciones
La Solución Gratuita de Factura Electrónica de la DIAN, es un conjunto de imágenes, contenidos de información y servicios virtuales a disposición del público en general, en tal sentido, la DIAN podrá, sin previo aviso, en cualquier momento revisar y actualizar estos términos y condiciones y cualquier otra información o funcionalidad contenida en dicha solución gratuita. También podrá realizar mejoras o cambios en los contenidos y servicios puestos a disposición en él.
II. Derechos de autor
Las imágenes, contenidos de información y servicios virtuales que se ponen a disposición del público en este Sitio Web se encuentran protegidos por la legislación vigente de Derechos de Autor, y no podrán ser utilizados para la creación o promoción de servicios privados o con fines de lucro, tampoco podrán ser copiados, reproducidos, recopilados, cargados, publicados, transmitidos o distribuidos. En este sentido, la DIAN no concede licencia o autorización alguna, de uso de ninguna clase sobre sus derechos de propiedad intelectual o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con las imágenes, contenidos y servicios virtuales de su Sitio Web.
El incumplimiento de los términos y condiciones contenidos en el presente numeral puede constituir una violación de las leyes colombianas con las consecuencias y sanciones que las mismas impongan.
La autorización concedida para utilizar esta página se entenderá automáticamente terminada, en caso de infringir estas condiciones, caso en el cual, el usuario infractor estará obligado a destruir inmediatamente cualquier material del Sitio Web que haya obtenido o impreso, sin perjuicio de las acciones judiciales que pueda instaurar la DIAN por tal incumplimiento. La DIAN es titular de todos
los derechos sobre el software del Sitio Web, referidos a los contenidos que en él se incluyan, a excepción de los derechos sobre productos y servicios que no sean propiedad de esta Entidad.
La creación de un usuario en la solución gratuita no otorga al usuario derecho alguno sobre el uso de la misma.
III. Funcionalidades de la solución gratuita a disposición de los usuarios
Este acuerdo gobierna el uso autorizado de las funcionalidades dispuestas en la solución gratuita mediante las cuales el usuario puede en nombre propio, almacenar los datos de sus clientes y productos para generar documentos electrónicos tales como Factura Electrónica, Nota Débito Electrónica, Nota Crédito Electrónica y Factura de Contingencia, enviar los documentos electrónicos a la DIAN, a sus adquirentes, al correo electrónico del facturador electrónico emisor y descargar los documentos electrónicos al momento de la generación , lo anterior de conformidad con las condiciones contenidas en la guía de usuario de la solución gratuita.
El usuario acepta que, a través de los servicios prestados por la solución gratuita, no se almacenarán los documentos generados, pues los mismos se descargan y se envían al facturador al momento de la generación, de igual forma, el usuario no podrá subir o cargar archivos planos ni establecer conexión desde la solución gratuita con ninguna aplicación de software. En cualquier caso, la recepción de las facturas electrónicas estará a cargo del usuario, cualquier solución que éste disponga para recibir facturas en formato electrónico de generación, correrá por su cuenta y riesgo, lo anterior sin perjuicio del recibo de la Factura Electrónica entregada en medio impreso o su representación gráfica.
IV. Requerimientos mínimos del usuario para utilizar la solución gratuita
Para el uso de la solución gratuita, el usuario deberá disponer previamente de hardware y software compatible con dicha solución y proveerse su propio acceso a Internet, el cual correrá por su propia cuenta y riesgo. La DIAN no se hace responsable por los cargos o costos que se causen al usuario por servicios de Internet, no obstante, el usuario acepta que el rendimiento de los servicios dispuestos en la plataforma podrá verse afectado por dichos factores.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Hardware requerido por el equipo en el cual se instalará y se ejecutará la plataforma deberá contar como mínimo con:
✓ Equipo de cómputo de escritorio o portátil con tarjeta de red instalada que pueda conectarse a internet.
✓ Dispositivo móvil (Tablet, celular, teléfono u otro) con conexión a internet.
✓ El software instalado en el dispositivo móvil o equipo de cómputo deberá contar con navegador de internet, preferiblemente Google Chrome actualizado.
Para generar facturas electrónicas a través de la solución gratuita, el usuario deberá contar previamente con un Certificado Digital expedido por una entidad de Certificación Digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación (ONAC). Las especificaciones técnicas del certificado deberán cumplir con las condiciones establecidas por dicho organismo. El Certificado Digital deberá estar adecuado para firmar electrónicamente las facturas electrónicas.
La DIAN, según disponibilidad, podrá proveer certificados digitales a micro y pequeños empresarios, el usuario acepta que, en caso de agotarse la disponibilidad de los mismos, éste deberá procurarse su propio Certificado Digital, el usuario libera a la DIAN de cualquier obligación o responsabilidad relacionada con el suministro de certificados digitales para la configuración de cualquier impedimento atribuible a esta última por el no suministro de certificados digitales.
Los presentes términos y condiciones rigen el uso de la solución gratuita de manera independiente a la guía o procedimiento que adopte la DIAN para la asignación de certificados digitales a micro y pequeñas empresas el cual no hace parte del presente documento.
V. Responsabilidad por daños o perjuicios
El usuario asume cualquier daño, perjuicio o pérdida que le sean causados por fallas en el sistema, servidores, Internet o en el sitio web de la solución gratuita. La DIAN no asume responsabilidad alguna por cualquier virus que pudiera infectar el equipo del suscriptor como consecuencia del acceso, uso o examen de la solución gratuita o a raíz de cualquier transferencia de datos, archivos, imágenes, textos, o audio contenidos en el mismo. El usuario acepta que no imputará responsabilidad alguna a la DIAN, ni exigirá pago por lucro cesante o daño emergente alguno por perjuicios causados por dificultades técnicas o fallas en los sistemas informáticos, internet o en la solución gratuita.
La DIAN no garantiza el uso continuado de la solución gratuita por cuanto la misma podría no estar disponible por dificultades técnicas o fallas de internet, o por cualquier otra circunstancia ajena a la Entidad. En todo caso, la DIAN propenderá por restablecer los servicios en el menor tiempo posible.
La DIAN no será responsable por errores u omisiones de información que se carguen a la aplicación por parte de los usuarios. El usuario acepta que obrará con el debido cuidado y se hace responsable de las consecuencias y trámites derivados de estas situaciones.
El usuario es el único responsable de procurar la seguridad de su palabra clave o password y la información de su cuenta. El usuario acepta que en lo posible, acatará la recomendación de salir de su cuenta y cerrar la ventana de su navegador cuando finalice su actividad, más aún si comparte su computadora con alguien o utiliza una computadora en un lugar público que preste servicios de acceso a internet.
El usuario acepta que la custodia del documento electrónico generado por la solución gratuita corre por su propia cuenta y riesgo, ya que posteriormente no podrá consultar los documentos generados sino en sus propios acopios o equipos con los que cuente para tal efecto. La DIAN no se hace responsable por estos archivos.
VI. Tratamiento de datos personales
El usuario autoriza a la DIAN a tratar los datos personales recabados en los procesos descritos en la guía de usuario, conociendo y aceptando los usos específicos de los mismos.
La DIAN, como administrador de la solución gratuita se compromete a dar el tratamiento adecuado a los datos personales suministrados por el suscriptor en el proceso de registro, autenticación y verificación en estricta observancia de lo establecido en la ley 1581 de 2012. En todo caso se encuentra sujeta a confidencialidad toda aquella información personal que el usuario ingresa libre
y voluntariamente a la solución gratuita, así como aquella de obligatorio ingreso, tal como: nombre de usuario, número de identificación y palabra clave o password. La DIAN se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar mejores y más oportunos servicios y contenidos informativos.
Si bien el portal de la DIAN posee un sistema de protección tecnológico que va desde sus servidores hasta la salida a Internet, ninguna transmisión por Internet puede garantizar su seguridad al 100%. La DIAN no puede garantizar que la información ingresada a su Sitio Web o transmitida utilizando su servicio sea completamente segura, con lo cual el usuario asume su propio riesgo. La DIAN no compartirá ni revelará la información confidencial del usuario con terceros, excepto cuando se tenga la autorización expresa del usuario titular de la misma o cuando ha sido requerida por orden judicial o administrativa en los términos definidos por la ley.
El usuario autoriza a la DIAN para utilizar su información almacenada en la solución gratuita de Factura Electrónica para propósitos de análisis del sistema de Factura Electrónica y para preparar los informes que requieran los organismos de control.
VII. Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica para la aceptación de los términos y condiciones
El usuario acuerda con la DIAN firmar electrónicamente la aceptación de los términos y condiciones contenidos en el presente texto, que estará disponible para su consulta en el micrositio de Factura Electrónica dispuesto en xxx.xxxx.xxx.xx; el acto de firma de aceptación se configurará con la confirmación del registro de usuario que tendrá lugar al momento en que el usuario acceda al link enviado desde la solución gratuita a su correo electrónico tras haber diligenciado todos los datos del formulario, lo cual dará lugar al correspondiente registro en la base de datos de la solución gratuita. Una vez esto ocurra los términos y condiciones aquí previstos se entenderán irrevocablemente aceptados para todos los efectos legales.
El registro en la base de datos será la evidencia de la aceptación por parte del usuario, de los términos y condiciones aquí previstos.
La dirección de correo electrónico al cual se enviará el mensaje con el link de verificación será siempre la misma dirección que el usuario tiene registrada en el Registro Único Tributario – RUT -.
VIII. Notificaciones y actualización del RUT
El usuario acepta que todas las notificaciones que se envíen desde la solución gratuita serán recibidas en la dirección de correo electrónica registrada en el Registro Único Tributario – RUT -. El usuario se compromete a mantener la información del dicho Registro actualizada en todo momento.
El usuario acepta que las notificaciones recibidas por el usuario en su dirección de correo electrónico y los mensajes publicados en la solución gratuita de Factura Electrónica o en la página web de la DIAN son válidos y suficientes para los propósitos de la Factura Electrónica.
IX. Inactivación de cuentas de usuario
La DIAN se reserva el derecho de inactivar cuentas de usuario creadas en la solución gratuita que no hayan ingresado a la misma en un término mayor a 6 (seis) meses, contados a partir del registro en la misma. El usuario acepta que si esto ocurre deberá iniciar nuevamente el proceso de registro.
Para la aceptación de los términos y condiciones aquí previstos el mismo se entiende aceptado y firmado por el usuario de conformidad con el numeral VII del presente escrito.