BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. – BANCÓLDEX -

El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – BANCÓLDEX, es una sociedad anónima de economía mixta del orden nacional creada por la Ley 7ª de 1991 y el Decreto 2505 de 1991, actualmente incorporado en el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), organizada como establecimiento de crédito bancario, sometida a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia, no asimilada al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado.

Adicionalmente, y de conformidad con lo estipulado en sus estatutos sociales y en el numeral 3 del artículo 279 del mencionado Decreto Ley 663, BANCÓLDEX tiene como objeto social la financiación, en forma principal pero no exclusiva, de las actividades relacionadas con la exportación y con la industria nacional, actuando para tal fin como banco de descuento o redescuento, antes que como intermediario directo.

Así las cosas, BANCÓLDEX actúa como “banco de segundo piso”, es decir, a través de intermediarios financieros sometidos a inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, tales como bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, y entidades orientadas a crédito microempresarial no sometidas a la vigilancia de dicho ente de control, como ONG micro crediticias, fundaciones financieras, cooperativas y cajas de compensación familiar.

Por otra parte, por mandato del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Bancóldex asumió la administración del Programa de Inversión Banca de las Oportunidades, el cual es regulado por los Decretos 3078 y 4389 de 2006 y 1695 de 2007.

Es de anotar que el numeral 2° del artículo 285 del Decreto Ley 663 de 1993 consagra que el régimen legal de los empleados del Banco se rige por el derecho privado por lo que en la entidad no existen empleados públicos ni trabajadores oficiales. Así mismo, el régimen de vinculación de los empleados pertenecientes al Programa de Inversión Banca de las Oportunidades es de derecho privado.

Por último, el 31 de julio de 2020 se formalizó a través de escritura pública el acuerdo de fusión mediante el cual Bancóldex absorbió a su filial Arco Grupo Bancóldex Compañía de Financiamiento con el fin de complementar la oferta de productos financieros para las Pymes y se incorporaron los productos de leasing financiero, factoring y crédito directo. La integración de Arco se realizó como una unidad de negocio que dio origen a la Vicepresidencia de Crédito Directo Pymes.

1.2. ANTECEDENTES

En nuestro contrato de Medicina Prepagada, tenemos vinculados a 984 usuarios, dentro de estos usuarios se encuentran funcionarios, exfuncionarios y familias de los funcionarios y exfuncionarios.

Actualmente, contamos con un in house xxx Xxxxxxxx de Seguros que atiende y resuelve dudas de todos los usuarios del contrato de medicina prepagada.

2. OBJETO DE LA INVITACIÓN

El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex, requiere contratar uno o varios corredores de seguros legalmente establecido(s) en Colombia y autorizado(s) por la Superintendencia Financiera de Colombia para que preste(n) a Bancóldex sus servicios de intermediación, asesoría y administración con la(s) aseguradoras y/o entidades que ofrezcan los siguientes servicios:

a. Riesgos Laborales.

b. Planes de salud. Pueden ser pólizas de hospitalización y cirugía, pólizas de salud o contratos de medicina prepagada para los funcionarios, exfuncionarios, pensionados y sus grupos familiares, de acuerdo con las necesidades de Bancóldex.

Para tales efectos, se invita a las sociedades corredoras de seguros (en adelante “Proponentes”) para que presenten sus propuestas a fin de seleccionar el (los) Proponente(s) que ofrezca(n) las mejores condiciones para Bancóldex en lo que respecta a cada uno de los servicios señalados en los ordinales a. y b. del presente numeral. En consecuencia, Bancóldex se reserva el derecho de seleccionar a una o más sociedades corredoras de seguro para uno o todos los tipos de servicio objeto de la intermediación a que se refiere el objeto de la presente invitación.

3. ALCANCE DEL OBJETO

La obligación del(los) corredor(es) de seguros seleccionado(s) comprenderá como mínimo los siguientes servicios, que acepta prestar con la presentación de la Propuesta. Los Proponentes deben detallar para cada uno de los servicios la información que allí se solicita sobre la forma en que se va a ejecutar el respectivo servicio.

a. Elaboración de un Plan de Servicios para Bancóldex. Se debe describir en forma pormenorizada el plan que diseñará para el manejo de los seguros y/o servicios respecto de los cuales se prestará el servicio xx xxxxxxxx de seguros. El Proponente deberá detallar cómo prestará el servicio de recopilación de información, facturación (presentación y seguimiento), tiempos de respuesta para las empresas usuarias, forma y método en que realizará seguimiento en cuanto al recaudo de las primas o cuotas a pagar mensuales y atención de siniestros (en caso de la ARL), seguimiento de la siniestralidad del contrato de salud, apoyo en la gestión acorde al plan anual de seguridad y salud en el trabajo definido por Bancóldex, entre otros.

b. El corredor deberá disponer de un funcionario, o las personas que considere necesarias, que preste sus servicios en la modalidad de tiempo completo en el Banco en modalidad InHouse, con el fin de que adelante la prestación de los servicios como intermediario de acuerdo con el

objeto del presente concurso, particularmente, como mínimo, pero no limitado a los siguientes servicios:

Póliza de Salud – Medicina Prepagada:

Facturación, inclusiones y exclusiones de empleados, atención de los usuarios (funcionarios, exfuncionarios,pensionados), gestión de cobro para exfuncionarios y pensionados, gestión de autorizaciones para servicios médicos, brindar la inducción necesaria sobre la póliza de medicina prepagada a los nuevos funcionarios, con el fin de asegurar el cubrimiento total de la planta, informar las novedades que serán incluidas en el siguiente periodo de nómina o realizar las gestiones respectivas para trámite de pagos de siniestros, afectaciones de la póliza, entre otras actividades que sean solicitadas por el Departamento xx Xxxxxxx Humano de Bancóldex.

Gestión de Riesgos Laborales:

Estadísticas de todo tipo de ausentismos y de seguimiento de casos de salud, coordinación logística y seguimiento a los programas de prevención, coordinación, seguimiento y agendamiento de los exámenes médicos ocupacionales.

c. Asesorar a Bancóldex en la estructuración de estrategias de Planes de Prevención y Promoción en Salud para los funcionarios y sus grupos familiares de acuerdo con las necesidades que tenga Bancóldex, así como coordinar la participación en el Plan antes mencionado de las EPS, ARL, Proveedores de Salud, Caja de Compensación Familiar y otras relacionadas.

d. Asesorar a Bancóldex, desde el punto de vista técnico, jurídico y económico, así como en los trámites ante las Compañías de Seguros, Empresas Prestadoras de Servicios de Medicina Prepagada, EPS, la Superintendencia Financiera de Colombia, IPS, ARL, Ministerio de Salud, Fondos de Pensiones, Secretaría de Movilidad, Superintendencia de Puertos y Transporte, Juntas Regionales y Nacionales de calificación de invalidez y la Superintendencia Nacional de Salud, si fuese el caso.

e. Acompañar a Bancóldex en la evaluación de las propuestas presentadas para la selección de las de Compañías de Seguros de Salud y Riesgos Laborales, y de las Empresas Prestadoras de Servicios de Medicina Prepagada cuando Bancóldex así lo requiera.

f. Evaluación, análisis y revisión de pólizas, contratos, anexos y demás documentos expedidos por las compañías o empresas que emitan las coberturas de riesgos laborales y contratos de medicina prepagada y/o pólizas de hospitalización y cirugía o pólizas de salud.

g. Asesoría especializada en las reclamaciones de difícil manejo y gestión para pagos comerciales en caso de ser necesario.

h. Asesoría y acompañamiento médico y jurídico en los casos de accidentes de trabajo o presunta enfermedad profesional o pérdida de capacidad laboral.

i. Cursos de entrenamiento y capacitación para el personal de Bancóldex sobre temas que tengan relación con los procesos de riesgos laborales y medicina prepagada.

j. Elaboración y presentación de los informes que requiera Bancóldex en relación con los riesgos laborales y las pólizas de salud y contratos de medicina prepagada de Bancóldex.

k. Indicar los mecanismos de que se dispone para elaborar y actualizar permanentemente los manuales y resúmenes de seguros que se ofrezcan para que Bancóldex cuente con una información actualizada de las coberturas de los seguros de riesgos laborales y de salud o medicina prepagada.

l. Se deben especificar los informes que se le entregarán a Bancóldex y la periodicidad con que se haría, especialmente, relacionados con el cumplimiento del plan de servicios, reclamos y asuntos pendientes.

m. Describir el sistema con que cuenta el corredor para controlar los vencimientos de los seguros que contrate Bancóldex.

n. Suministrar estadísticas a Bancóldex como resultado de los seguros y contratos que se manejarían. Éstas deben comprender, mínimo, siniestralidad, información completa de personas, entre otros.

o. Indicar cómo es el modelo de servicios para garantizar el objeto del contrato.

p. El corredor deberá estar en capacidad de manejar distintas ARLS, Pólizas de Salud o Contratos de Medicina Prepagada.

q. El corredor deberá hacer seguimiento continuo a la empresa prestadora del servicio de medicina prepagada para el Banco, con el fin de garantizar la calidad en el servicio ofrecido y poder reaccionar de forma debida en caso de presentarse atrasos o demoras en la prestación del mismo.

r. Responder a las solicitudes y necesidades presentadas por el Banco en los tiempos y expectativas informadas.

s. Cumplir con la legislación vigente en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, de conformidad con las actividades a desarrollar según el objeto del contrato, especialmente las previstas en el Decreto 1072 de 2015: Libro 2, Parte 2, Titulo 4, Capitulo 6 y tener implementado el SG-SST (Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud en el Trabajo) acorde a los estándares mínimos definidos en la Resolución 0312 de 2019.

PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 4º del artículo 81 del Decreto-ley 1295 de 1994, en ningún caso la ARL sufragará el monto de honorarios o comisiones cuando la intermediación sea contratada por el empleador para la selección de la ARL. Así mismo, el intermediario no podrá recibir remuneración adicional de la administradora de riesgos laborales, por la prestación de servicios

asistenciales o preventivos de salud ocupacional.

4. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

En atención al régimen de contratación del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., por expresa disposición del artículo 285 del citado Decreto Ley 663 de 1993, así como del artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, el presente proceso de selección y la contratación que se derive de la presente convocatoria, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.

4.1. DOCUMERNTOS Y PRELACIÓN

Son documentos de la invitación a proponer todos sus anexos, si los hubiere y todas las Adendas que EL BANCO, expidan con posterioridad a la fecha de publicación del presente documento.

En caso de existir contradicciones entre los documentos mencionados se seguirán las siguientes reglas:

a. Si existe contradicción entre un Anexo y los Términos de Referencia, prevalecerá lo establecido en los Términos.

b. Siempre prevalecerá la última Adenda publicada sobre cualquier otro documento.

c. En caso de contradicción en los Términos de Referencia, sus Adendas y el contrato, prevalecerá lo establecido en el contrato.

4.2. VIGENCIA DEL CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN

El (los) contrato(s) de corretaje objeto de la presente invitación tendrá(n) una vigencia de tres (3) años.

No obstante, lo anterior, Bancóldex se reserva el derecho de hacer uso de las cláusulas de terminación de acuerdo con el Código de Comercio, pudiendo dar por terminado total o parcialmente su vínculo con el corredor en cualquier momento y en los términos de la Ley.

4.3. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA

El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, Bancóldex se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por éste.

4.4. PRERROGATIVAS DE BANCÓLDEX

En el marco de la presente invitación y, en ejercicio de la libre voluntad, Bancóldex tendrá las siguientes prerrogativas:

a. Desistir de la presente invitación, sin necesidad de justificación, y rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, sin lugar a ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que

con el cierre o rechazo se pudiera generar a los Proponentes. La presentación de la Propuesta se entenderá como la expresa aceptación de esta estipulación.

b. Ampliar los plazos establecidos en el cronograma, lo cual será informado de manera oportuna a través de adenda.

c. A través de la Vicepresidencia xx Xxxxxxx Humano, podrá solicitar por escrito, una vez cerrada la invitación, las aclaraciones y explicaciones de las Propuesta, sin que por esto el Proponente pueda adicionar, modificar o completar su Propuesta. No son admitidas las consultas telefónicas ni personales, ni tendrá fuerza vinculante para Bancóldex cualquier pronunciamiento verbal.

d. A través de la Vicepresidencia xx Xxxxxxx Humano, se notificará a todos los Proponentes, a través de la publicación y remisión de adenda, las aclaraciones y modificaciones que encuentre conveniente realizar a estos términos de referencia. Todas las adendas harán parte integral de los términos de referencia y deberán ser tenidas en cuenta por los Proponentes para la elaboración de su Propuesta.

e. Seleccionar a una o más sociedades corredoras de seguro para uno o todos los tipos de servicio objeto de la intermediación a que se refiere el objeto de la presente invitación.

4.5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento de los servicios a contratar, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.

4.6. PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN

El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por Bancóldex en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de Bancóldex.

4.7. PROPIEDAD INTELECTUAL

El Proponente renuncia a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., a cualquier derecho de propiedad, uso, goce, reproducción, distribución, comunicación pública sobre el objeto de la contratación y sobre las piezas de comunicación que puedan ser diseñadas en la ejecución del contrato objeto de la presente invitación, renuncia que se entenderá otorgada por el Proponente, mediante su participación en la presente convocatoria.

4.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada de cuarenta y cinco millones de pesos ($45.000.000), la cual podrá consistir en una garantía bancaria irrevocable a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para EL BANCO. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes.

Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con EL BANCO (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).

La garantía deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses calendario a partir de la fecha de cierre de la invitación.

La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex, NIT. 800.149.923-6, en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.

La póliza deberá tomarse con el nombre o razón social del proponente que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera.

En caso que la garantía de seriedad de la propuesta sea expedida sin el lleno de los requerimientos de estos términos de referencia, este hecho será subsanable y el proponente deberá remitir las correcciones del caso en el término que le fije Bancóldex, lo cual será solicitado por escrito.

4.9. CÓDIGO DE ÉTICA

El proponente deberá dar lectura al Código de Ética y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de los valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo No 2 “Carta de Conocimiento y Aceptación de los Valores Institucionales” y el Anexo No. 7 – Código de Ética de Bancoldex del presente documento.

5. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES

5.1. ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO

Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo, pero sin limitarse a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.

La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.

5.2. INSTRUCCIONES PARA CONTESTAR LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Las Propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y la documentación mínima exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación.

Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos Términos de Referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas.

La Propuesta debe ser presentada en español y todas sus páginas deben estar enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta, de conformidad con lo detallado en el numeral 5 “INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES”.

5.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN

Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:

a. Ser una sociedad corredora de seguros legalmente constituida en Colombia y autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.

b. Para efectos de la intermediación de seguros en el ramo de riesgos laborales, los proponentes deberán estar inscritos en el Registro Único de Intermediarios (XXX) del Ministerio de Trabajo y, por lo tanto, acreditar su idoneidad profesional y la infraestructura humana y operativa, en los términos del Decreto 1072 de 2015 y demás normas que lo reglamenten, adicionen o modifiquen.

c. El Proponente deberá contar con un mínimo xx xxxx (10) años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta.

d. El Proponente deberá acreditar diez (10) años de experiencia comprobada como corredor de seguros en cada uno de los xxxxx relacionados en el objeto de los presentes Términos de Referencia.

e. La duración de la sociedad, contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente invitación, no será inferior al plazo establecido para el contrato y tres (3) años más.

f. El Proponente favorecido deberá estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del Contrato, disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la propuesta.

g. El equipo de trabajo que presente el Proponente deberá contar con los profesionales o técnicos que se requieran para cumplir cabalmente el objeto del contrato que se celebre, durante el plazo del mismo y manteniendo el perfil profesional o técnico aceptado por EL BANCO, lo cual se acreditará a través de las hojas de vida del equipo de trabajo.

h. El Proponente deberá estar en la capacidad de trabajar con cualquier aseguradora de riesgos

laborales, Proveedor de Salud o compañía de Medicina Prepagada, para lo cual deberá presentar una carta en la que manifieste dicha disponibilidad.

i. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia y sus anexos.

5.4. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN

El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por Bancóldex, sin restricción, mediante adenda a los presentes Términos de Referencia.

EVENTO	FECHA
Apertura y publicación en la página WEB del Banco de los Términos de Referencia	14 de febrero de 2022
Formulación y radicación y/o envió de inquietudes Correo:xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx y xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xxx	Del 15 al 16 de febrero de 2022
Reunión de aclaración con los proponentes Xxxxx 00 Xx. 00 A – 15, piso SALA Sierra Nevada	17 de febrero de 2022 a las 3:00:00 P.M
Respuesta y/o aclaraciones a Proponentes por parte del Banco en la página del Banco.	22 de febrero de 2022
Fecha de cierre de la publicación y envío de las propuestas	25 de febrero de 2022 a las 4:00:00 P.M.
Presentación propuesta por parte de los proponentes De conformidad con lo establecido en el numeral 6.7.2 de los términos de referencia	3 xx xxxxx de 2022
Adjudicación de la propuesta	14 xx xxxxx de 2022

5.4.1. Reunión de aclaración con los Proponentes:

Se adelantará una reunión de aclaraciones a los proponentes respecto a los términos de referencia publicados.

5.4.2. Formulación de inquietudes

Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los Proponentes, deberán ser presentadas en la fecha relacionada en el numeral precedente, mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección del Departamento xx Xxxxxxx

Humano del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., radicada en medio físico en la Calle 28 No. 13A – 15 piso 39, Bogotá, D.C., o por correo electrónico, a la dirección xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx y xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xxx

5.4.3. Respuesta de inquietudes

El Banco, publicará en su página web las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia.

5.4.4. Cierre y entrega de la Propuesta

Los Proponentes deberán presentar las Propuestas a más tardar en la Fecha de Cierre y entrega de la Propuesta, esto es, el día 25 de febrero de 2022 antes de 4:00:00 pm estas deben estar dirigidas a Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx X. y Xxxxx Xxxx enviándolas a los correos electrónicos: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx y xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xxx . Se reitera que la fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., considere conveniente; la ampliación del plazo la cual se dará a conocer mediante adenda que se publicará en xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx.xxxx antes de la Fecha de Cierre.

En caso de que los archivos enviados al correo electrónico presenten errores que no permitan que el Banco pueda acceder a ellos, la propuesta será rechazada sin que haya lugar a que el interesado la presente nuevamente, por lo que es responsabilidad de cada proponente asegurarse antes de su envío que la misma es accesible y que se ha remitido en su integridad.

Una vez recibida la propuesta, Bancóldex enviará un correo electrónico al remisorio de la propuesta informando el número de radicado, la fecha y hora de recepción de esta. Las propuestas recibidas después de las 04:00:00 p.m. (hora de Colombia y según el reloj del servidor del Bancóldex) de la fecha de cierre, se considerarán presentadas extemporáneamente por lo que serán descalificadas.

No se considerarán propuestas remitidas a través de correo electrónico.

5.5. ADENDAS

El Banco de Comercio de Exterior de Colombia S.A. comunicará, mediante adendas, las aclaraciones y modificaciones que encuentre conveniente hacer a estos términos de referencia. Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los Proponentes para su Propuesta y formarán parte de estos términos de referencia. Todas las adendas que se generen se publicarán en la página Web de Bancóldex.

6. EVALUACIÓN

A toda propuesta que cumpla con la presentación de la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia, se le realizará un análisis en donde se verifique y evalúen los siguientes

criterios:

6.1. Factores de evaluación para seleccionar el corredor de seguros que preste la intermediación de contrato de planes de salud (definido en el literal a. del numeral 2):

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Capacidad jurídica, financiera y administrativa		Cumple / No cumple
FACTOR TÉCNICO		Xxxxxxx
Criterio de Experiencia	Sub total Puntaje
Experiencia acreditada con clientes a los cuales preste el serviciode intermediación en contratos de planes de salud	3	10
Experiencia acreditada con clientes del sector financiero a los cuales preste el serviciode intermediación en contratos de planes de salud	1
Acreditación del mayor número de afiliados.	3
Ingresos anuales por comisiones.	3
Criterio de Servicio		70
Equipo de trabajo dispuesto para la atención de la cuenta	25
Presentación de la propuesta por quienes atenderían la cuenta	25
Servicios ofrecidos	10
Valores agregados	10
FACTOR ECONÓMICO		20
Porcentaje de la reinversión
TOTAL PUNTAJE MÁXIMO		100

6.2. Factores de evaluación para seleccionar el corredor de seguros que preste la intermediación de contrato de riesgos laborales (definido en el literal b. del numeral 2):

6.3. Capacidad Jurídica

La evaluación de la capacidad jurídica se llevará a cabo por parte de la Oficina de Contratación del Banco y corresponde a las actividades tendientes a validar la capacidad del proponente para presentar la propuesta y celebrar el respectivo contrato en el evento que resulte adjudicado en el proceso de selección.

Para el efecto la Oficina de Contratación del Banco verificará contra el certificado de existencia y representación legal de los proponentes y demás documentos necesario que permitan evidenciar los siguientes aspectos: (i) Que el objeto social principal del proponente se relacione con la intermediación

de seguros, se encuentre autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia para prestar el servicio y se encuentre inscrito en el Registro Único de Intermediarios (XXX) del Ministerio de Trabajo (ii) la duración de la sociedad de acuerdo con lo exigido en el numeral 5.3 de los presente Términos de Referencia, (iii) facultades del representante legal para presentar la propuesta y/o contraer obligaciones en nombre de la misma.

6.4. Capacidad Financiera

El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Para la evaluación de la capacidad financiera el proponente deberá diligenciar la “matriz de capacidad financiera” Anexo No. 8 con los datos de los estados financieros de los dos últimos años certificados o dictaminados con corte al 31 de diciembre del respectivo año. Para la validación de esta información, el proponente deberá adjuntar la totalidad documentación solicitada de acuerdo con el numeral 7.4. (documentación de la propuesta) de la presente invitación.

Validada la información contenida en la matriz, El Banco realizará una evaluación financiera de los proponentes revisando entre otros aspectos, liquidez, endeudamiento y rentabilidad, indicadores que se compararan con el promedio del sector. Así mismo, se revisará el endeudamiento del proponente en Centrales de riesgo y la calificación respectiva.

6.5. Capacidad Administrativa

La evaluación de la capacidad administrativa se llevará a cabo por parte del Departamento xx Xxxxxxx Humano a través de una visita en modalidad virtual o presencial que tiene como propósito general validar, entre otros aspectos del proponente, su trayectoria empresarial, portafolio de productos, cartera de clientes, cobertura xx xxxxxxx, enfoque estratégico de negocio, infraestructura física.

Adicionalmente, los Proponentes que cuenten con políticas de Responsabilidad Social Empresarial deberán informarlo en su propuesta, como el desarrollo de su equipo humano de trabajo bajo condiciones laborales dignas, compensación justa, adecuadas condiciones de bienestar, seguridad y salubridad en el trabajo; el respeto y cuidado por el medio ambiente y el compromiso con el desarrollo de las comunidades en las que operan.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Capacidad jurídica, financiera y administrativa		Cumple / No cumple
FACTOR TÉCNICO		Xxxxxxx
Criterio de Experiencia	Subtotal
Experiencia acreditada con clientes a los cuales preste el serviciode intermediación en contratos de riesgos laborales.	3

Experiencia acreditada con clientes del sector financiero a los cuales preste el serviciode intermediación en contratos de riesgos laborales.	1	10
Acreditación del mayor número de afiliados.	3
Ingresos anuales por comisiones.	3
Criterio de Servicio		70
Equipo de trabajo dispuesto para la atención de la cuenta	25
Presentación de la propuesta por quienes atenderían la cuenta	25
Servicios ofrecidos	10
Valores agregados	10
FACTOR ECONÓMICO		20
Porcentaje de la reinversión
TOTAL PUNTAJE MÁXIMO		100

Aquellas propuestas que resulten habilitadas por cumplir con el numeral 5.3. “Requisitos para participar”, así como con la capacidad jurídica, financiera y administrativa de la información pasarán a ser evaluadas en su factor técnico y económico

En el factor técnico se otorgarán hasta 100 puntos en la evaluación separada para cada servicio: a. Riesgos laborales y b. Planes de salud.

La adjudicación será definida por Bancóldex, previos estudios y análisis comparativos, seleccionando al Proponente(s) cuya propuesta se estime más favorable a los intereses del Banco. Igualmente, como se especificó en el Objeto de la presente invitación, Bancóldex se reserva el derecho a seleccionar a una o más sociedades corredoras de seguros para uno o todos los tipos de servicio objeto de la intermediación a que se refiere el objeto de la presente invitación (a. Riesgos laborales y b. Planes de salud).

Para que una propuesta sea considerada en la selección de la presente convocatoria, la evaluación del factor técnico deberá alcanzar al menos el setenta por ciento (70 %) del puntaje establecido (80 puntos) para dichos criterios.

La evaluación final será resultado de la sumatoria de la calificación obtenida en la evaluación técnica y económica de la propuesta.

NOTA 1: Bancóldex realizará consultas de control previo del proponente, de las personas o partes relacionadas con el proponente y vinculadas a la propuesta, según aplique, con el fin de analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, y según con lo establecido en cada una de los Sistemas de Prevención xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo. En caso de encontrarse coincidencia en dichos reportes se rechazará la propuesta de forma inmediata.

Así mismo, en cumplimiento del artículo 60 de la Ley 610 de 1999, Bancóldex realizará consulta del proponente en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General y en caso de que éste se encuentre reportado se rechazará la propuesta de forma inmediata.

Adicionalmente, Bancóldex realizará la consulta en centrales de riesgo al proponente y en caso de reporte negativo se llevarán a cabo los análisis correspondientes que permitan validar la capacidad de este para la celebración de la orden de servicio en una eventual adjudicación de la presente convocatoria.

Nota 2: Durante el proceso de evaluación, Bancóldex podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones sobre la información contenida en las propuestas, por medio escrito y/o mediante sustentación virtual o presencial.

6.6. Criterio Técnico

En este aspecto se tendrá en cuenta:

6.6.1. Experiencia acreditada con clientes:

El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo diez (10) años de experiencia comprobada en la ejecución de contratos con objetos iguales al de la presente convocatoria, esto es, en administración de riesgos laborales, contratos de medicina prepagada y pólizas de salud.

Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar por lo menos tres (3) certificaciones emitidas por contratantes actuales las cuales deben contar como mínimo con la siguiente información relacionada de cada contrato ejecutado:

• Nombre del contratante.

• Objeto y descripción del contrato donde se evidencie claramente que incluya actividades relacionadas con administración de planes de salud, de riesgos laborales y de contratos de medicina prepagada.

• Fecha desde la cual se presta el servicio.

• Valor de las pólizas administradas para el caso de pólizas de salud y medicina prepagada y aporte promedio mensual para riesgos laborales.

• Datos de contacto de la persona a cargo de la entidad contratante.

• Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados.

• Fecha de elaboración de la certificación.

En caso tal que un Proponente presente una certificación que no incluya los dos servicios, se podrán presentar certificaciones por separado, siempre y cuando cada servicio (Riesgos laborales, planes de salud) cuente al menos con tres certificaciones.

Las certificaciones serán validadas telefónicamente en donde se preguntará acerca del nivel de satisfacción del servicio con los datos de contacto de la entidad contratante.

Se aclara que la existencia se podrá certificar con el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio, en cuanto a la acreditación de clientes se demostrará con la certificación de por lo menos tres (3) clientes, que sumando los años de prestación del servicio, completen al menos 10 años.

Obtendrá el mayor puntaje el corredor que acredite el mayor número de clientes, los demás proveedores serán calificados por regla de tres inversa, quienes tengan menos de tres certificaciones serán evaluados con un puntaje xx xxxx.

6.6.2. Experiencia acreditada con clientes del sector financiero: Si los clientes corresponden a instituciones financieras, se otorgarán 0.2 puntos adicionales por cada cliente de este tipo para un máximo de un (1) punto.

6.6.3. Acreditación de número de usuarios: Según aplique, el corredor deberá indicar el número de usuarios correspondiente a los últimos dos años (ejercicios 2020 y 2021).

Obtendrá mayor puntaje el corredor que acredite el mayor número de usuarios. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.

6.6.4. Acreditación monto de ingresos por comisiones: El corredor deberá acreditar mediante certificado el monto de ingresos por concepto de comisiones por el servicio de intermediación de contratos de planes de salud y riesgos laborales (discriminado por cada uno), correspondiente a losúltimos dos años (ejercicios 2020 y 2021).

Obtendrá mayor puntaje el corredor que acredite el mayor monto de ingresos por comisiones. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.

6.7. Criterio de servicio:

6.7.1. Estructura organizacional ofrecida:

La Estructura Organizacional ofrecida deberá ser suficiente e idónea para cumplir con el objeto de la presente convocatoria. El Proponente debe conformar como mínimo el siguiente equipo de trabajo:

CARGO

EXPERIENCIA

1. Vicepresidente Comercial

ROL ESPERADO

Es el aliado de alto nivel entre el asegurador y la compañía usuaria, establece alianzas estratégicas e integra acciones en beneficio del cliente, participa activamente en los procesos de negociación e interviene en situaciones de difícil manejo.

PERFIL

Profesional en áreas administrativas o humanas, con estudios en posgrado deseable especialización en seguros, que cuente con más de 10 años de experiencia en seguros, 5 años de experiencia en

posiciones de primer nivel.

2. Gerente de cuenta

ROL ESPERADO

Es la persona que establece, lidera el Plan de Servicios, coordina las relaciones con la ARL, Proveedor de Medicina Prepagada, o la Aseguradora de Servicios de Salud, las EPS, entre otros, apoya en la implementación, control y seguimiento del plan de

servicios a desarrollar.

Adicionalmente, es la persona que atenderá a Bancóldex en el desarrollo del contrato y asistirá a los Comités de Seguimiento que se realicen.

PERFIL

Profesional en áreas administrativas o humanas, que cuente con más de 8 años de experiencia en seguros, 3 años de experiencia en posiciones gerenciales.

3. Persona InHouse

Ejecutiva de Cuenta

ROL ESPERADO

Es la persona que está encargada de orientar a los usuarios sobre las coberturas del contrato de medicina prepagada, gestionar los trámites de la medicina prepagada y de las actividades de administración de riesgos laborales, entre otras actividades que le sean asignadas.

Se espera que la persona una vez ingrese a la cuenta realice el curso normativo de 50 horas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

EXPERIENCIA

Profesional áreas administrativas o humanas con experiencia en el sector asegurador, pólizas de salud y/o contratos de medicina prepagada, seguridad y salud y en el trabajo, mínimo 5 años de experiencia

como InHouse de beneficios.

4. Líder de Riesgos Laborales

ROL ESPERADO

Persona que asesora y da acompañamiento a la cuenta en temas de riesgos laborales, tales como proveedores, actividades, manejo de porcentaje de reinversión.

EXPERIENCIA

Profesional áreas administrativas o humanas con especialización en salud y seguridad en el trabajo, con experiencia mínima de cinco (5) años en cargos similares.

5. Asesor de Medicina Laboral

ROL ESPERADO

Persona que asesora y da acompañamiento administrativo médico y jurídico a la cuenta en temas de procesos de reintegro, reasignación, reincorporación, rehabilitación, así como procesos de calificación de accidentes y enfermedades laborales.

EXPERIENCIA

Profesional médico, con especialización en medicina laboral, con experiencia mínima de tres (3) años en

cargos similares.

El Proponente deberá incluir una tabla que indique para cada uno de los cargos propuestos al interior del Equipo de Trabajo, la siguiente información:

a. El nivel de formación (profesional, técnico o tecnólogo, posgrado),

b. La experiencia específica relacionada con el cargo a desempeñar, expresada en meses.

c. El tiempo y clase de dedicación al servicio del equipo de trabajo.

Adicionalmente, el Proponente deberá anexar las hojas de vida detalladas (nivel educativo, experiencia y participación en proyectos similares) del Equipo de Trabajo propuesto para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria.

El Proponente deberá adjuntar las cartas de intención de cada uno de los integrantes del Equipo de Trabajo, mediante las cuales se manifieste el compromiso de trabajar en el objeto de la presente convocatoria, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato y la autorización por cada integrante para validar la información contenida en la hoja de vida presentada.

El equipo de trabajo se evaluará, así: obtendrá el mayor puntaje el corredor que acredite el mayor tiempo de experiencia del equipo de trabajo, para lo cual se hará la sumatoria de la experiencia de los cargos 1, 2, 3, 4, y 5 señalados en la tabla anterior.

6.7.2. Presentación de la propuesta:

La propuesta deberá ser presentada en una exposición de 20 minutos por el Gerente de Cuenta, y el Líder de Riesgos Laborales ofrecido. A la reunión deberá asistir el recurso InHouse y el Asesor Médico, la cual se realizará el 3 xx xxxxx de 2022 entre las 8:00 am y las 12:00 m.

En esta presentación se evaluará adicionalmente de manera general, las competencias del Gerente de Cuenta y del Líder de Riesgos Laborales, en los siguientes aspectos:

a) Impacto.

b) Comunicación asertiva.

c) Servicio al Cliente.

d) Conocimiento del tema.

La evaluación se realizará de manera individual y se promediará la evaluación general de cada participante. La calificación final de este criterio será el promedio de la calificación del Gerente de Cuenta y del Líder de Riesgos Laborales.

Obtendrá el mayor puntaje el proponente que tenga la mayor calificación. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.

6.7.3. Servicios ofrecidos

El Proponente deberá describir en forma pormenorizada los servicios que ofrecerá a Bancóldex, de acuerdo con el numeral 3 “Alcance del objeto” que son los servicios mínimos que suministrará como consecuencia de la ejecución del contrato objeto de la presente invitación. No obstante, lo anterior, para efectos de la evaluación del criterio “servicios ofrecidos” deberá detallar en el siguiente cuadro cómo prestará cada uno de los servicios, diligenciado para ello los literales de la a) a la o).

Medicina Prepagada

Servicio

¿Quién del equipo será el responsable de prestar este servicio?

Descripción del

¿cómo se prestará el servicio?

Comentarios adicionales sobre valores agregados con los que cuenta el proponente

para este servicio

Proponente deberá detallar cómo prestará el servicio de recopilación de información, facturación (presentación y seguimiento), tiempos de respuesta para las empresas usuarias, forma y método en que realizará seguimiento en

cuantoal recaudo de

las primas o cuotas a pagar mensuales y atención de siniestros (en caso de la ARL), seguimiento de la siniestralidad del contrato de salud, apoyo en la gestión acorde al plan anual de seguridad y salud en el trabajo

definido por

Bancóldex, entre

otros.

Póliza de Salud –

Medicina Prepagada:

Facturación, inclusiones y

exclusiones de empleados, atención de los usuarios (funcionarios, exfuncionarios, pensionados), gestión de cobro para exfuncionarios y pensionados, gestión de

autorizaciones para servicios médicos, brindar la inducción necesaria sobre la póliza de medicina prepagada a los nuevos funcionarios, con el fin de asegurar el cubrimiento total de la planta, informar las novedades que serán incluidas en el siguiente periodo de nómina o realizar las gestiones respectivas para trámite de pagos de siniestros, afectaciones de la póliza, entre otras actividades que sean solicitadas por el Departamento xx Xxxxxxx Humano de Bancóldex.

c. Asesorar a Bancóldex, desde el punto de vista técnico, jurídico y económico, así como en los trámites

ante las Compañías

de Seguros, Empresas Prestadoras de

Servicios de Medicina Prepagada, EPS, la Superintendencia Financiera de Colombia, IPS, ARL, Ministerio de Salud, Fondos de

Pensiones, Secretaría de Movilidad, Superintendencia de Puertos y

Transporte, Juntas Regionales y

Nacionales de

calificación de

invalidez y la Superintendencia Nacional de Salud, si fuese el caso.

d. Acompañar a Bancóldex en la evaluación de las propuestas presentadas para la selección de las de Compañías de Seguros de Salud y Riesgos Laborales, y de las Empresas Prestadoras de

Servicios de Medicina Prepagada cuando Bancóldex así lo requiera.

e. Evaluación, análisis y revisión de pólizas,

contratos, anexos y demás documentos expedidos por las compañías o empresas que emitan las coberturas de riesgos laborales y contratos de medicina prepagada y/o pólizas de hospitalización y cirugía o pólizas de salud.
f. Asesoría especializada en las reclamaciones de difícil manejo y gestión para pagos comerciales en caso de ser necesario.
g. Cursos de entrenamiento y capacitación para el personal de Bancóldex sobre temas que tengan relación con los procesos de riesgos laborales y medicina prepagada.
h. Elaboración y presentación de los informes que requiera Bancóldex en relación con los riesgos laborales y las pólizas de salud y contratos de

medicina prepagada de Bancóldex.
i. Indicar los mecanismos de que se dispone para elaborar y actualizar permanentemente los manuales y resúmenes de seguros que se ofrezcan para que Bancóldex cuente con una información actualizada de las coberturas de los seguros de riesgos laborales y de salud o medicina prepagada.
j. Se deben especificar los informes que se le entregarán a Bancóldex y la periodicidad con que se haría, especialmente, relacionados con el cumplimiento del plan de servicios, reclamos y asuntos pendientes.
k. Describir el sistema con que cuenta el corredor para controlar los vencimientos de los segurosque contrate Bancóldex.
l. Suministrar

estadísticas a Bancóldex como resultado de los seguros y contratos que se manejarían. Éstas deben comprender, mínimo, siniestralidad, información completa de personas, entre otros.
m. Indicar cómo es el modelo de servicios para garantizar el objeto del contrato.
n. El corredor deberá hacer seguimiento continuo a la empresa prestadora del servicio de medicina prepagada para el Banco, con el fin de garantizar la calidad en el servicio ofrecido y poder reaccionar de forma debida en caso de presentarse atrasos o demoras en la prestación del mismo.
o. Responder a las solicitudes y necesidades presentadas por el Banco en los tiempos y expectativas informadas.

Gestión de Riesgos Laborales

Servicio

¿Quién del equipo será el responsable de prestar este servicio?

Descripción del

¿cómo se prestará el servicio?

Comentarios adicionales sobre valores agregados con los que cuenta el proponente

para este servicio

a. Elaboración de un Plan de Servicios para Bancóldex. Atención de siniestros (en caso de la ARL), seguimiento de la siniestralidad del contrato de salud, apoyo en la gestión acorde al plan anual de seguridad y salud en el trabajo definido por Xxxxxxxxx, entre otros.

b. El corredor deberá disponer de un funcionario, o las personas que considere necesarias, que

preste sus servicios en la modalidad de tiempo completo en el Banco en modalidad InHouse, con el fin de que adelante la prestación de los

servicios como

intermediario de acuerdo con el objeto del presente concurso, particularmente, como mínimo, pero no limitado a los siguientes servicios:

Gestión de Riesgos Laborales:

Estadísticas de

todo tipo de ausentismos y de seguimiento de casos de salud, coordinación logística y

seguimiento a los programas de prevención, coordinación, seguimiento y agendamiento de los exámenes médicos ocupacionales.

c. Asesorar a Bancóldex en la estructuración de estrategias de

Planes de

Prevención y

Promoción en Salud para los funcionarios y sus grupos familiares de acuerdo con las necesidades que

tenga Bancóldex,

así como coordinar la participación en el Plan antes mencionado de las EPS, ARL,

Proveedores de Salud, Caja de Compensación Familiar y otras relacionadas.

d. Asesorar a Bancóldex, desde el punto de vista técnico, jurídico y económico, así

como en los trámites ante las Compañías de Seguros, Empresas Prestadoras de

Servicios de Medicina Prepagada, EPS, la Superintendencia Financiera de

Colombia, IPS, ARL, Ministerio de Salud, Fondos de Pensiones, Secretaría de Movilidad, Superintendencia de Puertos y Transporte, Juntas Regionales y

Nacionales de

calificación de invalidez y la Superintendencia Nacional de Salud, si fuese el caso.

e. Acompañar a Bancóldex en la evaluación de las propuestas presentadas para la selección de las de Compañías de Seguros de Salud y Riesgos Laborales, y de las Empresas Prestadoras de Servicios de Medicina Prepagada cuando Bancóldex así lo requiera.
f. Asesoría especializada en las reclamaciones de difícil manejo y gestión para pagos comerciales en caso de ser necesario.
g. Asesoría y acompañamiento médico y jurídico en los casos de accidentes de trabajo o presunta enfermedad profesional o pérdida de capacidad laboral.
h. Cursos de entrenamiento y capacitación para el personal de Bancóldex sobre

temas que tengan relación con los procesos de riesgos laborales y medicina prepagada.
i. Elaboración y presentación de los informes que requiera Bancóldex en relación con los riesgos laborales y las pólizas de salud y contratos de medicina prepagada de Bancóldex.
j. Indicar los mecanismos de que se dispone para elaborar y actualizar permanentemente los manuales y resúmenes de seguros que se ofrezcan para que Bancóldex cuente con una información actualizada de las coberturas de los seguros de riesgos laborales y de salud o medicina prepagada.
k. Se deben

especificar los informes que se le entregarán a Bancóldex y la periodicidad con que se haría, especialmente, relacionados con el cumplimiento del plan de servicios, reclamos y asuntos pendientes.
l. Describir el sistema con que cuenta el corredor para controlar los vencimientos de los seguros que contrate Bancóldex.
m. Suministrar estadísticas a Bancóldex como resultado de los seguros y contratos que se manejarían. Éstas deben comprender, mínimo, siniestralidad, información completa de personas, entre otros.
n. Indicar cómo es el modelo de servicios para garantizar el

objeto del contrato.

o. Responder a las solicitudes y necesidades presentadas por el Banco en los tiempos y

expectativas informadas.

Tendrá una mayor calificación el corredor que acredite el proceso más completo ateniendo las necesidades del Banco. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.

6.7.4. Valores agregados

Los proponentes podrán ofrecer los valores agregados que no se encuentren en los servicios descritos en el numeral 3 Los valores agregados serán calificados de acuerdo con el impacto que tendría para Bancóldex en una escala de calificación de alto (5 puntos), medio (3 puntos) y bajo (1 punto).

Tendrá una mayor calificación el proponente que en la sumatoria tenga el valor más alto.

6.8. FACTOR ECONÓMICO

En este componente se tendrá en cuenta el valor establecido para adelantar las labores a contratar, conforme la propuesta económica que se presente, la cual debe ser acorde a las condiciones establecidas en el siguiente numeral.

6.8.1. Propuesta económica

En este criterio se evaluará el porcentaje de reinversión calculado sobre la comisión que devengue en cada programa, que se destinará por el corredor de seguros al desarrollo de actividades relacionadas con los contratos a intermediar.

Con la presentación de una propuesta, el proponente acepta recibir como retribución por su servicio, la comisión u honorarios que sean reconocidos por la ARL, compañía de medicina prepagada o compañía de seguros, según sea el caso.

Si el proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, Bancóldex lo considerarán INCLUIDO en el valor total de la Propuesta y así lo acepta el Proponente.

Si el Proponente presentará su propuesta de servicio de intermediación, tanto para contratos de planes de salud, como para riesgos laborales, deberá discriminar para cada caso cuál es la propuesta económica.

NOTA. - Excepcionalmente, los proponentes que presenten su oferta económica en moneda extranjera deberán igualmente expresarla en pesos colombianos indicando la tasa representativa xxx xxxxxxx utilizada para la re expresión, dejando expreso que dichos valores serán los que se pacten en el contrato. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de legalización del contrato.

• La Propuesta económica deberá cubrir todos los gastos en los que incurra el Proponente, incluyendo traslados, gastos de viajes, tiquetes aéreos y cualquier otro gasto.

• En ningún caso el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el valor de la propuesta presentada.

Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.

6.9. CRITERIOS DE DESEMPATE

Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden:

• El proponente que ofrezca el mayor porcentaje de reinversión.

• De persistir el empate en el puntaje, se aplicarán de forma sucesiva y excluyente, las reglas incorporadas en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020. En lo que tiene que ver con el método aleatorio de que trata el numeral 12 del mencionado artículo, se informa a los proponentes que, en caso de su aplicación, la adjudicación se decidirá por sorteo que se efectuará entre los proponentes empatados, el cual se realizará en reunión virtual y a través del sistema de balotas.

6.10. RECHAZO DE PROPUESTAS

No se considerarán admisibles las propuestas en las que se presente al menos una de las siguientes situaciones:

a. El proponente no cumpliere con los requisitos definidos en los presentes Términos de Referencia.

b. No se aporte toda la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia y/o sus anexos o aquella documentación que requiera el Banco antes de finalizado el proceso de

adjudicación de la presente convocatoria y que no se aporte por el proponente durante el plazo definido para ello por El Banco.

c. El proponente haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.

d. Se incluya información no veraz.

e. Cuando se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana.

6.11. DECLARATORIA DE DESIERTA

La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:

a. Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los Términos de Referencia.

b. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados.

c. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas.

d. Cuando no se presente ninguna propuesta.

e. Cuando ninguna de las propuestas hubiera alcanzado el puntaje mínimo requerido.

7. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

7.1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La propuesta deberá presentarse debidamente numerada, y ser enviada dentro del plazo fijado.

Para el efecto se deberá enviar mediante un solo correo electrónico así: a) Propuesta técnica y económica en PDF con sus respectivos anexos en EXCEL o en PDF, según corresponda b) Plan de trabajo con la descripción y cronograma de las actividades para la elaboración del estudio objeto de esta invitación.

Cualquier información adicional que EL PROPONENTE considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que envíe de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de invitación. Los proponentes podrán adicionar, modificar o desistir de sus propuestas, siempre y cuando ello se haga con anterioridad a la fecha y hora prevista para el cierre de esta invitación.

Las modificaciones y/o adiciones a las propuestas deberán ser enviadas por quien suscribe la Carta de Presentación de esta, quien deberá tener el carácter de Representante Legal de la persona jurídica del proponente, que figure en el Certificado de Existencia y Representación Legal que se haya acompañado a la propuesta o quien haga sus veces. Los archivos de las Propuestas y sus anexos no podrán superar los 25 MB. La presentación de la propuesta implica que EL PROPONENTE acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los términos de referencia.

7.2. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar el Anexo No 1 “Carta de presentación de la propuesta”.

7.3. PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA

La Propuesta tendrá un periodo de validez de (el plazo debe coincidir con el plazo de la garantía de seriedad de la oferta) 6 meses, contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria.

7.4. DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La Propuesta deberá contener la siguiente información:

a. Anexo No 1 “Carta de presentación de la propuesta”.

b. Anexo No 2 “Carta de Conocimiento y Aceptación de los Valores Institucionales”

c. Anexo No 3 “Certificación sobre conocimiento y cumplimiento de las Políticas Corporativas de Bancóldex”

d. Anexo No 4 “Política de tratamiento de datos personales”

x. Xxxxx Xx 5 “Confidencialidad y Tratamiento de Datos Personales”

f. Anexo N°6 “Certificación sobre seguridad en el trabajo.”

g. Anexo No. 7 – Código de Ética

h. Anexo No. 8 Matriz de Capacidad Financiera

i. Propuesta económica

j. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación.

j. Documentación soporte que acredite la experiencia exigida en el numeral 6.6.1. (certificaciones que acreditan experiencia).

k. Información detallada de la estructura organizacional, operativa y técnica, que se ofrece para atender a Bancóldex y descripción de la propuesta, en cuanto a la forma de operar y mecanismos de coordinación. Esta información debe considerar aspectos tales como:

l. Número de oficinas propias en el país, en las que pueda prestar servicio a Bancóldex.

m. Capacidad de cada oficina mencionada, para tomar decisiones relacionadas con el servicio que se preste a Bancóldex.”

n. Adicional a la información antes mencionada, se debe anexar el organigrama de la sociedad corredora de seguros.

o. Hojas de vida de los principales directivos y de los funcionarios que tendrán a su cargo la administración directa de la cuenta. Para cada funcionario, indicar la experiencia de acuerdo con lo especificado en el numeral 6.7.1.

p. Original vigente del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la sociedad y por la Superintendencia Financiera de Colombia.

q. Fotocopias de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y responsabilidad civil profesional (errores y omisiones) tomada por el corredor de seguros, conforme a las normas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, si a ello hubiere lugar.

r. Estados Financieros y notas a los mismos, de los dos últimos años debidamente auditados

s. Certificación emitida por el Revisor Fiscal del capital pagado y reserva legal de la ultima vigencia auditada, de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

t. Lista de los principales clientes a los que se les administre seguros de riesgos laborales y pólizas de salud y/o contratos de medicina prepagada actualmente, del sector privado y público, indicando razón social, NIT y valores de las primas anuales.

u. Estructura con la que cuenta el intermediario para la atención y prestación de servicios en caso que se presente un siniestro.

v. Propuesta de servicios, de acuerdo con el numeral 6.7.3 “Servicios ofrecidos”.

• Conformación del equipo de trabajo destinado para el desarrollo del objeto de estos Términos de Referencia, especificando las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, características de su cargo, y la dedicación de tiempo previsto para el desarrollo del objeto contractual.

• Documentación soporte exigida en el numeral 6.7.1. “Estructura Organizacional Ofrecida” (hoja de vida equipo de trabajo)

• Cartas de compromiso de los miembros del equipo propuesto debidamente firmadas.

7.5. TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN

La propuesta que presenten los proponentes deberán describir los siguientes literales:

a. Alcance del objeto de la contratación: Explicar de forma detallada las condiciones establecidas en el numeral 3 de los presentes términos de referencia.

b. Entregables:

Indicar los entregables que se presentaría en ejecución del servicio, los cuales serán como mínimo los siguientes:

- Elaboración de un Plan de Servicios para Bancóldex detallado.

- Estadísticas a Bancóldex como resultado de los seguros y contratos que se manejarían. Éstas deben comprender, mínimo, siniestralidad, información completa de personas, entre otros.

- Informes que requiera Bancóldex en relación con los riesgoslaborales y las pólizas de salud y contratos de medicina prepagada de Bancóldex

7.6. AUTORIZACIONES SOBRE USO DE INFORMACIÓN, HABEAS DATA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de realizar el tratamiento de las bases de datos de las cuales Bancóldex es responsable de conformidad con Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad vigente relacionada con la protección de datos personales, actuará como el ENCARGADO el corredor adjudicatario en el marco de la presente convocatoria, quien realizará el tratamiento por cuenta de Bancóldex, de acuerdo con lo establecido por la cita normatividad y las Políticas para el Tratamiento de Datos de Bancóldex, la cual podrá ser consultada en su página web en la siguiente ruta: Sobre Bancóldex/Política de Tratamiento de Dato Personales

El tratamiento de los datos que realice el ENCARGADO tendrá por finalidad la ejecución de las actividades que comprenden el objeto del contrato que se celebré en el marco de la presente convocatoria. Cualquier uso indebido de la información contrario a la finalidad mencionada, podrá conllevar a la terminación unilateral del contrato y al cobro de las indemnizaciones a que haya lugar, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer las entidades gubernamentales.

El ENCARGADO realizará todas las acciones necesarias para que sus empleados, contratistas y personal en general, den cumplimento a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Bancóldex, guardando además la confidencialidad de la información recaudada y que conozca en cumplimiento de sus actividades. El ENCARGADO no podrán ceder o compartir total o parcialmente a terceros los datos personales que le sean compartidos por BANCÓLDEX.

La información que el Banco transmita al Oferente solo podrán utilizarla para los fines aquí previstos, quedando total y expresamente prohibida cualquier otra utilización o tratamiento y fines comerciales o de otro tipo de provecho propio o de terceros, a menos que reciba la previa y expresa autorización

En caso de que los servicios a contratar impliquen el levantamiento y entrega de bases de datos personales, el Contratista se obliga a obtener de parte de los titulares de la información, las autorizaciones respectivas, de tal forma que el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. puedahacer uso de los datos personales y la información, atendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

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