Índice
Procedimiento para las COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES
(P-05)
Índice
3
3
3
3
4.2 Elección de proveedores y subcontratas 4
4.3 Control de proveedores y subcontratas 5
4.4 Información sobre el sistema de gestión 5
4.5 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 5
6
7
8
MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR:
Revisión | Fecha | Modificación |
0 | Enero 2008 | Edición Inicial |
1 | Junio 2008 | Apartados 2 y 3. Inspección de servicios. Definición no conformidad grave |
2 | Julio 2008 | Apartado 3. Desarrollo subcontrataciones. |
3 | Abril 2009 | Numeración índice y apartado 3. Desarrollo |
4 | Febrero 2010 | Cambio en forma procedimientos |
5 | Febrero 2011 | Cambio de funciones y flujograma |
6 | Marzo 2018 | Adecuación a la Norma UNE-EN-ISO 9001:2015 |
7 | Agosto 2018 | Inclusión de información a proveedores en la página web |
8 | Julio 2021 | Actualización evaluación de proveedores |
ELABORADO Y REVISADO: | APROBADO: |
Coordinador/a de Calidad | Director General |
El objeto de este procedimiento es describir la sistemática para establecer un sistema eficaz que apoye las actividades vinculadas a:
La subcontratación de servicios, para asegurar que cumplen con los requisitos establecidos.
Todo ello en función de su influencia sobre la calidad de los servicios prestados por Red2Red.
A todas las subcontrataciones de servicios realizados por Red2Red, a excepción de los necesarios para asegurar la actividad de las oficinas y otras instalaciones, no asociados directamente a la prestación de los servicios de la organización.
Norma UNE-EN ISO 9001:2015 Apartado 8.4 Manual de la Calidad
La política de Red2Red respecto a la subcontratación es la de compaginar las características técnicas y económicas de las empresas.
Para las subcontrataciones de trabajos o servicios, las directrices que se siguen son:
- Comprobar si la empresa o colaborador/a está en la LEH (Lista de Empresas Homologadas).
- Petición de un presupuesto, en los casos en que aplique. Se considerará que se requiere de un presupuesto previo cuando la colaboración se establezca con una empresa y no con un colaborador individual (salvo empresas de traducciones, cuyos honorarios son conocidos de antemano) y en todos los casos en los que se estime que el presupuesto será mayor a los 3.000 €.
- Análisis y negociación de la oferta.
- Elaboración de un contrato de la actividad (si aplica).
- Aceptación mediante la firma del contrato.
- Supervisión o inspección de los trabajos contratados por el responsable que ha efectuado la subcontratación.
- Firma del recibo o factura o aprobación vía correo electrónico que extienda el subcontratista cuando exista conformidad.
Estas actividades serán desarrolladas por el responsable técnico de que se trate en cada caso (como mínimo, un gerente o jefe/a de equipo, supervisado por un director/a de área), y por quien ostente el poder de contraer obligaciones en nombre de Red2Red, para las cuestiones contractuales.
En el caso concreto del análisis de la oferta y de su negociación se deberá contar con la presencia de la Dirección General / Ejecutiva de la empresa bajo cuyo nombre se esté realizando la subcontratación, o en su defecto bajo la supervisión de la Dirección de Administración y Finanzas.
En caso de que se produzca alguna no conformidad se procede a actuar de acuerdo al P-03 “Control de No Conformidades”.
4.2 ELECCIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATAS
Se consideran proveedores históricos de Red2Red a todos aquellos que a 31 de enero de 2008 se encontrasen trabajando para la misma o que hubiesen trabajado a satisfacción con anterioridad. Se considera que unos y otros ya han demostrado su calidad, bien sea en los productos suministrados o elaborados o con los servicios prestados, por lo que no es necesario realizar una nueva valoración de sus servicios. En consecuencia, entran directamente en la Lista de Empresas Homologadas (LEH).
Cuando se requiere contratar un servicio o un subcontratista que no se encuentra incluido en la LEH, es necesario realizar una cuidadosa revisión del trabajo realizado, al menos a su finalización, con el fin de detectar las incidencias o no conformidades que hayan podido producirse. Xxxx le corresponde al responsable técnico de la subcontratación o suministro, con la validación, como mínimo, del responsable de línea de negocio.
Si no se han producido incidencias o no existen no conformidades, el proveedor o subcontratista pasa a formar parte de los proveedores homologados del Red2Red. La inclusión en la LEH le corresponde al Coordinador de Calidad o en su defecto al departamento de Administración que junto con el Coordinador/a mantiene actualizado el listado de empresas homologadas, desde el ERP.
Si se han producido incidencias o no conformidades, el proveedor o subcontratista pasa a la LEH, como proveedor condicional (campo incl. Provisional en ERP). Cuando se necesiten nuevamente sus servicios se repite el proceso anterior y, si persisten las incidencias o no conformidades por una segunda vez, el proveedor es eliminado de la LEH. En la Revisión por la Dirección anual se revisará y actualizará, en su caso, la LEH completa.
4.3 CONTROL DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATAS
El Coordinador de Xxxxxxx lleva un control continuo de proveedores y subcontratistas a través de la revisión de las incidencias o no conformidades, que son anotadas en la “Ficha de empresa” correspondiente y que se extrae del ERP con informe alimentado por los datos introducidos por el departamento de Administración y los responsables de la supervisión de cada una de las subcontrataciones. Durante la Revisión anual del Sistema por la Dirección comunica las incidencias que han existido con los proveedores y subcontratistas, decidiendo sobre su continuidad o exclusión de la LEH.
Como norma general, una empresa o subcontratista será excluida de la LEH cuando se hayan producido dos no conformidades leves en el transcurso de un mismo año, o cuando exista una única no conformidad que haya sido calificada como grave (cuando la empresa o subcontratista haga caso omiso de la no conformidad), como mínimo por un responsable de proyecto junto con el Coordinador de Calidad. El Coordinador/a de Calidad o en su defecto el responsable de Administración enviará un correo indicando la exclusión y el motivo a los gerentes y al equipo de dirección.
Este procedimiento es dado a conocer a todos los proveedores a través de la sección proveedores de nuestra página web.
Para poder ser nuevamente calificado como apto/a e incluido nuevamente en la LEH, deberá transcurrir un mínimo de 3 de meses, debiendo ser evaluado previamente como se describe en el punto anterior de esta sección.
4.4 INFORMACIÓN SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN
A todas las personas que trabajan para Red2Red o en nombre de éste, incluyendo los contratistas que trabajan en nuestras instalaciones se les informa de la certificación del Sistema de Gestión como mínimo mediante mención expresa en el contrato de prestación de servicios. Los trabajadores directos de Red2Red serán informados de la misma tal y como recoge el Plan de acogida.
En caso de que Red2Red estime oportuno entregar a los proveedores o subcontratistas cualquier otra documentación relativa al Sistema de Gestión Integrado, se hace constar así en el campo de “Observaciones” de la Ficha de empresa correspondiente, incluyendo, además, el recibí de la documentación enviada (en formato electrónico, a ser posible).
El Coordinador de Calidad expone en la Revisión Anual por la Dirección los proveedores contratados durante el ejercicio que pasan a ser evaluados en una escala de 1 a 5 por los responsables de Línea de Negocio según los siguientes criterios:
- Plazo: el proveedor cumple generalmente con los plazos de entrega acordados.
- Calidad: la calidad de los servicios ejecutados es acorde con lo previsto inicialmente.
- Precio: la valoración del importe de los servicios prestados es ventajosa en el mercado de referencia.
Cuando los proveedores no superan una nota de 3, el Coordinador de Calidad informará a la Dirección para estudiar la posibilidad de darlo de baja, en cuyo caso se eliminará de la LEH. En el caso de que se decida continuar trabajando con dicho proveedor, se proponen las medidas a adoptar para corregir la evaluación realizada o los motivos excepcionales de su continuidad.
Responsable Técnico (gerente / jefe(a) de equipo / proyecto)
- Comprobar si la empresa o colaborador/a está en la LEH (Lista de Empresas Homologadas).
- Petición de un presupuesto, en los casos en que aplique. Se considerará que se requiere de un presupuesto previo cuando la colaboración se establezca con una empresa y no con un colaborador individual (salvo empresas de traducciones, cuyos honorarios son conocidos de antemano) y en todos los casos en los que se estime que el presupuesto será mayor a los 3.000 €.
- Análisis y negociación de la oferta.
- Supervisión o inspección de los trabajos contratados
- Cuando se requiere contratar un servicio o un subcontratista que no se encuentra incluido en la LEH, realizar una cuidadosa revisión del trabajo realizado, al menos a su finalización, con el fin de detectar las incidencias o no conformidades que hayan podido producirse
Director(a) de Área / Responsable de línea
- Supervisar las actividades del Responsable Técnico
- Validar las subcontrataciones de Proveedores no incluidos en la LEH
- Comunicarlo mediante correo electrónico al Coordinador(a) de Calidad.
- Aceptación mediante la firma del contrato.
- Elaboración de un contrato de la actividad (si aplica).
- Firma del recibo o factura o aprobación vía correo electrónico que extienda el subcontratista cuando exista conformidad.
Dirección General / Ejecutivo
- Estar presente en el análisis de la oferta y de su negociación.
- Decidir sobre su continuidad o exclusión de la LEH de los Proveedores
Coordinador(a) de Calidad
- La inclusión de los Proveedores en la LEH
- Llevar un control continuo de proveedores y subcontratistas a través de la revisión de las
incidencias o no conformidades, anotadas en la “Ficha de empresa” correspondiente
- Comunicar las incidencias que han existido con los proveedores y subcontratistas, a la Dirección para la Revisión del Sistema.
Administración
- Informa a las empresas y colaboradores subcontratados de la Política de Calidad
- Mantiene actualizado los datos que aparecen en el informe Ficha de Empresa.
- Cada tres años revisar la LEH.
I0501 Lista de Empresas Homologadas
I0502 Ficha de empresa.
La información sobre compras, contratación y evaluación de proveedores y subcontratistas es considerada como Registro y está sometida, por tanto, a lo dispuesto en el procedimiento 02 “Control de los Registros”.
Empresa que trabaje a fecha 31/ 01/08
Lista Empresas Homologadas (LEH)
Supervisar/ inspeccionar trabajos
Firmar factura cuando se esté conforme
DIRECCIÓN
RESP. TÉCNICO
Analizar y negociar la oferta
Pedir presupuesto
cuando puede ser
> 3.000€
RESP. TÉCNICO
Pedir presupuesto cuando no está en la LEH
SÍ
¿Está la
empresa en la NO
LEH?
Elaborar contrato
RESP. TÉCNICO
Aceptar mediante firma
RESP. TÉCNICO
RESP. LÍNEA
Validar trabajo
Comunicar al
Coordinador(a)
RESP. TÉCNICO
Ficha de Empresa
NO ¿Incidencias?
SÍ
NO
¿Grave?
¿Nueva incidencia en el año?
NO
Proveedor
provisional
Comunicar incidencias a laDirección
CC
Control continuo
de Proveedores
CC
Incluirlo en la LEH
RESP. TÉCNICO
RESP. TÉCNICO
RESP. TÉCNICO
SÍ
P-05 COMPRAS Y SUBCONTRATACIÓN
RESP. TÉCNICO RESP. LÍNEA
Administración
Alimentar la Ficha de Empresa (ERP)
Administración
Carta con la certificación del Sistema de Gestión
CC
CC
Quitar de la LEH