TABLA DE CONTENIDO

entenderá como DLTD las siguientes empresas: American Port Company Inc. (APCI), Transport Services LLC, Xxxxxxxx Energy Inc. (DEI), Xxxxxxxx Coal Mining LLC.

Drone: Vehículo aéreo no tripulado que puede ser controlado en forma remota.

EPP: Elementos de Protección Personal que deberán ser portados por el personal de los Contratistas cada vez que se ejecute una tarea o labor en las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd.

Equipos: Maquinaria o vehículo utilizado por los Contratistas para el suministro de Bienes y/o Servicios.

Equipo de Computo: Una máquina programable con dos características principales – (1) Responde a un juego de instrucciones específico en una forma bien definida; y (2) Puede ejecutar una lista de instrucciones predeterminada (programas).

Grupos de Interés: Conjunto de personas, organizaciones e instituciones con quienes Xxxxxxxx Ltd. comparte intereses comunes que pueden verse afectados directa o indirectamente por el desarrollo de las actividades xx Xxxxxxxx Ltd. y, por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de estas.

Herramientas: Objetos con una función técnica que son empleados para llevar a cabo una actividad determinada.

HSE: “Health, Safety and Environmental”. Salud, Seguridad Industrial y Medio Ambiente.

LA/FT: Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Xxxx(s): Corresponde a las xxxxx Xxxxxxxxx, El Descanso, Sororia, Rincón Hondo y demás de propiedad xx Xxxxxxxx Ltd. ubicadas en los municipios de La Jagua de Ibirico, Chiriguaná, El Paso, Becerril y Codazzi en el departamento xxx Xxxxx.

MSDS: “Material Safety Data Sheet”. Hoja de Datos de Seguridad de Materiales Peligrosos.

OFAC: “Office of Foreign Assets Control”. Oficina de Control de Bienes Extranjeros, la cual emite una lista de empresas y personas (conocida como Lista Xxxxxxx) vinculadas con dinero proveniente del narcotráfico y/o Lavado de Activos.

Orden de Compra: Documento legal mediante el cual Xxxxxxxx Ltd. confirma a otra persona o compañía la realización de un negocio, como una compraventa, suministro de Bienes y/o Servicios. Xxxx contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario, quien a su vez debe confirmar su recibo y aceptación por escrito.

ONAC: Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.

Parte(s): Intervinientes en un Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra, que para el efecto del presente documento se entenderán como Xxxxxxxx Ltd. y el encargado de la ejecución de la obra, suministro de Bienes y/o Servicios.

PeopleSoft (Oracle): Sistema central de información de la Cadena de Suministro y Mantenimiento.

PHVA: Ciclo de mejora del sistema de gestión (Planear - Hacer - Verificar - Actuar).

PIP-6: Permiso de Ingreso y Permanencia al extranjero que desee ingresar al territorio colombiano para asistir o participar, sin vinculación laboral, en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales, deportivos, para presentar entrevista en un proceso de selección de personal de entidades públicas o privadas, capacitación empresarial, contactos o gestiones comerciales o empresariales y cubrimientos periodísticos. Este permiso lo otorga la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia por noventa (90) días calendario.

PIP-7: Permiso de Ingreso y Permanencia al extranjero que no requiera visa y desee ingresar al territorio nacional de manera urgente con el fin de brindar asistencia técnica especializada a entidad pública o privada. Este permiso lo otorga la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia por treinta (30) días calendario. Si la asistencia técnica especializada conlleva un tiempo adicional y al extranjero ya se le otorgó dicho permiso durante los doce (12) meses anteriores, deberá realizar trámite de solicitud de la visa correspondiente.

PIP-8: Permiso de Ingreso y Permanencia al extranjero que requiera o no visa y desee ingresar al territorio nacional como tripulante o miembro de un medio de transporte internacional. Este permiso lo otorga la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia por setenta y dos (72) horas.

PIP-9: Permiso de Ingreso y Permanencia al extranjero que sin importar su nacionalidad desee ingresar al territorio nacional para realizar tránsito hacia país distinto a la República de Colombia. Este permiso lo otorga la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia por doce (12) horas.

Placa UN: Placa que permite la identificación de la sustancia química peligrosa que se transporta, sin importar el país del cual provenga. En esta se indica el número de la Organización de las Naciones Unidas (Número UN) correspondiente a dicha sustancia.

PEDSV: Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Puerto: Corresponde al puerto xx Xxxxxxxx Ltd. (Puerto Xxxxxxxx), ubicado en el municipio de Ciénaga, departamento xxx Xxxxxxxxx.

RSE: Responsabilidad Social Empresarial.

RUC: Registro Uniforme de Contratistas. Certificación expedida por el Consejo Colombiano de Seguridad, que evalúa el desempeño del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo de las empresas Contratistas.

Servicios: Actividades a ejecutar por el Contratista, según los Términos y Condiciones contenidos ya sea en un Contrato, Oferta Mercantil o en una Orden de Compra, cuya ejecución es indispensable para el satisfactorio cumplimiento del objeto contractual.

SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

XXXX: Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Usuario del Servicio y Administrador del Contrato: Empleado xx Xxxxxxxx Ltd. delegado para la vigilancia y seguimiento para el suministro de un Bien y/o Servicio, de conformidad con lo establecido en un Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra.

2.1. CREACIÓN Y REGISTRO DE CONTRATISTAS

Como parte inicial del proceso de contratación, cuando surge una necesidad y si Xxxxxxxx Ltd. lo considera, se adelantará una investigación xx xxxxxxx con el propósito de identificar potenciales Contratistas, los cuales una vez hayan sido preseleccionados serán objeto de análisis y estudio por parte xx Xxxxxxxx Ltd., con el objeto de validar si estos cumplen los requisitos necesarios para ser invitados a participar en un eventual proceso de contratación.

La creación y el registro de un tercero como Contratista xx Xxxxxxxx Ltd. es un requisito esencial y es el primero que toda persona natural o jurídica debe cumplir para realizar el suministro de Bienes y/o Servicios. Por tal razón, el futuro Contratista deberá acreditar que cuenta, entre otras, con la capacidad técnica, organizacional, la experiencia y solidez económica para desarrollar la actividad objeto de contratación. Cuando se trate de personas jurídicas, estas deberán estar legalmente constituidas. En cualquier caso, debe darse cumplimiento a la regulación existente en materia xx Xxxxxx de Activos y

Financiación del Terrorismo LA/FT y bajo ninguna circunstancia, un Contratista podrá tener una relación comercial con Xxxxxxxx Ltd. sin haber sido previamente creado e inscrito.

Cualquier persona y/o compañía que tenga interés en vincularse como Contratista xx Xxxxxxxx Ltd. deberá cumplir con la totalidad de los requisitos exigidos por Xxxxxxxx Ltd. según lo establecido en los Procedimientos internos definidos por el Departamento de Materiales para selección de Contratistas.

La creación y registro de un Contratista estará sujeta a la validación por parte xx Xxxxxxxx Ltd. entre otros, de aspectos tales como una evaluación de la situación financiera, estudio de seguridad, verificación del domicilio fiscal, validación de experiencia, conflicto de intereses y revisión OFAC. Este proceso también está acompañado por una visita a las instalaciones del Contratista por parte de representantes xx Xxxxxxxx Ltd.

Si el proceso de inscripción y registro del Contratista es satisfactorio, se podrá dar continuidad a la vinculación xxx xxxxxxx y se procederá con su creación en PeopleSoft. Los Contratistas extranjeros serán inscritos únicamente por Casa Matriz xx Xxxxxxxx Ltd.

2.2. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

Como resultado de los procesos de licitación o cotización que adelanten las Áreas de Compras y Contratos del Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd., el(los) Contratista(s) que resulte(n) favorecido(s) una vez culmine el proceso de evaluación de Ofertas, enviará(n) al Área de Compras o de Contratos xx Xxxxxxxx Ltd. los documentos que se le soliciten para su vinculación formal como Contratista xx Xxxxxxxx Ltd.

El Comprador correspondiente debe elaborar el Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra con sus correspondientes Términos y Condiciones, y cualquier otro documento que se considere deba formar parte integral del acuerdo que regule la relación entre las Partes.

Surtidas las etapas anteriores, y una vez Xxxxxxxx Ltd. expida y apruebe la respectiva Orden de Compra, la persona y/o compañía que en virtud de la misma deba realizar el suministro de Bienes y/o Servicios, adquiere en adelante la calidad de Contratista, momento a partir del cual tendrá la obligación de conocer, entender, socializar y cumplir con todas las obligaciones dispuestas a lo largo del presente documento.

El Comprador será el único responsable por la emisión de las Órdenes de Compra las cuales estarán ajustadas a lo establecido en el Contrato u Oferta Mercantil.

2.3. CONSTITUCIÓN DE PÓLIZAS Y/O GARANTÍAS

Previo al suministro de Bienes y/o Servicios, los Contratistas deben enviar al Comprador correspondiente para su revisión y aprobación, las pólizas o garantías que hayan sido pactadas en el acuerdo contractual. Las pólizas deben cumplir con la totalidad de los requisitos exigidos por Xxxxxxxx Ltd. en relación con aspectos tales como asegurado, beneficiario, vigencia, valor asegurado, coberturas, exclusiones, etc. Los requisitos específicos de cada una de las Pólizas solicitadas serán determinados por el Comprador correspondiente y el Abogado de Contratos xx Xxxxxxxx Ltd.

Algunas de las pólizas que pueden ser solicitadas a los Contratistas por parte xx Xxxxxxxx Ltd. son: Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo, Cumplimiento del Contrato, Pago de Salarios y Prestaciones Sociales e Indemnizaciones, Responsabilidad Civil Extra- Contractual (cruzada), Garantía de Estabilidad de la Obra y Calidad de los Bienes o Correcto Funcionamiento de los Equipos. Al respecto, es importante mencionar que el listado de pólizas anterior es meramente enunciativo y no taxativo.

No se podrá iniciar la ejecución del Contrato sino han sido expedidas y aceptadas las pólizas exigidas por Xxxxxxxx Ltd.

2.4. SEGUIMIENTO

De acuerdo con lo establecido en el presente Manual, en aquellos casos en que previo al inicio del suministro de Bienes y/o Servicios el Contratista deba hacer entrega x Xxxxxxxx Ltd. de algún tipo de documento o información, esta debe ser canalizada a través del Comprador de Compras/Contratos quien es el principal punto de contacto con Contratistas. Sin embargo, una vez recibida la información, el Comprador la remitirá a los representantes de cada una de las Áreas xx Xxxxxxxx Ltd., según corresponda, y son estos quienes, a su vez, tienen la obligación de hacer la revisión y el seguimiento a la misma durante el desarrollo de la relación contractual. De la misma manera, cada Área xx Xxxxxxxx Ltd. es responsable por velar que en efecto los Contratistas cumplan con los requisitos exigidos en la respectiva Área (Responsabilidad Social Corporativa, Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo, Ambiental, Seguridad, etc.).

Durante la ejecución de la labor contratada, con el propósito de garantizar los intereses xx Xxxxxxxx Ltd. y el cumplimiento de las obligaciones pactadas contractualmente, Xxxxxxxx Ltd. adelantará las actividades que considere pertinentes para asegurar que el suministro de Bienes y/o Servicios se realice en debida forma y según las condiciones que hayan sido acordadas entre las Partes. Por su parte, los Compradores de Compras/Contratos le harán seguimiento a los aspectos administrativos y documentales. Los aspectos operativos, estarán a cargo del Usuario del Servicio y Administrador del Contrato quien será responsable por el seguimiento de los mismos. Este último mantendrá

informado al Comprador correspondiente, para que este tenga al día el expediente del Contratista.

En cuanto a las tareas de seguimiento que deben ser adelantadas por el Comprador, se encuentran las siguientes: atención de peticiones, quejas y reclamos por parte de Contratistas, emisión de Órdenes de Compra, reajuste de tarifas, actualización de base de datos, seguimiento de jurisdicción de Órdenes de Compra, seguimiento de pólizas, pago a Seguridad Social y Parafiscales, comunicaciones, auditorías, modificación y finalización de Contratos.

Para asuntos concernientes con cualquiera de los temas descritos anteriormente en relación con el seguimiento de Contratos, Ofertas Mercantiles u Órdenes de Compra, el Contratista podrá contactar al Comprador correspondiente.

2.5. EVALUACIÓN

Xxxxxxxx Ltd. ha implementado un sistema cuantitativo que tiene como objetivo medir, calificar y reflejar el comportamiento de sus Contratistas como resultado de las actividades para las cuales fueron contratados por Xxxxxxxx Ltd.. Estos serán calificados a la terminación del Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra o cuando Xxxxxxxx Ltd. lo considere. Todos los Contratistas que ejecuten Contratos, Ofertas Mercantiles u Órdenes de Compra por un período superior o igual a un (1) año, serán evaluados cada 12 meses (año calendario), y al vencimiento del mismo.

La metodología definida por Xxxxxxxx Ltd. para llevar a cabo el proceso de Evaluación incluye una serie de criterios tales como calidad, capacidad, cumplimiento, supervisión, administración, seguridad industrial y ambiente, entre otros, los cuales tienen cada uno ponderaciones diferentes y a su vez se sub-dividen en otros criterios específicos. En el proceso de evaluación intervienen el Usuario del Servicio y Administrador del Contrato, el Departamento Ambiental, el Departamento de Seguridad Industrial y el Comprador de Contratos/Compras xx Xxxxxxxx Ltd. Este último es quien tiene la responsabilidad de liderar y velar por que las respectivas evaluaciones se lleven a cabo dentro de los períodos correspondientes, consolidar la información proveniente de los diferentes evaluadores, registrarla en la herramienta establecida para ello y generar el puntaje final obtenido por cada Contratista.

Para Xxxxxxxx Ltd. la evaluación de desempeño es un factor fundamental en la toma de decisiones relacionadas con el suministro de Bienes y/o Servicios, convirtiéndose así en una herramienta objetiva para medir diferentes aspectos de la gestión de un tercero y propender por el cumplimiento de los aspectos que son relevantes para Xxxxxxxx Ltd.

2.6. LIQUIDACIÓN

Una vez termine el suministro de Bienes y/o Servicios y/o llegue la fecha de terminación de un Contrato u Oferta Mercantil, el Comprador de Contratos será responsable de llevar a cabo la gestión correspondiente para el cierre y elaboración del Acta de Terminación y Liquidación de Contrato. El objetivo es que las Partes se declaren x xxx y salvo mutuamente y que se establezca que las obligaciones pactadas fueron cumplidas cabalmente.

3. OBJETO

El presente documento busca dar a conocer a los Contratistas xx Xxxxxxxx Ltd., las principales responsabilidades, propias de Contratistas, referidas a aspectos de Seguridad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social Empresarial, Seguridad y Salud en el Trabajo durante el suministro de Bienes y/o Servicios para Xxxxxxxx Ltd., de acuerdo a lo establecido en las normas legales que regulan la materia.

4. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento hará parte integral de las Órdenes de Compra que Xxxxxxxx Ltd. expida para el suministro de Bienes y/o Servicios y/o en señal de aceptación de una Oferta Mercantil, así como también de los Convenios y Contratos que Xxxxxxxx Ltd. suscriba con terceros, para el suministro de Bienes y/o Servicios al interior de sus instalaciones.

Lo establecido en este documento es aplicable a todos los Contratistas que suministren Bienes y/o Servicios en los lugares donde Xxxxxxxx Ltd. lleva a cabo su operación de exploración, explotación y transporte de carbón.

5. REQUISITOS LEGALES

De acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana vigente, todo empleador, incluidos los Contratistas, están obligados a garantizar el cumplimiento de sus obligaciones legales en materia de Seguridad Industrial, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

Los Contratistas deben asegurarse que todo el personal a su cargo acate todos los requerimientos xx Xxx, implemente estrategias que permitan evaluación periódica del cumplimiento y se ajuste a los cambios que ocurran en el marco legal y normativo.

6. POLÍTICAS XXXXXXXX LTD.

A través de sus políticas corporativas, Xxxxxxxx Ltd. busca establecer pautas y lineamientos claros que estén dirigidos a conducir sus operaciones dentro del marco legal, del respeto y el bienestar de sus Empleados, Contratistas, Comunidades, Grupos de Interés y Medio Ambiente.

Por tal razón, todas las políticas adoptadas por Xxxxxxxx Ltd. en el desarrollo de sus actividades harán parte integral del presente Manual y serán de obligatorio cumplimiento para los Contratistas. Estas políticas podrán ser consultadas en la página web xx Xxxxxxxx Ltd. siguiendo el siguiente link xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxxx-x- compromiso/

7. ORDEN DE PRECEDENCIA

En el evento en que exista conflicto o discrepancia entre el contenido del presente Manual y una Oferta Mercantil o Contrato, el orden de precedencia será el siguiente: (i) Requisitos Legales; (ii) Políticas xx Xxxxxxxx Ltd.; (iii) La Oferta Mercantil o Contrato; (iv) el Anexo de Términos y Condiciones; (v) todas las Órdenes de Compra u órdenes de trabajo que expida Xxxxxxxx Ltd.; y (vi) el Manual de Contratistas.

8. SEGURIDAD

8.1. AGENDAMIENTO, REFERENCIACIÓN Y CARNETIZACIÓN PARA PERSONAS Y VEHÍCULOS

Toda persona o vehículo que requiera ingresar a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. debe cumplir y tener en cuenta lo siguiente:

a. Designar una persona de enlace para adelantar estos procesos con el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd.

b. El Agendamiento es un permiso de ingreso temporal por un período de cinco (5) días, prorrogables a máximo 10 días durante un año, tiempo en el cual debe llevarse a cabo el proceso de carnetización para posteriores ingresos a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. La solicitud de agendamiento puede ser realizada por el Usuario del Servicio y Administrador del Contrato y/o el Comprador correspondiente, con mínimo 24 horas de anticipación al ingreso y debe tener un plazo específico. Si la persona y/o el vehículo requiere ingresar por un período mayor, debe en ese caso adelantarse el proceso de carnetización o de lo contrario no podrá hacerlo.

c. Para hacer el ingreso por Agendamiento, la persona deberá acercarse a la portería y solicitar el respectivo ingreso presentando los siguientes documentos: documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, etc.), ARL y carné de manejo defensivo (solo si va a conducir vehículo dentro de las instalaciones). En el caso de los vehículos se debe presentar la respectiva tarjeta de propiedad, SOAT y revisión técnico- mecánica (si aplica).

d. Para acceder a la carnetización, toda persona y/o vehículo debe surtir previamente el proceso de referenciación (estudio de seguridad), el cual tiene una duración de 24 horas, es realizado directamente por el Centro de Control xx Xxxxxxxx Ltd. previa solicitud del Contratista y su costo debe ser asumido por este último.

e. Si una vez surtido el proceso de referenciación los resultados del mismo son satisfactorios para Xxxxxxxx Ltd., el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. procederá con la emisión de la respectiva tarjeta de acceso para la persona y/o el vehículo, la cual puede ser reclamada por el Contratista previa presentación del respectivo volante de consignación por el importe de la tarjeta.

8.2. PROGRAMACIONES Y PROCEDIMIENTOS DE INGRESO

Todo Contratista que en desarrollo de sus funciones requiera que su personal ingrese a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. de manera frecuente, deberá una vez haya cumplido con los requisitos solicitados en el numeral anterior, tener en cuenta lo siguiente:

a. Enviar a los correos electrónicos xxxxxxxxxxxxxxx_xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx y xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx (para las Minas) y xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx (para el Puerto), del 22 al 28 de cada mes, el listado de las personas programadas para ingresar en el mes siguiente, con el fin de autorizar el acceso al personal relacionado en el listado, diligenciando el formulario establecido para ello por el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. y el cual debe estar debidamente aprobado por el Usuario del Servicio y Administrador del Contrato.

b. En el evento que dicha información no sea remitida dentro del término previsto, el personal del Contratista no tendrá acceso a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. Igualmente sucederá si el personal se presenta en horario diferente al programado. Las novedades de última hora deben ser reportadas por escrito igualmente al Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd., el cual las procesará en forma excepcional, previa consulta con el Usuario del Servicio y Administrador del Contrato.

8.3. INGRESO DE CONTRATISTAS Y VISITANTES EXTRANJEROS

Todo Contratista y/o Visitante extranjero que requiera ingresar a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd., debe contar con un Permiso de Ingreso y Permanencia emitido por la autoridad correspondiente, según la actividad o tarea objeto del ingreso a las operaciones, en concordancia con los requisitos legales vigentes.

Todo visitante extranjero debe contar con un Permiso de Ingreso y Permanencia. Para el caso de visitantes técnicos, representantes comerciales, consultores técnicos, deben presentar en el pasaporte un Permiso PIP-6 o PIP-7. En Puerto Xxxxxxxx aplica el ingreso de personal extranjero con los permisos mencionados anteriormente y los Permisos de Ingreso y Permanencia PIP-8 y PIP-9, debido a las actividades operacionales que allí se realizan.

Todo visitante extranjero que deba realizar una reparación en alguno de los equipos, debe contar con un Permiso PIP-7. Si el trabajo se ejecuta en un período superior a tres (3) meses, el extranjero debe solicitar una visa que le permita laborar legalmente en Colombia.

El personal expatriado debe contar con la presentación del pago de los aportes parafiscales y/o tarjeta de asistencia médica internacional para aquellos casos que aplique.

El proceso de carnetización de estas personas se debe llevar a cabo de acuerdo con los requisitos que establezca Xxxxxxxx Ltd.

8.4. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE ACCESO A LAS INSTALACIONES XX XXXXXXXX LTD.

Todos los Contratistas xx Xxxxxxxx Ltd. que ingresen a las instalaciones deben cumplir, entre otros, con los siguientes lineamientos:

a. El ingreso de cualquier bien o persona a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. debe ser previamente aprobado por el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd..

b. Toda persona que ingrese a las instalaciones de DLTD debe portar su carné (tarjeta de acceso) en un lugar visible y presentarlo en la portería, será revisada por parte del vigilante de turno, incluyendo todo paquete que lleve, igualmente debe asegurar el buen manejo del carné, el cual es de uso personal e intransferible.

c. Al ingreso y salida de las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd., las personas deben acceder a una inspección física mediante un detector de metales (manual o arco).

d. Sólo pueden ingresar x Xxxxxxxx Ltd. los vehículos debidamente autorizados por esta. El vehículo se debe aparcar en el lugar establecido por el vigilante cada vez que ingrese para su revisión.

e. Cuando se evidencien faltas o irregularidades en el cumplimiento de las normas establecidas por Xxxxxxxx Ltd., la validez del carné (tarjeta de acceso) puede ser revocada por Xxxxxxxx Ltd.. Adicionalmente, Xxxxxxxx Ltd. se reserva la facultad de inactivar cualquier carné sin tener que explicar las razones para ello.

f. Toda desvinculación debe ser informada inmediatamente y por escrito al Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. a los siguientes correos electrónicos: xxxxxxxxxxxxxxx_xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx (para la Mina) y

xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx (para el Puerto), para la respectiva desactivación de la tarjeta de acceso. Al retiro del trabajador, se le debe retener la tarjeta de control de acceso, la cual debe ser devuelta nuevamente al Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd..

g. Toda suspensión o incapacidad debe ser reportada al Centro de Control xx Xxxxxxxx Ltd., para la desactivación de las tarjetas durante el periodo anunciado.

h. La renovación anual de la tarjeta de acceso está ligada a requisitos previos como la Revisión de Antecedentes Judiciales y la Re-Inducción Anual en Seguridad, Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

8.5. INGRESO Y SALIDA DE ELEMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES

a. En Xxxxxxxx Ltd. está restringido el ingreso de elementos, maletines, maletas, etc., excepto cuando la persona pernocta dentro de las instalaciones. Al personal femenino le está permitido el ingreso de canguros para que lleven consigo sus elementos de aseo personal.

b. En Xxxxxxxx Ltd. está restringido el ingreso de alimentos y bebidas, excepto cuando estos son autorizados por la Gerencia Administrativa y el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. En todo caso, todas las empresas Contratistas de alimentos deberán cumplir con las disposiciones legales vigentes para la elaboración y transporte de los mismos.

c. Todos los elementos, herramientas, equipos de cómputo, muebles, maquinaria y demás materiales requeridos para las labores que se van a desarrollar, deben ser debidamente relacionados e inventariados al ingreso a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd.

d. El ingreso de drones es restringido y requiere de previa autorización del Departamento de Aviación y notificación al Departamento de Seguridad, el Usuario del Servicio y Administrador del Contrato y el Comprador de Contratos/Compras xx Xxxxxxxx Ltd.

e. Se encuentra prohibido el ingreso de cualquier tipo xx xxxxx. En caso de notificarse la presencia o encontrarse alguna de estas, deben aplicarse los protocolos establecidos por el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. para la custodia del armamento.

f. En el caso de ingreso de productos químicos, el Contratista deberá presentar previamente el listado de aquellos que requiera ingresar utilizando el formato SIG-2075 y las Hojas de Datos de Seguridad de Materiales Peligrosos (MSDS por sus siglas en inglés), al Departamento de Salud e Higiene y al Usuario del Servicio y Administrador del Contrato xx Xxxxxxxx Ltd., quienes en conjunto verificarán el respectivo listado de productos, la consistencia con la información contenida en las Hojas de Datos de Seguridad de Materiales Peligrosos (MSDS) presentadas y su peligrosidad asociada a la Salud, Seguridad y Ambiente para autorizar su ingreso. La solicitud y la respectiva autorización deben constar por escrito.

g. En el caso en que el Contratista requiera ingresar, usar y mantener cilindros de gases comprimidos, estos deberán permanecer con la caperuza de protección de la válvula instalada, inclusive durante su uso. El Contratista deberá cumplir con las reglas de seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. establecidas para el uso seguro de cilindros de gases comprimidos y con la normatividad nacional (Decreto 1609 de 2002 y Resolución 4410 de 2010, o cualquiera

que las modifique o reemplace) e internacional (Norma NTC4975, o cualquiera que la modifique o reemplace).

h. El Contratista a cargo del suministro de Bienes y/o Servicios deberá garantizar que sus empleados, no incurran en prácticas como el uso no autorizado, distribución y venta de equipos, herramientas y materiales o insumos propiedad xx Xxxxxxxx Ltd.

8.6. ACCESO Y SALIDA DE VEHÍCULOS

El ingreso de cualquier vehículo a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. debe estar previamente autorizado y considerando el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por Xxxxxxxx Ltd. para ello. Adicionalmente, el Contratista deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Quien requiera ingresar conduciendo cualquier tipo de vehículo a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. debe haber realizado y aprobado el curso de manejo defensivo xx Xxxxxxxx Ltd., el cual es de carácter obligatorio. Lo mismo aplicará en el evento que la persona tenga el curso de manejo vencido.

b. Todo vehículo deberá contar con el respectivo carné de acceso al momento de ingresar a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. Este carné, el cual contiene los datos de identificación del vehículo, se debe portar en un lugar visible.

c. El horario establecido para el ingreso de carga a las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. es desde las 6:00 hasta las 14:00 horas. Si el conductor ingresa por primera vez o no conoce la ruta para llegar al lugar hacia el cual se dirige, debe informar esta situación al personal xx Xxxxxxxx Ltd. que se encuentra en la portería, con el propósito de que estos soliciten a la persona que hizo el agendamiento, un vehículo escolta que lo lleve hasta su lugar de destino. De igual manera aplicará para su retorno hasta la salida de las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd.

d. Cuando el vehículo se vaya a retirar de las instalaciones de manera definitiva, se debe informar al Departamento de Seguridad (Portería) para que este retenga las tarjetas de acceso (carné).

9. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS Y ASPECTOS GENERALES

Durante la prestación de los Servicios, los Contratistas deberán dar cumplimiento a las disposiciones, reglamentos, pautas e instrucciones que Xxxxxxxx Ltd. imparta con el propósito de mantener el orden y las mejores condiciones laborales para todas las personas que permanecen al interior de sus instalaciones. Es por esta razón, que a continuación se enuncian una serie de requisitos, cuyo cumplimiento es obligatorio para garantizar un ambiente de trabajo que tenga las mejores condiciones para todos:

a. Adoptar las medidas correspondientes para prevenir en el desarrollo de las actividades todo tipo de conflicto de intereses, el trabajo o explotación infantil, el trabajo forzado, la trata de personas, el acoso laboral; así mismo, permitir que los trabajadores ejerzan su derecho a la libertad de asociación y respetar los derechos laborales garantizando oportunidades equitativas sin ningún tipo de discriminación y el respeto por los Derechos Humanos.

b. Gestionar ante de la Gerencia Administrativa xx Xxxxxxxx Ltd., a través del Usuario Solicitante del Servicio y Administrador del Contrato, la autorización correspondiente para la asignación de un espacio o terreno al interior de las xx Xxxxxxxx Ltd. cuando este se requiera para dar cumplimiento al objeto contractual. Esta solicitud deberá realizarse con el diligenciamiento del formato “Autorización Localización Contratista”.

c. Una vez se obtenga la autorización a que hace referencia el literal anterior, el Contratista deberá suscribir con Xxxxxxxx Ltd., un Contrato de Comodato Precario para el uso del terreno o área que le haya sido asignada y suscribir las pólizas que le sean exigidas en virtud del mismo. La elaboración del Contrato de Comodato será responsabilidad del Comprador correspondiente.

d. Identificar con un aviso que contenga las características establecidas en el modelo del Anexo No. 3 - Modelo Aviso de Identificación Área de Contratistas, y encerrar con cerca viva, de alambre o malla, el terreno o área que le haya sido asignada al Contratista al interior xx Xxxxxxxx Ltd.

e. Obtener aprobación previa y por escrito del Comprador de Contratos/Compras cada vez que se requiera subcontratar el suministro de Bienes y/o Servicios.

f. El Contratista es responsable ante Xxxxxxxx Ltd. de todas las acciones realizadas por sus empleados al interior xx Xxxxxxxx Ltd. y de exigirle el cumplimiento de los requisitos establecidos en este documento.

g. Mantener en perfecto estado de Orden y Aseo los lugares de trabajo, instalaciones y campamentos.

h. Es obligación del Contratista suministrar los alimentos y bebidas hidratantes que sus empleados requieran durante el desarrollo de sus jornadas de trabajo, y de acuerdo a las funciones y las condiciones del lugar donde las desempeñen.

i. Aquellos que contraten el servicio de alimentación por fuera de las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd., deben realizar la inspección y seguimiento a la empresa que les presta dicho servicio, y así garantizar el cumplimiento de las normas legales de higiene por parte de esa empresa.

j. Solamente se podrán consumir alimentos en los comedores autorizados para ello por Xxxxxxxx Ltd. No está permitido tomar los alimentos a la intemperie, en los talleres o áreas propias de la operación.

k. El Contratista está obligado a la recolección de los desechos de alimentos, bolsas de agua, desechables, etc., y disposición de los mismos en los puntos autorizados por Xxxxxxxx Ltd. Por ningún motivo se deben dejar desechos abandonados en los comedores autorizados ni en ninguna otra área.

x. Xxxxxxxx Ltd. podrá efectuar con o sin previo aviso, auditorías internas o inspecciones a las áreas de trabajo, instalaciones, bodegas, sitios de almacenamiento y a cualquier instalación utilizada o destinada por el Contratista para el suministro de Bienes y/o Servicios, con el fin de verificar el estricto cumplimiento por parte de sus obligaciones. En caso de encontrar posibles no conformidades, se debe iniciar la revisión del evento para definir las acciones correctivas necesarias que deberá implementar el Contratista.

m. Aquellos Contratistas locales que en desarrollo del objeto contractual con Xxxxxxxx Ltd. vinculen laboralmente a trabajadores extranjeros, deberán aplicar la retención en la fuente al momento de efectuar los pagos. Dicha retención debe realizarse de acuerdo con lo establecido en las disposiciones legales que regulan la materia tributaria en Colombia, ya sea cuando se trata de un residente fiscal calificado como empleados para efectos tributarios (aquellos que permanecen más de 183 días en territorio colombiano en un lapso de 365 días) o no.

n. Cumplir con las obligaciones laborales, incluidos salarios, prestaciones, afiliaciones y pagos al sistema de seguridad social, aportes parafiscales y demás contribuciones xx xxx. El Departamento de Materiales será responsable de verificar la afiliación y pagos a la seguridad social y parafiscales, así como también que los trabajadores sean afiliados según el nivel de riesgo correspondiente con la actividad que desarrollan.

ñ. Divulgar y socializar con sus trabajadores el contenido del presente Manual y las Políticas xx Xxxxxxxx Ltd. Se deberá enviar al Comprador correspondiente y previo a la ejecución del objeto contractual, copia de los registros de asistencia firmados por cada trabajador. Este requisito deberá ser cumplido por una sola vez por cada trabajador.

o. Realizar el suministro de Bienes y/o Servicios con plena autonomía técnica, financiera y administrativa, siguiendo sus propios procedimientos y metodologías.

10. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD EN EL TRABAJO (SST)

10.1. OBLIGACIONES GENERALES

En materia de Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo, los Contratista se obligan a:

a. Conocer y cumplir las normas legales vigentes de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) aplicables a su actividad, incluyendo la obligación de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social. La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales debe realizarse en la clase de riesgo requerida por la actividad del Contratista y el centro de trabajo donde se va a desarrollar dicha actividad.

b. Mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) que cumpla con los requisitos legales aplicables, en particular del título 4 capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015 y los estándares mínimos de la Resolución 1111 del 2017 o las normas que los modifiquen o reemplacen, que incluya el plan de trabajo de SST a desarrollar durante el tiempo que adelante las actividades derivadas del Servicio.

c. Conocer y cumplir las obligaciones legales y las establecidas en el presente documento.

d. Garantizar un ambiente de trabajo saludable, seguro, que proteja a su personal, al personal xx Xxxxxxxx Ltd., a otros Contratistas y a la infraestructura en general.

e. El personal que ejecute las actividades debe contar con las competencias necesarias y con las certificaciones vigentes requeridas para ejecutar los Servicios.

f. Transitar y permanecer únicamente en las áreas designadas para el suministro de Bienes y/o Servicios, asegurando que sus trabajadores transiten o deambulen por áreas diferentes.

g. Proveer e instalar todas las señales preventivas, informativas y reglamentarias necesarias para el proyecto, antes del inicio de cada actividad y durante el desarrollo de la misma.

h. Asegurar permanentemente el orden y el aseo en su sitio de trabajo.

i. Proporcionar a los trabajadores los elementos de protección personal (EPP) y de ropa de trabajo adecuados para el desarrollo de su trabajo y acorde con los riesgos a los que estarán expuestos, de conformidad con las normas legales vigentes y a las exigencias xx Xxxxxxxx Ltd.Los EPP básicos son:

 Casco de Seguridad: Debe ser de color amarillo y cumplir la norma ANSI Z89.1 o cualquiera que la modifique o reemplace. Los electricistas deben usar casco de seguridad dieléctrico.

 Botas de Seguridad: Deben cumplir las normas ASTM F 2412 y F 2413 (antes ANSI Z41) o cualquiera que la modifique o reemplace. Los electricistas deben usar botas de seguridad dieléctricas.

 Gafas de Seguridad: Deben cumplir la norma ANSI Z87.1 o cualquiera que la modifique o reemplace. Los empleados que requieran lentes recetados deben usar monturas de seguridad.

La lista de EPP descrita anteriormente podrá ser complementada con otros elementos tales como: gafas, protección respiratoria, protectores auditivos y guantes dependiendo del tipo actividad y el lugar donde se ejecute la misma.

El Contratista debe asegurar que sus trabajadores usen permanentemente todos sus EPP y reemplazarlos cuando sea necesario.

Para asegurar que el trabajador sea visible para otras personas, especialmente los que operan equipos, el Contratista debe dotar a sus trabajadores de elementos reflectivos que bien pueden ir incorporados en el uniforme.

j. Notificar de inmediato x Xxxxxxxx Ltd. (Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. y Usuario del Servicio y Administrador del Contrato) todo evento de seguridad (incidente, accidente de trabajo, daño a la propiedad) y entregar el informe de la investigación de dicho evento a más tardar a los 10 días hábiles de ocurrencia. Adicionalmente debe realizar los reportes e investigaciones oportunos a las autoridades según los requisitos legales aplicables, para definir las causas básicas y asegurar la

implementación y seguimiento de las acciones requeridas para prevenir su recurrencia. Todas las lesiones personales de los trabajadores del Contratista, deben ser atendidos inicialmente en la Unidad de Xxxxx xx Xxxxxxxx Ltd. en cada sede.

k. Procurar canales de comunicación específicos para la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en desarrollo del Servicio.

l. Cumplir con lo dispuesto en la Resolución 1409 de 2012 o aquella que la sustituya, modifique o adicione cuando se requieran llevar a cabo trabajos en alturas.

m. Presentar cuando Xxxxxxxx Ltd. lo requiera, los certificados de calibración de aquellos equipos de medición que sean suministrados por el Contratista, para la ejecución de una determinada actividad. Estas certificaciones deberán estar vigentes y ser emitidas por laboratorios acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

x. Xxxxxxxxx y colocar a disposición xx Xxxxxxxx Ltd., los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

x. Xxxxxxxx Ltd. tiene la facultad de verificar en el momento que lo considere oportuno y a través del mecanismo que considere apropiado, el cumplimiento de las obligaciones y requisitos en materia de SST.

10.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

Además de las responsabilidades de Contratistas enunciadas anteriormente, estos deberán cumplir obligatoriamente con los siguientes requisitos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) según cada caso.

10.2.1. Contratistas que no cuenten con un Contrato u Oferta Mercantil y suministren Bienes y/o Servicios a través de cualquier otro instrumento contractual, deberán también diligenciar el Anexo No. 1 - Formato para Identificación de Riesgos y Controles Asociados a la prestación de los Servicios. Este formato deberá ser enviado al Comprador correspondiente quien lo enviará para revisión y evaluación del Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd.

10.2.2. Contratistas que suministren Bienes y/o Servicios a través de un Contrato u Oferta Mercantil, deberán dar cumplimiento a lo siguiente:

10.2.2.1. Aplicar la fase de planeación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Para esto, el Contratista debe:

a. Conocer la Política de Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo xx Xxxxxxxx Ltd. y otras relacionadas (como la de lugar de trabajo libre de alcohol y drogas) y los objetivos asociados, para alinear las actividades a desarrollar.

b. El Contratista deberá contar con una Política de SST, la cual debe ser difundida y ser conocida por todos sus trabajadores, y este proceso de difusión y conocimiento debe quedar documentado.

c. Conocer los requisitos legales de SST aplicables, tanto a la actividad del Contratista como de la sede xx Xxxxxxxx Ltd. donde se va a ejecutar el Servicio.

d. Recibir xx Xxxxxxxx Ltd. la información sobre los peligros y riesgos generales y específicos de su área de trabajo y en general de la sede donde se realizará el Servicio contratado, incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias.

e. Disponer de un sistema de identificación y evaluación de riesgos en SST y de las acciones preventivas para el control de dichos riesgos, relacionados con las actividades que desarrollará el Contratista en cumplimiento del Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra. Esta información debe ser tenida en cuenta para realizar las matrices de peligros y riesgos del Contratista, las cuales deben estar disponibles para Xxxxxxxx Ltd., cuando se requiera.

f. Implementar planes de acción con base en los resultados de la evaluación del RUC del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS) y de las auditorias que realice Xxxxxxxx Ltd. a sus actividades en materia de SST.

g. Con base en los anteriores elementos establecer los objetivos, metas, indicadores, programas y el plan de trabajo de SST a desarrollar durante la ejecución del Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra.

h. Definir los roles y responsabilidades de los diferentes niveles y los recursos requeridos para el desarrollo del plan de trabajo SST establecido, que deben ser suficientes y adecuados.

i. Asignar el encargado del SG-SST, que debe contar con las competencias necesarias y cumplir con los requerimientos de la Resolución 1111 de 2017 o aquella que la modifique o reemplace, considerando la clase de riesgo y la criticidad de la actividad a desarrollar en Xxxxxxxx Ltd.

10.2.2.2. Aplicar la fase de ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Para esto, el Contratista debe:

a. Adelantar actividades de inducción y entrenamiento, considerando las necesidades de su propio SG-SST y las versiones vigentes de documentos xx Xxxxxxxx Ltd. (reglas generales de seguridad, procedimientos de actividades de alto riesgo, normas de conducción en las instalaciones y otros que Xxxxxxxx Ltd. considere).

b. Asegurar que todos los trabajadores cuenten con las competencias técnicas necesarias para la prestación del Servicio, así como las de SST. Si Xxxxxxxx Ltd. lo requiere, el Contratista podrá presentar evidencia de estas competencias a través de certificaciones o de experiencia.

c. Contar con un sistema de identificación especial para los trabajadores que desarrollen tareas de alto riesgo (alturas, espacios confinados, etc.), en campo. Este sistema debe permitir identificar fácilmente los trabajadores que realizan trabajos en alturas, espacios confinados, izaje, bloqueo y etiquetado, operación de equipos pesados, montacargas,

vehículos, etc. Para ello, estas personas deberán portar un documento que los acredite como trabajadores entrenados para ejecutar dicha labor, puede ser carné, sticker o tarjeta.

d. Asistir a través de su Gerente y su Representante en el Contrato con Xxxxxxxx Ltd., a las reuniones que en materia de SST que convoque el Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd.

e. El Gerente y su Representante en el Contrato u Oferta Mercantil con Xxxxxxxx Ltd., realizarán caminatas trimestrales de seguridad para visitar las áreas, revisar las condiciones de SST de sus trabajadores y escuchar y atender de ellos sus inquietudes.

f. Realizar actividades para asegurar la consulta, participación y comunicación de sus trabajadores en aspectos pertinentes de la SST.

g. Mantener y divulgar documentos que soporten la gestión de los peligros identificados y los riesgos valorados por el Contratista, así como los registros correspondientes, los cuales deben estar disponibles en todo momento para consulta por parte xx Xxxxxxxx Ltd.

h. Mantener un programa documentado de observación de comportamientos y enviar los reportes x Xxxxxxxx Ltd. con la frecuencia establecida de común acuerdo entre las Partes.

i. Aplicar los controles requeridos y acordes con los principios de la jerarquía de control, para mantener ambientes de trabajo sanos, seguros, y así prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

j. Asegurar que sus equipos, herramientas y vehículos estén en condiciones óptimas antes de su uso. En el caso de las herramientas de su propiedad debe usar un sistema de identificación (sticker, marquilla, etc.) que informe sobre la última revisión.

k. Proveer e instalar todas las señales preventivas, informativas y reglamentarias necesarias para el suministro de Bienes y/o Servicios, antes del inicio de cada actividad y durante el desarrollo de la misma.

l. Asegurar el orden y aseo en todas las áreas donde sus trabajadores realicen actividades, así como también la implementación de controles, como señalización, encerramientos, etc. para prevenir accidentes advirtiendo a otros trabajadores, incluidos los xx Xxxxxxxx Ltd., sobre riesgos presentes en las áreas.

m. Aplicar su plan estratégico de seguridad vial (PESV) de acuerdo con lo establecido por la Ley y alineado con el programa xx Xxxxxxxx Ltd.

n. Mantener un plan para la prevención, preparación y respuesta a las emergencias según el análisis de las amenazas identificadas específicamente para el desarrollo del Contrato en Xxxxxxxx Ltd.. El plan debe ser autónomo y debe incluir los recursos requeridos para su aplicación, pero debe estar alineado con el plan xx Xxxxxxxx Ltd.

10.2.2.3. Aplicar la fase de verificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), cuyos resultados deben mantenerse disponibles para consulta por parte xx Xxxxxxxx Ltd. Para esto, el Contratista debe:

a. Definir y ejecutar planes de inspección y observación periódicos, para la verificación de la eficacia de los controles definidos, con la participación de los diferentes niveles de la empresa Contratista.

b. Implementar un plan de auditoría interna donde se incluyan tareas de alto riesgo y plan estratégico de seguridad vial. El plan y sus resultados deben ser comunicados x Xxxxxxxx Ltd.

c. Cumplir con la visita anual del RUC, informar al Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. sobre la misma, sus resultados y presentar trimestralmente el seguimiento a los planes de acción definidos.

d. Realizar las mediciones del cumplimiento de los estándares mínimos según la Resolución 1111 de 2017 o aquella que la modifique o reemplace y de los indicadores de estructura, proceso y resultado.

e. Realizar medición, monitoreo y análisis permanente de los resultados de los diferentes elementos del Sistema de Gestión y mantener disponible esta información para Xxxxxxxx Ltd.

f. En casos de accidente de trabajo grave, fatal o incidente de alto potencial, el Gerente del Contratista debe presentar dentro del término establecido para ello el informe final de la investigación x Xxxxxxxx Ltd.

10.2.2.4. Aplicar la fase de mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Para esto, el Contratista debe:

a. Consolidar los resultados de la fase de verificación, definiendo los hallazgos o no conformidades, realizar el análisis para establecer sus causas y planes de acción. Se debe asegurar el seguimiento del cumplimiento y eficacia de las medidas tomadas.

10.2.3. MEDIDAS COMPLEMENTARIAS PARA IMPLEMENTAR Y VERIFICAR EL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE SST

Aquellos Contratistas a que hace referencia el numeral 10.2.2., deberán previo al inicio del Contrato u Oferta Mercantil y durante la ejecución del mismo, cumplir lo siguiente:

a. Asistir y participar activamente en la reunión que tiene como propósito revisar por parte del Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. el plan de SST propuesto por el Contratista. Para ello, el Comprador de Contratos/Xxxxxxx será el responsable de convocar esta reunión a la que deben asistir el Gerente, la persona a cargo del proyecto y el Profesional de SST del nuevo Contratista, así como un Representante del Área Usuaria del Servicio, un Representante del Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. y el Comprador de Contratos/Compras xx Xxxxxxxx Ltd. En esta reunión, el Gerente de la empresa Contratista, oficializará su compromiso con la SST y realizará una presentación de su SG-SST, de la matriz de peligros y sus controles, así como el plan de trabajo en SST que realizarán en Xxxxxxxx Ltd. Esta documentación deberá ser firmada y entregada por el Gerente de la empresa Contratista al Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. a través de Comprador de Contratos/Compras xx Xxxxxxxx Ltd.

b. Asistir y participar (Gerente de la empresa Contratista, su representante para el Contrato u Oferta Mercantil y sus supervisores) a la presentación e inducción que realizará un representante del Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd., donde se socializarán las normas y reglas de SST de DLTD, los riesgos prioritarios y sus controles, entre otros temas de interés. También se realizará el curso de manejo preventivo a este grupo de representantes del Contratista.

c. Realizar previo al inicio de sus labores en Xxxxxxxx Ltd., la misma presentación e inducción a que se refiere el numeral anterior, a todos los trabajadores que vayan a ser asignados por el Contratista al Contrato u Oferta Mercantil con Xxxxxxxx Ltd., así como también la de su propio SG-SST, asegurando que sus trabajadores reciban las instrucciones pertinentes de acuerdo a los riesgos inherentes a la actividad a ejecutar, a las matrices de peligro y sus controles, a las tareas de alto riesgo y los mecanismos establecidos por el Contratista para identificar los peligros y evaluar los riegos de las operaciones.

d. Entregar al Comprador de Contratos/Compras xx Xxxxxxxx Ltd. y previo al inicio del Contrato u Oferta Mercantil, los siguientes documentos en relación con los trabajadores a la ejecución el mismo:

 Registros de afiliación a seguridad social.

 Toda empresa Contratista que legalmente deba implementar el Plan Estratégico de Seguridad Vial debe presentar una copia del documento radicado ante la autoridad correspondiente. Del mismo modo, debe mantener los soportes de los controles allí establecidos para los diferentes componentes.

 Certificación de la ARL de los accidentes de trabajo reportados en los últimos tres (3) años, identificando los incapacitantes y los accidentes graves establecidos por la resolución 1401 de 2007 o la norma que la modifique o remplace.

 Registros de inducción y difusión de políticas de SST.

 Registros de entrega de EPP requeridos para las labores.

 Calificación de la auditoría del Registro Uniforme de Contratistas (RUC).

 El inventario de las sustancias químicas a utilizar durante la ejecución del Contrato junto con las fichas de seguridad y etiquetas que cumplan con las normas legales aplicables.

e. Entregar mensualmente al Comprador de Contratos/Compras xx Xxxxxxxx Ltd. los soportes de la verificación de la afiliación y pagos por concepto de seguridad social de los trabajadores, siguiendo los criterios definidos en los estándares mínimos de la Resolución 1111 de 2017 o aquella norma que la modifique o reemplace.

f. Presentar al Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. dentro de los tres primeros días hábiles de cada mes, el informe mensual de seguridad, incluyendo lo siguiente:

 Número de trabajadores distribuidos por sexo y número de horas hombre trabajadas.

 Número de accidentes de trabajo y días perdidos por esta causa.

 Cálculo de los indicadores de frecuencia y severidad de accidentalidad.

 Número de incapacidades médicas y días perdidos, discriminados según origen (EG, AT y EL).

 Cálculo de índice general de ausentismo.

 Número de enfermedades laborales diagnosticadas en el periodo incluyendo su fecha de estructuración.

g. Realizar una reinducción anual a todos sus trabajadores incluyendo lo descrito en el literal c anterior.

h. Realizar durante el tiempo de ejecución del Contrato u Oferta Mercantil las reuniones periódicas de seguimiento en la frecuencia que haya sido acordada entre las Partes y en las cuales deberán participar el representante del Contratista, el Usuario del Servicio y Administrador del Contrato xx Xxxxxxxx Ltd. y un miembro del Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd.

i. Entregar al representante del Departamento de Seguridad Industrial xx Xxxxxxxx Ltd. y de acuerdo con el plan de trabajo establecido, los documentos de SST acordados dentro de los plazos definidos.

Xxxxxxxx Ltd. tiene la facultad de verificar, mediante los mecanismos que considere apropiados (inspecciones, auditorías o similares), en el momento que lo considere oportuno, las evidencias y soportes del desarrollo del plan de trabajo de SST establecido.

11. GESTIÓN AMBIENTAL

Es política xx Xxxxxxxx Ltd. conducir sus operaciones de forma segura y protegiendo el Medio Ambiente. Por ello considera su cuidado como prioridad en el desarrollo de todas sus actividades y propende por el cumplimiento de la legislación ambiental vigente en el marco de las actividades que desarrolla. En consecuencia, todos los Contratistas xx Xxxxxxxx Ltd. deben cumplir con lo siguiente:

11.1. INDUCCIÓN AMBIENTAL

Para el ingreso al puerto xx Xxxxxxxx Ltd. se deberá asistir previamente a una inducción en materia Ambiental, la cual se llevará a cabo en los lugares, fechas y horarios que Xxxxxxxx Ltd. establezca. Esta inducción tiene validez por un año, vencido este periodo de tiempo, el Contratista deberá realizarla nuevamente con el propósito de renovarla.

11.2. OBLIGACIONES AMBIENTALES

De manera concordante con la política xx Xxxxxxxx Ltd., los Contratistas deben actuar con el mismo sentido de compromiso y responsabilidad ambiental, cumpliendo las normas ambientales que resulten aplicables al desarrollo de sus actividades y a las propias xx

Xxxxxxxx Ltd. Por lo tanto, deben cumplir con las obligaciones descritas en el documento “SIG-2003 Guía Ambiental para el Control de Proveedores y Contratistas”.

Aquellos Contratistas que realizan actividades de manera permanente para Xxxxxxxx Ltd. o ejecuten proyectos especiales dentro de sus instalaciones, deben recibir por parte del Departamento Ambiental inspecciones ambientales de seguimiento y control de acuerdo con el cronograma de inspecciones establecido por Xxxxxxxx Ltd.

Por otro lado, aquellos Contratistas que presten Servicios relacionados con la recolección, transporte y disposición de residuos, control de plagas, transporte de mercancías peligrosas y transporte de sustancias nocivas para la salud, estarán sujetos a auditorias en sus instalaciones, las cuales serán realizadas conjuntamente entre el Departamento Ambiental y el Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd., de acuerdo con las frecuencias establecidas por Xxxxxxxx Ltd.

12. RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA (RSC)

Con fundamento en la Política de Responsabilidad Social Corporativa xx Xxxxxxxx Ltd., Los Contratistas deberán contratar preferentemente mano de obra local, proveniente de los asentamientos humanos dentro del área de influencia de las operaciones xx Xxxxxxxx Ltd. para el desarrollo de sus actividades. De la misma manera, los Contratistas propenderán por que el suministro de los Bienes y/o Servicios que se requieran para la ejecución del objeto contractual, se realice a través de Contratistas locales que hacen parte de los diferentes Grupos de Interés ubicados en las zonas donde Xxxxxxxx Ltd. opera, con el propósito de generar encadenamientos productivos, fomentar el crecimiento económico local, contribuir al desarrollo de Contratistas y fortalecer la capacidad de las empresas de la región.

12.1. CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA LOCAL

Los Contratistas se comprometen a informar y divulgar al interior de las comunidades del área de influencia xx Xxxxxxxx Ltd. las oportunidades de empleo que surjan en virtud del desarrollo de la actividad para la cual fueron contratados, dando prioridad a la mano de obra local calificada y no calificada disponible, siempre y cuando esta cumpla con los perfiles requeridos para desempeñar la labor. Este proceso se debe realizar sin ningún tipo de discriminación y respetando lo establecido en materia de Derechos Humanos.

En cumplimiento de este compromiso, los Contratistas deben:

 Entregar al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd. previo al inicio del Contrato, un procedimiento con la descripción del proceso de convocatoria y selección de mano de obra local, que incluya los diferentes mecanismos que empleará para la divulgación de las

convocatorias, de acuerdo con la cultura y el entorno en el que se va a desarrollar el proyecto.

 Implementar un canal de información que permita conocer de las actividades que se van a ejecutar y los requisitos para participar en los procesos de selección.

 Una vez realizada la contratación del personal se debe enviar al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd., la información estadística, discriminada por cargos y áreas de influencia de la mano de obra local contratada con relación al porcentaje total de contratación. Esta información deberá ser actualizada semestralmente durante el tiempo de ejecución del Contrato u Oferta Mercantil.

12.2. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y SUMINISTRO DE BIENES LOCALES

Para la ejecución de las actividades contratadas por Xxxxxxxx Ltd., los Contratistas se comprometen a dar prelación a los Bienes y/o Servicios locales disponibles, siempre y cuando estos cumplan con los estándares establecidos, y atiendan los criterios de oportunidad, calidad, disponibilidad y cantidad requeridos, además de ser competitivos en precios a nivel regional.

En cumplimiento de este compromiso, los Contratistas deberán:

 Entregar al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd., previo al inicio de las actividades, un documento con la matriz de Bienes y/o Servicios por adquirir y un esquema con la descripción del proceso de búsqueda y los criterios bajo los cuales se hará la selección.

 Entregar al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd. la información estadística, discriminada por tipo de Contratista, lugar de origen, valor de la contratación/compra y porcentaje de participación local en relación al total de Bienes y/o Servicios contratados. Esta información deberá ser actualizada semestralmente durante el tiempo de ejecución del Contrato u Oferta Mercantil.

12.3. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)

El Contratista debe establecer los mecanismos idóneos para recibir, registrar, hacer seguimiento y responder de manera oportuna y precisa, las peticiones, quejas o reclamos que presenten los Grupos de Interés en relación con el desarrollo del objeto contractual. En cumplimiento de este compromiso, los Contratistas deberán:

 Entregar al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd. previo al inicio de las actividades, un procedimiento donde se establezca el sistema de atención de peticiones, quejas o reclamos.

 Implementar el sistema propuesto a partir de la fecha de inicio de las actividades.

 Entregar mensualmente al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd., la información estadística y detallada de las respuestas, incluidos los tiempos de las mismas, así como los compromisos que eventualmente sean asumidos, para realizar el debido seguimiento.

12.4. INVERSIÓN SOCIAL VOLUNTARIA

Con el propósito de impulsar procesos de relacionamiento con los Grupos de Interés locales, los Contratistas podrán libremente diseñar, financiar e implementar proyectos de inversión social voluntaria en desarrollo de políticas de Responsabilidad Social particulares. Estos proyectos serán de su entera responsabilidad y los compromisos que eventualmente adquiera con cualquier Grupo de Interés en virtud de estas inversiones, deben ser informados x Xxxxxxxx Ltd. para asegurar su cumplimiento y coherencia con la Política de Responsabilidad Social Corporativa.

En cumplimiento de este compromiso, los Contratistas deberán:

Entregar al Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd., para cada una de las iniciativas que prevea realizar, un perfil de proyecto con la descripción del objetivo, los beneficiarios, las actividades, las metas, los indicadores y las inversiones, así como informar al final del proyecto sobre los resultados alcanzados.

El desarrollo de este tipo de inversiones no es de carácter obligatorio para los Contratistas, sin embargo, este aspecto será tenido en cuenta por Xxxxxxxx Ltd. para la selección de Contratistas en futuros procesos de contratación.

13. VEHÍCULOS Y TRANSPORTE

13.1. VEHÍCULOS

Todo vehículo que ingrese y transite en las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd. debe cumplir con los siguientes requisitos:

13.1.1. ESTÁNDARES DE CARÁCTER GENERAL

a. Cinturón de Seguridad: Todos los equipos y vehículos deben tener cinturones de seguridad, deben estar funcionales y en buen estado. Para el caso de buses, busetas y vans, se debe contar con cinturones de seguridad para todos los asientos de los pasajeros.

b. Todo vehículo debe tener la documentación vigente requerida por la Ley colombiana, tales como: SOAT, tarjeta de propiedad, revisión técnico-mecánica (si aplica).

c. Conservar un estado general operativo y seguro de chasis, carrocería, cabina, platón, etc.

d. Todos los equipos deberán contar con una póliza xx xxxxxx por daños a terceros en la cual se incluya la Responsabilidad Civil Cruzada.

x. Xxxx: Mantener el pito en estado operativo con accionamiento desde la cabina del operador del equipo o vehículo.

x. Xxxxxxx de Vehículos: El mecanismo para abrir/cerrar deberá estar operativo por dentro y por fuera. No se permiten puertas con mecanismos trabados o dañados.

x. Xxxxxxx xx Xxxxxxx: Se deberán usar vidrios templados, limpios y en buen estado, no se permite circular con vidrios polarizados, rajados o faltantes. Así mismo el mecanismo eleva vidrios deberá estar en estado operativo.

h. Parabrisas: Vidrio templado (de seguridad) sin roturas ni manchas o avisos o calcomanías que impidan o limiten la visibilidad. Los limpiaparabrisas (incluida la bomba) deben estar en estado operativo, funcionales y cubrir todo el panorámico.

i. Espejos Retrovisores: Los tres espejos retrovisores (2 laterales y el de cabina) no deben tener agrietamientos, manchas o defectos que distorsionen la visibilidad.

j. Equipo de Prevención y Seguridad: Todo equipo o vehículo automotor deberá portar como mínimo el kit de carretera equipado con lo indicado en la legislación vigente.

x. Xxxxx: Las luces principales, traseras, direccionales, de frenado y reversa, deben estar operativas con la intensidad requerida y alineadas de acuerdo a las regulaciones vigentes (colores, disposición y otros).

l. Llantas: Deben permanecer en buen estado, con diseño xx xxxxxxx para todo terreno. Las bandas de rodamientos de las llantas no deberán tener más del 80% de desgaste. Deben estar libres de deformaciones y cortes y mantener las presiones recomendadas por el fabricante. La llanta de repuesto debe cumplir con el mismo estándar.

m. Tanque de combustible: Sin fuga y con la tapa correspondiente.

n. Frenos: Todos los sistemas de frenos (de servicio y parqueo) deberán estar operativos. ñ. Dirección: La dirección del equipo o vehículo no deberá presentar ningún tipo de problema mecánico, hidráulico o eléctrico.

o. Aire Acondicionado: Todos los equipos o vehículos que ingresen x Xxxxxxxx Ltd., deberán contar con sistema de aire acondicionado, el cual debe permanecer en estado operativo para las cabinas del operador o conductor y los pasajeros.

p. Extintor de Incendios: De polvo químico seco y deberá permanecer en estado operativo. El extintor debe estar firmemente asegurado, ser de fácil acceso y liberación. En vehículos livianos, automóviles, camionetas y vans, se deberá portar mínimo un extintor con capacidad para 10 lbs. Las busetas, buses y camiones deberán portar un extintor con capacidad mínima de 20 lbs. Las tractomulas deberán portar mínimo dos extintores con capacidad para 20 lbs. cada uno; el primero deberá estar ubicado en el cabezote del equipo y el segundo en el tráiler.

q. Indicadores y Medidores: Deben estar operativos: velocímetro, tacómetro, nivel de combustible, de temperatura, carga de batería, presión de aceite motor, entre otros.

r. Dispositivo Visual y Sonoro de Velocidad: Aplica para busetas, buses y vans. Deben contar con un dispositivo que permita a los pasajeros visualizar la velocidad del viaje, y de

igual forma emitir una alarma sonora que alerte tanto al operador o conductor del vehículo como a sus pasajeros, sobre la posibilidad de violación del límite de velocidad establecido.

s. Señalización: Todos los vehículos de Contratistas que ingresen x Xxxxxxxx Ltd., deben tener una identificación con el nombre y logotipo de la empresa, y una numeración para control interno. Estas identificaciones deben ir ubicadas a cada uno de los lados del vehículo o equipo y en la parte superior. El aviso de identificación debe ser fabricado en fondo reflectivo grado diamante de color amarillo limón y orla negra, sus medidas deben ser de 50 cms. X 25 cms. Deben tener cinta reflectiva grado diamante color amarillo limón de 2 pulgadas de ancho en todas las caras visibles del vehículo o equipo (Ver Anexo No. 2 – Identificación de Vehículo de Contratista).

13.1.2. ESTÁNDARES DE CARÁCTER ESPECÍFICO PARA LAS MINAS

a. El modelo de los vehículos livianos asignados al suministro de Bienes y/o Servicios, deberán ser vehículos no mayores a 5 años a partir de su fecha de matriculación.

x. Xxxxxxxx y Camionetas: Deben contar con transmisión en las cuatro ruedas (transmisión 4X4).

c. No está permitido la entrada de automóviles (tipo sedán o similares) a las áreas de la operación.

d. Los vehículos livianos1 deben estar dotados de antena Buggy Whip con una altura mínima de 4,20 metros desde el piso, bombillo operativo y banderola en buen estado. Adicionalmente deben usar luces estroboscópicas en la parte superior de la cabina. Este requerimiento no aplica para los vehículos medianos2 a menos que deban ingresar y transitar en el PIT.

e. Los vehículos para transporte de personal, distintos a buses, busetas y/o vans, deben contar con sillas ancladas al piso y techo. El transporte de personal en platones de vehículos livianos no está permitido.

13.1.3. ESTÁNDARES ESPECÍFICOS PARA EL PUERTO

Para tránsito en áreas operativas (patios de carbón) del Puerto, donde el equipo liviano interactúa con equipos pesados, se requiere que los vehículos livianos tengan los siguientes requisitos:

1VEHICULO LIVIANO: Vehículo automotor destinado al transporte de personas en la cabina y/o de carga en el platón tales como: automóviles, camperos, camionetas y microbuses.

2VEHICULO MEDIANO: Vehículo automotor destinado al transporte de carga, vehículos integrados por una unidad tractora y un semirremolque o uno o más remolques, vehículos articulados, camiones rígidos, busetas y buses.

a. El modelo de los vehículos livianos asignados al suministro de Bienes y/o Servicios, deberán ser vehículos no mayores a 5 años a partir de su fecha de matriculación.

x. Xxxxxxxx y Camionetas: Deben contar con transmisión en las cuatro ruedas (transmisión 4X4).

c. Luz Estroboscópica: El montaje de la luz estroboscópica debe garantizar que sea visible desde adelante y detrás del vehículo.

d. No está permitido la entrada de automóviles (tipo sedán o similares) o carritos (tipo golf) a los patios de carbón.

13.2. TRANSPORTE

13.2.1. TRANSPORTE DE PERSONAL

a. El Contratista se obliga a transportar por su cuenta y riesgo, todas las personas que asigne al Contrato, Oferta Mercantil u Orden de Compra, en vehículos livianos o medianos autorizados legalmente, adecuados y seguros. Los vehículos livianos automotores que el Contratista utilice para el transporte de su personal, deberán tener vigentes todas las licencias, pólizas y seguros requeridos, y cumplir con todas las normas y estándares de seguridad establecidos en la legislación y en el presente documento.

b. El Contratista no podrá transportar, bajo ninguna circunstancia, pasajeros en la tolva o en el vagón de acarreo de materiales de camiones o volquetas, ni exceder la capacidad de diseño del vehículo.

c. Todos los pasajeros deberán ir cómodamente sentados con su respectivo cinturón de seguridad abrochado. No está permitido el transporte de pasajeros por fuera de la cabina, ni pasajeros de pie.

13.2.2. TRANSPORTE DE MATERIALES

a. Los vehículos usados para el transporte de materiales, deben ser adecuados para mantener las condiciones seguras de la carga y según la clase de material, cumpliendo con las regulaciones legales vigentes.

b. El Contratista deberá cumplir las regulaciones y normas legales específicas aplicables, de acuerdo al tipo de material que deben transportar.

c. El Contratista deberá garantizar que los equipos de transporte de carga cuenten con un sistema de sujeción de cargas y también para la protección en la cabina.

d. Cuando se requiera el transporte de materiales en vehículos livianos se deberá tener en cuenta y no exceder la máxima capacidad de carga de acuerdo al diseño del vehículo.

e. Las cargas deben ir debidamente aseguradas a la carrocería. No es aceptable colocar cargas directamente sobre la cabina del vehículo (usar solo el platón del vehículo).

f. En el caso de transportar escaleras, tuberías (pvc o metálicas), perfiles metálicos (ángulos, platinas), u otros elementos, el vehículo debe disponer de estructuras adecuadas para llevar la carga en posición horizontal. Las estructuras deben proteger la cabina de

pasajeros. Así mismo, las cargas no deben sobrepasar (en la parte trasera) 1 metro de distancia y se debe colocar un aviso de “Carga Larga” de acuerdo a lo dispuesto en el Código Nacional de Tránsito.

g. Cuando el Contratista requiera transportar cilindros de gases comprimidos, tales como: oxígeno, acetileno, argón, etc.; estos deberán transportarse dentro de racks de almacenamiento acondicionados para el transporte, mantener la caperuza de protección de la válvula todo el tiempo y los cilindros deben estar en posición vertical y debidamente asegurados para evitar caídas de los mismos.

h. Para el transporte de re-exportaciones se deben utilizar vehículos de carga que tengan sistema de rastreo satelital, adicionalmente se debe aplicar el “Procedimiento de Seguridad para el Transporte de Reexportaciones”.

i. Cuando se transporte maquinaria amarilla (equipo minero) esta deberá tener incorporado, de manera permanente y en funcionamiento, un sistema de posicionamiento global u otro dispositivo de seguridad y monitoreo electrónico. De igual manera el Contratista debe portar la documentación de la maquinaria según lo establecido en la legislación vigente.

j. Cuando se realice el transporte de explosivos, el Contratista deberá cumplir con los requisitos establecidos en la legislación vigente, además del “Procedimiento para el Uso y Control de Material Explosivo” establecido por el Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd.

k. Está prohibido el transporte de materiales en la misma sección del vehículo asignada a pasajeros. Esta medida no aplica al transporte de las herramientas de mano del personal ni para elementos menores que con sano criterio no pongan en riesgo la integridad física de los pasajeros.

13.2.3. TRANSPORTE DE MERCANCÍAS PELIGROSAS

Los vehículos livianos o medianos que transporten mercancías peligrosas tales como sustancias químicas, municiones, explosivos controlados por el Departamento Control Comercio xx Xxxxx (DCCA) y combustible, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 1609 de 2002 o aquel que lo modifique o lo reemplace. Además, deberán contar con:

a. Tarjeta de Propiedad del cabezote y del tráiler.

b. Certificado de aprobación técnica del equipo.

c. El exosto debe de estar aislado, elevado y retirado del tanque.

d. El contenedor (tanque) debe contar con la señalización exigida por el decreto 1609 de 2002, o todo aquel que lo modifique o reemplace. Debe tener señalización de peligro en la parte posterior, numeración UN en todas las caras visibles del tanque y en la parte delantera de la cabina. Si se transporta más de una mercancía peligrosa, se debe portar el numero UN de la mercancía que represente mayor nivel de riesgo para el Ambiente y la población.

e. El transporte de combustible en pequeñas cantidades deberá hacerse en canecas de seguridad (safety cans), nunca en canecas plásticas u otro tipo de recipiente.

f. En el vehículo deben reposar los EPP adecuados de acuerdo a lo estipulado en el Plan de Manejo de Emergencias y la Tarjeta de Emergencias.

g. En el vehículo debe reposar la Tarjeta de Emergencia y Hoja de Seguridad para conocer los riesgos en caso de tener que manipular el material transportado.

h. Los vehículos que transportan sustancias químicas controladas por el Departamento Control Comercio xx Xxxxx (DCCA), deberán estar carpados y con llantas de acuerdo a las condiciones.

i. El trasporte de combustible y sustancias químicas controladas debe cumplir estrictamente todas las disposiciones establecidas por el Departamento de Seguridad en movimientos en ruta, especialmente las siguientes prohibiciones: paradas no autorizadas, desviación xx xxxx, llevar acompañante y la omisión del reporte xx xxxxxxxxx.

13.2.4. TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS

Los equipos que transporten hidrocarburos deben contar con:

a. Interruptor de Paro de Emergencia: El cabezote debe contar con un interruptor eléctrico central que desenergice el equipo y apague el motor desde afuera de la cabina.

b. Equipo de Recolección de Limpieza: Debe contar como mínimo con los siguientes elementos: pico y pala de material antichispa, balde, barreras, material absorbente, cuñas de diferentes tamaños, bolsas y cinta de señalización.

c. El contenedor (tanque) no debe tener fisuras, filtraciones o fugas. Las tapas, empaques y válvulas de descarga deben contar con un mecanismo que garantice el cierre hermético.

d. Pernos para Conexión Estática: El tráiler debe contar con pernos para conexión estática en bronce. Estos pernos deben estar libres de pinturas, polvo y grasas.

e. El vehículo debe contar con una defensa que sobresalga en la parte trasera del tanque, la cual proteja las válvulas y dispositivos de descarga.

f. Bicicletero: El tanque debe estar acondicionado con bicicletero, el cual debe cubrir todos los alojamientos entre los apoyos o tren de sujeción del tanque y los guardabarros del tanque, con mínimo tres cuerpos. Debe contar con cintas reflectivas.

g. Pasarela: La pasarela canal (Canoa) debe contar con superficies antideslizantes por toda la línea de circulación y en las escaleras. Todas estas superficies deben de estar libres de obstáculos y de derrames de combustibles. Se debe contar con doble línea de vida ubicadas a cada lado, las cuales deben estar tensionadas y certificadas.

h. El tanque debe contar con la señalización exigida por el decreto 1609 de 2002, o todo aquel que lo modifique o reemplace. Debe tener señalización de peligro en la parte posterior, capacidad volumétrica de los compartimentos y del total, placa UN en todas las caras visibles del tanque y en la parte delantera de la cabina.

Nota: El tanqueo de vehículos dentro de las instalaciones debe seguir las políticas y lineamientos respectivos establecidos en el documento “Control y Suministro de Combustibles a Equipos de Contratistas Autorizados” elaborado por el Departamento de Materiales xx Xxxxxxxx Ltd.

14. PROHIBICIONES ESPECÍFICAS

a. Porte y uso xx xxxxx.

b. Uso de uniformes, EPP xx Xxxxxxxx Ltd. y de otros Contratistas.

c. Salida de suministros, equipos, vehículos, partes y componentes sin autorización expresa.

d. El uso no autorizado del transporte de empleados xx Xxxxxxxx Ltd.

e. Ingreso y distribución de material publicitario de cualquier índole.

f. Laborar bajo los efectos del alcohol y/o sustancias psicoactivas, así como también el consumo de las mismas al interior de las instalaciones xx Xxxxxxxx Ltd.

g. Ingreso de bebidas alcohólicas, drogas alucinógenas, armas, material explosivo o similares y animales.

h. Usar u operar vehículos o equipos de propiedad xx Xxxxxxxx Ltd. sin tener autorización previa por escrito por parte del Usuario del Servicio y del Departamento de Seguridad xx Xxxxxxxx Ltd. En ningún caso se deberán operar vehículos o equipos sin la debida capacitación para hacerlo.

i. Ingresar objetos y bienes con fines comerciales (compra y venta).

j. Realizar construcciones o adecuaciones sin la autorización del Departamento de Construcción xx Xxxxxxxx Ltd. En especial las instalaciones y adecuaciones eléctricas requieren de autorización del Departamento Eléctrico xx Xxxxxxxx Ltd.

15. ANEXOS

ANEXO No. 1

FORMATO PARA INDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y CONTROLES ASOCIADOS A LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

	SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN			SIG-1221
				Versión 1
	FORMATO PARA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y CONTROLES ASOCIADOS A LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS			Febrero 2015
				Página 1 de 1

Este documento deberá ser diligenciado por el Contratista previo a inicio de la prestación del Servicio y entregado al Departamento de Seguridad Industrial de DLTD, El Usuario del Servicio y Administrador del Contrato y el Comprador de Contratos/Compras.
DATOS GENERALES
Empresa:		NIT:
Descripción Orden de Servicio:
Representante legal:		Supervisor de personal:
Responsable XXXX:		Gestor Ambiental:
Marque con (X) el Factor de Riesgo Presente en la Labor a Ejecutar
FACTOR DE RIESGO		FACTOR DE RIESGO
FÍSICOS	Ruido	QUÍMICOS	Material Particulado
	Iluminación		Vapores
	Temperatura		Gases
BIOLÓGICOS	Desechos Animales, Vegetales		Humos
		ERGONÓMICO	Posiciones Inadecuadas
	Mordedura y/o picadura de animales		Manejo de cargas
			Sobre esfuerzo

FACTOR DE RIESGO		FACTOR DE RIESGO
SEGURIDAD	Incendio y /o Explosión	SEGURIDAD	Caídas
	Sustancias Químicas		Atrapamientos
	Sistema Eléctrico Inadecuados y en mal estado		Proyección de partículas
			Caída de cargas
	Condiciones inseguras del sitio de trabajo		Maquinas sin protección
			Herramientas en mal estado
	Almacenamiento deficiente e inadecuado		Orden y aseo deficiente

CONTROLES QUE SE DEBEN APLICAR
Uso de Elementos de Protección Personal, de acuerdo al riesgo detectado		Inspección pre operacional a equipos y/o herramientas
Señalización de áreas		Charla de cinco minutos
Elaboración de AST		Uso de guardas
Etiqueta y Candado		Hojas de Seguridad de Sustancias
Uso de herramientas especiales		Diligenciar Permiso de trabajo
Plan de Emergencia		OTRO

• El personal de la empresa Contratista debe estar afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral. • El personal debe haber recibido Inducción Básica en Seguridad Industrial. • Para trabajos que impliquen excavaciones, trabajos en altura, trabajos en caliente, espacios confinados y trabajos eléctricos, se deberá diligenciar un permiso de Trabajo. De igual forma, el Contratista deberá mantener actualizadas para la ejecución de este tipo de labores, las correspondientes certificaciones de su personal de acuerdo a la normatividad interna y la legislación vigente (Trabajos eléctricos, Trabajo en alturas, Trabajo en Caliente, etc.)
NOTA: De acuerdo a la magnitud y riesgo de la tarea a ejecutar, la empresa Contratista deberá presentar cualquier otro documento que el Departamento de Seguridad Industrial DLTD solicite.

ANEXO No. 2 IDENTIFICACIÓN DE VEHICULO CONTRATISTA

Identificación Vehículo empresa Contratista

Orla Negra

Fondo reflectivo grado diamante de color amarillo limón

ANEXO No. 3

MODELO AVISO DE IDENTIFICACIÓN ÁREA DE CONTRATISTAS

CONTRATISTA NOMBRE DEL CONTRATISTA

60 centímetros

Fondo Blanco Letra Negra

1 Metro

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