Contract

	JURIDICA LEGAL	CÓDIGO PR-JUL-04
		VERSIÓN 07
	SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN	FECHA 01/10/2014
		PÁGINA 1 DE 8
1.	OBJETIVO:
Examinar, analizar, evaluar, definir, realizar seguimiento y verificar la ejecución de las obligaciones y actividades establecidas y/o necesarias para el cabal cumplimiento del objeto del contrato o convenio, así como la proyección y trámite de la liquidación.
2.	ALCANCE:
Desde la recepción del Oficio de Supervisión o legalización del contrato de interventoría, hasta la liquidación y/o cierre del proceso contractual.
3.	NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA:
Ver Normograma.
4.	RESPONSABLE:
• Supervisor o interventor de contratos o convenios
5.	CONDICIONES GENERALES:
Para efecto de interventoría y supervisión se contemplarán las siguientes definiciones y conceptos: Supervisión e Interventoría Contractual: Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión: consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La Interventoría: consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Nota: Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

	JURIDICA LEGAL	CÓDIGO PR-JUL-04
		VERSIÓN 07
	SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN	FECHA 01/10/2014
		PÁGINA 2 DE 8
interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual fue modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011. Liquidación: es el documento donde se realiza un balance final y definitivo sobre las cuentas surgidas en la relación contractual, determinando quien debe a quien y cuanto, así mismo este documento permite establecer los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. La liquidación del contrato puede realizarse de tres maneras, a saber: Bilateralmente, unilateralmente o por decisión judicial. De acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, o la norma que la reglamente o modifique. Facultades, Deberes y Obligaciones del Supervisor e Interventor: La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional establecido por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Para lo anterior deberá adelantar las siguientes actividades: • El supervisor o interventor debe verificar que para la ejecución del contrato o convenio, éste se encuentre debidamente perfeccionado y legalizado. • Conocer el contrato o convenio, la propuesta, estudios previos, los pliegos y los anexos técnicos. • Exigir al contratista el cumplimiento de todas las obligaciones previstas en el contrato o convenio. • Verificar que el cumplimiento de las obligaciones se de en los términos establecidos en el contrato o convenio. • Verificar que la cantidad y la calidad de los bienes suministrados correspondan a los ofrecidos por el Contratista, o sea la convenida en el contrato o convenio. • Solicitar la información que considere necesaria para el cabal y buen desarrollo del objeto del contrato, de igual manera adoptar las medidas que tiendan a una óptima ejecución del mismo. • Impartir las instrucciones por escrito al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones. • Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. • Verificar la ejecución del contrato o convenio, como requisito para efectuar los pagos al contratista, o los desembolsos del convenio. • Verificar el cumplimiento de las obligaciones para con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, ARL y aporte a las Cajas de Compensación, SENA, ICBF, si a ello hubiera lugar, durante toda FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

	JURIDICA LEGAL	CÓDIGO PR-JUL-04
		VERSIÓN 07
	SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN	FECHA 01/10/2014
		PÁGINA 3 DE 8
la vigencia del contrato o convenio, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 50 de la Ley 789 de 2002. • Informar a la Oficina Asesora Jurídica a la compañía de seguros y al Ordenador del Gasto sobre posibles incumplimientos a las obligaciones contractuales. • Vigilar que se mantengan vigentes las garantías del contrato o convenio, durante todo el plazo, hasta su liquidación y cierre del proceso. • Elaborar el acta de inicio según lo establecido en el contrato o convenio, de acuerdo con el formato incluido en el sistema SICO, la cual debe ser firmada por el Supervisor o Interventor y el contratista, subirse al aplicativo ORFEO para que haga parte del expediente virtual y su posterior inclusión en el expediente físico por parte del Grupo Interno de recursos Físicos, Área de Archivo. • Solicitar a la Oficina Asesora Jurídica, con el visto bueno del ordenador del gasto, las modificaciones al contrato o convenio, siempre y cuando las condiciones del servicio lo ameriten. • Hacer seguimiento a los informes periódicos que xxxx rendir el contratista en ejecución del contrato o convenio. • Elaborar el informe de cumplimiento frente a las obligaciones establecidas en el contrato o convenio de manera mensual, o de acuerdo con las etapas establecidas en el contrato o convenio, anexando los recibos de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, cuando haya lugar a ello, el cual se debe remitir al Grupo Interno de recursos Físicos, Área de Archivo. • Cuando el contratista presente factura de los bienes o servicios prestados, se debe verificar la forma y contenido de éste documento, previamente a la autorización del pago o desembolso, dando aplicación a lo previsto en la Ley 1231 de 2008. Dentro del proceso de liquidación el Supervisor o Interventor verificará que toda la información desarrollada y soporte de la ejecución del contrato o convenio se encuentre debidamente archivada en el expediente virtual y físico. Para efectos de la liquidación, el supervisor o interventor deberá emitir un informe final, el cual deberá contener como mínimo los datos básicos del contrato, tales como número del contrato, clase de contrato, nombre del contratista, fecha de inicio y terminación, objeto, valor, relación de modificaciones si las tuvo, constancia de la verificación de la vigencia de las garantías durante el plazo del contrato. De igual manera deberá relacionar cada una de las obligaciones y describirá las actividades que se ejecutaron para el cumplimiento de las mismas, calificando en términos de oportunidad, efectividad y calidad de los bienes o servicios, o los resultados obtenidos; por último dejará constancia que efectuó la verificación del cumplimiento de los pagos al sistema de seguridad social integral, durante toda la vigencia del contrato o convenio, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Igualmente el superior o interventor deberá delantar la liquidación del contrato o convenio, dentro de los tiempos establecidos para dicho efecto en la minuta del contrato o en su defecto en las normas de contratación vigentes para el caso. El proyecto del acta de liquidación deberá ser allegada a la Oficina Asesora Jurídica, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de expiración del plazo contractual, para revisión de la Oficina Asesora Jurídica. En todo caso la entidad liquidará los contratos o convenios dentro de los plazos máximos establecidos por la Ley. Ademas de las aquí señaladas se deben tener en cuenta las contempladas en el artículo 84 de la Ley 1474 de FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

	JURIDICA LEGAL	CÓDIGO PR-JUL-04
		VERSIÓN 07
	SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN	FECHA 01/10/2014
		PÁGINA 4 DE 8
2011. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio. Responsabilidades del Supervisor o Interventor: Se encuentran regladas en el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, que establece: “Artículo 82. Responsabilidad de los interventores. Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así: Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría. Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de esta ley”. Calidades para ser Supervisor: Cuando se vaya a designar a un supervisor de un contrato, se tendrá en cuenta que sea: • Funcionario del nivel directivo, asesor y profesional y el perfil del mismo frente al objeto del contrato a supervisor.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO)
A continuación se describen las actividades y el responsable de ejecutarlas, así como la secuencia que se debe seguir en desarrollo del procedimiento FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

JURIDICA LEGAL

SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN

CÓDIGO PR-JUL-04 VERSIÓN 07 FECHA 01/10/2014 PÁGINA 5 DE 8

FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

JURIDICA LEGAL

SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN

CÓDIGO PR-JUL-04 VERSIÓN 07 FECHA 01/10/2014 PÁGINA 6 DE 8

FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

JURIDICA LEGAL

SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN

CÓDIGO PR-JUL-04 VERSIÓN 07 FECHA 01/10/2014 PÁGINA 7 DE 8

FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014

	JURIDICA LEGAL			CÓDIGO PR-JUL-04
				VERSIÓN 07
	SUPERVISIÓN, INTERVENTORIA Y LIQUIDACIÓN			FECHA 01/10/2014
				PÁGINA 8 DE 8
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE	CÓDIGO	FÍSICO	MAGNÉTICO	APLICATIVO
Contrato	N/A	X	X	ORFEO
Acta de Inicio	N/A	X	X	SICO
Certificado de cumplimiento para trámite de pago	N/A	X	X	SICO
Elaboración de Contratos y Convenios	PR-JUL-05	N/A	X	CULTUNET
Entrada a bienes xx xxxxxxx	PR-FIS-01	N/A	X	CULTUNET
Tramite de pagos	PR-FIN-07	N/A	X	CULTUNET
8. CONTROL DE CAMBIOS
N°.	CAMBIOS REALIZADOS
01	Ver Solicitud de creación o modificación de documentos / Fecha: 25 de Noviembre de 2008
02	Ver Solicitud de creación o modificación de documentos / Fecha: 7 de Octubre de 2009
03	Ver Solicitud crear o modificar documentos. Fecha: 6 de Septiembre de 2010
04	Ver Solicitud crear o modificar documentos. Fecha: 21/12/11 Radicado ORFEO 20111100176393
05	Ver Solicitud crear o modificar documentos. Fechas: 29/02/12 Radicado ORFEO 20121100029483, y 27/04/12 Radicado ORFEO 20121100056023
06	Ver Solicitud crear o modificar documentos. Fechas: 28/10/13 Radicado ORFEO 20131100198053
ELABORÓ	REVISÓ		APROBÓ
NOMBRE: Xxxxxxx Xxxxxxxx	NOMBRE: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx		NOMBRE: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
CARGO: Asesor	CARGO: Profesional Especializado		CARGO: Jefe Oficina Asesora Jurídica
FIRMA: Original firmado	FIRMA: Original firmado		FIRMA: Original firmado
FR-05-PR-MEJ-01. V1. 18/07/2014