ANEXO B
ANEXO B
Términos de Referencia: Acuerdo x Xxxx Plazo (LTA)
Contratación de empresas para la gestión de campañas de captación de donantes individuales a través de Face to Face
Sección | Contenido |
NATURALEZA DE LA CONTRATACIÓN | Servicio de captación de nuevos donantes efectivos a través del canal Face to Face (F2F). |
ANTECEDENTES INSTITUCIONALE S | El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia UNICEF, en su calidad de Organismo de Cooperación Internacional, cuenta con un programa de cooperación cuyo objetivo general es el de acompañar los esfuerzos nacionales orientados a fomentar el cumplimiento universal de los derechos de niñas, niños, adolescentes y mujeres, a fin de que los indicadores sociales continúen mejorando en el país. |
ANTECEDENTES FACE TO FACE | En los últimos años UNICEF Ecuador viene realizando recaudación de fondos, impulsando el canal de donantes individuales, para conseguir los fondos para el financiamiento de los diferentes programas que se implementan en el país en favor de la niñez (educación, salud y nutrición, protección, agua y saneamiento y emergencias), utilizando la herramienta F2F. La herramienta F2F consiste en un equipo de captadores que abordan a las personas en diferentes lugares, para sensibilizarles sobre la situación de la niñez en Ecuador e invitarles a ser parte de la ayuda con un apoyo económico recurrente (mensual) para la misma. El abordaje se lo realiza en exteriores (Vía Pública/calle) e interiores y como centros comerciales, ferias, eventos, exposiciones, oficinas, entre otros. En los últimos años UNICEF ha implementado F2F con éxito con el objetivo de incrementar la cantidad de donantes mensuales que brinden su apoyo para que la organización pueda continuar realizando acciones en favor de la niñez del Ecuador. |
OBJETIVO DE LA PROPUESTA Y CONDICIONES LTAs | Recibir una propuesta técnica y económica (por separado) para el servicio de campañas F2F, implementando un fuerte y sostenido crecimiento en esta actividad y una estrategia clara durante los próximos 2 años, con opción a renovación por un año adicional, a través de la firma de un Acuerdo a Largo Plazo (siglas en inglés LTA) con el/los proveedores mejor calificados. Un acuerdo a largo plazo es un acuerdo no vinculante que no constituye un compromiso de compra. Pero que asegure la disponibilidad del |
servicio requerido con un marco acordado de términos y condiciones. Es importante señalar que UNICEF tiene el derecho de entrar en LTAs con más de un proveedor y el derecho de dividir la adjudicación de contratos / órdenes de compra hacia LTAs entre los titulares de LTA / LTAS si esto es del mejor interés de UNICEF. El proveedor debe tener en cuenta que los LTAs se considerarán no exclusivos, que las cantidades estimadas se basan en las previsiones de necesidades y que la emisión de LTA no es un compromiso por parte de UNICEF de cualquier orden de compra / contrato con LTA / LTAS. El LTA o LTAS resultante puede ser compartido con otras oficinas del UNICEF y / u Organizaciones de las Naciones Unidas y por lo tanto resultar en órdenes de compra / contratos emitidos por otras oficinas bajo los mismos términos y condiciones. UNICEF revisará el cumplimiento de la propuesta técnica y el desempeño del proveedor cada 6 meses, reservándose el derecho a rescindir el LTA si el resultado de la evaluación no es satisfactorio. En cuanto a la propuesta económica, se mantendrá de acuerdo a la propuesta recibida y únicamente podrá ser modificada por una causa extraordinaria y de alto impacto en la vida socio/económica del país, previa la evaluación correspondiente. | |
ALCANCE DEL TRABAJO REQUERIDO | 1) SERVICIOS REQUERIDOS a) Llevar a cabo campañas de recaudación de fondos Face to Face (cara a cara) en exteriores (vía pública-parques-calle) e interiores (eventos, ferias, exposiciones, centros comerciales, oficinas, residencias, negocios, etc.), en territorios definidos según lo acordado con UNICEF, para solicitar donaciones regulares (mensuales). Esto significa recolectar formularios/cupones de autorización de donación que permiten deducir/cargar un valor fijo mensual de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria del donante. b) La empresa debe tomar medidas para garantizar que ni ellos ni sus representantes soliciten, obtengan o acepten donaciones en efectivo o cualquier otra donación excepto de conformidad con el formulario/cupón debidamente llenado y firmado por el donante. c) Asegurar y preparar los lugares para realizar la captación de fondos, para lo cual deberá buscar, planificar, gestionar autorizaciones y programar las zonas, lugares y eventos para realizar el trabajo, lo cual deberá ser conocido y aprobado |
previamente por UNICEF. Adicionalmente, la empresa deberá presentar el plan de medidas de bio seguridad ajustadas a cada uno de los lugares previamente mencionados. d) Reclutar, entrenar y retener a los captadores de fondos y supervisores para que estén listos para realizar la campaña de recaudación de fondos face to face. i) La empresa realizará su proceso de selección tomando como base las recomendaciones y los perfiles solicitados por UNICEF para los dos cargos (captadores y supervisores). ii) La capacitación deberá incluir temas técnicos de recaudación de fondos, ventas e información de UNICEF, sus programas y operativa de la actividad. iii) La empresa deberá implementar acciones de motivación y retención para los captadores y supervisores. iv) La empresa y sus procesos deberán cumplir con los lineamientos sugeridos por UNICEF en torno a confidencialidad, PSEA, entre otros. e) La empresa deberá asegurarse cumplir con todas las recomendaciones y guías de ética y transparencia que UNICEF requiera. Así como contar con procedimientos para garantizar la calidad de la gestión y para minimizar el riesgo de comportamiento fraudulento. f) La empresa deberá llevar a cabo la técnica de Mistery shopper (cliente fantasma) a través de un tercero, para realizar inspecciones al azar de forma regular, (al menos 3 veces al año), para garantizar el desempeño cualitativo y el comportamiento adecuado de los captadores y proporcionará los informes respectivos a UNICEF. g) La empresa deberá garantizar el cumplimiento de obligaciones con sus empleados, proveedores y los entes de control. h) La empresa deberá entregar los reportes diarios, semanales, mensuales y/o anuales previo acuerdo con UNICEF, en las fechas solicitadas y de acuerdo a los formatos requeridos. Deberá también entregar los respaldos originales físicos y escaneados con la respectiva codificación acordada con UNICEF. Todos los formularios |
físicos y digitales deberán tener una cadena de seguridad para su manejo, respetando las leyes y regulaciones existentes y futuras relacionadas con la privacidad y seguridad de datos. Deberá contar con un sistema de almacenamiento de datos (FTP), para garantizar la seguridad de la información. i) Xxxxxxx quejas y reclamos que se puedan dar sobre la campaña de captación de recursos e informar a UNICEF sobre las medidas tomadas para solucionar el impase. j) La empresa deberá participar en reuniones regulares con personal de UNICEF para coordinar acciones y realizar evaluaciones de la gestión. k) La empresa deberá estar siempre orientada a buscar el mejoramiento continuo, incorporando ideas innovadoras para facilitar la captación de donantes. l) La empresa deberá estar abierta y dispuesta a incorporar nuevas maneras de gestionar la captación de donantes y contar con un plan de contingencia de acuerdo a los distintos contextos sociales, culturales o económicos que se puedan presentar. 2) Equipos de trabajo: a) El proveedor deberá consolidar un equipo de al menos 4 captadores y un supervisor para el inicio del convenio, con la visión de crecer más equipos, según sea necesario y para cumplir las metas definidas por UNICEF. b) La necesidad de cobertura es en las principales ciudades del país con opción de ampliación a todas las provincias. Los costos de movilización, hospedaje y viáticos serán cubiertos por la empresa. c) El horario de trabajo de los captadores deberá ser flexible pudiendo laborar en la mañana, tarde y/o noche. Según las necesidades de cada campaña. d) Los días de trabajo deberán ser flexibles de lunes a viernes, xxxxxxx, xxxxxxxx y/o feriados. Según las necesidades de cada campaña. e) El equipo de trabajo deberá utilizar el uniforme y los materiales de apoyo que serán entregado por UNICEF. |
f) La empresa deberá proporcionar a su equipo las credenciales de identificación de la empresa en base al diseño previamente aprobado por UNICEF. g) La empresa deberá contar con procesos de custodia de los materiales usados y sin usar entregadas a su personal. Nota: el proveedor deberá indicar el plazo que requiere para el inicio de la contratación/gestión. | |
OBJETIVOS DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS | • Incrementar la cantidad de nuevos donantes mensuales de UNICEF captados a través del canal F2F durante la vigencia del LTA. • Lograr una calidad óptima de los nuevos donantes captados de acuerdo a los parámetros de calidad definidos por UNICEF. |
CONDICIONES ESPECIALES | - CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: UNICEF maneja altos estándares de seguridad y manejo de la información de base de datos, por lo que es necesario que se envíe la política y esquemas de seguridad que maneja la empresa y se firmará también un acuerdo de confidencialidad entre las partes junto a la firma del contrato. - Contar con un plan de contingencia que permita la continuidad del servicio ante cualquier eventualidad que pudiera presentarse el cual debe ser presentado en la propuesta técnica. - UNICEF se reserva el derecho a revisar al proveedor en sus obligaciones ante organismos reguladores de control. - UNICEF se reserva el derecho a realizar una visita a sus instalaciones previo al cierre del proceso. - Es importante señalar que, para toda la gestión del proveedor, UNICEF proporciona los insumos necesarios. Además, realizará reuniones periódicas para evaluar la gestión, dar retroalimentación y recoger inquietudes para poder tomar medidas correctivas que permitan mejorar los resultados, si fuera del caso. - En caso de no contar con los requerimientos mínimos exigidos y acordados, o en el caso de que exista un incumplimiento a lo mencionado como responsabilidades en el contrato, unilateralmente UNICEF podrá dar por terminado la contratación del servicio. - En el caso de que UNICEF lo considere necesario se solicitará una cláusula de exclusividad por línea de negocio o actividad comercial. |
CRONOGRAMA DE PAGOS | -Los pagos se realizan en base a donantes efectivamente cobrados. -Las fechas de entrega de esta información serán previamente acordadas entre las partes. - Es política de UNICEF realizar los pagos hasta 30 días luego de haber recibido la factura correspondiente. - UNICEF no realiza pagos anticipados. |
PRESENTACION DE LA PROPUESTA TECNICA | Para que la propuesta técnica sea considerada válida, se deberá detallar y argumentar los siguientes puntos: 1) Estructura/Infraestructura de la empresa: a) Infraestructura física y ubicación de la oficina b) Organigrama de la empresa y la estructura del equipo que trabajará con la cuenta de UNICEF. c) Elementos técnicos disponibles que incluyan software para la gestión de la información, sistemas de almacenamiento de datos, seguridades para el manejo de la información, y un sistema para compartir información de forma digital y segura (FTP). d) Proyección de crecimiento. |
UNICEF podrá visitar las instalaciones del proveedor como parte de la evaluación técnica | |
2) Experiencia: se requiere empresas con al menos 2 años de experiencia en el mercado prestando servicios de: a) Captación de donantes/recaudación de fondos (preferible). b) Impulsación de productos o servicios c) Ventas/visitas puerta a puerta d) Ventas en segmento corporativo/empresarial e) Activación de marcas f) Manejo de fuerzas de ventas g) Experiencia en selección de personal y capacitación | |
NOTAS: - Se podrá tomar en cuenta y evaluar los años de experiencia de los directivos de la empresa en recaudación/captación de donantes en caso de que la empresa tenga menos de 2 años de experiencia. Enviar CVs de los directivos. - Enviar al menos 3 referencias de clientes actuales con los que esté trabajando la empresa. | |
3) Escenarios - Los proveedores deberán enviar su propuesta técnica indicando el número de donantes recurrentes (pledge), cuya donación se haya hecho efectiva, detallando el monto promedio de donación mensual, en los siguientes escenarios: - Escenario 1: Deberán presentar una proyección con el número mínimo de donantes recurrentes (pledge) a captar. |
Este escenario corresponde al mínimo de donantes que requerirían para mantener un funcionamiento rentable del modelo de negocio propuesto. - Escenario 2: Deberán enviar una proyección con su máxima expectativa de donantes recurrentes (pledge) a conseguir. Este escenario corresponde al máximo de donantes que la empresa plantea conseguir acorde a su equipo y metodología. Las proyecciones se deberán hacer a 36 meses, con información mensual y subtotales anuales. Se deberá presentar los justificativos correspondientes para cada escenario, que deberían considerar al menos, número de facers, días y horarios de trabajo por mes, posibles locaciones, ideas creativas para captación de donantes, etc. Los parámetros de calificación de la propuesta técnica se indican en el anexo A. ** EN LA PROPUESTA TÉCNICA NO SE DEBE INCLUIR NINGUN COSTO O VALOR REFERENCIAL. ** | |
PRESENTACIÓN PROPUESTA ECONÓMICA | La propuesta económica mensual de la operación deberá detallar: • Tarifa por donante recurrente (dona todos los meses) cuya donación se haya hecho efectiva. • Tarifa por donación no recurrente (dona una sola vez). • La oferta económica deberá estar válida por un período de 180 días. • Debe ser presentada en el formato del Anexo C. Nota: Todos los costos de operación deben estar incluidos en estas tarifas. Para UNICEF es muy importante la calidad de la información de los donantes captados y la efectividad de cobranza a largo plazo. Esto influencia sus procesos internos y la gestión de pago a los proveedores. |
CRITERIOS DE EVALUACIÓN | El proceso de selección se llevará a cabo a través de la revisión de la propuesta técnica y económica. La propuesta técnica será calificada según el cuadro adjunto y de la siguiente manera: |
El puntaje mínimo que debe alcanzar una propuesta técnica para que se proceda a evaluar la propuesta económica es de 50 puntos. La propuesta económica tendrá un puntaje de 30 puntos. Y deberá ser presentada en un desglose por producto y la totalización del proyecto. | |
CALIFICACIÓN DEL PROVEEDOR | Documentos legales que debe presentar la empresa u organización: |
Debido al nivel de trabajo que UNICEF Ecuador podría tener con su empresa, informamos a ustedes que se llevará a cabo una evaluación adicional como parte de nuestro procedimiento interno. | |
En este sentido, agradecemos nos proporcione la siguiente documentación: | |
A) Documentos Generales | |
• Copia del RUC. • Certificado bancario | |
B) Copia de la constitución de la empresa y nombramiento de Representante Legal. | |
C) Número de registro de su empresa en la página xxx Xxxxxxx Global de las Naciones Unidas (UNGM) y en caso de que no esté registrado solicitamos inscribirse como mínimo, en las etapas Básica y Xxxxx 0. |
Para el proceso de registro, se adjuntan las instrucciones respectivas de UNGM que se encuentran en: xxxxx://xxx.xxxx.xxx/Xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx Por favor tomar en cuenta que la plataforma es gratuita y no requiere realizar ningún pago ni suscripción. D) Recordamos a usted sobre la Política de Conducta de UNICEF para Promover la Protección y Salvaguarda de los Niños (la Política), especialmente las Secciones 4.2 y 6.1 que establecen lo siguiente: “4.1: UNICEF civil society partners, suppliers or vendors (including corporate consultants and contractors, and academic or research institutions), UNICEF corporate partners, and UNICEF National Committees are expected to ensure that their personnel report all reasonable suspicions that a UNICEF staff member or non-staff personnel, or a UNICEF individual consultant or contractor, has engaged in conduct that is prohibited under this Policy. 6.1: UNICEF will promote the adoption by UNICEF’s commercial vendors and suppliers of robust policies for the protection and safeguarding of children. UNICEF will regard the adoption of such policies as a positive factor when selecting vendors and suppliers (revise el siguiente link) xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/Xxxxxxxxx_Xxxxxxxxx _06-16_Child_Safeguarding_Policy_-_1_July_2016_Final.pdf Toda la documentación solicitada en los literales A y B debe ser enviada como anexo a la propuesta técnica. Puede ser en archivos separados. | |
Validez de la oferta | La oferta debe tener validez de al menos 120 días |
Requisitos generales para la presentación de las propuestas | Las empresas que deseen participar en este proceso deben ingresar la información relevante y los enlaces de descarga de las propuestas en el siguiente formulario xxxxx://xxx.xx/0XxxxXX Se debe tomar en cuenta que la propuesta técnica y la propuesta económica deben ser dos (2) archivos separados y se pueden colocar los enlaces de WeTransfer o Google Drive. El primer archivo, que debe contener la propuesta técnica se debe incluir la presentación de la empresa, certificaciones, experiencia, registros sanitarios e información legal de constitución. (Esta propuesta no debe incluir ningún tipo de costo, precio o montos referenciales) y el otro archivo con la oferta económica de la manera más desagregada posible. Ambos archivos deben guardarse en formato no editable (PDF o JPG), y su apertura de preferencia debe estar protegida por una contraseña. En caso de no poder encriptar con contraseña, los enlaces pueden contener |
los archivos en formato ZIP o RAR (De igual manera encriptados con contraseña). El archivo debe nombrarse indicando el Nro. de referencia de la licitación y el nombre del oferente, por ejemplo: RFPS2020- 9162238- NOMBREDELOFERENTE-Propuesta Tecnica.pdf y RFPS2020- 9162238 NOMBREDELOFERENTE-PropuestaEconómica.pdf En el nombre del archivo deben evitarse los caracteres especiales, acentos, etc. Los archivos protegidos por contraseña deben cargarse en WeTransfer o Google drive de manera separada y el enlace a los archivos se debe colocar en el formulario dentro de los plazos estipulados y deben estar identificados con el Nro. De referencia de la licitación y el texto “postulación”, por ejemplo: “POSTULACION RFPS2020- 9162238.” Cada archivo debe tener una clave distinta y dichas claves deben ser colocadas en el formulario que automáticamente las enviará por correo a XxxXxxxxxXxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx. Todas las propuestas que no cumplan estos requerimientos no serán tomadas en consideración. Es importante destacar que UNICEF se reserva el derecho de contratar la | |
DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS | 1. Ingresar al formulario 2. Seleccionar el número de licitación, colocar el RUC de la empresa, nombre de la empresa, nombre de la persona de contacto, teléfono de persona de contacto y correo electrónico de la persona de contacto, en los campos correspondientes. 3. Crear la propuesta técnica y cargarla a WeTransfer, Google Drive o WinRAR. (Debe estar en formato no editable PDF, JPG y protegido con clave). Colocar el enlace para descarga del archivo en el #7 del formulario. No debe incluir precios referenciales ni datos económicos. 4. Crear la propuesta económica y cargarla a WeTransfer, Google Drive o WinRAR. (Debe estar en formato no editable PDF, JPG y protegido con clave). Colocar el enlace para descarga del archivo en el #8 del formulario. |
5. En el caso de que desee incluir algún enlace hacer el proceso similar de la propuesta técnica y económica en el #9 del formulario. 6. Colocar la clave de la propuesta técnica en el #10 7. Colocar la clave de la propuesta económica en el #11 | |
CRONOGRAMA DE LA LICITACIÓN | Lanzamiento de la licitación: 13/10/2020 Sesión de preguntas: 22/10/2020 11:00 A.M Segunda Sesión: 11/11/2020 10:00 a.m Recepción de ofertas: 30/10/2020 Extensión Recepción de ofertas: 23/11/2020 |
REUNIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS | El enlace para acceder a la reunión de preguntas y respuestas es el siguiente: |