ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM MANUEL MURILLO TORO DE IBAGUE
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX DE IBAGUE
De conformidad con lo dispuesto por la Ley 115 de 1994, 715 de 2001. 80 de 1993
decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Decreto 1510 de 2013, Acuerdo No 03 xx Xxxxx 06 de 2014 para adelantar el proceso de contratación que no supera los 12 SMLMV se presenta el siguiente estudio previo y de conveniencia y oportunidad.
1. DESCRIPCCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER Y JUSTIFICACION :
LA INSTITUCION EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX, está al servicio
de la comunidad educativa, y se desarrolla con fundamento en los principios constitucionales, sin perjuicio de la aplicación de los demás principios generales y especiales que rigen la actividad de la Administración Pública y de los servidores públicos.
Considerando lo establecido en la ley 715 de 2001, el decreto 4791 de 2008, se analiza la conveniencia de suscribir el presente contrato de Servicio de Mantenimiento, actualización y soporte del software administrativo SYSCAFE, en la institución educativa XXXX Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx
LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA, dando cumplimiento al Capítulo VI, Art.15 del Decreto 1510 de 2013 y decreto 1082 de 2015, realizo el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo.
El artículo 3 de la Ley 80 de 1993, consagra que, los servidores Públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados y a su vez, el numeral 7 del artículo 25 de la misma norma precisa que toda contratación que celebren las entidades públicas, debe obedecer a unos objetivos y propósitos previamente señalados en el objeto a contratar.
La Institución Educativa INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX Ibagué, no tiene personal de planta para brindar el Servicio de Mantenimiento a que se ha hecho referencia. Es importante entonces que, la Institución adopte los mecanismos necesarios para satisfacer esta necesidad, para el cumplimiento de los objetivos propuestos como es la eficiencia y la eficacia en el manejo de los recursos y los procedimientos
establecidos para cada una de las actividades a desarrollar en procura de contar con un servicio oportuno y eficiente.
La Institución educativa INEM XXXXXX XXXXXXX XXXX DE IBAGUE con el ánimo de dar cumplimiento a su misión y visión y para brindar bienestar a la comunidad Educativa, requiere contratar el servicio de Mantenimiento y actualización del software, puesto que ello facilita los procesos legales y constitucionales atribuidos a la Institución mediante el Plan Educativo Institucional, buscando así garantizar el normal funcionamiento del software Teniendo en cuenta entonces que, la Institución educativa carece de este tipo de personal nombrado para atender esta área, se requiere de la contratación de dicho servicio.
La institución educativa necesita el mantenimiento, soporte y actualización del software SysCafe, por lo tanto es necesario adquirir estos servicios con el fin de garantizar un mejor servicio en Almacén, Contabilidad, Presupuesto y Tesorería de la institución
Por la razón expuesta y dando aplicación al Manual de contratación interno de la institución artículo 25, verificando que el gasto se encuentra planeado y aprobado en él, presupuesto para la vigencia 2018, deberá procederse a ejecutar los recursos necesarios para contratar este servicio
Esta contratación le permitirá a la institución garantizar la correcta, adecuada y oportuna prestación del servicio en bienestar de toda la comunidad educativa.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR:
El contrato que se pretende celebrar es de: Mantenimiento
2.1 CLASIFICACION DEL SERVICIO EN EL SISTEMA
UNSPSC | DESCRIPCION |
81112210 | Servicio de Mantenimiento, actualización y soporte del software administrativo SYSCAFE, del INEM |
2.2 OBJETO: | SERVICIO DE MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y SOPORTE DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO SYSCAFE, EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX. |
2.3 PLAZO: | A PARTIR DE LA FIRMA DEL ACTA DE INICIACIÓN HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 2018 |
2.4 VALOR: | EL VALOR ESTIMADO DEL PRESENTE CONTRATO SERÁ HASTA POR LA SUMA DE: DOS MILLONES DOSCIENTOS CINCO MIL PESOS ($2.205.000.00) M/CTE.- LOS CUALES SE DESTINARÁN A LA |
CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS EN MENCIÓN. | |
2.5 LUGAR DE EJECUCION Y/O ENTREGA: | INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX, SEDE PRINCIPAL. |
2.6. SUPERVISIÓN Y CONTROL
La vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA será ejercida por la funcionaria, señora XXXX XXXXXX XXXXXXX profesional universitario grado 12, y será responsable de aprobar los pagos, los informes que presente EL CONTRATISTA, de proyectar el acta de liquidación definitiva del contrato, cuando sea el caso, con las excepciones contempladas en el artículo 217 Decreto 019 de 2012.
3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS
Se precisan las especificaciones que se requieren para esta contratación así: Empresario con experiencia acreditada y con amplio reconocimiento en el manejo de servicios de sistematización, que cuente con equipo humano idóneo y disponible para el desarrollo de las actividades que se contratan Servicio de Mantenimiento, actualización y soporte del software administrativo, que garantice su funcionamiento normal dentro del periodo que cubre el contrato,
3.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN CUMPLIMIENTO DEL OBJETO.
asistencia técnica requerida por el uso del software Syscafe, prestada mediante soporte telefónico, por internet, hasta seis (6) visitas a las instalaciones de la institución educativa, actualizaciones del software y corrección de imperfecciones del mismo. Esta asistencia tiene como fin garantizar el permanente funcionamiento del software, el contratista se compromete a realizar personalmente y bajo su responsabilidad la ejecución del contrato. OTRAS OBLIGACIONES: Adicional a lo anterior también se tendrán las siguientes obligaciones: 1- Suministrar toda la información requerida por el supervisor. 2. Cumplir con las obligaciones del de sistema de seguridad social en los términos señalados en la circular conjunta No 0001 de 2004, expedida por el Ministerio de la Protección Social. 3. Cumplir con lo ordenado en el decreto 1069 de diciembre 19 de 2006, por medio del cual se estableció el código de ética y valores de la Alcaldía Municipal de Ibagué, el cual en su artículo 18 reza “todo contratista o personal vinculado independientemente del trabajo que realice con la administración, deberá cumplir con todos los aspectos establecidos en el código de ética.
1. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO .
LA INSTITUCION EDUCATIVA cuenta con un presupuesto total para la ejecución del contrato de hasta la suma de: DOS MILLONES DOSCIENTOS CINCO MIL
PESOS ($2.205.000.00) PESOS M/CTE, monto que incluye retenciones, impuestos, tasas, contribuciones y todo costo directo e indirecto que la ejecu ción conlleve. Para atender el presente compromiso, se cuenta con la Disponibilidad Presupuestal No.CD0 2018008 de 23 Enero de 2018, del presupuesto de Fondos de Servicios Educativos de la vigencia 2018. Este contrato se pagara con cargo al Rubro: Mantenimiento mobiliario y equipo Fuente: Recursos propios
5. REQUISITOS HABILITANTES:
PERSONA NATURAL .
1.Ser mayor de dieciocho (18) años, No estar expresamente inhabilitado por decisión judicial o administrativa.
2 .No estar incurso en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar derivadas de la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007
3 .Acreditar que tiene la capacidad para desarrollar el objeto contractual tributariamente con el RUT y comercialmente certificado actualizado fecha de expedición mínimo treinta días, cámara de comercio
4 .Fotocopia de la cédula de ciudadanía
5. Certificado actualizado de antecedentes judiciales de la policía nacional, fiscales y de procuraduría, certificación sistema de registro nacional medidas correctivas RNMC
6. Pagos de seguridad social salud, pensión y riesgos profesionales para independientes,
5 Formato único de Hoja de vida de la persona natural
6. Copia de la tarjeta profesional, para servicios profesionales y COPNIA para los contratos de obra
7. Carta de presentación de la propuesta
8. Presentar al momento de la suscripción del contrato:
El pago de las estampillas xx xxx Procultura 1.5%, pro anciano 2 %, del valor total del contrato.
6. GARANTIAS
De conformidad con lo previsto en el Decreto 1082 de 2015 y/o artículo 77 del Decreto 1510 del 2013 se puede prescindir de la solicitud de las garantías
Ibagué, Enero 23 de 2018
XXXXX SSAIR XXXXXXX XXXXXX
Rector
Proyecto.
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Asesora jurídica externa
(ORIGINAL FIRMADO)
CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS No. 006
CIUDAD Y FECHA | IBAGUÈ, 24 DE ENERO DE 2018 |
COTRATISTA: | SYSCAFE S.A.S. XXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXX, Gerente |
NIT/C.C.C | 900083058-7 |
OBJETO: | PRESTACIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y SOPORTE DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO SYSCAFE, EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX” XX XXXXXX |
PLAZO: | A PARTIR DEL ACTA DE INICIO HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 2018 |
VALOR: | EL VALOR DEL PRESENTE CONTRATO ES POR LA SUMA DE DOS MILLONES DOSCIENTOS CINCO MIL PESOS ($2.205.000,00) M/CTE.- |
XXXXX SSAIR XXXXXXX XXXXXX, mayor de edad, vecino de Ibagué, identificado con cédula de ciudadanía Nº 93.414.342 de Ibagué, en la calidad de Rector, Ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos de La institución educativa INEM “XXXXXX XXXXXXX XXXX” xx Xxxxxx, NIT: 800093734-8 de conformidad con el Decreto No 4791 de 2008, designado como rector según Resolución No. 001429 xx Xxxx 10 de 2017 y que para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATANTE, debidamente autorizado y SYSCAFE S.A.S. NIT: 900083058-7, cuyo representante legal – Gerente es XXXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXX, identificado con CC No. 93.406.469 de Ibagué, empresa con domicilio en Ibagué en la Carrera 3 No. 38 A 18, con matrícula en la Cámara de Ibagué, quien para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos celebrado el presente contrato de prestación de servicios, previa las siguientes consideraciones: 1) Que en los estudios previos para dicha Contratación se expusieron las necesidades y beneficios en la ejecución del Contrato. Para procesos contractuales cuyo monto definido sea igual o inferior a 12 smlmv se requerirá una cotización según Acuerdo No. 03 xx Xxxxx 06 de 2014, este contrato se regula por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO.- Servicio de Mantenimiento, actualización y soporte del software administrativo SYSCAFE, en la institución educativa INEM Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx. SEGUNDA: LUGAR.- Para la prestación de dicho servicio se designa como único sitio la planta física de la sede principal del INEM.- TERCERA: DURACIÓN.- La duración del presente será partir de la firma del acta de iniciación hasta Noviembre 30 de 2018. CUARTA: VALOR Y FORMA DE PAGO.- El valor del presente contrato es por la suma de: DOS MILLÓNES DOSCIENTOS CINCO MIL PESOS ($2.205.000,00) MONEDA
CORRIENTE, pagaderos por el CONTRATANTE de la siguiente manera: Dos (2)
cuotas de $ 1.102.500.000.00 c/u., la 1ª. En el mes xx Xxxxx y la 2ª. Cuota en el mes de Noviembre de 2018, previo recibo a satisfacción expedido por el Supervisor del Contrato que sea delegado para tal fin. QUINTA: OBLIGACIONES: A) DEL CONTRATISTA.- El Contratista se compromete a realizar los siguientes trabajos: así: asistencia técnica requerida por el uso del software Syscafe, prestada mediante soporte telefónico, por internet, hasta seis (6) visitas a las instalaciones de la institución educativa, actualizaciones del software y corrección de imperfecciones del mismo. Esta asistencia tiene como fin garantizar el permanente funcionamiento del software, el contratista se compromete a realizar personalmente y bajo su responsabilidad la ejecución del contrato B) DEL CONTRATANTE.- El Contratante se compromete: a) Facilitar la información necesaria que solicite el contratista para el cumplimiento del presente contrato. b) Cancelar el valor del Contrato, dentro del plazo establecido. SEXTA: APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.- El valor del gasto que ocasione el presente contrato lo pagará la institución educativa XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXX con cargo al rubro de, Mantenimiento mobiliario y equipo, código 2.2.4. Mantenimiento Mobiliario y equipo, Disponibilidad No.CD0 2018008 de 23 Enero de 2018, del presupuesto de Fondos de Servicios Educativos de la vigencia 2018, Registro Presupuestal No. RG0 2018008 de 24 Enero de 2018. SÉPTIMA: PENAL PECUNIARIA.- El
incumplimiento por parte del CONTRATISTA, de cualquiera de las obligaciones que contrae en éste contrato, faculta al INEM para imponerle multa por valor equivalente al 10% del valor del contrato. En el caso xx xxxx o incumplimiento parcial el INEM, podrá imponer al CONTRATISTA, multas que serán directamente proporcionales al valor del contrato, y a los perjuicios que sufra el INEM las cuales no serán inferior al 5% del valor del contrato; por incumplimiento total del contrato, la multa no será inferior al 20% del valor del mismo. OCTAVA: APLICACIÓN DE LAS MULTAS Y LA CLAUSULA PENAL.- El valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria ingresará al presupuesto del Fondo de Servicios Educativos de la vigencia 2018 contempladas por la Ley 80 de 1993, y se cobrará por jurisdicción coactiva. NOVENA: CADUCIDAD.- El Contratante podrá declarar la caducidad administrativa de éste cuando se configure cualquiera de las causales contempladas en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993. mediante resolución motivada por el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. DECIMA: SUPERVISIÓN.- Designar como Supervisor del presente Contrato a la funcionaria, XXXX XXXXXX XXXXXXX profesional universitario grado 12, o quien en el futuro haga sus veces y tendrá entre otras funciones las siguientes: 1) La vigilancia y control de la ejecución del Contrato.
2) Hacer recomendaciones y sugerencias al CONTRATISTA con respecto a la ejecución del contrato. 3) Expedir certificación de cumplimiento a satisfacción de los servicios prestados, si fuere el caso.4) Allegar a la carpeta correspondiente de toda la documentación original que se genere en relación con el contrato. DÉCIMA PRIMERA: CESION.- EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato, a ningún título sin autorización escrita otorgada previamente por el contratante. DÉCIMA SEGUNDA: TERMINACION, MODIFICACION E INTERPRETACION
UNILATERAL.- El contratante podrá hacer modificaciones o dar por terminado unilateralmente éste contrato cuando concurran las condiciones establecidas en el artículo 15 a 17 de la Ley 80 de 1993. PARAGRAFO: TERMINACION POR MUTUO ACUERDO. Las partes acuerdan que cuando se presenten circunstancias que afecten tanto al contratista como al contratante, se podrá dar por terminado el presente contrato por mutuo acuerdo sin que implique sanción para ninguna de las partes. DECIMA TERCERA: INEXISTENCIA DE RELACION LABORAL. Para todos
los efectos legales de este contrato se deja expresa constancia de que no existe vínculo laboral alguno entre el contratista y el contratante, por lo tanto, no habrá lugar a reconocimiento alguno por prestaciones sociales o cualquiera otra erogación diferente a los honorarios aquí pactados. DÉCIMA CUARTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- EL CONTRATISTA, manifiesta que no se haya incurso en las prohibiciones de que tratan en la Ley 80 de 1993. DECIMA QUINTA: LIQUIDACION: El marco normativo para la liquidación del contrato se encuentra prevista en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 con las excepciones preceptuadas en el artículo 217 del Decreto 019 de 2012 para los contratos de apoyo a la gestión y prestación de servicios profesionales que no requieren liquidación. DECIMA SEXTA: GARANTIAS: De conformidad con el art 77 del Decreto 1510 de 2013 – 1082 de 2015 no se exige póliza para este tipo de contratación. DECIMA SEPTIMA: PERFECCIONAMIENTO Y VALIDEZ- El presente contrato, requiere para su perfeccionamiento y validez: a) Certificado de disponibilidad presupuestal b) Certificado de Antecedentes Disciplinarios, Fiscales, judiciales c) Fotocopia del RUT actualizado. d) Afiliación al sistema de seguridad social (EPS salud y fondo de pensiones y riesgos profesionales). e) Fotocopia cédula de ciudadanía. f) Formato único Hoja de vida diligenciada. g) certificación sistema de registro nacional medidas correctivas RNMC. i) Consignación de estampillas pro-cultura 1.5% y pro- ancianos equivalente al 2% respectivamente sobre el valor total del Contrato. DECIMA OCTAVA : INDEMNIDAD. El Contratista se obliga a indemnizar a LA INSTITUCION EDUCATIVA con ocasión de la violación o el incumplimiento de las obligaciones previstas en el presente Contrato. El Contratista se obliga a mantener indemne a la Entidad Estatal contratante de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que tengan como causa sus actuaciones hasta por el monto del daño o perjuicio causado. El Contratista mantendrá indemne a la Entidad Estatal contratante por cualquier obligación de carácter laboral o relacionado que se originen en el incumplimiento de las obligaciones laborales que el Contratista asume frente al personal, subordinados o terceros que se vinculen a la ejecución de las obligaciones derivadas del presente Contrato. DECIMA NOVENA - DOMICILIO. Las partes acuerdan como domicilio para todos los efectos legales a que hubiere lugar el Municipio de Ibagué. En constancia de lo anterior se firma en la ciudad de Ibagué, a los Veinticuatro (24) días del mes de Enero de 2018.
EL CONTRATANTE, EL CONTRATISTA,
XXXXX SSAIR XXXXXXX XXXXXX SYSCAFE S. A. S.
NIT: 900083058-7
Proyecto
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Asesora jurídica