CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE PRODUCCIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y REALIZACION DE LA INAUGURACIÓN Y CLAUSURA DE LOS XXIV JUEGOS SUDAMERICANOS ESCOLARES A REALIZARSE EN LA CIUDAD DE AREQUIPA – PERÚ 2018.

REQUERIMIENTO Nº4863-SIGA-IPD-DNRPD

CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE PRODUCCIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y REALIZACION DE LA INAUGURACIÓN Y CLAUSURA DE LOS XXIV JUEGOS SUDAMERICANOS ESCOLARES A REALIZARSE EN LA CIUDAD DE AREQUIPA – PERÚ 2018.

1. FINALIDAD PÚBLICA

Esta contratación del servicio tiene por finalidad, desarrollar la producción, organización, dirección y realización de la inauguración y clausura, asegurando la calidad de ambos que conlleve a visibilizar la realización de los XXIV Juegos Sudamericanos Escolares que se realizaran en la ciudad de Arequipa – Perú 2018, de manera que los participantes fortalezcan lazos de amistad y la aceptación de las diferentes costumbres y prácticas sociales a través del deporte y promover los mecanismos de cooperación bilateral, multilateral y sub –regional entre los países, tendientes a la superación de los niveles deportivos.

2. DENOMINACION DE LA CONTRATACIÓN

Contratación del Servicio de producción, organización, dirección y realización de la Inauguración y Clausura de los XXIV Juegos Sudamericanos Escolares a realizarse en la ciudad de Arequipa – Perú 2018.

3. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

 OBJETO GENERAL:

La Dirección Nacional de Recreación y Promoción del Deporte requiere contratar los servicios de una persona jurídica o natural que brinde el Servicio de producción, organización, dirección y realización de la Inauguración y Clausura de los XXIV Juegos Sudamericanos Escolares Arequipa – Perú 2018.

 OBJETIVO ESPECIFICO:

Este servicio permitirá que los participantes realicen el acto protocolar deportivo tradicional, realicen los juramentos deportivos respectivos, fortalezcan lazos de amistad y la aceptación de las diferentes costumbres y prácticas sociales a través del deporte.

4. ANTECEDENTES

Los Juegos Sudamericanos Escolares constituyen el máximo evento deportivo escolar sudamericano organizado por el Consejo Sudamericano del Deporte (CONSUDE).

Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX Xxxx Xxxxxx (FAU20135897044)

Motivo: Doy V° B°

Fecha: 09.10.2018 21:45:55 -05:00

Firmado digitalmente por XXXXXXXXXX XXXXXXX Xxxxxxx

Xxxxxxx FAU 20135897044 hard Motivo: Doy V° B°

Fecha: 09.10.2018 21:37:07 -05:00

CONSUDE es una organización intergubernamental que en coordinación con los Organismos Gubernamentales de Deportes de los estados miembros, tiene por objeto impulsar y facilitar el perfeccionamiento de la legislación, organización, políticas y programas de difusión, fomento, desarrollo y protección de la actividad física y el deporte. En este marco y respondiendo a los objetivos planteados por dicho Consejo, se organizan los Juegos Sudamericanos Escolares, que este año llegan a su 24° edición.

Estos Juegos tienen como premisa contribuir al desarrollo deportivo, cultural y de intercambio entre los jóvenes de las naciones participantes. Están destinados a jóvenes estudiantes que concurran a

instituciones educativas de nivel secundario de los países que integran CONSUDE, contribuyendo esta actividad al fortalecimiento de la educación y también al fortalecimiento del deporte en la misma.

Para el presente año la ciudad peruana de Arequipa será la sede de los XXIV Juegos Sudamericanos Escolares 2018.

5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

El contratista para garantizar la realización del servicio deberá ejecutar la producción y post producción de la Inauguración y Clausura de los XXIV Juegos Sudamericanos Escolares 2018.

5.1. MOBILIARIO Y AMBIENTACIÓN GENERAL (INAUGURACIÓN)

 01 Antorcha de mano elaborada fabricada en metal, resistente al calor pero también que se puede agarrar con las manos sin guantes, con sistema de gas portátil incorporado con capacidad para mantener la llama encendida por 20 minutos como mínimo. La altura de la antorcha deberá ser de 0.70 cm de alto. La parte superior de 0.18 cm. En las 4 caras y bases de

0.08 cm en la parte inferior.

 01 Pebetero con una base de metal de 1 metro cuadrado que contienen 2 balones de gas propano de 10 kg., el cual debe incluir una llave para gas y un sistema de encendido eléctrico, debe incluir conexiones a gas controlada con switcher y apagado de emergencia. En la parte superior deberá instalarse un tubo central de metal de 2 pulgadas de diámetro y 0.80 cm de altura que soportara el plato xx xxxxxxxx, que deberá contemplar un revestimiento de metal de 30 cm de circunferencia. Resistente al calor intenso. La copa de la antorcha deberá ser de 1 metro de diámetro en acero inoxidable. La medida contempla del pebetero será de 1.80 mt. De altura Tiempo mínimo que debe ser encendido es de 2 horas.

 12 Banderas (Pabellón Nacional) de tela con impresión del escudo, ambas deberán tener su portaestandarte de cuero y similar, que resista el peso. Con medidas aproximadas de 1.20 mt x

0.80 mt.

 12 Carteles de cada País, elaborados en foam vinilado a full color en ambas caras, montadas sobre un bastidor xx xxxxxx. Dimensiones 1.00 mts de ancho por 0.65 mts de alto. Deberá estar instalado sobre un asta xx xxxxxx, de 1.5 mts. De alto y un grosor de 2.5 cms.

5.2. ARTISTAS, COREOGRAFIA, CUERPO XX XXXXX Y VESTUARIOS (INAGURACIÓN Y CLAUSURA)

 Contar con un cantante con experiencia en conducción de programas televisivos y radiales, para interpretar el Himno Nacional. El contratista deberá presentar tres (3) propuestas para ser aprobadas por la DNRPD. Se tomara una propuesta para interpretar el Himno Nacional en la Inauguración.

 Presentación artística principal para el entretenimiento del público en general, luego del acto protocolar (Inauguración), para esta presentación artística el contratista deberá presentar tres

(3) propuestas para ser aprobadas por la DNRPD. Se tomara solo una propuesta.

 Cuerpo xx Xxxxx conformado por 24 bailarines profesionales, para desarrollar las coreografías que vienen acompañadas por pistas musicales, vestuario y juegos xx xxxxx. El contratista deberá presentar veinticuatro (24) propuestas para ser aprobadas por la DNRPD. De las cuales se aprobaran 12 números artísticos para su ejecución en la inauguración, tomando como temática la cultura de cada País (Argentina, Surinam, Bonaire, Bolivia, Brasil, Venezuela, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Perú y Ecuador).

 El vestuario que utilizara el cantante y el cuerpo xx xxxxx para el show de inauguración deberán ser diseñados y confeccionados exclusivamente para este evento y deberán ir acorde con la propuesta artística planteada por el contratista que ser aprobada por esta dirección.

 Activación por el tiempo de dos (02) hora de batucada conformada por xxxx (08) músicos/percusionista y dos (02) muñecos de estructura gigante (TARU). Asimismo será aprobado por esta dirección.

 Un 01 Maestro de Ceremonia para animar y conducir la ceremonia el día de la inauguración y clausura. El contratista deberá presentar tres (3) propuestas para ser aprobadas por la DNRPD. Se tomara una propuesta para el Maestro de Ceremonia.

 Organizar un fin de fiesta con una Orquesta Musical reconocida en el mercado nacional, para las delegaciones y público en general que asistirán a la clausura del evento. El contratista deberá presentar tres (3) propuestas para ser aprobadas por la DNPRD. Se tomara una propuesta para la Orquesta Musical.

 Transmisión en vivo Vía Streaming y Circuito cerrado desde el propio Fan Page del IPD y la página oficial de los Juegos Sudamericanos Escolares 2018, en la Inauguración y Clausura del evento. Debe contar con 04 cámaras HD con conexión HDMI, 04 camarógrafos, 01 director xx xxxxxx, 04 trípodes, 02 computadora, 2 modem con capacidad de transmisión de 4 horas ininterrumpidas, 02 switcher (consola de video), cableado de audio y video necesario. Se acreditara con una declaración jurada.

5.3. SEGURIDAD (INAGURACIÓN Y CLAUSURA)

 El servicio de seguridad deberá considera la protección integral en el evento (Inauguración y Clausura).

 INAUGURACIÓN

 20 AGENTES DE SEGURIDAD DE VIGILANCIA SIN ARMAS, debidamente

uniformados, deberán ubicarse en las puertas de acceso internas y alrededores del Complejo Deportivo. El día central del evento (01 de diciembre de 2018) de 15:00 a 22:00 horas.

 30 AGENTES DE SEGURIDAD, perfectamente uniformados con casaca o chaleco de un color encendido de fácil distinción. El personal deberá estar distribuido en puntos estratégicos para el desplazamiento y ubicación de los asistentes el día central del evento (01 de diciembre de 2018) de 15:00 a 22:00 horas.

 El personal deberá contar como mínimo con el siguiente equipamiento:

 Equipos de radios de comunicación.

 Linternas.

 Extintores (8) tipo PQS.

 Megáfonos (6).

 CLAUSURA

 20 AGENTES DE SEGURIDAD DE VIGILANCIA SIN ARMAS, debidamente

uniformados, deberán ubicarse en las puertas de acceso internas y alrededores del Complejo Deportivo. El día central del evento (07 de diciembre de 2018) de 15:00 a 22:00 horas.

 30 AGENTES DE SEGURIDAD, perfectamente uniformados con casaca o chaleco de un color encendido de fácil distinción. El personal deberá estar distribuido en puntos estratégicos para el desplazamiento y ubicación de los asistentes el día central del evento (07 de diciembre de 2018) de 15:00 a 22:00 horas.

 El personal deberá contar como mínimo con el siguiente equipamiento:

 Equipos de radios de comunicación.

 Linternas.

 Extintores (8) tipo PQS.

 Megáfonos (6).

El contratista debe contar con todas las autorizaciones de acuerdo a las normas de seguridad, para asegurar que el servicio facilite las condiciones operativas y formales en el desarrollo del evento.

5.4. PROTOCOLO (INAGURACIÓN Y CLAUSURA)

El contratista deberá garantizar lo siguiente:

 05 efectivos hombres: Terno negro y camisa manga larga de color blanco, corbata negra y zapatos negros. Deberán contar con fotocheck (apellidos y nombres completos, número de DNI, datos de la empresa).

 05 efectivos mujeres: Sastre negro y blusa blanca y zapatos negros de taco. Deberán contar con fotocheck (apellidos y nombres completos, número de DNI, datos de la empresa).

 Los efectivos deberán cumplir las funciones asignadas por el Coordinador del Protocolo.

 Monitorear y regular el ingreso de las autoridades asistentes a la ceremonia y representantes de medios de comunicación acreditados en coordinación con el responsable de la DNRPD.

 Los efectivos de protocolo deberán contar con radio móvil privada cada uno, se verificara al momento de la realización del servicio.

 El servicio será prestado como mínimo desde tres (03) horas antes y hasta dos (02) horas después de culminado al evento en la fecha de realización de la ceremonia de inauguración y clausura.

 Deberán ser mayores de 25 años y menores de 45 años.

5.5. CATERING (INAGURACIÓN Y CLAUSURA)

El contratista deberá garantizar la atención del servicio de catering para los invitados que asistirán al evento.

Catering: Atención mínima para 200 personas de cuales 100 serán autoridades, 50 personal de prensa y 50 invitados especiales.

Bebidas: Jugo natural (Piña y Naranja), café, infusiones y agua sin gas.

 200 sanguchitos de asado con xxxxx.

 200 triples (pollo, jamón y queso).

 200 triple (espinaca, tocino y queso).

 200 ruedas de saquitos xx xxxxx rellenos de bechamel alcachofa y champiñones.

 200 sanguchito caprece (queso, albahaca y tomate).

Dulces

 200 queso helado (platitos).

 200 mini cheesecake de fresa (vasitos).

 200 alfajores de maicena rellenos de manjar.

Menaje

 Fuentes de cerámica para los bocaditos.

 Azafates de metal para el servicio.

 Servilletas de coctel.

 Los vasitos y cucharitas debes ser de acrílico.

 Está prohibido el uso de tecnopor, vasos y cubiertos de plástico.

Personal de atención

 Mínimo 02 Mozos debidamente uniformados.

Instalación del servicio de catering

 El contratista deberá llegar como mínimo 3 horas antes para su implementación del servicio.

Nota: Se repartirá a las autoridades, prensa e invitados especiales en sus respetivos asientos el día de la inauguración y clausura.

5.6. EQUIPO DE SONIDO, JUEGO XX XXXXX Y MAQUINA LANZADORA (INAUGURACIÓN Y CLAUSURA)

5.6.1. Equipo de Sonido

 01 Consola monitoreo digital: 56 entradas, 48 entradas de micrófono línea mono y 4 entradas de línea estéreo. Con 27 buses en forma de 16 buses de mezcla, un bus LCR (estéreo o mono) y 8 matrices (entradas y buses).

 16 Medios altos (8 medios por lado)

 04 Medios altos (front fill).

 04 Medios altos (down fill).

 12 Medios altos (delay).

 12 Bajos en arreglo line array. Sistema subgraves bass-reflex 2 x 18” 3000 WRMS. Altavoz de bajas frecuencias de 18” con bobina de 4”.

 2 Procesador digital de 5 entradas por 16 salidas de 2 unidades de rack. Conexión directa con el analizador de audio.

 01 Analizador de audio SIM3.

5.6.2. Juego xx Xxxxx

 Cañón de seguimiento para iluminación de escenarios, seguimiento de un presentador o artista en un escenario tanto en interiores como en exteriores. Potencia de 600 W.

 02 Cañones de seguimiento.

5.6.3. Maquina Lanzadora

 Los cañones contienen una cápsula presurizada de nitrógeno que lanza confeti o serpentina con una dispersión de hasta 12 m y 20. puede elegir entre confeti o serpentinas de varios colores, incluyendo fluorescente, UV y metálico.

 04 Maquinas lanzadora.

5.7. GRUPO ELECTROGENO (INAUGURACIÓN Y CLAUSURA)

 Contar con 04 grupos electrógenos de 5 KW. La instalación del grupo electrógeno se programa un día antes del evento. Toda coordinación con la DNRPD.

5.8. PERSONAL REQUERIDO PARA EL SERVICIO

5.8.1. Un (01) Productor General para la Inauguración y Clausura:

 Un Comunicador o Publicista o Afines titulado y colegiado con experiencia mínima de 03 años. Se acreditara con copia simple de título y grado u otro documento según corresponda, copia simple de contratos de trabajo, constancias o certificado o cualquier documento que acredite fehacientemente la experiencia solicitada.

5.8.2. Un (01) Director Artístico y Escénico para la Inauguración y Clausura:

 Un Comunicador o Diseñador o Publicista o Afines titulado y colegiado con experiencia mínima de 03 años. Se acreditara con copia simple de título y grado u otro documento según corresponda, copia simple de contratos de trabajo, constancias o certificado o cualquier documento que acredite fehacientemente la experiencia solicitada.

5.8.3. Un (01) Coordinador de Protocolo para la Inauguración y Clausura:

 Un Comunicador o Diseñador o Publicista o Afines titulado y colegiado con experiencia mínima de 03 años. Se acreditara con copia simple de título y grado u otro documento según corresponda, copia simple de contratos de trabajo, constancias o certificado o cualquier documento que acredite fehacientemente la experiencia solicitada.

5.9. PERMISOS PARA LLEVAR A CABO LA INAUGURACION Y CALUSURA DEL EVENTO

 Tramitar los permisos necesario para llevar a cabo el evento a continuación se detalla:

 APDAYC.

 UNIMPRO.

 DEFENSA CIVIL.

 Cualquier otro permiso que sea necesario para desarrollar el evento.

6. REQUISITOS DEL POSTOR Y PERSONAL PROPUESTO

El postor debe acreditar:

DEL POSTOR:

 El proveedor deberá tener RUC activo y habido.

 El proveedor deberá demostrar una experiencia no menor de cinco (05) años brindando el servicio producción y/o organización de eventos de inauguración y clausura o similares, la cual será debidamente acreditada con copia simple de contrato u órdenes de servicio y su respectiva conformidad por el servicio efectuado; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito o reporte de estado de cuenta.

 No tener impedimento para contratar con el estado.

7. SISTEMA DE CONTRATACION

Suma alzada.

8. LUGAR Y PLAZO DE EJECUCION DEL SERVICIO

LUGAR:

El servicio materia del presente requerimiento se efectuara en le jurisdicción de la ciudad de Arequipa.

PLAZO EJECUCION DEL SERVICIO:

El plazo del servicio se ejecutara según el Numeral 5.

9. FORMA DE PAGO

La Entidad deberá realizar el pago de contraprestación pactada a favor del contratista en único pago.

10. PENALIDADES

La penalidad por xxxx de acuerdo a lo establecido en el artículo 132° y 133° del Reglamento de la Ley de Contrataciones.

INCUMPLIMIENTO	PENALIDADES	MECANISMOS DE CONTROL
El contratista no cumple con brindar la totalidad del servicio.	5% del Importe del Contrato	Informe del área usuaria. Fotografías de cada segmento del servicio.
Incumplir con los horarios y/o atención del servicio.	5% del Importe del Contrato	Informe del área usuaria.

(*) Estas penalidades se aplicaran hasta por un monto máximo equivalente al 10% del monto contractual y de igual manera a lo solicitado en el artículo 132 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, IPD podrá resolver el contrato por incumplimiento.

11. CONFORMIDAD

La conformidad será otorgada por la Dirección Nacional de Recreación y Promoción del Deporte, previo informe del contratista sobre el desarrollo del servicio adjuntando un panel fotográfico de la Inauguración y Clausura.

REQUISITOS DE CALIFICACIÓN

A	CAPACIDAD LEGAL
A.1	REPRESENTACIÓN
	Requisitos:  Documento que acredite fehacientemente la representación de quien suscribe la oferta. En el caso de consorcios, este documento debe ser presentado por cada uno de los integrantes del consorcio que suscriba la promesa de consorcio, según corresponda.  Promesa de consorcio con firmas legalizadas1, en la que se consigne los integrantes, el representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones. La promesa de consorcio debe ser suscrita por cada uno de sus integrantes. El representante común del consorcio se encuentra facultado para actuar en nombre y representación del mismo en todos los actos referidos al procedimiento de selección, suscripción y ejecución del contrato, con amplias y suficientes facultades. Acreditación:  Tratándose de persona jurídica, copia del certificado de vigencia de poder del representante legal, apoderado o mandatario designado para tal efecto, expedido por registros públicos con una antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de ofertas, computada desde la fecha de emisión.  En caso de persona natural, copia del documento nacional de identidad o documento análogo, o del certificado de vigencia de poder otorgado por persona natural, del apoderado o mandatario, según corresponda, expedido por registros públicos con una antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de ofertas, computada desde la fecha de emisión. Importante En el caso de consorcios, cada integrante del consorcio que se hubiera comprometido a ejecutar las obligaciones vinculadas directamente al objeto de la convocatoria debe acreditar este requisito.  Promesa de consorcio con firmas legalizadas.

C EXPERIENCIA DEL POSTOR

1 En caso de presentarse en consorcio.

C.1

FACTURACIÓN

Requisitos: El postor debe acreditar un monto facturado acumulado equivalente a una (1) veces el valor referencial de la contratación, por el servicio igual o similar al objeto de la convocatoria, durante un periodo de cinco (5) años a la fecha de la presentación de ofertas. Se consideran los servicios similares a los siguientes: Producción ó Organización de cualquier tipo de evento. Acreditación: Copia simple de contratos u órdenes de servicio, y su respectiva conformidad por el servicio efectuado; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito o reporte de estado de cuenta, correspondientes a un máximo de veinte (20) contrataciones. En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar una sola contratación, se debe acreditar que corresponden a dicha contratación; de lo contrario, se asumirá que los comprobantes acreditan contrataciones independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la evaluación, las veinte (20) primeras contrataciones indicadas en el Anexo referido a la Experiencia del Postor. En el caso de suministro, solo se considera como experiencia la parte del contrato que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de ofertas, debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago cancelados. En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, debe presentarse la promesa de consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la experiencia proveniente de dicho contrato. Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del 20.09.2012, la calificación se ceñirá al método descrito en la Directiva “Participación de Proveedores en Consorcio en las Contrataciones del Estado”, debiendo presumirse que el porcentaje de las obligaciones equivale al porcentaje de participación de la promesa de consorcio o del contrato de consorcio. En caso que en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes iguales. Cuando en los contratos, órdenes de compra o comprobantes de pago el monto facturado se encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de emisión de la orden de compra o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo referido a la Experiencia del Postor.