Contract
PREGO DE PRESCRICIÓNS TÉCNICAS PARA A CONTRATACIÓN DO DESEÑO, PRODUCIÓN, XESTIÓN E ORGANIZACIÓN DO FESTIVAL GASTRONÓMICO BOCADILLO DE AUTOR - A CORUÑA 2015
1. OBXECTO DO CONTRATO
O presente prego ten por obxecto a contratación do deseño, produción, xestión e organización do Festival Gastronómico Bocadillo de Autor A Coruña 2015, financiado a través do Convenio de colaboración asinado entre o Consorcio de Turismo e Congresos de A Coruña (en diante, o Consorcio) e a Deputación de A Coruña para o Plan de Competitividade Turística 2015, dacordo coas prescricións sinaladas no presente documento.
2. CONCEPTO
O concepto da presente contratación consiste en levar a cabo a realización dun festival gastronómico que celebrarase coincidindo coa ponte de decembro do ano 2015, o sábado 5 de decembro, no Xxxxxxx de San Xxxxxxx.
Esta acción, destinada a difundir a imaxe máis turística da Coruña a través dun dos seus elementos de identidade máis salientables, a gastronomía, estará centrada en valorizar o Bocadillo Gourmet ou de Autor como prato principal, así como os seus atributos nutricionais. Un percorrido pola gastronomía e materia prima galega, da man de recoñecidos cociñeiros coruñeses, desde o punto de vista da filosofía “gourmet street food”.
O Consorcio resérvase o dereito de cambiar a data, comunicándoo con antelación, sempre que sexa motivado para un xxxxxx desenvolvemento do Festival.
3. OBXECTIVOS
- Prestar apoio ao sector da restauración e facilitar o acceso á oferta gastronómica da cidade.
- Fomentar a calidade e variedade gastronómica coruñesa, que converte á súa cociña nun dos recursos máis destacados da nosa oferta turística.
- Posta en valor dos mercados de abastos como epicentro da gastronomía e punto de encontro da vida coruñesa.
- Xerar unha marca-evento acorde coa tendencia gastronómica actual de filosfía “gourmet street food”, pero nun entorno pechado e singular.
- Levar a cabo un evento gastronómico que nos permita diferenciarnos de destinos competidores.
- Situar A Coruña dentro do circuíto de cidades gastronómicas de España.
4. PÚBLICO OBXECTIVO
Turistas, visitantes e residentes en A Coruña e a súa área metropolitana.
5. PRESCRICIÓNS TÉCNICAS
A prestación dos servizos que son obxecto de licitación levarase a cabo con estrita suxeición ás presentes prescricións técnicas que rexerán nesta contratación, sendo as prestacións máis importantes a desenvolver polo adxudicatario as que a continuación se enuncian:
1. Denominación e deseño da marca do Festival. Fácilmente identificable, válido en galego e xxxxxxxx, apostando por unha creatividade fresca e de tendencia, que convide a vivir a experiencia gastronómica que se está presentando.
2. Deseño, maquetación e impresión de carteis, folletos informativos e materias promocionais. Trilingües galego, xxxxxxxx, inglés.
3. Decoración dos diferentes espazos.
4. Dotación do mobiliario e soportes necesarios.
5. Instalación de 8 puntos de venda de Bocadillos de Autor deseñados específicamente para a ocasión, co equipamento necesario.
6. Instalación de punto/s de venda de bebidas co equipamento necesario.
7. Deseño e organización de actividades complementarias
8. Ambientación musical: sesión de Dj.
9. Instalacións necesarias para o desenvolvemento das actividades.
10. Instalacións necesarias de un espazo para nenos/as.
11. Instalacións necesarias para zonas de descanso e degustación.
12. Habilitación dunha oficina técnica para a atención aos participantes, incluíndo un correo electrónico e teléfono do Festival a efectos de información e solicitudes de participación.
13. Suministro de suficientes depósitos de recollida de residuos e persoal de servizo de limpeza frecuente durante o tempo que dure o Festival, así como suministro de fundas de plástico para paraugas.
14. Dotación de sistema de calefacción mediante puntos de calor, dos empregados habitualmente en grandes superficies e/ou exteriores.
15. Proveer de todos os medios técnicos e audiovisuais necesarios.
16. Poñer a disposición do Festival os medios humanos precisos para a súa organización e xestión.
17. Servizo de montaxe e desmonte das infraestruturas, e servizos técnicos necesarios para a realización do Festival e as actividades programadas.
18. Asistencia técnica permanente que garanta o bo funcionamento de toda a infraestrutura precisa e mantemento de todas as infraestruturas en perfecto estado.
19. Deseño e produción da indumentaria do personal de apoio acorde coa imaxe do Festival.
20. Póliza de seguro e permisos necesarios para o correcto desenvolvemento do evento.
21. Contratación de seguridade e vixilancia.
22. Reparto do material promocional
23. Elaboración de enquisas de satisfacción entre os establecementos participantes co seu correspondente informe, así como informe final do Festival.
Quedan excluídos da presente licitación os seguintes conceptos e elementos, que poderán ser achegados polo Concello da Coruña á empresa adxudicataria para uso exclusivo no Festival:
- Toma de xxxx x xxxx eléctrica. O Concello facilitará algúns fregaderos.
- Unha persoa de mantemento mentres dure o Festival.
- Ata 11 estruturas de casetas a empregar como puntos de venda. ANEXO1
- Limpeza previa e final do espazo
- Cesión de un posto pechado na planta baixa do xxxxxxx para uso de almacén e con cámara frigorífica.
- Posible mobiliario e elementos de decoración. ANEXO 1
Os traslados, montaxe, desmonte, limpeza e acondicionamento destes materias serán responsabilidade da adxudicataria. Todos os materiais deberán ser devoltos en perfecto estado ao seu lugar de orixe unha vez finalizado o Festival.
Xxxxx materiais non son de obrigado uso. O adxudicatario puede propoñer o uso doutros elementos. Xxxx xxxx enténdense incluídos no prezo da presente licitación.
A empresa adxudicataria xxxxxx xxxxx a cabo a XESTIÓN E ORGANIZACIÓN, así como o DESEÑO E PRODUCIÓN do Festival de acordo coas bases e prescricións que se relacionan a continuación:
CAPTACIÓN DE ESTABLECEMENTOS
A participación é gratuíta e a recaudación pola venda será íntegra para os establecementos.
1. Puntos de venda de Bocadillos de Autor
A empresa adxudicataria xxxxxx regular a participación e funcionamento dos establecementos participantes nos puntos de venda de Bocadillos de Autor do Festival de acordo ás BASES que se achegan ao presente prego.
Captación personalizada e directa dos establecementos de hostalería participantes no Festival para ocupar os puntos de venda, repartindo a establecementos e asociacións do territorio municipal da Coruña a documentación e información sobre o mesmo.
Redacción en galego e xxxxxxxx, maquetación e impresión da documentación informativa do Festival: bases e fichas de socilitude de participación.
Recollida das solicitudes de participación e bases asinadas individualmente por cada establecemento participante, confirmando o seu compromiso.
2. Puntos de venda de bebidas
A empresa adxudicataria será a responsable da selección/adxudicación do servizo de bebidas durante o Festival, regulando tamén a súa participación e funcionamento, e apostando principalmente por produtos/marcas locais ou de orixe galega.
Esixirase como mínimo un punto de venda de bebidas con auga, refrescos, viño e cervexa.
Con todo, poderase dispoñer de ata un máximo de 3 puntos de venda de bebidas. Xxxx xxxx deberán ofrecer unha oferta claramente diferenciada (por exemplo, cafés, gin tonics, ...)
A empresa adxudicataria xxxxxx incluír na súa proposta unha memoria que indique o persoal, medios materiais e a relación de produtos de venda, especificando o tipo de produto, a marca, ingredientes ou variedades, e o prezo de venda ao público.
Será a responsable da dotación dos mateirais e demais utensilios propios da actividade, non permitíndose o uso de vasos ou recipientes de cristal e optando por materiais desechables.
PUNTOS DE VENDA
Elementos mínimos a incluir por punto de venda:
- Stand/Caseta de venda
- Espazo de traballo
- Espazo de colocación de produto
- Rotulación
- Iluminación (en caso necesario)
- Acceso a zona de fregadero
- Toma eléctrica
En caso de utilización de cociña/ xxxxxx por parte do cociñeiro esta estará separada da zona do público.
Así mesmo deberán permanecer expostas as seguintes lendas: “Prohibida a venda de bebidas alcohólicas aos menores de 18 anos”, así como a prohibición de fumar.
PROGRAMA DE ACTIVIDADES
O licitador xxxxxx incluir na súa proposta o desenvolvemento dun programa de actividades de dinamización do Festival que complementen os puntos de venda:
1. Showcookings
Deseño, xestión e desenvolvemento de 2 showcookings con degustación baixo a temática do Bocadillo de Autor.
Será responsabilidade da empresa adxudicataria:
- A elección de chefs, que deberán ter un perfil de máximo expoñente da gastronomía coruñesa, con recoñecemento nacional e internacional.
- Persoal de apoio do cociñeiro.
- Persoal de apoio de servizo de sala para a degustación, que xxxxxx ir uniformado acorde co Festival.
- Dispor de cociña profesional, equipamento auxiliar e mobiliario de apoio.
- Materia prima, enxoval e demais materiais necesarios para o seu correcto desenvolvemento.
- Decoración do espazo.
- Montaxe, coordinación e asistencia dos servizos técnicos audiovisuais necesarios para o desenvolvemento dos showcookings, que permita gozar do espectáculo de cociña en directo a todo o público asistente á actividade.
Os showcookings xxxxx xx xxxxxxxx gratuito, previa inscricpión. Número de prazas: 20 por actividad.
A empresa adxudicataria encargarase da xestión das solicitudes de inscrición e confirmacións telefónicas.
2. Talleres infantís
Xestión e organización de 3 talleres gastronómicos infantís co Bocadillo de Autor como protagonista. Xxxxxx tratarse dunha actividade moi participativa, donde os/as nenos/as poidan estar a interactuar en todo momento.
Os talleres desenvolveranse na planta baixa do xxxxxxx. Estarán dirixidos principalmente a nenos/as de entre 5 e 9 anos, e xxxxx xx xxxxxxxx gratuíto previa inscrición. Nº de prazas: 15 nenos/as por taller.
A empresa adxudicataria será a responsable do persoal e materiais necesarios para o seu desenvolvemento: chef (diferente por taller), materia prima (que xxxxxx adquirirse no propio xxxxxxx), decoración na xxxx do Festival, delantales, gorros, mobiliario, etc. Será responsable de que se cumpran todos os requisitos propios dun taller infantil destas características: non haberá elementos punzantes, os/as nenos/as lavaranse as mans antes de iniciar o taller, etc.
Os talleres deberán estar impartidos por cociñeiros/as recoñecidos e cualificados/as. Cada taller xxxxxx contar con 1 cociñeiro/x x xxxx mínimo 2 persoas de apoio para a recepción dos nenos/as e atención durante o tempo que dure a actividade. O persoal de apoio xxxxxx ir uniformado acorde co Festival.
A empresa adxudicataria encargarase da xestión das fichas de inscrición, confirmacións telefónicas, recollida de datos de interese como posibles alerxias alimentarias, etc.
Todos/as os/as nenos/as levarán a proposta gastronómica que elaboren ou poderán degustala alí mesmo. Deberán dispoñer ademais de botellas de auga para cada un deles.
3. Música: Sesión DJ
O Festival xxxxxx contar con ambientación musical da man de como mínimo un recoñecido DJ local, con poder de convocatoria, o cal xxxxxx ter experiencia en participación en eventos similares.
A empresa adxudicataria será a responsable de todos os servizos técnicos e audiovisuais necesarios para a execución da actividade (equipo de son, altavoces e amplificadores,…), asegurando unha correcta ambientación musical en todas as zonas do Festival.
Así mesmo será a responsable da selección do/s DJ’s, que xxxxxx incluír na súa proposta.
4. 1º Concurso de Bocadillos de Autor A Coruña 2015
Deseño, xestión e organización do 1º Concurso de Bocadillos de Autor, dirixido exclusivamente a estudantes xx Xxxxxxx de Hostalería da cidade da Coruña, co obxectivo de dar a coñecer o talento das novas promesas da gastronomía con motivo do Festival.
A empresa adxudicataria xxxxxx xxxxx a cabo a captación e regular a participación das escolas e os seus estudantes no Concurso, de acordo ás BASES que se achegan no presente prego.
Redacción en galego e xxxxxxxx, maquetación e impresión da documentación informativa do Concurso: bases e formularios de inscrición.
A final celebrarase no Festival, no espazo destinado aos showcookings. A empresa adxudicataria encargarase da organización do acto tendo en conta como mínimo os seguintes aspectos: secretaría técnica, necesidades dos participantes, xurado, premios, decoración.
Captación, en coordinación co Consorcio, dos membros do xurado final que valorarán os Bocadillos participantes. O xurado xxxxxx estar integrado por recoñecidos expertos e profesionais da gastronomía e a restauración.
Redacción, en galego e xxxxxxxx, da documentación necesaria para o xurado: copia das bases do Concurso, fichas de puntuación.
Proposta, xestión e distribución de diplomas e premios. Dispoñerase de diplomas para todos os participantes e establecerase un premio económico para o estudante gañador (impostos e taxas incluídos).
DISTRIBUCIÓN DOS ESPAZOS
O xxxxxxx xxxxxx transformarse para dar vida a un espazo repleto de postos gastronómicos, de carácter festivo, novo e familiar, convidando a ser percorrido e descuberto.
Establécese a seguinte distribución de espazos:
Parte superior do xxxxxxx
- Xxxx de showcookings
- Zonas laterais para puntos de venda
- Zona de venda de bebidas
- Zona de Dj
- Zona kids
- Zona de descanso/degustación
Parte inferior do xxxxxxx
- Xxxx de talleres infantís
- Zona de almacenamento
Deberase respectar o espazo xx xxxxxxxx e zonas para circulación do público. Achégase plano de distribución en ANEXO2
O Consorcio resérvase o dereito de cambiar a distribución, e as empresas poden presentar nas súas propostas unha distribución alternativa, se iso xxxxx un beneficio para a organización do Festival.
DECORACIÓN
A adxudicataria ocuparase de decorar os espazos destinados ao Festival e o mobiliario empregado, así como da señalética.
A decoración/ ambientación xxxxxx destacar pola súa orixinalidade e capacidade de impacto visual. Terá que ser de inspiración nova, actual, de carácter festivo, de tendencia “cool”e con xxxxx referencia ao movemento da cultura “gourmet street food”.
Todo o material e mobiliario empregado xxxxxx ser de boa calidade e estar en perfecto estado. Non será válido o mobiliario gastado, raiado ou estéticamente desfasado. Se terá especial cuidado en non empregar elementos que desvirtúen a imaxe do Festival.
O licitador xxxxxx especificar na súa proposta os seguintes aspectos:
1. Xxxx de creatividade e concepto estético.
2. Proposta de ambientación dos diferentes espazos.
3. Decoración dos puntos de venda de Bocadillos de Autor.
O licitador presentará na súa proposta a decoración de 2 postos (a modo de exemplo), incluindo o mobiliario de apoio. Xxxxxx ter en conta aspectos como: rotulación, calidade dos materiais, xxxx xx xxxxxxxx e colocación de produtos, xxxxxxxx do Festival,…
Poderá utilizar como estrutura base as casetas achegadas polo Concello, utilizando elementos para a súa decoración que non as xxxxx e permitindo que volvan ter o seu aspecto
orixinal unha vez rematado o Festival. As empresas son libres de propoñer alternativas a estas estruturas. Xxxx xxxx entenderanse incluídas no orzamento da presente licitación.
4. Decoración do/s punto/s de venda de bebidas.
5. Decoración do espazo destinado aos showcookings.
6. Decoración do espazo destinado aos talleres infantís.
7. Decoración do espazo destinado ao Dj.
8. Decoración do espazo destinado á zona infantil.
Deseño de un espazo para os/as nenos/as, onde poidan entreterse e xogar, á vista dos seus país.
9. Mobiliario e decoración das zonas de descanso/degustación.
O licitador incluirá na súa proposta os diferentes espazos onde o público poderá degustar os seus Bocadilllos de Autor e bebidas, achegando mesas e cadeiras para satisfacer a todos os postos de venda e a o mesmo tempo permitir a circulación de persoas.
10. Señalética a empregar e ubicacións.
Se buscará xerar unha experiencia singular e con identidade propia.
PROGRAMA E HORARIOS
1. Montaxe e desmontaxe
A empresa adxudicataria xxxxxx consensuar os horarios de montaxe e desmonte co Consorcio x x Xxxxxxx de San Xxxxxxx.
2. Festival
Establécese o seguinte programa e horarios orientativos:
Festival
Data: Sábado 5 de decembro Xxxxxxx: de 10h. a 18h.
Horario showcookings:
• 10h. a 11h.
• 11:30h a 12:30h.
Horario de puntos de venta:
• 12:30h a 18h.
Horario Dj:
• 12:30h a 18h. (salvo cambio a petición expresa por parte del Concello). Talleres infantís:
• 11:30h a 12:30h.
• 13:30h a 14h.
• 16:30h 17:30h.
Concurso Bocadillo de Autor:
• 16:00h 18:00h
Este programa poderá sufrir alteracións por causas organizativas ou en beneficio do bo desenvolvemento do Festival.
MATERIAL PROMOCIONAL
1. Cartel promocional do Festival
A empresa adxudicataria xxxxxx deseñar, maquetar e imprimir os carteis promocionais do Festival
Tiraxe: 100 unidades
2. Folleto promocional
A empresa adxudicataria xxxxxx deseñar, maquetar e imprimir un folleto informativo despregable, trilingüe, simple e claro coa información do Festival.
Tiraxe: 8.000 unidades
A información recollida nos diferentes soportes promocionais será trilingüe. Os textos, en xxxxxxxx, galego e inglés, así como as posibles imaxes e tipografías a empregar serán responsabilidade do adxudicatario.
Deberán incluirse os diferentes perfís sociais do Consorcio, web, e únicamente os seguintes logotipos: Concello da Coruña, Turismo da Coruña, Deputación Provincial e Saborea Coruña.
Os carteis e folletos deberán estar editados nun prazo mínimo de 10 xxxx antes de comenzar o Festival.
Todo o material e contidos xxxxxx ser supervisado polo Consorcio, debendo realizar sen escusa as modificacións, correccións ou axustes ata a total aprobación por parte deste.
3. Banner
Deseño de banner dinámico para a web do Consorcio (xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx), medidas 215 x 180, e para a versión web móvil, medidas 600 x 250
4. Páxina publicidade e xxxxxx
Xxxxxx de páxina de publicidade e faldón, de acordó as medidas que aporte a organización.
5. Fotografía
Fotografías profesionais e de calidade do Festival e das diferentes actividades. Deberán entregarse un mínimo de:
• 5 fotografías xenéricas
• 2 fotografías por punto de venda, zona Xx x xxxx infantil
• 5 fotografías por actividade
A empresa adxudicataria será a responsable de tramitar a documentación correspondente aos permisos por cesión de imaxe.
Banco de imaxes libre de dereitos para o Consorcio.
6.- OBRIGAS DO ADXUDICATARIO
a) Responsabilidade
A empresa adxudicataria será responsable da calidade técnica dos traballos para desenvolver e das prestacións e servizos realizados, así como das consecuencias que se produzan para o
Consorcio, ou para terceiras persoas das omisións, erros, métodos inadecuados ou conclusións incorrectas na execución do contrato.
b) Organización
A empresa adxudicataria xxxxxx dispoñer dos elementos materiais e humanos suficientes para a debida execución do contrato, levando a cabo en tempo e forma os servizos para prestar.
Terá que nomear un supervisor durante o Festival, incluíndo montaxe, desmonte e período de atención ao público. Xxxxxx estar en contacto permanente cos vendedores para atender calquera necesidade ou calquera tipo de incidencia. Xxxxxx dotarse dos medios técnicos adecuados para que este contacto poda ser realizado en todo momento, tanto por parte do coordinador coma dos vendedores.
c) Material promocional
Durante a prestación do servizo, a empresa adxudicataria será a responsable da repartición de materiais promocionais entre os establecementos participantes e puntos de interese: puntos de información turística do Consorcio, punto de información turística da Xunta xx Xxxxxxx, Forum Metropolitano, centros cívicos e bibliotecas locais, hoteis/hostais/pensións/apartamentos turísticos da cidade e arredores, e outros posibles puntos de interese.
d) Artes finais
Unha vez finalizado o traballo, a empresa adxudicataria xxxxxx xxxxx entrega ao Consorcio das artes finais de todos os materiais, en baixa resolución e en alta resolución editable. Devandito traballo pasará a ser propiedade do Consorcio sen prexuízo de que poida cedelo libremente. Ademais, entregarase como mínimo 5 copias físicas de cada material producido.
e) Fotografías e imaxes
As fotografías serán achegadas pola empresa adxudicataria. As fotografías empregadas ou realizadas para a execución do presente contrato pasarán a ser propiedade do Consorcio para a súa libre disposición. En ningún caso poderanse empregar imaxes, fotografías ou deseños que impliquen unha responsabilidade legal polo seu uso.
f) Dereitos de propiedade intelectual
A marca e todos os dereitos de propiedade intelectual e de “copyright” que se poidan derivar dos traballos obxecto deste contrato pasarán a ser propiedade do Consorcio sen prexuízo de que este poida cedelos libremente.
g) Confidencialidade e datos de carácter persoal
Todos aqueles datos que puidese coñecer a empresa adxudicataria en relación cos servizos contratados, enténdense confidenciais, debendo gardar a identidade x x xxxxxxx dos mesmos.
A adxudicataria xxxxxx asinar un contrato de “Encargado de tratamento” unha vez realizada a correspondente adxudicación. A prestación do servizo por parte da adxudicataria que implique acceso a datos de carácter persoal efectuarase segundo o disposto na Lei de protección de datos de carácter persoal, así como o seu Regulamento (RD 1720/2007 de 21 de dicembro).
h) Contrato de comodato, permisos e póliza de seguro
O adxudicatario xxxxxx ser responsable dos materiais achegados polo Concello, dos permisos e subscribir unha póliza de seguro que cubra os seguintes aspectos:
- Xxxxx nas instalacións, materiais ou estrutura do edificio (Xxxxxxx de San Xxxxxxx)
- Responsabilidade civil
- Esta póliza xxxxxx cubrir no só o período de celebración do Festival xxxxx os xxxx de montaxe e desmontaxe.
- Permisos de sanidade: ocuparase de comprobar e obter os permisos de sanidade que a normativa vixente da Comunidade Autónoma xx Xxxxxxx esixa para a venda de productos gastronómicos e, especialmente, os de carácter perecedoiro.
- Obriga da firma dun “contrato de comodato” que garanta a restitución en perfecto estado dos materiais achegados polo Concello despois de rematado o seu uso.
i) Informes
A empresa adxudicataria xxxxxx presentar ao Consorcio os seguintes informes en formato dixital e papel:
- Memoria detallada dos traballos realizados, participantes e actividades: incluíndo a metodoloxía para a captación, desenvolvemento do Festival, talleres, showcookings, ambientación e decoracións, materiais promocionais e repartición, clipping de prensa, impresións …. e todos aqueles aspectos que sexan relevantes. A empresa adxudicataria xxxxxx achegar ademais orixinal de todas as solicitudes de participación e demais documentación, así como as solicitudes dos talleres infantís e permisos de cesión de imaxe. Prazo máximo de entrega: 10 xxxx desde a finalización do Festival.
- Informe das enquisas de satisfacción: incluíndo un anexo cos documentos orixinais das enquisas. Prazo máximo de entrega: 10 xxxx desde a finalización do Festival.
k) Exclusividade
A empresa adxudicataria non poderá prestar os servizos que se relacionan no presente prego a outra entidade que promocione un destino vacacional ou sexa competidora da Coruña durante o período que dure devandito contrato.
A Coruña, a 2 de outubro de 2015