ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN INTERVENTORÍA INTEGRAL QUE SUPERVISE LA CORRECTA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE LA OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS DE COMUNICACIONES, HOSTING DEDICADO DE BACKOFFICE, HOSTING DEDICADO DE SISTEMA DE...
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN INTERVENTORÍA INTEGRAL QUE SUPERVISE LA CORRECTA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE LA OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS DE COMUNICACIONES, HOSTING DEDICADO DE BACKOFFICE, HOSTING DEDICADO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN REGISTRAL - SIR, Y LOS SERVICIOS ASOCIADOS A PUNTO ÚNICO DE CONTACTO DE SERVICIO PARA INFRAESTRUCTURA Y OFIMÁTICA INCLUYENDO MESA DE AYUDA PARA EL SOPORTE DE APLICACIONES, A LA ADMINISTRACIÓN, SOPORTE Y MANTENIMIENTO DEL SIR, A LA MIGRACIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL DEL SISTEMA FOLIO MAGNÉTICO A SIR, Y A VIDEOCONFERENCIA Y TELEFONÍA IP, QUE GARANTICEN LA CONTINUIDAD EN LAS OPERACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD NECESIDAD
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO es una entidad
descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia cuyo objetivo principal es el de ejercer orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atendiendo la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral.
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO en cumplimiento de las obligaciones que la ley le otorga para disponer de la sistematización del servicio de registro de instrumentos públicos y de sus archivos, mediante el empleo de las técnicas y procedimientos más avanzados que garanticen la seguridad, celeridad y
eficacia del proceso registral y con el ánimo de agilizar y facilitar los procesos de información al servicio de la población colombiana y en cumplimiento a las normativa que exige de las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, opera en gran parte de las oficinas los SISTEMA DE INFORMACIÓN REGISTRAL SIR y FOLIO MAGNETICO, mediante el cual brinda servicios tanto de actualización y control de los hechos registrales como de la impresión de los correspondientes certificados para la población colombiana.
Para dar cumplimiento al proceso misional, la SNR tiene previsto llevar a cabo la contratación de la tercerización de los procesos de negocio - BPO el cual debe garantizar la continuidad de la prestación de los servicios informáticos, teniendo en cuenta las siguientes líneas de servicio:
1. Contratar los servicios de soporte y respaldo a las infraestructuras de las redes eléctricas y de datos en las sedes del nivel central de la SNR y en las oficinas de registro de instrumentos públicos a nivel nacional.
2. Contratar los servicios de infraestructura relacionados con comunicaciones, Hosting dedicado de back office y Hosting dedicado del Sistema de Información Registral – SIR, con niveles de seguridad y gestión adecuados.
3. Contratar los servicios de punto único de contacto de servicio para infraestructura y ofimática incluyendo mesa de ayuda para el soporte de aplicaciones.
4. Contratar los servicios de administración, soporte y mantenimiento del SIR.
5. Contratar los servicios de migración de información registral del sistema Folio Magnético a SIR.
6. Contratar los servicios de administración, soporte y mantenimiento de aplicaciones de back office.
7. Contratar servicios de telefonía IP y videoconferencia.
Dada la magnitud de la operación y con el objeto de asegurar resultados de calidad del mencionado Outsourcing, la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO requiere contratar de los servicios de una Interventoría integral que:
1. Vigile que el Outsourcing cumpla con las condiciones del contrato, las ofrecidas en su propuesta y los estipulados en el pliego de condiciones y sus adendas.
2. Supervise todos los procesos de transferencia de tecnología, de conocimiento estructurado, empalme y transición entre los operadores (outsourcing): el actual y el nuevo operador en el tiempo establecido por la SNR.
CONVENIENCIA
No contar con los servicios de Interventoría al contrato de prestación de los servicios a auditar, generaría entre otros:
• Reprocesos
• No cumplimiento a cabalidad del alcance
• Cronogramas no cumplibles
• Crecimiento de potenciales riesgos
• Sobrecostos
• Falta de calidad en los entregables
• Falta de información clave
• Pérdida de oportunidad en la toma de decisiones informadas
• Descontrol del seguimiento y ejecución del contrato.
• Falta de aseguramiento de los niveles de servicio esperados.
• Servicio al cliente (la Institución y la población colombiana) adversamente afectado.
• Deficiencia en el control del presupuesto del contrato y verificación de la inversión adecuada del proyecto.
• Falta de control gerencial.
• Falta de verificación técnica y funcional de acuerdo al objeto del contrato.
• Deficiencia en la vigilancia y control técnico, financiero y legal.
• Deficiente entrega por parte del operador saliente y posiblemente efectos negativos en la prestación del servicio registral por parte del nuevo operador.
OPORTUNIDAD
Se requiere contratar la interventoría que asegure la correcta prestación del servicio objeto del contrato de operación por el contratista saliente, así como el nuevo proveedor de los servicios. Cabe anotar que se espera que el nuevo operador comience a recibir los servicios del actual operador desde el mes de octubre de 2012 y hasta el mes de enero de 2013.
El interventor debe asegurar que estos servicios se presten en condiciones de calidad, tiempo y costos (y demás restricciones referidas en el Project Management Institute - PMI) esperados, incluyendo todas las líneas de servicio requeridas por la SNR.
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR OBJETO
La Superintendencia de Notariado y Registro, requiere CONTRATAR LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN INTERVENTORÍA INTEGRAL1 QUE SUPERVISE LA CORRECTA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE LA OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS DE COMUNICACIONES, HOSTING DEDICADO DE BACKOFFICE, HOSTING DEDICADO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN REGISTRAL - SIR, Y LOS SERVICIOS ASOCIADOS A PUNTO ÚNICO DE CONTACTO DE SERVICIO PARA INFRAESTRUCTURA Y OFIMÁTICA INCLUYENDO MESA DE AYUDA PARA EL SOPORTE DE APLICACIONES, A LA ADMINISTRACIÓN, SOPORTE Y MANTENIMIENTO DEL SIR, A LA MIGRACIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL DEL SISTEMA FOLIO MAGNÉTICO A SIR, Y A VIDEOCONFERENCIA Y TELEFONÍA IP, QUE GARANTICEN LA CONTINUIDAD
EN LAS OPERACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.
ESPECIFICACIONES ESENCIALES.
EL CONTRATISTA para la realización de la interventoría se compromete a:
Velar por la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato y de las obligaciones derivadas del mismo; Llamar la atención de la SNR cuando observe eventos que puedan interferir en el adecuado desarrollo del proyecto, eventos causados por SNR o el Contratista; Solicitar al Contratista los informes técnicos, o administrativos o los que considere pertinentes para el adecuado desarrollo del proyecto o para cumplir a cabalidad las funciones de la Interventoría.
Adicionalmente se compromete a velar porque la entrega de las diferentes líneas de servicio del actual operador al nuevo operador se realicen teniendo en cuenta que en ningún momento se debe afectar la prestación del servicio registral.
Para el efecto se debe tener en cuenta que las obligaciones del contratista son las señaladas en el contrato, en el pliego de condiciones y la oferta del contratista.
ASPECTOS TÉCNICOS RELACIONADOS CON LA INTERVENTORIA.
ALCANCE OBJETIVOS Y METAS QUE SE REQUIEREN
Para llevar a cabo la interventoría integral, EL INTENVENTOR elaborará un plan de seguimiento y control de las actividades del contrato sujeto a Interventoría. El plan debe cubrir:
• Desarrollar TODAS las actividades inherentes a la Interventoría integral del contrato de Business Process Outsourcing – BPO.
• Velar por el cumplimiento adecuado del objeto del contrato en función de la satisfacción de la SNR, todo soportado en herramientas, procesos, procedimientos, técnicas y demás que se requieran en el ejercicio de la actividad de interventoría integral
• Velar por los intereses de la SNR ante el operador del contrato BPO
• Asegurar el alto nivel de gerencia y de calidad del operador en función del desarrollo del producto y/o entregable (es), todo bajo el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas (estudios previos, pliegos, adendas, propuesta, y los documentos que hagan parte integral de los contratos de BPO e interventoría), del cronograma de trabajo previamente establecido por la SNR para el proyecto.
• Validar conceptos, juicio de expertos, dirimir problemas o incorporar nuevos conocimientos, experiencias o herramientas; que de una manera eficiente y razonable lleven al cumplimiento de los objetivos del contrato
• Elaboración de un diseño que corresponda a la estrategia para el seguimiento de las actividades del contrato de BPO y sus líneas de servicio.
• Implementación y/o adopción de las herramientas necesarias y acordes para adelantar las auditorias y seguimientos a las líneas de servicio establecidos para el contrato de BPO.
• Elaboración de los protocolos de seguimiento y control para los servicios del contrato de BPO.
• Estrategia de Verificación, seguimiento y vigilancia de los planes definidos como responsabilidad del contrato de BPO.
• Establecimiento del plan de control de calidad de las responsabilidades del contratista
• Definición de los mecanismos de comunicación y/o Gestión de las comunicaciones entre las partes (formatos de informes, formatos de actas, directorio de contactos entre otros)
• Verificar y asegurar que tanto los productos como servicios entregados por el contratista cumplan con lo comprometido contractualmente, en los tiempos establecidos, de acuerdo al cronograma de trabajo.
• Vigilar el cumplimiento de los estándares y metodologías propuestas por el contratista y aceptadas por la Superintendencia de Notariado y Registro.
• Brindar apoyo técnico y administrativo a la Superintendencia para velar por el cumplimiento del servicio de Outsourcing.
• Xxxxxx a dirimir de la mejor manera conflictos entre la Superintendencia y el Contratista, estableciendo responsabilidades entre las partes.
• Revisar la documentación existente referente a las actividades contratadas e informar inmediatamente las disconformidades críticas a la Gerencia del proyecto de la SNR.
• Señalar desviaciones y errores a tiempo (en la inmediatez), a fin de lograr su corrección.
• Comprobar las condiciones de seguridad en el manejo de datos, equipos y telecomunicaciones; como también en la implementación de procesos y procedimientos; además de la producción óptima y oportuna de la información y el cumplimiento de las normas administrativas y fiscales vigentes.
• Asesorar y colaborar con el contratista en aspectos técnicos y administrativos.
• Realizar estricto seguimiento y establecimiento de los mecanismos y puntos de control tendientes a hacer cumplir a los operadores (saliente y entrante) el cronograma de transferencia de los servicios asociados a las diferentes líneas.
DESCRIPCIÓN DETALLADA SERVICIO REQUERIDOS Y PRODUCTOS ESPERADOS
En desarrollo del contrato, el interventor seleccionado deberá velar por la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato y de las obligaciones derivadas
del mismo, llamar la atención de la SNR cuando observe eventos que puedan interferir en el adecuado desarrollo del proyecto, eventos causados por SNR o el Contratista, Solicitar al Contratista los informes técnicos o administrativos que considere pertinentes para el adecuado desarrollo del proyecto o para cumplir a cabalidad las funciones de la Interventoría. Para el efecto se debe tener en cuenta que las obligaciones del contratista son las señaladas en el contrato, en el pliego de condiciones y la oferta del contratista.
OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR
Dentro de los primeros quince (15) días calendario de iniciada la ejecución del contrato el interventor debe adelantar las siguientes actividades:
Fase de inicio del proceso de Interventoría
• Estimar, identificar, TODAS las actividades “In Situ” para ejecutar, monitorear, controlar, documentar, las tareas necesarias objeto del contrato de BPO
• En esta etapa se debe formalizar el inicio de las actividades de Interventoría. El proceso debe ser realizado por el Director de Interventoría y el supervisor de contrato.
Fase de elaboración del plan de Interventoría
• El Director de Interventoría y el equipo de Interventoría deben, diseñar elaborar un plan de seguimiento y control de las actividades del contrato sujeto a Interventoría. El plan debe cubrir:
o Diseñar de manera iterativa, de acuerdo al desarrollo del proyecto, el modelo de gestión de la Interventoría a aplicar en éste; basándose en las mejores prácticas de Gerencia de Proyectos del Project Management Institute (PMI)
o Convocar a los representantes de las partes durante las etapas de diseño de los mecanismos de administración y control del Proyecto y en la puesta en marcha de los mismos, con el objetivo de socializar y/o comunicar la forma en que la interventoría integral se va a llevar a cabo.
o Convocar, participar en los comités de naturaleza técnica o administrativa, jurídica, o financiera que la parte contratante conforme para el adecuado desarrollo del Proyecto e informar al Comité del mismo, compuesto por todas las partes involucradas, cualquier tipo de situación y/o desviación, amenaza o riesgo, que a su juicio sea o podría ser causal de retrasos en la ejecución del Contrato de implantación o que ponga en peligro su cumplimiento dentro del tiempo estimado, sugiriendo las acciones correctivas que en su criterio y juicio de experto deben realizar las partes del Contrato.
o Precisar y enriquecer, de acuerdo con lo establecido en el Contrato, el marco general de aprobación de los entregables y/o productos parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto, según se haya acordado previamente entre las partes
o Concretar y/o definir, colectivamente con todos los figurantes de decisiones del Contrato, todos los requisitos, parámetros de aceptación de bienes y servicios, entendido por ellos el conjunto de indicadores de seguimiento y control, sus metas asociadas y los criterios de obligatorio cumplimiento para la aceptación total de los bienes y servicios del Contratista.
o Velar por que la meta sea lograda por el contratista,. Conforme con lo establecido en el Contrato, en el caso que no se alcance la meta esperada, el Contratista deberá corregir, subsanar, desarrollar o suplir lo que ha sido objeto de sugerencias por parte de la interventoría
o Definir y evaluar los mecanismos para el aseguramiento de la calidad de los resultados parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto, estipuladas en el cronograma y la metodología de desarrollo de proyecto.
o Las metas que se definan para la aceptación de los productos parciales y finales ofrecidos por el contratista, deberán cumplir con los parámetros establecidos en el Contrato para la aprobación de los productos entregados y los resultados obtenidos según su naturaleza. (según las líneas y/o frentes de trabajo).
o Definir un esquema de transferencia de conocimiento al equipo de Proyecto en áreas como aseguramiento de la calidad, gestión del riesgo y mecanismos de control y seguimiento, con el fin de realizar y asegurar la sostenibilidad al aseguramiento de la calidad del Proyecto.
o Generar un sistema de intervención participativa por parte de los actores clave del Contrato que contribuya a la adopción de los mecanismos de gestión del Proyecto.
o Elaboración de un diseño que corresponda a la estrategia para el seguimiento de las actividades del contrato de BPO. Implementación de las herramientas necesarias para adelantar las auditorias y seguimientos a los servicios establecidos para el contrato de BPO.
o Elaboración de los protocolos de seguimiento para los servicios del contrato de BPO.
o Estrategia de Verificación, seguimiento y vigilancia de los planes definidos como responsabilidad del contrato de BPO.
o Establecimiento del plan de control de calidad de las responsabilidades del contratista
o Definición de los mecanismos de comunicación entre las partes (formatos de informes, formatos de actas, directorio de contactos entre otros)
Fase de control y seguimiento a compromisos
En esta fase se debe dar inicio formal a las actividades de control, supervisión y verificación del cumplimiento de las responsabilidades del Contratista. En esta fase la interventoría es responsable de las siguientes obligaciones:
• De vigilancia y control administrativo
Vigilar, controlar y verificar el cumplimiento oportuno y permanente de las obligaciones contraídas por el Contratista, informando oportunamente a la SNR las causas de los incumplimientos, sugiriendo las acciones correctivas a seguir.
Formular al contratista los requerimientos necesarios para que se cumplan oportuna y debidamente las obligaciones del contrato e informar a la SNR cualquier tipo de situación que constituya una causal de retrasos en la ejecución del contrato o que constituya incumplimiento dentro de los niveles de servicios fijados, sugiriendo las acciones correctivas a seguir.
Informar oportunamente a la SNR cualquier evento que afecte o llegare a afectar el desarrollo del objeto del contrato de outsourcing operativo.
Programar y asistir a las reuniones periódicas de evaluación y seguimiento que en desarrollo del contrato sean establecidas.
Informar oportunamente cuando el personal asignado por el Contratista resulte deficiente para el cumplimiento de los plazos y objetivos acordados, sugiriendo las acciones correctivas a seguir para suplir dicha deficiencia.
Hacer cumplir que el personal asignado no sea cambiado sin previa notificación y debida aceptación por parte de la SNR y la Interventoría.
Vigilar, controlar y verificar el cumplimiento del personal ofrecido por la firma contratista.
Hacer cumplir las disposiciones legales de carácter laboral y de seguridad social establecidas por el código sustantivo del trabajo, la Ley
100 de 1993, Ley 789 de 2002 y demás normas complementarias, exigiendo que se tomen las medidas tendientes a garantizar el cumplimiento.
Controlar el cumplimiento de la dedicación del personal ofrecido por la firma contratista.
Elaborar las actas a que haya lugar, durante el desarrollo del contrato y tramitar oportunamente la certificación de las mismas mediante la firma de los integrantes o participantes.
Sugerir, proyectar, las acciones y correctivos que deba tomar la SNR para la debida ejecución del contrato.
Organizar y participar en los Comités donde se deben presentar informes del estado de ejecución del contrato de BPO.
Elaborar mensualmente un informe en el que se relacione el estado del proyecto de Outsourcing, las actividades realizadas y resultados obtenidos en el seguimiento del proyecto.
Revisar, solicitar aclaraciones y aprobar los informes que presente el contratista (outsourcer).
Aprobar o solicitar las aclaraciones que considere necesarias a los informes mensuales que presente el contratista (outsourcer), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de los mismos y expedir la certificación de cumplimiento.
Iniciar en forma oportuna, los trámites de recibo final y liquidación definitiva del contrato de BPO, así como los trámites de recibo parcial y proyecto del Acta de liquidación del contrato a la fecha de terminación del Contrato de Interventoría.
Expedir y aprobar las certificaciones sobre cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato para el trámite de pago.
Solicitar ante el Grupo de Contratos, previo, con visto bueno del supervisor las modificaciones, adiciones o prórrogas que se requieran, en forma suficientemente sustentada y con un término de antelación no menor a quince (15) días calendario, salvo circunstancias excepcionales debidamente sustentadas. Para el efecto debe tenerse en cuenta que las
modificaciones, adiciones o prórrogas proceden exclusivamente ante circunstancias excepcionales que deben justificarse en forma precisa y particular. El interventor debe hacer seguimiento a dichas solicitudes a fin de que se suscriban y legalicen oportunamente.
Hacer cumplir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato y de las obligaciones derivadas del mismo. Para el efecto se debe tener en cuenta que las obligaciones del contratista son las señaladas en el contrato y sus anexos, en el pliego de condiciones o términos de referencia y la propuesta del contratista, documentos éstos que hacen parte del contrato. La verificación del cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato se hará sobre las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados, así como sobre las cantidades, calidades, valores y especificaciones técnicas pactadas. Esta verificación se debe hacer de manera que el Interventor tenga la seguridad de que productos, obras o servicios recibidos del contratista corresponden en un todo a los contratados, sin que haya lugar a dudas sobre ninguna de sus características o componentes. Para efectuar la verificación, el Interventor debe apoyarse en revisiones documentales y perceptivas según sea la naturaleza del objeto del contrato.
Realizar un seguimiento permanente al personal y equipos utilizados por el contratista, verificando que la cantidad y calidad de los mismos concuerden con la propuesta presentada y el contrato, cuando a ello haya lugar Llevar a cabo las reuniones periódicas previstas en el contrato o, cuando a ello haya lugar, concertar reuniones periódicas con el contratista con el fin de evaluar la ejecución del contrato.
En dichas reuniones, el Interventor podrá ordenar al contratista la intensificación de las labores que no esté desarrollando de conformidad con lo previsto en el contrato o la suspensión de actividades no contempladas en él.
Requerir por escrito al contratista cuando se presente demora o incumplimiento parcial o total de las obligaciones y del objeto contractual.
En caso de mantenerse el incumplimiento, el Interventor presentará un informe detallado y sustentado con visto bueno del Jefe de la Oficina de
Informática, al Ordenador del Gasto y a la Dirección Administrativa, o a quién haga sus veces, solicitando la aplicación de las medidas pertinentes de acuerdo a lo estipulado en el contrato y en las disposiciones legales vigentes.
En todo caso el Interventor atenderá los procedimientos establecidos por la Entidad para el efecto. Previa exposición de las circunstancias que justifican la suspensión del contrato, proyectar el acta de suspensión de acuerdo con el formato establecido para el efecto y enviarla para su trámite al Grupo de Contratos y Adquisiciones, o a quien haga sus veces.
De requerirse, el Interventor debe elaborar el acta de reiniciación y gestionar su suscripción por las partes.
Estudiar las solicitudes, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista en relación con el contrato de servicios, emitir su concepto y recomendación y remitirlas al funcionario competente para que se resuelvan en forma oportuna.
Elaborar informes de interventoría y expedir certificaciones de conformidad con lo estipulado en el contrato.
En todo caso, al final del plazo de ejecución pactado o ejecutado el objeto y todas las obligaciones contractuales, elaborará y presentará con destino a la Dirección Administrativa, o a quien haga sus veces, y a las demás instancias de la Superintendencia que lo ameriten o requieran, una certificación final de ejecución del contrato, señalando los productos, obras, bienes o servicios contratados recibidos a satisfacción y su valor, o las razones por las cuales no pueden ser recibidos total o parcialmente por la Entidad, según sea el caso. Si el producto, obra, bien o servicio que entrega el contratista no corresponde a lo contratado en calidad y/o cantidad, el Interventor no podrá certificar el recibo a satisfacción y señalará las razones que sustentan tal decisión, las cuales se deben poner en conocimiento del contratista mediante comunicación escrita en la que se precise la inconformidad, para que éste, dentro del plazo que señale el Interventor, efectúe las acciones correctivas necesarias para atender las observaciones formuladas.
En caso que el contratista corrija las observaciones señaladas por el Interventor, éste expedirá, si procede, la certificación final de recibo a satisfacción, detallando las acciones realizadas por el contratista.
Si el contratista no corrige las observaciones efectuadas por el Interventor en el plazo señalado o no las acoge, el Interventor presentará un informe detallado y sustentado al Ordenador del Gasto y a la Dirección Administrativa, o a quien haga sus veces, solicitando la aplicación de las medidas pertinentes de acuerdo a lo estipulado en el contrato y en las disposiciones legales vigentes.
Cuando antes de la terminación y/o liquidación del contrato, el contratista solicite certificaciones sobre el cumplimiento del mismo, éstas serán suscritas por el Interventor y el Coordinador del Grupo de Contratos y Adquisiciones.
Mantener actualizada la carpeta física y virtual del contrato con toda la documentación que se genere durante la ejecución.
Toda comunicación u orden al contratista deberá hacerse por escrito o constar en acta y debe estar enmarcada dentro de los términos y condiciones del respectivo contrato.
Cumplir las obligaciones previstas en el contrato y las demás que le corresponden en razón de la función de Interventor de un contrato estatal.
Diligenciar los formatos que establezca la Entidad en materia de actas o informes.
Proyectar el acta de liquidación del contrato, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al del vencimiento del plazo de ejecución del contrato, con base en la certificación final de ejecución del contrato y remitirla a la Dirección Administrativa, o quien haga sus veces, para que adelante el trámite que corresponda.
Hacer cumplir el cronograma presentado por el contratista y aprobado por la SNR
En desarrollo de estas obligaciones, el interventor hará las verificaciones y comprobaciones que se requieran en caso de
incumplimiento, y seguirá los procedimientos previstos en el contrato y en la reglamentación de la SNR.
Velar por el cumplimiento del contrato y vigilar el avance de ejecución del objeto contratado para lograr que se desarrolle según el programa y el presupuesto previamente aprobado.
Vigilar las fechas de vencimiento de las pólizas de garantía las cuales deben estar vigentes durante todo el desarrollo del contrato, los pagos de prestaciones sociales, pagos de carácter fiscal a los organismos nacionales y municipales y demás obligaciones contractuales y legales.
Autorizar los pagos al contratista de acuerdo con los ANS establecidos.
Revisar los gastos que realice el contratista fin de que estos dineros sean invertidos de la forma más eficiente.
Revisar y aprobar los extractos contables periódicos que presente el contratista.
Aprobar o rechazar las cuentas que presente el contratista, advirtiendo que sin su aceptación LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO no podrá ordenar el pago de las mismas.
Revisar y aprobar los servicios prestados por el contratista, mediante actas de entrega los cuales requieren para su validez el visto bueno del Supervisor del contrato.
Verificar que EL CONTRATISTA disponga de los recursos necesarios, en perfectas condiciones, para la adecuada ejecución de los servicios contratados.
Realizar de manera estricta el control técnico ,administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato, de manera que se tenga un reporte semanal de las actividades autorizadas que hayan sido ejecutadas o que se encuentren programadas.
Xxxxxxx y firmar las actas que se suscriban del contrato.
Revisar los libros de contabilidad del CONTRATISTA y solicitarle toda la información que considere necesaria para la verificación del estado financiero del contrato objeto de esta interventoría.
Resolver las consultas que formule EL CONTRATISTA en desarrollo de los trabajos.
Autorizar los trabajos estrictamente necesarios en cualquier horario con el fin, de lograr una respuesta oportuna a los mismos.
Velar por el cumplimiento del programa de trabajo y proponer las modificaciones que estime necesarias.
Velar por el cumplimiento del presupuesto y exigir el cumplimiento del objeto del contrato con base en los recursos comprometidos.
Practicar inspecciones necesarias para el logro del objeto contratado.
Xxxxxxxxx el retiro o cambio de personal, cuando a su juicio lo considere conveniente para la buena marcha del contrato.
Comunicar sus órdenes por escrito y confirmar también por escrito las instrucciones verbales que dé al CONTRATISTA.
Aprobar o rechazar los planes de trabajo que xxxx ejecutar EL CONTRATISTA y autorizar las modificaciones del mismo si fuere necesario.
Verificar previamente al inicio del contrato, el personal técnico especializado relacionado en la propuesta.
En general, cumplir y hacer cumplir lo dispuesto y pactado en el contrato que suscriba LA SUPERINTENDENCIA, en desarrollo de las diferentes actividades.
Ni la presencia del interventor o de su representante, ni las órdenes escritas que imparta, relevarán al CONTRATISTA de su responsabilidad por la adecuada ejecución del CONTRATO.
Toda discrepancia entre el Interventor y el CONTRATISTA será dirimida por el Supervisor del contrato delegado de LA SUPERINTENDENCIA.
• De vigilancia y control técnico
Hacer que las condiciones técnico-funcionales operativas, del contrato de outsourcing operativo ofrecidas se cumplan.
Colaborar con los grupos de trabajo para solucionar problemas técnicos que se presenten y establecer las acciones y correctivos de mejoramiento de común acuerdo con el contratista (outsourcer) y la SNR.
Xxxxx que el contratista preste de manera permanente la asistencia, la asesoría y el soporte técnico a la SNR.
Evaluar y aprobar con la Oficina de Informática las hojas de vida que el Contratista (outsourcer) presente como alternativa para cambio de personal asignado al proyecto, y emitir su concepto.
Realizar las actividades que se requieran para determinar si los bienes y servicios se ajustan a las estipulaciones y calidades establecidas en el contrato de outsourcing operativo.
x Ejecutar las pruebas necesarias para el control de calidad de los bienes suministrados y administrados por el contrato de outsourcing operativo.
Hacer cumplir los procedimientos de respaldo y contingencia y hacer al Contratista (outsourcer) y a la SNR las recomendaciones que tiendan a corregir las deficiencias.
Hacer cumplir las seguridades físicas y lógicas, sugerir al Contratista (outsourcer) las acciones preventivas y/o correctivas y realizar seguimiento a la implementación de las mismas.
Hacer cumplir la ejecución de los planes aprobados en Comité Técnico.
Hacer cumplir que el Contratista (outsourcer) mantenga los estándares y convenciones de la SNR asociados con su tecnología correspondiente.
Apoyar la definición de los cursos de capacitación dictados por el contratista de outsourcing operativo.
Evaluar y aprobar los instructores que dicten la capacitación establecida en el contrato.
Hacer cumplir los Niveles de Servicio de cada uno de los compromisos contratados en el contrato de outsourcing operativo.
Hacer cumplir los criterios definidos para los centros de soporte.
Diseñar la estrategia de seguimiento al proyecto Implementar las herramientas necesarias para adelantar las auditorias y seguimientos a las actividades del proyecto
Elaborar los protocolos de seguimiento al desarrollo del proyecto
Estudiar y mantenerse al tanto de los alcances del Programa, del Proyecto y del Contrato.
Acordar con el Programa y consultar con el Contratista, los detalles de la metodología, la organización, y el plan de trabajo de la Interventoría y los criterios de aceptación de productos o servicios.
Revisar el cronograma detallado
Revisar los estándares
Determinar los criterios de adaptación de entregables
Revisar los controles integrados de cambios
Revisar los estándares de documentación
Revisar el repositorio de información
Revisar las estrategias de capacitación
Revisar el/los plan/es de contingencia
Velar por el correcto cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía solicitadas en los estudios, pliegos y contrato.
Dejar constancia escrita de todos los trabajos.
Vigilar que el operador cumpla con el objeto contractual ajustado a las normas vigentes sobre la materia.
Presentar informes mensuales a la Entidad del desarrollo de la ejecución del contrato de BPO.
Consultar y solicitar aprobación por parte de la Entidad contratante sobre cualquier variación al contrato previa su realización.
Organizar los comités técnicos o administrativos necesarios para garantizar el debido cumplimiento del contrato.
Ejercer un control administrativo sobre el contratista.
Programar y realizar reuniones de interventoría y redactar las actas de dichas reuniones.
Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten
Informar a la SNR sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
Exigir al contratista tomar las medidas necesarias para solucionar problemas específicos referentes al contrato como: retrasos en el cronograma de ejecución del contrato, incumplimiento del objeto del contrato y de las obligaciones específicas del contratista.
Programar y coordinar con el contratista y con la SNR las reuniones de seguimiento y ejecución del contrato. En estas reuniones se presentará el estado del avance del contrato, temas relacionados con el desarrollo del contrato y soluciones al mismo.
Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar porque estas permanezcan vigentes de acuerdo con al condiciones estipuladas en el contrato.
Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de la interventoría.
• De vigilancia y control financiero
Realizar todas las actividades dirigidas a controlar el buen manejo e inversión de los recursos del contrato de BPO.
Expedir y aprobar las certificaciones sobre cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato para el trámite del pago.
Llevar el control de ejecución presupuestal del contrato y tramitar ante las dependencias competentes, los pagos que deban ser efectuados al contratista, previa revisión de las cantidades y valores de los productos, obras o servicios recibidos a satisfacción.
Mantener el registro cronológico de los pagos y deducciones del Contrato.
Llevar un libro o bitácora para registrar en forma oportuna los aspectos sobresalientes durante la realización de los trabajos, tales como registro de órdenes, Inicio de las distintas etapas, modificaciones al proyecto, ofertas y autorizaciones, apertura de nuevos frentes de trabajo, suspensiones y sus causas, visitas de funcionarios, asuntos tratados con vecinos y autoridades públicas y otros que se consideren convenientes.
Elaborar oportunamente las Actas que se requieran y someterlas de manera oportuna a consideración la oficina de informática, debidamente justificadas, para su respectiva aprobación. De igual manera, una vez aprobadas, realizar en conjunto con el Contratista las modificaciones consecuentes en el programa de trabajo e inversiones. Las Actas de Suspensión, Reinicio y Liquidación de los Contratos de la Interventoría, deberán suscribirse por el Jefe de la oficina de Informática.
Informarse sobre la organización y procedimientos internos de la Oficina de Informática, relacionados con el manejo del Contrato, así como sobre las normas especiales que sean pertinentes. Así mismo, velar porque en los eventos en que el Contratista deba rendir informes, lo haga de acuerdo con lo establecido en el Contrato, los Pliegos de Condiciones o los requerimientos efectuados por la oficina de Informática.
Exigir, aprobar y hacer cumplir los programas correspondientes al Contrato objeto de la Interventoría, así como sus posteriores modificaciones.
Certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del Contratista y autorizar los desembolsos respectivos y remitir dichos documentos a la Oficina de Informática, con el fin de que ésta pueda efectuar el trámite previsto para el efecto, de acuerdo con los requisitos internos establecidos.
Ejercer la vigilancia y control sobre el cumplimiento, por parte del Contratista de todas las obligaciones contractuales, para lo cual debe estar familiarizado con el Contrato y las Condiciones de Contratación, así como conocer la oferta del Contratista y las normas y reglamentaciones aplicables en la ejecución del contrato.
Prestar la colaboración necesaria a la Oficina de Informática de suministrarles los datos e información que demanden, sin perjuicio de la reserva legal a que tales datos e información se encuentren sometidos.
Colaborar con la Oficina de informática en la solución de reclamaciones surgidas por perjuicios causados a terceros con ocasión de la ejecución del Contrato.
Informar oportunamente sobre la ocurrencia de hechos imputables al Contratista que puedan causar perjuicio a la NACIÓN – SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, en razón de la
ejecución del Contrato y colaborar en la Solución de los mismos.
Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del Contratista, y cuando sea pertinente dar traslado a la Oficina de Informática, con su respectivo concepto.
Presentar y elaborar los informes mensuales en los que señale los aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y contractuales, incluyendo lo siguiente: -Avance de los trabajos, -Avance de inversiones. - Problemas presentados en la ejecución y posibles causas de los mismos. - Resultados de pruebas y controles de calidad realizados, cuando haya lugar, indicando si cumplen y el comentario respectivo.
Presentar y elaborar en conjunto con el Contratista en forma mensual, un informe ejecutivo del avance y estado del proyecto. Este informe será enviado a la Oficina de Informática.
Informar a la oficina de informática cuando sucedan hechos de fuerza mayor o caso fortuito, dentro de los dos (2) días siguientes a su ocurrencia o inmediatamente si las circunstancias así lo aconsejan, realizando la evaluación de los hechos acaecidos, las causas que los motivaron y la diligencia con que el Contratista actúo ante la ocurrencia de éstos y emitir su concepto sobre las medidas a tomar.
Firmar, conjuntamente con el Contratista y el funcionario designado, las Actas de Inicio, Suspensión, Reinicio, xx Xxxxxx Parciales de Obra, Recibo Definitivo, Liquidación final del Contrato y llevar debidamente actualizada la bitácora.
Revisar, aprobar y si es necesario solicitar las actualizaciones de las hojas de vida de los profesionales que intervendrán en la ejecución del acuerdo de voluntades, conforme a los requerimientos establecidos por la
Superintendencia de Notariado y Registro y pactados en el respectivo acuerdo de voluntades.
Frente al cupo de crédito:
Solicitar en forma periódica al Contratista, informe acerca de la inversión del cupo de crédito con el fin de verificar que dichos recursos sean invertidos única y exclusivamente en el desarrollo del Contrato.
Llevar el control estricto de las inversiones realizadas, con el propósito de evitar que la ejecución exceda el valor del Contrato. Bajo ningún aspecto le es posible al Interventor, aprobar las adiciones al Contrato. Igualmente el interventor debe vigilar que el Contratista no se exceda del valor del Contrato Principal salvo que se haya suscrito y se encuentre debidamente legalizado el respectivo Contrato Adicional.
Requerir al Contratista, por escrito cuando: a) Las metas físicas sean inferiores a lo programado; b) Los trabajos e inversiones no marchen de acuerdo con el programa; c) Las entregas acordadas no se cumplan oportunamente; d) Se presenten defectos de calidad en las pruebas y ensayos especificados y en general cuando lo estime necesario. Del anterior requerimiento enviará copia a la Oficina de Informática.
Llevar en forma ordenada el archivo de la Interventoría para ser entregado a la Oficina de informática cuando ésta lo requiera. En todo caso dicho archivo deberá ser entregado al momento de liquidación del Contrato.
Elaborar y suscribir con el Contratista, al finalizar el plazo de ejecución pactado al momento de realizarse la revisión final, un informe final en el cual se incluya el balance general de cantidades y costo total, el cual se pondrá a disposición de la oficina de Informática.
Responder por el comportamiento del personal bajo su cargo, así como por el empleo de, equipos y otros bienes que utilice en desarrollo de la Interventoría.
Efectuar el informe correspondiente en caso de terminación anticipada del Contrato objeto de Interventoría o de aplicación de la terminación unilateral por parte de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.
Responder civil, penalmente, si es del caso, por el cumplimiento de las obligaciones de Interventoría y por los hechos u omisiones que le fueren imputables y causen daño o perjuicio a la entidad.
FUNCIONES ESPECIALES
Revisar y aprobar todos los suministros, muestras de materiales, prototipos y modelos presentados por el Contratista.
Ejercer adecuada y permanente vigilancia y el control de calidad objeto del Contrato.
Controlar y exigir el cumplimiento de los programas de trabajo e inversiones y de avance y sus modificaciones.
Exigir al Contratista el cumplimiento de la secuencia estipulada en el programa de trabajo e inversiones y velar porque los trabajos se ejecuten mediante la adecuada y oportuna utilización del equipo y de acuerdo con las normas legales vigentes.
Evaluar y medir los avances ejecutados por el Contratista, y demás aspectos técnicos necesarios para elaborar las Actas de avance.
Solicitar al Contratista las pruebas que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, cuando haya lugar.
Revisar y aprobar los Ítems necesarios no previstos inicialmente en el Contrato, respondiendo ante la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Organismos de Control por los valores aprobados. La aprobación de dichos Ítems adicionales no autoriza al Contratista a superar el valor del mismo, para lo cual la Interventoría, llevará el respectivo control del presupuesto.
Presentar a la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
informe mensual sobre la inversión del manejo del cupo de crédito si este fuere utilizado.
Constituir las Garantías necesarias.
• De vigilancia y control legales
Asegurar que las conductas de las partes se ciñan a lo establecido en el contrato y a las disposiciones legales y reglamentarias.
Proponer en forma oportuna y debidamente sustentada y soportada las adiciones y/o modificaciones al contrato que sean necesarias para ajustarlo en los eventos que afecten la ejecución normal del contrato de Outsourcing.
Revisar el cubrimiento respecto a las cuantías, amparos y vigencia de las pólizas del Contratista (outsourcer), en el contrato, adiciones y modificaciones, proyectar el aviso de siniestro a la SNR.
Estudiar las reclamaciones y/o consultas del Contratista (outsourcer) y/o SNR y emitir concepto formal del caso.
Asesorar a las partes, en el evento que así lo requieran, con el propósito de buscar alternativas de solución a situaciones imprevistas.
Solicitar cuando sea necesario la aplicación de las cláusulas exorbitantes del contrato y multas, utilizando el conducto regular ante la SNR.
Proyectar las liquidaciones parciales y la liquidación final del contrato de BPO.
Guardar confidencialidad y plena reserva de todos los datos, informes y en general de todos los productos que obtenga en desarrollo de su gestión y el objeto del contrato.
Verificar que el Contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos.
Estudiar las reclamaciones que formule el CONTRATISTA y recomendar las correspondientes soluciones.
Verificar la legalidad de los procedimientos y herramientas utilizadas por el contratista para el desarrollo del contrato.
Verificar la legalización de la propiedad de los productos entregados por el contratista durante la ejecución del contrato.
Verificar que la ejecución del contrato se realice bajo las normas legales establecidas en el mismo.
Revisar los puntos contractuales con el implantador.
Supervisar y controlar en forma eficaz y de manera permanente todas las etapas del proyecto contratado, para hacer cumplir las especificaciones técnicas, tiempos, las actividades administrativas, legales, financieras, presupuestales, establecidas en el respectivo contrato.
Controlar: Ejercer una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y del contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado.
• Exigir: En la medida que la función de la Interventoría encuentre que en el desarrollo de la relación contractual se esté cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, por lo que se adquiere la obligación de exigir al Contratista el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.
• Verificar: Realizar un control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los problemas y la absolución de dudas.
Asegurar mediante la Interventoría eficiente, la calidad del desarrollo del objeto del contrato.
Representar a la SNR para la adecuada ejecución del contrato.
Informar a la SNR en forma continua y periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud de la Superintendencia.
Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen las obligaciones contenidas dentro del contrato, supervisando los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
Exigir al Contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.
Llevar un control sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado y
remitir a la instancia respectiva todo documento que se genere por las partes durante la ejecución del mismo.
Suscribir el acta de iniciación y terminación de la ejecución cuando se estipule en el contrato.
Informar y exponer los motivos por los cuales debe suspenderse o terminarse el contrato.
Hacer las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto contractual, dando aviso a SNR de los eventos de incumplimiento que ameriten el ejercicio de las facultades contractuales de la Superintendencia.
Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista y si éste solicita modificación en el plazo acordado, analizar si las causas aducidas son justificación para la modificación del plazo acordado. El Interventor debe velar porque en los contratos adicionales de plazo se incluya la correspondiente modificación al cronograma del contrato y si la adición en tiempo incide en éste, además de la suscripción de la modificación a las pólizas.
Adoptar los mecanismos necesarios y ejercer las actividades conducentes a asegurar que se cumpla oportuna y adecuadamente el objeto contractual intervenido.
Ejercer funciones en permanente coordinación con las demás áreas de interventoría responsables del desarrollo de la actividad intervenida.
Conservar y custodiar la documentación e información a la que tenga acceso por razón del ejercicio de su función, y evitar su indebida utilización.
Xxxxxxx con la debida diligencia y profesionalismo, la labor que le ha sido encomendada en el contrato.
Abstenerse de realizar actos que perturben o puedan perturbar la ejecución contractual, y en general, de los que impliquen abuso o ejercicio indebido de la función.
Xxxxx en conocimiento de la entidad, los hechos que afecten el logro del objeto contratado, que observe en ejercicio de sus funciones, y proponer los correctivos que estime conducentes.
Ejercer su labor con la imparcialidad y objetividad que le demanda el cumplimiento de las labores encomendadas.
Poner oportunamente, en conocimiento de la entidad, la concurrencia de causales de inhabilidad o incompatibilidad, o que puedan configurar conflicto de interés y que se generen en desarrollo del contrato.
Ejercer sus funciones con arreglo al principio de la buena fe.
Sugerir las medidas que estime necesarias para la mejor gestión del contrato y, someterlas a consideración de la SNR.
Exigir y obtener de las partes, la información que estime necesaria para el cumplimiento de sus funciones.
Informar a la entidad, cuando se presenten situaciones de incumplimiento para que tome las medidas correctivas o sancionatorias necesarias.
Las demás que se requieran en el ejercicio de sus funciones.
PRODUCTOS ESPERADOS: INFORMES
Los informes deberán presentarse en medio impreso y óptico y en formatos editables (Word, Excel, Power Point, Visio, Project u otros), en dos (2) copias los cuales deben cumplir los siguientes requisitos:
Dentro de los primeros quince (15) días calendario de iniciada la ejecución del contrato se presentará al Supervisor para su aprobación el plan detallado de trabajo que contenga como mínimo: metodología, herramientas, técnicas Procesos, procedimientos a utilizar, cronograma, organización del equipo de trabajo, procedimientos, el cual podrá ser ajustado por las partes durante la ejecución del contrato. Dicha presentación se hará verbalmente y por escrito.
Se entregará un informe escrito mensual de los servicios prestados y del estado de cumplimiento de los compromisos contractuales adquiridos por el Contratista (outsourcer) de acuerdo con los parámetros establecidos por la Oficina de Informática. Dicho informe será presentado al Supervisor del Contrato en los diez
(10) primeros días calendario del mes siguiente y será aclarado y/o corregido, conforme a la solicitud de éste último, dentro de los tres (3) días calendario siguientes ha dicho requerimiento. El informe mensual debe incluir durante la fase de entrega por parte del actual operador al nuevo operador, el estado de avance de las actividades de entrega, los indicadores de cumplimiento de las dos (2) partes y los principales riesgos asociados a este proceso de transferencia.
Se entregará un informe final conforme al plan de trabajo. Dicho informe será presentado debidamente sustentado en forma escrita al Supervisor del Contrato y
será aclarado y/o corregido, conforme a la solicitud del mismo, dentro de los plazos acordados. Este informe debe desarrollar el objeto del contrato, las obligaciones y considerar los alcances del contrato.
Los demás que eventualmente se requieran durante la ejecución del contrato, previa solicitud del supervisor del mismo.
CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El cronograma de la ejecución del contrato se compone de las siguientes actividades, por entrega de productos:
1. Acta inicio del proceso de Interventoría: Se formaliza el inicio de las actividades de Interventoría.
2. Acta elaboración plan interventoría, que contenga un plan de seguimiento y control de las actividades del contrato sujeto a Interventoría.
3. Acta inicio formal de las actividades de control, supervisión y verificación del cumplimiento de las responsabilidades del Contratista. A partir de esta actividad, la interventoría es responsable de las obligaciones contractuales.
4. Actas informes mensuales de interventoría, que incluirán el estado de avance de la entrega del actual al nuevo operador.
5. Certificaciones de pagos establecidos contractualmente.
6. Acta liquidación Contrato.
Las anteriores actividades se ajustan a las fases descritas en el numeral anterior.
Control de Programación:
Consiste en establecer la secuencia de los tiempos y recursos necesarios para la ejecución del contrato.
Establece un marco de referencia con base en la metodología de secuencias, tiempos e interrelaciones, para desarrollar el conjunto o cada una de las actividades que componen la etapa de la ejecución del contrato.
Indica las responsabilidades de los distintos grupos de trabajo y los recursos humanos, económicos y equipos requeridos para poder cumplir las metas preestablecidas.
La programación inicial será aprobada por la Entidad.
Inspección a las instalaciones
El interventor deberá realizar las visitas de inspección a que haya lugar para validar la correcta operación del servicio principal.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
De acuerdo con la descripción de la necesidad y las características técnicas descritas, el objeto a contratar requiere conocimientos multidisciplinarios, específicos y expertos, mediante el desarrollo de un esquema ágil y eficiente de gerencia, toma de decisiones, acompañamiento técnico permanente y desarrollo de estudios especializados, de manera que el consultor y su equipo garanticen las entrega de productos integrales, que interrelacionen debidamente todos los componentes que hacen parte del modelo de operación técnico aprobado.
De acuerdo al numeral 2 articulo 32, de la Ley 80 de 1993, la modalidad prevista para la selección de servicios de consultoría es el concurso de
méritos, reglamentado por el Decreto 0734 de 2012, Capítulo III, artículos
3.3.1.1 y siguientes.
La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta que la cuantía el objeto de la contratación no corresponden a ningún otro procedimiento contractual establecido en la ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario, garantizando la selección objetiva de la oferta más favorable a la entidad con la observancia de los parámetros definidos para el efecto.
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
El Contrato a celebrar, corresponde a un contrato de interventoría
DETERMINACIÓN DEL TIPO DE PROPUESTA
De conformidad con el Decreto 0734 de 2012, Capitulo III, artículos 3.3.1.1 y siguientes. Determina por disposiciones generales aplicables al concurso de méritos, señalando la necesidad de calificar la propuesta técnica.
La entidad Superintendencia de Notariado y Registro, considera que los proponentes deben allegar una propuesta técnica detallada (PTD) puesto que los postulados técnicos del presente pliego de condiciones, no especifican una metodología exacta o un plan detallado de trabajo, dejando al proponente que presente su oferta en diferentes enfoques, limitándose siempre a la ejecución efectiva del objeto contratado.
CONDICIONES DEL CONTRATO PLAZO:
El término proyectado para la ejecución del objeto del contrato es de veintiún (21) meses contados a partir del día siguiente a la fecha de suscripción del acta de iniciación, la cual será suscrita por el contratista y el supervisor. Es de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA ejecutar los cálculos técnicos, jurídicos y económicos teniendo en cuenta las situaciones favorables o desfavorables que se puedan presentar durante la ejecución del contrato para cumplir con el plazo convenido, previendo y dando estricto cumplimiento con el pago de salarios a sus trabajadores por jornadas supletorias, domingos o feriados que sea necesario laborar para cumplir con el plazo contractual.
LUGAR DE EJECUCIÓN:
La ejecución del contrato se realizará en la ciudad de Bogotá, en la Sedes de la SNR cuando se requiera, en la sede del contratista y en los siguientes puntos:
• Nivel Central (4 Sedes) (Sede principal SNR, Las sedes xxx xxxxxxx, Grupo de Investigación y Capacitación y Casa Rupta)
• 193 Oficinas de Registro
• 9 Supercades.
ANÁLISIS ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:
La firma Pricewaterhouse presenta en la propuesta, los costos totales y no discrimina los valores unitarios de los servicios de la interventoría.
Los honorarios están propuestos de acuerdo a los perfiles requeridos por la SNR y deberán ser acordados por las partes previa a la ejecución del contrato, estiman que los honorarios para todo el equipo de trabajo oscilan entre $130.000.000 y
$165.000.000 millones sin IVA. no incluyen los costos de los viáticos y gastos de viaje de los consultores que requieran desplazarse fuera de Bogotá
La firma DELOITTE en su propuesta describe las diferentes líneas de servicio de la operación y establece los costos para cada una de las líneas. No discrimina los valores del equipo de trabajo de acuerdo a lo establecido en los RFI
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:
Considerando el alcance del objeto contractual, la disponibilidad presupuestal de la contratación asciende a la suma de CUATRO MIL SEISCIENTOS ONCE MILLONES NOVECIENTOS SETENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS
PESOS M/cte. ($ 4.611.974.400.00) incluido IVA y 4X1000 incluido, el cual será financiado por el proyecto de Sistematización y Modernización de la SNR a Nivel Nacional.
3.5. PRESUPUESTO OFICIAL:
Considerando el alcance del objeto contractual, se estima que el costo total de la contratación asciende a CUATRO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS M/cte. ($ 4.384.800.000) incluido IVA, el
cual será financiado por los proyectos de: Sistematización y Modernización de la SNR a Nivel Nacional.
La propuesta que sobrepase el presupuesto oficial estimado para este concurso de méritos, será rechazada.
Para la elaboración de la propuesta, el oferente debe tener en cuenta todos los costos directos o indirectos derivados de la preparación de la oferta y para la ejecución del contrato en el evento en que resulte beneficiado con la adjudicación, tales como sueldos, prestaciones del personal profesional, técnico, administrativo, auxiliar vinculado al contratista, honorarios, asesorías en actividades objeto del contrato, desplazamientos, horas extras y alquileres, suministros, publicaciones, impuestos y en general, todos los gastos requeridos para el cabal cumplimiento de las actividades contratadas.
FORMA DE PAGO
El pago se realizará así:
Se realizaran veintiún (21) pagos mensuales por un valor de hasta DOSCIENTOS OCHO MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS M/cte. Incluido IVA. ($
208.800.000,00); previa presentación de los siguientes documentos:.
Certificación de cumplimiento de las actividades contratadas, acompañadas de su respectivo informe suscrita por el Supervisor del contrato.
Factura expedida con el cumplimiento de los requisitos legales.
Constancia de cumplimiento de las obligaciones con el sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
Constancia de cumplimiento de las obligaciones laborales con el personal contratado para la ejecución del objeto.
En caso que el Contratista para ejecutar alguna de las obligaciones necesite contratar con un tercero (bajo cualquier modalidad) se deben presentar las constancias de cumplimiento de las obligaciones laborales con el personal contratado.
Los pagos se efectuarán por parte de la SNR dentro de los quince (15) días siguientes a la correcta presentación de la factura aprobada por el Supervisor del contrato.
Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, tal es el caso de los reportes semanales de avance del proyecto y los informes mensuales el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
Liquidación del contrato: La liquidación del contrato se efectuará dentro de los 4 meses siguientes al recibo a satisfacción de los servicios.
Los pagos se harán previos los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar.
REQUISITOS HABILITANTES
Los siguientes documentos no otorgan puntaje a la oferta, pero su presentación es necesaria para poder determinar si la oferta es hábil jurídicamente o no.
Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos al oferente. Para este efecto se concederá un término perentorio. Si el proponente no atiende la solicitud de la Superintendencia dentro del plazo otorgado para el efecto, se entenderá que hay inconsistencias en la propuesta y se rechazará.
Cada uno de los integrantes de consorcios y uniones temporales debe anexar, por separado, la totalidad de los documentos que se enuncian en los siguientes numerales.
Documentos Jurídicos CARTA DE PRESENTACIÓN
La carta de presentación de la propuesta deberá estar firmada por el proponente o representante legal para el caso de personas jurídicas, consorcios y uniones temporales, la cual debe contener, como mínimo: la identificación del proponente, número de teléfono, fax y su dirección, relación de los documentos que anexa, manifestación sobre el conocimiento de las condiciones establecidas en los pliegos de condiciones y aceptación de su contenido y manifestación de no encontrarse incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley.
Los proponentes pueden utilizar el modelo que se anexa al Pliego de Condiciones para este efecto.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
En el caso de personas jurídicas se deberá presentar certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio en el cual conste: inscripción, matrícula, objeto social el cual deberá corresponder con el objeto de la presente contratación y facultades del representante legal. En el mismo se acreditará que la duración de la sociedad no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
En el evento en que el Representante Legal tenga alguna limitación para contratar deberá anexar la autorización del órgano competente (junta de socios, junta directiva, asamblea general,) para comprometer a la sociedad en la presentación de propuestas y en la firma del posible contrato que se derive del presente concurso público.
Propuestas Conjuntas: cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, junto con la propuesta debe presentarse una carta de información que contendrá, como mínimo, lo siguiente:
Los proponentes deberán indicar si su participación es a título de consorcio o de unión temporal, señalando los términos y extensión de participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Entidad contratante.
Los integrantes del consorcio o unión temporal, deben señalar las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad para el caso de la unión temporal, estableciendo los términos de extensión (Actividades y Porcentaje) de la participación en la propuesta y en su ejecución para cada uno de los integrantes.
Se deberá designar un representante del consorcio o de la unión temporal, el cual no podrá ser remplazado sin la autorización expresa y escrita de cada uno de los integrantes que la conforman.
La duración del consorcio o de la unión temporal deberá cubrir el plazo del contrato, la ejecución y un año más.
Xxxxxx integrante del consorcio o de la unión temporal, podrá formar parte de otras propuestas que participen en el presente Concurso Público, ni formular propuesta independiente.
Tratándose de Personas Jurídicas Nacionales de Naturaleza Pública las mismas deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se derive de la Constitución o la ley. Para el efecto, deberán mencionarse los documentos y actos administrativos que conforme a la Xxx, xxxx expedidos en cada caso por la autoridad competente, con las formalidades y requisitos exigidos por la ley para su eficacia y punibilidad ante terceros. En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio de lo cual, será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.
·
Acreditar que el ente público oferente tiene capacidad legal para la celebración y ejecución del contrato.
Acreditar la suficiencia de la capacidad legal del representante legal para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.
En caso de unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes allegará el certificado correspondiente.
La vigencia de la Sociedad será como mínimo igual a la vigencia del contrato y un
(1) año más. Para el caso de ofertas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar este requisito
DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL
Para los eventos previstos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, el proponente deberá indicar si su propuesta se formula a título de consorcio o unión temporal, en concordancia con lo requerido en pliegos de condiciones y adjuntar además los siguientes documentos.
Documento de conformación del consorcio o unión temporal: En el caso de las uniones temporales, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución.
Por otra parte, en el documento de constitución de los consorcios y de las uniones temporales deberá indicarse lo siguiente:
a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal y las reglas básicas que regulen las relaciones entre sus integrantes. Si se trata de unión temporal deberán indicarse además los términos y extensión (actividades y porcentajes) de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de la Entidad.
b) Indicar la duración del consorcio o de la unión temporal, que deberá corresponder para la propuesta, ejecución y un año más.
c) Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del consorcio o de la unión temporal, indicando expresamente sus facultades.
d) Para el caso de los consorcios o las uniones temporales, los proponentes deben en su propuesta expresar que durante el tiempo de ejecución del contrato, ningún miembro integrante de las mismas puede retirarse, cualquiera que fuera la modalidad de retiro sin el consentimiento previo y escrito de la Entidad.
e) Sí en el documento de conformación del consorcio o unión se le imponen limitaciones al representante legal de la misma para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta será rechazada.
AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL
En caso de que conforme a los estatutos de las personas jurídicas participantes en este proceso, bien sea a título individual o en consorcio o unión temporal, el representante legal tenga restringida la facultad para comprometer a la sociedad por el valor de la oferta y para suscribir el contrato a que hubiere lugar, deberá anexar copia del acta emitida por el órgano competente, en la cual lo autoricen para el efecto.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales cada uno de los integrantes debe cumplir este requisito.
XXX Y SALVO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARA FISCALES
Acreditar que se encuentra x xxx y salvo por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social en salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, si hay lugar a ello. Sólo cuando se trate de Entidades obligadas a tener Revisor Fiscal, el documento deberá ser expedido por
éste. En los demás casos, por el Representante Legal, tal como lo indica el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Los integrantes de consorcios o uniones temporales acreditarán este requisito de manera individual.
4.1.6. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS (PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION)
La Superintendencia de Notariado y Registro verificará en la página Web xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx si los interesados y/o proponentes reportan antecedentes disciplinarios, conforme lo establecido en la Ley 1238 de 2008.
4.1.7. BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES (CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA)
La Superintendencia de Notariado y Registro verificará en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx si los interesados y/o oferentes no están incluidos en el Boletín de Responsables Fiscales, de conformidad con lo dispuesto en la Circular No. 005, del 25 de febrero de 2008, de la Contraloría General de la República.
En el caso de consorcios o uniones temporales, la Superintendencia de Notariado y Registro hará dicha verificación para cada uno de sus integrantes.
4.1.8. REGISTRO UNICO TRIBUTARIO
Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar copia del Registro Único Tributario (RUT).
El oferente debe presentar la fotocopia de su identificación tributaria e información sobre el régimen de impuestos al que pertenece. Las personas jurídicas o naturales integrantes de un consorcio o unión temporal deben acreditar éste requisito, cuando intervengan como responsables del impuesto sobre las ventas, por realizar directamente la prestación de servicios gravados con dicho impuesto. Lo anterior de conformidad con el Estatuto Tributario
4.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES EXPEDIDO POR LA POLICÍA NACIONAL.
La Superintendencia de Notariado y Registro verificará en la página Web xxx.xxxxxxx.xxx.xx si los interesados y/o proponentes reportan antecedentes judiciales, conforme lo establecido en Decreto Ley 4057 de 2011.
4.1.10. FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANIA
Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía.
4.1.11.. FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR
Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales varones menores de 50 años, deberán presentar fotocopia de la Libreta Militar.
4.1.12. CERTIFICACIÓN BANCARIA:
El proponente deberá anexar una certificación reciente de la entidad bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su identificación, el número, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa.
4.1.13. COMPROMISO ANTICORRUPCION
El oferente deberá diligenciar el anexo No. 4.
4.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS
Condiciones Financieras para la vigencia 2012, teniendo en cuenta la directriz del decreto 734 xx xxxxx 13 de 2012.
Definición y alcance de la verificación documental. La verificación documental a cargo de las Cámaras de Comercio es el cotejo entre la información consignada
El certificado que se expida dará cuenta de que la información verificable entregada por el proponente consta en los documentos de soporte exigidos para la inscripción, actualización o renovación del registro.
Las Cámaras de Comercio no serán responsables de verificar la veracidad de la información contenida en dichos soportes documentales.
Información a verificar por las Cámaras de Comercio. La información del formulario que se verifica por parte de las cámaras, deberá constar en los documentos que se señalan en el presente decreto, y su inclusión en el formulario es absoluta responsabilidad del interesado. Las Cámaras de Comercio no harán correcciones ni ajustes a la información contenida en el formulario, aunque de los documentos aportados se desprenda que existió error del interesado al incluirla.
No se verificará la información que proviene del registro mercantil o el registro de entidades sin ánimo de lucro, sin perjuicio de que la información financiera que en ellos repose, sea utilizada para examinar la coherencia de que trata el parágrafo primero del artículo 6.1.2.4 del Decreto 734 de 2012.
Los documentos que se exigen en el presente decreto, deberán contener los datos e información mínima que se señala para cada uno de ellos.
Documentos de soporte sobre capacidad financiera. Para la verificación de la capacidad financiera contenida en el presente decreto, el interesado deberá adjuntar la información que de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes se define para cada actividad.
Parágrafo 1°. Para aquellos proponentes que en su Plan Único de Cuentas manejen rubros contables diferentes a los de los artículos 6.2.2.1, 6.2.2.2, 6.2.2.3 y 6.2.2.4 del presente decreto deberán anexar junto con la información financiera, certificación suscrita por el contador o revisor fiscal, si la persona jurídica tiene revisor fiscal, en la que se establezcan las equivalencias de las distintas cuentas.
Parágrafo 2°. Para las inscripciones y renovaciones que se realicen durante los tres primeros meses del año, si el proponente no tiene los estados financieros aprobados con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la actuación, podrán presentar como soporte de la capacidad financiera, estados financieros intermedios del año inmediatamente anterior (no se hará cotejo con el registro mercantil), sin perjuicio de la obligación del proponente de actualizar la información financiera, una vez tengan los estados financieros debidamente aprobados con cierre fiscal del año inmediatamente anterior a la actuación presentada.
Se solicita la presentación de los estados financieros comparativos 2011 – 2010 debidamente firmados y legibles, estos son:
Balance General, Estado de Resultados y Estado de flujo de efectivo. Con corte a 31 de diciembre de 2011, debidamente firmados por el representante legal, contador público y revisor fiscal o contador independiente cuando lo exija la ley, igualmente deberán estar acompañados por las respectivas notas explicativas (Art 36, Ley 222 de 1.995), certificación y dictamen correspondientes.
Si el proponente tiene fecha de constitución posterior al 31 de Diciembre de 2011 deberá presentar la información financiera con corte al último día del mes anterior a aquel en que se abre la licitación o en su defecto mostrar el balance de apertura, firmado por el representante legal, xxxxxxxx y/o revisor fiscal (si está obligado).
En el caso de oferentes extranjeros: Los oferentes extranjeros deberán presentar sus Estados Financieros el Balance General, el Estado de Resultados, y las notas a los estados financieros (suscritos por el Representante Legal y Contador Público), con corte a 31 de diciembre del 2011.
La clasificación de cuentas, así como la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana deben ser avaladas en documento independiente debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal o Apoderado del Oferente en Colombia.
El contador público colombiano que avala la clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios
expedida por la Junta Central de Contadores, certificación la cual debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta (3 meses).
En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta última, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento y certificar a través del competente oficial del Estado o de una Auditoria Externa del país del proponente que el(los) requerimiento(s) efectuado(s) no es (son) aplicable(s).
Las personas naturales o jurídicas extranjeras deben presentar sus estados financieros y demás documentación originada en el país de las mismas, cónsularizada y visada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañada de traducción oficial al castellano, expresados a la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos indicando la tasa de conversión.
Las disposiciones de estos pliegos de condiciones en cuanto a proponentes extranjeros se refiere, regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. Cuando el proponente extranjero sin domicilio o sucursal en Colombia provenga de un país que hace parte de la “Convención sobre la abolición de requisitos de legalización para documentos públicos extranjeros”, no se requiere de la consularización a que se refiere en el párrafo anterior, sino que será suficiente que los documentos se adicionen con el certificado de “apostilla” por parte de la autoridad competente del país donde se origina el documento.
Los estados financieros de todos los oferentes tanto aquellos que participen a título individual, como aquellos que lo hagan en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación permitida por la ley, deben estar certificados y dictaminados si los obliga la Ley.
El dictamen debe cumplir con lo establecidos en el artículo 38 de la ley 222 de 1995, que señala:
“Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas.
“Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquellos y éstos existe la debida concordancia.”
Cuando la SUPERINTENDENCIA en desarrollo de la verificación financiera requiera documentos adicionales del proponente, podrá solicitar los que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como estados financieros xx xxxxxx anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente xxxxxxx a solicitud de la SUPERINTENDENCIA puedan mejorar, modificar y/o adicionar la propuesta.
De los anteriores Estados Financieros, se corroborará la siguiente información contenida en el Certificado del Registro Único de Proponentes: Activo Corriente, Pasivo Corriente, , Pasivo Total y Patrimonio Total.
La Entidad se reserva la verificación de cada uno de los estados financieros solicitando a la instancia competente la certificación de la documentación aportada.
DECLARACIÓN XX XXXXX
El proponente o cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, debe presentar copia de la Declaración xx xxxxx del año gravable 2011, para las personas jurídicas y para personas naturales diciembre de 2010, que soporte la información financiera contenida en los estados financieros, únicamente en el sobre de la propuesta identificada como original, para lo cual se mantendrá la reserva a la que se refiere el artículo 583 del Estatuto Tributario. En todo caso si el proponente allega copia de la declaración xx xxxxx en los sobres identificados como PRIMERA COPIA, SEGUNDA COPIA, será bajo su responsabilidad el conocimiento del contenido de la declaración xx xxxxx por los demás proponentes o personas interesada en el proceso, ya que dichas copias se colocan a disposición del público para las observaciones pertinentes.
En caso de consorcios o uniones temporales, se debe presentar la declaración xx xxxxx de cada uno de los integrantes.
La declaración xx xxxxx es un documento que se podrá entregar en caso de no haberse presentado con la oferta, siempre y cuando su presentación a la DIAN haya sido anterior a la fecha de cierre de este proceso.
Si el plazo para presentación de la misma ante la administración de Impuestos nacionales no ha vencido, deberá presentar la del año inmediatamente anterior.
Si el interesado se presenta como entidad extranjera y teniendo en cuenta el plazo de presentación de la Declaración xx Xxxxx del país de origen es superior al de Colombia, se acepta la Declaración xx Xxxxx del año inmediatamente anterior. Así mismo es indispensable que la Declaración xx Xxxxx sea cónsularizada y
visada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañada de traducción oficial al castellano.
CONCILIACIÓN TRIBUTARIA
Siempre que existan diferencias superiores al 5% entre la información contable y la declaración xx xxxxx el proponente deberá presentar Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia, dicha conciliación debe estar firmada por el Contador Público o Revisor Fiscal o Contador Independiente que firme los Estados Financieros.
CUPO DE CRÉDITO APROBADO.
Justificación: este requisito se solicita para darle mayor liquidez al proceso de ejecución del contrato, le da una cobertura del 50% en recursos dinerarios, lo que permite evitar posibles suspensiones de labores, incumplimientos frente a la nómina, no escasez de suministros, siempre que la ejecución así lo demande, sea por volumen de recursos o por extensión en el tiempo. Solicitar este apalancamiento financiero a los oferentes, le garantiza a la Entidad que contratara con personas naturales o jurídicas, capaces de acceder de fácil modo en el mercado de colocación de recursos económicos y que de esta forma se reduce el otorgamiento de anticipos.
Cupo de crédito aprobado | puntos |
Cuando el oferente no presente el cupo de crédito solicitado o habiéndolo presentado este no cumpla con los requisitos establecidos en este numeral, la oferta será evaluada como no cumple financieramente | No cumple |
Cuando el oferente presente el cupo de crédito solicitado con los requisitos establecidos en este numeral, la oferta será evaluada como cumple financieramente | Cumple |
Si dicho documento fuere otorgado en el extranjero deberá cumplir con las formalidades del artículo 480 del Código de Comercio.
El monto de dicho cupo de crédito debe ser el equivalente, como mínimo, al 50% del presupuesto oficial. Que para efectos de verificación, en el evento de presentarse en moneda extranjera, se calculara a la tasa de cambio respectiva de la fecha de expedición.
La fecha de expedición deberá ser no mayor a dos (2) meses anteriores a la fecha de cierre de la Licitación. La vigencia de dicho cupo de crédito disponible no desembolsado, deberá ser la misma de la garantía de seriedad de la oferta, y en caso que el oferente resulte adjudicatario del contrato, la vigencia se extenderá por un período igual al del plazo del contrato incluyendo sus prorrogas, si a ello hubiere lugar.
El oferente que resulte seleccionado y que haya presentado el cupo de crédito aprobado en moneda extranjera, asume con la suscripción del contrato la obligación de revisar trimestralmente, junto con el interventor, el monto de dicho cupo de crédito y en caso de resultar afectado por la tasa de cambio, deberá ajustarlo para mantenerlo en el mínimo del cincuenta por ciento (50%) exigido.
Si el oferente es un Consorcio o Unión Temporal el requisito del cupo de crédito aprobado, se podrá cumplir con la sumatoria de los cupos de crédito individuales de uno, algunos o todos los integrantes de consorcio o unión temporal, siempre y
cuando corresponda a un solo crédito por integrante en concordancia con las disposiciones del párrafo anterior.
Si el proponente no ha conformado ningún tipo de asociación relacionado con el párrafo anterior, este deberá presentar un número plural de certificaciones bancarias de aprobación de grupo de crédito que sumen al menos el monto exigido.
Teniendo en cuenta que el otorgamiento de este beneficio de liquidez bancaria, una vez aprobado no afecta el endeudamiento real del oferente, de tal forma que se pueda en algún momento realizar el tramite de solicitud ante varios establecimientos bancarios de manera simultanea sin que ninguno afecte su situación de liquidez, cabe resaltar que la capacidad financiera se verá afectada una vez se halla hecho algún desembolso con cargo a esa certificación.
En consecuencia esta Superintendencia a través de la Dirección Financiera confirmara cada uno de los cupos de créditos, cuando un oferente, independientemente del tipo de asociación presente un número plural de certificaciones, la entidad se dará a la tarea de verificar con cada uno de los bancos, si el otorgamiento de otros cupos de crédito afectaría el monto inicialmente aprobado.
Esto es, los bancos deberán certificar la integralidad de sus certificaciones iniciales, una vez se les informe de manera oficiosa que el oferente presenta un cupo adicional al otorgado por este, si surtido este tramite no se consigue el monto mínimo requerido en esta condición, es decir el 50% del presupuesto oficial, la oferta se tendrá como no habilitada.
De conformidad con el Modelo cupo de crédito debe contener:
• Fecha de Emisión del cupo de crédito
• Vigencia: deberá ser la misma de la garantía de seriedad, y en caso que el oferente resulte adjudicatario del contrato, la vigencia se extenderá por un período igual al del plazo del contrato incluyendo sus prorrogas, si a ello hubiere lugar.
• Monto: el cincuenta (50) % del presupuesto oficial.
Firma del responsable junto con la certificación de las facultades para expedirlo.
No se aceptan restricciones que afecten la disponibilidad del cupo de crédito ni que el mismo este sujeto a aprobaciones posteriores.
No se aceptará la presentación de cupos de sobregiro, ni cupos de tarjetas de crédito, ni créditos rotatorios, ni CDT.
Cuando el oferente no presente el cupo de crédito solicitado o habiéndolo presentado este no cumpla con los requisitos establecidos en este numeral, la oferta será evaluada como no cumple financieramente.
La Superintendencia de Notariado y Registro podrá exigir al Oferente el uso de los recursos aquí dispuestos en este documento, cuando el contratista sea advertido en incumplimiento en el cronograma de actividades o en las obligaciones dinerarias frente el personal que este contrate en relación con el pago de salarios, y demás prestaciones xx Xxx.
Si el oferente no ha confirmado ningún tipo de asociación relacionada en el párrafo anterior, este deberá presentar una sola certificación bancaria de aprobación de cupo de crédito, no será valido presentar más, puesto que el otorgamiento de este beneficio de liquidez bancaria, una vez aprobado no afecta el endeudamiento real del oferente, de tal forma que este puede en algún momento realizar el tramite de solicitud ante varios establecimientos bancarios de manera simultanea sin que ninguno afecte su situación de liquidez, cabe resaltar que la capacidad financiera se verá afectada una vez se halla hecho algún desembolso con cargo a esa certificación.
Debe tenerse en cuenta que si una entidad financiera otorga un cupo de crédito por un valor inferior al 50% del presupuesto oficial, es porque esta es la capacidad máxima de endeudamiento, del oferente.
CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Y TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL (ó CONTADOR INDEPENDIENTE QUE DICTAMINA O AUDITA LOS ESTADOS FINANCIEROS)
El proponente o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal debe presentar Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios y fotocopia de la tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores, del contador público y del revisor fiscal o contador independiente, que firmen los estados financieros, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre del concurso.
Un informe detallado y firmado por el revisor fiscal, contador independiente si fuere el caso o por el contador que elaboro los estados financieros, con corte 2010 y 2011 de los diferidos y las depreciaciones, datos útiles para determinar el indicador EBITDA y su comportamiento.
X x x x x x x
00
X x xx x c e G e n
CAPACIDAD FINANCIERA
Procedimiento para la verificación de los requisitos habilitantes de los consultores. Los consultores acreditarán mediante el RUP, sus requisitos habilitantes de Experiencia (E), Capacidad financiera (Cf) y Capacidad de organización (Co), mediante los siguientes factores:
En caso de consorcio o unión temporal, para el cálculo de los indicadores se sumará aritméticamente cada uno de los componentes de la formula, para cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, y del resultado se calculará el indicador respectivo para el año solicitado (2011).
I n d ic a d o r e s
C o n e l f in d s ig u ie n t e s i
El soporte documental que el proponente deberá aportar con el respectivo
formulario ante la Cámara de Comercio es (i) un certificado del revisor fiscal o del contador, según el caso, en el cual conste de manera discriminada y detallada cada uno de los valores de los indicadores, señalando las cuentas del PUC de los
estados financieros de donde se toma esa información. y (ii) los balances generales y los estados financieros, con fecha xx xxxxx al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción, actualización o renovación o balance de apertura, si es persona jurídica nueva o persona natural que haya iniciado operaciones en el último año, sin perjuicio de lo establecido en el parágrafo segundo del artículo 6.2.1.5., del presente decreto. En este caso la fecha del balance de apertura debe coincidir con la fecha de adquisición de la personería jurídica. Los datos indicados en el certificado del contador público o del revisor fiscal, según el caso y los datos contenidos en los estados financieros anexos deberán ser coherentes.
DOCUMENTOS TÉCNICOS
CAPACIDAD MINIMA DE CONTRATACION
La capacidad mínima de Contratación será de 16.000 SMMLV como consultor
CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
Los oferentes deberán estar registrados en la (s) actividad(es), especialidad(es) y grupo(s) exigido(s), así:
ACTIVIDAD | ESPECIALIDAD | GRUPO | OBSERVACION |
Consultor 2 | 10 otros | 02, 04 y 06 | Dado el componente técnico y legal de la Interventoría |
Consultor 2 | 6 Telecomunicaciones | 04 | Dado el componente de telecomunicaciones |
Consultor 2 | 11 Asesoría Financiera | Dado el componente financiero de la Interventoría |
EXPERIENCIA GENERAL DEL PROPONENTE
En cuyo objeto o alcance contractual se evidencie en la sumatoria de las certificaciones el cumplimiento de lo siguiente:
El interesado, sea persona jurídica directamente o constituida en Consorcio o Unión Temporal, deberá presentar hasta ocho (8) certificaciones de contratos celebrados durante los últimos cinco (5) años con entidades públicas y/o privadas, contadas a partir de la fecha límite para la presentación de LA PROPUESTA, y que presenten una ejecución mínima del 100% del presupuesto total del concurso y la duración de cada contrato certificado debe ser mínimo de 12 meses, a partir de la firma del acta de inicio, en donde conste su experiencia en Interventoría en la totalidad de los siguientes proyectos de:
a) Aprovisionamiento, implementación, configuración, afinamiento y puesta en marcha de Sistemas de Información.
b) Suministro y operación de los siguientes servicios: Hosting dedicado, que incluya almacenamiento, respaldo, centro de datos, administración en sitio de infraestructura, software base licenciado, seguridad física y lógica, y servicios de operación, soporte y mantenimiento.
c) Instalación de infraestructura requerida para la prestación de los servicios del centro de datos, disponibilidad de una arquitectura tecnológica variable, que permita flexibilidad en capacidades computacionales, con máxima calidad en la prestación de los servicios y disponibilidad inmediata de recursos para el centro de datos.
d) Migración de bases de datos de misión crítica
e) Infraestructura de telecomunicaciones - redes privadas de comunicación de datos
f) Servicios de centro de contacto para atención y soporte técnico a usuarios y puestos de trabajo.
g) Servicios de mantenimiento de soluciones donde se evidencie soporte técnico y mantenimiento de equipos y aplicaciones en el puesto de trabajo.
h) Servicios de administración de soluciones que incluyan levantamiento de requerimientos, diseño, desarrollo, pruebas y puesta en producción de sistemas de información o de nuevas versiones de los mismos.
En caso de que un participante presente información sobre más de ocho (8) contratos, la Superintendencia de Notariado y Registro, solo tendrá en cuenta las ocho (8) primeras que aparezcan en su propuesta, de acuerdo con el orden de foliación.
Cada experiencia consignada debe ser soportada por una certificación expedida por la entidad o empresa contratante, en la que se informen por lo menos los siguientes datos:
• Nombre de la empresa Contratante
• Nombre del Contratista. Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.
• Número del contrato
• Objeto del contrato
• Fecha de inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).
• Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año).
• Valor del contrato.
• Cargo y firma de quien expide la certificación, sea el representante legal o la persona autorizada para tal fin.
La certificación que soporta cada una de las experiencias del interesado que se presenten puede ser reemplazada por una copia del contrato de la experiencia que se está acreditando, siempre y cuando el contrato contenga la información
antes mencionada. De no contenerla, el interesado deberá complementar la información suministrada con la información faltante a través de una certificación expedida por la empresa o firma contratante. El contrato de la experiencia que se acredita deberá venir acompañado de una copia del acta de recibo a satisfacción y/o liquidación total del mismo o incluir una certificación expedida por la empresa o entidad contratante en la que se indique que el contrato ya finalizó y cómo fue el resultado de la ejecución del mismo.
NOTA: La Superintendencia de Notariado y Registro se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el interesado certifique y que se encuentren en ejecución. Así mismo, podrá solicitar al interesado certificaciones expedidas por la autoridad competente en las que se acredite la experiencia que se está presentando. Lo anterior incluye a las compañías extranjeras. Si la autoridad competente no está en condición de certificar la experiencia, deberá presentarse un documento suscrito por dicha autoridad en el que dé cuenta de tal situación.
EXPERIENCIA GENERAL EQUIPO DE TRABAJO
El interesado, sea persona jurídica directamente o constituida en Consorcio o Unión Temporal, deberá cumplir con los requisitos mínimos del personal que se presenta a continuación. De no cumplir con estos requisitos mínimos la propuesta será rechazada.
CARGO | PERFIL | EXPERIENCIA |
Director de | Profesional en Ingeniería de | Experiencia General: |
Interventoría. | Sistemas o Electrónica o | Profesional con mínimo 18 |
Eléctrica o | años de experiencia | |
Telecomunicaciones o | general a partir de la | |
Informática. | expedición de la tarjeta |
profesional Experiencia Específica: Mínimo 8 años de experiencia como director de proyectos en administración, operación y soporte de infraestructura tecnológica para servicios de comunicaciones, hosting dedicado de backoffice, hosting dedicado de sistemas de información de misión crítica, y los servicios asociados a punto único de contacto de servicio para infraestructura y ofimática incluyendo mesa de ayuda para el soporte de aplicaciones, a la administración, soporte y mantenimiento de sistemas de información de misión crítica, a la migración de información sistemas de información de misión crítica, videoconferencia y | |||
telefonía IP | |||
Arquitecto en Aplicaciones y Software | Profesional en Ingeniería de Sistemas ó Informática, | Experiencia general: Mínimo 8 años de experiencia profesional a partir de la expedición de la tarjeta profesional. Experiencia específica: Mínimo 5 años de experiencia participando en | |
la ejecución de proyectos de diseño, desarrollo, configuración, parametrización y puesta a punto de aplicaciones empresariales. Debe demostrar las siguientes funciones realizadas: Diseño global y/o diseño detallado y/o desarrollo y/o Instalación y configuración de aplicaciones empresariales desarrolladas en arquitectura j2ee. | ||
Especialista en Infraestructura (Hardware y/o Telecomunicaciones ) | Profesional en Ingeniería de Sistemas o Electrónica o Eléctrica o Telecomunicaciones o Informática | Experiencia General: Profesional con Mínimo: 8 años de experiencia general. Experiencia Específica: Mínimo 5 años de experiencia como especialista en infraestructura, líder técnico de proyectos que demuestren la instalación, configuración y/o parametrización e integración de equipos de cómputo y comunicaciones como servidores y/o redes LAN y SAN y/o equipos de comunicaciones y/o sistemas de información y el ejercicio de las buenas |
prácticas de ITIL. | |||
Administrador | Base | Experiencia General: | |
de Datos | Profesional con Mínimo: 8 | ||
años de experiencia | |||
General | |||
Profesional en Ingeniería de | Experiencia específica: | ||
Sistemas o Electrónica o | Mínimo 5 años de | ||
Eléctrica o | experiencia administración | ||
Telecomunicaciones o | de bases de datos Oracle a | ||
Informática | partir de la versión 10; | ||
proyectos migración de | |||
datos y proyectos de | |||
implementación de bases | |||
de datos. | |||
Asegurador | de | Profesional en ingeniería | Experiencia General: |
Calidad | industrial o de sistemas | Profesional con Mínimo: 5 | |
años de experiencia | |||
general | |||
Experiencia específica: | |||
Tres (3) años en proyectos | |||
de interventoría en | |||
proyectos de de | |||
comunicaciones, hosting | |||
dedicado de backoffice, | |||
hosting dedicado de | |||
sistemas de información de | |||
misión crítica, y los | |||
servicios asociados a punto | |||
único de contacto de | |||
servicio para infraestructura | |||
y ofimática incluyendo | |||
mesa de ayuda para el | |||
soporte de aplicaciones, a | |||
la administración, soporte y | |||
mantenimiento de sistemas | |||
de información de misión crítica, a la migración de información sistemas de información de misión crítica, videoconferencia y telefonía IP | ||
Abogado | Abogado con tarjeta profesional vigente | Experiencia General: Profesional con mínimo 5 años de experiencia |
Experiencia específica: Tres (3) años en interventoría y/o soporte jurídico en proyectos de operación TIC´s | ||
Financiero | Profesional en economía y/o finanzas | Experiencia General: Profesional con mínimo 5 años de experiencia |
Experiencia específica: Tres (3) años en interventoría y/o soporte financiero en proyectos de operación TIC´s | ||
AVAL DE UN INGENIERO DE SISTEMAS
Se requerirá el aval de un Ingeniero de Sistemas en las propuestas presentadas por personas naturales o jurídicas cuyos representantes legales no lo sea, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral b del artículo 2 de la ley 842 de 2003, que literalmente establece: “ARTÍCULO 2o. EJERCICIO DE LA INGENIERÍA. Para los efectos de la presente ley, se entiende como ejercicio de la ingeniería, el desempeño de actividades tales como:
(…)
b) Los estudios, proyectos, diseños y procesos industriales, textiles, electromecánicos, termoeléctricos, energéticos, mecánicos electrónicos, de computación, de sistemas, teleinformáticas, agroindustriales, agronómicos, agrícolas, agrológicos, de alimentos, agro meteorológicos, ambientales, geofísicos, forestales, químicos, metalúrgicos, mineros, de petróleos, geológicos, geodésicos, geográficos, topográficos e hidrológicos;”.
CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN
La evaluación de las ofertas se realizará sobre la base de 350 puntos, que se aplicarán a los siguientes factores:
FACTORES DE CALIFICACIÓN | PUNTAJE TOTAL |
Experiencia Específica del equipo de trabajo | 255 |
Metodología | 40 |
Herramientas de Control y Seguimiento | 10 |
Plan de trabajo (Cronograma) | 10 |
Organización, Coordinación y Distribución de cargas de trabajo | 15 |
Antigüedad en la Compañía | 10 |
Apoyo a la Industria Nacional | 10 |
PUNTAJE TOTAL | 350 |
De acuerdo con el Decreto 734 de 2012, en los procesos de selección por concurso de méritos, la oferta más ventajosa será aquella que presente la mejor calidad de acuerdo con los criterios señalados en el y en el Pliego de condiciones. Articulo 3.3.4.3.
EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO (255 puntos)
CARGO | ÍTEM DE EVALUACIÓN | PUNTAJE |
DIRECTOR DE LA INTERVENTORÍA | Certificado PMP | 10 |
Certificado ITIL V3 Foundation | 5 | |
Especializado en Gerencia de Proyectos de Sistemas de Información o, Telecomunicaciones o, Telemática o Auditoria de Sistemas. PMP y Certificado ITIL V3 Foundation y de más de 18 a 21 años de experiencia general profesional- | 20 | |
Especializado en Gerencia de Proyectos de Sistemas de Información o, Telecomunicaciones o, Telemática o Auditoria de Sistemas. PMP, Certificado ITIL V3 Foundation y más de 21 años de experiencia general profesional. | 30 | |
ARQUITECTO EN APLICACIONES Y SOFTWARE | Titulo de postgrado o especialización en arquitectura de software, ingeniería de software o construcción de software | 5 |
Experiencia general profesional de mas de 8 a 11 años | 5 | |
Titulo de postgrado o especialización en arquitectura de software, ingeniería de software o construcción de software y experiencia general profesional mayor a 11 años | 25 | |
ARQUITECTO EN INFRAESTRUCTURA(Siste mas, electrónica, eléctrica, telecomunicaciones o informática) | Certificación ITIL V3 Foundation | 5 |
Experiencia general profesional mayor a 5 años hasta diez (10) años | 5 | |
Certificación ITIL V3 Foundation y experiencia general profesional mayor a diez (10) años | 15 | |
Especializado en redes y | 15 |
CARGO | ÍTEM DE EVALUACIÓN | PUNTAJE |
comunicaciones | ||
Certificación ITIL V3 Foundation, experiencia general profesional mayor a 11 años e implementación de al menos dos (2) DRP's | 25 | |
ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS | Certificación en ORACLE OCA versión 10 u 11g | 10 |
Certificación en ORACLE OCP versión 10 u 11g | 15 | |
Certificación en ORACLE OCE versión 10 u 11g | 25 | |
ASEGURADOR DE CALIDAD | Especialización en sistemas de gestión de calidad | 15 |
ABOGADO | Especialista en contratación pública y/o Estatal y/o Derecho Público. | 10 |
FINANCIERO | Especialista en finanzas o en finanzas públicas o Gerencia integral de Proyectos | 15 |
En todos los casos anteriores la experiencia debe ser certificada directamente por las entidades o empresas contratantes o por las empresas donde hayan laborado los funcionarios, para lo cual deberá adjuntar las certificaciones correspondientes con la siguiente información: Objeto, plazo, valor, recibido a satisfacción, fecha, número del contrato, firmada por quien tenga esa función.
Se deben adjuntar las certificaciones profesionales y académicas y la carta de compromiso de este profesional, que permitan valer el requisito.
Además de las certificaciones que acreditan la experiencia del personal propuesto, el adjudicatario deberá adjuntar los siguientes documentos del personal propuesto, y en los casos que aplique:
1 Copia de la tarjeta o Matricula profesional
2 Certificación de vigencia de la matricula expedida por el gremio correspondiente
3 Copia del acta de grado o diploma del título profesional Copias de los diplomas de especialización, maestría o doctorado.
DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGIA (40 PUNTOS).
El Proponente deberá presentar en su propuesta el documento técnico con la metodología (en la cual indique: Procesos, Procedimientos, Herramientas, Técnicas, Software de Gestión y Control, de generación de alertas tempranas, simuladores de escenarios técnico-financieros, alineado con los activos de los procesos de la Entidad) que utilizará para desarrollar adecuadamente las actividades de implementación, migración de operación y migración de datos para lo cual debe tener en cuenta los siguientes aspectos.
El oferente deberá presentar una propuesta técnica que contenga la metodología a desarrollar en la ejecución del proyecto, la organización para el desarrollo del mismo y el cronograma respectivo. El contenido de cada uno de estos aspectos, su puntaje y evaluación, se describe a continuación:
Metodología
El oferente deberá especificar los resultados esperados por cada una de las etapas en que se va desarrollar el proyecto, estrategias para asegurar el logro de los productos y/o entregables en los tiempos establecidos por la entidad y los esquemas de organización e interlocución con la SNR.
El oferente deberá además describir las técnicas y herramientas que se utilizarán; así como las formas de programación evaluación y seguimiento. Así mismo, la metodología (trazabilidad, control, estimaciones y las demás necesarias para informar, advertir, estimar, proyectar, recomendar) deberá garantizar que se cumpla con todos los aspectos técnicos y demás relacionados con la interventoría integral.
Para explicar la metodología el oferente dispone de máximo 20 páginas en un anexo técnico tamaño carta en fuente Arial con tamaño 12 e interlineado sencillo. Las propuestas que superen el límite de 20 páginas o no cumplan los estándares exigidos por la SNR no tendrán puntuación alguna, ni parcial ni total, al momento de evaluar este aspecto. Esta penalización consistirá en restarle el 20% a la calificación obtenida en dicho punto.
Para la evaluación objetiva de la metodología, esta debe contener:
• Objetivos específicos
• Enfoque
• Alcance
• Entregables con respecto a la Gestión del proyecto
• Entregables con respecto a la Gestión y/o entrega del producto
• Breve descripción de las fases o etapas de la metodología a implementar, incluyendo las actividades a realizar en cada una de ellas
• Esquemas de seguimiento
• Herramientas a utilizar
• Procesos
• Procedimientos
• Estándares
Item | Puntaje |
La metodología que presente todos los aspectos relacionados | 20 |
La metodología que le faltare alguno ó algunos de los aspectos relacionados en el numeral 5.4.1. | 0 |
Herramientas de control y seguimiento (10 Puntos)
Los oferentes deben proveer una herramienta o sistema de gestión en la nube, donde se llevará el control y seguimiento del proyecto.
Cualquiera que sea la modalidad de la herramienta o sistema de gestión, este debe permitir:
• Base de datos estructura del conocimiento
• Gestión de la documentación del proyecto
o Actas de seguimiento
o Actas de comités
o Informes del operador y de interventoría
o Comunicaciones oficiales
• Control de compromisos/tareas (no incluidos en el/los cronograma)
• Gestión de riesgos
• Gestión de cronogramas
El proponente debe certificar que el sistema o herramienta propuesta debe haber estado en producción como mínimo durante un año.
De acuerdo con la sensibilidad de la información, se requiere que los proponentes certifiquen que la herramienta de control y seguimiento esté ubicada en Colombia, en un DATACENTER que garantice esquemas de seguridad de acuerdo a las especificaciones TIA/EIA 942, que ofrezca disponibilidad del 99%.
La certificación debe ser emitida por el proveedor de los servicios de DATACENTER.
A continuación se presenta el esquema de evaluación de las herramientas de control y seguimiento:
Item | Puntaje |
Herramienta o sistema de control y seguimiento multiusuario en la nube (internet), que cumpla con todo lo relacionado en el apartado anterior. | 10 |
Herramienta o sistema de control y seguimiento multiusuario en la nube (internet), que no cumpla con todo lo relacionado en el apartado anterior | 0 |
Plan de trabajo (cronograma) (10 puntos)
Se calificará una detallada, correcta y pertinente organización de actividades en relación al tiempo necesario para alcanzar los objetivos planteados en los pliegos de condiciones así como la coherencia del plan respecto de la aproximación técnica y la metodología propuesta
El oferente deberá presentar en su propuesta el cronograma de actividades que identifique las actividades básicas para el desarrollo del proyecto divididas por fase y etapa y que cumpla con lo relacionado a continuación:
• Descripción de actividades individuales y de resumen (hitos).
• Responsable (s) de cada tarea. No debe existir sobreasignación de ninguno de los recursos en el tiempo de ejecución del proyecto de interventoría.(horario de lunes a viernes de 8 a 5 pm)
• Duración de cada tarea. (Fecha inicio, fecha fin).
• Relación entre tareas (Predecesoras, sucesoras). Red cerrada, salvo la programación de comités.
• Establecimiento de la ruta crítica, la ruta más cercana a la ruta crítica y línea base.
• Flujograma de trabajo
• Correcto establecimiento de hitos.
• Programación de entregables
• Programación de comités propuestos(operativos, directivos y de seguimiento, etc)
Para una objetiva evaluación del cronograma, este deberá ser elaborado en el software Project Professional de Microsoft versión 2010 o superior, y deberá ser entregado en medio digital e impreso.
A continuación se presenta el esquema de evaluación del cronograma
Item | Puntaje |
El cronograma que cumpla con todos los aspectos relacionados en el apartado anterior | 20 |
El cronograma que no cumpla con todos los aspectos relacionados en el apartado anterior | 0 |
Organización, coordinación y distribución de cargas de trabajo (15 puntos)
El oferente deberá presentar una propuesta de organización para el proyecto que incluya:
• Un organigrama que muestre la estructura administrativa y técnica que se empleará y la asignación de personal al mismo. Se debe relacionar el personal administrativo o de apoyo adicional y los porcentajes reales de participación en el proyecto.
• La descripción de las características más importantes de la organización y del proceso de toma de decisiones (justificación. fortalezas y condiciones para un buen funcionamiento).
• Esquema de comunicación interno de la firma oferente el cual debe incluir los roles por cargo, las herramientas de comunicación retroalimentación y ajustes y el esquema de seguimiento.
• Sistemas de seguimiento, evaluación de gestión y control de calidad.
• Roles del personal de la organización: perfil, funciones y responsabilidades principales.
Item | Puntaje |
El esquema de organización que presente todo lo relacionado en el apartado anterior | 15 |
El esquema de organización que no presente todo lo relacionado en el apartado anterior | 0 |
Antigüedad en la Compañía (10 puntos)
Si los consultores propuestos en el equipo mínimo cuentan con una antigüedad con la firma de mínimo un (1) año, se otorgarán 10 puntos.
Apoyo a la Industria Nacional (10 puntos)
Este factor se evaluara con base en la ley 816 de 2003 FUE reglamentada por el Decreto 2473 de 2010 y el artículo 4.2 del Decreto 734 de 2012. Con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignara el puntaje cuando:
4. El proponente colombiano que ofrezca servicios con personal nacional para el presente concurso (10 puntos)
5. Cuando el proponente extranjero ofrezca servicios con personal colombiano y el origen de este proponente extranjero sea de un país con el cual Colombia tenga tratado vigente o en el que se de tratamiento de reciprocidad a los bienes y servicios Nacionales, en los términos del parágrafo del artículo 1º de la ley 816 de 2003 (10 puntos).
6. Si no cumple con las condiciones de reciprocidad aquí previstas, el proponente obtendrá cero (0 puntos).
7. Cuando el proponente Colombiano ofrezca servicios con personal nacional y extranjero para el presente concurso, se le asignaran (5 puntos).
8. En el caso de consorcios o uniones temporales, el puntaje se asignara de acuerdo con el componente nacional o extranjero ofrecido conforme a lo indicado en este numeral.
9. Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la propuesta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicara al nacional
CRITERIO PARA DIRIMIR EMPATE
Se considera empate, cuando dos o más oferentes obtengan el mismo puntaje tomando el número entero y dos decimales, en este caso se procederá de la siguiente manera:
• Será seleccionado el oferente que haya obtenido mayor puntaje en la calificación de los profesionales expertos integrantes del equipo de trabajo
• En caso de permanecer el empate, será seleccionado el oferente que haya obtenido mayor puntaje en la experiencia específica del proponente.
• En caso de permanecer el empate será seleccionado el oferente que haya obtenido mayor puntaje en la propuesta metodológica, plan de trabajo y distribución de cargas de trabajo.
• Como último recurso, los oferentes sacarán una balota numerada y éste será su número de identificación en el procedimiento de desempate. Acto seguido se ingresan nuevamente las balotas en la bolsa y los oferentes en orden ascendente a su número asignado extraerán una balota cada uno, la cual se considerará como eliminada hasta obtener una sola balota dentro de la bolsa, que será la seleccionada.
ANALISIS DE RIESGOS DEL PROCESO:
De acuerdo al artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.1.1. Del Decreto 734 de 2012, dispone que las
entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos.
1. RIESGO REGULATORIO: Comprende las variaciones de las tarifas xxx xxxxxxx regulado, cambios de la carga impositiva tributaria por reformas legales futuras y la adopción decisiones administrativas.
Financiero.
Perdida de liquidez.
Inflación.
Cambiario
Variación de Precios
RIESGOS OPERATIVOS: Son intrínsecos al contrato y comprende todas las formas que pueden generarse del incumplimiento de las obligaciones que emanan del acuerdo de voluntades:
Variación en la disponibilidad o en el coste de los insumos necesarios para prestar los servicios.
Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios necesarios para poder ejecutar el objeto contractual.
Incumplimiento de compromisos adquiridos por el contratista seleccionado con sus subcontratistas, suministradores de bienes y servicios.
Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista seleccionado a sus trabajadores.
ESTIMACIÓN DEL RIESGO:
La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una perdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad.
Frente a la contratación que pretende satisfacer la entidad, se procede a establecer su grado de probabilidad de ocurrencia y de impacto en relación con el equilibrio económico del contrato, utilizando una escala ordinal en la que se hace referencia a criterios de medición como se presenta a continuación: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo.
El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratación es el parámetro utilizado como estándar internacional en la materia, que busca mitigar los costos generados para hacer frente a cada contingencia. En atención a lo dicho, los riesgos son distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de protección atenuación o diversificación.
CAUSALES DE RECHAZO
Habrá lugar al rechazo de la oferta, en los siguientes casos, los cuales serán verificados por los diferentes evaluadores, así:
19.1. Jurídicas
a) Cuando el proponente haga entrega extemporánea de la propuesta.
b) Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la ley.
c) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas en este pliego de condiciones.
d) En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, no anexar el documento que los constituye o cuando no estén suscritos por los integrantes de los mismos.
e) Cuando la propuesta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos no subsanables exigidos en este pliego de condiciones o cuando los documentos contengan defectos insubsanables generadores de rechazo, según lo dispuesto en este pliego de condiciones y en armonía con lo previsto en el numeral 15 del Artículo 25 de la ley 80 de 1993.
f) Cuando se trate de una propuesta condicionada.
g) Cuando para esta misma Licitación se presenten varias propuestas por el mismo proponente, por sí o por interpuesta persona, en Consorcio, Unión Temporal o Individualmente.
h) La no suscripción de la carta de presentación de la propuesta por la persona natural proponente o por el representante legal de la sociedad proponente, Consorcio o Unión temporal proponente o apoderado, o cuando este no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales o con el documento de integración del Consorcio o Unión Temporal.
i) Cuando el proponente haya sido declarado responsable en proceso fiscal o cuando aparezca en el boletín de la Contraloría General de la República como responsable fiscal.
j) Cuando el objeto social de la persona jurídica del proponente o los miembros de consorcio o unión temporal no sea acorde con objeto a contratar, o la persona natural no demuestre tener la actividad requerida en este pliego de condiciones.
k) La no presentación del original de la Garantía de Seriedad de la propuesta.
l) La no ampliación o modificación de Seriedad de la propuesta, dentro del término que le otorgue la Superintendencia.
m) Cuando el proponente no acredite el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en salud, riesgos profesionales, pensiones y
aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.
n) Cuando no xxxxxxx la información solicitada por la Superintendencia, con el fin de aclarar su propuesta en el tiempo que se fije para ello, o hacerlo en forma incompleta o extemporánea, sobre documentos objeto de evaluación y calificación o que sean requisito de participación.
o) Cuando le sobrevengan al proponente o uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, circunstancias que impidan legalmente adjudicarle el contrato.
p) Cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas.
q) Cuando se compruebe que la información contenida en los documentos que componen la oferta no es veraz o no corresponde con la realidad.
r) Cuando la propuesta presente xxxxxxxxxx, raspaduras o enmendaduras, y éstas no hayan sido convalidadas por el proponente o el representante legal.
19.2. Económicas
a) La ausencia de la propuesta económica.
b) Cuando el valor total de la propuesta exceda el valor del presupuesto oficial establecido para el presente proceso.
c) Cuando el Proponente no cotiza la totalidad de los componentes del objeto de esta Licitación.
19.3. Financieras
a) Cuando de los documentos aportados no se logra verificar el cumplimiento de los índices financieros.
b) El incumplimiento con alguno de los índices financieros: Liquidez, Endeudamiento y Capital de trabajo.
c) Cuando existan diferencias entre la información financiera presentada por el oferente y los datos que reposan en la Superintendencia de Sociedades, Superintendencia Financiera, Contaduría y demás entidades donde el proponente está obligado a reportar sus estados financieros.
d) Cuando no aporte y/o no subsane el (los) requerimientos de los documentos financiero.
19.4. Técnicas
a) Cuando los documentos no se presenten dentro del término perentorio dado por la Superintendencia para su acreditación.
b) Cuando la documentación que acredite la experiencia y los requerimientos mínimos técnicos, no corresponda a la exigida en este documento.
GARANTÍA ÚNICA
El incumplimiento a las obligaciones contractuales constituye el mayor riesgo para el normal desarrollo del objeto contractual por lo que el contratista deberá constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro garantía única que deberá cobijar los siguientes riesgos:
El contratista deberá constituir a favor de la S.N.R. una póliza de seguros expedida por una compañía de seguros legalmente establecida y constituida en Colombia, que cubra los siguientes amparos:
Cumplimiento del contrato, equivalente, al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, cuya vigencia será igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de su perfeccionamiento.
Calidad de los servicios prestados, equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, vigente por cinco años (5), contados a partir de la fecha de terminación definitiva del plazo contractual, previo recibo a satisfacción del objeto del contrato. Sin perjuicio de la responsabilidad establecida en el artículo 2060 del Código Civil.
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal equivalente al cinco (5%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres años más, contados a partir de la fecha de su perfeccionamiento.
Responsabilidad civil extra contractual a terceros, equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato, vigente por el plazo de ejecución del contrato y un año más, contados a partir de la fecha de su perfeccionamiento.
Si el CONTRATISTA se niega a constituir las garantías en los términos, cuantías, y duración establecidas en esta cláusula, el CONTRATANTE dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna al CONTRATISTA.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
La supervisión del contrato la ejercerá La Oficina de Informática, a través del Jefe de la Oficina de Informática o quién designe la Secretaría General.
10. ANÁLISIS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DE SU COBERTURA EN RELACION CON LOS ACUERDOS COMERCIALES INTERNACIONALES O ACUERDO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE.
La presente contratación, no se encuentra dentro de los valores específicos que permiten la activación de la obligación establecida en los parámetros para los acuerdos internacionales establecidos en el numeral 1.2.1 del Manual Explicativo de Contratación Publica Para las entidades Contratantes.
VIABILIDAD TÉCNICA
De acuerdo con la necesidad definida en la descripción del objeto de los estudios previos de este proceso y con base en que la SNR tiene previsto llevar a cabo la contratación de la tercerización de los procesos de negocio – BPO, la Entidad requiere adelantar el presente proceso como quiera que cuenta con la viabilidad técnica.
RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO
A continuación firma el responsable de la elaboración de los estudios previos. Las especificaciones técnicas contenidas en los estudios previos y los anexos técnicos fueron definidas por la Oficina de Informática.
(original firmado)
XXXX XXXXX XXXXXXXX
Gerente de Proyecto