MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

ALCALDIA GIRALDO - ANTIOQUIA

MARZO DE 2017

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN	2
1. GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS	4
2. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISIÓN	8
3. OBJETIVO DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN	10
4. PERFIL DEL SUPERVISOR	11
5. FACULTADES DEL SUPERVISOR	15
6. DESIGNACIÓN DE LA SUPERVISÓN DEL CONTRATO	17
7. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN	19
8. FUNCIONES DEL SUPERVISOR	28
9. ELABORACIÓN DE ACTAS	33
10. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL SUPERVISOR SEGÚN EL TIPO DE CONTRATO	37
11. RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR	43
12. REGIMEN DE INHABILIDADES	54
13. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR	55
14. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORES Y OTROS SERVIDORES PÚBLICOS	57
15. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA EL EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN.	58
16. TERMINACION Y LIQUIDACION DEL CONTRATO	60
17. ORIENTACIONES FINALES	62
18. PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN DE CONTRATOS	64
19. ANEXOS	68

INTRODUCCIÓN

Con este Manual s e busca dar cumplimiento a los principios de la contratación, propendiendo por la consecución de los fines estatales, la continua y eficiente prestación del servicio público y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados y en colaboración armónica con los particulares que celebren y ejecuten contratos con el Estado, se presenta el manual de supervisión del Municipio de Giraldo-Antioquia, cuya finalidad consiste en fortalecer la labor de los supervisores y conseguir la efectividad en la gestión contractual.

Este manual se constituye no solo en una guía que permita dimensionar la importancia y la responsabilidad de los servidores públicos y/o supervisores que ejercen la función de supervisión en esta entidad territorial, sino en una herramienta útil al momento de tomar decisiones frente a la ejecución del contrato o convenio. Desde el punto de vista formal, este documento contiene una conceptualización general que define la supervisión y su alcance, algunas definiciones importantes que debe conocer quien ejerza esta labor, sus calidades y las funciones al igual que sus responsabilidades y unos anexos que le permitirán constatar las actividades y los documentos asociados a estas, como instrumentos de verificación.

Dichos actos de vigilancia y control son ejercidos por el supervisor y solo por su intermediación la entidad podrá tener certeza del cumplimiento del objeto contractual, en razón de que es verificable no solo que el bien, el servicio o la obra contratada se materialice, sino que se ajustó a las especificaciones técnicas y a las condiciones económicas previstas en los documentos previos y posteriores al contrato.

Así las cosas, la supervisión tiene como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, asegurar la ejecución de los recursos asignados al contrato y el objeto contractual.

El manual se constituye en la herramienta básica de trabajo del supervisor de contratos, por cuanto resume el marco de

actuación de la Administración Municipal xx Xxxxxxx-Antioquia para su desempeño, sin dejar de lado otras disposiciones legales.

1. GLOSARIODETERMINOSBÁSICOS

Supervisor: Es toda persona a quien se encomienda el acompañamiento, vigilancia y control de la ejecución de un compromiso contractual que celebre la entidad con un tercero, independientemente del tipo de contrato que se suscriba.

Supervisión: Es el seguimiento técnico, financiero, administrativo, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la entidad cuando los funcionarios no requieran conocimientos especializados.

Interventoría: Es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por entidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Acta de Inicio: Documento que suscriben el supervisor y el c ontratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato.

Acta de Terminación: Es el documento que suscriben el supervisor y el contratista cuando el objeto del contrato se cumple a satisfacción. Se puede terminar anticipadamente al plazo inicialmente suscrito en el contrato por cumplimiento del objeto contractual.

Acta de Liquidación del Contrato: Es el documento suscrito por la entidad y el contratista, en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse x xxx y salvo.

Acta de Suspensión: Es el documento mediante el cual la entidad y el contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y

ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impongan el cese de su desarrollo.

Acta de Reinicio: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las garantías como obligación a cargo del contratista.

Acta de Entrega y Recibo Final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la entidad.

Adendas a los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia: Es la información adicional suministrada por la entidad con posterioridad a la apertura de la convocatoria y antes de la fecha de su cierre, para aclarar o complementar los datos o los documentos de los Términos de Referencia

x Xxxxxx xx Xxxxxxxxxxx, después de observaciones realizadas por los proponentes o por cambios en las condiciones iniciales.

Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo.

Amortización del Anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la entidad, el valor entregado por concepto de anticipo.

Avance del Contrato: Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento expedido por la Secretaria de Hacienda, con el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la xxxxxxxx de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

Certificado de Registro Presupuestal (RP): Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.

Contrato: Acuerdo celebrado entre la entidad y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación.

Contratista: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, previo un proceso de contratación con el objeto de llevar a cabo una obra, prestar un servicio o suministrar un bien corporal mueble o inmueble requerido por la Entidad.

Garantía: Contrato expedido por una compañía de seguros y que se exigen los contratos con el fin de garantizar las obligaciones del contratista y así prever los riesgos asociados al contrato.

Plazo de Ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones derivadas del contrato.

Plazo de Vigencia: Es el período durante el cual se imparte la orden de iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación.

Propuesta u Oferta: Es el conjunto de todos los documentos que contienen toda la información exigida al proponente por la entidad para presentar su propuesta.

Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que producirán un cambio al resolver un problema claramente identificado bajo una unidad de dirección y mando, en una fecha definida mediante la asignación de ciertos recursos humanos y materiales.

Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones: Son los documentos que la entidad, proporciona a las personas naturales y/o jurídicas, interesados en presentar propuestas, para que basadas en ellos, hagan sus ofertas.

Valor Final del Contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidación.

2. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISIÓN

Teniendo en cuenta que las acciones desarrolladas en la supervisión se enmarcan en las actuaciones administrativas señaladas en el Código Contencioso Administrativo, éstas se cumplirán en atención a los siguientes principios:

ECONOMÍA: Los procedimientos deben adelantarse en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos.

CELERIDAD: Las autoridades tendrán el impulso directo de los procedimientos, suprimiendo trámites innecesarios y utilizando formularios para actuaciones en serie, entre otras herramientas que permitan agilizar los trámites.

EFICACIA: Los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo los obstáculos formales e innecesarios.

IMPARCIALIDAD: Las autoridades deberán actuar con el fin de asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación; en los procedimientos se debe otorgar igualdad de tratamiento y respeto al orden en que actúen.

PUBLICIDAD: Las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que sean necesarias.

CONTRADICCIÓN: Los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones por los medios legales.

RESPETO MUTUO: Desde cualquier ámbito las relaciones entre beneficiarios, contratistas y contratantes deben enmarcarse en el respeto mutuo.

EFECTIVIDAD: Propiciar y fomentar el mejoramiento de la calidad de vida de la población que se beneficia con los proyectos y programas ofrecidos por el Municipio.

EQULIBRIO: Permitir el reconocimiento de logros y dificultades, de tal manera que se promuevan los primeros y se solucionen las segundas.

PARTICIPACIÓN: Desarrollar el proceso de supervisión mediante un trabajo en equipo entre contratista y contratante.

TRANSPARENCIA: Conocimiento permanente de los aspectos que componen la supervisión, de las variables que es necesario supervisar, de los procedimientos utilizados, los instrumentos de evaluación y los logros esperados.

NOTA: Para efectos de seguimiento interno, es decir, el realizado por colaboradores de la Entidad de los diferentes programas, o de dependencias y en general, cualquiera que requiera información sobre la ejecución de un contrato o convenio suscrito por el Municipio, deberá hacerlo solamente a través del Supervisor.

Le está prohibido a los colaboradores de la entidad acercarse directamente a los contratistas para solicitar información, hacer requerimientos, presentar comentarios o dar instrucciones, entre otros, por cuanto todo lo que llegaré a requerirse con relación al contratista, sólo debe obtenerse a través del supervisor correspondiente.

3. OBJETIVO DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN

El presente manual de supervisión tiene como objetivo principal, servir de herramienta de trabajo a las personas naturales o jurídicas que ejercen las labores de supervisión de los diferentes contratos celebrados por la Administración Municipal xx Xxxxxxx en debida forma contribuye a garantizar la calidad de los productos, bienes, obras y/o servicios contratados por la Entidad.

El presente manual es un documento dinámico, susceptible y accesible a los cambios y modificaciones que se puedan desprender de correcciones, observaciones, normas y ajustes a las políticas institucionales, dentro de los estándares de calidad.

4. PERFIL DEL SUPERVISOR

La supervisión puede ser ejercida directamente por la Administración Municipal xx Xxxxxxx-Antioquia a través de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan actividades técnicas, administrativas, financieras, contables y jurídicas (Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011)o contratados exclusivamente para realizar determinada o determinadas actividades, siempre y cuando estén permitidas expresamente en el contrato o la Ley.

El supervisor debe ser una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado para la vigilancia del objeto del contrato Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al supervisor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las actividades.

El supervisor debe cumplir con las siguientes acciones:

Absolver: En cuanto a este aspecto y en virtud del principio de inmediación, la supervisión es la encargada de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, el contratista no puede ser totalmente autónomo y la entidad no se puede desentender del desarrollo de la obra o del servicio.

Colaborar: La supervisión y el contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor en conjunto se resuelven dificultades con razones de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero. El supervisor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia frente al contratista.

Controlar: Este aspecto es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del desarrollo del contrato si la ejecución se ajusta a lo pactado.

Exigir: En la medida que la función de la supervisión encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de voluntades y las garantías ofrecidas para asegurar el cumplimiento.

Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la supervisión logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación previa a la iniciación de las obras.

Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el supervisor pide al contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata, faltas que no afectan la validez del contrato. Esta facultad la ejerce también cuando solicita la imposición de una sanción por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas.

Verificar: Cada uno de los aspectos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado y solución de problemas.

El supervisor debe cumplir los siguientes objetivos:

 Asegurar mediante una supervisión eficiente, la calidad de la ejecución del objeto del contrato.

 Representar a la Entidad para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión y los valores de la entidad.

 Informar a la Entidad sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución del contrato, a través de informes periódicos.

 Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista.

 Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente.

 Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de la comunidad.

EL SUPERVISOR DEBE CONTAR CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS:

CRITERIO TÉCNICO, para discernir entre distintas alternativas que permitan ejecutar eficientemente el contrato, identificando la más adecuada y apropiada, sin perder de vista los intereses del Municipio y los compromisos con los beneficiarios y el servicio.

CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN, para planificar, estructurar y ejecutar todos los controles y verificaciones que deben adelantarse para garantizar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, en la debida oportunidad y con las calidades exigidas, y principalmente, para vigilar de manera eficiente la ejecución presupuestal del contrato.

EXPERIENCIA, para enfrentar con conocimiento y habilidad las situaciones propias de la dinámica del contrato.

PROFESIONALISMO Y ÉTICA, para cumplir con todas las obligaciones que asume con su designación, acudiendo a los criterios propios de su formación profesional y/o técnica, en el servicio objeto de la contratación.

HONESTIDAD, para actuar de acuerdo con los valores de la verdad y la justicia y privilegiando siempre los criterios objetivos frente a cualquier consideración de tipo subjetivo.

5. FACULTADES DEL SUPERVISOR

Las facultades que a continuación se describen, deberán ser atendidas por el supervisor, dentro de lo que le competa:

CONTROLAR: Adelantar actividades periódicas de inspección, asesoría, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución contractual se ajusta a lo pactado. El control se orienta a verificar que el Contratista cumpla con el objeto y con todas las obligaciones pactadas, de acuerdo a las especificaciones técnicas, administrativas, legales, presupuéstales y financieras establecidas en el contrato, según le corresponda al supervisor.

VIGILAR: El supervisor deberán apersonarse con diligencia de las actividades que requieran de inspección dentro de la ejecución contractual, para lo cual debe asistir periódicamente al lugar donde se ejecuta el contrato, así como solicitar la documentación necesaria que le permita advertir cualquier situación específica.

PREVENIR: Con base en el permanente desarrollo de las actividades de vigilancia y control, el supervisor deberá evitar que se presenten situaciones que puedan afectar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, a través de la aplicación inmediata de las medidas necesarias para atenderlas. No sólo se pretende sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino advertir con anticipación el mismo, procurando que no se presente, o impidiendo que se extienda. El supervisor debe procurar dar ALERTAS TEMPRANAS.

VERIFICAR: Valoración permanente del nivel de cumplimiento del objeto y de cada una de las obligaciones contractuales, y de la calidad y eficiencia del mismo. Esta actividad debe realizarse a través del diligenciamiento periódico de informes de supervisión.

EXIGIR: En el desarrollo de la ejecución contractual el supervisor deberá requerir de manera permanente y oportuna la realización de las actividades necesarias para obtener el cumplimiento de cada una de las

obligaciones del contrato. Dichos requerimientos deberán realizarse por escrito siempre que su incidencia sea alta o determinante dentro de la ejecución contractual, y podrán realizarse de manera verbal, cuando se trate de solicitudes menores o del desarrollo habitual del contrato. El supervisor está facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

SUGERIR: A manera preventiva y correctiva, el supervisor deberá sugerir oportunamente acciones eficaces frente a cualquier circunstancia que ponga en peligro la buena marcha de la ejecución contractual.

INFORMAR: El supervisor deberá mantener informado al Municipio de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Así mismo, deberán mantener informado al contratista, de cualquier situación que sea de su conocimiento, relacionada con la ejecución contractual.

EVALUAR: Luego de la verificación del cumplimiento del objeto contractual y de todas las obligaciones, el supervisor deberá establecer si se ha desarrollado eficientemente la ejecución contractual, tomando como base aspectos medibles como el cumplimiento de cronogramas, la discriminación del presupuesto, el porcentaje de avance, entre otros; y concluirán su evaluación con pronunciamientos oficiales sobre la aplicación de correctivos necesarios y requerimientos específicos sobre la ejecución contractual.

En el desarrollo de estas facultades, el supervisor no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos.

6. DESIGNACIÓN DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La decisión de designar un supervisor, la efectúa el ordenador del gasto o su delegado dependiendo de la complejidad del contrato y la capacidad operativa de la Entidad para ejercer o no dicha supervisión.

Cuandosedesignaunsupervisordebequedardesignadoexplícitamentedentr o del contrato y mediante oficio al funcionario.

No se puede iniciar la ejecución de un contrato sin la designación de un supervisor.

El funcionario designado por la Administración Municipal xx Xxxxxxx- Antioquia como supervisor del contrato, tiene competencia, respecto del contrato estatal sobre el que ejerce la supervisión y se regirá por lo establecido en el presente manual.

La designación del supervisor debe recaer en una persona natural o jurídica idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado según el objeto del contrato que requiere la coordinación, control y verificación. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al supervisor, deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, cuente con la disponibilidad y logística necesaria para desarrollar las funciones, actividades y labores propias de la supervisión, así como la naturaleza del objeto contractual, la cuantía y el número de supervisiones asignadas, entre otros.

Si bien la designación del supervisor se encuentra a cargo del ordenador del gasto, ésta se realiza con base en un análisis diligente y minucioso que adelanta el área responsable de la contratación, quien establece desde los mismos estudios previos, el cargo al cual considera debe asignársele la misma.

La persona designada para la supervisión al interior del Municipio, debe ser un funcionario o contratista del nivel técnico, profesional, asesor o directivo, que:

Cuente con amplia experiencia en la materia, o que haya supervisado eficientemente esa clase de contratos en anteriores oportunidades, o que cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar.

Preferiblemente el supervisor deberá pertenecer al área responsable de la ejecución del contrato.

Si la supervisión recae sobre un contratista, en el respectivo contrato de prestación de servicios, debe encontrarse establecida la obligación de la supervisión correspondiente.

De igual manera, es necesario que el supervisor cuente con la disponibilidad de Tiempo y de recursos suficientes para vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales y controlar el desarrollo operativo del contrato.

NOTA: En la designación de supervisor, el área interesada en la contratación, deberá indicar desde los estudios previos que presente para la misma, el cargo de quien considera debe designarse como supervisor, previo análisis de cargas de trabajo.

Lo anterior significa que se requiere de un estudio disciplinado de cuántas funciones y/o actividades tiene asignadas la persona que desempeña dicho cargo, y de si es viable asignarle más, especialmente en lo que respecta al nivel directivo de la entidad territorial.

7. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN

 La comunicación entre el supervisor y el contratista, y de éste último, con el superviso, es absolutamente formal, es decir siempre, deberá constar por escrito.

 Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los hay. Además deben estar acompañados de sus soportes y estar archivados en la carpeta del contrato que para el efecto lleve el respectivo organismo, en forma secuencial, foliados y registrados, excepto los originales de los documentos que sean soporte para pago, los que reposarán en Contabilidad.

 El supervisor revisará que los sitios de entrega de elementos, y ubicación de materiales, localizaciones, etc., corresponda al señalado en los pliegos de condiciones.

 Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, serán elaboradas por el supervisor, y serán suscritas por él, el contratista y el ordenador del gasto (cuando así sea requerido). Las actas serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento.

 En ningún caso el supervisor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato.

 Cuando sea precisa la adición del valor contractual, se deberá gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la correspondiente modificación del valor. En todo caso, la Adición debe ser suscrita por el Ordenador del Gasto.

 Para las adiciones en valor debe darse estricto cumplimiento a lo regulado por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, esto es, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales, salvo en el evento previsto por el inciso primero del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, que señala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de vigilancia, el contrato de supervisión podrá ajustarse sin que resulte aplicable la limitación prevista por la citada norma.

 En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor dará traslado de las peticiones al Ordenador del Gasto para decidir conjuntamente al respecto, dentro de sus competencias legales y contractuales.

 El supervisor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio.

 En todos los contratos de tracto sucesivo, (aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y en los demás que lo requieran), se suscribirán actas de iniciación, terminación, recibo definitivo, liquidación y acta de cierre de proceso. En los contratos de compraventa sólo se requiere el expediente contractual y el acta de recibo en la que conste que éste se dio a satisfacción.

 De conformidad con el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no será obligatoria la liquidación.

 El supervisor deberá promover, impulsar y atender la participación ciudadana, recibiendo la información suministrada a través de este medio y trasmitiéndola para un mejor desarrollo de los proyectos.

 Informar oportunamente al ordenador del gasto, los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el

contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al procedimiento establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2010. En todo caso la supervisión debe elaborar un informe, estableciendo y justificando su concepto.

 Controlar la vigencia de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales.

 Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones.

 Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato dentro del término pactado en el mismo.

 Si se vence el plazo para la liquidación bilateral y posteriormente unilateral, el supervisor debe solicitar a la oficina de contratación la liquidación por vía judicial. La ausencia de realización y suscripción del acta de liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo, o en su defecto, en el señalado en la ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

 El supervisor deberá verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se estipule en el contrato.

 El supervisor deberá verificar que en la carpeta del contrato se encuentren como mínimo los siguientes documentos, siempre y cuando apliquen:

a) Contrato debidamente legalizado, con todos sus antecedentes.

b) Cronograma de actividades.

c) Garantías del contrato.

d) Auto aprobatorio de las garantías contractuales.

e) Acta de inicio.

f) Actas de suspensión y reiniciación, cuando sea del caso.

g) Comunicaciones a la Compañía Aseguradora o al Garante, sobre el inicio del contrato, o la suspensión o reinicio del mismo.

h) Documentos soporte de prórroga, adición o modificación del contrato.

i) Documentos soporte de la autorización de trabajos o actividades adicionales.

j) Informes de supervisión.

k) Informes de ejecución del contratista de acuerdo con la periodicidad pactada en el contrato.

l) Recibos técnicos por parte de las autoridades respectivas según sea el caso.

m) Acta de entrega y recibo final.

n) Acta de Liquidación.

o) Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato que se consideren importantes a juicio del supervisor.

NOTA: Sobre las actas de recibo de contratos de obra y en cumplimiento del mandato legal o contractual, se deben calcular los efectos presentados en el valor de las obras ejecutadas por causa de las variaciones de los costos de los insumos de la construcción dentro de los procesos inflacionarios de la economía. Normalmente se calculan con base en fórmulas o procesos matemáticos estipulados contractualmente con miras a restablecer el equilibrio o ecuación contractual.

 Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas en el curso de la ejecución del contrato a la mayor brevedad posible, evitando que se configure el silencio administrativo positivo previsto por el artículo 25 numeral 16 de la Ley 80 de 1993 y de las sanciones que ello conlleva.

 El supervisor realizará evaluación previa a la finalización de los trabajos, bienes y/o servicios, e indicará al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el período restante para el vencimiento del plazo contractual.

 Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada, memorias y/o manuales de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de supervisión.

 Exigir al contratista al finalizar la obra o la ejecución del contrato, adecuar la póliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, según el caso, ampliación de la póliza de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobación por parte del servidor que desempeñe el rol jurídico, previa suscripción del acta de liquidación del contrato.

 En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse dentro del término señalado en el pliego de condiciones o en el contrato. Corresponde al supervisor, según sea el caso, realizar la confrontación de la obra, del bien o servicio que recibe, con respecto a lo contratado, respondiendo por las irregularidades presentadas.

 Recibo de las obras, bienes y servicios: El supervisor deberá recibir y aceptar las obras, los bienes y servicios contratados, de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los términos allí señalados. Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, precios, descripción del bien o servicio y demás especificaciones técnicas establecidas en los documentos contractuales (estudios previos, pliegos de condiciones, oferta entre otros).

 Informar a la Compañía Aseguradora o Garante cualquier modificación que sufra el contrato y varíe las condiciones del riesgo: Notificar por escrito al asegurador los hechos o circunstancias no previsibles que sobrevengan con posterioridad a la celebración del contrato y que, conforme al criterio consignado en el inciso primero del artículo 1058, del Código de Comercio signifiquen agravación del riesgo o variación de su identidad local. (Artículo 1060 C.Cio).

 Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos internos de la Administración Municipal xx Xxxxxxx.

 Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado. Para lograr la ejecución oportuna del proyecto, el supervisor, según sea el caso, exigirá al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo con el contratista

 Llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios.

 Elaborar y presentar al ordenador del gasto, los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución.

 Exigir para la ejecución del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estén conformes con las normas y

especificaciones establecidas en los pliegos de condiciones. De igual forma debe verificar que el contratista suministre la marca ofrecida y no permitir cambios sin su autorización.

 Reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma irregular, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato.

 Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá analizar y conceptuar sobre las alternativas de solución propuestas, a efectos de que sean aprobadas por la Administración Municipal xx Xxxxxxx.

 Cuando se requiera el cambio del supervisor, deberá proceder a suscribirse un acta de entrega, suscrita por el supervisor saliente y el entrante, en la que se consignarán todos los aspectos técnicos, económicos, jurídicos, sociales y demás de relevancia en la ejecución contractual.

 El supervisor, según sea el caso, deberá hacer entrega de toda la documentación correspondiente del contrato al ordenador del gasto para su correspondiente archivo.

 Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, será reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor, según sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisión del contrato.

 Verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. Para tal efecto ordenará todos los análisis, ensayos y pruebas de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topográficos y demás que considere necesarios para establecer exactamente las condiciones técnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos.

 Verificar que el contratista realice la obra con el equipo y maquinaria que relacionó en su propuesta, el cual deberá encontrarse en perfecto estado de funcionamiento y exigir el cambio del mismo, en caso de que no cumpla, por uno de iguales o superiores características.

 Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra, previniendo accidentes para quienes allí laboran y de quienes ocasionalmente transiten en los alrededores de la obra.

 Constatar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos profesionales (ARP) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. Para lo cual deberá tener en cuenta, en los contratos de prestación de servicios, que cuando el contratista perciba ingresos por varios contratos, deberá cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningún caso el ingreso base de cotización sea inferior a un salario mínimo mensual vigente ni superior a veinticinco salarios mínimos mensuales vigentes.

 Constatar los exámenes médicos ocupacionales de que trata el artículo 18 del Decreto 0723 de 2013.

 Para la autorización del último pago pactado, el contratista deberá aportar los certificados xx xxx y salvo del personal que utilizó para su desarrollo.

 En aquellos contratos en los cuales el contratista deba utilizar personal, al momento de elaborar al acta de inicio, deberá consignar una relación del personal que se destinará por parte del contratista, su remuneración y constancias de afiliación a la seguridad social.

 Velar por la seguridad y conservación de los productos generados en los contratos de consultoría.

 Informar al almacén, para su correspondiente incorporación en el inventario del

 Departamento, marcación y aseguramiento si es el caso.

 Velar porque una vez terminado el plazo del contrato, no se continúe con la prestación del servicio.

x Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual.

 Una vez ocurrido un siniestro, el supervisor, según sea el caso, informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia, al ordenador del gasto, para que inicie las acciones correspondientes, contando para ello con la asesoría de quien cumple con el rol jurídico en su dependencia.

 Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

 Enviar a la respectiva compañía aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.

8. FUNCIONES DEL SUPERVISOR

Para cumplir con la supervisión, control, coordinación y vigilancia de los contratos suscritos por la Administración Municipal xx Xxxxxxx, le corresponde al supervisor verificar que las especificaciones y normas técnicas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales y ambientales se cumplan de acuerdo con lo establecido en los pliegos de condiciones, las normas que rigen la materia y demás documentos del respectivo proceso contractual.

Para ello, el supervisor adelantará las siguientes actividades, actuaciones y adquirirá las responsabilidades que se describen a continuación:

En el desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del contrato:

Le corresponde al supervisor, según sea el caso, supervisar y verificar la ejecución del objeto del contrato, atendiendo las siguientes observaciones:

a) Revisión de la Información técnica contenida en los documentos:

Una vez recibida la comunicación de designación como supervisor o la iniciación del contrato de supervisión externa según sea el caso y legalizado el contrato objeto de la supervisión, deberá revisar y analizar en forma completa y detallada: los estudios previos y justificación de la contratación, los pliegos de condiciones, las adendas, el contrato, estudios de impacto ambiental y/o planes de manejo ambiental, pronunciamientos de la autoridad ambiental competente, memorias de cálculo, planos de diseño, propuesta del contratista, estudios, cantidades de obra, fuentes de materiales, especificaciones de la herramienta y maquinaria, aspectos ambientales, permisos y licencias previas, pólizas de garantía y los actos administrativos proferidos dentro de la contratación y demás documentación pertinente, lo que será proporcionado por la dependencia responsable del proceso de contractual.

Revisar para su aplicación las normas de construcción y calidad, las de medio ambiente, las contractuales, las de señalización y seguridad industrial y todas las que sean aplicables al desarrollo del objeto del contrato.

En caso de encontrar inconsistencias, deberá informar de inmediato a la dependencia responsable para que se realicen los ajustes pertinentes.

b) Elaboración de Informes

Corresponde al supervisor, en cumplimiento de sus funciones, preparar los informes tanto en lo relativo a la ejecución física como a la ejecución financiera. Todos los informes de seguimiento, avance y demás aspectos relevantes referidos al contrato sobre el cual se ejerce la supervisión, deben ser enviados al Ordenador del Gasto. Entre estos informes se destacan:

 Informe Parcial:

Este informe describe el estado actual de la ejecución del contrato y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecución del mismo. El supervisor debe elaborarlo y enviarlo al ordenador del gasto.

Los informes parciales deben ser presentados por el supervisor, especificando las actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas, los bienes suministrados, los servicios prestados y las obras ejecutadas, incluyendo la descripción de las actividades, cantidad y precios unitarios, con el fin de evaluar el cumplimiento del contratista de obra, suministro de bienes o servicios en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato. Adicionalmente en este informe se debe incluir el seguimiento ambiental, con el fin de asegurar el cumplimiento de los compromisos y alcances ambientales adquiridos por el contratista de obra.

El informe parcial debe contener de manera concisa y precisa la información que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto. En este informe se debe incluir:

 Estado y avance del proyecto, entrega de bienes, servicios y/o productos, especificando la cantidad, volumen, calidad y demás condiciones, nivel de ejecución presupuestal, y los atrasos con respecto a la programación establecida en caso de presentarse.

 El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: anticipo, facturación mensual, estado de avance financiero.

 Trabajos ejecutados: Descripción general de las tareas ejecutadas, estado de avance (en términos monetarios y de unidades físicas), modificaciones del proyecto en cantidades, precios unitarios.

 Cumplimiento del contratista de sus obligaciones con relación al pago de seguridad social integral y parafiscal.

 Igualmente, la verificación de su compromiso con respecto al personal mínimo de trabajo propuesto.

 Permanencia, estado y utilización del equipo técnico ofrecido en la propuesta.

 Retrasos, inconvenientes presentados y asuntos pendientes por resolver.

 Comentarios, conclusiones y recomendaciones.

c) Aspectos técnicos que deben relacionarse en el informe parcial

 Modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.

 Control de Calidad: Cuadro resumen de calidad y estado de entrega y recibo de los productos, y/o servicios, los análisis y conclusiones correspondientes y demás información relacionada con el tipo de contrato.

 Desarrollo del contrato y comportamiento según la programación.

d) Aspectos administrativos que deben relacionarse en el informe parcial

 Aspectos varios: Registros fotográficos cuando sea procedente, registro del estado del tiempo, actas, anexos e información adicional relacionada con el proyecto, bienes y/o servicios.

 Requerimientos de autoridades ambientales, administrativas y judiciales.

 Síntesis de quejas y trámite dado a las mismas.

 Comentarios y conclusiones.

En los aspectos anteriormente referenciados debe especificarse y estudiarse los puntos críticos o relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto.

e) Informe final

Una vez terminada o recibida la obra, proyecto, bien o servicio, la supervisión, según sea el caso, debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del mismo. El informe deberá estar debidamente foliado, con una presentación metodológica adecuada (índices, anexos, pie de página, etc.).

El informe final de supervisión, de obra, proyecto, bien o servicio debe contener una relación mínima de documentos y anexos, además de lo que el Ordenador del Gasto considere pertinente.

f) El informe final debe contener como mínimo:

 Datos completos del contratista y supervisor, según sea el caso (nombre, teléfono, fax, e-mail y dirección).

 Identificación del contrato, de las modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones y/o sanciones que tenga el contrato.

 La verificación del ingreso al almacén de la Administración Municipal xx Xxxxxxx.

 Relación de la garantía única, (incluye estabilidad de obra, cuando sea necesaria) y certificado de modificación.

En caso de tratarse de un CONTRATO DE OBRA PÚBLICA, el informe final deberá contener además:

 Memoria descriptiva de la ejecución/desarrollo del contrato.

 Actas de terminación, entrega y recibo final de obra, liquidación, pago final, modificaciones, tanto en ítems como en precios unitarios.

 Descripción de los trabajos de especificaciones técnico-constructivas, diseño del pavimento u obra, sección típica de la estructura de diseño, condiciones del subsuelo, situaciones técnicas encontradas,

procedimientos aplicados, relación de metas físicas ejecutadas debidamente abscisadas y localizadas.

 Ensayos de laboratorio.

 Registro fotográfico, antes, durante y a la terminación de la obra.

 Original de la bitácora de obra.

 Antecedentes y descripción general de la obra, ubicación, características geológicas, geográficas, topográficas, estructurales, entre otras.

 Proceso de construcción: rendimiento del personal, equipos y materiales utilizados, cantidades de obras ejecutadas, relación de metas físicas ejecutadas y no ejecutadas, porcentajes de obra ejecutada y por ejecutar, ensayos realizados.

 Costos de construcción por ítem y porcentajes de cada ítem en relación con el costo total.

 Actas suscritas.

 Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que sean necesarios para la conservación de las obras.

 Informe final de aspectos ambientales.

 Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del supervisor, o que en particular sean requeridos por el Ordenador del gasto.

9. ELABORACIÓN DE ACTAS

A través de las actas, la supervisión registrará todos los compromisos, acuerdos o discrepancias que llegaren a surgir entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecución del contrato. En desarrollo de la supervisión le corresponde elaborar y suscribir las siguientes actas en los casos en que haya lugar, las cuales deberá presentar y/o suscribir conjuntamente con el Ordenador del Gasto (cuando sea requerido, por tratarse de una condición que altera las condiciones de tiempo, modo, lugar, plazo y valor) para ser remitidas al expediente del contrato que reposa en el archivo de gestión de la entidad.

 Acta de Iniciación: Esta acta marca el inicio del desarrollo y ejecución del contrato y por lo tanto, el punto xx xxxxxxx para el control del plazo y seguimiento del supervisor, según sea el caso. Ésta deberá ser suscrita entre el contratista y el supervisor, según sea el caso, y no se requiere la suscripción del Ordenador del Gasto. El acta de inicio sólo podrá ser suscrita después de la expedición del acto aprobatorio de las garantías, en el evento de que éstas hayan sido requeridas como requisito para la ejecución contractual.

Por medio de esta acta se hará entrega del sitio de la obra y verificará la efectiva iniciación del proyecto, obra o actividad y si es el caso, se procederá a la actualización de la programación de los trabajos previstos en la propuesta.

Una vez suscrita el acta de inicio deberá informarse a la compañía aseguradora o al garante.

 Actas de Vecindad (para los contratos de obra): Es el documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del proyecto. Cuando el contrato es de obra pública, deberá suscribir con el contratista y propietarios de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro fotográfico, si fuere necesario. Estas

actas son suscritas por el supervisor y no es necesaria la firma del Ordenador del Gasto.

 Actas de recibo y pago parcial: Previa cuantificación de los trabajos ejecutados por el contratista, elaborará y suscribirá, con base en los cortes periódicos pactados en el contrato, las actas de recibo parcial de obra, suministro o servicios y todos los hechos que sucedan en su ejecución, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista, adjuntando los respectivos soportes.

 Actas de reajuste (revisión o actualización de precios): Documento jurídico

- financiero donde, con base en los cuadros para reajustes automáticos o revisión de precios del contrato, cuando a ello hubiere lugar, se elaboran las actas requeridas, en las cuales conste el valor de éstos y el del acta de recibo correspondiente, la cual será suscrita conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto. En ellas se especificará el ítem a ajustar y se aplicará la ecuación de equilibrio contractual para obtener el valor ajustado.

 Trámite para el reajuste: Concepto: Se considera la revisión de precios como una técnica jurídica que busca mantener la equivalencia económica y las condiciones iniciales del contrato ante las variaciones verificables de costos producidas dentro de una economía inflacionaria y que asegura el cumplimiento del objeto contractual. En tal contexto se hace necesario contar con un método o sistema que permita reconocer fácilmente estas variaciones producidas en los costos de las obras públicas.

 Acta de suspensión: El contratista elaborará la solicitud de suspensión temporal del contrato indicando claramente las circunstancias que le dan lugar y la justificación de la petición. Una vez recibida la comunicación el supervisor deberá dar traslado de esta al ordenador del gasto quien la valorará y de ser aceptada previa proyección del acta, suscribirá la misma conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto. Idéntico procedimiento se seguirá cuando sea la Administración quien determine la suspensión del contrato. Copia del acta suscrita deberá ser enviada a la Compañía Aseguradora o al garante, por parte del supervisor, según sea el caso.

 Acta de reinicio: Superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato y vencido el plazo pactado de suspensión, el supervisor, según sea el caso, elaborará el acta de reiniciación del contrato la cual será suscrita por éste, el contratista y el ordenador del gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensión temporal y del vencimiento final del contrato. Copia del acta suscrita deberá ser enviada a la Compañía Aseguradora o al garante, por parte del supervisor, según sea el caso.

 Acta de terminación: Una vez terminado el contrato, por alguna de las causales previstas en la ley o en el acuerdo de voluntades, el supervisor, procederá a elaborar y suscribir con el contratista el acta de terminación.

 Acta de recibo definitivo: El supervisor, procederá a elaborar el acta de recibo definitivo del contrato, en la que se dejará constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron; otorgando la respectiva aprobación de los estudios y diseños, si el contrato es de construcción o diseño, los suministros o los servicios. Mediante la suscripción de ésta acta, el contratista y el supervisor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida.

 Acta de liquidación: El supervisor, según sea el caso, verificará la relación de pagos efectuados al contratista. Con base en ésta información y la relación del estado en que se recibe los bienes, servicios u obra, constatará el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripción de su estado y los demás datos que exija el Estatuto Contractual vigente, elaborará y remitirá al ordenador del gasto el proyecto del acta de liquidación del contrato, dentro del mes siguiente a la fecha de suscripción del acta de recibo definitivo.

El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista y el ordenador del gasto, su trámite estará a cargo del el supervisor, y deberá llevar su visto bueno.

Si el contratista no se presentare a suscribir el acta de liquidación, o se abstuviere de firmarla, ésta será firmada por el ordenador del gasto, procediendo el abogado asignado a la dependencia a elaborar el

proyecto de resolución para la liquidación unilateral. El supervisor, deberá estar dispuesto a atender las aclaraciones que se requieran durante este proceso.

El Contratista tendrá derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral sólo procederá con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

 Acta de obra adicional: La obra adicional es la consecuencia de una discrepancia entre los cálculos realizados inicialmente por la entidad, con base a los cuales se adjudicó el contrato, y los volúmenes reales encontrados en el campo. El acta luego de convenirse los precios entre el contratista y el supervisor, será suscrita por los mismos con el visto bueno del ordenador del gasto.

 Acta de cierre de proceso de contratación: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

10. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL SUPERVISOR SEGÚN EL

TIPO DE CONTRATO

En los contratos de prestación de servicios personales y/o profesionales, asesorías y consultorías: Además de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor, según sea el caso, debe:

 Verificar que la cotización al sistema integral de seguridad social se aplique sobre el IBC correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente y en condición de trabajador independiente.

 Elaborar el acta de entrega de bienes necesarios para la ejecución de sus obligaciones contractuales y elaborar el acta de recibo de bienes una vez finalice el contrato (equipo de cómputo, teléfono, cámara digital entre otros).

 Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, será reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor, según sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisión del contrato.

 Cuando se requiera cambio de equipo, el supervisor, exigirá su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro del plazo que disponga el supervisor, de no darse cumplimiento, deberá informar al ordenador del gasto, para la aplicación de las medidas necesarias, previos los requerimientos a que haya lugar. Así mismo, verificará que el contratista mantenga actualizada una relación diaria del personal y equipo a emplear.

En los contratos de obra: Además de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor, según sea el caso, deberá realizar:

 Ajuste de estudios, diseños, planos: Proponer y coordinar de manera oportuna el ajuste a los diseños y planos generales, así como los detalles

indispensables para la ejecución del proyecto. Las modificaciones surgidas, según su complejidad, deben ser coordinadas con el proyectista y demás consultores técnicos o servidores públicos que hayan intervenido en los diseños, quienes deberán realizar los ajustes necesarios para la ejecución.

Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares del proyecto estén debida y completamente definidas.

 Vallas: Cuando se requiera, velar por que se cumpla con la colocación de valla de señalización, la cual debe contener identificación del sitio, fecha de inicio y entrega; igualmente debe contener la información que permita identificar al contratista, a la entidad contratante y el costo de la obra, según especificaciones dadas por la dependencia encargada del proceso de contratación. Adicionalmente deberá tenerse en cuenta la normatividad vigente sobre uso y manejo del espacio público, en especial sobre instalación y exhibición de vallas y avisos en vía y espacio público.

 Información a la comunidad: Al iniciar el proyecto, el supervisor, debe informar a las organizaciones que representan la comunidad sobre la ejecución del mismo, denotando el alcance y beneficios que reportará para la comunidad.

Si los trabajos afectan el suministro de servicios públicos, el uso de las vías o establecimientos, deberá informarse a los usuarios con la suficiente anterioridad.

La determinación acerca de quién asumirá los costos que generen las anteriores actuaciones, deberá ser prevista en el correspondiente contrato.

 Trámite ante otras entidades: Verificará la presentación de los documentos por parte del contratista ante las entidades de las que se pretenda obtener un permiso o autorización para la ejecución del Proyecto.

Permisos ante las empresas prestadoras de servicios públicos y/o autoridades de tránsito, etc. o verificar la existencia y vigencia de los que sean requeridos con antelación a la ejecución del objeto contratado.

 Señalización: Exigir y verificar que el contratista coloque y mantenga en su área de trabajo señales de acuerdo a la normatividad vigente y todas aquellas necesarias para garantizar la seguridad a quienes allí laborarán y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra.

 Visita al sitio de la obra en compañía del contratista: Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecución de la localización y el replanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades preliminares de la construcción.

 Personal Auxiliar: Orientar y programar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de supervisión de la obra.

 Permanencia, estado y utilización del equipo técnico ofrecido en la propuesta: Cuando se requiera cambio de equipo, el supervisor, exigirá su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro del plazo que disponga el supervisor, de no darse cumplimiento, deberá informar al ordenador del gasto, para la aplicación de las medidas necesarias, previos los requerimientos a que haya lugar.

Así mismo, verificará que el contratista mantenga actualizada una relación diaria del personal y equipo a emplear.

 Mediciones Periódicas: Efectuar, dentro del transcurso de la ejecución de la obra, mediciones periódicas de los ítems ejecutados, las cuales deberá hacer constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificación del ítem medido, su ubicación en la obra (identificando ejes de construcción), unidad y cantidad medida. Con base en estas medidas deberá efectuar cortes mensuales o quincenales de obra.

 Impacto ambiental: Velar por el cumplimiento de las medidas de manejo consagradas en el Estudio de Impacto Ambiental y/o Plan de Manejo del Estudio de Impacto Ambiental, en la resolución de Licencia Ambiental y los pronunciamientos de la autoridad ambiental competente. Para ello debe presentar informes mensuales sobre el avance y cumplimiento del Plan de Manejo del Medio Ambiente. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad

que tiene al respecto el contratista y demás personas que participen en la ejecución de la obra.

Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecución de las obras, de acuerdo con los estudios ambientales del proyecto.

 Revisiones técnicas periódicas: El supervisor, según sea el caso, deberá verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. Para tal efecto ordenará todos los análisis, ensayos y pruebas de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topográficos y demás que considere necesarios para establecer exactamente las condiciones técnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos.

 Programación de trabajo y flujo de inversiones: Realizar un control al avance de obra, detectar atrasos, reprogramar, cuantificar los recursos invertidos y visualizar las actividades xx xxxx crítica. En el momento que se detecten atrasos en la obra, la supervisión, según sea el caso debe manifestarlos por escrito al contratista, con el fin de se tomen las medidas necesarias para garantizar el total cumplimiento de la programación de la obra.

El supervisor deberá recomendar al ordenador del gasto, las modificaciones cuando por razones técnicas o según la naturaleza de la obra, se haga necesario, sin cambiar el plazo inicial o el adicionalmente pactado en el contrato. Cualquier recomendación de modificación deberá acompañarse de la respectiva programación de la obra y el flujo de caja correspondiente a ésta, así como de la justificación escrita y el visto bueno del diseñador si es del caso.

 Mayor cantidad de obra y obras adicionales: Presentar al ordenador del gasto, para el trámite de aprobación y con la anticipación suficiente los estudios que indiquen la realización de mayor cantidad de obra, obras

complementarias o adicionales estipulando el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecución de las mismas. Estos informes corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos. Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los ítems cuyos valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos análisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que presenten para la aprobación al ordenador del gasto, quien anexará a estos estudios el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que amparará dicha adición. Legalizada la adición del contrato, el supervisor, según sea el caso, podrá ordenar la ejecución de las obras que hayan sido contratadas adicionalmente. A su vez, deberá ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y de los elementos que se vayan a utilizar en la construcción de la obra adicional. Siempre deberá presentarse los documentos suficientes y necesarios que permitan demostrar la solicitud y aprobación de obra extra o adicional.

 Bitácora: Registrar, con el contratista y/o el residente de la obra o representante de aquel, en el sitio de ejecución del contrato, en la "Bitácora o Libro de Obras", las acciones diarias realizadas en ella, las órdenes, observaciones e instrucciones, el avance de los trabajos, los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal; así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formará parte integral de los documentos del contrato y de la supervisión. Aquí también deberá reposar los conceptos técnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algún motivo se invitaron a dar conceptos.

Cada nota en el libro de la obra llevará la fecha y las firmas del supervisor y de quien recibe la orden o instrucción.

 Reuniones Técnicas: Organizar y realizar periódicamente reuniones de seguimiento, citando al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboración del proyecto o a los consultores que sea necesario citar en algún momento durante la marcha de la obra, a fin de analizar los temas y problemas relacionados con el desarrollo del

contrato y acordar soluciones prácticas y oportunas, así mismo para efectuar seguimiento a los compromisos pactados en actas anteriores y evaluar la gestión del proyecto. De lo tratado se dejará constancia en actas, suscritas por los asistentes.

En los contratos de suministro: Además de las previstas en los lineamientos generales, el supervisor, según sea el caso debe:

 Xxxxxxxx y hacer seguimiento a las entregas y recibos conforme a los pedidos y órdenes de suministro que integran el contrato.

 Verificar y controlar cantidades, calidades y demás condiciones y características de los elementos, bienes y/o servicios contratados y que sean entregados.

 Vigilar, controlar y verificar con las diferentes dependencias de la Administración Municipal xx Xxxxxxx el desarrollo de los compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida y con el cumplimiento del objeto contractual.

 Verificar permanentemente la calidad de los servicios que se estipule en el contrato.

 Velar porque se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos respecto del objeto contractual.

 Impartir órdenes al contratista, señalando un término dentro del cual deberá realizar la entrega de elementos que se requieran de manera urgente por parte Municipal xx Xxxxxxx de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones y estudios previos.

 En caso de recibirse bienes defectuosos o de mala calidad, proceder dejando constancia escrita de la devolución de los mismos, informando en qué consisten las fallas encontradas y otorgando al contratista un término dentro del cual deberá hacer la entrega de los elementos con la calidad y cantidad indicada en el contrato. La recepción y entrega de los nuevos elementos correrán por cuenta del contratista.

 Realizar de forma aleatoria control de calidad a los bienes suministrados, constatando que los mismos correspondan a las características de los estipulados en el contrato.

 Exigir al contratista que los medios de transporte utilizados para el traslado de los bienes, cumplan con las características y condiciones señaladas en el pliego de condiciones.

11. RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR

El supervisor responderá fiscal, disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley.

La Administración Municipal se abstendrá de designar como supervisor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses, éticos y de conducta que pueden afectar el servicio y el objeto de la supervisión del contrato.

A los supervisores les aplican las siguientes prohibiciones:

 No podrá ser supervisor el servidor que se encuentre incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento respecto del contratista.

 Tener parentesco, afecto o interés económico con el contratista y en general, cualquier clase de motivación que impida una intervención objetiva.

 Disponer para uso personal o de terceros de los bienes, como equipos o muebles, que sean entregados para la ejecución del contrato.

 Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores cantidades de dinero con los cuales se modifique el valor, plazo u objeto del contrato.

 Permitirlainiciacióndelobjetomateriadelcontratoconantelaciónalafechaesti puladaen el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales para su ejecución.

 Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.

 Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato u orden contractual.

 Exonerar al contratista de sus obligaciones.

 Autorizar la ejecución de objetos diferentes al estipulado en el contrato.

 Conceder plazo adicional para la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales.

 Asegurar la gestión documental de los soportes de la carpeta contractual en la Oficina de Personal.

 El supervisor que no informe oportunamente a la entidad de un incumplimiento del contrato, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable por éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al supervisor.

TIPOS DE RESPONSABILIDAD.

El marco de actuación del supervisor debe ceñirse a diversos postulados legales, que denotan su responsabilidad.

Los particulares que cumplan labores de supervisión en los contratos estatales, se entienden como Sujetos Disciplinables, por cuanto “ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales (…)”

Los supervisores responderán en materia penal, disciplinaria, fiscal y patrimonial, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de supervisión, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la

celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de supervisión.

a. RESPONSABILIDAD PENAL

El Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) consagra varias conductas, referidas al régimen contractual, que entrañan sanciones de carácter penal, estableciendo en el CAPITULO CUARTO los delitos relacionados con la celebración indebida de contratos, estos son:

 Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. El servidor público que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato con violación al régimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. (Art. 408 del Código Penal modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).

 Interés indebido en la celebración de contratos. El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. (Artículo 409 del Código Penal modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).

 Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. (Artículo 410 del Código Penal modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).

 Acuerdos Restrictivos de la Competencia: El que en un proceso de licitación pública, subasta pública, selección abreviada o concurso se concertare con otro con el fin de alterar ilícitamente el procedimiento contractual, incurrirá en prisión de seis (6) a doce (12) años y multa de doscientos (200) a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales vigentes e inhabilidad para contratar con entidades estatales por ocho (8) años. (Artículo 410 A. adicionado por el Art. 27 de la Ley 1474 de 2011).

Así mismo, el Código Penal Colombiano, establece el CAPITULO QUINTO, otro delito en el que pueden incurrir los servidores públicos en general, y los supervisores en particular, este es, el denominado tráfico de influencias.

 Tráfico de influencias de servidor público. El servidor público que utilice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la función, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho

(8) años, multa de cien (100) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años. . (Art. 411 del Código Penal modificado por el artículo 33 y el artículo 134 xx Xxx 1474 de 2011)

Otros delitos en los que puede incurrir el supervisor: Se encuentran consagrados en los siguientes artículos del Código Penal Colombiano:

 Enriquecimiento ilícito. (Artículo 412, modificado por el artículo 29 y el artículo 33 xx Xxx 1474 de 2011).

 Prevaricato por acción. (Artículo 413, modificado por el artículo 33 Ley 1474 de 2011).

 Prevaricato por omisión. (Artículo 414, modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011).

 Abuso de autoridad por acto arbitrario e injusto. (Artículo 416).

 Abuso de autoridad por omisión de denuncia. (Artículo 417). Revelación xx xxxxxxx. (Artículo 418).

 Utilización de asunto sometido a secreto o reserva (Artículo 419).

 Utilización indebida de información oficial privilegiada. (Artículo 420).

 Utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de función pública. (Artículo 431).

 Utilización indebida de influencias derivadas del ejercicio de función pública. (Artículo 432).

Igualmente, los supervisores deberán abstenerse de incurrir en las conductas tipificadas en el CAPITULO TERCERO del Código Penal, en los artículo 286 a 296 ( Falsedad ideológica en documento público, falsedad material en documento público, obtención de documento público falso, falsedad en documento privado, uso de documento falso, destrucción, supresión u ocultamiento de documento público, destrucción, supresión u ocultamiento de documento privado, falsedad para obtener prueba de hecho verdadera y falsedad personal) .

b. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA

De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, nuevo Estatuto Anticorrupción el régimen disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de supervisión en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2000 "Código Disciplinario Único".

La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2000, estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los supervisores, las siguientes:

1) No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias.

2) Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

3) Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Para el caso de la supervisión adelantada por funcionarios públicos, se aplica el régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público.

1) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución; los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.

2) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

3) Así mismo, la Ley 1474 de 2011 artículo 45 modificó el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cuáles de las conductas en las que pueden incurrir los supervisores, constituyen faltas disciplinarias gravísimas.

4) El régimen disciplinario establece como faltas gravísimas, las siguientes:

5) Realizar cualquier conducta consagrada en la ley como delito sancionable a título de dolo, cuando se cometa en razón con ocasión o como consecuencia de la función o cargo, o abusando del mismo.

6) Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales; Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga.

7) Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes.

8) Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran

dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia de autonomía respecto del contratista, salvo las excepciones legales.

9) Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental.

10) Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley.

11) Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello.

12) Dar aplicación a la figura de la Urgencia Manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley.

13) No exigir, el supervisor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias o certificar como recibida a satisfacción obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

14) Dar lugar a la configuración del silencio administrativo positivo. En éste caso debe recordarse que la Ley 80 de 1993 permite la configuración del mismo cuando no se ha dado respuesta a una petición de un contratista dentro de los tres meses siguientes a su presentación.

15) Influir en otro servidor público, prevaliéndose de su cargo o de cualquier otra situación o relación derivada de su función o jerarquía para conseguir una actuación concepto o decisión que le pueda generar directa o indirectamente beneficio de cualquier orden para sí o para un tercero.

Igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita.

Igualmente, para los particulares que cumplan labores de supervisión en los contratos estatales, desarrollando una actividad a favor del estado.

16) Realizar una conducta tipificada objetivamente en la ley como delito sancionable a título de dolo, por razón o con ocasión de las funciones.

17) Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad, impedimento o conflicto de intereses establecidos en la Constitución o en la ley.

18) Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función.

19) Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.

20) Ofrecer u otorgar dádivas o prebendas a los servidores públicos o particulares para obtener beneficios personales que desvíen la transparencia en el uso de los recursos públicos.

21) Abstenerse de denunciar a los servidores públicos y particulares que soliciten dádivas, prebendase cualquier beneficio en perjuicio de la transparencia del servicio público.

22) Ejercer las funciones con el propósito de defraudar otra norma de carácter imperativo.

23) Abusar de los derechos o extralimitarse en las funciones. Estas faltas son sancionables a título de dolo o culpa, y se sancionan con multa xx xxxx a cien salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la comisión del hecho y, concurrentemente según la gravedad de la falta, inhabilidad para ejercer empleo público, función pública, prestar servicios a cargo del Estado, o contratar con este de uno a veinte años. Cuando la

conducta disciplinaria implique detrimento del patrimonio público, la sanción patrimonial será igual al doble del detrimento patrimonial sufrido por el Estado. Cuando la prestación del servicio sea permanente y la vinculación provenga de nombramiento oficial, será de destitución e inhabilidad de uno a veinte años.

Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley

1150 de 2007 "El servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los términos antes dichos, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente".

c. RESPONSABILIDAD FISCAL

Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposición de sanciones fiscales.

Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario.

Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que causen daño a los contratistas, caso en el cual la entidad debe pagar el daño emergente y el lucro cesante. (Ley 610 de 2000).

Se entiende como proceso de responsabilidad fiscal, “el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.”

La Responsabilidad Fiscal está integrada por i) una conducta dolosa o culposa atribuible a quien realiza la gestión; ii) un daño patrimonial al Estado; y iii) un nexo causal entre los dos anteriores.

Se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, producida por una gestión antieconómica e ineficaz que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los fines del Estado.

Los supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, serán responsables fiscalmente (sanción pecuniaria-multas) cuando por sus acciones u omisiones en labores o actividades de supervisión, se produzca detrimento del patrimonio público.

d. RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL.

Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes señaladas, los supervisores, puede ser sometido a la llamada Acción de Repetición, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del mismo modo, ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra de la Entidad. (Ley 678 de 2001 y artículo 90 de la Constitución Política).

e. RESPONSABILIDAD CIVIL.

Los supervisores, sean servidores públicos o contratistas, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, esto es, negligencia o ejecución indebida de sus labores o actividades de supervisión, cuando el Municipio xx Xxxxxxx sufra detrimento patrimonial.

Sobre los supervisores recae la obligación de reparar el daño patrimonial que le ha causado al Municipio, reparación que se da a través de la acción de repetición, mecanismo por el cual la Administración pública obtiene de sus funcionarios o ex funcionarios el reintegro del monto de la indemnización que ha debido reconocer a los particulares como resultado

de una condena por los daños causados en ejercicio de funciones públicas o con ocasión a ellas.

RESPONSABILIDADES DEL ORDENADOR DEL GASTO O SUPERVISOR.

Responsabilidad del Ordenador del Gasto: Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o no adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste, de los perjuicios que se ocasionen.

Responsabilidades para el supervisor: Falta Disciplinaria Gravísima de un supervisor: i) No exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la Entidad, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. ii) Omitir el deber de informar a la Entidad los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Se presumirá que el supervisor, como gestor fiscal, ha obrado con Xxxxx Xxxxxxx los siguientes eventos: i) Cuando haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas. ii) Cuando haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos.

12. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.

Además de la inhabilidades e incompatibilidades de carácter constitucional o legal, que sean aplicables en cada caso particular, los supervisores que incumplan el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, quedarán inhabilitados para contratar con el Estado.

Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente.

Así mismo, quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión, suministro de medicamentos y de alimentos o su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y hasta la liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de supervisión con la misma entidad.

13. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendrá de designar supervisor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de vigilancia y control del contrato o convenio, o que esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002.

A continuación se relacionan algunas prohibiciones que los supervisores deben tener en cuenta:

 Permitir la iniciación del objeto del contrato con antelación a la fecha estipulada en el mismo; y sin verificarse el previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales para su ejecución.

 Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales correspondientes.

 Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.

 Omitir, denegar o retardar injustificadamente el despacho de los asuntos a su cargo.

 Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

 Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

 Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

 Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

 Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones o hacer requerimientos al contratista de obligaciones que no hacen parte del contrato.

 Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del Municipio, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de supervisión y que no

modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Municipio.

 Tranzar diferencias o conciliar divergencias con el contratista, pues la suscripción del documento que legaliza cualquier acuerdo debe ser autorizado y suscrito por el

 Comité de Defensa Judicial de la Entidad.

 Participar en comité de compras, selección de proveedores o de personal.

 Xxxxxxxx al contratista con quien contratar o donde xxxxxxx. El supervisor sólo puede verificar el procedimiento que el operador utilice, según su manual de contratación, o en su defecto, solicitar la aplicación del manual de contratación de la Entidad.

 Extralimitarse en el ejercicio de sus funciones.

14. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE SUPERVISORESY OTROS SERVIDORES PÚBLICOS

Establece el parágrafo 3° del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que SERÁN SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daños que le sean imputables.

1) El supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al supervisor.

2) El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.

15. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA EL EJERCICIO DE

LA SUPERVISIÓN.

El supervisor debe consultar permanentemente el contrato objeto de vigilancia y control y los documentos necesarios para ejercer sus funciones.

A continuación se relacionan los documentos que como mínimo deberá contener el expediente de cada contrato o convenio supervisado:

Estudio previo o equivalente	Relación de la contratación derivada, copia de los contratos derivados y de las actas de liquidación de los mismos, en la medida en que se vayan suscribiendo
Pliegos de condiciones	Informes de ejecución presentados por el contratista
Estudio técnico, si se requiere	Documentación soporte de ejecución que evidencie el cumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el contrato
Estudio xx Xxxxxxx, si se requiere	Toda la documentación soporte del seguimiento y control que la supervisión adelanta, como memorandos, oficios, requerimientos, solicitudes de conceptos, entre otros
Estudio de Costos, si se requiere	Requerimientos al contratista y respuesta a los mismos
Cronograma de Ejecución	Certificaciones expedidas por el supervisor para aprobar pagos
Certificado de disponibilidad presupuestal	Informes de supervisión presentados con la periodicidad indicada en los contratos o, en su defecto, bimestralmente
Solicitud de contratación	Informes periódicos de supervisión, e informe final de supervisión, si se requiere
Contrato	Informe de ejecución presupuestal elaborado por el supervisor, donde conste el valor pactado, desembolsado, ejecutado y saldos pendientes de pago, liberación y/o reintegro
Registro Presupuestal	Actas de reuniones y comités
Xxxxxx (s)	Actas de acuerdo
Oficio de aprobación de póliza	Actas de finalización
Acta de inicio, si se requiere	El informe final de supervisión que debe

	remitirse a la Jurídica o Dirección de Contratación o a quien haga sus veces en las Regionales para la correspondiente liquidación
Documentos modificatorios, otrosíes, adiciones y prorrogas	Estado de cuenta de ejecución presupuestal expedido por la Secretaria de Hacienda
Actas de suspensión y de reinicio

16. TERMINACION Y LIQUIDACION DEL CONTRATO

 Terminación del contrato.

El acta de terminación del contrato la elabora el supervisor, al momento de la culminación del plazo de ejecución del contrato, la cual puede darse de manera normal o anormal, esta última por la ocurrencia de causales provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad física permanente, la disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial, o declaración de quiebra del contratista, concordato preventivo, la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato (Articulo 17 Ley 80 de 1993).

Así mismo, pueden presentarse otras eventos de terminación unilateral, ajenas a la voluntad del contratista, esto es, cuando las exigencias del servicio público lo requiera o la situación de orden público lo imponga.

En la terminación anormal del contrato, el supervisor debe elaborar y suscribir el respectivo informe de supervisión que contenga los detalles de las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se da la misma y una recomendación al representante legal de la entidad conceptuando sobre la viabilidad o procedencia de terminar unilateralmente el contrato.

 Liquidación del contrato.

La liquidación del contrato, es un procedimiento mediante el cual la Administración y el contratista se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones y contraprestaciones contractuales, como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo. Es un acto en el que se finiquita y define todo lo relativo a la relación contractual que existió entre las partes del contrato.

La liquidación del contrato implica un ajuste de cuentas definitivo, en ella se fija lo que a la terminación del contrato la entidad queda debiendo al

contratista o lo que este le quedó debiendo, por causa de las obligaciones cumplidas durante el desarrollo del contrato.

En síntesis, la liquidación del contrato, es el procedimiento a través del cual, una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera cumplieron las obligaciones recíprocas de él derivadas, con el fin de establecer si se encuentran o no x xxx y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución, se trata básicamente, de un trámite cuyo objetivo es determinar quién le debe a quién, cuánto le debe y por qué se lo debe, trámite que procede en los contratos de tracto sucesivo y una vez terminado el contrato.

El supervisor deberá elaborar de mutuo acuerdo con el contratista, el acta de liquidación posterior a la terminación del contrato, dentro de los plazos establecidos por la Ley, la cual deberá ser firmada por el representante legal o su delegado, el contratista y el supervisor.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 “La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en la Ley.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en la Ley.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

Contenido del Acta de Terminación y Liquidación: El acta de liquidación deberá regirse por las directrices dadas en el formato anexo al presente manual.

17. ORIENTACIONES FINALES

Los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Sera falta gravísima, no exigir, el supervisor, la calidad de los bienes o servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

Será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos del contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste, de los perjuicios que se ocasionen.

La vigencia del manual de supervisión de contratos del Municipio de Giraldo-Antioquia será a partir de su publicación. El mismo será adoptado mediante acto administrativo suscrito por el Alcalde Municipal, quien conservará siempre la facultad para modificarlo y derogarlo.

18. PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISÓN DE CONTRATOS

N° ETAPA	ETAPA	ACTIVIDAD	RESPONSABLE	REGISTROS
1	Contractual.	A. Adquirir pleno conocimiento del objeto del Contrato, de los términos de referencia o pliegos de condiciones y de la oferta.	Supervisor de Contrato.	Contrato
		B. Notificación de la Designación como Supervisor del contrato respectivo.	Ordenador del Gasto o su delegado.	Comunicación
		C. Revisar la documentación requerida para el inicio del contrato.	Supervisor de Contrato.
		D. Archivar e n e l e x p e d i e n t e c o n t r a c t u a l copia del Contrato para su seguimiento.	Supervisor de Contrato.
2	Tramite de Anticipo.	A. Coordinar el trámite ante las instancias de la Administración Municipal.	Supervisor del Contrato.
3	Inicio del Contrato.	A. Suscribir Acta de inicio y verificar el cumplimiento de las condiciones de inicio.	Supervisor de Contratos y Contratista.	Acta de Inicio.
4	Verificación del Cumplimiento del Contrato.	A. Realizar evaluaciones periódicas a la ejecución del contrato.	Supervisor de Contratos.	Informe de Supervisión al Contrato.
		B. Durante la ejecución del contrato, exigir al Contratista, el cumplimiento mediante reuniones de seguimiento los aspectos administrativo, técnico, legales y económicos.	Supervisor de Contratos.

		C. Resolver las consultas que presente el contratista.	Supervisor de Contrato.
		X. Xxxxxxxx Informes Parciales, cumplidos, Actas de Seguimiento.	Supervisor de Contrato.
		X. Xxxxxxxx evaluación previa a la finalización del contrato e indicar al contratista los faltantes y deficiencias, con el fin de que sean subsanados.	Supervisor de Contrato.
		F. Verificar las cantidades, unidades, calidades, precios y descripción del bien o servicio. Si se presentan diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, devolver dejando constancia de ello.	Supervisor de Contrato
		G. Realizar el recibo y aceptación de los Bienes y Servicios contratados de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los términos allí señalados.	Supervisor de Contrato
4.1	Suspensión del Contrato.	A. Suscribir un Acta de Suspensión con el Contratista detallando las causales de la suspensión.	Supervisor de Contrato y Contratista	Acta de Suspensión.
		B. Suscribir el Acta de reinicio, cuando se den las condiciones para el reinicio del contrato.	Supervisor de Contrato y Contratista.	Acta de Reinicio.

4.2	Incumplimiento de Contratos.	X. Xxxxxxxx al contratista por escrito en caso de presentar incumplimiento en alguna condición del contrato, con copia a la compañía de seguros en caso de tener pólizas.	Supervisor de Contrato.
		B. Responder la comunicación.	Contratista.
		C. Si la comunicación no subsana el incumplimiento, Informar al Ordenador del Gasto o Comités de Contratación y dar la recomendación sobre la terminación o no del Contrato.	Supervisor de Contratos
		D. Solicitar a Ordenador del Gasto la aplicación de multas o cláusula penal al Contratista.	Ordenador de Gasto.
4.3	Adiciones al Contrato.	A. Durante la ejecución, antes de la finalización del Contrato, y si las circunstancias lo ameritan, presentar la recomendación con las justificaciones debidamente soportadas por los estudios técnicos o económicos ante las instancias correspondientes sobre la necesidad de adicionar el contrato (Ordenador del Gasto).	Supervisor de Contrato
		B. Si se acepta la Adición, coordinar el trámite ante la instancia correspondiente la elaboración de la Adición al Documento Contractual. Nota: Tener en cuenta los Certificados y registros Presupuestales así como la ampliación de las pólizas.	Supervisor de Contrato.

		C. Revisar documento de la adición y archivar en el expediente contractual copia de la adición contractual.	Supervisor de Contratos.
5	Terminación de Contratos.	A. Dependiendo de la naturaleza del contrato, verificar el cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados.	Supervisor.
		B. Elaborar Informe final, recibo a satisfacción o Acta de Recibo.	Supervisor - Contratista
		C. Elaborar el acta de terminación del contrato.	Supervisor.	Acta de Terminación.
		X. Xxxxxxxxx el trámite del pago final ante las instancias que se requiera.	Supervisor – Contratista.	Comprobante egreso.
6	Liquidación del Contrato.	X. Xxxxxxxx, firmar y tramitar el acta de liquidación final del contrato, dejando constancia de las reclamaciones que se presenten y de los asuntos que no se hubiesen podido superar de común acuerdo entre las partes del contrato.	Ordenador del Gasto o Supervisor y Contratista.	Acta de Liquidación de Contratos.

XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX

Alcalde Municipal

19. ANEXOS

 Anexo 1. Acta de inicio.

 Anexo 2. Designación supervisión.

 Anexo 3. Informe supervisión.

 Anexo 4. Acta de terminación.

 Anexo 5. Acta de liquidación.