PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER A
PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER A
L’ADQUISICIÓ DE LLICÈNCIES DEL PROGRAMARI COPILOT DE MICROSOFT PER A L’AJUNTAMENT DE BARCELONA, AMB MESURES DE CONTRACTACIÓ PÚBLICA SOSTENIBLE
ÍNDEX
1. INTRODUCCIÓ 3
1.1. ANTECEDENTS 3
1.2. SITUACIÓ ACTUAL 3
2. OBJECTE 4
3. ABAST 4
3.1. SERVEIS INCLOSOS 4
3.2. INFORMACIÓ DE LES LLICÈNCIES 4
4. ORGANITZACIÓ 5
5. CONDICIONS D’EXECUCIÓ 6
5.1. LLOC DE PRESTACIÓ DEL CONTRACTE 6
5.2. GARANTIA 6
6. OFERTA ECONÒMICA 6
6.1. FACTURACIÓ 6
7. PROPOSTA TÈCNICA 6
8. CLAUSULES GENERALS DE SEGURETAT 7
8.1. SEGURETAT DELS SISTEMES D’INFORMACIÓ I PROTECCIÓ DE DADES 7
8.2. RESPONSABLE DE SEGURETAT 8
8.3. CLÀUSULA DE PROPIETAT INTEL·LECTUAL 8
8.4. CONFIDENCIALITAT 8
8.5. CLÀUSULA PER ACCESSOS POTENCIALS 9
8.6. CLÀUSULA DE PERSONAL EXTERN 10
9. ANNEXOS 11
9.1. ANNEX 1. INFORMACIÓ ADDICIONAL / ACLARIMENTS 12
9.2. ANNEX 1. RELACIÓ DE LLICÈNCIES 11
1. INTRODUCCIÓ
1.1. ANTECEDENTS
En els darrers temps ha aparegut un conjunt de tecnologies disruptives relacionades amb la intel·ligència artificial i el machine learning. Aquestes tecnologies han permès que processos que amb anterioritat requerien una supervisió humana ara puguin ser automatitzats per un ordinador.
L’Institut Municipal d’Informàtica (IMI en endavant), com a proveïdor tecnològic de l’Ajuntament de Barcelona considera necessari adquirir aquestes tecnologies per donar un millor servei als ciutadans en els diversos serveis que ofereix a la població així com per millorar els processos interns de l’Ajuntament.
Donat que l’Ajuntament de Barcelona ja disposa d’altres productes del fabricant de Copilot, Microsoft, adquirits amb el contracte 23000123, que té per objecte l’adquisició del dret d’ús de les llicències del programari Microsoft® en modalitat EAS (Enterprise Agreement Subscription) per a l’Ajuntament de Barcelona, adjudicat en data 27 de desembre de 2023, amb data d’inici d’execució 1 d’abril de 2024 i data de finalització 1 de març del 2025, es considera que Copilot tindrà una integració directa respecte altres productes que ofereix el mercat. Es per això que entre totes les tecnologies d’intel·ligència artificial generativa s’ha triat aquesta solució.
1.2. SITUACIÓ ACTUAL
L’IMI te la necessitat de incorporar la solució CoPilot que és un assistent (copilot) desenvolupat per Microsoft amb la potència de GPT-4 pel text i DALL-E per imatges, a més del cercador Bing Search. Es tracta per tant d'un model de IA avançada que permetrà:
• Resumir ràpidament PDF i articles llargs
• Dissenyar fàcilment contingut professional i preparat per al client
• Crear imatges impressionants per a xarxes socials, articles, correus electrònics, etc.
A més, és transparent sobre les fonts, proporciona respostes actualitzades i ofereix protecció de les dades i prompts que hem fet servir.
L'Ajuntament vol millorar l'eficiència en la realització de les tasques que fan les persones.
Amb aquesta adquisició l’IMI pot incorporar aquest producte al seu catàleg de solucions, per a proporcionar un servei eficient i de qualitat a l’Ajuntament de Barcelona per part del personal municipal que l’ha de fer servir, motius pels quals fa que esdevingui un servei d’interès públic.
2. OBJECTE
L’objecte del contracte és l’adquisició del dret d’ús de llicències del programari CoPilot de Microsoft per a l’Ajuntament de Barcelona, amb mesures de contractació pública sostenible.
3. ABAST
L’abast del present contracte el conformen les llicències que s’indiquen en l’annex 9.1 del present plec de prescripcions tècniques.
3.1. SERVEIS INCLOSOS
L’adjudicatari haurà d’incloure necessàriament els següents serveis :
a) El lliurament de les llicències que s’indiquen en l’annex 9.1 del present plec, acreditant la vigència del servei de manteniment i suport de les llicències..
b) El suport i manteniment de les llicències fins al 31 de març de 2025 a partir de la seva entrega efectiva.
3.2. INFORMACIÓ DE LES LLICÈNCIES
L’adjudicatari haurà de lliurar, en l’inici del contracte i com a màxim una setmana després de que s’hagi formalitzat el mateix, un fitxer MS Excel® amb els següent format:
Descripció producte | Part Number o SKU | Unitats adquirides | Quantitat per unitat | Mètrica | Cost de compra unitari anual amb IVA | Data efectiva | Data finalització | Data primera adquisició / subscripció del producte | Número de contracte o contracte associat | Fabricant | Proveïdor |
Omplint-la completament amb tantes files com productes siguin lliurats segons l’abast demanat en aquest apartat del plec.
La descripció dels camps a omplir és la següent:
Descripció producte: Nom del producte segons el fabricant del mateix.
Part Number o SKU: Identificador alfanumèric del producte donat pel fabricant del mateix.
Unitats adquirides: Unitats del producte adquirides segons es demana al plec.
Quantitat per unitat: Omplir quan la mètrica del producte correspongui a un paquet indicant quin és aquest valor (per exemple: 2 quan la mètrica sigui packs de dos processadors)
Mètrica: Descripció de la mètrica corresponent al producte (per exemple: packs de dos processadors o usuaris nominals en cloud)
Cost de compra unitari anual amb IVA: Cost del producte unitari anual amb IVA inclòs.
Data efectiva: Data d’inici de validesa del producte. És a dir, data en què el producte està disponible per a la seva utilització o data en què s’activa el corresponent dret d’ús o manteniment.
Data finalització: Data de fi de validesa del producte. És a dir, data en què el producte ja no està disponible per a la seva utilització o data en què s’acaba el corresponent dret d’ús o manteniment.
Data primera adquisició / subscripció del producte : Data del primer contracte per part de l’IMI de l’adquisició o subscripció del producte.
Número de contracte o contracte associat: És el codi o nom del contracte associat que l’adjudicatari signa o activa amb el fabricant i que conté els termes i condicions del programari.
Fabricant: Fabricant del producte.
Proveïdor: Adjudicatari del contracte.
Juntament amb aquest document en format MS Excel®, l’adjudicatari lliurarà els termes i condicions del programari que aplica pels productes demanats. Tant el fitxer en format MS Excel® com aquesta documentació no han de ser incloses juntament amb l’oferta, sinó quan el licitador esdevingui adjudicatari del contracte i els productes s’hagin activat i/o lliurat.
És requisit imprescindible que aquesta informació sigui lliurada correctament per poder presentar la facturació del contracte, podent ser motiu de penalitzacions si no es compleix el seu lliurament en el termini establert.
4. ORGANITZACIÓ
L’IMI gestiona totes les llicències de forma centralitzada per part d’un equip encarregat i especialitzat en aquest tema. Aquest equip serà l’interlocutor per part de l’IMI i tindrà la responsabilitat de validar el correcte lliurament dels productes demanats amb el licitador.
El licitador detallarà la seva proposta d’organització per assegurar de forma òptima els serveis indicats a l’apartat 3. Com a mínim, oferirà un contacte tècnic expert en llicenciament Microsoft Copilot i un contacte administratiu que es responsabilitzi dels aspectes comercials i administratius.
5. CONDICIONS D’EXECUCIÓ
A continuació es detallen les condicions d’execució del present contracte.
5.1. LLOC DE PRESTACIÓ DEL CONTRACTE
La prestació de la totalitat de l’abast del contracte es durà a terme des de les instal·lacions de l’adjudicatari i, per tant, aquest haurà d’aportar els medis logístics suficients per a la citada prestació. De manera excepcional, l’IMI podrà demanar el desplaçament de l’adjudicatari a les oficines de l’IMI per a la prestació d’aquell servei que sigui necessari, essent obligació de l’adjudicatari l’aportació de les eines necessàries per a la prestació.
Es considera que no serà necessària la connectivitat amb l’IMI per a la prestació del servei.
5.2. GARANTIA
S’aplicarà la garantia estàndard del fabricant pels productes que formen part de l’objecte del contracte.
6. OFERTA ECONÒMICA
El licitador presentarà la seva millor oferta econòmica a tant alçat per la totalitat dels productes demanats.
6.1. FACTURACIÓ
L’adjudicatari facturarà la totalitat de l’import del contracte una vegada hagi lliurat els productes en els termes que s’indica a la clàusula 3 del present plec i una vegada que estiguin activades en el sistema.
Per a l’abonament de la mateixa, serà imprescindible
- la validació de les llicències i la seva activació per part dels serveis tècnics de l’IMI
- haver lliurat del document en format MS Excel® que s’indica en el punt 3.2 del present plec.
7. PROPOSTA TÈCNICA
Els licitadors presentaran la seva proposta d’acord amb els criteris d’adjudicació assenyalats en el plec de clàusules administratives particulars que regeixen aquesta contractació.
Els licitadors l’hauran de presentar a través de la plataforma electrònica, conforme s’estableix al plec de clàusules administratives que regeix la present licitació. A l’oferta en suport electrònic tots els arxius hauran d’estar en format Open Document (odt o odp) o pdf obligatori, en format no protegit, amb fonts incrustades i que accepti cerques, seleccions i copiat del text.
El licitador pot adjuntar tota la informació complementària que consideri d’interès, tot i això haurà de presentar uns continguts mínims i estar obligatòriament estructurada de la forma següent:
Es presentarà un sobre electrònic denominat AC, que haurà de contenir l’oferta econòmica d’acord amb el model que s’annexa al plec de clàusules administratives particulars que regeixen per aquesta contractació així com la proposta tècnica d’organització i model de relació tal com s’estableix a la clàusula 4a del present plec.
A l’interior del sobre s’haurà d’incorporar una relació, en arxiu independent, dels documents que hi conté ordenats numèricament.
També s’inclourà la documentació que s’especifica en el plec de clàusules administratives particulars.
8. CLAUSULES GENERALS DE SEGURETAT
8.1. SEGURETAT DELS SISTEMES D’INFORMACIÓ I PROTECCIÓ DE DADES
L’IMI ha adoptat com a marc de referència per a la Seguretat dels Sistemes d’Informació el conjunt de bones pràctiques internacionalment reconegudes que desenvolupa la norma ISO-27002:2013.
L’IMI, com a Organisme Autònom de caràcter administratiu de l’Administració Local depenent de l’Ajuntament de Barcelona, es troba subjecte al Principi de Legalitat i posa especial èmfasi en el compliment de les obligacions legals que es deriven de la Llei Orgànica 3/2018 de Protecció de Dades Personals i Garantia de Drets Digitals, de la Llei 39/2015 en tot allò que fa referència a l’accés dels ciutadans als serveis públics, així com de la resta de l’ordenament jurídic que sigui d’aplicació.
Pel què fa als aspectes propis de seguretat quan per l’objecte del contracte sigui d’aplicació es tindrà especial cura de preveure que els productes finals compleixin amb el que estableix el RD 3/2010 de 8 de gener pel qual es regula l’Esquema Nacional de Seguretat en l’Àmbit de l’Administració Electrònica.
Les empreses licitadores s’obliguen a vetllar pel compliment de la legislació vigent aplicable a l’objecte del contracte i especialment pel què fa referència a la protecció de dades de caràcter personal.
A les diferents clàusules d’aquesta secció es fa referència a Ajuntament de Barcelona, Administració Municipal i IMI indistintament. De conformitat als seus estatuts s’ha d’entendre que l’IMI actua als efectes d’aquest contracte en nom i representació de l’Ajuntament de Barcelona i de l’Administració Municipal, pel que fa referència als fitxers, sistemes d’informació i/o infraestructures de les que no sigui directament titular.
8.2. RESPONSABLE DE SEGURETAT
L’adjudicatari nomenarà un Responsable de Xxxxxxxxx, el qual haurà de vetllar pel compliment dels següents requeriments:
• Actuar d’interlocutor únic per a tots els aspectes de seguretat del contracte.
• Garantir que tots els serveis prestats pel proveïdor a l’Ajuntament es realitzen d’acord al model i requeriments de seguretat establerts per l’IMI i seguint la normativa de seguretat vigent.
• Garantir i liderar dins la seva organització la correcta implantació dels nivells de seguretat i les seves corresponents mesures (tècniques, organitzatives i jurídiques), així com les directrius en matèria de seguretat establertes per l’IMI.
• Assegurar que tot el personal de l’adjudicatari que prestarà serveis a l’Ajuntament, passi per un pla de conscienciació i formació en matèria de seguretat.
• Informar al seu personal qualsevol obligació a què l’empresa estigui sotmesa per contracte, formar al seu personal en les polítiques i instruccions de l’Administració Municipal en cas que els sigui d’aplicació i fer signar al seu personal un document d’acceptació de les obligacions relatives a la seguretat de la informació i protecció de dades de caràcter personal de l’Administració Municipal.
• Mantenir actualitzada, i en tot moment disponible, una llista de les persones adscrites a l’execució del contracte on s’indicarà la data en què van rebre la formació en política i instruccions de l’Administració Municipal, així com el document d’acceptació de les obligacions relatives a la seguretat de la informació.
8.3. CLÀUSULA DE PROPIETAT INTEL·LECTUAL
La propietat intel·lectual dels productes correspon al fabricant dels mateixos.
8.4. CONFIDENCIALITAT
L’adjudicatari s’obliga a no difondre i a guardar el més absolut secret de tota la informació a la qual tingui accés en compliment del present contracte i a subministrar-la només al personal autoritzat per l’Ajuntament.
L’adjudicatari queda expressament obligat a mantenir absoluta confidencialitat i reserva sobre qualsevol dada que pogués conèixer com a conseqüència de la participació en la present licitació, o, amb ocasió del compliment del contracte, especialment els de
caràcter personal, que no podran copiar o utilitzar com a finalitat diferent a les que la informació te designada.
Quan l’objecte del contracte sigui la construcció i/o el manteniment de Sistemes d’Informació i/o Infraestructures Tecnològiques, el deure de secret inclou els components tecnològics i mesures de seguretat tècniques implantades en els mateixos.
L’adjudicatari serà responsable de les violacions del deure de secret que es puguin produir per part del personal al seu càrrec. Així mateix, s’obliga a aplicar les mesures necessàries per a garantir l’eficàcia dels principis de mínim privilegi i necessitat de conèixer, per part del personal participant en el desenvolupament del contracte.
Un cop finalitzat el present contracte, l’adjudicatari es compromet a destruir amb les garanties de seguretat suficients o retornar tota la informació facilitada per l’Ajuntament, així com qualsevol altre producte obtingut com a resultat del present contracte.
8.5. CLÀUSULA PER ACCESSOS POTENCIALS
En aquesta contractació no es preveu tractament de dades personals per part de l’empresa contractista.
Per a l’execució de les prestacions derivades del compliment de l’objecte d’aquest contracte, el personal de l’empresa contractista no pot accedir a les dades de caràcter personal que figuren als arxius, documents i sistemes informàtics de l’òrgan de contractació.
No obstant, el que estableix el paràgraf anterior, quan el personal de l’empresa contractista accedeixi a les dades personals incidentalment, estarà obligat a guardar secret fins i tot després de la finalització de la relació contractual, sense que en cap cas pugui utilitzar les dades ni revelar-les a tercers.
L’empresa contractista ha de posar en coneixement dels seus treballadors els deures i obligacions establerts anteriorment.
L’empresa contractista ha de posar en coneixement de l’òrgan de contractació, de forma immediata, qualsevol incidència que es produeixi durant l’execució del contracte que pugui afectar la integritat o la confidencialitat de les dades de caràcter personal. Aquesta incidència s’haurà d’anotar al Registre d’incidències.
L’incompliment del que s’estableix en els apartats anteriors pot donar lloc a l’empresa contractista sigui considerada responsable del tractament, als efectes d’aplicar el règim sancionador i de responsabilitats previst a la normativa de protecció de dades.
8.6. CLÀUSULA DE PERSONAL EXTERN
El Cap de Projecte de l’empresa adjudicatària durà a terme de forma correcta la gestió del personal i els aspectes relacionats amb la seguretat de la informació.
L’empresa adjudicatària està obligada a implantar i donar a conèixer al seu personal els mecanismes i controls necessaris per a garantir l’accessibilitat, la confidencialitat, integritat i la disponibilitat de la informació de l’Ajuntament, i de donar-los a conèixer al seu personal.
El Cap de Projecte de l’empresa adjudicatària, abans de l’inici de la prestació del servei objecte del contracte, haurà de notificar al seu personal qualsevol obligació a la que l’empresa estigui sotmesa per contracte i formar al seu personal en la política i instruccions de l’Ajuntament que els sigui d’aplicació.
El Cap de Projecte haurà d'informar a tothom que presti serveis dins del marc del contracte, dels deures i responsabilitats del seu lloc de treball en matèria de seguretat de la informació i protecció de dades de caràcter personal, especificant les mesures disciplinàries al fet que pertoqui i fer signar al seu personal un document d’acceptació de les obligacions relatives a la seguretat de la informació i protecció de dades de caràcter personal de l’Ajuntament.
El Cap de Projecte de l’empresa adjudicatària haurà de mantenir actualitzada, i en tot moment disponible, una llista de les persones adscrites a l’execució del contracte on s’indicarà la data en què van rebre la formació en política i instruccions de l’Ajuntament, així com el document d’acceptació de les obligacions relatives a la seguretat de la informació.
El document d’acceptació de les obligacions signat per les persones adscrites a l’execució d’aquest contracte serà entregat al Cap de Projecte de l’Ajuntament, abans de ser donats els permisos per accedir als Sistemes d’Informació de l’Ajuntament o bé abans de ser facilitada la informació per al correcte compliment del servei contractat, i restarà en poder de l’empresa adjudicatària que haurà de presentar-los quan siguin requerits per l’Ajuntament.
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx
Tècnica responsable del contracte Director de Serveis Generals de l’IMI
9. ANNEXOS
9.1. ANNEX 1. RELACIÓ DE LLICÈNCIES
Producte | Unitats | Preu màxim (IVA exclòs) |
M365 Copilot Sub Add-on | 250 | 36.792,50 € |
9.1. ANNEX 2. INFORMACIÓ ADDICIONAL / ACLARIMENTS
En l’assumpte del correu caldrà indicar:
Contracte llicències Copilot: [Número d’expedient del contracte]
S’atendran les sol·licituds d’informació fins a 3 dies laborables abans de la data límit de presentació d’ofertes. La respostes es publicaran degudament a la plataforma de contractació pública.
Per tal que les empreses licitadores interessades a presentar oferta puguin aclarir els dubtes que els hi sorgeixin, l’IMI posa a la seva disposició les bústies de correu abans indicades per qüestions tècniques i la de xxx_xxxxxx_xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx per consultes de caràcter administratiu.
Així mateix, s’indica que, inicialment, no es convocarà sessió informativa per a aquesta licitació. Malgrat això, si alguna de les empreses licitadores estigués interessada a realitzar-la, pot fer-ne la petició a través del correu xxx_xxxxxx_xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.
Les consultes rebudes dins dels 3 dies hàbils anteriors a la data de finalització del termini de presentació de proposicions es respondran i es publicaran” al perfil del contractant de l’IMI:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxx_xxxx/XxxXxxx/xxx.xxxx?xxxXxxxxxxxxXxx ail&idCap=15990903