EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO MENOR

SESIÓN INFORMÁTIVA

NUEVOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTRATOS DEL SECTOR PÚBLICO Y

NUEVAS

FUNCIONALIDADES DE

UCOMPRAS

EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO MENOR

MAYO 2019

RECORDAR LA REGULACIÓN DE L CONTRATO MENOR EN LA LEY 9/2017 LCSP

CONOCER LAS PRINCIPALES ACLARACIONES QUE APORTA LA INSTRUCCIÓN 1/2019 DE LA ORIEesCon

SABER COMO SE DEBE CONFIGURAR EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO MENOR

VER COMO NOS AFECTA A LO QUE VENIMOS HACIENDO

INFORMAR SOBRE LAS DECISIONES QUE SE ESTÁN TOMANDO

VISUALIZAR EL RESULTADO FINAL ESPERADO

OBJETIVOS

REGULACIÓN DE L CONTRATO MENOR EN LA LEY 9/2017 LCSP Y ACLARACIONES INSTRUCCÓN

1/2019 ORIesCon

Artículo 118. Expediente de contratación en contratos menores Instrucción 1/2019 ORIesCon
1. Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 229 en relación con las obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal. La D.A. 54ª eleva el valor estimado a 50.000 euros para los servicios y suministros cuya finalidad sea la investigación, la transferencia o la innovación	Establece que el ámbito temporal, osea, la limitación temporal, no reflejada en la Ley, se ha de referir al ejercicio presupuestario, dado que este criterio facilita su comprobación por los órganos encargados de la fiscalización de las cuentas públicas.
En los contratos menores la tramitación del expediente exigirá el informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato. Asimismo se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, que deberá reunir los requisitos que las normas de desarrollo de esta Ley establezcan.	En relación con el ámbito subjetivo, la referencia al "órgano de contratación" debe ser entendida referida a aquellos órganos, que bien por ser titulares de la competencia o bien por delegación o por desconcentración tengan autonomía y responsabilidad suficientes para adjudicar contratos y lo hagan con cargo al presupuesto del que disponen o tienen asignado en exclusiva, siendo, por tanto, sobre quienes recaen las obligaciones establecidas en el art.118
2. En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Deberá igualmente solicitarse el informe de las oficinas o unidades de supervisión a que se refiere el artículo 235 cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.

Decreto 212/2017, de 26 de diciembre, por el que se aprueba la modificación de los Estatutos de la Universidad xx Xxxxxxx, aprobados por Decreto 280/2003, de 7 de octubre.

Artículo 206. Gestión del presupuesto.

1. El presupuesto se gestionará a través de Unidades de gasto.

2. La ordenación de gastos y pagos corresponde al Rector, que podrá delegarla en un Vicerrector o en el Gerente.

3. Sin perjuicio de ello, existirá un sistema de gestión descentralizada que permitirá efectuar gastos a los responsables de Unidades de gasto que gestionen sus créditos con financiación afectada a acciones de investigación o prestación de servicios, así como pagos extrapresupuestarios (sistema de caja fija), en ejecución de acciones que les competan conforme a los presentes Estatutos.

Este sistema podrá hacerse extensivo de forma individual, y con los límites que en cada caso se establezcan en la normativa económica interna, a los responsables de unidades de gasto estructurales.

4. Quienes gestionen créditos de forma descentralizada serán responsables de su exacta adecuación al fin y del

cumplimiento de la normativa y demás obligaciones que les sean aplicables.

REGULACIÓN DE L CONTRATO MENOR EN LA LEY 9/2017 LCSP Y ACLARACIONES INSTRUCCÓN

1/2019 ORIesCon

3. En el expediente se justificará que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación, y que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen la cifra que consta en el apartado primero de este artículo. El órgano de contratación comprobará el cumplimiento de dicha regla. Quedan excluidos los supuestos encuadrados en el artículo 168.a).2.º	La limitación de las adjudicaciones a un mismo empresario no es por tipo de contrato, sino por su objeto contractual. Osea, no existe fraccionamiento indebido cuando el objeto de lo contratado por separado tenga una unidad funcional técnica y económica. No obstante, esta limitación al objeto contractual no puede eludir las normas de publicidad y concurrencia. Por ello, de acuerdo con el principio de competencia, y como medida anti fraude y de lucha contra la corrupción, se tienen que solicitar, al menos, tres presupuestos, quedando ello suficientemente acreditado en el expediente. Asi como la justificación de la selección de la oferta de mejor relación calidad-precio para los intereses de la Administración De no ser posible lo anterior, deberá incorporarse al expediente justificación
4. Los contratos menores se publicarán en la forma prevista en el artículo 63.4.	Publicación trimestral de todos los que se hayan adjudicado en ese periodo, es decir, aquellos respecto a los que existe compromiso de gasto y comunicación de la adjudicación al contratista, y ello, con independencia de no estar aún incorporada la factura al expediente. Se debe indicar, al menos, el objeto, la duración, el importe de adjudicación incluido el IVA, la identidad del adjudicatario, debiendo ordenarse los contratos por la identidad de adjudicatario
También se conserva de la regulación anterior: su plazo máximo de duración es un año y la imposibilidad de ser prorrogado	Debe quedar reflejado en el expediente, en cuanto a la trascendencia que los mismos implican para los órganos de contratación en cuanto a las responsabilidades que puede suponer una inadecuada utilización de la contratación menor

Artículo 118. Expediente de contratación en contratos menores Instrucción 1/2019 ORIesCon

EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO MENOR

En base a la instrucción 1/2019 de la OIResCon, y de acuerdo con el art. 118 de la LCSP, el expediente debe incorporar la siguiente información o documentación:
1	Valor estimado de la contratación menor	Que en ningún caso podrá superar los límites establecidos en el art. 118.1
2	Que su duración no supera el año
3	Que no admite prórrogas
4	Que no admite revisión de precios
5	Órgano de contratación competente
6	El objeto del contrato
7	La justificación de la necesidad
8	La causa de su falta de planificación	No podrán ser objeto de un contrato menor prestaciones que tengan carácter recurrente, de forma que, año tras año, respondan a una misma necesidad para la entidad contratante, de modo que pueda planificarse su contratación y hacerse por los procedimientos ordinarios
9	La aplicación presupuestaria a la que se imputa el gasto, así como el ejercicio presupuestario
10	Justificación que no se esta fraccionando el objeto del contrato para evitar que se superen los umbrales del contrato menor
11	Acreditación de la existencia de crédito y documento de aprobación del xxxxx	Xxxx, con carácter previo a su ejecución, incorporándose posteriormente la factura o facturas que deriven del cumplimiento del contrato
12	La acreditación de la solicitud, al menos, de tres ofertas. La constancia de las ofertas recibidas. y de no ser posible, la justificación motivada de tal extremo.	A fin de velar por la mayor concurrencia y satisfacer el principio de competencia; siendo posible justificar motivadamente la no procedencia de tal petición de ofertas cuando dicho tramite no contribuya al principio de competencia, o bien, dificulte, impida o suponga un obstáculo para cubrir de forma inmediata las necesidades que en cada caso motiven el contrato menor. En todo caso, la solicitud de tres ofertas se entenderá cumplida con la publicidad de la licitación, pues, en tales supuestos, ya quedaría garantizada la competencia. Si las empresas a las que se les hubiera solicitado presupuesto declinasen la oferta o no respondiesen al requerimiento del órgano de contratación, no será necesario solicitar más presupuestos.
13	Justificación de la oferta seleccionada	Que debe tener la mejor relación calidad-precio para los intereses de la Administración
14	Los datos identificativos del adjudicatario	También se indica que se justifique su elección
15	La forma de certificación de la prestación o su recepción
16	La forma de pago del contrato
	La información o documentación que se ha relacionado, en aras de la simplificación administrativa, podrán unificarse en un único documento o informe del órgano de contratación

NUEVO ESCENARIO: ACTUACIONES QUE SE ESTÁN REALIZANDO

Las exigencias del expediente del contrato menor supone que internamente se estén realizando una serie de actuaciones conducentes a su cumplimiento. Para ello, se ha formado un equipo de trabajo técnico que ha ido recopilando información y debatiendo las distintas casuísticas de la aplicación de la norma. Las actuaciones se están centrando en 3 BLOQUES:
1	Toma de decisiones para la tramitación del contrato menor que, sin vulnerar la normativa, agilicen y faciliten la gestión diaria		A través de la Gerencia se ha propuesto al Consejo de Gobierno un acuerdo que avale la gestión de los contratos menores en la UCO y habilite a la Gerencia para dictar las instrucciones necesarias para su desarrollo. Se ha elaborado un "borrador" de Instrucción de la Gerencia cuya finalidad es reunificar, aclarar y normalizar el Régimen del contrato menor en la UCO.
2	Evolucionar la herramienta informática UCOMPRAS, de manera que se llegue a convertir en un verdadero "gestor" del expediente del contrato menor (también de los contratos derivados de Acuerdos Marco y de compras centralizadas) recogiendo de la manera más automatizada posible la documentación e información que éste necesita		En base a ello, se ha trabajado y se sigue trabajando para que cumpla los siguientes requisitos y funcionalidades: - Tenga entradas diferenciadas para cuando se quiera gestionar un contrato derivado asociado a un Acuerdo Marco, una compra centralizada o un contrato menor, con el objeto de contabilizar de forma distinta el umbral del proveedor y la necesidad o no de pedir ofertas. - En el caso del contrato menor, gestione cuando es necesario pedir las ofertas de cuando no. Diferenciando por tanto 2 fases: la primera para licitar o publicitar el contrato que se pretende, seleccionar el presupuesto y justificar su elección y una segunda donde se retenga el crédito por el importe de la adjudicación y se terminen de cumplimentar el resto de los requisitos exigidos. - Emita un informe donde se recoja, para cada uno de los casos, la información y documentación requerida en el expediente. - Tenga una visión de futuro que permita "enganchar" UCOMPRAS con la factura electrónica y el Registro Contable de Facturas que permita agilizar los procedimientos.
3	Divulgar, informar, formar, apoyar y coordinarse todos los Servicios implicados con las unidades tramitadoras del contrato menor, al objeto que desde la "base" se vaya conformando adecuadamente el expediente.		Se ha planificado distintas ediciones de un curso específico de formación destinado a todo el personal que tenga relación con la herramienta UCOMPRAS, así como sesiones informativas para el PDI responsable de unidades de gasto. Se pretende poner en marcha en Xxxxxxxxx una unidad piloto, formada por técnicos de los Servicios de Gestión Económica, Investigación y Contratación, para que apoyen "in situ", formen e informen a las unidades tramitadoras (Centros, Departamentos, Servicios y responsables de unidades de gasto).

EN QUÉ NOS AFECTA Y COÓMO HEMOS PENSADO IMPLANTARLO

Requisitos de información o documentación		En qué nos afecta	Cómo se va a implantar
		1	Valor estimado de la contratación menor	Controlar que no se superan en un único contrato los importes máximos establecidos	Se valida los importes máximos para cada tipo de contrato
2	Que su duración no supera el año	Incorporar al expediente	mediante pregunta
3	Que no admite prórrogas	Incorporar al expediente	mediante pregunta
4	Que no admite revisión de precios	Incorporar al expediente	mediante pregunta
5	Órgano de contratación competente	Incorporar al expediente	aparecera el cargo, si procede y el nombre del responsable de la unidad de gasto
6	El objeto del contrato	Lo tenemos de acuerdo con el código CPV
7	La justificación de la necesidad	Actualmente se cumplimenta
8	La causa de su falta de planificación	Incorporar al expediente	se incorporá un texto estandar para los casos necesarios
9	La aplicación presupuestaria a la que se imputa el gasto, así como el ejercicio presupuestario	Incorporar al expediente	Se selecciona como hasta ahora la unidad de gasto y el programa, posteriormente se selecciona el subconcepto económico adecuado asociado a la unidad de gasto
10	Justificación que no se esta fraccionando el objeto del contrato para evitar que se superen los umbrales del contrato menor	Tenemos que cambiar el criterio para contabilizar el umbral del proveedor según los distintos casos	Se valida por UCOMPRAS y se refleja el texto adecuado
11	Acreditación de la existencia de crédito y documento de aprobación del gasto	Actualmente se "lee" el disponible, hay que incorporar una verdadera retención de crédito	Se valida conectandose con SIGE
12	.-La acreditación de la solicitud, al menos, de tres ofertas. .- La constancia de las ofertas recibidas. .- y de no ser posible, la justificación motivada de tal extremo.	.- Incorporar al expediente. .- Tomar decisiones sobre cúando es obligatorio pedir las 3 ofertas. .- Estudiar cómo se piden para cumplir con los requisitos exigidos.	En una primera fase UCOMPRAS enviara a un tablón de anuncios los datos necesarios para emitir ofertas. Las empresas accederan y enviaran sus ofertas que serán registradas en UCOMPRAS. De todo ello quedará constancia en el expediente
13	Justificación de la oferta seleccionada	Incorporar al expediente	Se cumplimenta en un apartado específico una vez terminado el plazo de presentación de ofertas y seleccionada la que proceda.
14	Los datos identificativos del adjudicatario	Ya recogidos	Se incorporan al expediente
15	La forma de certificación de la prestación o su recepción	Incorporar al expediente	Se incorporan al expediente
16	La forma de pago del contrato	Incorporar al expediente	Se extraerá el dato de SIGE
	La información o documentación que se ha relacionado, en aras de la simplificación administrativa, podrán unificarse en un único documento o informe del órgano de contratación	Preparar UCOMPRAS para que recoja toda la información y documentación y emita el informe en un único documento.	Cambia el impreso de validación de pedido por Informe de Expediente de contrato menor, adecuandolo a cada caso.