Contract
Swydd Ddisgrifiad: Xxxxxxx Cynorthwyydd Gweinyddol Dysgu Seiliedig ar Waith | |
Contractau a Chydymffurfiaeth | Contractau Masnachol a Data |
Prif Safle | Llwyn Brain, Parc Menai, Bangor |
Cyflog | £19,129.17 - £21,395.07 y flwyddyn Cymorth Busnes Graddfa 2 -3 Pwynt 15 - 20 (Graddfa 3 ar ôl cwblhau’r Brentisaeth Sylfaen) |
Y Math o Gontract | Parhaol |
Telerau'r Contract | Llawn Amser |
Yn atebol i | Arweinydd Xxx Gweinyddol Dysgu Seiliedig ar Waith |
Pwrpas y Swydd | |
Mae Cynorthwyydd Gweinyddol y rhaglen Dysgu Seiliedig ar Xxxxx xxx Brentisiaeth yn gyfrifol am weinyddu'r broses o gofrestru dysgwyr a data'n ymwneud â dysgwyr a chyn-ddysgwyr er mwyn darparu System Gwybodaeth Reoli gywir ac effeithiol i'r rhaglen Dysgu Seiliedig ar Waith ledled y Grŵp. Bydd hyn yn sicrhau bod data a drosglwyddir i asiantaethau allanol ac a gyflwynir mewn adroddiadau mewnol yn gywir, a bod gofynion archwiliadau allanol yn cael eu bodloni. Bydd hefyd yn cynorthwyo'r broses o wneud penderfyniadau rheoli. Bydd gofyn i'r xxxxxxx gyflawni gwaith fframwaith Prentisiaeth Gweinyddu Busnes o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. | |
Prif Ddyletswyddau a Chyfrifoldebau | |
1. Bod yn ymwybodol o ofynion cyfredol contractau Dysgu Seiliedig ar Waith a chynorthwyo i wella systemau a gweithdrefnau'n barhaus 2. Gwirio'r xxxx xxxxx papur ffisegol a digidol a dderbynnir yn feunyddiol er mwyn sicrhau ei fod yn bodloni gofynion y contractau, a chysylltu ag aelodau staff perthnasol ynghylch unrhyw faterion sy'n codi. 3. Codi unrhyw faterion sy'n codi'n gyson ag Arweinydd y Xxx Gweinyddol er mwyn gallu mynd i'r afael â hwy. 4. Cysylltu ag aelodau staff perthnasol i sicrhau bod data dysgwyr yn cael ei brosesu, ei gofnodi, a'i adrodd yn gyflawn a phrydlon. 5. Defnyddio cyfleusterau ac adnoddau adrodd i archwilio data dysgwyr a sicrhau bod dilysiadau a chywiriadau'n cael eu cwblhau'n brydlon. 6. Cadw systemau ffeilio papur ac electronig effeithiol. 7. Prosesu ymholiadau mewnol ac allanol ynghylch data dysgwyr mewn modd cwrtais, effeithlon, cywir a phrydlon. 8. Cefnogi Arweinydd y Xxx Gweinyddol i ddatblygu aelodau newydd y xxx. 9. Mynychu cyfarfodydd mewnol ac allanol fel sy'n ofynnol i gael y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch gofynion y swydd. | |
10. Cynorthwyo â'r gwaith parhaus o ddatblygu systemau cyfrifiadurol a gwybodaeth, trosglwyddo data electronig, archifo dogfennau a chynnal a chadw gweithdrefnau ysgrifenedig. 11. Bod yn gyfarwydd â threfn gofrestru’r Grŵp o xxx y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a'r xxxx weithdrefnau ynghylch trin data a bennwyd gan Lywodraeth Cymru ac asiantaethau mewnol ac allanol eraill. 12. Cyflawni pob dyletswydd yn unol â pholisïau a gweithdrefnau'r Grŵp 13. Darparu cefnogaeth weinyddol i'r xxx fel sy'n ofynnol. 14. Unrhyw waith arall sy'n gymesur â'r raddfa gyflog, yn ogystal â sgiliau a galluoedd deiliad y swydd; 15. Dylid nodi bod y Swydd Ddisgrifiad hwn yn cynnwys crynodeb o brif ddyletswyddau a chyfrifoldebau'r swydd a bydd yn cael ei adolygu'n rheolaidd. Gall hyn arwain at newidiadau yn sgil gofynion gweithredol y Grŵp. | |||
Manyleb Deiliad y Swydd | Hanfodol | Dymunol | Dull Asesu |
Cymwysterau | |||
5 TGAU yn gyfatebol i C neu uwch, gan gynnwys Mathemateg a Saesneg/Cymraeg | X | Ffurflen Gais | |
Gwybodaeth a Phrofiad | |||
Profiad mewn defnyddio amrywiaeth o pecynnau meddalwedd | X | Ffurflen Gais | |
Sgiliau a Phriodweddau | |||
Sgiliau cyfathrebu da | X | Cyfweliad | |
Yn gallu rheoli amser yn effeithiol | X | Cyfweliad | |
Yn gallu gweithio yn effeithiol fel rhan o xxx | X | Cyfweliad | |
Yn gallu gweithio ar xxxxxx xxxx hun | X | Cyfweliad | |
Sgiliau Cymraeg | |||
Ceir manylion llawn am lefelau sgiliau Cymraeg yn: xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xx/xxxx | |||
Dealltwriaeth o'r Gymraeg | Canolradd | Asesiadau ar-lein / Cyfweliad | |
Yn siarad Cymraeg | Canolradd | Asesiadau ar-lein / Cyfweliad | |
Llythrennedd Cymraeg | Canolradd | Asesiadau ar-lein / Cyfweliad | |
Noder os gwelwch yn dda - fe roddir ystyriaeth i ymgeiswyr sy’n nodi eu bod o fewn 1 lefel i fodloni’r gofyniad sgiliau Cymraeg gofynnol ar gyfer y swydd ar yr xxxx y byddai unrhyw gynnig o gyflogaeth yn cynnwys cytundeb cytundebol i ddatblygu eu Sgiliau Cymraeg. | |||
Gofynion Gorfodol | |||
YMae'r Grŵp wedi ymrwymo i ddiogelu ac amddiffyn Iechyd a Lles plant, pobl ifanc ac oedolion agored i niwed. Yn unol â Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974, bydd gofyn i unigolion gael gwiriad manwl gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd i gadarnhau eu bod yn addas i weithio mewn amgylchedd addysgol. | |||
Bydd tystysgrifau GDG trwy wasanaeth diweddaru'r GDG yn cael eu derbyn yn unol â'r canllawiau a geir yn - xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx-xxxxxx-xxxxxxx. O xxx xxxxx 8 Deddf Mewnfudo a Lloches 1986, mae'n ofyniad cyfreithiol ar unigolion i ddarparu tystiolaeth ddogfennol sy'n cadarnhau bod ganddynt hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig. | |
Crynodeb o'r Telerau a'r Amodau | |
Oriau Gwaith | 37 awr yr wythnos |
Wythnos Waith | 52 o wythnosau'r flwyddyn |
Gwyliau Blynyddol | ● 28 diwrnod y flwyddyn, yn codi i 32 diwrnod ar ôl pum mlynedd lawn o wasanaeth di-dor (01 Medi i 31 Awst). ● Yr xxxx wyliau cyhoeddus arferol, i'w pennu'n flynyddol. ● Hyd at 5 diwrnod effeithlonrwydd / diwrnod y trefnwyd i'r safle fod ar xxx xxx blwyddyn, i'w pennu'n flynyddol. ● Bydd gan y rhai ar gontractau Rhan-amser hawl pro rata i'r hyn a nodir uchod. ● Bydd gan y rhai ar gontractau Amser Tymor hawl pro rata i'r hyn a nodir uchod a delir fel rhan o'r cyflog blynyddol. |
Pensiwn | Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/) |
Teithio | Caiff y trefniadau ar gyfer ad-dalu treuliau i aelodau staff sy'n mynd i gostau ychwanegol wrth wneud gwaith swyddogol i Grŵp Llandrillo Menai eu hegluro yn y Polisi Teithio, Cynhaliaeth ac Adleoli. Yn dilyn eu penodiad, bydd gofyn i ymgeiswyr llwyddiannus gwblhau Ffurflen Asesu Gyrwyr ar gyfer Sgrinio Iechyd (os yw'n berthnasol). I gadarnhau bod ganddynt yswiriant at "Ddibenion Busnes", mae'n rhaid i xxx gweithiwr sy'n hawlio treuliau am ddefnyddio eu ceir personol gyflwyno copïau o'u tystysgrifau yswiriant i Adran Gyllid y Grŵp xxx blwyddyn. |
Sgrinio Iechyd | Bydd gofyn i ymgeiswyr llwyddiannus gwblhau holiadur iechyd ac efallai y bydd gofyn iddynt gael archwiliad meddygol. |
Job description: Apprentice Work Based Learning Administrative Assistant | |
Programme area / Department | Commercial Contracts and Data |
Main site | Llwyn Brain, Parc Menai, Bangor |
Salary | £19,129.17 - £21,395.07 per annum Business Support Scale 2 - 3 Points 15 – 20 (Grade 3 following completion of the Foundation Apprenticeship) |
Contract type | Permanent |
Contract terms | Full Time |
Reporting to | Work Based Learning Administration Team Leader |
Job purpose | |
The Apprentice WBL Administrative Assistant is responsible for the administration of learner enrolment, on scheme and leaver data in order to provide an accurate and effective, cross Grŵp, Work Based Learning (WBL) Management Information System. This will ensure correct transmission of data returns to external agencies, internal reporting, clean external audits, and will facilitate management decision making. The apprentice will be required to achieve progress in their Business Administration Apprenticeship framework within agreed timescales | |
Main duties and responsibilities | |
1. Keep up to date with WBL Contract requirements and assist with continuous improvements to systems and procedures 2. Check all physical and digital paperwork received daily in order to ensure it meets contractual requirements, liaising with relevant staff to clear any issues identified 3. Raise any recurring issues with the Admin Team Leader in order that they can be addressed 4. Liaise with relevant staff to ensure that learner data is processed, recorded and reported upon in a complete and timely manner 5. Use reporting facilities and tools to interrogate learner data and ensure data validations and corrections are completed in a timely manner 6. Maintain an effective manual and electronic filing system 7. Process internal and external enquiries regarding learner data in a courteous, efficient, accurate and timely manner 8. Support the Admin Team Leader in the development of new team members 9. Attend both internal and external meetings as required to keep up to date with the requirements of the role 10. Provide assistance in the ongoing development of computer and information systems, electronic data transfer, document archiving and maintenance of written procedures | |
11. Be familiar with the Grŵp’s registration under the General Data Protection Regulation and all procedures regarding the data handling as laid down by the Welsh Government and other internal and external agencies 12. Carry out all duties in line with Grŵp policies and procedures 13. Provide administrative support to the team as required 14. Any other work commensurate with the grade, skills and capabilities of the post and post holder; 15. It should be noted that this Job description provides a summary of the main duties and responsibilities of the post and will be subject to periodic review which may lead to revisions in light of the operational requirements of the Grŵp. | |||
Person specification | Essential | Desirable | Assessment method |
Qualifications | |||
5 GCSE’s equivalent to C or above including Maths and English / Welsh | X | Application form | |
Knowledge and experience | |||
Experience in using a variety of software packages | X | Application form | |
Skills and attributes | |||
Good communication skills | X | Interview | |
Able to plan work and manage time effectively | X | Interview | |
Able to work effectively as part of a team | X | Interview | |
Ability to work on own initiative | X | Interview | |
Welsh language skills | |||
Full details of the Welsh skill levels can be found at: xxxxx://xxx.xxxx.xx.xx/xxxx | |||
Welsh Understanding | Intermediate | On-line assessment / Interview | |
Welsh Speaking | Intermediate | On-line assessment / Interview | |
Welsh Literacy | Intermediate | On-line assessment / Interview | |
Please note: consideration will be given to applicants who indicate that they are within 1 level of meeting the required Welsh skills requirement for the post on the proviso that any offer of employment would include a contractual agreement to develop their Welsh Skills. | |||
Mandatory requirements | |||
Under section 8 of the Asylum and Immigration Act 1986 individuals are required by law to provide documentary evidence confirming their eligibility to work in the United Kingdom. | |||
Summary of the terms and conditions | |||
Working hours | 37 hours per week |
Working weeks | 52 weeks per year |
Annual leave | ● 28 days leave per annum, rising to 32 days after 5 full holiday years’ continuous service (01 September to 31 August). ● All normally observed public holidays, determined annually. ● Up to 5 days efficiency closure days per annum, determined annually. ● Part Time contracts will receive a pro rata entitlement to the above. ● Term Time contracts will receive a pro rata entitlement to the above paid as part of annual salary. |
Pension | Local Government Pension Scheme (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/) |
Travel | Arrangements to reimburse employees who incur additional expense whilst carrying out their official duties on behalf of the Grŵp is outlined in the Travel, Subsistence and Relocation policy. Successful applicants will be required to complete a Drivers Assessment Form for Health screening upon appointment (if applicable). Copies of insurance certificates must be provided to the Grŵp Finance department on an annual basis by all employees claiming mileage expenses for using their own car to confirm that “Business Use” insurance is in place. |
Health screening | Successful applicants will be required to complete a health questionnaire and may be asked to attend a medical. |