Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL CONTRATO DEL SERVICIO DE CUSTODIA, ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA GERENCIA MUNICIPAL DE URBANISMO DE LA LAGUNA, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO.
I
1.- OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del contrato a que se refiere este Pliego de Prescripciones Técnicas, es la contratación del SERVICIO DE CUSTODIA, ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL de la Gerencia
Municipal de Urbanismo del Excmo. Ayuntamiento de San Xxxxxxxxx de La Laguna.
Los actuales niveles de producción documental repercuten en la dificultad de su gestión y en la cada vez más acuciante necesidad de disponer del espacio físico adecuado y suficiente para custodiar el volumen documental producido y recibido por éste Organismo. La gestión externa de la Organización, Custodia y Tratamiento de los documentos supone una alternativa a la gestión propia de esta Gerencia siendo preciso en el momento actual contar con una empresa especializada en la gestión y organización de dichos documentos que permita a los usuarios su consulta rápida y ubicarlos en un lugar adecuado donde almacenarlos, custodiarlos y en su caso proceder a su tratamiento.
2.- DURACIÓN.
El contrato tendrá un plazo máximo de duración de TRES AÑOS, a contar desde el día que se formalice en documento administrativo. , pudiendo prorrogarse, hasta un máximo de tres años más. En el caso de ser necesario, el contratista asume los gastos y tareas de transferencias a las nuevas instalaciones; no cobrando cantidad alguna a la Gerencia por este servicio de traslado, ni por el alta e informatización de las incorporaciones.
3.- SERVICIOS O PRESTACIONES QUE COMPRENDE EL OBJETO DEL CONTRATO
Bajo la supervisión y dirección de la Gerencia y en coordinación con la persona responsable del presente servicio, los trabajos a desarrollar por el adjudicatario comprenderán las siguientes tareas:
31.1. FONDO DOCUMENTAL EXISTENTE:
A la fecha de aprobación del presente Pliego existen en el Fondo Documental aproximadamente 1.765 contenedores ;actualmente depositados en el Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxx Xxxx Xxxxx, Xxxxxxx X-0, término municipal xx Xxxxx en Santa Xxxx de Tenerife. La empresa que resulte adjudicataria asume la obligación de trasladar el Fondo documental existente en el Centro de Custodia; debiendo puntear, en un listado que le facilitará la empresa que actualmente custodia el Fondo, los contenedores que debe trasladar. Al finalizar este trabajo se presentará a la Gerencia, un informe sobre esta operación, indicando el número de contenedores trasladados, las incidencias que pudieran haberse producido y los comentarios que se estime conveniente hacer.
La empresa que resulte adjudicataria deberá coordinar el trabajo del traslado del Fondo documental a través de la persona responsable coordinadora del servicio, bajo la supervisión y control de la Gerencia sin suponer dicha prestación coste alguno para este Organismo Autónomo en concepto de traslado, altas e informatización de dichas altas. La duración de esta operación no debe ser superior a dos días.
3.1.2.SERVICIO DE LOGISTICA: Implica cualquier movimiento (traslado) de documentación desde cualquier Dependencia de la Gerencia hasta el Centro de Custodia y desde éste a la Gerencia con la frecuencia que requiera éste Organismo, teniendo en cuenta sus procedimientos internos; incluyendo los siguientes procesos:
• Traslado de contenedores por el adjudicatario con sus propios medios (transporte y personal propio).
• Asignación de códigos, respetando en lo posible los existentes y colocación de los contenedores en las instalaciones.
• Proceso de datos; actualización de la base de datos e inventario.
• Entregas periódicas a la Gerencia de la base de datos informatizada, con Inventario de contenedores de archivo correspondiente, con la actualización de las sucesivas incorporaciones. Dicho inventario facilitará el control y la búsqueda del fondo documental.
3.1.3 SERVICIO DE CUSTODIA: Supone la custodia de la documentación bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad. Cada contenedor debe poseer su propio espacio en el Centro de Custodia, cumpliendo con las medidas de seguridad que exige la normativa vigente.
3.1.4. SERVICIO DE CONSULTAS, PRÉSTAMOS Y/O DEVOLUCIONES:
Los trámites de consulta, préstamos y devoluciones deberán desarrollarse de acuerdo con el procedimiento interno que aplique la Gerencia; teniendo en cuenta el siguiente proceso:
Las consultas se realizarán vía telefónica; debiendo contestarse de forma inmediata o vía fax o correo electrónico a través de la Coordinadora del servicio y podrán referirse tanto a contenedores como a expedientes individuales archivados; sin límite y sin suponer coste adicional alguno para esta Gerencia.
Las consultas del documento físico en papel se tendrán que efectuar realizando el envío de los documentos que necesite el usuario a través de la coordinadora del servicio.
Podrán realizarse tanto la consulta de contenedores que se satisfarán con el envío del mismo que contiene el documento (sin abrirla) o bien consulta de un documento concreto que se satisfarán con el envío del documento solicitado, mediante su envío por fax o correo electrónico.
Cuando se realice una consulta vía fax o correo electrónico, se seguirá el siguiente proceso:
• Registro, comprobación y localización informática de la documentación solicitada.
• Transporte de la documentación solicitada a sus instalaciones
• Listado periódico de movimientos.
Dichas consultas pueden ser de varios tipos, según requerimientos de respuestas:
• CARÁCTER NORMAL, son las satisfechas al siguiente día laborable de su solicitud, siempre que la hora máxima en que se haya realizado dicha petición sea las 17:00 h. y podrán ser de dos tipos:
Consulta normal de contenedores completos, que deberá incluir la recogida del contenedor una vez consultado
Consulta de expedientes cualquiera que sea el formato en que se realice.
• CARÁCTER URGENTE, estas consultas deberán ser satisfechas el día de su petición. También podrán ser de contenedores completos o de expedientes individuales cualquiera que sea el formato en que se realicen.
• CONSULTAS EN EL CENTRO DE CONSULTA, son las realizadas puntualmente por aquéllas personas que autorice la Gerencia en el Centro donde se encuentren custodiados los expedientes. La solicitud para este tipo de consultas deberá hacerse con la antelación suficiente para programar los recursos necesarios.
• CONSULTAS VÍA FAX O CORREO ELECTRONICO, son aquellas en las que no es imprescindible la entrega del original del documento, realizando el envío de documentación vía telefax o correo electrónico (escaneada). La solicitud para este tipo de consultas deberá seguir el mismo procedimiento que una normal o urgente
Concluida la consulta o préstamo será devuelta a la empresa adjudicataria para su archivo y custodia.
3.1.5 SERVICIO DE DESTRUCCIÓN CONFIDENCIAL DE DOCUMENTOS: La destrucción certificada y confidencial de los contenedores y/o la documentación custodiada se realizará a solicitud del Equipo de trabajo que designe la Gerencia cumpliendo con los requisitos exigidos.
Una vez realizados los estudios previos de la Documentación para poder solicitar el servicio de expurgo y previa evaluación del equipo de trabajo responsable, la empresa adjudicataria creará un listado de contenedores a destruir que deberá ser conformado por escrito por esta Gerencia y procederá a la destrucción de los mismos, realizando los procesos pertinentes para garantizar una destrucción confidencial de los documentos. Una vez destruidos los contenedores, se actualizará la base de Datos, y se enviará el correspondiente Listado de Expurgos realizados junto con el Certificado de Destrucción.
La Gerencia podrá formular peticiones de expurgo de la Documentación, previa evaluación por la persona responsable que coordina el servicio; a partir de la cual la empresa adjudicataria creará un listado de
contenedores a destruir que deberá ser conformado por escrito por esta Gerencia y procederá a la destrucción de los mismos, realizando los procesos pertinentes para garantizar una destrucción confidencial de los documentos. Una vez destruidos los contenedores, se realizará la baja informática de los mismos en los inventarios, y se enviará el correspondiente Listado de Expurgos realizados junto con el Certificado de Destrucción.
4.- REQUISITOS MÍNIMOS QUE DEBERÁ CUMPLIR EL ADJUDICATARIO PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO OBJETO DEL PRESENTE CONTRATO
✓ Traslado de todos los contenedores que actualmente están en Custodia en Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxx Xxxx Xxxxx, Xxxxxxx X-0, termino municipal xx Xxxxx , hasta el Centro donde se custodiará a partir de la nueva adjudicación
✓ Custodia e inventario de toda la documentación que se transfiera al Centro sin cobros extras por supuestos excesos.
✓ Suministro, trasvase e identificación con códigos xx xxxxxx de todo el volumen que se necesite transferir a custodia.
✓ Servicio de consultas de cualquier tipo ya sea vía fax, escaneado, físico papel o telefónica de la información requerida, que se encuentra en la documentación custodiada cualquiera que sea su volumen y sin suponer coste adicional a la Gerencia.
✓ Servicio de préstamos y/o devoluciones de documentación en soporte papel que este en Custodia sin limites de cantidades
✓ Servicio de escaneo en cuanto a solicitudes pertinentes de documentación que este en custodia
✓ Inmediatez en la entrega, horarios semanales de entrega de documentación solicitada sin cobrar cuando puntualmente se soliciten urgencias, las cuales siempre quedarían debidamente justificadas.
✓ Servicio mínimo de destrucción de documentación en custodia de la que se precise su destrucción y que previamente se haya ordenado por la Gerencia su destrucción previa evaluación por la persona responsable que coordina el servicio.
✓ Traslados de transferencias a Custodia
✓ Identificación y actualización permanente en Bases de datos de Archivo de todos los movimientos de ingresos, salidas, bajas etc. de la documentación que se transfiera al Centro de custodia.
✓ Realizar informes con la periodicidad que requiera la Gerencia respecto a la documentación que está en el Centro de Custodia: Nº de contenedores en custodia, Nº de contendores en custodia por servicios, ocupación real de los contenedores y/o archivadores, condición de la documentación custodiada, duplicidad de la documentación custodiada, etc.
✓ Procesamiento de la documentación en custodia.
5.- CONTROL Y SEGUIMIENTO
La Gerencia de Urbanismo se reserva el derecho de vigilar y comprobar en todo momento el correcto cumplimiento de todas las obligaciones; así como recabar los informes precisos para poder obtener un conocimiento inmediato y puntual sobre el estado y situación del servicio.
6. CRITERIOS DE VALORACIÓN,
Son criterios que han de servir de base para la adjudicación del contrato los siguientes, por orden decreciente de importancia, con arreglo a la siguiente valoración:
CRITERIOS | PUNTOS MAXIMOS |
1º.- Precio ofertado | 50 puntos |
2º.-Adecuación de los sistemas, procedimientos, base de datos y organización del personal ofertados para la prestación del servicio | 30 puntos |
3º.- Locales, instalaciones, y medios técnicos para prestar los servicios | 10 puntos |
7. PRESUPUESTO DE LICITACIÓN
El presupuesto máximo de licitación, sin incluir el IGIC es para tres años de duración del contrato de NOVENTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y SIETE EUROS CON CATORCE CÉNTIMOS DE EURO (92.857,14 S).
Los licitadores deberán especificar en precios unitario las distintas prestaciones objeto de este contrato; si bien, entendiendo que el importe de las ofertas no podrá superar el techo presupuestario mencionado anteriormente.
7.- RESPONSABLE SUPERVISOR DE LOS TRABAJOS OBJETO DEL CONTRATO
El órgano de contratación podrá designar una persona física o jurídica vinculada al ente contratante o ajena a aquél, como responsable del trabajo, quien supervisará la ejecución del mismo, comprobando que su realización se ajusta a lo establecido en el contrato, y cursará al contratista las órdenes e instrucciones del órgano de contratación.
8- - CONFIDENCIALIDAD:
En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), y el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD (RDLOPD), el adjudicatario, se compromete a respetar todas las obligaciones que pudieran corresponderle con arreglo sus disposiciones, y en concreto lo dispuesto en el art. 12 de la LOPD “Acceso a datos por cuenta de terceros”, así como cualquier otra disposición o regulación complementaria que le fuera igualmente aplicable, particularmente, lo dispuesto en los arts.20-22 y 82 y ss. del RDLOPD.
El adjudicatario, manifiesta estar al corriente en lo que concierne a las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos (LOPD y RDLOPD) y más concretamente en lo que se refiere a las medidas de seguridad correspondientes en función del nivel de seguridad aplicable a los datos a los que habrán de acceder. En este sentido, el adjudicatario del servicio, se compromete a custodiar la información o datos que le sean proporcionados con las debidas condiciones de seguridad, según lo previsto en el RDLOPD, siendo, en este caso, de nivel alto. Asimismo, el adjudicatario del servicio adoptará, a tenor de lo dispuesto en el art. 9 de la LOPD, todas las medidas técnicas y organizativas pertinentes para garantizar la seguridad e integridad de los datos de carácter personal a los que tenga acceso, evitando su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
El adjudicatario del servicio se compromete a observar la más estricta confidencialidad respecto de la información o datos que en su caso le sean proporcionados por la GULL, obligándose a guardar bajo su control y custodia todos los datos suministrados por la GULL, y a no revelarlos, divulgarlos, transferirlos, cederlos, o de cualquier forma comunicar los ficheros o datos en ellos contenidos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas, salvo autorización previa, expresa y por escrito de la GULL.
En coherencia con el art.10 de la LOPD, las obligaciones de confidencialidad establecidas en el presente documento tendrán una duración indefinida, manteniéndose en vigor con posterioridad a la finalización, por cualquier causa, de la relación entre el prestador del servicio y la GULL.
Una vez cumplida o resuelta la prestación contractual acordada entre el prestador del servicio y la GULL, y que justifica el acceso a los datos de carácter personal respecto de los cuales es responsable la GULL, los datos de carácter personal utilizados por el prestador del servicio, serán destruidos o devueltos la GULL, según el criterio de esta última, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento. La GULL tendrá derecho a realizar la comprobación de
dicho cumplimiento, para lo que el prestador del servicio colaborará aportando cualquier documentación, información, soporte o elemento relevante a estos efectos.
El adjudicatario realizará prestador del servicio accederá a los datos de carácter personal cuyo responsable es la GULL, únicamente, si tal acceso es necesario para la prestación del servicio contratado, y no utilizará ni aplicará dichos datos para fin distinto de la prestación de dicho servicio. Por lo tanto, el tratamiento de datos que el prestador del servicio se compromete a realizar se limitará a las actuaciones necesarias para desarrollar correctamente los servicios contratados a favor de la GULL, de modo que para llevar a cabo cualquier otra actividad que tenga por objeto el tratamiento o utilización de los ficheros o datos, será necesario el consentimiento previo y por escrito de la GULL.
Igualmente, sólo tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de la GULL, de forma que no destinará, aplicará o utilizará los datos a los que tenga acceso con fin distinto al expresamente indicado, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación a otras personas, o cualquier otra forma suponga un incumplimiento de las instrucciones expresas que la GULL le comunique.
El prestador del servicio será considerado como responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente, en el caso de que destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones de esta resolución o las instrucciones de la GULL (art.20.3 del RDLOPD); así como de cualquier reclamación que por los afectados se formule ante la Agencia Española de Protección de Datos por el afectado que, de conformidad con el artículo 19 de la LOPD, ejercite la acción de responsabilidad por el daño o lesión que sufra en sus bienes o derechos.
El adjudicatario del servicio dado que los realiza en sus propios locales o dependencias, deberán elaborar un documento de seguridad en los términos exigidos por el art.88 del RDLOPD o completar el que ya hubieran elaborado, en su caso, especificando el fichero o tratamiento y el responsable del mismo e incorporando las medidas de seguridad a implantar en relación con dicho tratamiento, por aplicación de lo dispuesto en el art.82.2 del RDLOPD, previa firma del correspondiente recibí al efecto por éstos.
Por su parte, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la LOPD, la GULL sita en la X/ X/Xxxxxxx,00 00000 - Xxx Xxxxxxxxx xx Xx Xxxxxx, (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx), cumpliendo con el derecho de información en la recogida de datos estipulado en el citado precepto, le informa que los datos contenidos en la presente resolución y recabados durante la prestación del presente servicio serán incorporados en un fichero de datos bajo la responsabilidad de esta entidad pública a efectos de control de la adecuada ejecución de los servicios contratados, gestión de la relación contractual, así como la realización de las labores de administración, contabilidad y facturación oportunas. Asimismo, se le informa de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto a sus datos de carácter personal y que podrá ejercitar frente a la GULL, de conformidad con la normativa aplicable.
9.- MEDIOS MATERIALES Y PERSONALES
El adjudicatario se compromete a disponer de los medios técnicos y materiales necesarios para la realización del transporte, así como del equipamiento informático necesario, detallando las características de los equipos y el software utilizado.
El adjudicatario dispondrá de personal propio, o contratado específicamente para esta operación, comprometiéndose a mantener, a lo largo de la duración del presente contrato el número de personas necesarias para cumplir con la correcta ejecución; quedando expresa y específicamente prohibida, la subcontratación con otras empresas o particulares, incorporación de personal a través de terceras personas o mediante trabajo a domicilio o cualquier otra forma de subcontratación.
El personal propio de la empresa que resulte adjudicataria, elaborará informes previa petición de la Gerencia relativos a las actividades realizadas: transferencias efectuadas, préstamos y consultas realizadas, etc.
Gerencia Municipal de Urbanismo
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10.-LOCALES E INSTALACIONES
Los locales que se utilizarán por quien resulte adjudicatario del contrato tendrán las medidas de seguridad exigidas por la normativa vigente (protección contra incendios y agua, protección antirrobo, protección contra la humedad; prevención contra agentes biológicos….).
El adjudicatario asumirá el acondicionamiento del Centro dotándolo de las infraestructuras necesarias para la ejecución de los trabajos, incluyendo todo el equipamiento informático necesario para la correcta realización de los trabajos así como las condiciones de habitabilidad recogidas en la normativa vigente de prevención de riesgos laborales.
Será responsabilidad del adjudicatario tanto el mantenimiento de los equipos como los servicios propios del Centro, tales como seguridad limpieza y suministro de energía eléctrica, agua teléfono y en sus casos todos aquellos que sean necesarios para la prestación del servicio.
El lugar donde se vaya a depositar la documentación que remitan las distintas Dependencias de esta Gerencia podrá ser supervisado por persona autorizada de esta Gerencia ; estando dotados de los elementos de todo orden precisos para la prestación de los servicios objeto de la presente licitación, con todos los datos descriptivos y certificados técnicos necesarios para comprobar su adecuación a la normativa aplicable, especialmente los relativos a la ubicación de las instalaciones; sistemas de almacenamiento de documentos; medidas de seguridad disponibles, y sistemas de control de accesos.
La empresa adjudicataria deberá tener suscrito un Seguro de Responsabilidad Civil para cubrir a juicio de la Gerencia, la Responsabilidad Civil que pueda ser exigida, durante la vigencia del contrato por daños ocasionados por la empresa o sus trabajadores a terceros, tanto a personas o cosas , por un importe mínimo de 100.000 S.
La póliza en la que se formalice el Seguro, así como el recibo al corriente de la prima del mismo deberán presentarse a la Gerencia con carácter previo a la formalización del contrato; siendo su presentación requisito para la iniciación de la ejecución del contrato.
En cada vencimiento del Seguro, se presentará recibo de pago de la nueva anualidad.
11.- FUNCIONAMIENTO
La gestión de las solicitudes para formular los préstamos, consultas y transferencias de documentación se ajustarán a los procedimientos e Instrucciones internas que siga esta Gerencia.
La Gerencia podrá acceder a la consulta de la Base de Datos de la empresa que resulte adjudicataria
En La Laguna a 5 de Septiembre de 2011
Vº.Bº
La Jefa del Servicio
Xxxx Xxx Xxxxxx Xxxxxx
La Técnico del Servicio
Xx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx
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Gerencia Municipal de Urbanismo
Gerencia Municipal de Urbanismo
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