Documento de participación – pliego de la licitación - COL_2024_003 Adjudicación de acuerdo marco para el Servicio de Pauta Digital y Convencional
Documento de participación – pliego de la licitación - COL_2024_003 |
Adjudicación de acuerdo marco para el Servicio de Pauta Digital y Convencional |
Contenido
1. Identificación del comprador 2
5. Elegibilidad y obligaciones 5
6. Procedimiento de participación 6
8. Cancelación del proceso de licitación 10
9. Adjudicación del contrato 11
1. Identificación del comprador
Nombre: Federación Handicap International
Dirección: Xxxxx 00 Xx. 00x – 00. Oficina 504. Chapinero. Bogotá
Datos de contacto: T. x00 000 0000000, Email: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
Persona a cargo del proceso: Xxxxxxx Xxxxxx Website: xxx.xx.xxx
Humanity & Inclusion (HI) es una organización de solidaridad internacional, no gubernamental, independiente e imparcial, que interviene en contextos de pobreza y exclusión, conflictos armados y catástrofes naturales.
Actúa junto a las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, para responder a sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y de sus derechos fundamentales.
Desde su creación en 1982, la Federación HI compuesta por ocho asociaciones nacionales (Bélgica, Canadá, Francia, Alemania, Luxemburgo, Xxxxx Unido, Suiza y Estados Unidos) ha puesto en marcha programas en más de 60 países.
HI es co-titular del Premio Nobel de la Paz 1997 por su acción determinante en la lucha contra las minas antipersonal y por ser cofundadora de la Campaña para la Prohibición de Minas Antipersonal (ICBL).
Trabaja junto a las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, tomando acción y dando testimonio con el fin de responder a sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y sus derechos fundamentales; Para más información sobre la asociación: xxx.xx.xxx, xxx.xx-xxx.xxx.
HI ha estado apoyando a las personas vulnerables en la región de América Latina desde los años 1990s, con un enfoque específico para mejorar las condiciones de vida de las personas con discapacidad. En la región, HI busca generar tres cambios:
1. Mejorar el acceso a servicios de salud de calidad
2. Crear entornos protectores y capacidad de resiliencia local
3. Promover una educación inclusiva y medios de vida inclusivos y sostenibles
2. Descripción del contrato
Objetivo de la Licitación: Establecer un acuerdo marco para el servicio de gestión de pauta digital y convencional sobre las acciones en terreno y resalte el impacto del trabajo de HI.
La agencia será responsable de gestionar la pauta paga en redes sociales, medios de comunicación a demanda que contribuyan a visibilizar y a mejorar el posicionamiento de HI en América Latina y El Caribe.
HI busca contratar los servicios de una agencia de publicidad o comunicaciones para la gestión de pauta paga en medios de comunicación digitales y convencionales:
1. Gestionar pauta en medios convencionales de productos como podcast, cuñas, anuncios.
2. Gestionar pauta en medios digitales de productos como podcast, cuñas, anuncios, piezas gráficas, fotografías, vídeos, etc, para generar reacciones en publicaciones, así como conversación (comentarios) y nuevos usuarios. Estos productos serán aprobados por el equipo de comunicaciones y validados por el equipo de accesibilidad de HI.
3. Crear y gestionar informes mensuales sobre la gestión de la pauta.
Condiciones Económicas del Acuerdo Marco:
a. Duración del Contrato:
a. El contrato será firmado por un período inicial de un (1) año.
b. Podrán aplicarse prórrogas de hasta dos (2) periodos consecutivos adicionales de igual duración a la inicial o hasta agotar el valor máximo de ejecución asignado.
b. Fechas de Vigencia:
a. Fecha de inicio operacional: 15 de octubre de 2024.
b. Fecha de finalización: 14 de octubre 2025.
c. Acuerdo de Precios Fijos:
a. El acuerdo marco será un acuerdo de precios fijos.
b. Los oferentes deben calcular meticulosamente los precios de los productos ofertados, ya que los precios deben mantenerse, como mínimo, durante la primera vigencia del contrato.
c. Para futuras vigencias o prórrogas, se podrá evaluar la necesidad de ajustes, sujetos a acuerdo mutuo.
Lugar de Ejecución: Colombia
• Los ofertantes deberán prever dentro de su oferta económica, el costo de desplazamientos y viáticos que requieran para la movilización a diferentes lugares dentro del país, de acuerdo con lo que demande el desarrollo de la consultoría y según las zonas de intervención de los proyectos.
Presentación de Ofertas:
• HI invita a los licitadores a presentar una oferta económica utilizando el formato de Solicitud de Cotización proporcionado.
• El valor del IVA debe ser discriminado aparte y no incluido dentro del precio global de los productos a ofertar.
3. Condiciones generales
Para presentar una oferta, los proponentes aceptan sin restricción las buenas prácticas comerciales de HI, siendo estas la única base para el acuerdo marco, independientemente de sus propias condiciones, a las que renuncian por las presentes.
Los proponentes deben examinar cuidadosamente y cumplir con las instrucciones, formatos, cláusulas y especificaciones mencionadas en este documento de participación. La falta de presentación de una oferta completa, como la presentación incompleta de información y documentación en la fecha de cierre, puede resultar en el rechazo de la oferta.
Perfil requerido para la productora de pauta publicitaria digital y convencional o el consultor especializado:
La productora o el consultor deberá acreditar en su perfil la capacidad para:
• Gestión de pauta en medios digitales y convencionales.
• Gestión de pauta para organizaciones sin ánimo de lucro (ONG, Fundaciones) y/o agencias de Naciones Unidas.
Experiencia que deben acreditar la agencia o consultor que participará del proceso:
• Conocimiento, formación y/o especialización en comunicación, administración de empresas, publicidad y afines.
• Experiencia en la gestión de pauta de productos con enfoque de inclusión, genero, interculturalidad.
• Experiencia en la gestión de pauta de contenidos para ONG, fundaciones y Agencias de Naciones Unidas.
• Experiencia en la gestión de pauta creativa y efectiva con alcance a múltiples grupos sociales.
4. Cronograma de licitación
Etapa | Fecha |
Apertura y publicación de la licitación | 20 de septiembre de 2024 |
Reunión virtual para solución de inquietudes. | 25 de septiembre de 2024, 1:30pm (hora Colombia) |
Solución de dudas e inquietudes escritas | Hasta el 25 de septiembre de 2024, 23:59 (hora Colombia) |
Fecha y hora máxima de recepción de ofertas | 29 de septiembre de 2024, 23:59 (hora Colombia) |
Notificación a proveedores del proceso de selección | 15 de octubre de 2024 |
5. Elegibilidad y obligaciones
Elegibilidad:
Tanto personas naturales como jurídicas, sin importar su nacionalidad, son elegibles para participar. Sin embargo, ciertos criterios pueden ser aplicados para excluir a algunos participantes.
Criterios de Exclusión:
Los aplicantes u ofertantes pueden ser excluidos del proceso de selección y adjudicación del contrato en las siguientes condiciones:
• Si se encuentran en bancarrota o sus activos están siendo liquidados; sus activos están siendo administrados por los tribunales; han entrado en un arreglo con los acreedores; han suspendido las actividades empresariales; o son objeto de procedimientos sobre
estas materias o se encuentren en cualquier situación análoga derivada de un
procedimiento similar previsto en la legislación o normativa nacional.
• Si están involucrados en situaciones concernientes a mala conducta profesional por un juzgado.
• Si han sido hallados culpables de mala conducta profesional grave probada por cualquier medio que pueda ser justificado por las autoridades.
• Si no cumplen con sus obligaciones relacionadas a los pagos de seguridad social o impuestos de acuerdo con la normatividad legal del país en donde estén establecidos.
• Si han sido condenados con fuerza de cosa juzgada por fraude, corrupción, participación en organización criminal o cualquier otra actividad ilícita en perjuicio de los intereses económicos de las comunidades.
• Si, a raíz de otro procedimiento de contratación o de concesión de una subvención financiada con cargo al presupuesto comunitario, se hubiere hallado una falta grave por incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
Adicionalmente, el contrato no deberá ser adjudicado a aplicantes u ofertantes que durante el proceso de compra:
• Se encuentren en una posición de conflicto de intereses.
• Xxxx culpables de tergiversación al proporcionar la información exigida por el poder adjudicador como condición para participar en el procedimiento de adjudicación, o no proporcionen esta información.
Declaración de Cumplimiento:
Al presentar el documento de participación, pliego de la licitación, debidamente rubricado y firmado, los ofertantes confirman que no están en ninguna de las situaciones anteriormente descritas y aceptan enviar a la Federación Handicap International, en un plazo de tres (3) días hábiles después de la recepción de alguna solicitud, los documentos que la Federación Handicap International considere necesarios.
Subcontratación:
Si los solicitantes o licitadores tienen previsto trabajar con subcontratistas, se comprometen a:
• Proporcionar a la Federación Handicap International la lista de aquellos servicios que tienen previsto subcontratar.
• Obtener el acuerdo formal de la Federación Handicap International sobre la elección de
posibles subcontratistas.
• Obtener el acuerdo de la Federación Handicap International sobre las condiciones de pago de estos subcontratistas.
• Enviar a la Federación Handicap International sus contratos con subcontratistas previa solicitud.
6. Procedimiento de participación
Solicitud de Documentos de Participación:
Las empresas interesadas podrán recibir los expedientes de candidatura por correo electrónico solicitándolos a la unidad de compras de HI a través del correo: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
Composición del Archivo de Licitación:
El archivo de licitación está compuesto por los siguientes documentos:
• Documento de participación - Pliego de licitación
• Formulario de identificación del licitador
• Buenas prácticas comerciales
• Formato de solicitud de cotización (oferta económica)
Solicitudes de Aclaraciones:
Si HI, por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de un participante, agrega o aclara información en el documento de participación, esta se enviará por escrito y se compartirá con todos los solicitantes simultáneamente.
• Fecha límite para recibir solicitudes de aclaración: 25 de septiembre de 2024, a las 23:59 hora Colombia.
• El miércoles 25 de septiembre de 2024 a las 1:30pm (hora de Colombia), se realizará reunión virtual para resolver dudas, para participar debe unirse al siguiente enlace, esta se realizará a través la plataforma teams.
• Las solicitudes deberán ser enviadas por escrito a: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
• Las respuestas a las preguntas enviadas por escrito se enviarán por escrito a todos los participantes al mismo tiempo. Este horario puede ser modificado por HI si es necesario.
Presentación de la Oferta:
La oferta presentada deberá incluir:
• Documento de participación – Pliego de licitación, rubricado y firmado.
• Formato de solicitud de cotización (oferta económica) diligenciado. Si se envía en el modelo propio de la compañía, debe incluir toda la información solicitada en el formato mencionado. Debe enviarse en documento no modificable PDF y con el nombre y firma de la empresa ofertante.
• Un perfil que detalle la experiencia de la agencia y el Currículo Vitae del/del consultor/a.
• Una propuesta técnica que detalle el proceso que utilizará la agencia o el equipo consultor para alcanzar los objetivos y productos requeridos en el tiempo propuesto.
• Formulario de identificación del licitador, diligenciado y firmado.
• Buenas prácticas comerciales de HI, firmado.
• Documentación legal del ofertante: empresa (Cámara de comercio, RUT, copia de cédula del Representante Legal, certificación bancaria); personas naturales (Cédula de Ciudadanía, Certificación Bancaria y RUT).
Envío de Ofertas:
Las ofertas pueden ser enviadas vía correo electrónico o de manera física.
Envío Físico:
• Las ofertas físicas deben ser enviadas en un sobre cerrado rotulado como sigue: "Oferta
– <Nombre del proveedor> – COL_2024_003" dirigido a Xxxxxxx Xxxxxx, a la dirección: Xxxxx 00 Xx. 00x – 00. Oficina 504. Chapinero. Bogotá, en el horario de 8:00 a 16:00 hora Colombia.
Envío Electrónico:
• Las ofertas electrónicas deben enviarse a: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx
• El asunto del correo debe ser: "Oferta – <Nombre del proveedor> – COL_2024_003 - acuerdo xxxxx xxxxx publicitaria digital
• Si el peso del correo impide enviar todos los documentos en un solo correo, enviarlos en múltiples correos numerados consecutivamente, por ejemplo:
• "Oferta – <Nombre del proveedor> – COL_2024_003 - acuerdo xxxxx xxxxx publicitaria digital – Parte 1"
• "Oferta – <Nombre del proveedor> – COL_2024_003 - acuerdo xxxxx xxxxx
publicitaria digital – Parte 2"
• Se enviará automáticamente al ofertante un correo electrónico de confirmación de recepción.
Requisitos de la Oferta:
• Idioma: Todos los archivos deben ser presentados en español.
• Moneda: Todos los precios deben ser expresados en pesos colombianos (COP), excluyendo y no el IVA.
• Forma de Pago: El pago propuesto por HI será al 100% a crédito, 15 días después de la fecha de factura, una vez recibido la conformidad por el área de Comunicaciones por cada pedido realizado y amparado bajo orden de compra.
Los ofertantes deben tener en cuenta que sobre el valor asignado a la consultoría se realizarán las retenciones pertinentes, de acuerdo con la normatividad tributaria colombiana (o del país contratante). Así mismo, si el participante es una persona jurídica, responsable del IVA, deberá incluir dentro de su propuesta económica el valor de este impuesto de manera discriminada.
Si el ofertante es una persona natural deberá tener en cuenta que al momento de asignársele el contrato deberá obligarse al pago de seguridad social (Salud, pensión) sobre el 40% del valor del contrato.
• Buenas Prácticas Comerciales: Rubricar y firmar cada página y adjuntar a la oferta.
• Vigencia de las Ofertas: Las ofertas deben tener una vigencia mínima de dos (2) meses a partir de la fecha límite de recepción de ofertas. Si el ofertante es seleccionado, la oferta deberá ser vigente durante toda la vigencia del contrato adjudicado, incluyendo posibles prórrogas, con incrementos anuales iguales al IPC.
• Modificación o Retiro de Ofertas: Los licitadores pueden modificar o retirar sus ofertas mediante notificación por escrito antes de la fecha límite de presentación de ofertas. No se podrán realizar modificaciones después de esta fecha.
• Gastos de Preparación de Ofertas: Ninguno de los gastos en los que incurran los licitadores en la preparación y presentación de sus ofertas será reembolsable.
• Exclusión de IVA: HI cuenta con exención de IVA para algunos presupuestos, por lo que en algunos meses se deberá facturar IVA y en otros no. HI proporcionará los soportes
correspondientes cuando aplique.
7. Criterios de selección
Comité de Compras:
Los pliegos se abrirán en privado por un comité de selección integrado por miembros designados de HI. Esta sesión de apertura se denominará Etapa Administrativa, en la cual se revisará que las ofertas presentadas cuenten con toda la documentación requerida. Es potestad del comité rechazar ofertas cuya documentación no esté completa o correctamente diligenciada.
Proceso de Evaluación:
Durante las siguientes sesiones, el comité procederá al estudio de las candidaturas y ofertas de cada uno de los licitadores de conformidad con los criterios de selección y una escala de puntuación predefinida. La oferta ganadora será la que obtenga la mejor puntuación general.
Criterios de Selección:
HI Colombia seleccionará las propuestas recibidas, acuerdo a los siguientes parámetros:
a. Oferta técnica | 40% |
b. Oferta económica | 30% |
c. Experiencia previa en procesos similares sobre todo con ONG | 30% |
Derechos de HI:
• HI se reserva el derecho de realizar adjudicaciones parciales y el derecho de negociar, aceptar o rechazar cualquier oferta o cotización a su sola discreción.
• HI puede continuar el diálogo competitivo para cualquier respuesta que considere ventajosa.
• HI no está obligado a aceptar la oferta más baja ni ninguna de las ofertas recibidas.
• HI se reserva el derecho de elaborar una lista de proveedores preseleccionados para llevar a cabo más discusiones y negociaciones.
• Ninguna oferta podrá ser modificada después de la fecha límite para la presentación de ofertas.
Solicitudes de Aclaración:
En aras de la transparencia y la igualdad, el comité de evaluación podrá solicitar a los licitadores,
por escrito, que aclaren sus ofertas en el plazo de 48 horas, sin modificarlas. Ninguna de estas solicitudes de aclaración debe tener por objeto corregir errores u omisiones iniciales que afecten a la ejecución del contrato o menoscaben la competencia xxxx.
Notificación de Resultados:
Los licitadores serán notificados de los resultados de la licitación por correo electrónico, como máximo 4 semanas después de la fecha límite de presentación de ofertas.
8. Cancelación del proceso de licitación
En caso de cancelación de un procedimiento de licitación, HI informará a los licitadores. La cancelación podría ocurrir bajo las siguientes circunstancias:
1. El proceso de licitación no ha sido exitoso.
2. Los parámetros económicos y técnicos del proyecto han sido modificados sustancialmente.
3. Circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecución del proyecto.
4. Todas las ofertas técnicamente compatibles superan el presupuesto disponible.
5. Han ocurrido irregularidades en el procedimiento, especialmente si estas han impedido la competencia xxxx.
En ningún caso, HI será responsable de daños de ningún tipo (en particular, daños por lucro cesante) en caso de cancelación de una licitación, incluso si HI ha sido advertida de la posibilidad de tales daños.
9. Adjudicación del contrato
El contrato se adjudicará a la oferta que ofrezca la mejor relación experiencia en el rubro/precio/entrega, conforme a las necesidades definidas en la convocatoria de licitación. HI evaluará las ofertas en términos del costo total de adquisición. Se dará preferencia a las ofertas de proveedores que se comprometan a mantener una tarifa fija durante toda la duración del contrato. HI retendrá la propiedad de todas las ofertas recibidas como parte de este procedimiento de licitación; por lo tanto, no se devolverán las propuestas a los licitadores.