CYNGOR SIR CEREDIGION COUNTY COUNCIL

CYNGOR SIR CEREDIGION COUNTY COUNCIL

Adroddiad i’r: Cabinet

Dyddiad y cyfarfod: 05/12/23

Teitl: Contract Bancio

Pwrpas yr adroddiad: Darparu diweddariad ar ganlyniad tendr Contract

Bancio’r Cyngor

Er: Gwybodaeth

Aelod Cabinet a Phortffolio Cabinet:

Y Cynghorydd Xxxxxx Xxxxxx, Aelod Cabinet ar gyfer Cyllid a Xxxxxxxx

1. Cefndir

Mae contract bancio’r Cyngor yn ymdrin ag ochr trafodaethol y gweithgaredd bancio. Mae’n cynnwys darparu cyfleusterau bancio (e.e. cyfrifon banc a bancio mewnol) er mwyn sicrhau bod trafodion gweithredol incwm a gwariant y Cyngor yn medru cael ei fancio a chyfrif amdano.

Mae’r modd y bydd y Cyngor yn ymdrin â buddsoddiad ehangach (gan gynnwys ystyriaethau eraill sy’n rhan o’r contract) wedi eu gosod yn y Strategaeth Rheoli Trysorlys blynyddol caiff ei ystyried gan y Cyngor llawn. Nid yw’r contract bancio yn cynnwys gwasanaethau Casglu Arian yn Ddiogel (e.e. xxxxx xxxxx / sieciau) ac nid yw ychwaith yn cynnwys gwasanaethau masnachwr ar gyfer dulliau talu ar-lein (e.e. cardiau debyd / credyd).

Bydd y contract bancio cyfredol yn dod i ben ar ddiwedd mis Chwefror 2024, felly dechreuwyd ar broses caffael ar gyfer cyfnod contract newydd.

2. Y Broses Caffael

Mi wnaeth y Cyngor hysbysebu’r cyfle i gyflwyno tendr yn agored drwy Sell2Wales, sef porth caffael Llywodraeth Cymru lle mae Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn hysbysebu cyfleoedd contract. Defnyddiwyd Etenderwales, sef system e-dendro a ddarperir am ddim gan Lywodraeth Cymru ar gyfer rheoli’r broses tendro.

Roedd y tendr ar agor am gyfnod o 1 mis o 04/09/23 i 04/10/23 a chynigiwyd contract newydd ar sail 7 mlynedd, gydag opsiwn o ymestyn am ddwy flynedd yn xxxxxxx. Xxx elfen weithredol sylweddol mewn newid banciau, a dyna xxxxx xxx hyd y contract ar gyfartaledd y hirach na’r arfer. Arfarnwyd y tendr ar sail rhaniad 30% pris / 70% ansawdd. Bydd cyfanswm o 200 marc ar gael.

Defnyddiwyd 15 meini prawf ansawdd yn yr arfarniad tendr ac er bod y pwyslais yn bennaf ar ofynion gweithredol craidd (gan gynnwys materion allweddol megis

mesurau seiberddiogelwch a gwrth-twyll) a rhoddwyd rhywfaint o bwysau ar Fuddiannau Cymuned ac Amgylcheddol a materion Cymdeithasol a Llywodraethol.

Sgoriwyd y meini prawf ansawdd gan banel a oedd yn cynnwys 3 swyddog o’r gwasanaeth Cyllid a Chaffael, ac fe’u cynorthwyydd wrth arfarnu’r sgorio ar gwestiynau Buddiannau Cymunedol ac Amgylcheddol, Cymdeithasol a Llywodraethol gan swyddogion o wasanaethau eraill â’r profiad perthnasol. Cymedrolwyd cyfarfodydd y panel gan swyddog o’r Xxx Caffael.

3. Canlyniad

Bu i’r Cyngor dderbyn 2 ymateb ffurfiol i’r cyfle i dendro. Bu i’r ddau gyflenwr lwyddo yng ngham cyntaf y tendr, sef set o gwestiynau craidd sy’n sicrhau bod bidwyr yn cyflawni’r meini prawf hanfodol. Caiff y cwestiynau yma eu harfarnu ar sail pasio / methu. Yn dilyn hyn arfarnwyd yr hyn a gyflwynwyd yn yr amlen ansawdd, cyn symud ymlaen i agor y prisiau masnachol. Nodir isod crynodeb o’r canlyniadau. Mae mwy o fanylion yn Atodiad 1:

	Cyflenwr A	Cyflenwr B
Sgôr Arfarnu Ansawdd (Xxxx xxxxx o 140)	128.0	121.5
Sgôr Pris Masnachol (Xxxx xxxxx o 60)	60.0	50.73
CYFANSWM Sgôr – Pwyntiau	188.0	172.23
CYFANSWM Sgôr - % canran	94.0%	86.1%
Sefyllfa	1af	2ail

I gasglu, - mae cyflenwr A wedi llwyddo i gyflawni’r sgôr arfarnu uchaf ac felly’r xxxx xxxx â’r bid llwyddiannus. Cyflenwr A yw Barclays Bank plc. Mae cyfanswm cost y contract oddeutu £106,007.92 dros y 7 mlynedd + 2 flynedd cyfnod ymestyn. Ar sail flynyddol mae hwn o fewn y Gyllideb sydd ar gael.

Yn unol â Rheolau Caffael Contract y Cyngor, gan taw dau ymateb yn unig a dderbyniwyd, ystyriwyd cais am Eithriad Contract a chymeradwywyd hyn gan y Grŵp Arweiniol ar 15/11/23.

Yn unol â Rheolau Caffael Contractau’r Cyngor, gan fod amcangyfrif cyfanswm gwerth y contract (gan gynnwys unrhyw estyniad dewisol) o fewn ystod £100k i

£249k, mae’r awdurdod i lofnodi’r gwaith o dderbyn y tendr ar ysgwyddau ‘Swyddog a ddynodwyd gan y Gwasanaeth priodol AC un o’r canlynol – Prif weithredwr / Cyfarwyddwr Corfforaethol / Swyddog Arweiniol Corfforaethol’.

Bu i’r Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael a’r Rheolwr Corfforaethol: Cyllid Craidd gymeradwyo a llofnodi’r papurau derbyn tendr ar 15/11/23. Cyhoeddwyd Hysbysiad o Fwriad i Dderbyn Contract ar 16/11/23, yn dilyn y cyfnod digyfnewid arferol o 10 diwrnod sy’n dod i ben canol nos ar 27/11/23. Bydd y cyfnod contract newydd yn dechrau ar 29/02/24.

Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol

Oes Asesiad Effaith Integredig wedi ei gwblhau? Os na, esboniwch xxx

Na

Crynodeb o’r Asesiad Effaith Integredig:

Hirdymor: Amherthnasol

Cydweithio: Amherthnasol

Cynnwys: Amherthnasol

Xxxx: Amherthnasol

Integreiddio: Amherthnasol

Argymhelliad:

Nodi diweddariad a ddarparwyd ar gontract Bancio’r Cyngor.

Rheswm / Rhesymau dros y penderfyniad:

Amherthnasol

Trosolwg a Chraffu:

Bu i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol dderbyn diweddariad ar y mater hwn (19/09/23)

Fframwaith Polisi:

Amherthnasol

Amcanion Llesiant Corfforaethol:

Pob un

Goblygiadau Cyllid a Chaffael:

Nodwyd o fewn yr adroddiad.

Goblygiadau cyfreithiol:

Amherthnasol

Goblygiadau staffio:

Amherthnasol

Goblygiadau eiddo / asedau:

Amherthnasol

Risg(iau):

Bydd angen i’r Cyngor gael cyflenwr bancio er mwyn iddo fedru ymgymryd â’i swyddogaethau o ddydd i ddydd.

Papurau Cefndir:

Dim

Atodiadau:

Atodiad 1: Arfarniad Tendr

Swyddog Arweiniol Corfforaethol:

Xxxxxx Xxxx - Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael

Swyddog Adrodd:

Xxxxxx Xxxx a Xxxxxx Xxxxxx

Dyddiad:

16/11/23

ATODIAD 1 – Arfarnu Tendr

1. Sgôr Arfarnu Ansawdd (Xxxx xxxxx o 140)

Meini Prawf Ansawdd	Uchafswm sgôr	Sgôr Cyflenwr A	Sgôr Cyflenwr B
Q1 Bancio ar y We– Xxxxxx Gwasanaeth / Gweinyddiaeth y System	15	15	12
Q2 Bancio ar y We – Mynediad Data Bancio	10	10	10
Q3 Desg gymorth / Rheoli Cleient	10	10	8
Q4 Canolfan Swmpbrosesu Adneuon	15	12	12
Q5 Adneuon mewn Canghennau Banc o Sefydliadau’r Cyngor	10	10	6
Q6. Strwythur y Cyfrif, Cronni Balansau, Rheoli Xxxxx Xxxxx a Threfniadau Llog Credyd.	10	10	10
Q7 Strwythur y Cyfrif, Cronni Xxxxxxxx, Rheoli Xxxxx Xxxxx a Threfniadau Llog Credyd	5	4.5	4.5
Q8 Deunydd papur	5	5	5
Q9 Mesurau Xxxx Seiberdroseddau	15	15	15
Q10 Mesurau Xxxx Twyll Sieciau	5	4	4.5
Q11 Dyddiadau Gwerth / Amserlenni Setliadau	5	5	5
Q12 Blaengaredd	5	4	5
Q13 Ni ddefnyddiwyd	-	-	-
Q14 Xxxx Cymunedol	5	4.5	4.5
Q15 Amgylcheddol, Cymdeithasol a Llywodraethol	15	9	12
Q16 Trosglwyddo Contract / Cynllun Gweithredu	10	10	8
CYFANSWM	140	128.0	121.50

2. Sgôr Pris Masnachol (Xxxx xxxxx o 60)

Sgoriwyd y Pris Masnachol drwy ddefnyddio’r fformiwla canlynol:

Pris Tendr Isaf / Pris Cyflenwr X 60 xxxx

Xxxxx Prawf	Uchafswm sgôr	Sgôr Cyflenwr A	Sgôr Cyflenwr B
Pris	60	60	50.73
CYFANSWM	60	60	50.73