Contract
1. OBJETIVO
Legalizar la vinculación y desvinculación del personal con contrato prestación de servicios y servicios profesionales o de apoyo de la Universidad Surco- lombiana
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y termina con la entrega del/las acta(s)
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Jefe de Oficina xx Xxxxxxx Humano
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
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5. DEFINICIONES
Contrato de Prestación de Servicios: Es un convenio o acuerdo de voluntades, creador de obligaciones, celebrado entre una persona natural (el trabajador) y una persona natural o jurídica (el empleador), para que el trabajador preste determinados servicios personales, a cambio de una remuneración.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que permite dar certeza sobre la existencia de un recurso disponible para asumir un compromiso.
Minuta: Borrador de un documento legal, en especial un contrato, hecho antes de formalizarlo.
Registro Presupuestal: Es el registro definitivo de un gasto que expide el Jefe de Presupuesto de una entidad pública, el cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarán para el fin especificado en dicho registro.
Registro Único Tributario - RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.
Módulo de contratación: Plataforma de contratación, que va desde la elaboración de estudios previos, hasta la generación de la minuta del contrato.
XXXXXX: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes.
LINIX: Solución de software para el sector solidario y gestión de cartera financiera.
SIGEP: El Sistema de Información y Gestión del Empleo, del Departamento Administrativo de la Función Pública, es una herramienta que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y gestión del recurso humano al servicio del Estado.
Acta de inicio: es un documento formal y escrito, producto del encuentro entre un representante de la entidad, llamado supervisor o interventor, y el con- tratista seleccionado, en el cual se deja constancia de la fecha de iniciación tanto de las actividades contractuales como de la vigilancia y control que se le realizará a las mismas.
Acta de liquidación anticipada de contrato por mutuo acuerdo: Acuerdo de voluntades, cuya naturaleza contractual es evidente, porque las mismas partes del negocio establecen los términos como finaliza el contrato.
Acta de liquidación unilateral de contrato: Es el documento por medio del cual de manera unilateral termina la ejecución del contrato y acuerdan la for- ma de liquidarlo, es decir, de poner fin a su relación contractual en forma voluntaria y expresa.
Acta de adición en tiempo: Modificación del tiempo de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incrementar el tiempo originalmente pactado.
Acta de adición en obligaciones: Modificación de las obligaciones de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incrementar las obliga- ciones originalmente pactadas.
Acta de adición en valor: Modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución con el fin de incrementar el valor originalmente pactado. Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan la interrupción por un tiempo determinado de la ejecución de un contrato.
Acta de reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades
Módulo de cuentas de Cobro: Programa para el registro y control de los certificados de cumplimiento de los contratistas.
Certificado de cumplimiento: Es un requisito básico para realizar el pago correspondiente a las actividades desarrolladas.
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
6.1 VINCULACION Y RETIRO DE PERSONAL “CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS”
Nº | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
1. | Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal | Se remite a Vicerrectoría Administrativa la solicitud de la copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal para el pago de honorarios del periodo vigente. | Persona asignada | Comunicación oficial interna |
2. | Recepción de listados del personal a vincular. | Se recibe el listado del personal (Nuevo y antiguo) a vincular por de- pendencia mediante correo electrónico por parte del ordenador del gasto, así como las hojas de vida de las personas que se pretende contratar por primera vez. | Persona asignada | Comunicación oficial interna. Hojas de vida (físico) |
3. | Requisitos para vinculación por contrato de prestación de servicios. | Se publica en cartelera y se entrega al personal a contratar el listado de los documentos y requisitos exigidos para la vinculación por contra- to de prestación de servicios. | Persona asignada | AP-THU-FO-12 REQUISITOS PARA LA VINCULACION DEL PERSONAL POR PRESTACION DE SERVICIOS |
4. | Creación de usuario en el sistema de información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) | Se procede a crear el usuario en el sistema de gestión del empleo público (SIGEP) y envía mediante correo electrónico la información para acceso al mismo. Nota: Aplica para los aspirantes que ingresan por primera vez a la Universidad, y que no hayan contratado en el sector público. | Persona asignada | Plataforma virtual (SIGEP) |
5. | Recepción de la documen- tación exigida como requisi- tos para la vinculación | Se revisa y se recepciona toda la documentación establecida para la vinculación por contrato de prestación de servicios del personal te- niendo en cuenta el listado de requisitos para la contratación. (AP- THU-FO-12) Nota: Si falta alguno de los documentos requeridos, o se adjuntan sin vigencia estos serán devueltos al contratista para ser subsanados y continuar con el proceso de vinculación. | Persona asignada | *Documentación recibida. |
6. | Afiliación a la ARL | Personal Nuevo: La afiliación a la ARL, estará a cargo de la Universi- dad siempre y cuando el contratista manifieste la voluntad de hacerlo. Personal antiguo: Se envía la relación del personal que será contrata- | *Plantilla de afilia- ción masiva. *Correo electróni- co con relación de |
Nº | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
do nuevamente mediante correo electrónico, junto con la plantilla des- afiliación masiva a la ARL para ser diligenciada y reenviada a la ofici- na xx Xxxxxxx Humano para realizar el proceso de afiliación. Nota: La fecha de cobertura será la del día hábil siguiente a la afilia- ción, y el contrato no podrá iniciar hasta tanto se tenga dicha cobertu- ra. | personal a contra- tar. | |||
7. | Creación del contratista en el Sistema Financiero LINIX | Se crea el contratista en el Sistema Financiero LINIX con el objetivo de crear el registro presupuestal (RP) | Persona asignada | Sistema Linix |
8. | Generación de la minuta Contrato de Prestación de Servicios o Servicios Profesionales | Se elabora la minuta del Contrato de Prestación de Servicios o Servi- cios Profesionales, según el caso y de acuerdo con lo autorizado por el ordenador del gasto. | Dependencia encargada | Minuta de Contrato Prestación de Servicios |
9. | Firma del contrato por parte del contratista | Se hace firmar el contrato por parte del contratista y se remite al asesor jurídico para el respectivo visto bueno. Personal antiguo: Una vez se tenga el contrato Estudio previo, copia de la cedula de ciudadanía, Antecedentes Disciplinarios, Fiscales, Judiciales, Profesionales en los casos que aplique, medidas correcti- vas, certificado de estado de afiliación a la EPS. | Persona asignada | Contrato de Prestación de Servicios firmado por el contratista |
10. | Revisión de la minuta por parte del asesor jurídico y ordenador del gasto. | Una vez elaborada la minuta del contrato, es revisada y firmada por el Asesor Jurídico designado y el ordenador del gasto. Nota: Cuando se trate de la revisión de un contrato en el que el asesor jurídico de vicerrectoría administrativa sea parte, esta estará a cargo de la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad. | Persona asignada | Nota de envío |
11. | Recepción del contrato fir- mado por el Asesor jurídico y Ordenador del Gasto. | Se recibe y revisa que el contrato esté debidamente firmado por el Ordenador del Gasto y asesor jurídico. | Persona asignada | Contrato de Prestación de Servicios firmado |
12. | Remisión de contrato a la Oficina de Presupuesto | Se envía a la Oficina de Presupuesto el contrato, la hoja de vida y demás requisitos de vinculación para expedición del Registro Presupuestal | Persona asignada | Nota de envío |
13. | Recepción del contrato con su Registro Presupuestal de la Oficina de Presupuesto. | Se recibe el contrato junto con el RP. | Persona asignada | Contrato de Prestación de Servicios, RP y nota de envío. |
Nº | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
14. | Solicitud apertura de cuenta a entidad financiera | Las personas que no tengan una cuenta de ahorros se les expedirán un oficio dirigido a la entidad financiera para la apertura de cuenta de ahorros a nombre del contratista, para efectos de pago de honorarios. | Persona asignada | Oficio apertura cuenta de ahorros |
15. | Recepción del certificado electrónico. | Este certificado aprueba que el contratista cumple con el objeto de su contrato durante el periodo laborado a corte del día 30 de cada mes y estará firmado digitalmente por el contratista y a su vez por el supervisor del contrato el cual debe ser cargado en el aplicativo Cuentas de Cobro del Sistema de Gestión Documental (SGD). Nota: El paso a paso de inicio de sesión, cambio de contraseña, recuperación de contraseña, como diligenciar el certificado y envió la supervisor del contrato como toda la información al respecto se encuentra en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx-xx- ciudadano/tutoriales/ Nota: Solamente el primer certificado de trámite de pago de contrato y el último certificado para liquidación de contrato, son recepcionados por la persona encargada de la vinculación y desvinculación del personal por contrato de prestación de servicios. El plazo máximo para la entrega del certificado de cumplimiento de contrato, por parte del contratista será el día veinte (20) de cada mes. En caso de que dicha fecha sea un día no hábil, se tendrá como fecha límite el día hábil siguiente. | Persona asignada | Certificado de cumplimiento de contrato electrónico. |
16. | Entrega de contratos con documentos soportes al en- cargado del área de nómina para pago de honorarios | En la recepción del primer certificado de cumplimiento de cada contrato, el personal encargado de la vinculación y desvinculación, compara los datos del mismo con el contrato, una vez el certificado este correcto se entrega junto con el contrato, RP y anexos al encargado de realizar la nómina de pago de honorarios | Persona asignada | Nota de envió. |
17. | Reporte de información en el sistema de información y gestión del empleo público (SIGEP) | Se revisa que el contratista haya creado una nueva experiencia laboral con el contrato actual y que adjunte el mismo en la Hoja de vida. Seguidamente se valida la hoja de vida del contratista y se aprueba. La Universidad de oficio vinculará y liquidará en el aplicativo SIGEP cada contrato celebrado. Nota: Cada contratista tiene la obligación de actualizar la información en este sistema, especialmente relacionando y cargando los debidos | Persona asignada | Aplicativo SIGEP |
Nº | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE | REGISTRO |
soportes de las relaciones laborales o contractuales con la Universidad. | ||||
18. | Reporte al Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (XXXXXX) | Se registran todos los datos y detalles de los contratos de prestación de servicios ante el aplicativo XXXXXX por medio de la plataforma virtual de la Contraloría General de la Republica. Este Informe se realiza mensualmente con corte a 30 o 31 de cada mes. | Persona asignada | Aplicativo XXXXXX |
19. | Reporte a la Oficina Asesora de Control Interno. | Se registran todos los datos y detalles de los contratos de prestación de servicios en un documentó Excel. | Persona asignada | Reporte a Control Interno. |
20. | Elaboración de las Actas de liquidación de Contratos | En el evento en que un contrato de prestación de servicios, sea terminado anticipadamente por acuerdo mutuo o de manera unilateral; se elaborará el Acta de Liquidación de Contrato de Prestación de Servicio para su revisión y posterior firma por parte del contratista y el ordenador del gasto. Este procedimiento también se realiza para efectos de liberación de saldos a favor de la Universidad. | Persona asignada | *Actas de liquidación anticipadas de contratos. *Acta de liquidación de contrato. |
21. | Firma de Acta del contrato por parte del contratista. | Se hace firmar el Acta (a la que de lugar) del contrato por parte del contratista para su respectivo trámite. | Persona asignada | Acta |
22. | Revisión y firma del/las acta(s) por parte del asesor jurídico. | El Asesor Jurídico del área designada revisa que las actas cumplan con los requisitos y descripciones legales y finalmente la firma. Nota: Si el acta corresponde a un contratista que presta sus servicios profesionales de abogado en la Vicerrectoría Administrativa, ésta será remitida a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión y correspondiente firma. | Asesor Jurídico | Acta. |
23. | Revisión y firma del/las acta(s) por parte de Ordenador del Gasto. | Después de revisada y firmada el Acta por el Asesor Jurídico, esta debe ser remitida al ordenador del gasto para respectiva su firma. | Persona asignada | Acta |
24. | Entrega del/las Acta(s) | Se realiza el listado y se hace entrega del/las Acta a la persona en- cargada de liquidación de nómina de contratistas para que se actuali- cen las novedades de nómina a que haya lugar. | Persona asignada | Nota de envió. |
7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS | |||
VERSIÓN | DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN | DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS | |
00 | XX-XXX-XX-00 Xxxx 00 del 2020 | Creación de Documento | |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
XXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX Jefe de Oficina xx Xxxxxxx Humano | XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX Profesional de Apoyo SGC | XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX Asesora en la Coordinador SGC |