Contract
I. Planificación Programática
1. Definición de los Requerimientos de Suministros para la Salud Reproductiva
3
Evaluación de las Opciones de Adquisición
Tres Fases
Diez Elementos
2. Especificaciones
3. Evaluación de las Opciones de Adquisición
4. Presupuesto, Financiamiento y Requerimiento de Compra
5. Plan de Adquisiciones
II. Proceso de Adquisición
6. Desarrollo de Documentos para Licitación e Invitación a Oferentes
7. Selección de Proveedores
8. Contratos
III. Cumplimiento
9. Cumplimiento y Monitoreo del Contrato
10. Entrega de productos
Contenidos
A. Introducción
B. Objetivos del Aprendizaje
C. Componentes, Consideraciones y Desafíos
D. ¿Cuáles son las Opciones?
E. Adquisiciones Centralizadas versus Descentralizadas
F. Evaluación de las Opciones
G. Evaluación de las Opciones y Consenso
H. Memorándum de Recomendación
I. Material de Referencia
J. Evaluación del Aprendizaje
K. Indicadores de Desempeño
L. Glosario y Acrónimos
A. Introducción
Una vez que se sabe cuánto comprar y qué comprar, hace falta definir cómo comprar. Para ello el primer paso consiste en tomar partido entre dos grandes opciones: comprar de forma directa o delegar a un tercero la conducción del proceso de adquisición.
Una de las decisiones clave que los compradores de productos para la salud reproductiva (SR) deben tomar consiste en determinar si adquirirán los productos de forma directa (a fabricantes o mayoristas) o los adquirirán de forma indirecta (contratando los servicios de un agente intermediario). Cada una de estas dos grandes alternativas presenta, a su vez, un conjunto de
opciones, ventajas y desventajas. Las mismas son abordadas en el Módulo 3.
Es diferente hablar de “opciones de adquisición” que de “métodos de adquisición”. Un método de adquisición es el proceso que un comprador utiliza para llegar a un acuerdo con un vendedor. Por ejemplo, la licitación internacional es un método de adquisición. Los métodos de adquisición se abordan en el Módulo 5. El diagrama 3.I presenta el árbol de opciones que se abren para el diseño de la adquisición de insumos de SR en el cual se distinguen ocho opciones finales que son identificadas en América Latina.
Diagrama 3.1. Alternativas para el diseño de adquisiciones de insumos de SR
El material que se incluye en este módulo es importante, ya que la selección y el uso de una opción de adquisición incorrecta para las circunstancias del comprador de productos para la SR puede crear problemas de calidad, costos y puntualidad en los plazos.
La evaluación descrita en este módulo se basa en—y requiere de—un proceso informal e iterativo, una inspección interna y un conocimiento local. No es una “herramienta comparativa” ni un dispositivo de “evaluación de la capacidad de adquisición”. Para esto último existen programas sofisticados diseñados para ser usados por las agencias de compra y sirven para identificar debilidades y evaluar riesgos. Varios de estos dispositivos de evaluación de la capacidad de adquisición se incluyen en esta Serie de Herramientas en la Guía de Evaluación de Adquisición.
El objetivo de la evaluación de las opciones de adquisición descrita en este módulo es ayudar a los compradores de productos para la SR con lo siguiente:
• Evaluar lo que es posible para ellos.
• Considerar lo que es práctico.
• Buscar quién puede hacer/hará el trabajo.
• Examinar las implicaciones del costo.
• Evaluar la opción más efectiva.
El trabajo del Elemento 3 puede iniciar solamente después de que los requerimientos del producto se han definido (Elemento I). Lo ideal es que las especificaciones formales (Elemento 2) ya se encuentren disponibles al llegar a este punto, pero se pueden proporcionar después, en caso que fuera necesario. El Elemento 3 concluye con un consenso sobre las opciones que son apropiadas para cada producto, así como un memorándum de recomendación para el comité encargado de la preparación del presupuesto (Elemento 4).
El elemento 3 es una parte integral de la fase de planificación programática del proceso de suministro de productos para la SR, tal y como se muestra en el Recuadro 3-1.
Recuadro 3-‐1
Fase I—Planificación Programática: Elemento 3
Tres Fases | Diez Elementos |
I. Planificación Programática | Definición de los Requerimientos de Suministros para la Salud Reproductiva |
Especificaciones | |
Evaluación de las Opciones de Adquisición | |
Presupuesto, Financiamiento y Requerimiento de Compra | |
Enlace Crítico: Requerimiento de Compra Financiada | |
II. Proceso de Adquisición | Planificación de la Adquisición |
Desarrollo de Documentos para Licitación e Invitación a Oferentes | |
Selección de Proveedores | |
Contratos | |
Enlace Crítico: Contrato Firmado y Garantía de Pago | |
III. Cumplimiento | Cumplimiento y Monitoreo del Contrato |
Entrega de Productos | |
Enlace Crítico: Entrega y Aceptación de Productos de Alta Calidad | |
B. Objetivos del Aprendizaje
Al finalizar de este módulo, el lector será capaz de:
• Definir las opciones de adquisición directa e indirecta, así como las variaciones que se derivan de cada una de ellas.
• Identificar y evaluar las posibles opciones de adquisición.
• Identificar y evaluar las opciones prácticas de adquisición.
• Seleccionar la opción más costo-efectiva.
C. Componentes, Consideraciones y Desafíos
1. Componentes
El Elemento 3 está integrado por un solo componente—una evaluación de las opciones de adquisición o compra. Las actividades principales del Elemento 3 incluyen:
• Búsqueda e investigación.
• Evaluación de las opciones.
• Formación de un consenso de gestión.
• Redacción de un memorándum de recomendación para el comité encargado de preparar el presupuesto.
La relación del Elemento 3 con los otros elementos en la fase de planificación programática de suministros para la SR se muestra en el Recuadro 3-1.
2. Consideraciones
Las principales consideraciones para el Elemento 3 son las siguientes:
a. Principios Generales de Calidad y Puntualidad
Las prácticas de aseguramiento de la calidad (AC) pueden variar, dependiendo de la práctica del contrato y la opción de adquisición. La calidad está sujeta a variación con base en la fuente de la provisión. La puntualidad puede variar con base en el proceso y el desempeño del comprador, así como también con base en el desempeño en la fuente de abastecimiento. Vea los Temas Complementarios, Sección H: Aseguramiento de la Calidad del Producto, en donde encontrará más información.
b. Componente Crítico: Ninguno
No existe un componente crítico en el Elemento 3, lo que significa que nada está completamente fuera de control del comprador de productos para la SR y que nada podría detener por completo el abastecimiento de productos para la SR.
c. Insumos requeridos de Otros Elementos
• Artículos y cantidades, tal y como se determina en el Elemento 1.
• Especificaciones, tal y como se determina en el Elemento 2.
d. Decisiones Clave
• Decidir si se debe aplicar un mecanismo directo o indirecto para la adquisición.
e. Resultados Esperados
• Consenso en las opciones de adquisición que son adecuadas para cada producto.
• Memorándum de recomendación para el comité encargado del presupuesto.
3. Desafíos
Existen tres desafíos importantes que son inherentes al Elemento 3:
• Comprender las opciones de adquisición y las implicaciones de cada una de ellas.
• Apreciación de lo que debe evaluarse y por qué.
• Evaluación honesta—aún si los hallazgos son poco favorecedores políticamente.
D. ¿Cuáles son las Opciones?
Para el comprador de productos para la SR existen dos opciones principales: un mecanismo directo hacia la adquisición o uno indirecto, cada uno con una serie de variaciones.
1. Mecanismo Directo de Adquisición
El comprador hace negocios directamente con el mercado; esto es, un fabricante o su representante, agente o distribuidor (al por mayor o menor), y, algunas veces, una sociedad mercantil. El contrato se suscribe entre el comprador y el proveedor, con base en las especificaciones detalladas y un precio competitivo. Las modalidades más pertinentes para la adquisición de productos para SR incluyen las siguientes:
• Licitación internacional: Todos los países de América Latina tienen su propia legislación que rige sobre las compras públicas. Por lo general, cuando las mismas superan un determinado presupuesto y existen múltiples proveedores internacionales, la legislación exige que la adquisición se concrete a través de una Licitación Internacional. La entidad contratante solicita ofertas, por medio de anuncios que pueden ser complementados con invitaciones directas. Se requiere que se cumpla con las buenas prácticas internacionales de adquisición. Usualmente involucra documentos formales de licitación (pliegos de bases y condiciones) a los cuales los oferentes responden con respuestas en sobre cerrado. Se define una fecha y hora para el acto público de apertura de la licitación, luego de la evaluación de ofertas y adjudicación a un oferente se suscribe el contrato con base en criterios establecidos en los documentos de licitación y una garantía de seriedad de la oferta que el proveedor contrata con una entidad bancaria (ver glosario)
• Contratación directa a proveedor único: Se trata de una contratación sin competencia que se realiza en los casos donde solamente existe un proveedor disponible o que está justificada por una situación de emergencia. También se utiliza en los casos de provisión vertical, es decir cuando el mismo Estado es quien produce los insumos (ver recuadro 3.II).
• Competencia nacional en pequeña escala: Involucra un conjunto de métodos competitivos para transacciones de menor cuantía financiera en el mercado local. Usualmente se solicitan ofertas y se negocian los precios.
Recuadro 3.II. Experiencias de producción pública de insumos en programas de SR
En América Latina, la producción pública de medicamentos desempeñó un papel importante en la promoción del acceso a medicamentos esenciales en el pasado y es probable que vuelva a tenerlo en un futuro próximo. En varios países existen laboratorios hospitalarios aunque solo en pocos casos la producción es significativa y en ningún caso resulta suficiente para lograr el autoabastecimiento de los servicios públicos1. Sin embargo, es posible que esto cambie porque en el ámbito de UNASUR se ha asumido como objetivo el favorecer el desarrollo articulado de emprendimientos productivos estatales en el sector farmacéutico como parte central de una estrategia para consolidar la soberanía en salud2. Esta iniciativa busca captar las experiencias de algunos países. En la actualidad, Argentina, Brasil, Xxxxx Rica, Paraguay y Uruguay tienen producción pública; mientras que Panamá desmontó su planta dependiente de la Caja Panameña del Seguro Social, Chile privatizó su laboratorio de genéricos (Laboratorios Chile) y Ecuador está iniciando la fabricación pública. En particular, hay dos países que cuentan con capacidad productiva estatal y proveen a sus programas y servicios. Son Brasil y Argentina.
En primer lugar, Brasil dispone de una red compuesta por 18 laboratorios públicos que actúan bajo una coordinación única que asumió un Plan Maestro buscando aprovechar su capacidad instalada para atender las necesidades de medicamentos esenciales y constituirse en Referencia en calidad y competitividad. La capacidad productiva de los laboratorios oficiales es de 10,9 mil millones de unidades. Según una evaluación de la producción pública de medicamentos de ese país realizada en 2006, involucran unas 195 presentaciones con 107 principios activos. Su producción representa cerca del 3% del total nacional y en volumen cubren el 10% de la utilización dentro del Sistema Único de Salud3.Este listado abarca todas las categorías de medicamentos de los programas creados y financiados por el Ministerio de Salud, tales como VIH/SIDA, Programa de Salud Familiar, enfermedades endémicas, etc. Hasta el momento ningún laboratorio publico produce anticonceptivos sin embargo, se asumió una alianza público-‐privada para producir DIUs4.
En Segundo lugar, Argentina tiene unos 39 laboratorios estatales, la mayoría de ellos son hospitalarios. El país no dispone aún de un organismo que se ocupe de su promoción y articulación ni de una estrategia nacional de producción pública5. Sin embargo, uno de ellos produce anticonceptivos orales que abastecen al programa de salud sexual y reproductiva. Se trata del LIF
S.E de la Provincia de Santa Fe y lo realiza a través de una producción conjunta con un laboratorio privado.
2. Mecanismo Indirecto de Adquisición
En esta opción la actividad de adquisición se lleva a cabo a través de una organización intermediaria. El comprador se desvincula xxx xxxxxxx comercial y el contrato se celebra entre el comprador de productos para la SR y una organización que brinda el servicio de
1 Xxxxx, F.“Políticas de provisión publica de medicamentos en América Latina y el Caribe”. Medicina y Sociedad, Año 27 Nº 2. junio de 2007..
2 UNASUR. Consejo de Salud Suramericano. “Propuesta de Plan de Trabajo de Grupos Técnicos: Acceso a medicamentos”. Argentina. Ministerio de salud de la Nación. Secretaría de Determinantes de salud y Relaciones Sanitarias. Dirección de Economía de la Salud. Buenos Aires. 2009. Disponible en xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.xxx. Accesado en 00 xx xxxxxxxxx xx 0000.
0 Xxxxxxx xx Xxxxxxxx, Xxxxxxx; Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx & Xxxxxxxx, Xxxxx.“A produção pública de Medicamentos no Brasil: uma visão geral”.Cadernos xx Xxxxx Pública, Rio de Janeiro, 22(11): 2381. Noviembre de 2006.
5 Encuentro por la producción pública de medicamentos. Cátedra Libre de Salud y Derechos Humanos en la Facultad de Medicina de la Universidad de Buenos Aires. Buenos Aires, 6 y 7 de noviembre de 2003. Conclusiones finales.
compra al cual se le pagan honorarios o una comisión por dicho servicio. El mecanismo indirecto puede ser la opción más costosa, por los honorarios por servicio también puede resultar ineficiente cuando se adquieren cantidades muy pequeñas. Las modalidades más pertinentes dentro de la opción indirecta para la adquisición de insumos de SR incluyen las siguientes:
• Servicio de suministro internacional: Donde el gobierno le compra a través un agente internacional. El pago por los servicios de abastecimiento internacional se realiza por anticipado, junto con la orden de compra. Por otro lado, en varios casos, el comprador tiene baja capacidad de elección respecto al fabricante, la formulación y forma farmacéutica, el envase primario, secundario y terciario, así como los rótulos. Este servicio es provisto bajo dos modalidades:
(1) Servicio de suministro a través de agencias de Naciones Unidas. Las restricciones que impone el marco normativo sobre adquisiciones públicas sumado a la posibilidad de exonerar de impuestos internos la adquisición han incentivado la proliferación de programas de compra por medio de organismos multilaterales. Así surgieron primero el Fondo Rotatorio de la Organización Panamericana de la Salud para adquisición de vacunas, y luego el Fondo Estratégico de la OPS, para la adquisición de medicamentos e insumos. En ambos casos, este organismo precalifica a los proveedores a quienes compra por cuenta de las países, solicitando un pago anticipado y cobrando una comisión por ello del orden del 3% del presupuesto total de la compra. El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) y el Fondo de Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) también conducen procesos de adquisiciones en gran escala por cuenta de los países. Los gobiernos, nacionales y locales pagan los costos de adquisición más un cargo por el servicio.
(2) Servicio de suministro a través ONGs internacionales. Las organizaciones privadas sin fines de lucro encargadas de suministros compran productos estandarizados en grandes cantidades y los revenden a través de catálogos al costo más un cargo, a entidades no lucrativas encargadas del cuidado de la salud en países en vías de desarrollo. Entre ellas se destacan la IDA Foundation (Asociación Internacional de Dispensarios) (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx) y Missionpharma (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx). Las entidades gubernamentales también pueden utilizar esta opción.
• Agencia internacional de adquisiciones: También el Programa de la Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ha desplegado diversos proyectos de
intermediación. En este caso no hay precalificación de oferentes pero, a través del PNUD, los países pueden adquirir de forma más ágil y son exonerados de los impuestos internos. También la comisión es del 3%. Más recientemente las Naciones Unidas crearon otro programa de apoyo a los proyectos (UNOPS). En este último, además del pago anticipado se descuenta una comisión del 5%. Todos ellos conducen procesos de adquisiciones en gran escala por cuenta de los países. Los gobiernos, nacionales y locales pagan los costos de adquisición más un cargo por el servicio. Si la adquisición es financiada bajo un préstamo o crédito de un banco de desarrollo (por ejemplo, el Banco Mundial), se considera que la agencia de adquisiciones es un “agente” y debe ser escogida mediante un proceso competitivo definido.
• Para los gobiernos esta modalidad presenta un conjunto de ventajas. En primer lugar, los organismos internacionales son exonerados de impuestos internos. Esto significa para el comprador (Ministerio de Salud o programa de SR) un ahorro presupuestario superior al costo de intermediación que le cobra la agencia. Por ejemplo, en Chile el PNUD- actuó como intermediario para la adquisición de ARV y las excepciones impositivas y arancelarias otorgadas a este organismo permitieron un ahorro del 23% sobre el monto total de las adquisiciones6.
• En segundo lugar, el utilizar una agencia internacional como intermediario en lugar de cómo proveedor le permite al gobierno y/o al programa de SR decidir respecto a las presentaciones de los suministros, y utilizar sus propias especificaciones técnicas.
• La principal desventaja de esta alternativa consiste en la renuncia fiscal por los impuestos no recaudados. Aunque esto no sea perjudicial para el Ministerio de Salud y/o el programa de SR, si lo es para el Estado en su conjunto.
• Agencias de compras estatales: En varios países se han creado agencias públicas más o menos autónomas que adquieren medicamentos y otros insumos de salud para programas y servicios de salud. El primer país en incorporar una agencia estatal de compras en la región fue Brasil con su Central de Medicamentos (CEME) que luego fuera extinta por problemas de corrupción. Más exitoso fue el modelo de la Central Nacional de Abastecimiento (CENABAST) de Chile que compra por cuenta de gobiernos y servicios, incluso para el sector privado y despliega también servicios de logística. En República Dominicana también se implementó la Central de Abastecimiento y Logística (CAL) como una unidad operativa responsable de las adquisiciones y distribución para el programa de
6 Xxxxxxxx, G-‐“El reto de los Antirretrovirales para VIH/SIDA”. Revista Isalud, Volumen 2 Numero 6 Marzo 2007
Medicamentos Esenciales (PROMESE). Uruguay, a su vez creó primero la Unidad de Compras y Adquisiciones de Medicamentos y Afines (UCAMAE), que luego se convirtió en Unidad de Compras y Adquisiciones (UCA) pero en lugar de hacerlo como una estructura autónoma la implementó como dependencia del Ministerio de Hacienda. Cuando UCA realiza una adquisición por cuenta de un programa o servicio, imputa el costo directamente sobre el presupuesto público correspondiente a la unidad que hace el requerimiento. Más recientemente otro modelo de compra centralizada desde una agencia estatal se implementó en Perú a través de la Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID) del Ministerio de Salud.
• Alianza regional de compras: Los países de América Latina han acumulado experiencia y capacidad para negociar precios y comprar de forma conjunta medicamentos. Entre ellas la experiencia de CARICOM, Centroamérica y las Negociaciones Regionales de ARV llevadas a cabo en Xxxx (0000) x Xxxxxx Xxxxx (2005).
• Una forma más ambiciosa para optimizar precios en las compras públicas es la adquisición conjunta entre diversas naciones. Por esta vía avanza el conjunto de países que integran al Sistema de Integración Centroamericana – SICA- (Panamá, Honduras, Xxxxxxxxx, Xx xxxxxxxx, Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxx x Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx ), buscando contrarrestar el impacto que el Acuerdo comercial DR-CAFTA resolvieron que los países podrían beneficiarse y lograr economías de escala a través de la validación de: (i) políticas y estándares regionales de calidad de medicamentos, lo que reduciría el tiempo de desarrollo de productos y reduciría gastos con testes y ensayos clínicos, obtención de licencias y comercialización y distribución, al permitir la libre circulación de medicamentos en la región; y (ii) un modelo de compra conjunta de medicamentos, lo que permitiría la negociación y la compra de medicamentos a menor costo. Para instrumentar este último fueron seleccionador 36 productos y se ha acordado el diseño de un pliego único de adquisición7..
7 Banco Interamericano de Desarrollo. Protocolo Centroamericano de Control de Calidad y adquisición de Medicamentos (RG-‐T1272). Plan de Operaciones. El xxxxxxxx. BID. 2008.
E. Adquisición Centralizada versus Descentralizada
La compra centralizada o la delegación de la tarea de adquisición a los establecimientos regionales y locales es un asunto de control financiero a nivel de todo el sistema, cuya decisión raramente se toma a nivel del programa de SR. Existen buenos argumentos para ambas opciones: la adquisición centralizada permite una mejor gestión de las existencias nacionales, además de ofrecer economías de escala. La adquisición descentralizada permite la toma de decisiones más cercana al nivel del usuario y (algunas veces) un reabastecimiento más rápido. En los sistemas del gobierno, los anticonceptivos y otros artículos que deben importarse, son comúnmente comprados a nivel central, mientras que, los medicamentos de bajo costo y los suministros médicos, se compran localmente por medio de establecimientos regionales o establecimientos más pequeños. Este asunto se aborda en los Temas complementarios, Sección G: Modelos de Adquisición. Este tema no se profundiza en este módulo.
F. Evaluación de las Opciones
La evaluación debería iniciarse indagando cuáles opciones de adquisición se están utilizando actualmente, si las mismas se consideran satisfactorias y, si no fuera así el caso, por qué no lo son. Por ejemplo, es posible que los productos adquiridos a través de un servicio de suministro internacional no estén disponibles con envases y etiquetados preferido por el programa de SR. O bien, que las comisiones por el uso de un servicio de adquisición cobrados por una agencia internacional o por una agencia estatal puedan resultar demasiado altos para ajustarlos al presupuesto disponible. El material que se presenta en esta sección ayudará a los compradores de productos para la SR a evaluar las alternativas y decidir qué línea de acción seguir.
1.¿Qué es Posible?
De todas las opciones, la adquisición competitiva internacional es la más compleja (se aborda en la Sección D anterior). Por lo tanto, sus requerimientos son utilizados como un marco de organización para observar lo que efectivamente es posible. La tabla titulada “¿Qué es Posible?” (Recuadro 3-III en la página 3-21) enumera los requerimientos e indica los criterios que son aplicables a cada una de las opciones en las cuatro áreas: infraestructura, personal, organización y contexto para la adquisición. También indica el compromiso financiero y los riesgos para el aseguramiento de la calidad que involucran las diferentes opciones. Si, luego de aplicar esta evaluación resulta que un mecanismo directo parece posible, cabe aún plantearse la siguiente pregunta: ¿Es práctico?
2. ¿Qué es Práctico?
Se escribió esta sección bajo la hipótesis de que es posible asumir un mecanismo directo de adquisición, aunque parte de la información puede aplicarse también a la adquisición indirecta. La información es subjetiva, y se pide a los compradores de productos para la SR que apliquen su conocimiento e impresiones personales en la revisión de cuestiones que pudieran limitar el desempeño de la autoridad de adquisición o la percepción xxx xxxxxxx en cuanto a su competencia y ecuanimidad. Esta sección no ofrece un modelo lógico comparativo, pero sí ayuda al lector a que tome decisiones informadas al destacar asuntos específicos que podrían perjudicar el éxito de los esfuerzos de adquisición.
a. Funcionabilidad: ¿Existen cuestiones que pueden afectar la capacidad de desempeño de la entidad contratante?
La entrega puntual requiere un desempeño puntual y competente tanto del comprador como del proveedor. De manera similar, el aseguramiento de la calidad (AC) es responsabilidad tanto del comprador como del proveedor. El análisis de los antecedentes,
las actitudes actuales y los cuellos de botella en el proceso podrá aportar un indicio de los problemas en el sistema que podrían limitar el desempeño del comprador:
• Resistencia de las autoridades a la incorporación de buenas prácticas de adquisición del sector público.
• Proceso de aprobación multinivel y extensas deliberaciones (incluyendo la no objeción del Banco Mundial o del banco Interamericano de Desarrollo, en los casos de compras con recursos de préstamos).
• Historial de:
– Proceso de concesión de registro excepcionalmente largo8.
– Protestas presentadas con respecto a decisiones de concesión.
– Procedimientos para resolución de disputas (en documentos de contrato) no apoyadas por políticas/regulaciones institucionales.
– Licitaciones canceladas.
– Retrasos en el procesamiento de licitaciones; solicitudes de extensión.
– Fondos para realizar pagos por obligaciones contractuales, los cuales no fueron entregados oportunamente9.
– Dificultad en cumplir con las responsabilidades administrativas del contrato, tales como los procedimientos de inspección y aceptación, procedimientos de control de calidad, o bien, revisión y emisión de modificaciones al contrato.
b. Competencia Eficaz: ¿La entidad contratante tiene la capacidad de atraer licitaciones de proveedores internacionales importantes?
Es muy probable que los proveedores internacionales confiables y de buena reputación propongan precios justos y buena calidad en las cantidades y el plazo que se requieren. Cuando se considera una oportunidad para licitar, estos proveedores deben sentirse razonablemente confiados en lo siguiente:
• Una oportunidad de contrato valdrá la pena en cuanto al esfuerzo de la preparación de una licitación—el valor total es atractivo y el cronograma de entrega es factible.
8 La existencia de un historial de problemas con el registro puede ser un indicio de problemas potenciales con cada opción de adquisición. El mismo afecta no solo la viabilidad de la adquisición directa sino también la adquisición indirecta.
9 La existencia de un historial de problemas con la entrega puntual de fondos puede ser un indicio de problemas potenciales con cada opción de adquisición, no solamente con aquellas dentro de la categoría del mecanismo directo. Según un relevamiento regional, en América Latina el plazo para concesión de registro sanitario por parte de las autoridades regulatorias correspondientes puede ir desde uno a 46 meses. Sin embargo, esta situación es cambiante porque la mayoría de los países de la región está buscando fortalecer sus procesos de registro y eso lleva a que en unos casos los plazos se acorten y en otros se alarguen. Xxxxxxx,N; Xxxxx Xxxxxxx, R & Xxxxxx, A.” Generic Drugs Policies in Latin America. Health, Nutrition and Population (HNP) Discussion Paper. World Bank. Washington.D.C. March.2005
• No existen impedimentos trascendentales para una transacción exitosa—ellos recibirán el pago, lo recibirán puntualmente, el contrato será satisfactorio, habrá un recurso legal en caso de controversia y la licencia regulatoria no será un problema.
• La autoridad de contratación es competente y transparente—la licitación no está siendo manipulada de manera fraudulenta, la selección y adjudicación serán imparciales, la entidad contratante cumplirá con sus responsabilidades y respetará los plazos estipulados en la licitación y en los documentos del contrato.
La reputación como pagador, la experiencia del pasado y la información pública disponible relativa a la situación actual de las finanzas, legislativa, política y comercial de un gobierno, contribuyen a la percepción que el mercado tiene en cuanto la competencia y ecuanimidad del comprador. Este es un asunto muy importante, ya que los contratos por altos montos y la presencia de una competencia limitada, algunas veces influyen para que liciten proveedores grandes y con poder en la región, con la expectativa de desafiar cualquier decisión de adjudicación que no sea hecha a su favor. Este escenario siempre causa retraso y gasto extra.
De tal manera, los compradores de productos para la SR deben plantearse la interrogante:
¿Existe algún factor que pudiera limitar la percepción de nuestra competencia y ecuanimidad? La información específica del país con respecto a la calidad de los sistemas de adquisición está disponible al público en varios sitios de Internet; algunos de ellos cobran por el acceso a la información, mientras que otros no tienen costo (por ejemplo, puede obtenerse en el Internet la revisión de evaluación de adquisición de un país realizada por el Banco Mundial o un ejercicio comparativo realizado por el Comité de Asistencia para el Desarrollo [CAD] para un país específico). De manera ideal, el propio sitio de Internet de un gobierno con acceso al público proporciona información en cuanto al marco lógico legislativo y regulatorio que conforma la base legal para garantizar los derechos y responsabilidades de los participantes en el proceso de adquisición. La información acerca de la licencia regulatoria debería encontrarse también en este lugar. Los documentos de licitación que se venden o que de otra manera se proporcionan a las partes interesadas deberían proporcionar normas y requerimientos precisos para acciones específicas de adquisición (incluyendo la evaluación de la licitación y los criterios de concesión), así como las condiciones esperadas del contrato.
3. ¿Cuál mecanismo es más costo-efectivo?
No existe una única y sencilla respuesta a esta interrogante. La respuesta cambiará según la situación y según el producto. Debido a los gastos asociados con la adquisición indirecta, la adquisición directa es generalmente la opción menos costosa para compras de gran volumen. Cualquier costo administrativo adicional relacionado con la actividad de adquisición directa también deberá tomarse en cuenta. Sin embargo, la adquisición indirecta puede añadir valor al obtener costos más bajos del producto o, bien, al garantizar su calidad.
El costo del producto no es el criterio más importante para determinar si una opción de adquisición será “costo-efectiva”. La calidad siempre debe ser lo primero. También se deben considerar la puntualidad y satisfacción en cuanto a todos los aspectos del producto y la transacción potencial. Tanto los retrasos, como las equivocaciones, el reemplazo de productos defectuosos y los empaques dañados, incrementan el costo—luego de concluir el proceso de adquisición.
Además del costo y la calidad, un tercer factor muy relevante es la transparencia y credibilidad de los procesos. La transparencia será función de la medida en que se haga disponible información de los procesos de adquisición y sus resultados a los actores involucrados y a la comunidad en su conjunto10. Las instancias para ello son: a) la publicación de llamados y adjudicaciones en medios gráficos y electrónicos, b) la publicación de los precios, cantidades y calidades de los insumos adquiridos y su destino final, c)la participación formal de organismos de control externo tanto estatales como no gubernamentales y agencias internacionales, en la revisión de todo el proceso de adquisiciones. La búsqueda de transparencia en las adquisiciones públicas es un objetivo en sí mismo, pero también genera sinergias con los otros objetivos porque cuando se logra una mayor difusión de los procesos se consigue reunir una mayor cantidad de oferentes. Además, cuantos más ojos observan los procesos tenderá a haber más recaudos y se evitarán prácticas anticompetitivas como el dumping o la colusión de precios entre oferentes.
4. ¿Quién realizará las tareas de adquisición?
En un contexto tradicional, el personal del programa de SR sería el responsable de las tareas de planificación programática para la SR (Fase 1, Recuadro 3-1), y una unidad de compras separada sería responsable de las tareas del proceso de adquisición (Fase II, Recuadro 3-1) y también de algunas de las tareas de ejecución (Fase III, Recuadro 3-1). Sin embargo, el trabajo puede dividirse de manera que se adapte a la situación, siempre que la persona que esté asignada para realizar las tareas del proceso de adquisición de la Fase II posea las destrezas y el conocimiento apropiado para la opción de adquisición que se ha elegido. En el caso de la adquisición indirecta, las capacidades administrativas usualmente serán suficientes, pero en el caso de una adquisición directa, se requieren más destrezas (la información detallada aparece en la sección de “Personal” en la página 3-27).
5. Otros Factores
Existen varias consideraciones más que pueden afectar la elección de una opción de adquisición:
10 Xxxxx, F."Cómo comprar medicamentos”. En: Más allá de las recetas. Disponible en: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx/xxxx-‐comprar-‐medicamentos. visitado el 23/11/2011.
• Cantidad de tiempo disponible: En el caso de una adquisición de emergencia— por ejemplo, luego de un desastre natural—o situaciones de desabastecimiento imprevisto, la entidad contratante puede necesitar una entrega inmediata o una respuesta a muy corto plazo. Este no es el momento para considerar una competencia internacional, sino quizás para investigar la adquisición a través de un servicio internacional de suministro que tenga la capacidad de abastecer los productos requeridos o para una competencia nacional (ver recuadro 3.III)
• Requerimientos del financiador: En algunos casos, un financiador requerirá que uno u otro producto se adquiera de manera específica. Por ejemplo, adquirir condones a través de un servicio de suministro de las Naciones Unidas en lugar de realizar una adquisición internacional directa.
Recuadro 3.III. Cuando el tiempo apremia
Algunos países de América Latina concretaron en experiencias recientes adquisiciones públicas de alto volumen en tiempo record. Se pueden destacar dos lecciones aprendidas respecto a las modalidades que permiten el abastecimiento inmediato. En primer lugar, las compras electrónicas por subasta invertida cuyo uso se ha extendido en casi toda la región. Se trata de una modalidad de competencia nacional para la selección de oferentes a través de la cual se elige entre proveedores y productos previamente acreditados únicamente en consideración a los precios. Los oferentes conocen los precios que cotizan sus competidores y pueden mejorar su oferta de forma instantánea. Este mecanismo permite maximizar la competencia y transparencia y, en forma simultánea reducir los tiempos del proceso de adquisición. Por ejemplo, Perú logró, a través de la DIGEMID reducir el tiempo de sus compras desde 4 meses a 9 días11.
Una segunda modalidad que permitió abastecer a los servicios de forma rápida sin claudicar el objetivo de maximizar, en forma progresiva, la competencia por precios; consiste en la compra simultánea por dos procesos alternativos. Esto se logra impulsando una competencia nacional por montos reducidos y, en forma simultánea, una licitación internacional. En Argentina como respuesta a la crisis económica del 2001 y 2002 se impulsó un programa de emergencia sanitaria que, entre sus objetivos, buscó asegurar a toda la población sin cobertura de salud y en situación de pobreza el acceso a medicamentos esenciales. Esto se logró en tiempo record (seis meses) reorientando un crédito del Banco Interamericano de Desarrollo para la adquisición de insumos y contratando al PNUD para conducir las adquisiciones el cual desplegó en forma simultánea una licitación nacional y otra internacional. La primera permitió abastecer los servicios de salud para cuatro meses de funcionamiento y así se ganó tiempo para impulsar una segunda licitación, esta vez internacional, por un presupuesto y volumen de unidades mayor, que aumentó la competencia y redujo los costos. Los insumos llegaron en tiempo y forma de manera que permitieron el abastecimiento oportuno y una reducción de costos sostenida12.
Poco después, Paraguay captó esa misma experiencia al reorientar otro préstamo del Banco Interamericano de Desarrollo para la adquisición de insumos en este caso la opción fue la adquisición directa por parte del Programa de Cuidados Sanitarios Básicos, el cual también impulsó una combinación de adquisiciones nacionales e internacionales.
11 Xxxxx Xxxxxxx, V. “La experiencia de compras públicas de suministros médicos en Perú”. Taller Gestión en Medicamentos. Banco Mundial. Xxxxxxxxxxx, 00 XX XXXXX, 0000.
12 Xxxxx, F.“Políticas para promoción del acceso a medicamentos: El caso del Programa Remediar de Argentina”. Nota técnica de discusión de salud 002/2004. Banco Interamericano de Desarrollo. Departamento de Desarrollo Sostenible. División de Programas Sociales. Washington D.C. Enero 2004. Disponible en: xxxx://xxxxxxx.xxxx.xxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx.xxxx?xxxxxxx000000. Visitado el 23/11/2011
G. Evaluación de las Opciones y Consenso
La evaluación de las opciones de adquisición es un proceso más iterativo que estructurado, y se presta a una deliberación en mesa redonda y luego a un consenso de grupo. Es importante recordar que el resultado sirve como información y guía, excepto por una decisión: si puede emprenderse, o no, un mecanismo directo de adquisición, y si fuera así, bajo cuáles condiciones. En los casos en los que se considere que no es factible un mecanismo directo de adquisición, el mismo debería eliminarse con firmeza desde esta etapa.
Si una organización satisface los criterios para un mecanismo de adquisición directa (Sección
F.1 y Recuadro 3-V), y no se encuentran puntos negativos substanciales (Sección F.2), el mismo debería considerar—por producto o clase de producto—cuál de las siguientes opciones sería la más adecuada: licitación internacional, competencia nacional en pequeña escala ó contratación directa. También puede considerarse como una cuarta opción el impulsar una compra con la asistencia de una agencia internacional.
El registro sanitario actúa como una barrera para el ingreso de nuevos oferentes al mercado. De forma que, aún existiendo múltiples oferentes posibles a nivel internacional, solo pueden participar en las adquisiciones públicas aquellos que hayan tramitado registro ante la autoridad regulatoria nacional correspondiente.
Pero en esta decisión hay otros factores que requieren ser evaluados y son exógenas, es decir, no tienen que ver con las capacidades del programa de SR ni del ministerio sino con las condiciones que ofrece el mercado para proveer en tiempo y forma los insumos. Las mismas pueden ser planteadas a través de un degradé de opciones que van desde un extremos en el cual el programa tiene posibilidades de ser abastecido de forma integral por proveedores públicos (integración vertical entre oferta y demanda de suministros a través de fabricas estatales) hasta la total dependencia de proveedores extranjeros. En
el medio existe un abanico de opciones como monopolios de proveedores nacionales y la competencia oligopólica de proveedores que pueden ser solo nacionales, solo extranjeros (productos importados) ó, lo que es más frecuente, de ambos.
Aún en los casos en los que se considera factible un mecanismo directo, no se deberá descartar un mecanismo indirecto. En la medida en la que el proceso de abastecimiento pasa por la elaboración del presupuesto y la planificación/ programación de la adquisición, puede que salga a luz información adicional o que las circunstancias cambien. Considerando las diferentes condiciones xxx xxxxxxx y los ámbitos de la adquisición, un mecanismo combinado puede producir los mejores resultados.
En Guatemala se registró durante la década del noventa una experiencia interesante. El país había incorporado el “contrato abierto” ó una modalidad de competencia nacional en la que participan varias entidades compradoras (servicios y programas del Ministerio de Salud, servicios del Instituto Guatemalteco del Seguro Social y servicios de salud de las fuerzas armadas). En una oportunidad, el Instituto Guatemalteco del Seguro Social insatisfecho con este mecanismo decidió recurrir a la opción indirecta proveyéndose de un conjunto de insumos a través del servicio de abastecimiento internacional de la Organización Panamericana de la Salud y esto le permitió conseguir precios más competitivos porque esta institución cuenta con un catálogo de productos y proveedores preacreditados a nivel internacional y eso le permitía adquirir xx xxxxxxx que no necesitaban contar con el registro de sus productos ante la autoridades nacionales. Sin embargo, esto generó controversias y cuestionamientos ante la posibilidad de que en el país hubiera dos estándares diferentes de seguridad y calidad de los suministros (el establecido por el registro sanitario nacional y el de los proveedores precalificados por la Organización Panamericana de la Salud.
H. Memorándum de Recomendación
El resultado del Elemento 3 será un memorándum para el comité encargado del presupuesto, en donde se le notifica sobre el consenso con respecto a las opciones que se han considerado. En el Recuadro 3.IV se proporciona un formato para el memorándum.
A manera de ejemplo, una organización con moneda convertible y con el deseo de utilizar la adquisición directa (pero con conocimiento y experiencia limitados) puede considerar algo parecido a lo que expone el memorándum en el siguiente recuadro.
Recuadro 3-‐IV. Memorándum sobre Suministros para la Salud Reproductiva
Para: Comité de Presupuesto,Unidad de Salud Reproductiva (SR) Fecha:8 de enero de 2009
De: Gerencia del Programa de Adquisiciones, Unidad de SR
Asunto: Recomendación sobre las Opciones de Adquisición
De acuerdo con nuestras reuniones del 4 y 6 de enero de 2009, la Gerencia del Programa ofrece la siguiente información y recomendación al Comité de Presupuesto:
Tomando en cuenta los requerimientos y limitaciones potenciales del mecanismo directo y del indirecto para la adquisición de suministros para la SR requeridos en el año fiscal 2010, consideramos:
El mecanismo directo hacia la adquisición es Factible
Factible si se recibe asistencia
No es factible
Nuestras sugerencias para la adquisición de productos para la SR del 2010 son las siguientes:
Condones El servicio de suministros de la Organización de las Naciones Unidas requiere un 5 por ciento de cargos y un anticipo en efectivo, gestionado por el personal de adquisición/logística de SR debido a su alto valor y el plazo delicado.
Anticonceptivos Adquisición competitiva internacional a cargo del personal de Orales (AO) adquisiciones/logística de SR, limitada a los fabricantes/productos
precalificados por la Organización Mundial de la Salud. Se requiere asistencia técnica.
Dispositivos Competencia nacional por sugerencia del financiador del gobierno.
Intrauterinos Alternativa: Organización de las Naciones Unidas o servicio de suministros no gubernamental.
Anticonceptivos Adquisición competitiva internacional a cargo del personal de Inyectables adquisiciones/logística de SR y otros. (Igual que los AO.)
Implantes Contrato central de fuente única a cargo del personal administrativo.
Productos Competencia local en pequeña escala (compra local) a cargo de Farmacéuticos unidades descentralizadas de SR.
I. Material de Referencia
1. Listas de verificación y Formularios
La tabla con el título “¿Qué es Posible?”, Recuadro 3-3, enumera las opciones de contratación e indica cuáles criterios son aplicables a cada una de las nueve opciones en seis diferentes áreas: infraestructura, personal, organización, contexto para la adquisición, compromiso financiero y el factor de riesgo de AC. Los criterios enumerados requieren cierto juicio, pero son básicamente objetivos y están orientados hacia dos distintas respuestas, “sí” o “no”. Por lo tanto, se proporciona una columna que lleva el título “Sí/No” para que el comprador de productos para la SR evalúe las opciones. Las respuestas marcadas con un “No” para cualquiera de los criterios enumerados, indican que las opciones marcadas con “xxx” probablemente no son viables. Las opciones que muestran cualquier otro de los símbolos x son estimaciones ponderadas en cuanto a la importancia que tienen esos requerimientos, e indican que pueden ser necesarios, pero en menor grado. Después de la tabla aparece una clave que describe los diferentes niveles de los símbolos x y sus significados.
3
Recuadro 3.V:¿Qué es Posible?
Opciones Directas | Opciones Indirectas | |||||||
CRITERIOS | Sí/No | Licitación. Internacional . | contratación directa | Competencia nacional | Servicio Internacional de suministros | Compra a través de Agencia internacional. | Agencia Estatal | Alianzas para compras |
Infraestructura | ||||||||
Acceso a divisas | xxx | xxx | xxx | xxx | x | xxx | ||
Acceso a banca internacional | xxx | xxx | xxx | xxx | x | xxx | ||
Acceso a Internet | xx | xx | x | x | ||||
Acceso a inspección servicios internacionales de inspección/pruebas | xxx | xx | x | |||||
Acceso a servicios de despacho de aduanas | xxx | xxx | xxx | xxx | x | xxx | ||
Personal | ||||||||
Tiempo y compromiso del personal | xxx | x | xx | x | ||||
Suficiente financiamiento para mantener al personal | xxx | xx | ||||||
Inglés u otro idioma de negocios | xxx | xxx | x | x | ||||
Conocimiento y habilidades en adquisiciones | xxx | xx | ||||||
Experiencia/recursos técnicos | xxx | xx | ||||||
Habilidades en computación | xxx | x | ||||||
Asistencia técnica en la medida en que se necesite | xxx | |||||||
Organización | ||||||||
Cadena de autoridad definida | xxx | xxx | xx | |||||
Poder formal para contratar en su nombre | xxx | xxx | xx | |||||
Alcance para la cooperación oficial con la ARN | xxx | xxx | x | xxx | xxx | x | ||
Contexto para Adquisición | ||||||||
Procedimientos escritos | xxx | xxx | x | |||||
Documentos de licitación y contratos | xxx | xxx | x | |||||
Comité de Evaluación Independiente | xxx | (x) | ||||||
Mecanismo para agravios/protestas | x | (x) | ||||||
Mecanismopara publicación de licitaciones/concesiones | x | x | (x) | |||||
Compromiso Financiero | ||||||||
Pago anticipado | xxx | xxx | x | x | ||||
Cargos por pagar | xxx | xxx | xxx | xxx | ||||
Rango de valor de la adquisición | alto | medio alto | medio bajo | cualquiera | medio alto | cualquiera | cualquiera | |
Factor de Riesgo de AC | neutral | neutral | incremento | disminución | disminución | incremento | disminución | |
a. Información para la Tabla “¿Qué es Posible?”
Infraestructura
Acceso a moneda extranjera
Cuando la moneda circulante del país del vendedor es diferente de la moneda circulante del país del comprador, existe el riesgo de que la diferencia en el valor—la tasa de cambio— cambie desde que se presenta la cotización/oferta y el momento del pago. Alguien debe asumir este riesgo, y es normal para que el comprador lo asuma al estipular en el contrato que pagará en la moneda circulante del país del vendedor. Esta es la razón por la que los compradores deben tener la facilidad de conseguir divisas.
Las divisas no representan un problema en los países desarrollados, ya que las instituciones bancarias cuentan con acceso rápido a todas las monedas extranjeras, y las tasas de cambio se encuentran universalmente disponibles cada minuto. Los compradores con frecuencia se aseguran personalmente contra pérdidas a causa de la fluctuación en el valor de la moneda circulante consolidando una tasa de cambio tan pronto como se finaliza un compromiso, como por ejemplo, la compra de las divisas o un contrato de futuros.
El acceso a divisas puede representar un problema en las economías de los países en vías de desarrollo si las monedas circulantes no son comercializadas ampliamente en el mercado internacional de divisas. En este caso, los bancos nacionales deben confiar en las reservas de divisas, las cuales con frecuencia son limitadas. Las limitaciones se superan de muchas formas, incluyendo los arreglos de lotería y las restricciones en cuanto a la cantidad de divisas, si existe alguna, que una persona o entidad puede obtener en un período de tiempo específico.
Acceso a la banca internacional
Debe existir una forma en la que un comprador en un país le pague a un vendedor en otro país sin tener que entregar efectivo personalmente. En los países en desarrollo, los vendedores con frecuencia solicitan algún tipo de garantía de que recibirán su pago antes de comprometer sus recursos de fabricación. En América Latina es más frecuente que la situación sea la inversa, donde es el comprador quien requiere una garantía del cumplimiento por parte del oferente. El sistema bancario internacional proporciona respuestas a estas dos necesidades a través de diferentes medios, siendo el más común una garantía de seriedad de la oferta. Una garantía de seriedad de la oferta es un documento provisto por una de las partes que compromete a una entidad bancaria o aseguradora a resarcir a la otra parte en caso de incumplimiento. El banco guarda una garantía depositada por el comprador (y/o vendedor) y actúa como una tercera parte independiente. La
confianza en la viabilidad y credibilidad financiera del banco constituye la piedra angular de esta modalidad de pago.
En los países de menor desarrollo se suele exigir que los contratos internacionales recurran a garantías de bancos internacionales, con frecuencia establecido en el país del vendedor. Los bancos nacionales en los países en vías de desarrollo usualmente no califican para esto. Sin embargo, algunos bancos en países en vías de desarrollo tienen relación de corresponsalía con bancos internacionales importantes, lo que les permite cumplir con los servicios requeridos, o bien puede que exista una sucursal de un banco internacional importante que tenga operaciones dentro del país en cuestión.
El problema surge cuando (a) un gobierno requiere que sus unidades de adquisición utilicen su banco nacional o (b) cuando no existe banco comercial con el tipo de relación de corresponsalía o alguna sucursal de las que se mencionaron anteriormente.
Cuando la adquisición se realiza por la opción indirecta la garantía del comprador al oferente se hace innecesaria porque, en general, el gobierno o programa comprador debe realizar un pago por anticipado a la agencia internacional de compras que hace la intermediación.
Acceso a Internet
El comercio internacional utiliza el Internet de una u otra manera: para información, para comunicación y, recientemente, para relaciones bancarias, adquisiciones y sistemas de control de inventarios. Aunque no se requiere estrictamente, la falta de acceso a Internet es una desventaja significativa para las entidades contratantes.
Acceso a servicios internacionales de inspección y pruebas
La calidad y seguridad de los anticonceptivos y medicamentos esenciales es una preocupación crítica. La Organización Mundial de la Salud (OMS) recomienda que en todos los envíos de condones (vea la Sección 1.2.b) se realice una inspección y pruebas previas al envío a cargo de una tercera parte independiente, así como también para otros productos bajo ciertas circunstancias y en un grado distinto. En algunos casos, los gobiernos de países en vías de desarrollo requieren que sus entidades de adquisición hagan uso de entidades de inspección y pruebas nacionales o del gobierno, aún cuando las mismas puedan no estar equipadas o lo suficientemente capacitadas para proporcionar los servicios especializados requeridos.
Acceso a servicios de despacho de aduanas
Todos los productos que llegan a una frontera internacional deben ser liberados por el servicio de aduanas para que entren a un país. Los retrasos en el procesamiento del
papeleo requerido y las equivocaciones en procedimientos pueden ser costosos para un programa de SR, considerando que los cargos por sobrestadía (almacenamiento) empiezan a acumularse después de solamente unos cuantos días. Además, los productos pueden estar en riesgo de dañarse o ser objeto de robo durante este período. Para el comprador de productos para la SR es mejor contratar a un agente que tenga experiencia en el despacho de aduanas. Considerando que el tiempo es de vital importancia, los acuerdos contractuales deben estar establecidos antes de que los productos lleguen, proporcionando así una ventana para resolver cualquier problema que pueda surgir (por ejemplo, el cumplimiento con los requerimientos del gobierno).
Personal
Tiempo y compromiso del personal
El ciclo de adquisición para anticonceptivos dura alrededor de 12 meses, pero puede extenderse hasta los 18 meses. El personal debe estar disponible a lo largo de todo este período para encargarse de las tareas requeridas. Los días/horas reales requeridas dependen de la opción de adquisición elegida y de la cantidad de contratos de adquisición por separado que estén involucrados. Una competencia internacional única requiere de una inversión sustancial de tiempo y atención que puede sumar lo equivalente a un trabajo de tiempo completo durante varias semanas durante las etapas iniciales y nuevamente después de que las ofertas sean abiertas. Con la salvedad de que existen enormes diferencias de una organización a otra y entre personas, un estimado inicial puede ser de medio tiempo hasta tres cuartos de jornada sobre una base anual para una persona con experiencia relevante y compromiso comprobable hacia la tarea.
Suficiente financiamiento para mantener al personal
Vea los temas anteriores. El salario y las instalaciones de oficina para dos personas pueden cubrir las tareas de adquisición para un suplemento completo de suministros para la XX.
Xxxxxx u otro idioma de negocios
Cualquier transacción internacional requerirá alguna comunicación en un idioma de uso común. La única excepción podría ser una adquisición a través de una agencia de la Organización de las Naciones Unidas con presencia dentro del país, ya que por lo menos parte del personal de la Organización de las Naciones Unidas sería bilingüe. Mientras más sofisticada sea la transacción, mayor será el requerimiento de un idioma de negocios en común. La competencia internacional no puede emprenderse si no se cuenta con la capacidad de una comunicación clara, tanto oral como escrita.
Conocimiento y habilidades en adquisiciones
¿Qué necesitaremos saber para realizar la adquisición en nuestro propio nombre; es decir, usando un mecanismo directo para la adquisición?
• Ciclo de adquisición.
• Principios para una buena adquisición a nivel del sector público.
• Políticas y procedimientos:
– Métodos de Adquisición.
– Criterios de elegibilidad.
– Requerimientos regulatorios locales y ámbito.
– Mecanismos de AC.
– Reglamentos de publicidad y plazos.
– Reglamentos relativos a la participación (licitación).
– Documentación de licitación y especificaciones técnicas.
– Condiciones estándar de un contrato.
– Presentación, recepción y apertura de ofertas.
– Procedimientos para revisión de reclamos.
– Reglamentos relativos a la selección cualitativa (criterios y concesión).
¿Qué necesitaríamos hacer?
• Ayudar con cálculos de costos Y presupuestación de la adquisición.
• Si fuera necesario, elaborar precalificaciones.
• Elaborar documentos de licitación, incluyendo las condiciones del contrato.
• Evaluar ofertas.
• Firmar el contrato.
• Iniciar la garantía de seriedad de la oferta.
• Monitorear el cumplimiento del contrato (incluyendo el pago, transporte, entrega y entrada a aduanas).
• Calcular y aplicar penalidades por incumplimientos del contrato (en ambas partes comprador y vendedor)
• Iniciar la inspección/pruebas, según proceda.
Experiencia/recursos técnicos
Las especificaciones redactadas en el lenguaje técnico de la industria y presentadas en un formato ampliamente aceptado son muy importantes para el éxito de un esfuerzo de adquisición, como también lo es una evaluación informada de las ofertas técnicas y los informes de inspección/pruebas. Con frecuencia las entidades de adquisiciones no cuentan
con la experiencia interna exhaustiva que es necesaria para garantizar que todos estos asuntos son abordados de forma apropiada sino que, en lugar de esto, hacen los arreglos necesarios para tener acceso a los recursos adecuados.
Habilidades en computación
Los documentos de licitación y los contratos ampliamente utilizados de manera internacional cuentan con las cualidades del procesamiento moderno de texto. Las cláusulas y formatos estándar son copiados dentro de un nuevo archivo en el cual el usuario completa los datos específicos necesarios. La evaluación y comparación de ofertas también puede simplificarse utilizando una hoja de cálculo computarizada (por ejemplo, Microsoft Excel).
Asistencia técnica en la medida en que se necesite
Para que un mecanismo directo a la adquisición sea posible, puede ser necesario contar con orientación y capacitación. El interés y el deseo—así como la aprobación de la gerencia— también deberán estar presentes.
Algunas veces la asistencia técnica para la adquisición está disponible por medio de una ONG o programa donante, a través de un contrato de consultoría, o bien podría estar incluida en los servicios de un APA. Las necesidades exactas podrían determinarse a través de una evaluación.
Organización
Una cadena de autoridad definida
Una entidad de adquisición necesita una cadena de autoridad definida para que sus muchas acciones estén apoyadas y/o validadas para saber en dónde empieza y termina su responsabilidad, y para conocer a quién acudir en busca de los componentes del proceso de suministro que están fuera del área de desempeño a su cargo.
La cadena de autoridad organizacional con frecuencia se plasma en un organigrama que presenta los distintos niveles y divisiones de responsabilidad y sus relaciones—mientras más grande la organización más compleja es la gráfica. Usualmente se prepara una versión resumida que muestra únicamente los elementos principales para el público, mientras que las gráficas detalladas para cada unidad se utilizan de manera interna para definir las líneas jerárquicas y la autoridad para las decisiones. Aparte de esto, las descripciones de puesto especifican quién supuestamente realiza cada cosa y quién debe buscar cada puesto como su autoridad y para la toma de decisiones.
Autoridad formal para contratar
La entidad contratante debe estar autorizada para contratar y comprometer fondos en nombre de la organización que representa. Para este propósito, en algunas estructuras
gubernamentales se utiliza una delegación formal de poderes financieros. Esto especifica los umbrales financieros en los que la autoridad se mueve hacia el próximo nivel de forma ascendente o descendente.
Ámbito para cooperación oficial con la autoridad regulatoria nacional
La autoridad regulatoria nacional (ARN) (o la autoridad regulatoria de medicamentos) en cada país emprende algún tipo de proceso para emitir registros sanitarios para proteger a la población de productos farmacéuticos, anticonceptivos y dispositivos médicos peligrosos.
Las ARN prohíben que los productos sin registro sanitario circulen en sus países y buscan la ayuda de los servicios de aduanas nacionales para la observancia de estas disposiciones. Los procedimientos regulatorios para obtener los registros sanitarios pueden ser complejos, prolongados y costosos para el fabricante, por lo que, aquellos que no tienen presencia en un país, se muestran reacios a iniciar el proceso hasta que, y solamente si, un contrato está garantizado13. Dado el tiempo que puede llevar la obtención de una licencia, este asunto amenaza la entrega puntual del producto y limita la competencia.
Las entidades de adquisición de productos para la SR deben ser capaces de comunicarse con el personal de las ARN a fin de proporcionarles información precisa relativa a los requerimientos de registro en los documentos de licitación. Ellos también necesitan permanecer actualizados en cuanto a los productos que ya están registrados y asegurarse de que las especificaciones de adquisición reflejen los requerimientos regulatorios actuales. De manera típica, la ARN posee mucha autonomía dentro del Ministerio de Salud. En los casos de Argentina (ANMAT), Brasil (ANVISA) y Colombia (INVIMA) se trata de agencias autónomas (de administración indirecta y con presupuesto propio), en El Xxxxxxxx el Registro es competencia del Consejo Nacional de Salud que es un órgano colegiado integrado por representantes del Ministerio de Salud pero también de las entidades gremiales profesionales. En el resto de los países de la región la ARN es una dirección en dependencia directa del Ministerio de Salud Nacional.
Contexto para la buena adquisición en el sector público
Procedimientos escritos
Los procedimientos escritos ayudan a garantizar un proceso de adquisición sin tropiezos y una aplicación consistente de las normas y guías, así como una interpretación estandarizada. Se recomienda que se documenten formalmente los procedimientos escritos como procedimientos operativos estándar (XXX). Los XXX proporcionan un conjunto claro de instrucciones o pasos que el personal de adquisiciones puede seguir para así garantizar que el proceso de adquisición es implementado conforme a los requerimientos legislativos y
13 Ver nota al pie de página Nro 8
regulatorios, y que se mantiene dentro de las buenas prácticas de adquisición.Vea los Temas Complementarios, Sección L: Procedimientos Operativos Estándar, para más información acerca de los XXX.
Documentos de licitación y contratos
Los documentos de licitación y contratos estándar que reflejan los principios y procedimientos de la buena adquisición en el sector público deben estar disponibles para el comprador de productos para la SR y para otras personas en un sitio de Internet con acceso público—especialmente si una organización gubernamental es la compradora de los productos para la SR. La disponibilidad de documentos estándar agiliza el proceso para los compradores y ayuda a garantizar que todo lo necesario esté incorporado. Para los proveedores, los documentos disponibles al público proporcionan confianza en la competencia y ética de la entidad contratante.
Comité independiente de evaluación
Los individuos que evalúan las ofertas y seleccionan la oferta ganadora deben ser independientes del personal de adquisiciones que desarrolla los documentos de licitación y que se encarga del proceso competitivo. Esto ayuda a evitar las prácticas corruptas, fraudulentas e injustas.
Mecanismo para observaciones y reclamos
Los oferentes que consideren que el proceso de adquisición no ha sido justo deben ser escuchados y los cargos presentados deben evaluarse. Esto mejora la confianza xxx xxxxxxx en cuanto a la autoridad contratante y tiende también a desalentar la corrupción.
Mecanismo para publicación de licitaciones y concesiones
La publicación de licitaciones sirve para incrementar la competencia a través de una amplia circulación de oportunidades para licitar. La publicación de las concesiones sirve para notificar a los oferentes que no ganaron. Ambas publicaciones tienden a desanimar la corrupción, confabulación y otras prácticas fraudulentas a través de la divulgación pública.
Compromiso financiero
Adelantos en efectivo
Cuando las adquisiciones se concretan a través de opciones indirectas como de agencias de la Organización de las Naciones Unidas (PNUD, UNOPS, UNFPA, UNICEF y OPS) y algunos otros servicios de suministro requieren adelantos en efectivo en dólares americanos. Algunos gobiernos y ONG poseen normativas estrictas que no permiten pagos de adelantos en efectivo. Este es un punto a investigar cuando se evalúan diferentes opciones de adquisición.
Comisiones por intermediación
Casi todas las opciones de adquisición de mecanismo indirecto requieren el pago de cargos o comisiones para sufragar los costos administrativos en los que incurre el intermediario. Constituyen una excepción algunas agencias de compras estatales que no cobran comisiones por sus servicios. Estos honorarios pueden incrementar el costo total del producto y será necesaria su consideración cuando se evalúen las opciones de adquisición. Los honorarios pueden ser compensados con la disminución en los costos del producto. Lo más frecuente en América Latina es que los costos de transacción que generan dichas comisiones resulten compensados por las exenciones impositivas que las agencias de las Naciones Unidas obtienen en sus adquisiciones, de modo que, aún pagando una comisión que suele ir del 3% al 5% del presupuesto de la adquisición, esto resulte inferior al costo tributario.
Rango del valor de la adquisición
Algunas opciones de adquisición son apropiadas para valores altos y otras para valores bajos o medios, con base en la cantidad de trabajo que las mismas involucran. La licitación internacional, por ejemplo, generalmente se reserva para adquisiciones de alto valor, ya que involucra un trabajo intenso y procesos más largos (de hasta 12 meses).
Factor de riesgo de AC
El riesgo relativo en cuanto a recibir productos de menor calidad se considera en las nueve opciones con base en la proximidad al fabricante y a un nivel de rutina de AC asumido (o conocido) que es efectuado por el comprador original. Una anotación que lea “neutral” indica que el riesgo relativo no es inherente a la opción, sino que dependerá de las acciones del comprador de productos para la SR.
Recuadro 0.XX. Formato del Memorándum de la Comisión de Suministros para el responsable del Programa de Salud Reproductiva
Memorándum de Suministros para la Salud Reproductiva
Para:
De: Adquisiciones Asunto:
Fecha:
Conforme a nuestras reuniones del ,
ofrece la siguiente información y recomendación para :
Tomando en cuenta los requerimientos y las limitaciones potenciales del mecanismo directo y del indirecto para la adquisición de los suministros para la salud reproductiva (SR) requeridos en el año fiscal , consideramos:
Que el mecanismo directo hacia la adquisición es Factible
Factible si se proporciona asistencia No es factible
Nuestras sugerencias a para la adquisición de productos para la SR son las siguientes: Condones
Anticonceptivos orales
Dispositivos intrauterinos
Inyectables
Implantes
Otros productos farmacéuticos
2. Sitios en Internet
a. Buena Adquisición en el Sector Público
Guidelines—Procurement Under IBRD [International Bank for Reconstruction and Development] Loans and IDA [Foundation] Credits (International Bank for Reconstruction and Development/World Bank, 2004). Español: Lineamientos— Adquisición bajo los Préstamos del BIRF (Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento) y Créditos de IDA [Foundation] (Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento/Banco Mundial, 2004). Estas guías establecen las normas y procedimientos que se deben seguir en la adquisición de productos financiados a través de programas y proyectos del Banco Mundial. Este es el típico ejemplo de la buena adquisición en el sector público.
xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXXXXXXXXXX/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx-Xxx- 2004.pdf
World Bank Standard Bidding Document: Procurement of Health Sector Goods. (revised August 2008). Español: Documento Estándar de Licitación del Banco Mundial: Adquisición de Productos del Sector de Salud (revisado en agosto de 2008). Este documento se redactó para que lo usen compradores para presentar ofertas en una licitación y así proveer, a través de licitación internacional, productos farmacéuticos, vacunas, condones, suplementos nutricionales y fórmulas hormonales orales e inyectables para anticoncepción. Incluye las cláusulas necesarias para garantizar la calidad y seguridad del producto, y aborda los requerimientos para obtener una licencia o registro sanitario emitido por la ARN. xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXX/XXXXXXXX/XXXXXXXX/XXXXXXXXXXX/0,,xxxxxxxXX K:21890171~menuPK:84284~pagePK:84269~piPK:60001558~theSitePK:84266~isCURL:Y,00
.html
Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD)/DAC Guidelines and Reference Series: Harmonising Donor Practices for Effective Aid Delivery—Volume 3: Strengthening Procurement Capacities in Developing Countries (2005). Español: Lineamientos y Serie de Referencias de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE)/DAC: Armonización de las Prácticas de Donantes para la Entrega Eficaz de Ayuda—Volumen 3: Fortalecimiento de las Capacidades en Adquisición en los Países en vías de Desarrollo (2005). Este documento es un estándar internacional acordado para sistemas de adquisición nacional y su evaluación correspondiente (La Declaración de Johannesburgo, 2004).
xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxxx/00/00/00000000.xxx
Methodology for Assessment of National Procurement Systems (OECD/DAC, Version 4, 2006). Español: Metodología para la Evaluación de Sistemas Nacionales
de Adquisición (OCDE/DAC, Versión 4, 2006). Esta es una herramienta de umbral y evaluación para sistemas de adquisición pública (La Declaración de París, 2005).
xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxxx/0/00/00000000.xxx
b. Inspección y Pruebas
The Male Latex Condom: Specification and Guidelines for Condom Procurement (WHO/UNFPA/Joint United Nations Programme on HIV/AIDS [UNAIDS], 2003). Español: El Condón de Látex para el Hombre: Especificación y Guías para Adquisición de Condones (Programa Conjunto de las Naciones Unidas/OMS/UNFPA para el VIH/SIDA [ONUSIDA], 2003)
Este documento, desarrollado por la OMS, está diseñado para proporcionar un conjunto de especificaciones de compra y guías de adquisición que garantizan el nivel más alto de aseguramiento de la calidad para condones, consistente con compras de grandes volúmenes, las necesidades de diferentes poblaciones, las condiciones ambientales adversas y la probabilidad de condiciones de almacenamiento no óptimas. Recomienda la precalificación de fabricantes primarios y la prueba lote por lote para verificar el cumplimiento antes del envío de los condones desde el país de fabricación. El documento también proporciona una lista de fabricantes y laboratorios para realizar la prueba, solamente para fines informativos. El hecho de que aparezcan en este listado no implica que estén aprobados por la OMS, UNFPA u ONUSIDA.
xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx_xxxxxxxx/0000000000/xx/
c. Acceso a Información específica de un país
• Ejemplo de un sitio en Internet del gobierno que es de acceso público
Se puede encontrar una lista completa de documentos del Gobierno de Bangladesh relacionados con adquisiciones en la siguiente dirección: xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/, o bien, se puede ingresar a través de la siguiente dirección: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/ y elegir Ministerio de Planificación: Unidad Técnica Central de Adquisiciones.
• Informes de evaluación del Banco Mundial relativos a adquisiciones en el país Disponible al público en la siguiente dirección: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXX/XXXXXXXX/XXXXXXXX/XXXXXXXXXXX/0,, contentMDK:20108359~menuPK:84285~pagePK:84269~piPK:60001558~theSitePK
:84266,00.html.
• Ejemplo de un sitio en Internet para obtener información de un país y tarifas International Strategic Analysis es un proveedor de análisis internacional xx xxxxxxx, previsión económica e inteligencia a nivel del país para muchas de las compañías, organizaciones y gobiernos líderes en el mundo.
d. Servicios de Suministros y Agencias Internacionales (ejemplos)
• Crown Agents es una compañía internacional que proporciona servicios y capacitación en áreas múltiples, incluyendo adquisiciones. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx
• IDA Foundation es proveedor no lucrativo de medicamentos esenciales y suministros médicos.
• El UNFPA opera un servicio mundial de adquisición para compradores de anticonceptivos y productos relacionados en el sector público. xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx.xxx
e. Alianzas para compra (ejemplo)
El Servicio de Adquisiciones Farmacéuticas de la OECO es un ejemplo de una alianza para compras autofinanciada del sector público (limitada a los países que conforman la OECO). Esta alianza sufraga sus costos de operación a través del recargo del 15 por ciento.
xxxx://xxx.xxxx.xxx (presione el enlace de “servicios de adquisiciones farmacéuticas”)
J. Evaluación del Aprendizaje
1. ¿Cuáles son los dos mecanismos de adquisición principales que un comprador puede considerar cuando evalúa las opciones de adquisición?
2. Bajo un mecanismo directo a la adquisición, ¿qué opciones de adquisición aplican más a los productos para la SR?
3. Bajo un mecanismo indirecto a la adquisición ¿qué opciones de adquisición aplican más a los productos para la SR?
4. ¿Cuáles son las cuatro categorías principales de criterios que un comprador debe evaluar cuando determina si es posible o no un mecanismo de adquisición directa?
5. ¿Cuáles son las dos categorías principales de asuntos que un comprador debe considerar cuando determina si un mecanismo de adquisición directa es práctico?
6. ¿Cuál mecanismo de adquisición es con frecuencia más costo-efectivo?
7. ¿Cuáles son las otras consideraciones que podrían afectar la elección de una opción de adquisición?
Respuestas a las Preguntas de Evaluación
1. Los dos mecanismos principales hacia la adquisición son el mecanismo directo y el mecanismo indirecto. Vea la Sección D.
2. Las opciones de adquisición que más aplican a los productos para la SR bajo el mecanismo directo son la competencia internacional, la competencia internacional usando un APA, la adquisición de una única fuente y la competencia nacional en pequeña escala. Vea la Sección D.1.
3. Las opciones de adquisición que más aplican a los productos para la SR bajo el mecanismo indirecto son el servicio de suministro internacional, las agencias de adquisición internacional, las agencias internacionales de adquisiciones, el servicio de adquisición paraestatal y la alianza regional para compras. Vea la Sección D.2.
4. Los cuatro criterios principales que deben evaluarse cuando se determina si es posible o no un mecanismo directo, son la infraestructura, el personal, la organización y el contexto para la adquisición. Vea la Sección F.1.
5. Los dos asuntos principales que un comprador debe considerar para verificar si un mecanismo directo es práctico son la funcionalidad y la competencia eficaz. La funcionalidad aborda si existen asuntos que puedan afectar la habilidad de desempeño de la entidad contratante. La competencia eficaz aborda si la entidad contratante tiene la habilidad de atraer ofertas de proveedores internacionales importantes. Vea la Sección F.2.
6. La opción de la adquisición directa es con frecuencia más costo-efectiva. Vea la Sección F.3.
7. Otras consideraciones que pudieran afectar la elección de una opción de adquisiciones sería la persona que llevará a cabo la adquisición, el tiempo disponible y los requerimientos del financiador. Vea las Secciones F.4 y F.5.
Los indicadores de desempeño miden y evalúan el éxito frente a un objetivo específico. El proceso inicia con la selección de los indicadores de desempeño que son relevantes para el ámbito de la adquisición. A esto le sigue la identificación y recolección de datos adecuados para cada indicador de desempeño a fin de establecer una línea de base sobre el nivel de desempeño en el país. Luego de haber implementado la capacitación y las acciones correctivas, se evalúan los mismos indicadores de desempeño para determinar el nivel revisado de desempeño. En la Guía de Evaluación de Adquisiciones aparece más información sobre cómo realizar una evaluación.
Los siguientes indicadores de desempeño pueden utilizarse para monitorear y evaluar aspectos clave de este módulo:
1. La organización de adquisiciones implementó una evaluación de las opciones de adquisición para adquirir productos para la SR.
2. Porcentajes del valor de la adquisición que fueron adquisiciones directas y adquisiciones indirectas.
3. Porcentajes del valor de la adquisición que fueron adquiridos a nivel centralizado y descentralizado.
AC Aseguramiento de la Calidad. Vea los Temas Complementarios, Sección H: Aseguramiento de la Calidad del Producto, en donde encontrará más información.
Adquisición Centralizada
El gobierno posee, financia y maneja la cadena de abastecimiento para el sistema de salud del sector público. Las adquisiciones se manejan a nivel central.
Adquisición Directa El comprador celebra un contrato para la compra
de productos directamente con un fabricante o su representante.
Adquisición Descentralizada
Los diferentes niveles de responsabilidad para una adquisición se manejan a nivel regional, distrital, municipal o incluso a nivel del establecimiento.
Adquisición Indirecta El comprador celebra contratos para adquirir
productos a través de un intermediario que ha comprado o que le comprará directamente a un fabricante.
Agente Un término de abastecimiento para un contratista independiente autorizado por un fabricante para promover y vender los productos del fabricante dentro de un área geográfica designada. Con frecuencia, se contrata a un agente para representar a varios fabricantes de productos que no compiten entre sí.
Agente de aduanas Un agente profesional autorizado, designado por
un importador para la liberación de embarque (consignación) que proviene del extranjero a través de las autoridades del puerto y de aduanas.
ARN Autoridades Nacionales de Reglamentación (lo mismo que autoridades regulatorias de medicamentos): Una entidad independiente del gobierno responsable de establecer procedimientos para garantizar que los medicamentos destinados a utilizarse en el país son seguros, potentes y eficaces.
AO Anticonceptivo oral.
Autoridad regulatoria de medicamentos
Lo mismo que la autoridad regulatoria nacional: Una entidad independiente del gobierno, responsable de establecer procedimientos para garantizar que los medicamentos destinados a utilizarse en el país son seguros, potentes y eficaces.
Banco Mundial El Grupo del Banco Mundial ofrece préstamos, asesoría y una variedad de recursos personalizados para más de 100 países en vías de desarrollo y países en transición.
BIB El Banco Interamericano de Desarrollo ofrece préstamos asesoría y una variedad de recursos personalizados a todos los países de América Latina y el Caribe.
CAD Comité de Ayuda al Desarrollo: En la actualidad trabaja para fortalecer las capacidades de adquisición en países en vías de desarrollo bajo el auspicio del Banco Mundial y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico.
Cargos por sobrestadía (demora)
Garantía de seriedad de la oferta ó Carta de Crédito
( L/C por sus siglas en inglés)
Cargos impuestos por un transportista, agente de navegación o agente de aduanasalconsignatario (comprador) por demoras más allá del tiempo permitido o acordado para desembarcar y/o retirar los productos de las instalaciones del puerto.
Un arreglo realizado por los bancos para establecer transacciones comerciales; específicamente, una promesa por escrito que el banco le extiende al vendedor, conforme a las instrucciones del comprador (respaldada por un depósito en efectivo) para pagar por completo una cantidad de dinero dentro de un límite de tiempo prescrito, cuando y con la condición de que el vendedor presente los documentos especificados que ofrecen la evidencia de su cumplimiento.
También se utiliza en el sentido inverso. Es decir, una garantía bancaria que el vendedor le ofrece al comprador para demostrar que su oferta es seria.
Certificado de Conformidad
Emitido por un fabricante o un gobierno cuando los bienes que se importarán a un país ya son fabricados en ese país. El mismo indica que no existe objeción en cuanto a los bienes que son importados.
Ciclo de adquisición La secuencia repetitiva de pasos en un proceso de
adquisición, empezando, por lo general, con la fase inicial de planificación y finalizando con la posesión de los productos.
Componente Una función o proceso importante que ocurre dentro de un elemento del proceso de abastecimiento para la salud reproductiva. Cada módulo de la Serie de Herramientas se enfoca en un elemento.
Contrato Un acuerdo celebrado entre dos partes para la realización de cierta actividad (por ejemplo, compra-venta, construcción, oferta de servicios, etc.)
Criterios Puntos, estándares, cualidades y/o requerimientos específicos conforme a los cuales se evalúa algo.
Documentos de Licitación
La descripción y el conjunto de términos y condiciones por escrito de una posible compra, la cual es distribuida por el comprador potencial a los vendedores potenciales.
Eficiencia La capacidad de un medicamento para producir efectos terapéuticos científicamente comprobados.
Elegibilidad (criterios) Se refiere a que no se le excluye de participar en
la competencia para obtener contratos en general, a causa de nacionalidad, prohibición, falta de aprobación regulatoria, etc.
Elemento Una de las diez actividades clave generales operativas en el proceso de suministro de salud reproductiva.
Empaque La envoltura primaria y rotulada de un producto.
Entidad Un término legal y de negocios utilizado para describir algo que existe y funciona como un órgano separado y distinto (por ejemplo, una corporación, el Ministerio de Salud o un comité).
Especificación Una descripción definitiva del producto a adquirir.
Estimar Calcular anticipadamente.
Fase Una división natural de los diez elementos del proceso de abastecimiento en tres partes secuenciales: planificación programática, proceso de adquisición y cumplimiento del contrato.
Financiador Organización (o persona) que provee fondos para un proyecto, programa o propósito específico.
Fondo de Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF por sus siglas en inglés)
Una agencia semiautónoma de la Organización de las Naciones Unidas que trabaja por el desarrollo humano sostenible con el fin de garantizar la supervivencia, la protección y el desarrollo de los niños. Esta agencia administra un servicio global de suministros que firma contratos con fabricantes para grandes cantidades de vacunas y otros productos, los cuales luego provee en cantidades más pequeñas a clientes individuales en el sector público sobre una base reembolsable pero no lucrativa.
Formulación La cantidad de ingredientes activos por tableta.
Garantía de seriedad de la oferta
Los participantes u oferentes en un proceso de contratación deben presentar, como parte de su oferta, una garantía de seriedad que es especificada en el Pliego de bases y condiciones para la contratación. La misma se constituye como una carta de crédito o una garantía bancaria. Su monto es estipulado en la moneda del país del Comprador o en el equivalente de dicho monto en una moneda de libre convertibilidad. También se define la duración o vigencia acorde con el plazo de validez de la oferta. Oro detalle es la institución elegible como otorgante de dicha garantía que, en general, es un banco de prestigio, o una fianza emitida por una aseguradora seleccionada por el Licitante y situada en cualquier país.
IDA Foundation Fundación establecida en Ámsterdam por un grupo de farmacéuticos en 1972. Asegura ser el proveedor no lucrativo más grande del mundo en cuanto a medicamentos esenciales y suministros médicos para países de bajos y medianos ingresos.
Indicador de desempeño
Inspección previa al envío
Invitación para Licitaciones
Mide y evalúa el éxito con respecto a un objetivo específico.
Una inspección de los productos fabricados que están listos para su envío, la cual la realiza una agencia de inspección internacionalmente reconocida (como Societe Generale de Surveillance
– Sociedad General de Vigilancia).
Una invitación a fabricantes o contratistas, a través de un proceso de licitación, para presentar una propuesta con respecto a un producto o servicio específico.
Inyectable Anticonceptivo inyectable.
Licitación Un término relativo a la adquisición que describe una oferta por escrito para una cantidad de bienes, trabajos o servicios a un precio indicado con base en una especificación técnica, así como términos y condiciones específicas. Las licitaciones las presenta un vendedor potencial a un comprador potencial como respuesta a una Invitación para Licitaciones.
Lote En el área de manufactura, una cantidad única, uniforme y homogénea producida de una formulación compuesta, en una operación de fabricación y producción, que ha recibido absolutamente el mismo tratamiento de proceso.
Lote-por-lote Aplicable a cada lote de fabricación.
Método de adquisición Proceso que un comprador utiliza para lograr un
acuerdo con un vendedor.
Missionpharma Abastece productos farmacéuticos genéricos y dispositivos médicos para gobiernos, agencias de la Organización de las Naciones Unidas y organizaciones no gubernamentales en países en vías de desarrollo.
OCDE Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico: Una organización internacional que ayuda a los gobiernos a enfrentar los desafíos económicos, sociales y de gobernabilidad de una economía globalizada.
OECO Organización de Estados del Caribe Oriental: Grupo de nueve miembros, el cual promueve la cooperación en materia de defensa, diplomacia internacional y políticas económicas.
Oferente Un potencial vendedor o proveedor que presenta una licitación ofreciendo bienes o servicios en respuesta a una invitación o solicitud de licitaciones y ofertas.
Oferta Se utiliza indistintamente con “licitación”, “ofrecimiento formal” y “propuesta”.
Ofertas selladas Un proceso de adquisición en el que las ofertas
formales se envían en sobres sellados y no se abren sino hasta una fecha y hora señalada, en la que se abren y se leen en público delante de los oferentes presentes.
OMS Organización Mundial de la Salud: La autoridad que dirige y coordina la salud dentro del sistema de las Naciones Unidas.
ONG Organización no gubernamental: Usualmente involucrada en la prestación de servicios o junto a entidades gubernamentales. A menudo está financiada a través de proyectos que utilizan fondos de donantes.
ONUSIDA Programa Conjunto de las Naciones Unidas para el VIH/SIDA: Reúne los esfuerzos y los recursos xx xxxx agencias del sistema de las Naciones Unidas para la respuesta al SIDA, con el fin de ayudar al mundo a prevenir nuevas infecciones por el VIH, a prestar asistencia a las personas que viven con VIH y a mitigar el impacto de la epidemia.
Opción de adquisición Mecanismo hacia la adquisición: Directo o indirecto
y las diversas subdivisiones de cada una se diferencian por quién firma un contrato con el fabricante original (o su representante).
PNUD Programa Desarrollo de las Naciones Unidas
Organización de las Naciones Unidas
Una organización internacional fundada en 1945, después de la Xxxxxxx Xxxxxx Mundial, por 51 países comprometidos a mantener la paz y la seguridad internacional, cultivando relaciones amistosas entre las naciones y promoviendo el progreso social, mejores estándares de vida y los derechos humanos.
Agencia estatal Organización Gubernamental. En general con autonomía financiera.
UNOPS Agencia de Naciones Unidas de Apoyo a Proyectos.
XXX (Procedimientos Operativos Estándar)
Precalificación de la OMS
Procedimientos Operativos Estándar: Proporcionan un juego claro de instrucciones o pasos para que siga el personal de adquisiciones a fin de garantizar que el proceso de adquisición sea implementado conforme a los requerimientos legislativos y regulatorios, y que además, cumplan con las buenas prácticas de adquisición. Vea los Temas Complementarios, Sección L: Procedimientos Operativos Estándar, en donde encontrará más información.
Se refiere a que está incluido dentro de la lista de medicamentos precalificados de la OMS. La OMS evalúa la calidad, efectividad y seguridad de medicamentos específicos de fabricantes específicos y acepta o rechaza incluirlos en su lista. Vea los Temas Complementarios, Sección E: Precalificación, en donde encontrará más información.
Producto Cualquier parte de propiedad, suplementos o equipo tangible que está sujeto a una actividad de adquisición.
Proveedor La parte que traslada las mercancías fuera de su propio control a un destinatario designado.
Pruebas de Conformidad
Una metodología de procedimientos de prueba e inspección prescrita aplicada a un producto para garantizar que el producto cumple con sus especificaciones y/o los requisitos de desempeño definidos.
Relación de corresponsalía
Afiliación que un banco local de un país en vías de desarrollo establece con un banco internacional importante, lo que le permiteal banco local expandir su disponibilidad para implementar transacciones financieras internacionales, tales como cartas de crédito.
Registro Un término utilizado en la regulación de medicamentos, productos farmacéuticos y vacunas. Su uso exacto varía según el país. Frecuentemente es sinónimo de registro sanitario, pero puede significar simplemente que los detalles sobre un envío se registran al ingresar al país.
Representante del fabricante (Oferente)
Servicio de suministro internacional
Un empleado directo de un fabricante con la responsabilidad de promover el uso de los productos del fabricante, proporcionar información acerca de ellos y venderlos. En algunos casos, el representante también facilita la importación. A veces, el término “agente” se utiliza para dar a conocer la misma relación.
Una agencia internacional, como el Fondo de Población para las Naciones Unidas, que adquiere productos estandarizados en grandes cantidades y los suministra a las instituciones gubernamentales de países en vías de desarrollo al costo más una cuota establecida.
SIDA Síndrome de Inmunodeficiencia Adquirida.
SR Salud Reproductiva: Una condición de completo bienestar físico mental y social—no sólo la ausencia de enfermedad o padecimiento—en todos los asuntos relacionados con las funciones y procesos del sistema reproductivo. La salud reproductiva implica que las personas son capaces de tener una vida sexual segura y satisfactoria y que tienen la capacidad de reproducirse, así como la libertad de decidir si lo desean hacer, cuándo y cuán a menudo; implícito en esta última condición se encuentra el derecho que los hombres y las mujeres tienen de ser informados y tener acceso a métodos de planificación familiar de su elección que sean seguros, eficaces, asequibles y aceptables, así como a otros métodos de su elección, para el control de la fertilidad.
Suministros Productos y servicios de una clase específica, los cuales son proporcionados a empresas, agencias públicas o directamente a los consumidores.
Umbral financiero Valor monetario utilizado para desencadenar una
acción o requerimiento. (La selección de un mecanismo de adquisición con frecuencia está asociada con umbrales financieros).
Unidad de adquisición Individuos organizados en torno a tareas de
adquisición dentro de una entidad más extensa.
UNFPA Fondo de Población de las Naciones Unidas: Una agencia semiautónoma de las Naciones Unidas cuya función es garantizar el acceso universal a la salud reproductiva, incluyendo la planificación familiar y salud sexual, a todas las parejas e individuos. Ofrece un servicio global de adquisición para compradores de anticonceptivos y productos relacionados pertenecientes al sector público.
VIH Virus de InmunodeficienciaHumana.