INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO

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Fecha 01 de Septiembre de 2016

INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO

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CONTRATO	X	ORDEN		CONVENIO
Contrato número:	071-2007			Diciembre de 2007
Objeto del contrato: El Concesionario asume por su cuenta y riesgo la prestación de los servicios administrativos de los registro distrital automotor, de conductores y tarjetas de operación para la Secretaria Distrital de Movilidad de conformidad con las especificaciones que se relacionan en los estudios previos de oportunidad y conveniencia, el pliego de condiciones de la Licitación Pública SDM-LP-006-2007, sus adendas, la propuesta presentada por el concesionario y la naturaleza del servicio.

ASISTENTES A LA REUNIÓN

Interventor/ Supervisor

INTERVENTORÍA- XXXX XxXXXXXX S.A.: ● Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx-Director Interventoría ● Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx - Profesional Financiera ● Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx- Profesional Plan de Medios ● Xxxxxxx Xxxxxxxx X.– Profesional Abogada ● Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx- Profesional de Tecnología ● Xxxxxx Xxxxxxx – Profesional Producción y Operaciones ● Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx. – Profesional de Tecnología. ● Xxxxxxx Xxxxx. – Profesional Área Gestión Documental. ● Xxxxxxx Xxxxxxx – Arquitecta

Por parte del contratista:

CONTRATISTA- CONSORCIO SIM: ● Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx S- Gerente General SIM (saliente) ● Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx- Gerente General SIM (entrante) ● Xxxxxx Xxxxxxxxx- Profesional Abogada ● Xxxxx Xxxxx – Profesional Archivo ● Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx M- Directora Financiera y Contable ● Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Director de Tecnología ● Xxxxx Xxxxxxx- Profesional de Gerencia General ● Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx-Asesor de Operaciones. ● Xxxxxx Xxxxxxxx- Xxxxxxx Xxxxxxxx SIM ● Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx- Jefe de Comunicaciones

Secretaría Distrital de Movilidad	SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD ● Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xx Xxxx- Directora de Servicio al Ciudadano SDM. ● Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx- Profesional Universitario DSC. ● Xxxxxxx Xxxxxxx Xxx- Contratista DSC. ● Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx- Contratista DSC. ● Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx- Profesional Universitario DSC. ● Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx – Profesional Especializado DSC. ● Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx – Contratista DSC. ● Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx – Contratista DSC. ● Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx – Profesional Universitario DSC. ● Xxxx Xxxxx Xxx Xxxxxxx – Profesional Universitario DSC. ● Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx - Profesional Universitario DSC ● Xxxx Xxxxxxxxx Xxxx- Archivista.
Lugar donde se realiza la reunión	Secretaría Distrital de Movilidad
Hora de inicio (a.m. /p.m.)	09.15 A.M	Hora de finalización (a.m. /p.m.)	11:00 A.M

OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

Realizar seguimiento correspondiente al mes xx xxxxxx de 2016, a las obligaciones del Contrato de Concesión, No 071 de 2007 y sus Adiciones y/o modificaciones.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN.

De conformidad con la agenda remitida a través de correo electrónico, la Interventoría requirió al Consorcio SIM, presentar avance de los temas solicitados.

El director de interventoría hace apertura de la reunión, siendo las 09:15 a.m. Las diapositivas de la presentación del SIM, hacen parte de la presente acta.

1. PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INTERVENTORÍA: Mediante oficio JAHV-SDM-0736-2016, se solicitó al consorcio SIM, incluir en el informe de gestión lo relativo, al área de gestión documental y hacer entrega de la información que está requiriendo la

interventoría, toda vez que en el informe del mes de julio de 2016, el Consorcio se limita a manifestar que no se hace entrega de información relacionada con gestión documental, porque se está surtiendo un proceso de presunto incumplimiento.

SIM: Se va entregar el informe de gestión documental en el informe de gestión mensual, con los siguientes puntos:

● Traslado de expedientes cancelados de vehículo particular.

● Ajustes TRD.

● Avance Intervención documental 2016.

Se enviará un oficio esta semana donde el concesionario ratificará, que se entregarán 30 cajas mensuales para la transferencia de expedientes de vehículos cuyas matrículas, fueron canceladas antes de diciembre de 2006, ya que por razones operacionales no es posible entregar un mayor número, xx xxxxx de manera mensual.

SDM: El Concesionario tenía que revisar la propuesta de entregar solamente la cantidad de 30 cajas mensuales, porque de lo contrario la entrega de la totalidad xx xxxxx no sería posible culminarla en la vigencia del contrato de concesión y solicita al SIM dar respuesta como entidad, teniendo en cuenta que esta solicitud se realizó hace más de un año y es el concesionario quien internamente debe resolver la problemática expuesta para la entrega.

2. HOMOLOGACIÓN BOLETINES DE DEVOLUCIÓN ANTE RUNT

INTERVENTORÍA: Se generó un oficio solicitando como está, el proceso actual de la homologación de los boletines de devolución.

SIM: Unas causales quedarán iguales, para los usuarios y las otras fueron homologadas, se está a la espera de que el RUNT nos dé una respuesta. Aproximadamente en un mes, se empezará con la homologación.

3. INFORME SOBRE LA CANTIDAD DE TRÁMITES QUE PRESENTARON ERRORES EN DOCUMENTOS TERMINADOS, DEL CONTRATO 071 Y TRÁMITES QUE EXCEDIERON LOS TIEMPOS DE ATENCIÓN, DE LAS DEVOLUCIONES REALIZADAS POR LOS MISMOS CONCEPTOS.

INTERVENTORÍA: Se solicita saber desde cuando pueden entregar la información correspondiente a la base de datos de los errores en documentos terminados, ya que el SIM, ha manifestado tener problemas con el RUNT, para obtener la información de todo el periodo de ejecución del contrato. El 17 xx xxxxxx de 2016, se hizo una mesa de trabajo y se le dio, respuesta al oficio JAHV-SDM-0692-2016. La interventoría requiere la información desde el principio de la concesión.

SIM: El 17 xx xxxxxx de 2016, se realizó la mesa de trabajo acordada, en la reunión de seguimiento del 29 de julio de 2016, con la participación de la Secretaría Distrital de Movilidad, la Interventoría y SIM. Se remitieron por correo electrónico las bases de datos de septiembre de 2015, a junio de 2016. La información correspondiente al mes de julio de 2016, se entregarán con el informe de gestión del mes xx xxxxxx de 2016. Esta información, se está enviando mensualmente en el informe de gestión a la interventoría, con el resumen ejecutivo y el detalle solicitado.

Solicita el SIM que se le permita participar en las respuestas de planes de mejoramiento, a lo que la SDM le informo que en su oportunidad se había solicitado la información al SIM quienes reportaron que no tenían dicha información.

SDM: Solicita que se presente en esta reunión de seguimiento, el resumen de los trámites que excedieron el tiempo de respuesta y los errores en documentos terminados con sus correspondientes devoluciones que se han realizado. Se recuerda que la información se requiere para dar seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría, quienes observaron que no se tiene control sobre esta información y solicitan la información desde que inició del contrato y en la cual se incluya las devoluciones que se han efectuado.

COMPROMISO:

● Programar una reunión para la próxima semana, para aclarar los temas y establecer las causas de las diferencias presentadas; entre la información suministrada por el SIM y la generada por la Interventoría.

● Presentar en la reunión de seguimiento mensual el informe resumen de trámites que excedieron el tiempo de respuesta y trámites que presentaron errores en el documento terminado, en el formato remitido.

4. PROGRAMACIÓN DE TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS

INTERVENTORÍA: Se solicita el cronograma de la toma de inventarios físicos, con las fechas respectivas, para poder hacer un acompañamiento aleatoriamente.

SIM: Se adjuntan la diapositiva con el cronograma que está sujeto a cambios.

COMPROMISO: Enviar a la Interventoría, con oficio el cronograma citado cronograma.

Se realizó, una pausa para que el SIM, realizará la presentación del nuevo Gerente General, del Concesionario Ingeniero, XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX y se reanuda la reunión con el siguiente punto de la agenda.

5. ACCIONES DE CUMPLIMIENTO TUTELA 2016-0 261 SINDINAL.

INTERVENTORÍA: Las últimas acciones sobre la tutela 2016-0261 SINDINAL, han sido informadas por el concesionario.

SIM: Mediante comunicación 2.1010.16 del lunes 29 xx xxxxxx de 2016, se rinde informe del cumplimiento a las sentencias, proferidas en primera instancia por el Juzgado 16 Civil Municipal y segunda instancia por el Juzgado 16 Civil Circuito, dentro de la acción de tutela promovida por el Sindicato Nacional de Transporte de Colombia SINDINAL y otros, contra la Secretaria Distrital de Movilidad.

SDM: Está en trámite el Auto de ese caso.

6. CUMPLIMIENTO SENTENCIA XXXX XXXXXX XXXXXXX

SIM: Siguiendo la instrucción de la SDM, se envía auto proyectado a la Dirección de Servicio al Ciudadano, a través de correo electrónico con el fin de que se lleve a cabo la revisión del mismo. Se dictó sentencia y el Auto se envió a la Secretaria Distrital de Movilidad con copia a la interventoría.

SDM: Se recibió en correo con un elemento para el fallo, no se le había dado cumplimiento desde el 2011.

7. TRASLADO PITS NIZA

INTERVENTORÍA: Pregunta al Concesionario SIM, cuándo se hará el traslado del PITS; se solicita indicar una fecha tentativa. Además, se requiere enviar soportes de lo que se ha hecho con las búsqueda de los lugares que se tienen como opciones. Se reitera que los baños donde está actualmente el PITS NIZA, no están adecuados para discapacitados. Personas en condición de discapacidad.

Propuesta: INTERVENTORÍA: Pregunta al concesionario SIM por la fecha del traslado del PITS de Niza.Adicional, le solicita remitir los debidos soportes, de las búsqueda de los locales. Tanto la Interventoría, como la SDM, reiteran la importancia de adecuar o dar traslado al Punto, toda vez que por norma y por directrices de la Alcaldía Mayor, se deben cumplir las condiciones técnicas para ofrecer una atención digna a la población en condición de discapacidad.

SIM: Estamos en la búsqueda del local. Se están analizando varias opciones, para mirar si cumplen con las especificaciones, se enviarán las propuestas de los locales.

Propuesta: SIM: Indica, que aún se encuentra en la búsqueda de espacios con las características descritas contractualmente.

COMPROMISO: El Concesionario enviará a la interventoría, la información frente a los locales/espacios que en la actualidad estén opcionados para el traslado. copia de las propuestas de los locales que tienen como opciones.

8. PÁGINA WEB SIM: Revisar toda la redacción de este numeral y revisar si es pertinente incluir los textos de las respuestas que ha dado el concesionario frente al tema, cuando en el acta se debe registrar lo dicho en la reunión. Las ideas plasmadas en la presente acta , no están desarrolladas por lo que conlleva a que se presente una lectura incompleta.

INTERVENTORÍA: En el mes xx xxxx de 2016, la Interventoría le solicitó al Concesionario SIM, actualización de la información, de la Página Web.

El Concesionario informó que “… se está generando una transición de información a nuestro nuevo portal web, el proveedor se encuentra revisando los enlaces… para incluirlos en un nuevo.”

En junio, la Interventoría le solicitó actualización del portal vigente y la aplicación móvil. El Concesionario informó que “… el 15 y 18 de julio de 2016, remitiría a la SDM el diseño de la propuesta de página web, con las correcciones solicitadas.”

En julio, la Interventoría le solicitó nuevamente actualización del portal Web vigente y la aplicación móvil, a lo cual, fue contestado que se registran fallas.

La página web del Concesionario no se encuentra actualizada, los ciudadanos se han quejado debido a estas fallas y las tarifas se encuentran mal.

SIM: Actualmente la página se encuentra en un 80% de actualizaciones de lo que se ha requerido, se identificó una falla en la interfaz de la administración de la web.

SDM: La demora fue de dos meses, tener más celeridad para solucionar las fallas presentadas.

9. ESTADO DEL TRASLADO DEL DATA CENTER

INTERVENTORÍA: Se presentaron Serias afectaciones en el proceso de verificación de las trámites por parte de la interventoría, no se ha podido acceder a la base de datos de QX.

SIM: Los problemas no fueron causados por el traslado del data center, fue un problema con un back up, que se realizó, el problema persistió durante dos horas, donde no hubo QX gerencial.

SIM: Solicita a la SDM, que se coordine lo pertinente con el RUNT y la SDM, para que no se afecte el servicio a los ciudadanos, cuando RUNT realiza los despliegues.

SDM: Se van a realizar unas mesas de trabajo, para mitigar estos riesgos; para que no se afecten los trámites, para la otra semana ya deberíamos tener una respuesta. El martes 6 de septiembre de 2016, se tratará el tema para darle prioridad a los temas de mantenimiento para que se realicen en horas de que no se afecte los trámites de los ciudadanos. Evidenciar con gráficos del sistema.

SDM

INTERVENTORÍA: El RUNT publica en su página web cuando van hacer los despliegues con días de anticipación.

10. RESULTADO DEL ANÁLISIS DEL RNA Y RNC.

SIM: El adelanto de las placas migradas es mínimo porque se había realizado una reunión el 12 xx xxxxxx; pero el Ministerio no hizo presencia. Solo se han migrado 10 placas en un mes, para el 5 de septiembre se realizará, una reunión con RUNT, para ver si se puede acelerar el proceso.

INTERVENTORÍA: Establecer caracteres especiales en los documentos de ciudadanía, que van hacer con los registros que no corresponden?

SIM: En la reunión del 5 de septiembre, se tratarán los temas. El RUNT nos comunicó, que existe un número alto de trámites abiertos. Esa reunión no estuvo presente el Concesionario esa cifra no es cierta. La interventoría y la Secretaría de Movilidad no han asistido a la reunión donde se presenten esas cifras.

11. PROPUESTA TÉCNICA DE REFORZAMIENTO.

SIM: No hemos recibido respuesta de las curadurías, para continuar con la fase de diseños.

INTERVENTORÍA: Se remitió el oficio mediante radicado JAHV-SDM-0810-2016 el día de ayer, con las respuestas de las curadurías 1,2 y 5. Se aclara que aún, no se ha recibido la propuesta técnica, de reforzamiento del CP, junto con los planos y diseños que la interventoría debe revisar.

SIM: Manifiesta que unos obreros de la obra del Banco Popular que se construye en el lote atras del Centro de Producción, se montaron al techo del centro de producción y dañaron una teja de la edificación, debido a eso se

están presentando filtraciones de aguas lluvias. Se está a la espera de la respuesta de la Secretaría Distrital de Movilidad, de las acciones a realizar para la solución de este problema.

SDM: El lote fue entregado al Concesionario con acta de entrega.

SIM: Manifiesta que está trabajando en una solución de reforzamiento con estructura metálica la cual será presentada ante la curaduría para su concepto y viabilización.

Con relación a al nuevo Centro de Gestión Documental (bodega nueva) informa que mañana enviará la documentación para radicar en la Curaduría la solicitud de la licencia de construcción, ya recibió todos los diseños firmados por la Subsecretaría de servicios.

INTERVENTORÍA: Se debe presentar un estudio de vulnerabilidad de todo el centro de propiedad horizontal.

12. VARIOS: Me preocupa cómo se está plasmando lo dicho en la reunión de seguimiento. Es importante tener presente que el acta es un documento importante para evidenciar el seguimiento de las acciones adelantas por el SIM.

Incluir el contexto toda vez que es una propuesta del SIM, como lo redacta la interventoría, nuevamente se menciona, que las ideas no se desarrollan en su totalidad. El acta se asemeja a un telegrama.

SIM: Incorporar unas acciones de mejoras ( quién dice que es una acción de mejora? eso fue lo qué se dijo en la reunión? para la aprobación de las piezas de medios, agilizar las fechas para tener una eficaz respuesta.

ejemplo: En el desarrollo de varios, el SIM presenta una propuesta frente a la revisión y aprobación de las piezas por parte de la Secretaría de Movilidad y de acuerdo al Consorcio, se hace con el ánimo de agilizar las respuestas por parte de la SDM...

SDM: La SDM se está demorando más tiempo para aprobar las piezas porque las tiene que verificar el área de la Oficina Asesora de Comunicaciones, el SIM se ha demorado 20 días para entregar las piezas. Se evaluará la propuesta con el área de Comunicaciones para su estudio. No se dijo eso… quién lo dijo, la SDM?, por el contrario

, se manifestó que en promedio, la Entidad responde en un lapso entre cinco (5) y seis (6) días.

COMPROMISO SIM: Enviar un oficio con los tiempos de la entrega de las piezas por parte del Concesionario. Ese fue el único compromiso?.

13. QUEJA DE LA INTERVENTORÍA A LA FUNCIONARIA DE SEGURIDAD

INTERVENTORÍA: Se presenta una queja sobre funcionaria de seguridad y control, indicando que no hay una uniformidad con el proceso de retirar los documentos de la oficina de la interventoría del Centro de Producción, toda vez que algunas veces permiten sacar documentos impresos relacionados con la actividades de la interventoría y en otras ocasiones no lo permiten.

COMPROMISOS	FECHA DE ENTREGA	RESPONSABLE
Programar mesa de trabajo sobre la cantidad de trámites que presentaron errores en documentos terminados.		SIM- Interventoría
El Concesionario enviará, copia de las propuestas de los locales que tienen como opciones.		SIM
Enviar un oficio con los tiempos de la entrega de las piezas por parte del Concesionario.		SIM
Presentar en la reunión de seguimiento el informe resumen de trámites que excedieron el tiempo de	Mensual	SIM

respuesta y trámites que presentaron errores en el documento terminado.

NOMBRE	CARGO	ENTIDAD	FIRMA
XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX	Gerente General	XXX
XXXXXXX XXXXXX XXXX	Director de Interventoría	XXXX XXXXXXXX
XXXXX XXXXX XXXXXXXX XX XXXX	Directora de Servicio al Ciudadano	SDM