Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, DEL SERVICIO PARA LA IMPRESIÓN, MANIPULADO Y ENVÍO DE COMUNICACIONES POR PARTE DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL (SEPE)
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, DEL SERVICIO PARA LA IMPRESIÓN, MANIPULADO Y ENVÍO DE COMUNICACIONES POR PARTE DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL (SEPE)
ÍNDICE
1.- TRABAJOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
2.- DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS COMUNICACIONES
3.- PRUEBAS
4.- PLAZO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES
5.- DOCUMENTACIÓN TÉCNICA A APORTAR
6.- SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
7.- PLAZO DE EJECUCIÓN
8.- FORMA DE PAGO
9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
1.- TRABAJOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Bajo la dirección xxx XXXX, la empresa adjudicataria desarrollará una serie de tareas en relación con las comunicaciones a enviar a los beneficiarios de prestaciones por desempleo. Estas tareas comprenden desde la recepción de los ficheros con la información a enviar, hasta el depósito de las comunicaciones en las dependencias del prestador de los servicios postales para el SEPE (en adelante, operador postal). También se incluye el seguimiento estadístico de los envíos realizados.
Las principales tareas que se deben llevar a cabo son las siguientes:
1.1. Recepción diaria y tratamiento de la información suministrada por el SEPE mediante ficheros a transmitir vía telemática. El SEPE comunicará al adjudicatario el plan de servicio con los parámetros de conexión, línea informática utilizada, sistema de transferencia de ficheros (SFTP), horarios previstos de transmisión de los ficheros y resto de información necesaria para su correcta recepción. Se deben prever picos de producción en determinadas fechas (día 10 de cada mes, etc.). En función del volumen de esos picos de producción podría ser necesaria la utilización de discos duros para la entrega de los ficheros. El número de procesos a realizar se estima en 7 diarios (2.000 anuales)
1.2. Impresión de las comunicaciones objeto del envío. Los distintos tipos de comunicaciones se detallan en el apartado 2 del presente Pliego, proporcionando el SEPE las mismas en ficheros en formato PDF, con un máximo de 5000 documentos por fichero. Los datos correspondientes a los avisos de recibo se proporcionarán en ficheros en formato texto. Las características de las comunicaciones que se describen en el apartado 2 podrán ser revisadas y, en su caso, modificadas, a propuesta xxx XXXX o de la empresa adjudicataria, si se considera por el SEPE que se mantiene o mejora la calidad final del producto, y siempre que no afecten al importe de la oferta adjudicada. La empresa adjudicataria deberá contar con los medios y recursos necesarios para modificar el modelo correspondiente cuando sea requerido por el SEPE dentro del periodo de duración del contrato. Se deberán presentar pruebas de impresión y formato tipo de los documentos a enviar para su aprobación definitiva por parte xxx XXXX.
Puesto que en algunos envíos a los trabajadores se incluyen más de una hoja personalizada, se deberán incluir elementos de control que garanticen el correcto casado de los documentos que componen esos envíos.
Para la resolución de posibles incidencias surgidas durante la manipulación, impresión y plegado de los documentos, los envíos deberán incorporar dispositivos de identificación que permita conocer la trazabilidad de aquellos.
1.3. Manipulación, cierre plegado o ensobrado (envolvente, plegado en “z”, en sobre tipo americano, etc., según tipo de documento) de las comunicaciones y envío, en su caso, con los correspondientes avisos de recibo, en los formatos que se determinen por el operador postal.
1.4. Preaviso de entrega al operador postal correspondiente, de acuerdo a las normas de la citada compañía. La empresa adjudicataria confeccionará las estadísticas y los listados del operador postal, en los que deberán constar los documentos de cada emisión, ordenados de menos a más por códigos postales y dentro de cada código postal numerado cada documento, iniciándose la numeración de éstos por cada uno de los códigos postales, ajustándose, en último término, a las normas del operador postales.
1.5. Depósito de los envíos en el operador postal., bajo la modalidad de Xxxxxxxx Xxxxxx.
1.6. Los envíos con doble aviso de recibo se harán bajo la modalidad de notificación con dos intentos de entrega en domicilio y permanencia en lista siete días.
1.7. Coordinación y seguimiento de la recepción de los envíos con el operador postal.
2. DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS COMUNICACIONES INCLUIDAS EN EL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
Modelo de comunicación 1: COMPLET DE 1 HOJA, CON IMPRESIÓN POR 1 O 2 CARAS, SIN AVISO DE
RECIBO (Carta ordinaria)
Periodicidad | Volumen aproximado | Gestión devoluciones |
Diaria con posibilidad xx xxxxx de producción en determinadas fechas. | 27.400.000 aproximadamente | SI |
Impresión en láser, admitiendo escala de grises y una resolución mínima de 1.200 ppp. Plegado en tríptico de la comunicación, con bandas trepadas y encoladas, o cualquier otro sistema que garantice el cerrado del documento. Clasificación postal y entrega en el operador postal. Comunicación 1 o 2 caras: medidas 210 x 297 mm, a 1/1 tintas en papel offset de 90 grs./m2. Cara 1 1ª pala: a) Datos del destinatario; b) Datos de remitente; c) Escudo de España, con la leyenda del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, y logotipo xxx XXXX. 2ª y 3ª pala: texto variable para cada destinatario. Cara 2 1ª y 2ª pala: sin contenido en comunicaciones a 1 cara y texto variable para cada destinatario en comunicaciones a 2 caras. 3ª pala: cajetín sobre resultado de la entrega a cumplimentar por el operador postal. | ||
Modelo de comunicación 2: COMPLET DE 1 HOJA, CON IMPRESIÓN POR 1 O 2 CARAS, CON AVISO DE
RECIBO DOBLE INTEGRADO (Notificación. NA)
Periodicidad | Volumen aproximado | Gestión devoluciones y entrega |
Diaria | 3.000.000 Aproximadamente (1.400.000 modelo 2 A; 1.600.000 modelo 2B) | SI |
Impresión en láser, admitiendo escala de grises y una resolución mínima de 1.200 ppp. Plegado en tríptico (comunicación a 1 cara) o cuadríptico (comunicación a 2 caras), con bandas trepadas y encoladas, o cualquier otro sistema que garantice el cerrado completo del documento; con aviso de recibo doble integrado, excluyéndose el pegado manual; clasificación postal y entrega en el operador postal. A) Modelo 2A. Comunicación a 1 cara. Medidas 210 x 297 mm, a 1/1 tintas en papel offset de 90 grs./m2. Cara 1 1ª pala: a) Datos del destinatario, código xx xxxxxx encima y la leyenda “NOTIFICACIÓN” en cumplimiento de las normas de envíos postales ; b) Datos de remitente; c) Escudo de España, con la leyenda del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, y logotipo xxx XXXX. 2ª pala: texto. 3ª pala: texto variable para cada destinatario Cara 2: texto variable para cada destinatario. B) Modelo 2B. Comunicación a 2 caras. Medidas 210 x 396 mm, a 1/1 tintas en papel offset de 90 a 100 grs./m2. Cara 1: texto variable para cada destinatario en las 4 palas. Cara 2: 1ª, 2ª y ª pala: texto variable para cada destinatario 3ª pala: a) Datos del destinatario, código xx xxxxxx encima y la leyenda “NOTIFICACIÓN” en cumplimiento de las normas de envíos postales ; b) Datos de remitente.; c) Escudo de España, con la leyenda del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, y logotipo xxx XXXX. 4ª pala: texto variable para cada destinatario. Aviso de recibo doble: personalizado en los formatos que determine el operador postal. Modalidad de notificación con doble intento de entrega. | ||
Modelo de comunicación 3: ENSOBRADO DE 2 HOJAS, CON IMPRESIÓN POR 1 O 2 CARAS, CON AVISO
DE RECIBO DOBLE (Notificación. NA)
Periodicidad | Volumen aproximado | Gestión devoluciones y entrega |
Diaria | 600.000 aproximadamente | SI |
Impresión en láser, admitiendo escala de grises y una resolución mínima de 1.200 ppp. Plegado en tríptico de las hojas, ensobrado con aviso de recibo doble, clasificación postal y entrega en el operador postal. Hoja 1: Comunicación 1 o 2 caras. Medidas 210 x 297 mm, a 1/1 tintas en papel offset de 90 grs./m2. Cara 1 1ª pala: a) Datos del destinatario, código xx xxxxxx encima y la leyenda “NOTIFICACIÓN” en cumplimiento de las normas de envíos postales ; b) Datos de remitente; c) Escudo de España, con la leyenda del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, y logotipo xxx XXXX. 2ª y 3ª pala: texto variable para cada destinatario. Cara 2: sin contenido en comunicaciones a 1 cara y texto variable para cada destinatario en comunicaciones a 2 caras. Hoja 2: Boletín de ingreso. Medidas 210 x 297 mm, a 1/1 tintas en papel offset de 90 grs./m2. Cara 1: 1ª, 2ª y 3ª palas: texto variable para cada destinatario. Cara 2: sin contenido. Sobre envío: Sobre americano medidas 225 x 115 mm. a 1/1 tintas. Ventana. Papel offset de 90 grs./m2, con solapa humectable (apto para ensobrado mecánico). Anverso: escudo de España, con leyenda del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Debe incluir la leyenda “NOTIFICACIÓN” en cumplimiento de las normas de envíos postales; reverso: aviso de recibo. Aviso de recibo doble: personalizado en los formatos que determine el operador postal. Modalidad de notificación con doble intento de entrega. | ||
3. PRUEBAS
La empresa adjudicataria, tras la firma del contrato de la adjudicación, deberá presentar en la Subdirección General de Prestaciones por Desempleo pruebas sobre los modelos de comunicaciones incluidos en el Pliego. También deberá presentar en la Subdirección General de Tecnologías de Información y Comunicaciones la arquitectura de conexión para la transferencia de datos.
Por el SEPE se determinará el tipo de pruebas a realizar antes de dar el conforme para el inicio de los trabajos objeto del contrato.
4.- PLAZO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES
1. Las entregas en el operador postal de los distintos tipos de comunicaciones deberán realizarse por la empresa adjudicataria en el plazo máximo de 3 días hábiles, contados desde la fecha en que disponga del fichero informático de cada entrega con los datos xxx XXXX.
2.- Una vez realizado el depósito en el operador postal, la empresa entregará al SEPE una copia del listado comprensivo de todos los códigos postales y documentos, debidamente sellado por el operador, como albarán justificante de la citada entrega.
3. La empresa adjudicataria deberá a su vez coordinar y realizar el seguimiento de la recepción de los envíos que realice el operador postal, de modo que se cumplan los plazos de devolución de la gestión de la entrega.
4. Con el fin de que el SEPE pueda comprobar el cumplimiento de los plazos establecidos en el apartado 5.1., la empresa adjudicataria deberá poner a disposición xxx XXXX, en su página web, un informe de seguimiento, actualizado diariamente, de los depósitos diarios hechos en el operador postal, en el que consten, al menos, los siguientes datos por cada uno de los ficheros remitidos por el SPEE:
Tipo de fichero SEPE
Fecha de recepción del fichero SEPE por la empresa
Número de registros o documentos del fichero
Fecha de entrega en el operador postal de los documentos del fichero
Plazo de entrega en el operador postal por tramos de días y por tipología de comunicaciones.
También deberá incluirse en la página web un informe resumen mensual de las comunicaciones depositadas en el operador postal con los siguientes datos:
Fecha
Tipo de comunicación (ordinaria y notificaciones)
Peso
Ámbito (interurbano, urbano, local)
Número de envíos
Tarifa
Importe total
El acceso a la página web de la empresa, se hará por usuarios xxx XXXX debidamente autorizados y autenticados, mediante código de usuario y password.
5. La empresa adjudicataria proporcionará también una estadística acumulada, por meses, del número de procesos realizados y del número de comunicaciones emitidas por cada uno de ellos. Este informe se incluirá también en su página web.
5.- DOCUMENTACIÓN TÉCNICA A APORTAR
Para asegurar la acreditación de solvencia técnica, la empresa deberá aportar las siguientes certificaciones vigentes:
Respecto de la seguridad en el tratamiento de la información: certificación acreditativa de disponer de un Sistema de Gestión de Seguridad de la información, conforme a la norma ISO 27001, expedida por entidad de certificación española o extranjera.
Respecto de la garantía en la ejecución de los trabajos objeto de la prestación: certificación acreditativa de calidad ISO 9001 expedida por entidad de certificación española o extranjera.
6.- SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
El Servicio Público de Empleo Estatal constituirá una Comisión de Seguimiento para la supervisión del servicio objeto del contrato.
7.- PLAZO DE EJECUCIÓN
Empezará al día siguiente al de la formalización del contrato o desde que finalice el contrato vigente y tendrá una duración de dos años a partir de dicha fecha, prorrogables por otros dos. A partir de la formalización del contrato se realizarán las adaptaciones técnicas y pruebas que garanticen la continuidad del servicio.
8.- FORMA DE PAGO
La retribución se efectuará en relación con los servicios realmente prestados (número de comunicados enviados de conformidad). Los pagos se podrán efectuar, en su caso, mensualmente.
9.- SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.
El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, sobre protección de datos de carácter personal y especialmente en lo indicado en su artículo número 12, que a continuación se transcribe:
Artículo 12.- “Acceso a datos por cuenta de terceros.
- La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento de la información únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con el fin distinto al que figure en dicho contrato, ni, los comunicará, ni siquiera para su conservación a otras personas.
En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el Artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
- Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal tratados deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, así como cualquier otro soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.
- En caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que se hubiera incurrido personalmente”.
A tal fin, y conforme al Real Decreto 994/1999, de 11 xx xxxxx, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal, el oferente incluirá en su oferta Memoria descriptiva de las medidas de seguridad que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, deberán incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa, resulten autorizadas para las relaciones con el centro directivo a efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. Se adjuntará una descripción de su perfil profesional.
Madrid, 29 de octubre de 2012 LA DIRECTORA GENERAL
Fdo.: Xxxxx Xxxxxxxx xxx Xxxxx