MEMORIA JUSTIFICATIVA DE LA NECESIDAD DE MODIFICAR EL CONTRATO PRIVADO PARA EL PATROCINIO PUBLICITA MADRID MARATÓN & ½ 2020
MEMORIA JUSTIFICATIVA DE LA NECESIDAD DE MODIFICAR EL CONTRATO PRIVADO PARA EL PATROCINIO PUBLICITA MADRID MARATÓN & ½ 2020
Con fecha 1 de octubre de 2019 se firmó el contrato de patrocinio publicitario de la edición 2020 del Maratón de Madrid, cuyo período de ejecución comenzó al día siguiente, 2 de octubre de 2019, y debería haber terminado a la finalización de la carrera, cuya celebración estaba prevista para el 26 xx xxxxx de 2020.
Sin embargo, mediante la Orden 344/2020, de 10 xx xxxxx, de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid, por la que se adoptan medidas preventivas de salud pública en la Comunidad de Madrid como consecuencia de la situación y evolución del coronavirus (COVID-19), ya se había acordado, en su apartado Primero,
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Posteriormente, con fecha 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxxxx xx Xxxx Decreto 463/2020, se declaró el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-
ámbito de la actividad comercial, equipamientos culturales, establecimientos y actividades recreativas, actividades de hostelería y restauración, y otras adic
Dada la situación generada como consecuencia de la crisis sanitaria y de las medidas adoptadas tanto por el Gobierno de España como por el de la Comunidad de Madrid, el mismo día 14 xx xxxxx de 2020, la organización de la carrera decide trasladar la celebración del evento al día 15 de noviembre de 2020, trasladándose asimismo la celebración de la feria Expodepor a los días 13 y 14 de noviembre de 2020.
Las contraprestaciones objeto de patrocinio, previstas en el Pliego de Prescripciones Técnicas del contrato, a satisfacer por la asociación deportiva MAPOMA como adjudicataria, a favor de la Comunidad de Madrid se pueden resumir en la inserción de la imagen corporativa de la Comunidad de Madrid en todos los soportes publicitarios que se realicen en los medios de comunicación, desde la firma del contrato, puesto que las acciones de promoción comienzan desde la finalización de la edición anterior de la carrera, y hasta el término de la misma. También deberá asociar nuestra imagen en los actos complementarios al evento, con especial relevancia en xpodepor que se desarrollará durante los días anteriores a la celebración de la prueba, así como en los stands de las exposiciones de los diferentes maratones del circuito Rock'n'roll Marathon Series que se disputen desde la firma del contrato.
En concreto, la Comunidad de Madrid debe tener presencia, al menos, en los siguientes soportes:
a) Todos los soportes publicitarios oficiales entre los que se encuentran carteles oficiales, planos del recorrido, flyers promocionales, carpetas de prensa, acreditaciones, etc.
Maratón & ½ 2020 que se editen y que son distribuidas entre participantes, organismos oficiales, Asociación Española de Maratones (AEMS), Asociación Internacional de Maratones (AIMS), Federaciones Deportivas y entidades colaboradoras.
c) En las inserciones que se realicen en prensa durante la campaña de promoción del evento, y en los anuncios publicitarios que se realicen en revistas especializadas, entre
d) En la campaña de comunicación que se realice durante el mes xx xxxxx 2020 donde aparecerá el nombre de la Comunidad de Madrid como patrocinador oficial.
e) En la campaña de 25 spots publicitarios que se realizará durante el mes xx xxxxx de 2020 en televisión para la promoción del evento donde aparecerá el nombre y logotipo de la Comunidad de Madrid, así como en 3 faldones de 5x2 en el mes xx xxxxx en Mediapartener Colaboradores.
durante la retransmisión en directo de la carrera en televisión.
g) En
logotipo de la Comunidad de Madrid como patrocinador oficial, estableciendo a través de él un link directo con su página web institucional.
h) La patrocinada se encargará del diseño y fabricación de 21.000 medallas para los corredores de las distancias maratón y 10K con el logotipo de la Comunidad de Madrid en el reverso, incluyendo la cinta con dicho logotipo.
i) En la publicidad de la prueba:
a. En el arco de salida. Además en la línea de salida, la patrocinada instalará 40 metros de publicidad estática, por medio de pancartas, incluyendo el nombre y logotipo de la Comunidad de Madrid
imagen de la Comunidad de Madrid.
c. En el arco de meta. Además, en la zona de meta, la patrocinada instalará en la recta de llegada 40 metros de publicidad estática incluyendo el nombre y logotipo de la Comunidad de Madrid (20 metros en cada margen de la recta de llegada) y pancartas con el logotipo de la Comunidad de Madrid.
d. En el podium de vencedores, la patrocinada insertará el nombre y logotipo de la Comunidad de Madrid, compartido con otros patrocinadores. En el acto de entrega de premios, que se desarrollará en el podio, habrá un representante de la Comunidad de Madrid. Asimismo, uno de los premios llevará la denominación de Trofeo de la Comunidad de Madrid.
e. En todas las camisetas oficiales que se produzcan para los participantes, la patrocinada insertará, en lugar consensuado por ambas partes, el logotipo de la Comunidad de Madrid.
f. En los 18 escenarios en los que diversas bandas musicales amenizarán la carrera y que estarán situados cada 2 km. de recorrido.
j) Por lo que respecta a los actos complementarios al evento:
a. En la gala de presentación, la patrocinada incluirá el nombre y logotipo de la Comunidad de Madrid en el photocall, así como en las invitaciones a dicha gala; invitará a un representante de la Comunidad de Madrid a entregar uno de los premios del
Comunidad de Madrid en calidad de VIP a dicho acto.
b. En EXPODEPOR, que se desarrollará los días anteriores al evento, la patrocinada incluirá el nombre y logotipo de la Comunidad de Madrid en el regalo que se entregará a todos los participantes en la misma y permitirá que la Comunidad de Madrid inserte en la bolsa xxx xxxxxxxx, material promocional con la imagen de la marca, cederá a la Comunidad de Madrid 50 m2 de espacio para el montaje de stand promocional y, finalmente, incluirá el nombre y el logotipo de la Comunidad de Madrid en todos los soportes utilizados en el desarrollo de la referida exposición.
k) La patrocinada entregará a la Comunidad de Madrid un mínimo de 35 dorsales, válidos para cualquiera de las distancias, para sus invitados.
l) La patrocinada invitará a representantes de la Comunidad de Madrid, en calidad de VIP, a todos los actos oficiales que, con motivo del evento, se celebren, entre los que destacan los siguientes: Tribuna de Autoridades en Línea de Salida y Carpa VIP de Meta.
m) En la promoción previa del evento: Desde la firma del contrato, la patrocinada incluirá la imagen institucional de la Comunidad de Madrid como patrocinadora del evento en todas las comunicaciones y anuncios que se realicen, especialmente en los siguientes momentos:
- Campaña de publicidad on-line y off-line con motivo de la apertura de inscripciones para la carrera, así como en las campañas posteriores que se vayan realizando.
- Presencia en el stand de todas las "expo" que se realicen con motivo de la celebración de otros maratones del circuito "Rock'n'roll Marathon Series": Liverpool, San Xxxxx, Seattle, Chicago, Xxxxxx, Xxxxxxxx Beach, Philadelphia, Berlín, etc.
- Inserción de la imagen en la campaña offline que se llevará a cabo a partir de septiembre de 2019 en la revista Runner's World.
Además, la Comunidad de Madrid podrá incluir Roll Madrid Maratón & ½ 2020
en el Programa del Circuito xx Xxxxxxxx Populares de la Comunidad de Madrid, junto a las restantes pruebas que lo integran, y realizar cualquier acto de difusión del evento dentro de dicho Programa.
La campaña de promoción de la prueba de 2020 se inició nada más concluir la carrera de 2019. Así, se llevan realizando campañas de publicidad en prensa especializada durante todo el año, llegando a las 1.500 cuñas publicitarias en radio. En televisión, además de los spots publicitarios, se retransmite en directo la carrera y se realiza un reportaje post-carrera.
Por otro lado, Roll Madrid Maratón & ½ cuenta con un stand informativo en
todos los maratones incluidos en el circuito, lo que le otorga visibilidad y presencia a lo
largo de todo el año, abarcando además las principales ciudades que acogen estas pruebas tanto en España, como en Europa y Estados Unidos.
También hay que destacar la continua presencia de la carrera en internet y las redes sociales (facebook, t ) durante todo el año. Existe una base de datos con más de 250.000 registros y se envían newsletters con información de la carrera y de los patrocinadores. La página web contabiliza más de 32 millones de visitas.
Teniendo en cuenta que la suspensión de la carrera se decidió faltando menos de mes y medio para su celebración, la práctica totalidad de la campaña de difusión previa estaba ya realizada, puesto que, como hemos indicado, se inicia al día siguiente de concluir la edición anterior y, además, quedaba muy poco tiempo para la celebración del evento patrocinado. Así la campaña se había llevado a cabo desde el mismo inicio de la ejecución del contrato, tanto en medios impresos (prensa y revistas especializadas) como en radio, televisión y redes sociales, así como en campañas específicas realizadas con motivo, por ejemplo, de la apertura de inscripciones, exposiciones durante la celebración de las ferias previas a otros maratones del circuito o la presentación de las medallas, que ya han sido diseñadas y elaboradas figurando en ellas la imagen de la Comunidad de Madrid.
Sin embargo, el apartado 21, de la cláusula 1, xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas Particulares establece como form Pago único, mediante presentación de factura antes del 8 xx xxxx de 2020, una vez realizada la prestación objeto del contrato, previa conformidad de la Dirección General de Deportes. En caso de que el patrocinio no se llevara a cabo en función de lo previsto en el Pliego de Prescripciones Técnicas, el precio se reducirá proporcionalmente al patrocinio efectivamente efectuado. En caso de no llevarse a cabo el patrocinio, el patrocinado no tendrá derecho a contraprestación económica alguna
Esta fórmula, que imposibilita a la Comunidad de Madrid el cumplimiento de su obligación contractual, es decir, el pago por el servicio ya realizado por el contratista, es la que se ha venido utilizando en la mayoría de los patrocinios de eventos deportivos, puesto que permite una visión en conjunto de la difusión de la imagen institucional de la Comunidad de Madrid asociada al evento. Sin embargo, en este caso concreto, dada la anormalidad de la situación generada por la crisis sanitaria y de las graves consecuencias económicas que está acarreando al deporte de nuestra región, tanto a nivel asociativo (clubes y federaciones deportivas) como a las empresas y demás entidades que conforman el tejido deportivo madrileño, debemos considerar otras fórmulas de pago más acordes con la situación y que faciliten en la medida de lo posible a los promotores de los eventos deportivos de todos los niveles, continuar con su actividad. Sobre todo, en este caso, teniendo en cuenta que la mayor parte de la contraprestación que la Comunidad de Madrid recibe con la firma de este contrato ha sido ya realizada por el adjudicatario a satisfacción de la Administración.
Por todo lo anteriormente expuesto, esta Dirección General propone las siguientes modificaciones del contrato de patr
- Modificación del apartado 16 de la cláusula 1 xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas Particulares: Plazo de ejecución, al objeto de recoger la nueva fecha de celebración de la carrera, el día 15 de noviembre de 2020, de acuerdo con lo previsto en el artículo 205.1 b) de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de
Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
- Modificación del apartado 21 de la cláusula 1 xxx Xxxxxx de Condiciones Administrativas Particulares: Régimen de pagos, que deberá quedar redactado de la siguiente forma: Primer pago (opcional para el contratista): abono del 50% del precio de adjudicación, una vez que se hayan realizado a satisfacción de la Comunidad de Madrid al menos el 50% de las contraprestaciones publicitarias previstas en el Pliego de Prescripciones Técnicas. Segundo pago: abono del 50% restante del precio de adjudicación, una vez finalizada la carrera. En ambos casos, el pago se realizará mediante presentación de factura, una vez realizada la prestación objeto del contrato, previa conformidad de la Dirección General de Infraestructuras y Programas de Actividad Física y Deporte. En caso de que el patrocinio no se llevara a cabo en función de lo previsto en el Pliego de Prescripciones Técnicas, el precio se reducirá proporcionalmente al patrocinio efectivamente efectuado. En caso de no llevarse a cabo el patrocinio, el patrocinado no tendrá derecho a contraprestación económica alguna , en virtud de lo establecido en el artículo
205.2 b) de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
EL DIRECTOR GENERAL DE INFRAESTRUCTURAS Y PROGRAMAS DE ACTIVIDAD FÍSICA Y DEPORTE
Firmado digitalmente por XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX Organización: COMUNIDAD DE MADRID
Fecha: 2020.05.26 12:49:53 CEST
Huella dig.:
Fdo: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx