REGLAMENTO INTERNO COMITÉ DE RECREACIÓN Y CULTURA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE PELDAR
XXXXXXX Xx. 000-00
REGLAMENTO INTERNO COMITÉ DE RECREACIÓN Y CULTURA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE PELDAR
“FONPELDAR”
La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE PELDAR “FONPELDAR” en uso de
sus atribuciones legales, estatutarias, y,
CONSIDERANDO:
1. Que de conformidad con él articulo 77 literal f) del estatuto de FONPELDAR, es función de la Junta Directiva reglamentar los diferentes servicios.
2. Que el estatuto de FONPELDAR en el artículo 77 literal j) establece, como una de las funciones de la Junta Directiva, organizar los comités especiales que sean de su competencia y designar a los miembros de estos.
3. De acuerdo a lo establecido en el artículo 56 del estatuto, Fonpeldar podrá contar con fondos permanentes o agotables constituidos por la Asamblea General, cuyos recursos se destinarán a los fines específicos para los cuales fueron creados. La reglamentación de estos corresponde definirla a la Junta Directiva.
4. Que se hace necesario adoptar el “Reglamento Interno de Comité de Recreación y Cultura”, para establecer las condiciones que regularan la prestación de este servicio y los auxilios a favor de los asociados.
ACUERDA:
CAPITULO I
ARTÍCULO 1o. CONFORMACIÓN: El Comité de Recreación y Cultura estará conformado por cinco (5) integrantes de la Junta Directiva y el Presidente de Junta, quienes actuarán con voz y voto, las decisiones serán tomadas por mayoría y en casos tales como la aprobación del presupuesto y hechos especiales se presentarán a consideración de la Junta Directiva para su aprobación.
Este Comité estará apoyado por la auxiliar de servicio al asociado de XXXXXXXXX, a quien le corresponde la elaboración de las actas y algunas actividades relacionadas con el Comité.
ARTÍCULO 2o. COORDINADOR: El Coordinador del Comité será nombrado por mínimo tres (3) votos y se encargará de preparar y rendir los informes ante la Junta Directiva, realizar las convocatorias para las reuniones del Comité, que como mínimo será una (1) cada mes.
PARAGRAFO: A consideración del Comité podrá ser rotado el cargo dentro de sus integrantes para periodos de un año.
ARTICULO 3o. REMOCIÓN: La inasistencia a cinco (5) reuniones y/o actividades de cualquiera de los integrantes sin justificación demostrable, será motivo para solicitar ante la Junta Directiva su remoción.
ARTÍCULO 4o. CLASES DE REUNIONES: Las reuniones podrán ser presenciales y no presenciales, estas últimas podrán realizarse en aquellos casos en los cuales por la premura del tiempo se requiera del análisis y toma de decisiones inmediatas, las cuales podrán ser acordadas por mayoría entre todos los integrantes del Comité.
PARÁGRAFO: En caso de reuniones no presenciales la auxiliar de servicio al asociado comunicará a través del correo electrónico o vía telefónica, todo lo relacionado con la información del tema prioritario a los miembros del Comité, tanto el tema como la decisión adoptada deberán llevarse a la siguiente reunión presencial del Comité.
ARTÍCULO 5o. SITIO DE REUNIÓN: La reunión se realizará en la sede de Fonpeldar o en cualquier otro sitio previamente acordado por el mismo Comité.
ARTÍCULO 6o. INFORMES: El Comité deberá enviar periódicamente a la Junta Directiva informes sobre la gestión realizada.
ARTÍCULO 7o. ACTAS: El Comité llevará su respectivo libro de actas de reuniones, fechado, numerado consecutivamente y firmado por el Coordinador y Secretaría.
ARTICULO 8. COMISIONES: El Comité de Recreación y Cultura tendrá potestad de nombrar a las personas que integrarán la comisión que deba trasladarse a otros lugares, como parte del proceso de planificación y ejecución de las actividades recreativas; teniendo como prelación a los integrantes del comité. Si por alguna circunstancia los integrantes del comité no pueden cumplir con dicho cometido se tendrán en cuenta a integrantes de la Junta Directiva como apoyo. Procurando que exista rotación en la participación.
ARTÍCULO 9o. REFORMAS: El Comité podrá proponer a la Junta Directiva reformas al presente reglamento en el momento que este lo estime conveniente.
CAPITULO II AUXILIOS
ARTICULO 10o. AUXILIOS DE RECREACIÓN. Fonpeldar otorgara a los asociados y su grupo familiar un auxilio de recreación hasta por el valor equivalente a catorce (14) salarios diarios mínimos legales vigentes para la vigencia del primero (1) de enero de 2018 hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2019.
PARÁGRAFO: El Comité y la Junta Directiva realizaran estudios de este auxilio, con el fin de establecer la conveniencia para el otorgamiento del mismo en futuras vigencias.
ARTICULO 11o. REQUISITOS: Para tener derecho al auxilio de recreación el asociado debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Solamente se tendrá derecho a reclamar el auxilio una sola vez durante la vigencia estipulada en el artículo 10° de este reglamento.
Se aplicará a los asociados la siguiente tabla de porcentaje para reclamar el auxilio de acuerdo al tiempo que haya transcurrido desde el ingreso al registro social de Fonpeldar así:
• Después de un (1) año de afiliación continúa el 25% sobre el monto total del auxilio, al momento de la reclamación.
• Después de dos (2) años de afiliación continúa el 50% sobre el monto total del auxilio, al momento de la reclamación.
• Después de tres (3) años de afiliación continúa el 75% sobre el monto total del auxilio al momento de la reclamación.
• Después de cuatro (4) años de afiliación continúa el 100% sobre el monto total del auxilio, al momento de la reclamación.
2. Estar x xxx y salvo en sus compromisos económicos con Fonpeldar.
3. Demostrar mediante soportes que permitan trazabilidad, que el asociado realizó la actividad recreativa junto con su grupo familiar, por alguno de los siguientes conceptos:
a) Hospedaje y alimentación
b) Tiquetes aéreos y terrestres
c) Parques y centros recreativos
Los soportes deben estar expedidos a nombre del asociado o en su defecto que él se encuentre relacionado con su grupo familiar.
4. Cuando el asociado haga uso de los apartamentos de propiedad de Fonpeldar ubicados en Santa Xxxxx, el costo de los servicios por el uso de los apartamentos será deducido de acuerdo a los términos del artículo 11o sin sobrepasar el equivalente a catorce (14) salarios diarios mínimos legales vigentes, siempre y cuando el asociado lo autorice.
PARÁGRAFO UNO: Los conceptos anteriores deben corresponder a la fecha del viaje del asociado y su grupo familiar, demostrando que se realizó una actividad recreativa.
Solo se aceptarán cuentas de cobro por servicios prestados al asociado y su grupo familiar siempre y cuando se adjunte el Registro Único Tributario y que el concepto de este documento guarde relación con los servicios prestados al asociado.
Cuando los soportes no cubran el monto del auxilio este será pagado hasta por el valor que contemplen los soportes, sin considerar saldos pendientes.
PARÁGRAFO DOS: Cuando dos o más asociados integrantes de un mismo grupo familiar participen de la misma actividad recreativa y sean asociados de Xxxxxxxxx, se otorgará auxilio de recreación a quienes figuren como titulares en la factura o tiquetes.
PARÁGRAFO TRES: La administración tendrá potestad de evaluar la veracidad de los soportes presentados, en los casos que lo consideré necesario y así mismo autorizar el pago del auxilio mediante visto bueno.
ARTICULO 12o. PLAZO. El asociado tiene como plazo máximo treinta (30) días calendario a partir de la realización de la actividad o del pago de la reserva, para presentar los soportes para reclamar el respectivo auxilio, que será pagado dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la radicación de los soportes.
CAPITULO III
ACTIVIDADES RECREATIVAS Y CULTURALES
ARTICULO 13o. ACTIVIDADES RECREATIVAS Y CULTURALES. Previa autorización
de la Junta Directiva, el Comité podrá organizar actividades culturales en beneficio de los asociados y sus familias. El Comité efectuara la compra de entradas a actividades recreativas y culturales, las cuales serán sorteadas entre los asociados previo visto bueno de la Junta.
ARTICULO 14o. INSCRIPCIONES. Para tener derecho a inscribirse y participar en los sorteos, el asociado deberá haber cumplido mínimo tres (3) meses continuos de afiliación y encontrarse al día con sus obligaciones económicas con Fonpeldar, el día de la inscripción, para ello se solicitará el estado de cuenta actualizado.
ARTICULO 15o. PLAZO INSCRIPCIONES. El Comité fijará en las carteleras y demás medios de comunicación utilizados por Fonpeldar, la invitación a inscribirse a todos los asociados, con mínimo un (1) mes de anticipación, indicando las fechas de inscripción y sorteo de las entradas.
ARTICULO 16o. SORTEO. El sorteo se realizará en presencia de mínimo un delegado del Comité de Control Social, Comité de Recreación y Cultura y de los asociados que deseen estar presentes.
PARÁGRAFO: Un mismo asociado no puede beneficiarse en dos (2) sorteos consecutivos por el mismo concepto.
ARTICULO 17o. CADUCIDAD. El asociado que resulte ganador tendrá treinta (30) días calendario posteriores a la fecha del sorteo, como plazo máximo para reclamar sus entradas o pases. En caso de no hacerlo o ante la imposibilidad para asistir, las entradas o pases quedarán a disposición del Comité de Recreación y Cultura.
CAPITULO IV
REGLAMENTACIÓN PARA EL USO DE LOS APARTAMENTOS DE SANTA XXXXX UBICADOS EN EL CONDOMINIO NUEVO RODADERO
ARTICULO 18o. TRÁMITES. Para tener derecho a este servicio el asociado deberá diligenciar el formulario suministrado por la auxiliar de servicio al asociado de Fonpeldar en las oficinas de Zipaquirá, Bogotá o Envigado según sea su ubicación; para el caso de los asociados que laboran en Cali, Buga y Barranquilla, este formulario se enviará a través de correo electrónico el cual se recibirá en horarios de oficina.
ARTICULO 19o. RESERVAS: El asociado que reserve los apartamentos deberá pagar en efectivo el 50% del valor de la reserva máximo a los tres (3) días de aprobada su solicitud, los cuales no serán reembolsables salvo en caso de calamidad debidamente justificada o cambio de fecha de salida a vacaciones por parte de la empresa en la cual presta sus servicios.
PARÁGRAFO 1: Únicamente se considerará adjudicada la reserva una vez el asociado haya pagado el 50% del valor correspondiente expresado en este artículo.
ARTICULO 20o. TEMPORADAS. La Junta Directiva establece dos (2) temporadas así:
a) TEMPORADA ALTA: Que comprende:
• Semana Santa, que inicia desde el viernes anterior al Xxxxxxx xx Xxxxx hasta Lunes xx Xxxxxx.
• 15 xx xxxxx al 15 de Julio.
• 1 de diciembre al 31 de enero.
• La semana de receso estudiantil decretada por el Gobierno en el mes de octubre de cada año.
b) TEMPORADA BAJA: El cual comprende el periodo calendario restante del año.
PARÁGRAFO UNO: En temporada alta será exclusivamente para uso de los asociados y solo si hay disponibilidad se podrá adjudicar mediante aval de un asociado.
Las reservas se podrán realizar con máximo doce (12) meses de anticipación.
PARÁGRAFO DOS: En temporada alta el valor por noche será de cuatro punto sesenta (4.60) Salarios Mínimos Diarios Legales Vigentes (S.M.D.L.V.) aproximado al mil (1000) más cercano.
PARÁGRAFO TRES: En temporada baja el valor por noche será de tres punto veinte (3.20) Mínimos Diarios Legales Vigentes (S.M.D.L.V). aproximado al mil (1000) más cercano.
ARTICULO 21o. PAGO. En todos los casos, el pago de la totalidad de la reserva se deberá efectuar con una anticipación mínimo de treinta (30) días calendario, antes de la ocupación de los apartamentos.
ARTICULO 22o. CAMBIO O APLAZAMIENTO. El cambio o aplazamiento de fechas de las reservas se deberá solicitar por escrito a Fonpeldar con un tiempo mínimo para temporadas bajas de treinta (30) días calendario y con mínimo sesenta (60) días calendario para temporadas altas antes de la utilización del apartamento, esto con el fin de contar con el tiempo suficiente para realizar una nueva asignación.
PARÁGRAFO: Si el asociado no informa la no utilización de la reserva o no solicita realizar el aplazamiento dentro del tiempo estipulado, no se le reembolsara el valor consignado. En caso de solicitar aplazamiento se autorizará hacerlo una sola vez.
ARTICULO 23o. CAPACIDAD. La capacidad de cada apartamento es de máximo 8 personas incluyendo niños, los cuales deberán estar previamente inscritos en el formulario de solicitud y carta de aprobación
Cualquier modificación con referencia a la solicitud deberá tramitarse por escrito ante Fonpeldar previamente a la utilización del servicio para ser autorizado o negado.
PARÁGRAFO: La administradora de los apartamentos del Condominio, verificara por medio de los documentos de identidad que las personas inscritas sean las que van a usar los apartamentos.
La Administradora de los apartamentos no permitirá en ningún caso el ingreso de personas en número superior a los inscritos y debidamente autorizados en la carta de aprobación, ni el ingreso de mascotas.
ARTICULO 24o. ESTADIA - La estadía de los asociados en los apartamentos será máximo seis (6) noches en cualquier temporada o lo que el asociado requiera, dependiendo de la disponibilidad.
ARTICULO 25o. HORARIOS DE ENTRADA Y SALIDA. Los apartamentos, serán recibidos por el asociado a las 16:00 Horas y deben ser entregados a las 12:00 del mediodía.
ARTICULO 26o. RESPONSABILIDAD.
El asociado o su representante será el responsable de recibir y entregar debidamente inventariados los elementos que hacen parte de la dotación o menaje del apartamento.
Cualquier daño total o parcial que se ocasione a los apartamentos o a los elementos con que cuentan, será responsabilidad del asociado y deberá reponer o pagar el valor determinado por Fonpeldar para cada elemento; al reponerlo debe ser de las mismas características, estas situaciones serán informadas por la Administradora a Fonpeldar.
El inventario y el valor de reposición de los elementos serán actualizados por parte de la entidad al final de cada año.
ARTICULO 27o. DERECHO DE ADMISIÓN: La Administración del Condominio donde están ubicados los apartamentos de propiedad de Fonpeldar, se reserva el derecho de admisión y permanencia en sus instalaciones a los asociados e invitados que no cumplan con las normas establecidas en el manual de convivencia del Condominio.
El Condominio Nuevo Rodadero cobrará el valor correspondiente a un brazalete por persona, para identificación del grupo en las zonas comunes, excepto al asociado.
PARÁGRAFO: Fonpeldar se permite aclarar que solo presta el servicio de reserva de los apartamentos de su propiedad. El manejo y servicio de las áreas comunes son responsabilidad exclusiva de la administración del Condominio Nuevo Rodadero.
CAPITULO V ACTIVIDADES INTEGRADAS
ARTICULO 28o. ACTIVIDADES INTEGRADAS. Fonpeldar podrá desarrollar actividades Recreativas y Culturales con otras instituciones previa aprobación de la Junta Directiva.
ARTICULO 29o. SANCIÓN: El asociado que incumpla alguno de los artículos de este reglamento se le aplicara lo dispuesto en el régimen disciplinario consagrado en el Estatuto.
El presidente somete a consideración el Acuerdo Numero 011-18 referente al Reglamento de Recreación y Cultura, el cual es aprobado por unanimidad en reunión de Junta Directiva, celebrada el día quince (15) xx Xxxx de 2018, según consta en el acta número 944 y rige a partir del 16 xx xxxx de 2018 y deroga todas las disposiciones en materia de recreación y cultura, para constancia se firma en Zipaquirá.
XXXXXX DE XXXXX XXXX XXXXXXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX B
Presidente Secretario