INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN
INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN
“EXPO ZARAGOZA EMPRESARIAL, S.A.”
SEPTIEMBRE 2018
INTRODUCCIÓN
EXPO ZARAGOZA EMPRESARIAL, S.A. (en adelante, Expo), constituida bajo la forma jurídica mercantil de Sociedad Anónima, tiene la consideración de poder adjudicador de conformidad con lo establecido en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se trasponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, en adelante LCSP, y por tanto queda sometida a las prescripciones de la misma.
En el Libro III de la Ley se recoge la regulación de los contratos de poderes adjudicadores que no tengan la condición de Administraciones Públicas (en adelante PANAP), siendo la principal novedad de la nueva regulación, la supresión de las instrucciones internas de contratación para los contratos no sujetos a regulación armonizada debiéndose adjudicar estos contratos por los mismos procedimientos establecidos para las Administraciones.
Ello no obstante, Expo Zaragoza Empresarial S.A. ha elaborado unas instrucciones de eficacia meramente interna que en ningún caso desplaza la aplicación obligatoria de los correspondientes preceptos legales, con efectos únicamente encaminados a una mejor organización en la tramitación de los expedientes de contratación.
Si bien las presentes Instrucciones son internas y no tienen efectos frente a terceros, se publicarán en el perfil de contratante de Expo, a través del Portal de Contratación Pública del Gobierno xx Xxxxxx, en aras de dotar de transparencia la actividad contractual de la sociedad.
Artículo 1.- Órganos de Contratación de la sociedad
1.- Tendrán la consideración de órganos de contratación quienes, conforme a las normas de Derecho Privado, gocen de facultades para la celebración de contratos en nombre y representación de Expo.
Así se entenderá como órgano de contratación, con carácter general, el Consejo de Administración y además, cualquier apoderado de la sociedad facultado expresamente para la celebración de contratos, bien solidaria, bien mancomunadamente, por virtud de apoderamiento conferido en escritura pública debidamente inscrita en el Registro Mercantil, según el desglose contenido en el siguiente cuadro:
Importe | Tipo de Contrato | Órgano de Contratación |
Importe hasta 100.000 € | Todo tipo de contrato | El Director Gerente |
Importe en función del apoderamiento inscrito | Todo tipo de contrato | Cualquier apoderado de la sociedad con facultades para contratar con capacidades de disposición económica hasta el importe correspondiente. |
Cualquier importe | Todo tipo de contrato | El Consejo de Administración |
Los pliegos de la convocatoria detallarán el órgano de contratación que actúa en la misma y las facultades legales con las que interviene.
2.- Excepcionalmente y por motivos de urgencia o imperiosa necesidad que deberá ser justificada, cabrá que un órgano de contratación distinto al que le competería por razón de lo señalado en el apartado precedente, proceda a la licitación y/o adjudicación de contratos de cualquier naturaleza de aquellos regulados por las presentes, sometiendo posteriormente los mismos a ratificación por parte del órgano de contratación que habría sido competente.
En estos supuestos se incluirá en los pliegos de la convocatoria el posible desistimiento del mismo por parte de Expo si finalmente no se produce la referida ratificación por motivos no imputables al contratista, abonando a éste los gastos en los que hubiera podido incurrir hasta ese momento.
Asimismo, en relación con las modificaciones contractuales, cualquiera que sea el órgano de contratación, el Director Gerente podrá aprobar las mismas, debiendo dar cuenta posteriormente al Consejo de Administración en los casos en los que éste haya sido el órgano de contratación.
3.- La suscripción de los contratos de cualquier naturaleza de aquellos regulados por las presentes Instrucciones en representación de la sociedad, se llevará a cabo por parte de aquella persona en quien delegue el órgano de contratación o que disponga de facultades para ello.
Artículo 2.- Órganos de Asistencia
1.- Al Área Jurídica de Expo le corresponde la tramitación y gestión de todos los contratos de la Sociedad.
2.- Para la valoración de las ofertas en los procedimientos de contratación, el órgano de contratación podrá ser asistido por una Mesa de Contratación, ya que su existencia es potestativa para los PANAP.
La composición de la Mesa de Contratación, en su caso, será la prevista en los Pliegos de condiciones particulares de forma orientativa será la siguiente:
- Presidente: Responsable del área que promueva la contratación, o profesional en el que éste delegue.
- Vocales: Un profesional del Departamento Económico de Expo, un profesional del Departamento Jurídico de Expo, un profesional del Departamento de Expo solicitante de la licitación y uno o dos miembros integrantes del Departamento solicitante, en atención al objeto del contrato.
- Secretario: Un profesional del Departamento Jurídico de Expo, que podrá ser el mismo profesional del Departamento Jurídico de Expo que haya sido designado como vocal de la Mesa de Contratación.
3.- En los procedimientos en los que no se constituya Mesa de Contratación el órgano de contratación podrá ser asistido por una unidad técnica designada al efecto.
La citada unidad técnica estará compuesta por personal del área jurídica, personal del área económica y personal del área promotora de la contratación.
4.- La composición tanto de la Mesa de Contratación, en su caso, como de la unidad técnica será debidamente publicada en el perfil de contratante de Expo Zaragoza Empresarial.
Artículo 3.- Tramitación de contratos menores
La tramitación de los expedientes de contratación en contratos menores (hasta 40.000 euros en contratos de obra y hasta 15.000 euros en el resto de contratos) se hará según lo preceptuado en la legislación vigente, esto es el artículo 118 de la LCSP, así como la Ley 3/2011, de 24 de febrero de Medidas en materia de Contratos del Sector Público xx Xxxxxx.
Como consecuencia, existen tres supuestos de contratos menores:
- Contrato menor con publicidad en el perfil de contratante
- Contrato menor sin publicidad, pero en el que hay que solicitar ofertas
- Contrato menor sin publicidad en el que no hay que solicitar ofertas
En cualquier caso, los contratos menores no pueden obedecer a la voluntad de cubrir necesidades recurrentes, las cuales se deben solventar, con la debida planificación y programación previa.
Los importes citados en el presente artículo no incluyen el IVA.
A continuación se indican las directrices concretas que debe seguir Expo Zaragoza Empresarial en la tramitación de los contratos menores, diferenciando entre gastos menores y contratos menores, en los tres supuestos citados anteriormente, únicamente a efectos de documentación a cumplimentar en el expediente.
3.1. Gastos menores
Para el caso de gastos derivados de una adquisición o servicio de valor estimado inferior a
3.000 euros o de una pequeña obra de sustitución o reparación de valor estimado inferior a
5.000 euros, la tramitación será la siguiente:
• cumplimentar una Orden de compra, adjuntando el presupuesto, por la unidad peticionaria que deberá ir firmada por el proponente, con el visto bueno del Jefe del Área correspondiente con facultades para contratar, del Área Administrativo Financiera y de asesoría Jurídica.
• Incorporar la factura que emita el proveedor una vez realizada la prestación, que una vez comprobada, deberá ser conformada por el promotor del gasto y el Jefe de Área correspondiente con facultades para contratar, para su tramitación.
3.2. Contratos menores
Se consideran contratos menores:
➢ En obras: A partir de 5.000 euros y hasta 40.000 euros
➢ En el resto de contratos: A partir de 3.000 euros y hasta 15.000 euros Los trámites a seguir en los contratos menores son los siguientes:
3.2.1 Contrato menor con publicidad en el perfil de contratante
La licitación de los contratos menores, cualquiera que sea su cuantía, podrá ser objeto de publicidad en el perfil de contratante
− Informe razonado del Área que promueve el expediente, con el visto bueno del órgano de contratación (Director Gerente o de cualquiera de los apoderados con
facultades para celebrar contratos), motivando la necesidad del contrato, características y valor estimado de las prestaciones objeto del contrato menor que posibilite su tramitación como tal y proponiendo su tramitación con publicidad.
Asimismo se deberá justificar que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación, ni se está realizando un fraccionamiento irregular
− Acreditación de la financiación. Certificado de existencia de crédito presupuestario adecuado para garantizar la financiación del contrato, para importes superiores a
15.000 euros.
− Documento base, con las especificaciones administrativas y técnicas necesarias para definir el objeto del contrato, el plazo de ejecución y la previsión de inicio. Su aprobación corresponde al órgano de contratación. Responsable: Área promotora.
− Anuncio de la licitación: el plazo para la presentación de proposiciones no podrá ser inferior a cinco días hábiles a contar desde el siguiente a la publicación del anuncio. Responsable: Asesoría jurídica.
− Informe propuesta donde se proponga al empresario seleccionado como adjudicatario. Responsable: Área promotora.
− La resolución del órgano de contratación aprobando el gasto y la adjudicación. Xxxx incorporar expresamente que no se ha alterado el objeto del contrato y por tanto no hay fraccionamiento irregular, y que no está afectado por las limitaciones del artículo 118 respecto del adjudicatario, al haberse sometido a publicidad Responsable: Asesoría jurídica.
− Garantía definitiva: Potestativamente podrá solicitarse garantía definitiva por un importe equivalente al 5% del presupuesto de adjudicación (IVA no incluido).
− Contrato.- Se formalizará contrato en el caso de importes superiores a 6.000 euros en contratos de servicios o suministros y a 30.000 euros en contratos de obra. Debe firmarse por el órgano de contratación y por el representante del adjudicatario. Responsable: Asesoría jurídica.
− Orden de compra.- Se formalizará orden de compra en el caso de importes hasta
6.000 euros en contratos de servicios o suministros y 30.000 euros en contratos de obra. Deberá ir firmada por el proponente, con el visto bueno del Jefe del Área correspondiente con facultades para contratar, del Área Administrativo Financiera y de asesoría Jurídica. Responsable: Área promotora.
− Factura.- Comprobada ésta, debe ser conformada en estos casos por el Jefe del Área que promueva el expediente y por el órgano de contratación.
− En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Deberá igualmente solicitarse el informe de supervisión del proyecto cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.
3.2.2 Contrato menor sin publicidad con petición de ofertas
En los contratos menores de obras que superen los 30.000 euros y en los de servicios y suministros que superen los 6.000 euros, salvo que solo pueda ser prestado por un único empresario, se necesitará consultar al menos a tres empresas.
En el expediente tiene que constar:
− Informe propuesta del Área que promueve el expediente, con el visto bueno del órgano de contratación (Director Gerente o de cualquiera de los apoderados con facultades para celebrar contratos), motivando la necesidad del contrato, características y valor estimado de las prestaciones objeto del contrato menor que posibilite su tramitación como tal y que se ha tramitado con petición de ofertas, debiendo adjuntarse tanto la solicitud de las ofertas como las ofertas recibidas.
Asimismo se deberá justificar que no se está alterando el objeto del contrato, ni se está realizando un fraccionamiento irregular y que el licitador no se ve afectado por las limitaciones del artículo 118 LCSP, es decir, que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen la cifra límite para consideración como tales.
− Acreditación de la financiación. Certificado de existencia de crédito presupuestario adecuado para garantizar la financiación del contrato, para importes superiores a
15.000 euros.
− Documento base, en su caso, con las especificaciones administrativas y técnicas necesarias para definir el objeto del contrato, el plazo de ejecución y la previsión de inicio. Su aprobación corresponde al órgano de contratación. Responsable: Área promotora.
− La resolución del órgano de contratación aprobando el gasto y la adjudicación. Debe incorporar expresamente que no se ha alterado el objeto del contrato y por tanto no hay fraccionamiento irregular y que el licitador no se ve afectado por las limitaciones del artículo 118 LCSP. Responsable: Asesoría jurídica.
− Garantía definitiva: Potestativamente podrá solicitarse garantía definitiva por un importe equivalente al 5% del presupuesto de adjudicación (IVA no incluido).
− Contrato.- Debe firmarse por el órgano de contratación y por el representante del adjudicatario. Responsable: Asesoría jurídica.
− Factura.- Comprobada ésta, debe ser conformada en estos casos por el Jefe del Área que promueva el expediente y por el órgano de contratación.
− En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Deberá igualmente solicitarse el informe de supervisión del proyecto cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.
3.2.3 Contrato menor sin publicidad sin petición de ofertas
Los contratos de obras inferiores a 30.000 euros y los de servicios y suministros inferiores a 6.000 euros, se podrán adjudicar directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria.
En el expediente tiene que constar:
− Informe propuesta del Área que promueve el expediente, con el visto bueno del órgano de contratación (Director Gerente o de cualquiera de los apoderados con facultades para celebrar contratos), motivando la necesidad del contrato, características y valor estimado de las prestaciones objeto del contrato menor que posibilite su tramitación como tal y que se ha tramitado sin petición de ofertas.
Asimismo se deberá justificar que no se está alterando el objeto del contrato, ni se está realizando un fraccionamiento irregular y que el licitador no se ve afectado por las limitaciones del artículo 118 LCSP, es decir, que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen la cifra límite para consideración como tales.
− Acreditación de la financiación. Certificado de existencia de crédito presupuestario adecuado para garantizar la financiación del contrato, para importes superiores a
15.000 euros.
− La resolución del órgano de contratación aprobando el gasto y la adjudicación. Debe incorporar expresamente que no se ha alterado el objeto del contrato y por tanto no hay fraccionamiento irregular y que el licitador no se ve afectado por las limitaciones del artículo 118 LCSP. Responsable: Asesoría jurídica.
− Orden de compra.- adjuntando el presupuesto. Deberá ir firmada por el proponente, con el visto bueno del Jefe del Área correspondiente con facultades para
contratar, del Área Administrativo Financiera y de asesoría Jurídica. Responsable: Área promotora.
− Factura.- Comprobada ésta, debe ser conformada en estos casos por el Jefe del Área que promueva el expediente y por el órgano de contratación.
− En el contrato menor de obras, deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Deberá igualmente solicitarse el informe de supervisión del proyecto cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.
3.3. Contratos menores de las Comunidades de Propietarios del Complejo Inmobiliario Zentro_expo
Los gastos y contratos menores que deban promover las Comunidades de Propietarios de las que forma parte Expo Zaragoza Empresarial S.A. serán tramitados mediante la correspondiente orden de compra adjuntando el presupuesto.
Los adjudicatarios de los contratos suscritos por las comunidades de propietarios no están afectados por las limitaciones del artículo 118 LCSP.
Las Órdenes de compra deben emitirse siempre con carácter previo a la ejecución de la prestación. En el supuesto de recibirse una factura sin haberse tramitado la orden de compra correspondiente, el área financiera intentará averiguar el origen de la misma antes de proceder a su devolución. El responsable de no haber tramitado la orden de compra deberá cumplimentar el documento denominado Informe justificativo de pago.