Contract
1. OBJETIVO
Proveer a la entidad de los productos y/o servicios requeridos para una óptima prestación de los servicios que brinda la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E, dentro de los principios de Igualdad, Eficiencia, Transparencia, Objetividad, Celeridad, Economía y Publicidad.
2. ALCANCE
Aplica desde la identificación y justificación de la necesidad, hasta el recibo del bien o servicio por parte del proceso que lo requirió.
3. DEFINICIONES
Acta de Iniciación de Obra: Registro suscrito por el contratista e interventor, en la cual se indica la fecha que inicia la ejecución del objeto contratado. (Solo Contratos de Obra)
Acta Parcial: Registro suscrito por el contratista e interventor, en la cual se detallan las obras que se adelantan y los correspondientes valores. (Solo Contratos de Obra)
Acta Final: Registro suscrito por el contratista e interventor, en la cual se indica la fecha de terminación del objeto contratado, relacionando las obras efectuadas y los valores cancelados.
(Solo Contratos de Obra).
Contratación: Selección del contratista a través de las modalidades establecidas por la Entidad Contratación Directa: En virtud del principio de transparencia, es la escogencia del contratista, a través de un proceso de selección de acuerdo con la cuantía para contratar establecida por la entidad.
Control de Legalidad: Verificación del cumplimiento de los documentos y requisitos exigidos por la ley.
Control de Riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procedimientos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice el operador obligado.
Cotización: Documento suscrito por una persona natural o jurídica, que contiene los datos y valores ofrecidos, relacionados con un determinado bien o servicio.
Convocatoria Pública: En virtud del principio de transparencia, es la escogencia del contratista, a través de un proceso de selección de acuerdo con la cuantía para contratar establecida por la entidad.
Estudios Previos: Conveniencia y oportunidad del objeto a contratar, es decir, la justificación técnica, legal y económica del bien o servicio requerido.
Evaluación del Proveedor: Asignar a un proveedor una calificación de 1 a 5 en aspectos básicos de la orden de compra
Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal1.
1 Ley. 599/2000 (Código Penal). Artículo 345, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006, y por el artículo 16de la ley 1453 de 2011:Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós
(22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Informe Final de Interventoría: Documento por el cual el interventor del contrato califica el servicio y/o suministro prestado por el contratista.
Invitación Privada: En virtud del principio de transparencia, es la escogencia del contratista, a través de un proceso de selección de acuerdo con la cuantía para contratar establecida por la entidad.
Licitación Pública: En virtud del principio de transparencia, es la escogencia del contratista, a través de un proceso de selección determinado por la ley.
Liquidación del Contrato: Acta donde se liquida el contrato y se declara x xxx y salvo entre las partes.
Re-evaluación del Proveedor: Cuando el proveedor haya cumplido con la entrega de suministros o servicios, se tendrán mejores elementos de juicio para determinar si el proveedor es apto o no para seguir prestando sus servicios a la entidad,
Selección del Proveedor: Escogencia de la persona natural o jurídica que provee el bien o servicio de la entidad, a excepción de los contratos de publicidad.
SIPLAFT: Es el sistema integral de prevención y control xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo que debe adoptar la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E., con el fin de prevenir que sea utilizada para fines delictivos.
Supervisor e Interventor: Servidor público o particular que contratado para que controle y verifique que el objeto contratado se esté cumpliendo conforme a lo establecido en el contrato.
UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero. Es la entidad del Estado encargada de centralizar, sistematizar y analizar datos relacionados con operaciones xx xxxxxx de activos, es decir, la Unidad es un filtro de información que se apoya en tecnología para consolidar y agregar valor a los datos recolectados, esto le permite detectar operaciones que pueden estar relacionadas con el delito xx xxxxxx de activos.
4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
Elaboración de Estudios Previos y Solicitud de Disponibilidad Presupuestal | Aplica para todas las modalidades de contratación – Ver Instructivos No.1-2-3- 4-6. | Director del Proceso |
Evaluar y Seleccionar el contratista | Aplica para todas las modalidades de contratación – Ver Instructivos No.1-2-3- 4-6. | Director Administrativo o Director Comercial y Comité de Evaluación de Ofertas |
Realizar la Contratación con el cumplimiento de los requisitos legales | Aplica para todas las modalidades de contratación – Ver Instructivos No.1-2-3- 4-6. | Director del Proceso |
Seguimiento a la ejecución del objeto contractual. | Aplica para todas las modalidades de contratación – Ver Instructivos No.1-2-3- 4-6. | Interventor del Contrato |
Administrar el almacén e | Aplica para todas las | Director Administrativo |
inventarios de activos fijos | modalidades de contratación – Ver Instructivos No.1-2-3- 4-6. | |
Tramite de pago | Aplica para todas las modalidades de contratación – Ver Instructivos No.1-2-3- 4-6. | Director Financiero |
5. CRITERIOS DE SELECCON DE PROVEEDORES
La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o servicios será responsabilidad del Director Administrativo quien al momento de generar las órdenes de gastos deberá tener en cuenta los siguientes aspectos para la selección de un proveedor:
Precio : El proveedor cuenta con la oferta más económica que satisface plenamente los requisitos establecidos para la adquisición del bien o servicio.
Proveedor único: El proveedor es persona natural o jurídica que tiene en el mercado la capacidad de prestar u ofrecer un bien y/o servicio específico a la entidad.
Experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurídica en la ejecución de contratos similares o las mismas características de los bienes y/o servicios que se desean adquirir.
Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la por la entidad para la entrega del bien y/o servicio.
Que el proveedor se encuentre legalmente constituido.
De manera específica se establece que no se vinculará como distribuidor o proveedor a:
Personas jurídicas o naturales que se encuentren incluidas en alguna de las listas relacionadas con el lavado de activos o financiación del terrorismo (LA/FT), o aquellas acerca de las cuales se disponga de alguna otra información oficial de la que se deduzca que pudieran estar relacionadas con actividades de LA/FT, para tal efecto se consultará la denominada “Lista Xxxxxxx” publicada en:
xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxxx/x00xxx.xxx
Personas jurídicas o naturales que tengan negocios en los que por su naturaleza, sea imposible la verificación de la legitimidad de las actividades o la procedencia de los fondos
Personas jurídicas o naturales que se rehúsen a facilitar a la organización la información o la documentación requerida para su conocimiento.
Una vez seleccionado el proveedor, es necesario verificar que se encuentre registrado en la base de datos de proveedores de la entidad antes de realizar cualquier orden de gasto.
6. Condiciones para la Evaluación de Proveedores:
Se evaluará a todos los proveedores a los cuales la entidad le ha adquirido un bien o servicio a través de una orden de gasto u/o contrato una vez finalizada su ejecución, mediante el formato ( AR-FO-036 ).
7. Condiciones para la Reevaluación de Proveedores:
Esta se realizará anualmente a los proveedores, pues al evaluarse cada año automáticamente se hará la reevaluación y se actualiza la información de cada uno de ellos.
El formato de evaluación y revaluación ( AR-FO-036) cuenta con los siguientes criterios:
Calidad del producto y/o servicio prestado
Precios y condiciones comerciales (forma de pago)
Oportunidad, tiempo de entrega del producto y/o servicio
Atención y solución a sugerencias, garantías, servicio post venta.
CALIFICACIÓN:
La calificación va del rango 1 a 5 en donde:
5 | es | Excelente |
4 | es | Bueno |
3 | es | Aceptable |
2 | es | Bajo |
1 | es | Inaceptable |
| Para la Reevaluación de los proveedores se aplican los mismos criterios y calificación de la evaluación; ( Aquellos proveedores que hayan suscrito varios contratos con la entidad en el | |
año). | ||
| De acuerdo con la calificación obtenida, se toman decisiones y se establecen las acciones a seguir. |
NOTA:
El formato de Selección del Proveedor no aplica en los contratos de servicios de publicidad, salvo la verificación de SIPLAFT
El acta de iniciación de servicio, acta parcial y final solo aplica para los contratos de obra, sin importar la cuantía.
Para todos los contratos se utilizara el Informe Final de Interventoria y el Acta de Liquidación del Contrato. Para los contratos de obra adicionalmente contendrá el acta final.
8. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
AR-FO-008 - Estudios Previos
AR-FO-009 - Solicitud de Disponibilidad Presupuestal AR-FO-010 - Selección del proveedor
AR-FO-011 - Verificación de Legalidad
AR-FO-012 - Solicitud de Compromiso Presupuestal AR-FO-013 - Acta De Iniciación de Obra
AR-FO-014 - Acta parcial o Final de obra
AR-FO-015 - Certificado de recibo del servicio AR-FO-016 - Tramite De pago
AR-FO-017 - Informe Final de Interventoria AR-FO-034 - Acta de Liquidación del Contrato
AR-FO-036 - evaluación y reevaluación de proveedores AR-IN- 001 - Instructivo de Orden de Gasto
AR-IN- 002 - Instructivo de Contratación Privada AR-IN- 003 - Instructivo de Contratación directa AR-IN- 004 - Instructivo de Licitación Publica AR-IN- 006 - Convocatoria Pública
GE-MA-002- Manual Implementación SIPLAFT GE-PR-002- Prevención SIPLAFT
No aplica Carpeta de los contratos (Anexa toda la documentación de contratación) ANEXO 1 Proveedores de Alto Impacto en la Calidad del Servicio.
ELABORO | REVISO | APROBO |
Director Administrativo | Comité Directivo de la Calidad | Gerencia General |