Contract
1. PROPÓSITO
Garantizar la selección objetiva del contratista y Garantizar el cumplimiento de los principios de la contratación estatal, en los procesos de contratación que adelante el Municipio.
2. ALCANCE
El procedimiento se inicia con la definición de la necesidad de celebrar un contrato que se enmarque dentro de las causales de contratación cualquiera sea la modalidad, definidos por el tipo de bien o servicio a adquirir. El proceso concluye en la etapa post-contractual con la liquidación de los contratos suscritos bajo cualquiera de las modalidades.
3. RESPONSABLES
Alcalde, Secretarios de Despacho, Técnico Operativo SECOP y Asesores jurídicos
4. GENERALIDADES
4.1. DEFINICIONES
PLAN DE COMPRAS: Instrumento que se elabora anualmente en el cual se registran los bienes y servicios requeridos por la Entidad para cubrir las necesidades de la institución.
COTIZACIONES: El valor que asigna un proveedor o contratista a sus bienes y/o servicios antes de efectuar la respectiva transacción comercial.
CONTRATO: acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos, o más, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa.
CONTRATO ESTATAL: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación.
Elaboró: Directora de Control Interno | Revisó: Asesor Juridico | Aprobó: Secretario de Gobierno y Servicios Administrativos |
Firma: | Firma: | Firma: |
Fecha: 2017-06-05 | Fecha: 2017-06-05 | Fecha: 2017-06-05 |
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO: Acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más entidades públicas, en el cual una de las entidades recibe contraprestación por el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
CONTRATACIÓN ESTATAL: sucesión de etapas. La doctrina tiene distintas tendencias, pero todas coinciden en que la contratación tiene actividades previas y posteriores, al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
CONVENIO: Es un documento suscrito entre dos instituciones (personas jurídicas) en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua.
ETAPA PRECONTRACTUAL: la que antecede cualquier contratación, determina, en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban, planear implica no sólo contar con un plan que consolide y priorice las adquisiciones de la entidad, con fundamento en las necesidades técnicamente diagnosticadas, sino que exige la realización de una serie de estudios y análisis orientados a establecer mecanismos económicos, transparentes y adecuados para satisfacer dichas necesidades.
ESTUDIOS PREVIOS: Consiste en la recopilación y análisis de los datos necesarios para definir en líneas generales las diferentes soluciones de un determinado problema o necesidad, valorando todos sus efectos; están encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación, determinar las especificaciones técnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrirá la entidad al contratar.
ESTUDIO XX XXXXXXX: Mecanismo para la definición del valor a contratar, basado en el comportamiento xxx xxxxxxx, los precios de los bienes y servicios y la ubicación geográfica, forma de pago u otras condiciones que influyan en las transferencias económicas que realicen los entes.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP-: es un documento
de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que
cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
REGISTRO PRESUPUESTAL: El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos.
ACTA DE INICIACIÓN: Es el documento suscrito entre el contratista y la persona que haya sido designado como supervisor y/o interventor del contrato, para dejar constancia de las condiciones y fechas en las cuales se da inicio al servicio, obra o bien contratado. Esto ocurre previa legalización y perfeccionamiento del contrato, y después de que se aprueben las garantías exigidas en los casos en los que aplique.
ACTA PARCIAL: Corresponde a un documento suscrito entre el contratista y el supervisor en el cual se deja constancia de las labores de seguimiento que se estén efectuando a la ejecución del contrato, obra dentro de los tramites de pago, cuando la forma de pago contempla pagos parciales.
ACTA DE LIQUIDACIÓN: Documento suscrito entre las partes en el cual se termina la ejecución de las actividades objeto del contrato y se declara x xxx y salvo las partes. Debe efectuarse dentro del término fijado en la orden contractual, contrato o convenio específico o en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro meses siguientes a la finalización de la orden contractual, contrato o convenio
4.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
5. CONTENIDO
No. | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE |
CONTRATACION DIRECTA | ||
01 | Elaboración de los Estudios Previos: Consiste en la recopilación y análisis de los datos necesarios para definir en líneas generales las diferentes soluciones de un determinado problema o necesidad, valorando todos sus efectos; están encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación, determinar las especificaciones técnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrirá la entidad al contratar | Secretario de Despacho |
02 | Estudio Xx Xxxxxxx: Mecanismo para la definición del valor a contratar, basado en el comportamiento xxx xxxxxxx, los precios de los bienes y servicios y la ubicación geográfica, forma de pago u otras condiciones que influyan en las transferencias económicas que realicen los entes. | Secretario de Despacho |
03 | Verificación del Plan de Compras: El Secretario de Despacho o Jefe del área responsable de la ejecución de programas y proyectos, deberá verificar que el bien o servicio a contratar este incluido en el Plan de Compras aprobado para la vigencia | Secretario de Despacho |
04 | Viabilidad de proyectos de inversión: El Secretario de Despacho o Jefe del área responsable de la ejecución de programas y proyectos, deberá elaborar y radicar en el BPPM la ficha técnica del proyecto del PDM al cual pertenecen los bienes o servicios a contratar. (cuando la apropiación presupuestal corresponda a recursos de inversión de cualquier fuente, salvo que ya esté incluido en uno) | Secretario de Despacho |
05 | Expedición del CDP: El funcionario responsable del área de presupuesto del Municipio, deberá expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, que garantice la existencia de los recursos disponibles para adquirir un compromiso contractual basado en las necesidades y proyectos viabilizados anteriormente y una vez el funcionario interesado presente la respectiva solicitud firmada por la alcaldesa y Secretario de Despacho. | Secretaria de Hacienda |
06 | Definición y verificación de la modalidad de contratación: El Secretario de Despacho o Jefe del área responsable de la ejecución de programas y proyectos, deberá en el documento de estudio previo determinar de manera expresa el tipo de contrato y los fundamentos jurídicos que lo sustentan, que se pretende celebrar. Esta fundamentación deberá estar verificada y abalada | Secretario de Xxxxxxxx y Asesor Jurídico |
No. | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE |
CONTRATACION DIRECTA | ||
por el asesor jurídico. Causal de Contratación Directa: • Convenios o contratos interadministrativos • Contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición. • Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. • Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. • Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. • Arrendamiento de bienes inmuebles • Adquisición de bienes inmuebles: Para esta, adicional a los otros pasos, se debe realizar los siguientes pasos: 1.Avaluar con una institución especializada bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la Entidad Estatal. 2. Analizar y comparar condiciones inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y adquisición. Análisis que deberá en cuenta los principios y objetivos del de compras y contratación pública. 3. Entidad Estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad ha identificado, caso en cual no requiere avalúo de que trata el numeral 1 anterior | ||
No. | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE |
CONTRATACION DIRECTA | ||
07 | Certificado del análisis de la planta de personal: Para TODOS los contratos de prestación de servicios que se celebren con fundamento en el literal h) del numeral 4) del artículo 2. de la Ley 1150 de 2007; se debe contar con una certificación expedida por la Secretaría de gobierno y servicios administrativos, quien tenga a su cargo las funciones de administración de personal en la que conste el análisis efectuado a la planta de personal para justificar la necesidad del servicio. | Secretaría de gobierno y servicios administrativos |
08 | Acto administrativo donde se justifica la causal de contratación directa. Para TODOS los contratos que se celebren bajo la modalidad de contratación directa cuya causal sea diferente a los establecido por el literal h) del numeral 4) del artículo 2. De la Ley 1150 de 2007, se deberá suscribir y publicar el acto administrativo. | Secretario de Despacho |
09 | Certificación y análisis de idoneidad y experiencia: El área de contratación deberá exigir el cumplimiento de las condiciones de idoneidad y experiencia de los oferentes y contratistas afines al objeto contractual. Para este caso, el funcionario responsable de la supervisión deberá CERTIFICAR que el proponente cumple con los requisitos de idoneidad y experiencia requeridos para la ejecución del objeto contractual. | Secretario de Despacho |
10 | Presentación, revisión y exigencia de documentación legal del proponente - contratista- y demás documentación de la etapa precontractual, El posible contratista deberá al legar al área de contratación la documentación personal , legal de experiencia e idoneidad vigente y afín al objeto contractual a ejecutar; igualmente la propuesta previamente viabilizada por quien ejerza las funciones de supervisión. | Secretario de Despacho |
11 | Proyección y transcripción de la minuta del contrato: Xxxxxx a escrito el contrato o convenio a suscribir, el cual debe contener las consideraciones y cláusulas que dejen claramente expresado los derechos y obligaciones de cada una de las partes | Secretario de Despacho |
12 | Revisión de la minuta del contrato: Proceso de verificación de legalidad y cumplimiento de marco jurídico de la minuta proyectada, de manera previa a su suscripción. | Asesor jurídico |
Expedición del Registro Presupuestal: El funcionario responsable del área de presupuesto del Municipio, deberá expedir el Certificado de Registro Presupuestal, en el cual se compromete | Secretaria de Hacienda | |
No. | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE |
CONTRATACION DIRECTA | ||
de manera definitiva los recursos que soportan compromiso contractual, previo al inicio de su ejecución. | ||
13 | Perfeccionamiento del contrato: Consiste en la firma por las partes (ordenador del gasto y el contratista o su Rep. Legal ) de la minuta del contrato | Alcalde |
14 | Publicación del Contrato: Consiste en el cargue del archivo en PDF correspondiente a la minuta del contrato en la página Web del Municipio, xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y Gestión transparente | Técnico operativo Secop |
15 | Expedición de las garantías exigidas. (si hay lugar a ello): Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberá suscribir una póliza con una compañía de seguros legalmente establecida, con los amparos y vigencias fijados previamente en el contrato suscrito. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en la Sección 3, que comprende los artículos 2.2.1.2.3.1.1 al 2.2.1.2.3.5.1.del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos. Decreto 1082 de 2015 | Contratista |
16 | Aprobación de las garantías exigidas. (Si hay lugar a ello): Una vez recibidas las pólizas, en el área de contratación se verificará que estas cumplan con las condiciones pactadas en el contrato y se proyectará acto administrativo de aprobación. | Secretaria de Gobierno |
17 | Acta de iniciación: Es el documento suscrito entre el contratista y la persona que haya sido designado como supervisor y/o interventor del contrato, para dejar constancia de las condiciones y fechas en las cuales se da inicio al servicio, obra o bien contratado | Secretario de Despacho |
18 | Actas Parciales de pago: Corresponde al documento suscrito entre el contratista y el supervisor en el cual se deja constancia de las labores de seguimiento que se estén efectuando a la ejecución del contrato, obra dentro de los trámites de pago, cuando la forma de pago contempla pagos parciales Y se suscribirán de manera posterior a la entrega debidamente aprobados por el supervisor de todos los documentos mínimos requeridos para proceder con cada pago (informe de ejecución, informe de supervisión, planilla de pago de aportes a Sistema de seguridad social ); en esta acta se | Secretario de Xxxxxxxx Y Contratista |
No. | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE |
CONTRATACION DIRECTA | ||
debe incluir un balance financiero del contrato donde se especifique claramente los pagos realizados y el saldo por ejecutar. | ||
19 | Actas final o de recibo: Corresponde al documento suscrito entre el contratista y el supervisor en el cual se deja constancia de la ejecución total y cumplimiento del objeto contractual; debe estar soportada con los requisitos contemplados anteriormente para todos los pagos. Así como de las certificaciones o constancias de cumplimiento a que haya lugar. En esta acta se debe incluir un balance financiero FINAL del contrato donde se especifique claramente los pagos realizados y el saldo por ejecutar o a favor de la entidad de ser el caso. Nota: Cuando la entrega final de los bienes o servicios coincida con la liquidación del contrato se podrá suscribir una sola acta de recibo y liquidación final. | Secretario de Despacho Y Contratista |
20 | Acta de liquidación: Corresponde al documento suscrito entre el contratante –Rep. legal -, el contratista y el supervisor del contrato en el cual se manifiesta que el contrato tiene efectos hasta la fecha de suscripción de la misma. En esta acta debe manifestarse de manera expresa, que el Municipio queda x xxx y salvo por todo concepto derivado del contrato a liquidar. Además deberá contener las demás aclaraciones que se requieran al momento de la liquidación. El acta deberá suscribirse dentro del término estipulado en el contrato para liquidarlo, sin que exceda el límite legal de 4 meses después del cumplimiento del término. | Secretario de Despacho Y Contratista |
21 | Acta de Modificación Bilateral: Corresponde al documento suscrito entre el contratante –Rep. legal - y el contratista previa solicitud e informe de supervisión, en la que se hacen modificaciones de mutuo acuerdo en las condiciones o información inicial contenida en la minuta del contrato; estas actas solo pueden corregir información y cambiar condiciones generales, sin que por ningún motivo modifique de fondo las cláusulas del contrato. (Esta etapa no se da en todos los procesos, se genera de manera eventual ) | Secretario de Xxxxxxxx Xxxxxxx y Contratista |
22 | Contrato Adicional: Consiste en Elevar a escrito modificaciones a la minuta inicial del contrato en el cual se realice la adición en tiempo, valor o tiempo y valor en los términos y límites establecidos por la Ley al contrato inicialmente suscrito. Estos contratos adicionales deberán estar soportados por los informes de interventoría o supervisión que dejen en evidencia la NECESIDAD | Secretario de Despacho Alcalde y Contratista |
No. | DESCRIPCIÓN | RESPONSABLE |
CONTRATACION DIRECTA | ||
de su suscripción, así como los certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales que amparen el compromiso. (Esta etapa no se da en todos los procesos, se genera de manera eventual y debe estar debidamente soportada). | ||
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, la Ley 1474 de 2011
7. REGISTROS
8. NOTAS DE CAMBIO
BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO | VERSIÓN | FECHA aaaa-mm-dd |
Primera Versión | 1 |