No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto deControl ETAPA PRECONTRACTUAL 1 Recibe y radica la solicitud de contratación de la dependencia universitaria. Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa Radicado de la solicitud de...

1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO:	Gestión Administrativa/Apoyo Administrativo
2. RESPONSABLE(S):	Vicerrector Administrativo
3. OBJETIVO:	Contratar labores de mantenimiento y obras, ordenes de prestación de servicios, suministros, contrato de compraventas y consultoría e interventoría, con el propósito de suplir las necesidades internas de la Institución, cuya cuantía no supere los 100 SMMLV.
4. ALCANCE:	Inicia en la recepción y radicación de la solicitud de contratación y finaliza en el archivo los documentos soportes conforme a la lista de chequeo del contrato.
5. MARCO NORMATIVO:	Acuerdo 064 de 2008: Estatuto de Contratación. Acuerdo 051 de 2007: Estatuto Financiero y Presupuestal, Acuerdo 017 de 2011: Por el cual se adicionan los Artículos 8, 21, 42, 45, 50, 62, 63 y 85 del Acuerdo 064 del 26 xx xxxxxx de 2008 o Estatuto de Contratación. Acuerdo 019 de 2011: Por el cual se aclara el Acuerdo 017 del 21 xx xxxxx de 2011 que modificó el Acuerdo 064 del 26 xx xxxxxx de 2008 o Estatuto de Contratación. Acuerdo 038 de 2010 modificación al acuerdo 064 de 2008 Acuerdo 032 de 2015 modificación al xxxxxxx 000 xx 0000

Xx.	Actividad / Descripción	Cargo Responsable	Punto de Control
ETAPA PRECONTRACTUAL
1	Recibe y radica la solicitud de contratación de la dependencia universitaria.	Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa	Radicado de la solicitud de contratación y sus anexos
2	Revisa la solicitud de contratación teniendo en cuenta que este incluido en el plan anual de adquisiciones y verifica que la documentación se encuentre completa de acuerdo al tipo de contrato: 1. Si un Contrato de Orden de Prestación de Servicios remitirse al listado de chequeo PA-GA-5-OD-1 2. Si un Contrato de Suministro remitirse al listado de chequeo PA-	Profesional Universitario Vicerrectoria Administrativa	Vicerrectora Administrativa autoriza la solicitud de contrato

6. CONTENIDO:

	GA-5-OD-6 3. Si un Contrato de Compraventa remitirse al listado de chequeo PA- GA-5-OD-4. 4. Si un Contrato de Obra Civil remitirse al listado de chequeo PA- GA-5-OD-9. Nota 1: Si los documentos de la etapa precontractual no se aportan en debida forma, no dará trámite a la solicitud y se devuelven a la dependencia solicitante. Nota 2: La universidad del Cauca verificará la siguiente información: • Que no figure en el boletín de responsabilidades fiscales vigente expedido por la contraloría general de la república • Que no tiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales vigentes expedidos por la policía nacional. • Que no registre sanciones ni inhabilidades vigentes, expedido por la procuraduría general de la nación.
3	Envía documentos a la División Financiera para la obtención del CDP. Nota 3: En caso de encontrarse en ley de garantías recibe Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Formato PA-GA-5-FOR-37 Convocatoria ley de garantías suministros, en físico y medio magnético para revisión, apertura y publicación en la Página Web institucional de la convocatoria.	Auxiliar Administrativo Vicerrectoría Administrativa	Número de radicado con el que se recibió Publicación de la convocatoria en página web Institucional (Ley de garantías)
4	Envía tres (3) invitaciones con base en las especificaciones técnicas, objeto, valor y tiempos descritos en los documentos previos.	Vicerrectora Administrativa	Invitaciones recibidas
5	Recibe las propuestas y documentación de las personas que fueron invitadas. Nota 4: realiza acta de recibo de propuestas.	Vicerrectora Administrativa	Acta de recibo de propuestas con anexos

	Nota 5: Se realiza evaluación jurídica y técnica,
6	Evalúa y selecciona la propuesta más conveniente.	Vicerrectora Administrativa	Acta de reunión
ETAPA CONTRACTUAL
7	Diligencia las minutas de los contratos y adjunta la matriz de riesgos. Nota 6: En contrato de prestación de servicios, los honorarios se clasifican de acuerdo al tipo de actividades a realizar según la tabla de honorarios establecida en la Resolución 1014 de 2014.	Técnico administrativo Vicerrectoría Administrativa	Minuta revisada por el Profesional Universitario. Orden de compraventa
8	Ingresa los contratos en el Programa PCON del Finanzas Plus.	Técnico administrativo Vicerrectoría Administrativa	Registro en Sistema Finanzas Plus
ETAPA DE LEGALIZACION
9	Solicita a la División Financiera el RDP, anexando el contrato firmado.	Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa	Contrato y RDP
10	Elabora documento de aprobación de la(s) póliza(s) solicitadas.	Técnico Administrativo Vicerrectoría Administrativa	Vicerrectoría Administrativa Aprueba las pólizas
ETAPA POS-CONTRACTUAL
11	Designa y comunica al supervisor: Nota 7: Realiza oficio de designación del contrato al supervisor, y se envía para su conocimiento según lo establecido en el Acuerdo 064/2008.	Vicerrector Administrativa	Oficios de notificación formados por Vicerrector Administrativo

	Envía para la revisión, los documentos exigidos para pago, una vez cumplido el objeto del servicio y el plazo de ejecución, según la forma de pago.
12	Nota 8: Remítase a los listados de chequeo en la etapa pos-contractual según el caso: 1. PA-GA-5.2-OD-1 Lista de chequeo contrato de aprendizaje 2. PA-GA-5.2-OD-2 Lista de chequeo contrato de arrendamiento 3. PA-GA-5.2-OD-3 Lista de chequeo contrato de consultoría 4. PA-GA-5.2-OD-4 Lista de chequeo contrato de mandato contrato de obra 5. PA-GA-5.2-OD-5 Lista de chequeo contrato de prestación de servicios y mandato 6. PA-GA-5.2-OD-6 Lista de chequeo contrato de vigilancia, aseo y mantenimiento 7. PA-GA-5.2-OD-7 Lista de chequeo contrato de suministro y compraventa Nota 9: Cuando se trate de personas del Régimen Común deberán facturar y anexar la misma para el pago.	Supervisor del contrato	Documentos radicados oficina División Financiera
	Nota 10: Cuando se trate de personas del Régimen Común deberán facturar y anexar la misma para el pago.
13	Realiza tramité de pago Nota 11: La División Financiera ingresa la información de Seguridad Social al PCON, realiza la cuenta de cobro al pago o giro.	Técnico Administrativo/ División de Gestión Financiera.	Pago

			PA-GA-5-OD-1
			Lista cheque
			orden de
			servicios
			cuantías
			mayores 50
			SMMLV hasta
			100 SMMLV.
			PA-GA-5-OD-
			4 Lista de
			chequeo de
			contratos de
			compraventa
		Técnico Administrativo	de 50 a 100 SMMLV.
14	Archiva los documentos soportes conforme a la lista de chequeo del contrato.	Funcionario encargado de Gestión Documental	PA-GA-5-OD- 6 Lista de chequeo de contratos de suministro de
			50 a 100
			SMMLV
			PA-GA-5-OD-9
			Lista de
			chequeo
			contratos de
			Obra Civil

PA-GA-5-OD-1 Lista cheque orden de servicios cuantías mayores 50 SMMLV hasta 100 SMMLV.

PA-GA-5-OD-4 Lista de chequeo de contratos de compraventa de 50 a 100 SMMLV.

PA-GA-5-OD-6 Lista de chequeo de contratos de suministro de 50 a 100 SMMLV

PA-GA-5-OD-9 Lista de chequeo contratos de Obra Civil

de conveniencia y

Justificación

PA-GA-5-FOR-42

oportunidad

PA-GA-5-FOR-37 Convocatoria ley de garantías suministros

7. FORMATOS:

FECHA	VERSIÓN : No	CÓDIGO	MODIFICACIONES
04-09- 2015	0	PA-GA-5-PR-13	Construcción: Procedimiento contratación directa hasta 100 SMMLV
20-04- 2017	1	PA-GA-5-PR-13	Actualización Procedimiento contratación directa hasta 100 SMMLV
12-12-2017	2	PA-GA-5-PR-13	Actualización de las actividades del procedimiento y creación de listas de chequeo de requisitos de contratación de mayor cuantía

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:

Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

10. ANEXOS:

SUIP: Sistema Único de información de personal.

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública. OPS: Orden de Prestación de servicio.

CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal. RDP: Registro de Disponibilidad Presupuestal.

SICE: Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal.

8.ABREVIATURAS Y DEFINICIONES:

ELABORACIÓN	REVISIÓN
Nombre:	Nombre:
Responsable Subproceso:	Responsable Proceso
Cargo: Profesional Especializado	Cargo: Vicerrector(a) Administrativo(a)
Fecha:	Fecha:
REVISIÓN	APROBACIÓN
Nombre:
Responsable de Gestión de Calidad
Cargo: Director	Rector
Fecha:	Fecha:

Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo

SIMBOLO

SIGNIFICADO

Inicio

Identifica el inicio del proceso.

Representa la preparación de un documento en original.

Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias.

Representa la toma de decisiones.

Representa una operación.

Conector de páginas.

Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma.

Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias.

Fin

Representa el final del procedimiento/proceso.

Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

Diagrama de flujo en construcción